Glöm inte bort att du alltid kan söka i fältet ovan för att hitta hjälpartiklar om PP7.

Transkript

1 Tidrapportörmanual 1 Det är projektledaren som är centralfiguren för det projektinriktade företaget och i PP7. För att denne ska fungera effektivt krävs att all tillgänglig information finns till hands så snabbt som möjligt. I PP7 har projektledaren ett verktyg för att kunna planera och följa upp projektet löpande. Projektets kalkyl, prognos, planering, resultat och dokumentation är samlat på ett ställe. På det viset kan projektledaren ha full koll på projektet från offerering till fakturering. PP7 ger projektledaren koll på läget. Grunder Glöm inte bort att du alltid kan söka i fältet ovan för att hitta hjälpartiklar om PP7. Självhjälpsportalen Beskrivning av vyer och rapporter alla rutiner. Klicka på F1 eller gå till Hjälp-menyn för att hitta hjälpen. I PP7 använder vi oss av en Webb-hjälp, vilket innebär att hjälpfilerna finns tillgängliga på webben. I verktygsfältet kan Ni med hjälp av musen, även kallad pekdon, lägga till och radera information, markera utskrift av den information Ni arbetar med mm Dashboard första sidan Första, föregående, sök exakt, nästa eller sista post. Urvalslista Rensa/Lägg till Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post Rensa allt Rensar all data i vyn och ger möjlighet att registrera ny post. Spara Radera Rollbeskrivning, samt möjlighet att byta rollvy och företag, om det finns flera valmöjligheter. Önskar Ni arbeta med tangentbordet använder Ni istället funktionstangenterna. I PP7 finns flertalet snabbtangenter och genvägar med höger mus-knapp definierade. Hovra i systemet för att hitta olika genvägar och funktioner. På många ställen i PP7 återfinns en knapp med en grön pil. Använd den som en genväg till värdet som visas till vänster om pilen (t ex visas pilen till höger om kundnr så öppnas kundregistret med aktuell kund vald). Följande tangenter kan användas i PP7 för snabbare åtkomst till funktioner. Observera att alla funktionstangenter kanske inte fungerar i just ditt företags uppsättning av PP7. Tangent Funktion Skift+Tangent Ctrl+Tangent Alt+Tangent F1 PP7Help PP7Start F2 Spara post Ta bort post F3 Stäng aktiv vy F4 Visa urvalslista Skriv ut skärmbild Stäng aktiv vy Gå ur program F5 Rensa fält i aktivt fönster Förnya skärmbild Rensa allt F6 Framåt i tabordningen Bakåt i tabordningen Förflytta dig till föreg fönster Förflytta dig till nästa fönster F7 Föregående post Supersöka förg post F8 Nästa post Supersöka nästa post F9 Sök post Supersöka post Zoom F10 Till meny eller Zoom F11 Infoga rad Tidrapportörmanual 1

2 Tidrapportörmanual 2 F12 Tab Nästa Fält Föreg Fält Visa lista över paneler att gå till Home Söka registrets/rapportens första post End Söka registrets/rapportens sista post X Klipp ut C Kopiera V Klistra in D Återställ grundlayout I grid Öppna Registervård (enbart Admin) S Spara Öppna systemunderhåll (enbart Admin) N Ny post/rensa för inmatning Z Ångra senaste ej sparad inmatning F Öppna urvalslista A Markera all text H Stäng alla fönster O Öppna nytt företag U Öppna uppdragsvyn I mobilverisionen av PP7 finns inga funktionstangenter. I PP7 kan du alltid söka genom att skriva i sökrutan uppe till höger eller använda funktionstangenten F4. Du söker globalt i hela PP7. Du kan söka på data i systemet eller på namn på olika vyer. Ett exempel hämtat från demoföretaget som du kan testa själv: 1. Skriv Nora i sökrutan och klicka på ikonen eller tryck F4. 2. Sökresultatet ser du i bilden nedan. PP7-sök har hittat alla förekomster av ordet Nora i databasen. 3. Får du många sökresultat kan du välja att filtrera ditt sökresultat med droplistan som är rödmarkerad i bilden. 4. Notera att du nästan alltid (inte bara i PP7) kan använda kortkommandot CTRL+F för att söka i vyn du har framför dig. Sökresultatet ser du gulmarkerat. Tidrapportörmanual 2

3 Tidrapportörmanual 3 När man loggat in så visas den PP7Portal som man är behörig för. I Portalen finns ett antal grafer beroende på behörighet samt Uppgifter som säger om det t.ex. finns fakturor att attestera. Klickar man på en länk under Uppgifter så förflyttas man till relevant vy. Du kan också klicka i graferna för att komma till de vyerna som de beskriver. Det finns olika Dashboards beroende på vilken roll du har i företaget. Tidrapportör Information som rör en tidrapportör. De senaste veckornas tidrapportering, varning om tid inte är rapporterad, reseräkningar mm. Projektledare Information som är viktig för Projektledarna som sälj/crm, offert, projekt, uppdrag, tidrapportering, planering och rapporter. Tidrapportörmanual 3

