Sid 1(14) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Karlstad 2016-01-20, rev 2016-09-28 Kommunövergripande omplaceringsutredningar Karlstads kommun Webbplats karlstad.se E-post karlstadskommun@karlstad.se Organisationsnr 212000-1850 Postadress Karlstads kommun 651 84 Karlstad Besöksadress Kontaktcenter Västra Torggatan 26 Telefon 054-540 00 00 Fax 054-18 34 10 Bankgiro 405-2213
Sid 2(14) Innehåll Kommunövergripande omplaceringsutredningar... 1 Bakgrund... 3 Guider... 4
Sid 3(14) Bakgrund Detta dokument är framtaget i samband med omarbetning av rutin för kommunövergripande omplaceringar. Rutinens hantering i IT-stödet W3D3 har setts över och utvecklats och nedan beskrivs gången för ett ärende som avser kommunövergripande omplacering.
Sid 4(14) Guide begärande förvaltning 1. Handläggare begärande förvaltning skickar begäran via mail kommunledningskontoret@karlstad.se. I mailet ska framgå att nytt ärendenr ska skapas för kommunövergripande omplaceringsutredning i W3D3.OBS ingen fil bifogas i detta mail. Registrator på kommunledningskontoret skickar ett mejl till ansvarig handläggare på begärande förvaltning med en länk till det nya ärendet i w3d3. 2. Gå in i ärendet genom att klicka på länken i mejlet. Det kommer att se ut enligt bilden nedan. 3. Nu ska dokumentet Kommunövergripande omplaceringsutredning enligt 7 andra strycket LAS registreras som en handling i W3D3. Skapa handlingen genom att klicka på det tomma pappret högst upp i menyraden.
Sid 5(14) 4. Ladda upp dokumentet Kommunövergripande omplaceringsutredning enligt 7 andra stycket LAS genom att klicka på pappret med ett gem (Bifoga fil). 5. Klicka på Bläddra. Leta upp det sparade dokumentet och klicka på Ladda upp.
Sid 6(14) 6. Fyll i de aktuella fälten i handlingskortet understrukna med rött. Följ punkterna 6a 6e under bilden nedan. 6a. Sekretessbelägg: Klicka på hänglåset högst upp i menyraden för att öppna sekretessrutan. Ställ markören efter Sekretessbelades och skriv D och därefter klicka på TAB för att få dagens datum. Klicka därefter i rutan Sekretessbelades av och ange ansvarig handläggare. Ange lagrum genom att klicka på Lagrum* välj lagrum OSL 39:2 st 1-2 från listan. Klicka därefter på Spara.
Sid 7(14) 6b. Åtgärd/handling* Klicka på Åtgärd/Handling*. Välj Begäran om kommunövergripande omplaceringsutredning enligt 7 från listan genom att klicka på meningen. 6c. Ange riktning på handlingen: Klicka på pilen och välj Inkommande från listan.
Sid 8(14) 6d. Ange handlingstyp: Klicka på pilen och välj Begäran i listan. 6e. Välj avsändare: Välj avsändare genom att klicka i fältet efter Namn. Skriv
Sid 9(14) Förvaltning i rutan efter Namn och tryck på TAB. Välj egen förvaltning från listan, tex Vård- och omsorgsförvaltningen.
Spara alla ifyllda fält i handlingskortet genom att klicka på sparaknappen. Sid 10(14)
Sid 11(14) 7. Nu är ni åter i ärendekortet och ska mejla arbetsgivarenheten. Klicka på det gula brevet högst upp i menyraden på ärendekortet. 8. Klicka på pilen och välj mallen Ny handling med länk till W3D3. 9. Klicka på den inringade dockan högst upp i menyraden för att lägga till handläggare på arbetsgivarenheten. Handläggarna läggs då till i rutan bredvid rubriken Till.
10. För att skicka mejlet till arbetsgivarenheten klickar ni på det gula brevet högst upp i menyraden. Sid 12(14)
Sid 13(14) 11. Nu tar arbetsgivarenheten över ärendet och gör om handlingen till ett arbetsdokument. När omplaceringsutredningen är redo att besvaras skickas ett mejl till svarande förvaltningar som då ska öppna ärendet. Guide svarande förvaltning 1. Ansvarig handläggare på respektive förvaltning får ett mejl med en länk till ärendet i W3D3. Klicka på länken för att öppna ärendet. 2. När ärendet är öppnat klicka på länken till arbetsdokumentet mitt på ärendekortet. 3. Klicka på länken 1 arbetsdokument. Öppna sedan arbetsdokumentet och fyll i respektive förvaltnings svarsdel, se exempel nedan.
Sid 14(14) 4. Spara arbetsdokumentet. 5. När samtliga förvaltningar har svarat och svarstiden är slut skickar handläggare på arbetsgivarenheten ett mejl till begärande förvaltning. 6. Ansvarig handläggare går nu in i ärendet och tar ut resultatet av omplaceringsutredningen som nu är en handling. Handlingen benäms Resultat kommunövergripande omplaceringsutredning. 7. Ansvarig handläggare skickar därefter mail till kommunledningskontoret@karlstad.se och meddelar att ärendet kan avslutas och anger aktuellt diarenr.