Användarhandbok för Automatisk telefonist (inklusive Talad hänvisning)

Användarhandbok för Automatisk telefonist (inklusive Talad hänvisning)

MEDDELANDE Informationen i detta dokument tros vara korrekt i alla hänseenden, men garanteras inte av Mitel Networks Corporation (MITEL ). Informationen kan komma att ändras utan meddelande och ska inte på något sätt tolkas som ett åtagande gjort av Mitel eller dess närstående bolag eller dotterbolag. Mitel och dess närstående bolag och dotterbolag antar inget ansvar för några som helst fel eller utelämnanden i detta dokument. Revideringar av detta dokument eller nya utgåvor av det kan utfärdas för att införliva sådana ändringar. Ingen del av detta dokument får reproduceras eller överföras i någon form eller med några medel elektroniska eller mekaniska - för något ändamål utan skriftligt tillstånd från Mitel Networks Corporation. VARUMÄRKEN Mitel är ett varumärke som tillhör Mitel Networks Corporation. Windows och Microsoft är varumärken som tillhör Microsoft Corporation. Adobe Acrobat Reader är ett registrerat varumärke som tillhör Adobe Systems Incorporated. Andra produktnamn som nämns i detta dokument kan vara varumärken som tillhör sina respektive företag och erkänns härmed. Användarhandbok för CMG Automatisk telefonist juni 2015, Varumärke som tillhör Mitel Networks Corporation Copyright 2015 Mitel Networks Corporation Med ensamrätt

INNEHÅLL 1 INLEDNING... 1 2 TIPS OCH RÅD... 2 3 FUNKTIONER... 3 3.1 KOPPLING TILL NAMN... 3 3.1.1 ENKEL VIDAREKOPPLING... 3 3.1.2 FLERA PERSONER MED SAMMA NAMN... 4 3.1.3 OM PERSONEN HAR EN HÄNVISNINGS-AKTIVITET FÖR TILLFÄLLET... 5 3.1.4 RINGA TILL EN ANVÄNDARES MOBILTELEFON... 6 3.1.5 RINGA TILL EN AVDELNING... 7 3.1.6 RINGA TILL EN TELEFONIST... 7 3.2 NUMMERUPPLYSNING... 7 3.2.1 BORTTAGNING AV NUMMERINFORMATION... 9 3.3 AKTIVITETSHANTERAREN... 9 3.3.1 RINGA TILL AKTIVITETSHANTERAREN... 9 3.3.2 REGISTRERA EN AKTIVITET I HÄNVISNINGSSYSTEMET... 9 3.3.3 TA BORT AKTIVITETER I HÄNVISNINGSSYSTEMET... 11 ii i

1 INLEDNING Automatisk telefonist är en röststyrd telefonisttjänst som kompletterar telefonistgruppen med vidarekoppling och nummerupplysning för anknytningar och mobiltelefonnummer i företagets katalog. Denna handbok hjälper användarna att förstå hur de ska använda Automatisk telefonist. De huvudsakliga funktionerna i Automatisk telefonist är följande: Koppling till namn Koppling till avdelning Nummerupplysning Automatisk telefonist har stöd för flera språk och det är möjligt att växla språk under samtalet genom att säga språkets namn. Obs! Både amerikansk engelska (US English) och brittisk engelska (UK English) stöds. Exemplen i denna handbok bygger på amerikansk engelska. Om du använder Automatisk telefonist för brittisk engelska [eller översättningar på/från andra språk, inklusive den aktuella versionen på svenska] kan det hända att vissa ord skiljer sig från exemplen i denna handbok. Systemet beter sig på lite olika sätt beroende på om den som ringer är känd eller okänd, t.ex. om Automatisk telefonist kan hitta det nummer som ringer i sin katalog eller inte. Om den som ringer inte finns i katalogen (okänd uppringare) blir de dialogmeddelanden som spelas upp för uppringaren mer informativa, och alltså längre. Om den som ringer hittas i katalogen (känd uppringare) blir dialogmeddelandena kortare, vilket ger ett stramare och snabbare dialogflöde. Exemplen i detta dokument återger scenariot med okänd uppringare.