4 Tidrapportörmanual 4 Avdelningsansvarig Information rör administratörer och ekonomer exempel fakturering, kund-, leverantörsreskontra, redovisning, rapporter och avstämningar. Chef Innehåller allt som är viktigt för avdelningsansvarig eller VD. VD eller Chefs meny innehåller allt som en projektledare har samt resultatanalys, resultatrapporter och likviditet. Dokumenthanteringen i PP7 gör att alla dokument som rör verksamheten kan samlas på ett ställe, kategoriseras och sparas i korrekt arbetsyta. Systemet kan hantera saker som: Lägga till/ta bort/flytta dokument Checka in/ut dokument Bifoga dokument som fakturabilaga Mallar Versionshantering Attestgång Skicka till e-postmottagare Länka dokument Peka på dokument Skapa PDF Dokument finns tillgängliga i följande arbetsytor i PP7: Projekt, Uppdrag, Kunder, Leverantörer, Offertprojekt, Offertuppdrag, Reseräkning, CRM, Inköp, Ärende, Förfrågan, UHObjekt, Anställda, Externa artiklar Tidrapportörmanual 4

5 För att dokumentsystemet skall fungera som det är tänkt måste det sättas upp korrekt. Uppsättning av Dokumentsystemet görs i PP7 Registervård. (Artikel om Dokumentkategorier ). Det som behövs sättas upp är: Dokumentkategorier Kategorier för var mallar ska hamna Mallar Tidrapportörmanual 5 För att lägga till ett dokument under t ex ett projekt, så markerar du vilken kategori (mapp) du vill att dokumentet ska hamna under. Sedan kan du dra in dokumentet från din dator och släppa det över dokumentfliken. Eller så klickar du på gem-ikonen för att välja en fil från en utforskare. När dokumenten väl är på plats, så visas kategorier som innehåller dokument med en pil framför. På vis vet man att kategorin innehåller dokument. Klickar du på kategorin, så visas dokumenten både i listan till höger, samt direkt i trädstrukturen. Hanteringen av filerna görs i listan till höger. Här har du snabbknappar för att ladda ned dokumentet till din dator och ta bort dokumentet. Det finns också en meny (tre prickar) för fler funktioner. Ladda hem Klicka på knappen för att ladda hem dokumentet till din dator. Du får du frågan om du vill Checka ut dokumentet och låsa det för andra användare. Om du svarar JA här, kommer en ny version av dokumentet att sparas och dokumentet blir låst för andra användare till dess att du checkar in det igen. Svarar du NEJ här, laddas dokumentet hem till din dator, men andra användare har fortfarande tillgång till dokumentet, och ingen ny version sparas. När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det. Checka ut Du kan också välja att direkt Checka ut ett dokument, utan att ladda ned det. Resultatet blir det samma som ovan, men utan att dokumentet laddas hem till din dator. När ett dokument är utcheckat, visas en text i rött i listan under dokumentets namn, med information om vem som checkat ut det. Checka in Om du har valt att checka ut och låsa för andra användare, så kan du också checka in dokumentet igen. Gör detta genom att klicka på meny-knappen (tre prickar) och välj Checka in. Du får nu frågan om du vill Checka in ett lokalt dokument. Om du har laddat hem och ändrat ett dokument, så ska du välja detta alternativ. På så sätt laddar du upp det nya dokumentet med ändringar och skriver över det befintliga. Annars kan du välja att enbart checka in genom att välja NEJ. Lägg till bilaga Detta alternativ är enbart tillgängligt i Uppdragsvyn, på PDF-filer. Det innebär att man kan lägga till PDF-filer som bilagor till sin kundfaktura. Välj Av-/Markera som bilaga i menyn för att lägga till eller ta bort bilaga. En bilaga får ett gem bredvid Tidrapportörmanual 5

