Lathund för fakturagranskare Sammanfattning Instruktioner om hur du granskar fakturor i Marknadsplatsen 2.0 Charlotte Dahlqvist charlotte.dahlqvist@vgregion.se
Innehåll Introduktion... 2 Granskarens roll... 2 Inloggning i Marknadsplatsen 2.0... 2 Beställningsflödet för en orderlös faktura... 3 Översiktsbild över startsidan... 4 Orderlösa fakturor... 5 Att tänka på:... 5 Så här söker du efter en faktura... 8 Så här granskar du rader... 9 Så här skickar du fakturan för extra kontroll... 11 Så här hanterar du en felaktig faktura... 12 Så här gör du om en faktura behöver utredas... 13 Kreditfaktura... 14 Så här ordermatchar du fakturor ersättningsartikel... 15 Så här eskalerar du en beställning eller en faktura... 15 Så här delegerar du din behörighet... 16 Sekretessmarkerad ruta... 17 1
Introduktion Granskarens roll Denna lathund riktas sig till dig som är fakturagranskare. Den beskriver hur du ska hantera fakturor i Marknadsplatsen 2.0. Det är beställar-id som styr fakturor. Din roll är att kontrollera att fakturan stämmer och att varorna har kommit. Inloggning i Marknadsplatsen 2.0 Marknadsplatsen 2.0 är ett molnbaserat system för beställningar och elektronisk fakturahantering. Inloggningen sker med så kallad Single sign-on, vilket betyder att du loggar in via ditt personliga AD-konto. Är du inloggad på datorn är du även inloggad i systemet. Därför är det viktigt att logga ut när du är klar om du är inloggad på en gemensam dator. Gå in på Marknadsplatsen 2.0:s webbplats på samma plats som på Marknadsplatsen 1.0. Har du en sparad länk till 1.0-versionen gäller inte den längre utan den måste ersättas med en ny. Nytt för Marknadsplatsen 2.0 är att alla anställda inom Västra Götalandsregionen har behörighet att titta, vilket betyder att alla kan se vilka produkter som finns i systemet. Nytt är också att de flesta fakturorna kommer att hanteras via Marknadsplatsen 2.0. Obs! Du loggas ut automatiskt efter 59 minuters inaktivitet, vilket innebär att du måste logga in igen. Varukorgen sparas löpande och går inte förlorad. Vid inloggning kommer du tillbaka till startsidan. 2
Beställningsflödet för en orderlös faktura 3
Översiktsbild över startsidan Här kan man se och beställa varor. I rutan Att hantera får man en överblick vad som ska hanteras. I mitten av startsidan finns information och uppdateringar för Marknadsplatsen 2.0. Under genvägar finns länkar bland annat till utbildning, manualer och support. 4
Orderlösa fakturor Vid orderlösa fakturor har beställningarna inte skett i Marknadsplatsen 2.0. Här är det beställarid/referensen som styr fakturan till dig, och du konterar och gör mottagningskontroll. Vissa förvaltningar har en konteringsassistans. Då konteras fakturan innan du får den och konteringen är redan ifylld. Du kan dock alltid ändra en kontering. När du godkänt fakturan går den automatiskt vidare till attestanten. Du behöver aldrig leta efter vem som är attestant; det är förutbestämt. När attestanten attesterat fakturan är den klar för betalning och förs över till ekonomisystemet. Att tänka på: - Kontrollera att fakturan är er. - Kontrollera att varan/tjänsten är levererad och stämmer med er beställning. - Kontrollera fakturahuvudets uppgifter stämmer med fakturan: o rätt leverantör o fakturanummer och OCR som stämmer med fakturabilden o rätt belopp o förfallodatum o deltagarförteckning om det krävs. 1) Gå in på startsidan för Marknadsplatsen 2.0. 2) Klicka på Fakturor i Att hantera-menyn. Här finns en lista över de fakturor som ska hanteras. Varje faktura finns på en egen rad. 2 3) Klicka på raden för den faktura som ska hanteras. Du får då fram information om fakturan samt en bild av fakturan till höger på skärmen. 4) Klicka på Öppna fakturadetaljer för att se fler detaljer om fakturan. 5
3 4 5) Kontrollera att ansvarsnummer är ifyllt under fliken Kontering samt att det stämmer och komplettera sedan med konto och eventuellt övriga koddelar. Om någon koddel är obligatorisk kommer ett meddelande upp. Du kan inte gå vidare förrän det är åtgärdat. 6) Gör eventuella ändringar eller tillägg i något av fälten. Tryck på ikonen i rutan för att få upp alla tillgängliga val. Välj att markera kontot som: A. Favorit favoriterna hamnar högst upp på listan vilket gör det enklare att hitta dem nästa gång konto väljs. B. Förvald blir automatiskt vald nästa gång du väljer konto, går att ändra. C. Sätt för alla vid flera rader kan du välja Sätt för alla för att fylla alla ansvarsrutor i med samma nummer. 5 A B C 7) Kontrollera under fliken Fakturahuvud att informationen om fakturan stämmer. 6
