Hantera dokument i inkorgen

Hantera dokument i inkorgen

2 Innehållsförteckning 1. ÖPPNA ETT DOKUMENT... 3 2. BLÄDDRA MELLAN DOKUMENT... 4 3. STÄNG ETT ÖPPNAT DOKUMENT... 5 4. I FLIKEN INFORMATION... 5 5. I FLIKEN KONTERINGAR... 6 6. LÄGG TILL EN KONTERING... 7 7. ÄNDRA EN KONTERING... 9 8. TA BORT EN KONTERING... 9 9. TA BORT FLERA KONTERINGAR... 10 10. FAVORITER... 10 11. FÖRDELNINGAR... 12 12. FLÖDE... 14 13. BILAGOR... 15 14. GODKÄNN ETT DOKUMENT... 16 15. SKICKA TILLBAKA DOKUMENT TILL ADMINISTRATÖR... 16 16. LÄGG ETT DOKUMENT I UTREDNING... 17 17. LÄGG TILL EN PÅMINNELSE... 18 18. REDIGERA EN PÅMINNELSE... 19 19. TA BORT EN PÅMINNELSE... 19 20. BEKRÄFTA EN PÅMINNELSE... 20 21. LÄGG TILL EN KOMMENTAR... 20 22. LÄGG TILL EN PRIVAT KOMMENTAR... 21 23. LÄGG TILL EN VIKTIG KOMMENTAR... 22 24. REDIGERA EN KOMMENTAR... 22 25. TA BORT EN KOMMENTAR... 23 26. LÄGG TILL EN KONVERSATION... 24 27. KONVERSATION MED FLERA ANVÄNDARE... 25 28. LÄGG TILL DELTAGARE I EFTERHAND I EN KONVERSATION... 26 29. LÄMNA EN KONVERSATION... 27 30. LÄGG TILL EN BILAGA I EN KONVERSATION... 28 31. MARKERA EN KONVERSATION SOM OLÄST... 29

3 1. Öppna ett dokument I menylistan klicka på mappen. Höger om mappen står antalet dokument som finns i inkorgen. Har du behörighet till flera mappar välj vilken som ska öppnas. Klicka på inkorg ikonen. Även här skrivs antalet dokument ut. I inkorgen är varje dokument en rad, på raden står en del av dokumentinformationen. Om texten på raden är fetstilt är det ett nytt dokument som inte har öppnats av dig. Öppna ett dokument genom att dubbelklicka på raden eller hålla markören över raden och klicka på öppna. Ikonen för inkorgen tillsammans med leverantörsnamnet visas på raden för dokumentet som öppnats. Det går bra att ha flera fakturor öppna samtidigt.

4 På ett öppnat dokument kan det finnas flera flikar. I exemplet nedan är det flikarna information, bilagor, flöde och konteringar. Läs mer om dem under respektive avsnitt i manualen. Tänk på att detta är standarduppsättningen för leverantörsfakturor i Conrab Opto. Beroende på hur ert företags uppsättning i Conrab Opto är, kan ett dokument innehålla andra flikar. 2. Bläddra mellan dokument När ett dokument är öppnat via inkorgen, klicka på pilen till höger för att bläddra till nästa dokument i inkorgen och pilen till vänster för att gå till föregående dokument i inkorgen. Det finns även kortkommando funktioner, använd tangenten K för att gå till nästa och J för att gå till föregående. För att få upp en lista med alla kortkommandon som finns i Conrab Opto använd tangenten Shift och tangenten?

5 3. Stäng ett öppnat dokument När du har ett dokument öppet, klicka på stäng ikonen för att stänga det öppnade dokumentet och återgå till inkorgen. Stäng finns på två ställen, se printbild. Det finns även kortkommando, använd tangenten Q för att stänga ett dokument. 4. I fliken information I fliken information står den faktura informationen som har registrerats vid ankomstregistreringen. Till höger ser man fakturabilden. Fliken som är understruken med grön färg är den som visas till vänster och fliken som är understruken i blå färg är den som visas till höger.