6 sig i dokumentlistan, för tydlighet. Tidrapportörmanual 6 Följande roller finns i PP7 och kan appliceras på alla användare. Rollen sätts på användaren i modulen PP7 Systemunderhåll. Be er PP7 Ansvarig om hjälp om ni har funderingar över er roll. Utöver dessa roller finns också möjlighet att begränsa användaren att enbart se egna projekt, eller egna resultatenheter. Tidrapportör Ger möjlighet att endast lägga in tider, resor och arbetsorder på egen identitet samt skriva ut dessa, på webben och mobilen. Samarbetspartner Kan användas för att ge tillgång till delar av systemet för en samarbetspartner Arbetsledare 1-5 Kan användas till att skräddarsy en meny för arbetsledare, genom att ange vilka menyposter som skall visas under respektive arbetsledarroll. Arbetsledare Standard Som projektledare men utan Ärendehantering, CRM och Offert. Konsult Som projektledare men utan Inköpsmodulen. Planeringsmodulen finns. Projektledare Tillgång till allt en projektledare behöver. Avdelningsansvarig Samma meny som projektledare men med tillägget att de även ser ekonomisk översikt med budget/prognos samt flertalet utskrifter. OBS! Behörigheten är styrd till att visa enbart egna resultatenheter och bör ej kombineras med begränsning egna projekt! VD/Chef Samma meny som projektledare men med tillägget att de även ser ekonomisk översikt med budget/prognos samt flertalet utskrifter. En användare med denna roll får tillgång till hela företagets data utan begränsningar. Administratör 2 Ger behörighet i administrationsmenyn med undantag av leverantörsbetalningar samt vissa rutiner i registervård: Uppstart Organisation/Projekt/Redovisning/Kund- och Leverantörsreskontra Tidregistrering Anställda/Typ av resurs/katgorier/ Aktiviteter/Löneart/Tidkalender Registervård Valutor/Landkoder/Registrering av rapportmallar/rapporter/ppdesign Artiklar Tidrapportörmanual 6

7 Tidrapportörmanual 7 Artikelregister, externt/kund- och Projektrabatter/Hyresregister/Pris per resultatenhet/pris per resultatenhet och kund Årsrutiner Budgetregistrering/Budget-Prognos Årsbearbetningar Bokföringsperioder Verifikationsnummerserie Årsavslutsrutiner Administratör 1 Full behörighet i administrationsmenyn, vissa begränsningar i registervård: Uppstart /Organisation och projekt Registervård/Grundparametrar Årsrutiner Årsbearbetningar Bokföringsperioder Verifikationsnummerserie Årsavslutsrutiner Super Admin Full behörighet i administrationsmenyn samt registervård PP7 Ansvarig Full behörighet i PP7 samt registervård. Behörighet till systemunderhåll för att underhålla användare och licenser ges också. BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen visas alltid enbart inloggad användare i tidregistrering. Om projektledaren har begränsning egna projekt visas alltid enbart inloggad användare. I övriga portaler finns möjlighet att se och justera andra användares tid. Tidrapportering per dag finns i två versioner Ange total arbetad tid per dag, uppdrag, och artikel eller OB och Övertid räknas automatiskt utifrån start och sluttid per dag (bygglön). Här registrerar den anställde hur han eller hon har använt sin tid för resp. datum. All tidregistrering sker alltid på Uppdragsnummer. Vid godkännande av registrerade tider kommer dessa att överföras till den vanliga tidregistreringen. Kolumnerna i tidrapporteringen per dag bestäms vid uppsättning av PP7. Det är valfritt. Om Hämta OB/ÖT klickas i hämtas både olika OB timmar och övertidstimmar enligt byggavtalet. Bläddra till nästa dag genom F8 och Föregående dag Tidrapportörmanual 7

8 F7. Tidrapportörmanual 8 Anställd Ange din identitet/initialer (bör vara samma som inloggningsidentitet). Då hämtas det fullständiga namnet automatiskt. Tidperiod Ange tidperiod som ska registreras. Datum intervall för vardagar på tidsperioden visas. Kolumn 1 Arbetad tid Ange arbetad tid för angiven dag. Kolumn 2 Övertid 1 Ange ev arbetat antal timmar övertid 1. Rader Tidrapportering per dag Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer. Datum Ange datum som ska registreras. F7 föregående dag F8 nästa dag. Uppdrag Ange Uppdrag och namnet på detta visas. Aktivitet Om företaget arbetar med aktiviteter, anger man det här. Annars hoppas det över. Rader Övriga artiklar Här kan anges tid eller övriga artiklar som inte finns i kolumner på föreg sida. Tidrapportering med kbr = kontodel 5 = i detta fall Bil. Vid radregistrering visas automatiskt nästa radnummer. Datum Ange datum som ska registreras Uppdrag Ange Uppdrag och namnet på detta visas. Tidrapportörmanual 8

