E-följesedel Elektronisk följesedel När du handlar hos grossist kan du elektroniskt överföra allt material från följesedeln till ordern i Scrollan. Prissatt och klart för fakturering. E-följesedel är en tilläggstjänst. Tjänsten finns i ditt program men måste beställas och aktiveras för att kunna användas. Elektronisk följesedel finns tillgänglig för: Ahlsell, Dahl, Elektroskandia, Lundagrossisten, Moel, Onninen, Selga, Solar, Storel, VVS-centrum, John Fredrik och Carpings. Dina kunduppgifter för e-följesedel registreras via Scrollan till din grossist. När du gör ett inköp är det viktigt att du anger ett ordernr. Finns det inget har du 35 tecken på dig att verifiera inköpet så att leveransbeskedet senare kan kopplas till ett ordernummer. Innehåll Inställningar/Parametrar... 1 Import e-följesedel... 2 Förklaring av färger och status för e-följesedlar... 2 Avvikande artikelrader... 3 Extern import av e-följesedel... 3 Korrigera/ändra/radera... 4 Förklaring av färger och status för material... 5 Radera materialrad... 6 Granska/Skriv ut importerade e-följesedlar... 6 Exportera... 6 Till order... 6 Till order och mobildator... 7 Visa e-följesedlar... 8 Order... 8 Orderrader Utökad radbeskrivning... 8 Felsökning... 9 Inställningar/Parametrar Klicka på Program Order Import e-följesedel. Välj Parametrar i menylisten. Överst ser du sökvägen till den mapp som kommer att förvara leveransbeskeden/följesedlarna. Tryck F7 Bläddra om du vill ändra sökväg (ändras normalt sett inte). Skriv in ditt Kundnr, som du har till Scrollan, inte grossistens kundnummer. 1
I första hand hämtas priset från kundregistret. Finns inget pris där kan du ange vilken prislista som ska sökas i andra hand. Slutligen om inget pris hittas registreras det pris som finns hos den grossist du hämtar e-följesedel från. Import e-följesedel Klicka på F7 Import E-följesedel för att importera e-följesedlar. När importen är klar får du en lista med de e-följesedlar som skickats till dig från din grossist. Du kan välja att sortera e-följesedlarna efter Datum, Följesedel- eller Ordernummer. Följesedlarna ska gås igenom innan du exporterar dem till respektive order. Det kan ligga rader utan pris, samt artiklar som saknas i prislistan. Du kan läsa mer om detta i avsnittet Avvikande artikelrader. Förklaring av färger och status för e-följesedlar Kolumn St visar Status som betyder: 2 Status RÖD Angivet ordernr saknas i Scrollans orderlista. Status SVART Ordern tar inte emot e-följesedlar (kan markeras på ordern, se sida x). Status LILA Följesedeln ska till inventering. Status GULT Angivet ordernummer finns i Scrollan och kan exporteras till order.
Exp är markerad om den ska exporteras. Du kan klicka i manuellt eller använda F2 Markera alla eller F3 Avmarkera alla. Ordernr Visar det ordernummer som angetts vid beställning hos grossist. Inventering Visar inventeringsnummer. Namn Visar den kund som Scrollan har kopplat till registrerat ordernr. Följesedel Visar grossistens följesedelnummer. Leverantör Visar namn på grossist. Datum Visar leveransdatum. Vår referens Visar uppgivet namn som är registrerat av din grossist vid avhämtningen. Avvikande artikelrader Grossisternas prislistor kan innehålla produkter med pris 0kr, detta för att vissa varor kräver dagsprissättning, till exempel kopparrör. Det är alltid viktigt att du kontrollerar e-följesedlarna innan du exporterar till Scrollan samt att du, innan slutfakturering till kund, som vanligt ser över orderraderna så att det till exempel ligger pris på alla artiklar. I Scrollan kan du enkelt se om en artikel saknas i grossistens prislista, då ligger en notering Saknas i prislista. Du kan importera raderna trots att de saknas i artikellistan och även om de ligger med 0kr. Detta innebär att du i vissa fall måste vänta med att fakturera din kund till dess att du fått leverantörsfakturan från din grossist (alternativt kontakta grossisten), för att därefter korrigera din orderrad med korrekt pris. Även varor som normalt inte finns i grossisterna centrallager (beställningar utanför ordinarie sortiment) bör man vara uppmärksam på. Dessa kan saknas i grossistens pris-/artikellista och kräver då manuell hantering. För att säkerställa att du får med alla kostnader för ert arbete vill vi tipsa om att lägga till en rad om detta på blanketten för egenkontroll eller ber era montörer ta med underlag vid beställningar utanför ordinarie sortiment. Extern import av e-följesedel Du kan importera följesedlarna manuellt, om du har fått följesedlar på mail av din grossist i formatet.xml, via menyn Arkiv Extern import. 3