6 5. I fliken konteringar I fliken konteringar visas de konteringar som konterats upp på fakturan. Det går att lägga till en ny kontering, ändra kontering och ta bort kontering. Läs mer om dem under respektive avsnitt i manualen. Vad en användare kan göra beror på behörigheterna användaren har tilldelats.

7 6. Lägg till en kontering Om det finns en differens på fakturan ska denna konteras upp. Totala differens beloppet fylls automatiskt in i debet eller kredit fälten beroende på om det är en kredit eller debet faktura. Beloppet går att justera om man önskar dela upp beloppet på flera konteringsrader. Tryck på TAB tangenten för flytta markören vidare till konto fältet. Skriv in ett konto, antingen med siffror eller med text. Listan över konton filtreras medan man skriver. Tryck pil ned tangenten för att få fram en lista på hela kontoplanen. Bläddra igenom listan genom att trycka på pil ned tangenten. Tryck ENTER för att välja markerat konto.

8 Beroende på vilket konto det är visas nu information om vilka resterande koddelsfält som behöver fyllas i. Om ett fält är blankt är det obligatoriskt att fylla i annars står det valfritt i fältet. Om ett fält blir grått så kan det inte användas tillsammans med det valda kontot. Koddelssambands reglerna kommer ifrån affärssystemet. Alla obligatoriska fält måste fyllas i för att en kontering ska kunna läggas till. Klicka på spara för att lägga till konteringen. Konteringen läggs till och differensbeloppet uppdateras. En kontering påverkar attestflödet på dokumentet. Klicka på den gula ikonen höger om konteringen för att se attestflödet för en specifik kontering. Attestflödet byggs automatiskt enligt reglerna i avancerat flöde och varje enskild konteringsrad får ett eget attestflöde.

9 7. Ändra en kontering Ställ markören över konteringsraden som ska ändras. Klicka på redigera. Konteringen öppnas upp och fälten går att redigera. Klicka på spara när ändringarna är klara. 8. Ta bort en kontering I fliken kontering, ställ markören över den konteringsrad du vill ta bort. Klicka på redigera. Klicka på ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka på ta bort igen.

10 9. Ta bort flera konteringar I fliken kontering markera de rader som ska tas bort genom att klicka till vänster på raden. Klicka på ta bort funktionen. Bekräfta borttaget genom att klicka på ta bort. 10. Favoriter Om fakturor ifrån en leverantör konteras upp likadant varje gång rekommenderar vi att man skapar upp en favorit. Favoritkonteringen kan läggas till med automatik. Klicka på favoriter ikonen. Klicka på favoriter och sedan på ny favorit.

11 Fyll i ett namn, automatisk föreslås leverantörens namn. I fältet tillgänglig på bestäm om favoriten ska vara tillgänglig på denna leverantör eller alla leverantörer. I fältet automatisering välj om favoritkonteringen ska väljas manuellt, välj då ingen. Då kommer favoriten endast ligga tillgänglig som ett val i listan favoriter. Välj föreslå om konteringen ska föreslås som en förslagskontering när fakturan ligger i inkorgen. Välj automatisk om den konteringen ska läggas till automatiskt i konteringsbilen. Det går endast att välja automatiskt om den är tillgänglig för denna leverantör. Fyll i om det är ett specifikt belopp som ska konteras upp eller fyll i en procentsats. Fyll endast i ett av fälten. Skriv t.ex. 100 procent om hela beloppet ska konteras upp, oavsett belopp. Fyll sedan i konteringen. Klicka på spara.

12 Favoritkonteringen ligger sparad som en rad under favoriter. Är det valt att den ska vara tillgänglig på alla leverantörer så kommer den finnas med i listan för favoriter även när man är inne på en annan leverantör. 11. Fördelningar Förutom en favoritkontering kan man välja att få in flera konteringar som hanteras via en fördelningsmall. Klicka på favoriter ikonen. Klicka på fördelningar och sedan på ny fördelning. Fyll i ett namn, automatisk föreslås leverantörens namn. I fältet tillgänglig på bestäm om fördelningen ska vara tillgänglig på denna leverantör eller alla leverantörer. I fältet automatisering välj om fördelningsmallen ska väljas manuellt, välj då ingen. Då kommer fördelningsmallen endast ligga tillgänglig som ett val i listan fördelningar. För att använda den måste man gå in och välja den. Välj automatisk om den konteringarna ska läggas till automatiskt i konteringsbilen. Det går endast att välja automatiskt om valet är satt till att den är tillgänglig på denna leverantör. Klicka på spara.

