TRAFIKVERKET UNDERRÄTTELSER

Transkript

1 MANUAL TRAFIKVERKET UNDERRÄTTELSER Version.0 av

2 Innehåll Inledning... Underrättelsehantering Inloggning Underrättelser Föra dialog Ladda upp dokument Skicka avisering tillbaka Ny underrättelse Nå en överenskommelse... Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida av

3 Inledning Trafikverkets underrättelsesystem är ett stöd för att säkerställer kravet på att parterna ska skriftligt underrätta varandra vid kontraktuella förtydligande, förändringar, hinder och störningar eller rubbningar. Underrättelsesystemet kommer endast att kunna nås av behörig personal hos leverantören. De personer som ska kunna logga in i Underrättelsesystemet behöver begära inloggningsbehörighet hos Trafikverket och vidare för de kontrakt de ämnar arbeta med. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida av

4 Underrättelsehantering. Inloggning Underrättelsesystemet är webbaserat och du hittar det under tillgängliga program på Mina sidor på Har du fått ett mail från Underrättelsesystemet kan du klicka på den länk som medföljer i mailet så kommer du att skickas till följande inloggningssida. För att komma till underrättelsesystemet behöver du logga in. Välj valfritt inloggningssätt. OBS! Loggar du in via så behöver du klicka in på Mina sidor och sedan på Underrättelsesystemet. När du har loggat in möts du av denna Välkomstsida. Klicka på Underrättelser för att se alla de underrättelser du har behörighet att se. Klicka på Ny Underrättelse för att skapa en ny underrättelse. Se mer om detta under kapitel Skapa ny underrättelse. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 4 av

5 . Underrättelser Här listas alla aktiva underrättelser du har behörighet att se. Mina aktiva visar de underrättelser som tillhör pågående kontrakt. För att se underrättelse som tillhör ett avslutat kontrakt väljer du Alla kontrakt, nu syns samtliga underrättelser. I listan visas information om underrättelserna. Ägare visar vilken part som äger ärendet just nu. Står det Leverantör som Ägare innebär det att du som leverantör förväntas agera på underrättelsen. Se hur du gör under kapitel Föra Dialog. 4 Här kan du söka efter din underrättelse. Alla kolumner som visas är sökbara. Du kan även sortera listan Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 5 av

6 med underrättelser efter valfri kolumn. 4 5 För att öppna en underrättelse så klicka på den du vill öppna. 5 6 En fliken Detaljer visas en mer information om underrättelsen. OBS! Det är till denna vy du kommer till om du klickar på länken till underrättelser som beställaren mailar ut. Dock måste du först passera inloggningen. 6 Denna information är skrivskyddad, vill du ge feedback på den information som presenteras gör du det under fliken Historik. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 6 av

7 7 Under Historik hittar du den skriftliga dialogen som tidigare har förts kring underrättelsen, mellan både leverantör och beställaren. 7 OBS! När underrättelsen når en överenskommelse kommer fler fält att synliggöras. 8 Under Dokument hittar du de dokument som beställaren eller leverantören har lagt till. 8 För att öppna ett dokument klickar du på det dokument du vill titta i... Föra dialog För att föra dialog, gå in under Historik. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 7 av

8 Klicka på Lägg till. Skriv in ditt svar under Anteckningar. Klicka sedan på Spara... Ladda upp dokument För att ladda upp ett dokument, klicka på fliken Ladda upp dokument. OBS! Som leverantör måste man först spara underrättelsen när man skapar en ny för att kunna ladda upp ett dokument. Bläddra fram till det dokument du vill bifoga. Skriv in en Kommentar som beskriver dokumentet. Klicka sedan på Spara. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 8 av

9 .. Skicka avisering tillbaka När du vill ändra ägare av ärendet från Leverantör till Beställare gör du det genom att Skicka en avisering. Det kan vara i samband med att man har fört en dialog i form av att ha svarat på underrättelsen under historik eller laddat upp ett dokument. Det kan även vara efter att en underrättelse har registrerat och är redo för behandling av leverantören. Gå till fliken Detaljer på den underrättelser du vill avisera. Under Skicka avisering till, välj Beställare och klicka på Spara. När du klickar på Spara skickas ett mail att skickas till handläggaren hos beställare.. Ny underrättelse Klicka på Ny underrättelse. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 9 av

10 Fyll i formuläret med information. OBS! Alla fält som har en markering av en stjärna (*) är obligatoriska. När du känner dig klar med underrättelsen, ändra till Beställare under Skicka avisering till och Spara. TIPS! Du kan vänta med att avisera beställaren och låta Leverantör stå kvar och Spara. Då har du möjlighet vid ett senare tillfälle fortsätta redigera underrättelsen och ändra Skicka avisering till när du känner dig klar. OBS! Väljer du Beställare och trycker på Spara kommer registreringen att anses som färdig och du kommer inte ha möjlighet att ändra i fälten i formuläret. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida 0 av

11 4 4 När du ändrar till Beställare under Skicka avisering till och klickar på Spara skickas ett mail till projektets medlemmar som jobbar med kontraktet inom Trafikverket. Trafikverket personal uppmanas då att bli handläggare för den underrättelse du har skapat. 4. Nå en överenskommelse När båda parterna har enats så en överenskommelse kan upprättas är det viktigt att säkerhetsställa att beställaren är ägare av ärendet. Då tas en överenskommelseblankett fram av beställaren. Överenskommelsen skickas via mail eller på annat lämpligt sätt för signering. Överenskommelseblanketten kommer även finnas tillgänglig under fliken Dokument. När underrättelsekortet öppnas så kommer information om överenskommelser att visas, som är en överenskommelse av åtgärd, kostnadspåverkan och/eller tidspåverkan. Detta sker automatiskt från systemet då beställaren har skapat överenskommelseblanketten. Manual för Trafikverket Underrättelser Version.0 Sida av