Observera att funktionen endast används om exempelvis följesedlarna inte har kommit in den normala vägen via EDI och F7 Importera E-följesedel. Korrigera/ändra/radera Genom att högerklicka på en e-följesedel får du upp nedanstående alternativ. Radera markerade e-följesedlar Önskar du radera e-följesedlar markerar du först rutan Exp för de följesedlar du vill radera. Därefter högerklickar du på en e-följesedel och klickar på Radera markerade e- följesedlar. Ändra ordernr till annat ordernr Om det angetts felaktigt ordernummer eller om man vill uppdatera prissättningen på artikelraderna klickar du på rullisten för att välja ett ordernummer direkt från orderlistan. Markera rutan Endast öppna order visas om du vill kunna välja bland pågående arbeten. När du valt Nytt ordernr trycker du på F7 Utför. 4
Ändra ordernr till inventeringsnr Klicka på rullisten för att kunna välja direkt från din inventeringslista (kan användas om du har tilläggsmodulen Inventering). Förklaring av färger och status för material Du ser allt material för markerad följesedel. Kolumnen St visar Status och betyder: Status RÖD artikeln finns inte i grossistens prislista Status SVART rad exporteras som dold till ordern Status LILA följesedeln exporteras till inventering Status GULT raden exporteras till ordern I fälten A pris, %, Summa och Prisklass ser du villkoren för prissättningen av raderna när de exporteras till ordern. 5
Radera materialrad Vill du ta bort en materialrad markerar du raden (vill du ta bort flera rader samtidigt markerar du först raderna genom att använda Ctrl på tangentbordet och klickar på de rader du vill ta bort), högerklickar och väljer Radera markerade materialrader. Observera att om du av misstag råka ta bort en e-följesedel eller en materialrad får du begära en ny följesedel av din grossist som får sändas via post eller e-post. Granska/Skriv ut importerade e-följesedlar Markera först vilka e-följesedlar du vill granska, klicka på F2 Markera alla för att se alla e-följesedlar. För att skriva ut väljer du menyn Utskrift eller Granska om du först vill titta på din utskrift. Exportera Till order Har du order med anbud eller fastpris där du inte vill att materialet ska komma in på orderrader markerar du fältet Importera EJ e-följesedlar till denna order i orderhuvudet. Markera de e-följesedlar du vill exportera till order och tryck på F9 Exportera. Svara Ja på kontrollfrågan om du vill gå vidare med att Exportera markerade e-följesedlar. 6
Observera att om ordern är slutfakturerad kommer artiklarna att lägga sig som Dolt material efter export till ordern. Till order och mobildator Om du använder Linkan men inte kör Mobil Materialhantering, kan du exportera ut materialet som orderrader till enheten förutsatt att du har skapat en arbetsorder i Scrollan på angiven order. Under Program Order Import e-följesedel Parametrar bockar du i Aktivera export Linkan och klickar på Esc Stäng. Markera Skicka artiklarna till mobildator om e-följesedeln även ska ut till ordern i Linkan. Klicka F9 Exportera, F9 Skicka till Mobildator följt av Ja i dialogrutan. Du får upp ett meddelande om att det är skickat till EDI och att exporten är klar. 7
Visa e-följesedlar Order Gå in under Program Order Registrera order, öppna en order och klicka på Visa E-följesedlar. Här kan du se de importerade och ej importerade e-följesedlarna för aktuell order. Orderrader Utökad radbeskrivning Under Program Order Registrera order kan du öppna din order och klicka på fliken Orderrader. Högerklicka på någon orderrad och välj Utökad radbeskrivning. Här ser du vilka rader som kommer från en e-följesedel. 8
Felsökning Om du får meddelande, vid import av e-följesedlar i Scrollan, att inget finns att hämta på EDI kan det bero på: Beroende på grossist kan det ta olika lång tid innan e-följesedlar blir åtkomliga på EDI för import. Grossisten kan ha bekymmer med sitt system. Om du inte har hämtat hem e-följesedlar på väldigt länge kan det finnas fler e-följesedlar än vad servern orkar med. När du då klickar på F7 Importera e-följesedlar får du meddelande att inget finnas att hämta. 9 Dubbletter av följesedelnummer från grossisten kan inte hanteras i Scrollan (om montören lämnar tillbaka material hos grossisten och grossisten skapar en e-följesedel med kreditposter och samma följesedelnummer). Om du får in en annan prislista än den du valt under Parametrar kan det bero på att du inte har samma inställningar på alla dina klienter i nätverket och behöver då se över dina inställningar.