2 TIPS OCH RÅD Tjänsten Automatisk telefonist använder taligenkänning för att interagera med användaren. Du styr tjänsten genom att säga vad du vill göra, så försöker applikationen förstå och följa de anvisningar du har gett. Här följer några allmänna tips om metoder för att se till att din interaktion med tjänsten blir så smidig som möjligt: Tala naturligt Programvaran för taligenkänning är utformad för att arbeta med naturligt tal, vilket innebär att den fungerar bäst om du talar som du normalt brukar göra när du pratar med en annan person, snarare än med en maskin. Du behöver inte tala långsamt, högt eller artikulera tydligt tala bara naturligt. Du behöver inte vänta När Automatisk telefonist säger något kan du avbryta när som helst. Du behöver inte vänta tills applikationen har slutat tala. Det enda undantaget till detta är vid uppspelning av det första välkomstmeddelandet. Under välkomstmeddelandet mäter systemet bakgrundsbuller och under den här processen är det inte tillåtet att avbryta. Bullriga miljöer och högtalartelefoner: Applikationen kan få problem med att tolka vad du säger om du ringer från en bullrig miljö eller om du använder en högtalartelefon med mycket bakgrundsbuller. Om applikationen har svårt att förstå vad du säger bör du försöka minimera bakgrundsbullret eller använda telefonluren om det är möjligt.

3 FUNKTIONER 3.1 KOPPLING TILL NAMN 3.1.1 ENKEL VIDAREKOPPLING Ring upp den automatiska telefonisten (anknytning 2300) och säg namnet på den person som du skulle vilja kopplas till. Den automatiska telefonisten upprepar sin tolkning av vad du har sagt, så att du får möjlighet att rätta eventuella feltolkningar. Du kommer sedan att kopplas till personens anknytning, om ingen rättelse görs. Till exempel: Automatisk telefonist: Säg namnet på personen du vill tala med eller säg telefonist Maria Nilsson Automatisk telefonist: Maria Nilsson... Ett ögonblick Om Automatisk telefonist är osäker på om den har uppfattat det du sa korrekt ombes du bekräfta dess tolkning. Till exempel: Maria Nilsson Automatisk telefonist: Sa du Maria Nilsson? Ja Automatisk telefonist: Ett ögonblick Om Automatisk telefonist feltolkade det du sa kan du enkelt rätta till det: Maria Nilsson Automatisk telefonist: Malena Nilsson... Nej Automatisk telefonist: Säg för- och efternamnen på personen du vill tala med eller säg telefonist Maria Nilsson Automatisk telefonist: Maria Nilsson... Ett ögonblick

Du kan även rätta till feltolkningar genom att omedelbart upprepa namnet: Maria Nilsson Automatisk telefonist: Malena Nilsson... (Nej) Maria Nilsson Automatisk telefonist: Maria Nilsson... Ett ögonblick Om Automatisk telefonist inte har kunnat hjälpa dig efter ett antal försök (normalt tre) kommer du automatiskt att kopplas till en telefonist för att få hjälp. 3.1.2 FLERA PERSONER MED SAMMA NAMN Om det finns flera personer i systemet med samma namn kommer Automatisk telefonist att försöka skilja mellan dem genom att be uppringaren precisera, i tre steg: 1. Plats 3.1.2.1 Plats 2. Avdelning 3. Titel och fullständigt namn Om t.ex. platsstödet inte är aktiverat eller om det bara finns en möjlig plats, men fler än en person med samma namn där, går Automatisk telefonist vidare till nästa steg. Om det fortfarande finns fler än en möjlig träff när Automatisk telefonist har nått det sista steget i valet kan Automatisk telefonist inte fortsätta hjälpa dig. Samtalet kopplas då till en telefonist. Karl Jonsson Automatisk telefonist: Det finns fler än en person med det namnet. Menar du Karl Jonsson i Stockholm eller London? 3.1.2.2 Avdelning London Automatisk telefonist: Karl Jonsson i London... Ett ögonblick Om Automatisk telefonist har missförstått dig kan du säga Nej eller Avbryt, så kommer du tillbaka till föregående dialogtillstånd. Om platsinformationen saknas eller personerna befinner sig på samma plats, men har olika avdelningar registrerade i katalogen, kan Automatisk telefonist be dig ange vilken avdelning som personen du vill tala med tillhör.

Karl Jonsson Automatisk telefonist: Karl Jonsson... Det finns fler än en person med det namnet. Menar du Karl Jonsson på Utveckling, Utbildning eller Mänskliga resurser? Mänskliga resurser Automatisk telefonist: Karl Jonsson på Mänskliga resurser... Ett ögonblick Du kan även välja att omedelbart ange vilken avdelning den användare du söker tillhör om du vet att det finns flera personer inom organisationen som har samma namn. Till exempel: 3.1.2.3 Titel Maria Nilsson på Utveckling Automatisk telefonist: Maria Nilsson på Utveckling... Ett ögonblick Om plats- eller avdelningsinformation saknas eller om det inte gått att skilja mellan personerna genom att ange plats och avdelning går Automatisk telefonist vidare till att använda titlar för att försöka skilja mellan personerna. Janette Nilsson Automatisk telefonist: Janette Nilsson... Det finns fler än en person med det namnet. Vet du på vilken avdelning... Pediatrik... eller... Allergi? Pediatrik Automatisk telefonist: Janette Nilsson på Pediatrik... Det finns fler än en person med det namnet. Menar du sjuksköterskan Janette Nilsson... eller... doktor Janette Nilsson? Sjuksköterska Automatisk telefonist: Sjuksköterskan Janette Nilsson på Pediatrik... Ett ögonblick. 3.1.3 OM PERSONEN HAR EN HÄNVISNINGS-AKTIVITET FÖR TILLFÄLLET Om personen du vill tala med har en pågående aktivitet i hänvisningssystemet kommer Automatisk telefonist inte att koppla dig. I stället anger systemet informationen om den aktuella aktiviteten och vid vilken tid personen förväntas vara tillbaka (tillgänglighet). Karl Jonsson