13 Fyll sedan i hur konteringen ska se ut. Kommer inga fält upp automatiskt klicka på ny kontering. Välj om fördelningen ska göras på specifika belopp eller en viss procentsats. När första konteringen är gjord klicka på spara. Fortsätt lägg till konteringar till din mall, klicka på ny kontering för att lägga till fler. Upprepa proceduren tills alla konteringar är inlagda. När fördelningsmallen är klar klicka på pilen för att gå tillbaka till listan över fördelningar. Fördelningen ligger sparad. Klicka på lägg till för att använda fördelningsmallen. Klicka på redigera för att ändra inställningarna eller konteringar för att se konteringarna som ligger på fördelningsmallen. Klicka på tabellikonen för att återgå till fliken kontering utan att välja en fördelning.

14 12. Flöde I flöde ser man vilka användare som har haft dokumentet innan dig. Flödet byggs automatiskt efterhand som fakturan konteras eller godkänns. För att se hur ett eventuellt flöde kommer att bli när du godkänner fakturan så måste man titta på konteringarna. Varje konteringsrad kan ha ett eget attestflöde.

15 13. Bilagor Som standard visas bilagor i bilden till höger, det visas genom att fliken bilagor är understruket med en blå linje. Den fliken som har detta, det är den som är vald att ses till höger i bild. För att se alla bilagor, klicka på visa bilagor ikonen. Här ser man alla bilagor som är inlagda på dokumentet. Klicka på ny bilaga för att lägga till en ny bilaga. Välj dokument ifrån datorn att ladda upp. För att öppna en bilaga, ställ markören över raden och klicka på visa. Om det är ett Excel eller Word dokument måste det öppnas utanför Conrab Opto, klicka på ladda ner för att öppna.

16 14. Godkänn ett dokument Klicka på hantera ikonen för att godkänna ett dokument. Klicka på godkänn för att godkänna dokumentet och sedan hamna tillbaka i inkorgen igen. Klicka på godkänn+nästa för att godkänna dokumentet och öppna nästa dokument i inkorgen automatiskt. Fakturan godkänns av dig och skickas vidare i attestflödet. 15. Skicka tillbaka dokument till administratör Om det är något som registrerats fel gällande ett dokument finns det en skicka tillbaka till administratörs funktion. Klicka på hantera ikonen. Fyll i en text i meddelande rutan om varför fakturan skickas tillbaka. Klicka sedan på skicka. Fakturan skickas tillbaka till administratören med ett meddelande och utan ditt godkännande.

17 16. Lägg ett dokument i utredning För att visa för administratörerna att det finns dokument som du inte vill godkänna utan behålla för utredning. Klicka på utrednings ikonen. Skriv en text om orsaken till utredningen. Klicka på ändra till status utredning. Fakturan läggs då i utredningsstatus. I inkorgen har dokumentraden fått en gul färg för att visa vilket dokument som ändrats till utredningsstatus. Texten som skrivits som orsak till utredningen visas i kolumnen utredning. Avbryt en utredning genom att klicka på utrednings ikonen. Klicka på avbryt utredning.

18 17. Lägg till en påminnelse Ställ in en personlig påminnelse angående ett visst dokument. Påminnelser skickas ut via mail samt att den automatiskt läggs till på hemskärmen. Klicka på påminnelser ikonen inne på dokumentet. Fyll tidfältet med datum och tid då påminnelsen ska skickas ut via mail. Ställ markören i fältet och tryck på tangenten pil ned för att få fram en almanacka. Välj ett datum, sedan timme och till sist minut. I användare fältet är ditt namn automatisk ifyllt. Det går bra att skapa en påminnelse åt en annan användare om så önskas, fyll då i användarens användarnamn i fältet istället. Skriv in det meddelandet som ska stå i mailet vad påminnelsen avser. Klicka på lägg till. Ett påminnelsemail skickas ut på det datumet som är valt. Påminnelsemailet fortsätter att skickas ut tills påminnelsen på dokumentet är bekräftad, datumet ändras eller att påminnelsen tas bort. Automatiskt läggs påminnelsen in på hemskärmen.