7 8) Under fliken Historik ser du var fakturan har hanterats innan. A. Under Fakturabild längre ner på sidan kan du också se hela fakturan i bildformat. B. Välj eventuella bilagor eller lägg en egen bilaga. C. Under Utökad logg ser du mer information om hur fakturan hanterats. 9) Läs eventuella kommentarer om fakturan och lämna eventuellt en egen kommentar i mitten av sidan. Spara kommentaren genom att trycka på plustecknet. 8 A B C 9 10) Klicka på Godkänn fakturan uppe i högra hörnet när granskningen är klar. Du kommer då tillbaka till listan över de fakturor som behöver hanteras. 10 11) Klicka på Nya fakturor för att uppdatera listan. Då försvinner din nyligen hanterade faktura. 7
11 Så här söker du efter en faktura I Marknadsplatsen 2.0 kan du enkelt söka fram efter som du eller din granskare har hanterat. Det finns två sätt att söka efter fakturor antingen via enkel sökning där du anger ett sökvärde eller via avancerad sökning där du kan att söka på ytterligare värden. 1) Enkel sökning A. Klicka på sökfältet. Här kan du söka efter fakturanummer, referenser (beställar-id), leverantörer eller verifikationsnummer som sökord. B. Bocka i flaggan; då visas bara fakturor där förfallodatum är nära. Allt eftersom du skriver kommer det fram olika alternativ. A B 2) Avancerad sökning A. Klicka på Avancerad sökning bredvid sökfältet. B. Välj Att visa fakturor under utredning. C. Visa Eskalerade fakturor. D. Exportera listan till Excel. E. Välj filter: Här kan du välja kontering och då kommer det upp fler sökfält. Välj dimension: Här finns olika val, bland annat ansvar. 8
A. Välj intervall: Här kan du välja mellan fakturadatum, förfallodatum och belopp. Genom att välja Fler sökval kommer fler alternativ upp. A B C D F E Så här granskar du rader 1) Klicka på rubriken Fakturor i övre rubrikraden eller på Fakturor under Att hantera-menyn på startsidan. 1 2) Välj din faktura i listen (A) eller sök fram den via sökfältet (B). 9
B A 3) Klicka på Öppna fakturadetaljer. 3 4) Skriv in konto om den uppgiften saknas. 5) Vid val av flera granskare: A. Klicka på vänster sida om raden på förstoringsglaset. B. Sök upp granskaren. 5 4 7A 6) Som huvudgranskare behöver du inte radgranska utan klickar bara på Godkänn fakturan. 7) Vid behov kan du dela upp en rad mellan olika ansvar: a. Klicka på Dela rad till höger på raden (bild ovan). b. Klicka på plustecknet om det behövs fler rader eller minustecknet om en rad ska tas bort. c. Justera ansvarsnummer och kontering på den nya raden. d. Fördela kostnaderna mellan konteringsraderna antingen genom att ange belopp per rad eller genom en procentuell fördelning. Om fördelat belopp inte stämmer med det totala fakturabeloppet kan du inte godkänna fakturan. 10
B D 8) Klicka på Godkänn fakturan när konteringen är klar. Så här skickar du fakturan för extra kontroll Du kan skicka fakturan till en annan granskare för extra kontroll. Den personen kan inte göra något med fakturan utan kontrollerar bara om uppgifterna är korrekta. 1) Klicka på rubriken Fakturor i övre rubrikraden eller klicka på Fakturor under Att hantera-menyn på startsidan. 2) Välj din faktura i listan eller sök fram den via sökfältet. 3) Klicka på Öppna fakturadetaljer. 4) Granska och kontera fakturan. 5) Välj Fler funktioner längst upp till höger på sidan. 6) Klicka på Skicka fakturan för extra kontroll. 5 6 7) Sök upp granskaren dit fakturan ska skickas till via sökfältet. a. Här ser du vilka personer som får denna faktura. 8) Välj om fakturan ska tillbaka efter kontroll eller om den ska gå direkt till attest. Bocka i rutan om fakturan ska gå tillbaka. 9) Klicka på Skicka fakturan till granskare. 11
7 A 8 9 Så här hanterar du en felaktig faktura Om en felaktig faktura kommer för granskning i din inkorg kan du skicka tillbaka den till fakturaadministrationen med en kommentar om varför den har kommit fel. Om du vet vem som ska granska fakturan kan du skicka tillbaka den själv. Det är endast fakturaadministratören som kan makulera en faktura. Du får då själv ta kontakt med leverantören vid invändningar om fakturans innehåll. 1) Klicka på rubriken Fakturor i övre rubrikraden eller klicka på Fakturor under Att hantera-menyn på startsidan. 2) Välj din faktura i listan eller sök fram den via sökfältet. 3) Klicka på Öppna fakturadetaljer. 4) Granska och kontera fakturan. 5) Skriv en kommentar om varför fakturan skickas tillbaka i rutan i mitten på sidan. En kommentar måste skrivas om fakturan ska skickas tillbaka till fakturaadministratören. Utan kommentar går fakturan tillbaka. 6) Tryck på plustecknet för att spara kommentaren. Kommentaren kommer att följa med fakturan och går inte att ta bort. 7) Klicka på fler funktioner högst upp i högra hörnet. Om fakturan skickas vidare till annan granskare: A. Skicka fakturan till en annan granskare genom att välja Ange annan granskare. B. Sök upp personen. C. Klicka på Skicka till granskare. 12