Automatisk telefonist: Karl Jonsson... Lunch till 12:30 Normalt är en aktivitet associerad med en viss meny, där uppringaren ges flera kontaktalternativ, t.ex. lämna ett röstmeddelande eller kopplas till en kollega. Den här menyn motsvarar den meny som används i hänvisningssystemet (med några undantag). Om du vill välja ett menyalternativ upprepar du bara det tillämpliga alternativet. Till exempel: Karl Jonsson. Automatisk telefonist: Karl Jonsson... Lunch till 12:30. Vill du spela in ett röstmeddelande eller koppla samtalet till en telefonist? Röstmeddelande. Automatisk telefonist: Ett ögonblick. Om du inte vill välja något av de alternativ som läggs fram säger du Nej, för att försöka få tala med någon annan person: Karl Jonsson. Automatisk telefonist: Karl Jonsson... Lunch till 12:30. Vill du spela in ett röstmeddelande eller koppla samtalet till en telefonist? Nej. 3.1.4 RINGA TILL EN ANVÄNDARES MOBILTELEFON Normalt kopplar Automatisk telefonist dig till en användares kontorsanknytning, men du kan även kopplas till användarens mobiltelefon, genom att uttryckligen säga att du vill nå personen på mobilen eller på mobiltelefonen eller bara mobil eller liknande. Till exempel: Maria Nilssons mobiltelefon. Automatisk telefonist: Maria Nilssons mobiltelefon... Ett ögonblick Om personen inte har någon mobiltelefon eller om Automatisk telefonist har konfigurerats så att den inte tillåter att samtal kopplas till den användarens

mobiltelefon kommer Automatisk telefonist att informera dig om detta och fråga om du vill kopplas till någon annan. Till exempel: Peter Holmgrens mobiltelefon Automatisk telefonist: Peter Holmgrens mobiltelefon Vi har ingen information om det mobiltelefonnumret. Vill du pröva med någon annan i stället? 3.1.5 RINGA TILL EN AVDELNING Automatisk telefonist ger dig även möjlighet att kopplas till en viss avdelning eller befattning inom organisationen om den avdelningen har konfigurerats med en anknytning eller ett namn som Automatisk telefonist ska använda. Till exempel: Support Automatisk telefonist: Support... Ett ögonblick 3.1.6 RINGA TILL EN TELEFONIST Du kan alltid be att bli kopplad till en telefonist om du upplever problem med att bli kopplad till personen du söker. Dessutom fungerar det så att om Automatisk telefonist efter ett visst antal försök inte har lyckats hitta personen du söker kopplas du automatiskt till telefonist. Till exempel: Telefonist Automatisk telefonist: Telefonist... Ett ögonblick 3.2 NUMMERUPPLYSNING Du kan fråga Automatisk telefonist om en persons anknytning eller mobiltelefonnummer. Automatisk telefonist använder samma metoder för att förfina din sökning som i den normala funktionen för koppling till namn, vilket betyder att om det finns flera möjliga träffar så ombes du precisera avdelning eller plats. Om du vill ta fram anknytningen eller mobiltelefonnumret till en användare säger du vilket är telefonnumret till <namn>? eller vilket är mobiltelefonnumret till <namn>? eller bara telefonnummer till <namn>. Till exempel: Vilket är telefonnumret till Maria Nilsson? Automatisk telefonist: Telefonnumret till Maria Nilsson... <nummer> Vill du att jag upprepar numret?

Mobiltelefonnumret till Maria Nilsson? Automatisk telefonist: Mobiltelefonnumret till Maria Nilsson... <nummer> Vill du att jag upprepar numret?