19 18. Redigera en påminnelse Om en påminnelse är skapad av någon annan kan den inte redigeras. Den kan endast redigeras av den som skapat påminnelsen. Under Skapad information står det vem som lagt till den och när. Öppna dokumentet som har en påminnelse antingen via länken i mailet eller klicka på påminnelsen på hemskärmen. Klicka på påminnelser ikonen som nu har en siffra för att visa hur många påminnelser det finns. Ställ markören över den påminnelsen som ska ändras och klicka på redigera. Klicka på spara när ändringen är klar. 19. Ta bort en påminnelse Om en påminnelse är skapad av någon annan kan den inte tas bort. Den kan endast tas bort av den som skapat påminnelsen. Under Skapad information står det vem som lagt till den och när. Öppna dokumentet som har en påminnelse antingen via länken i mailet eller klicka på påminnelsen på hemskärmen. Klicka på påminnelser ikonen som nu har en siffra för att visa hur många påminnelser det finns. Ställ markören över påminnelsen som ska raderas och klicka på ta bort. Bekräfta borttaget genom att klicka på ta bort.

20 20. Bekräfta en påminnelse Öppna dokumentet som har en påminnelse antingen via länken i mailet eller klicka på påminnelsen på hemskärmen. Dokumentet öppnas automatiskt upp. Klicka på påminnelser ikonen som nu har en siffra för att visa hur många påminnelser det finns Ställ markören över påminnelsen som ska bekräftas, klicka på bekräfta. Genom att välja bekräfta så stoppas alla mailutskicken. Påminnelsen ligger kvar som en notis på dokumentet men får en märkning om att den är bekräftad. 21. Lägg till en kommentar Öppna ett dokument. Klicka på kommentar ikonen Skriv in kommentaren i fältet och klicka på Lägg till. Kommentaren blir synlig på dokumentet för alla användare.

21 Kommentarsikonen uppdateras med en siffra för att visa hur många kommentarer det finns totalt på ett dokument. Om det finns en ny kommentar på ett dokument som inte har lästs av dig kommer kommentars ikonen pulsera i grönt när dokumentet öppnas, för att därefter ha fast grön ram. Klicka på kommentar ikonen för att läsa den. När den är läst av dig så försvinner den gröna ramen runt kommentars ikonen. 22. Lägg till en privat kommentar Det är möjligt att lägga till en kommentar och göra den privat. Vilket innebär att endast du som skapar den kan se kommentaren. Öppna ett dokument. Klicka på kommentar ikonen. Skriv in kommentaren i fältet, klicka på privat. Klicka därefter på lägg till. En märkning syns i kommentaren, det står privat för att visa att denna kommentar endast kan läsas av den som skapat den. Det går att filtrera att endast privata kommentarer ska visas. Klicka på privata för att filtrera kommentarerna så att endast privata visas. Detta är en personlig inställning.

22 23. Lägg till en viktig kommentar En kommentar kan markeras som viktig. Kommentaren läggs till med en notis om att den är viktig. Öppna ett dokument. Klicka på kommentar ikonen. Skriv in kommentaren i fältet, klicka på viktig. Klicka därefter på lägg till. En märkning syns i kommentaren, det står viktig. Det går att filtrera på att endast viktiga kommentarer ska visas. Klicka på viktiga för att filtrera kommentarerna så att endast viktiga visas. Detta är en personlig inställning. 24. Redigera en kommentar

23 Det går endast att redigera dina egna kommentarer. Ställ markören över kommentaren du har lagt till och klicka på redigera. Textfältet öppnas upp och går att redigera, det finns även möjlighet att ändra den till privat eller viktig. Klicka på spara när ändringen är klar. Informationen om när ändringen är gjord sparas på kommentaren. 25. Ta bort en kommentar Det går att ta bort egna kommentarer, de som är skapade av dig. Ställ markören över kommentaren du har lagt till och klicka på ta bort för att ta bort kommentaren. Bekräfta borttaget genom att klicka på ta bort.