B A Om fakturan skickas tillbaka till fakturaadministratören: A. Skicka fakturan till fakturaadministratören genom att välja Inte min faktura. C A Så här gör du om en faktura behöver utredas Om en faktura behöver utredas kan du välja att behandla den senare. Du måste lägga den på utredning för att den inte ska betalas innan utredningen är klar. 1) Klicka på rubriken Fakturor i övre rubrikraden eller klicka på Fakturor under Att hantera-menyn på startsidan. 2) Välj din faktura i listan eller sök fram den via sökfältet. 3) Klicka på Öppna fakturadetaljer. 4) Granska och kontera fakturan. 5) Skriv en kommentar till varför fakturan är under utredning. Detta underlättar för fakturaadministratören om det kommer påminnelser, inkassokrav eller om leverantören hör av sig. 6) Tryck på plustecknet för att spara kommentaren. 7) Sätt en bock i rutan Under utredning längst upp i högra hörnet. 8) Klicka på Behandla senare längst upp i högra hörnet. 13
7 8 9) Fakturan läggs i inkorgen tills utredningen är klar. 10) Under rubriken Info syns nu att fakturan är under utredning och den går inte iväg till betalning. När utredningen är klar: 11) Gå in på fakturan. 12) Bocka ur rutan Under utredning. 13) Kontera fakturan 14) Godkänn fakturan. 15) Du kan också välja Ange annan granskare eller Inte min faktura och lägga en kommentar om den ska makuleras eller varför den ska skickas tillbaka. Kreditfaktura Det är viktigt att du anger ditt beställar-id som referens på fakturan. Leverantören lägger sedan in beställar-id på fakturan och kreditfakturan stannar inte för manuell hantering. 10 14
Så här ordermatchar du fakturor ersättningsartikel Ibland blir fakturorna inte automatiskt ordermatchade. 1) Klicka på Fakturor under Att hantera-menyn på startsidan. 2) Fakturor som behöver ordermatchas har status Granskning ej utförd (ordermatch) dubbelklicka på fakturan. 3) Ett felmeddelande visas högst upp på sidan om varför fakturan inte kunde matchas. 4) En ny flik kommer upp Matchningsresultat. Felet markeras med röda rutor på fakturan. För över muspekaren över rutan så ser du en förklaring kring felet (A). 3 4 5) Klicka på Välj en beställd artikel för att gå vidare. 6) Markera vilken produkt som ska ersättas. 7) Välj Ej beställd vara, extra kostnad accepteras om den fakturerade artikeln inte ersätter en beställd vara utan i stället är ett godkänt tillägg. 5 6 7 8) Välj hur fakturan ska hanteras, välj mellan två alternativ: a. Kryssa i Under utredning. b. Godkänn differensen och välj Godkänn faktura. A B Så här eskalerar du en beställning eller en faktura Eskalering sker automatiskt i Marknadsplatsen 2.0, och en beställning som inte har attesterats eskalerar till en högre attestnivå efter 24 timmar. Under historikfliken kan du se vem/vilka beställningen ligger hos. Fakturor hanteras på samma sätt men eskalerar efter 8 dagar. 15
Så här delegerar du din behörighet Som granskare kan du delegera din behörighet till andra användare. Delegering kan bara ske till andra granskare vid samma förvaltning, till exempel vid semester eller sjukdom. Du kan välja behörighet för granskning av fakturor. Delegeringen är tidsbegränsad (högst ett år) och den anges av den som delegerar. Obs! Kolla om din förvaltning har satt upp speciella regler för hur delegering får göras. Vid delegering kan både användaren och den som är delegerad se aktuella uppgifter i flödet. När en av användarna har hanterat uppdraget försvinner det hos samtliga användare och går vidare i flödet. Delegering finns på startsidan. 1) Klicka på Delegeringar. 1 2) Klicka på plustecknet. 2 Välj vilken användare du vill delegera till. Kryssa alternativ för delegering. Ange delegerad tid (högst ett år). Obs! Som granskare kan du delegera följande: - Granska faktura 16
Sekretessmarkerad ruta Markerar du en beställning med sekretess kan bara användare som finns i flödet se beställningen. Dessutom blir fakturor som matchar beställningen automatiskt sekretessmarkerade. Den som ska ha fakturan måste ha rättighet att titta på sekretessfakturor alternativt vara med i fakturaflödet. Dialogrutan nedan får beställaren upp när beställningen sekretessmarkeras. Ansvarig attestant kan se och godkänna en beställning även om den är markerad med sekretess. Attestanten behöver alltså inte ha några extra roller för att se och godkänna sekretessmarkerade beställningar. 17