Svara Nej om du vill gå tillbaka till huvudmenyn. Svara Ja om du vill att Automatisk telefonist ska upprepa numret. Systemet erbjuder två upprepningar av numret. Efter den andra upprepningen går Automatisk telefonist tillbaka till huvudmenyn. Automatisk telefonist klarar att hantera varianter av uttryck, t.ex. mobilnummer, anknytning osv. 3.2.1 BORTTAGNING AV NUMMERINFORMATION Det är möjligt att konfigurera Automatisk telefonist så att den inte lämnar ut anknytningen eller mobiltelefonnumret för en användare. Om en uppringare ber om ett telefonnummer som har tagits bort från nummerupplysningstjänsten svarar CMG Automatisk telefonist att ingen nummerinformation finns tillgänglig. 3.3 AKTIVITETSHANTERAREN 3.3.1 RINGA TILL AKTIVITETSHANTERAREN Aktivitetshanteraren i Automatisk telefonist nås genom att ringa till huvudnumret för Automatisk telefonist och växla dialog. Ett orienteringsmeddelande läses upp, följt av eventuella aktuella aktiviteter. När du ringer till huvudnumret för Automatisk telefonist hörs följande dialog: Automatisk telefonist: Säg namnet på personen eller avdelningen du vill tala med eller säg telefonist Aktivitetshanteraren Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Säg den aktivitet du vill registrera Aktivitetshanteraren fungerar endast för telefoner/anknytningar kopplade till universitetets växel. Dvs du måste ringa till Aktivitetshanteraren från ett känt telefonnummer. Om du ringer från ett okänt nummer kommer du att nekas åtkomst till Aktivitetshanteraren: Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Du ringer från ett okänt nummer. Du kan tyvärr inte använda den här tjänsten. 3.3.2 REGISTRERA EN AKTIVITET I HÄNVISNINGSSYSTEMET Alla aktiviteter som kan registreras i Min telefon (su.se/mintelefon) kan även ställas in genom att ringa till Automatisk telefonist. Automatisk telefonist kan bara registrera aktiviteter som startas direkt efter registreringen. Om du vill registrera en aktivitet ska du säga namnet på aktiviteten. Automatisk telefonist föreslår en tid då du väntas vara tillbaka. Om den tiden är okej behöver du bara vänta (eller säga ja ), så registrerar Automatisk telefonist aktiviteten. Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Säg den aktivitet du vill registrera

Lunch Automatisk telefonist: Lunch till 12:30... Aktiviteten har registrerats. Om du vill registrera en tid då du väntar dig att vara tillbaka säger du den tillsammans med aktiviteten: Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Säg den aktivitet du vill registrera Lunch till 14:00 Automatisk telefonist: Lunch till 14:00... Aktiviteten har registrerats. Om tiden då du väntas vara tillbaka inte är okej eller om den inte är den tid som du har angett är det enkelt att rätta till den: Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Säg den aktivitet du vill registrera Lun ch till 14:10 Automatisk telefonist: Lunch till 14:30... Nej, 14:10 Automatisk telefonist: Lunch till 14:10... Aktiviteten har registrerats. Om Automatisk telefonist missuppfattar säger du Nej, så börjar den om: Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Säg den aktivitet du vill registrera. Möt e till 14:15 Automatisk telefonist: Lunch till 15:45... Nej!

Automatisk telefonist: Säg vilken aktivitet du vill registrera. 3.3.3 TA BORT AKTIVITETER I HÄNVISNINGSSYSTEMET Automatisk telefonist kan ta bort aktuella aktiviteter. Obs! : Lägg inte på förrän meddelandet Aktiviteten har tagits bort har spelats upp. Om du bara har en aktivitet säger du ta bort när den hörs. Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Din aktuella aktivitet är lunch till 14:10. Hur kan jag hjälpa dig? Ta bort Automatisk telefonist: Tar bort lunch... Aktiviteten har tagits bort. Om du har fler än en aktivitet säger du namnet på den aktivitet som du vill ta bort: Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Du har två aktuella aktiviteter. Hur kan jag hjälpa dig? Ta bort lunch Automatisk telefonist: Tar bort lunch... Aktiviteten har tagits bort. Om du är osäker på vilken du vill ta bort säger du ta bort utan att precisera någon aktivitet. I det här fallet kommer Automatisk telefonist att läsa upp aktiviteterna, och du kan då välja en av dem. Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Du har två aktuella aktiviteter. Hur kan jag hjälpa dig? Ta bort Automatisk telefonist: Vilken aktivitet vill du ta bort lunch, möte eller alla? Lunch Automatisk telefonist: Tar bort lunch... Aktiviteten har tagits bort. Ring Automatisk telefonist: anknytning 2300 eller 08-16 2300 om du ringer från en telefon utanför universitetets växel

Du kan även ta bort alla aktuella aktiviteter samtidigt. Automatisk telefonist: Aktivitetshanteraren. Du har två aktuella aktiviteter. Hur kan jag hjälpa dig? Ta bort alla aktiviteter. Automatisk telefonist: Tar bort alla aktuella aktiviteter... Alla aktuella aktiviteter har tagits bort. Ring Automatisk telefonist: anknytning 2300 eller 08-16 2300 om du ringer från en telefon utanför universitetets växel