24 26. Lägg till en konversation Starta en konversation på ett dokument med andra användare eller administratörer. De personer som läggs till i en konversation på ett dokument kommer kunna se dokumentet det berör. Däremot kan man inte göra något på dokumentet mer än att svara på konversationen. Det blir ett enkelt sätt att föra en diskussion med andra gällande ett visst dokument. Klicka på ny konversation ikonen. Välj en användare från de förslag som visas eller skriv in ett namn i fältet för att söka fram en användare. Först i förslagslistan ligger alltid administratörsanvändaren konversationsadministratör. Välj denna användaren för att komma i kontakt med en administratör. I förslagslistan kommer de personer visas som du oftast skriver till, den uppdateras kontinuerligt. För att söka på en användare fyll i namnet eller användarnamnet, Conrab Opto kommer att söka igenom användarregistret. Välj den användare du vill skriva till genom att klicka på namnet. Användaren läggs till under valda användare. Skriv in konversationen i rutan under och klicka på skicka. En konversation har startats med användaren. Om en användare har en grön markering så betyder det att användaren är inloggad i Conrab Opto. För att ta bort en vald användare, klicka på krysset till höger på användarraden.

25 Till höger i bilden ser du de konversationen du har angående ett dokument. Klicka på ikonen för att öppna upp konversationen. 27. Konversation med flera användare Det går att starta en konversation med flera användare. Klicka på ny konversation ikonen. För att söka på en användare fyll i namnet eller användarnamnet, Conrab Opto kommer att söka igenom användarregistret. Välj den användare du vill skriva till genom att klicka på namnet. Skriv sedan in ett nytt namn, välj användaren genom att klicka på namnet. Alla personer som väljs syns under valda användare. För att ta bort en användare, klicka på krysset till höger på användarraden.

26 28. Lägg till deltagare i efterhand i en konversation Alla har rättighet att lägga till fler användare i en konversation som dom är med i. Även om det inte var dom själva som startade konversationen. Öppna ett dokument, klicka på den konversationen du vill lägga till deltagare i efterhand. Klicka på bjud in användare för att lägga till ytterligare personer på den befintliga konversationen. Skriv ett namn, välj användaren genom att klicka på personen i listan. Om du önskar lägga till fler användare gör en ny sökning på namn. När du valt så många personer som du önskar, avsluta genom att klicka på välj. Inne på konversationen ser man när användaren blev tillagd.

27 De användare som läggs till i efterhand på en konversation kan även läsa det som skrivits innan de lades till. På översta raden ser man alltid vilka användare som är med i konversationen. 29. Lämna en konversation Varje gång något skrivs i en konversation man är med i så får man en notis om detta i Conrab Opto eller på mailen om man ställt in det så på sin användare. Om man inte längre önskar vara med i en konversation går det bra att lämna den. Öppna dokumentet, klicka på konversationen du önskar att lämna. Klicka på inställningar Klicka på lämna ikonen.

28 När man lämnar en konversation går det inte längre att se vad som skrivs eller skriva något till de andra personerna i konversationen. 30. Lägg till en bilaga i en konversation Förutom att skriva till andra användare i konversationen går det även att skicka med bilagor. Starta en ny konversation eller öppna en befintlig. Klicka på lägg till bilaga ikonen Välj en fil ifrån datorn genom att klicka på välj fil ifrån datorn eller ta en fil ifrån skrivbordet och dra in den innanför den streckade rutan och släpp. Om du vill välja fler filer gör bara fler val eller dra in fler dokument. För att lägga till vald bilaga på konversationen klicka på välj..

29 Bilagan ligger nu till vänster och lägg till bilaga ikonen har uppdaterats med en siffra för att visa antalet filer. Skriv in en text och klicka på skicka. Bilagan har nu lagts till i konversationen. 31. Markera en konversation som oläst En oläst konversation markeras genom en grön ram runt konversationen till höger. Samt att det står som oläst under din konversationer i sidhuvudet. Om man öppnar en oläst konversation blir den automatiskt inställd som läst. Om du vill ändra tillbaka den till oläst igen för att få upp den ibland dina olästa konversationer. Klicka på konversationen för att öppna den. Klicka sedan på oläst ikonen.