9 Aktivitet Tidrapportörmanual 9 Om företaget arbetar med aktiviteter, anger man det här. Annars hoppas det över. Artnr Registrera den artikel som anger vilken typ av arbete som har utförts, till exempel konsultarbete, servicearbete eller mil om man har det upplagt i artikelregistret. Benämning Här visas en benämning för varje registrering man gör i fälten innan och sist då artikelns benämning. Fältet kan ändras. Antal Här anger man det antal som ska kostnadsföras och ev. faktureras. Kostpris Här visas den kostnaden som går till redovisningen. Apris Här visas kundpriset, vilket kan ändras. Fakturering Vill man föra över rad till fakturering anger man här J (Ja). I annat fall N (Nej). Text Extra textfält överförs även till Fakturering. Godkännande Är antal timmar större eller mindre än antal timmar som ska vara i veckan kommer frågan om tiden som är för mycket ska läggas till tidbank eller om tiden är för lite om det ska hämtas från tidbank. Vill du lägga 5 timmar till tidbanken svara Ja och lägg 5 i till tidbank som i exemplet. Visas endast om behörighet finns att godkänna tidrapporten. Efter att godkännade gjorts ska fastställande och överföring till fakturering göras av behörig person. Styrning via parameter om godkännade görs av respektive anställd som registrerar sin tid eller om det är någon annan som ska godkänna tidrapporten. Om den parametern inte är satt så visas knappen endast i administrationsmenyn. Godkännade innebär att tiden förs över till tidregistrering samt att tidregistreringsfastställande och överföring till fakturering kan göras. Raderna går därefter inte längre går att ändra i tidrapporteringsvyn. Ska en ändring göras gör detta genom en kreditrad och lägg därefter in den rad du skulle ha. OK/Avbryt När registreringen är klar, godkänn med OK och gå ur rutinen med Esc eller Avbrytknappen. Är man inloggad i administratörsportalen så blankas alla uppgifter i denna vy vid OK, för att det ska vara lätt att registrera tid för ny person Tidrapportörmanual 9

10 1. Börja med att ange en identitet eller initialer på den anställde i kolumnen Anställd. Därefter hämtas den fullständiga informationen automatiskt. 2. I kolumnen Vecka kommer nu den senast angivna direkt. I övriga menyer behålls anställd vid OK för att samma person ska snabbt kunna registrera tid på ny vecka. tidsperioden/löneperioden att hämtas in automatiskt. Det går även bra att själv ändra tidsperioden. 3. Välj i kolumnen Uppdrag vilket uppdrag du vill tidsregistrera i. När du fyllt i uppdragsnumret kommer uppdragsnamnet automatiskt upp. Här kan du välja att tidregistrera för flera uppdrag som du deltagit i under tidsperioden. Genom att skapa en ny rad och mata in ett nytt uppdragsnummer. 4. Därefter väljer du vilken typ av Aktivitet som ska registreras. (OBS! Om företaget inte använder sig av aktiviteter hoppar man över denna punkt!) 5. Välj det Artikelnumret som anger vilken typ av arbete som har utförts. T.ex. Arbete, projektledning eller möten om man har det upplagt i artikelregistret. 6. Fyll sedan i antal timmar från Mån-Sön. (Är det ett löpande uppdrag kommer Fakturering och Klar bockas i automatiskt för att föra över rad till fakturering direkt) 7. Fyll också gärna i en text som beskriver dina arbetsuppgifter. 8. Tryck på Spara om du fyller i tiden varje dag och tryck Godkänn vid veckoslutet för att attestanten ska se att du är klar med din tidregistrering. Observera att det kan vara skillnader för hur tidrapporteringen är uppsatt på ditt företag. En del företag behöver inte spåra aktiviteter och då finns inte det fältet med. På en del företag har man valt att tidrapportörerna inte ska hantera vilka rader som ska faktureras eller inte. Kolumnen för Fakturering kommer inte då heller att synas. Tidrapportörmanual 10 Tidrapportörmanual 10

11 Tidregistrering Tidrapportörmanual 11 I den här vyn registreras hur de anställda har använt sin tid under tidsperioden. Antingen registreras tiden av den anställde själv eller någon annan gör detta. Oftast har man då någon form av tidrapporter som underlag. Allt fler går dock emot att de anställda har tillgång till PP7 i sin telefon och där de själva rapporterar sin tid. I PP7 för Windows och i Web versionen av PP7 kan den som har behörigheten projektledare eller högre registrera och administrera tid för andra än dig själv. Men det beror på vad man har för inställningar i ditt företags installation av PP7. Om projektledaren har begränsning till att se bara sina egna projekt visas alltid enbart inloggad användare. I Mobilappen kan du som användare bara rapportera tid för dig själv. När du känner dig nöjd med din tidrapport för veckan är det bra om du godkänner den. Då signalerar du till den som ska godkänna (attestera) din tidrapport att du är klar med tidsperioden. När din tid är registrerad och attesterad kan den exporteras till ert lönesystem. Registrerade tidsrader kan/ska överföras till: 1. Fakturering om det är ett löpande jobb med kundens pris och antal som ska faktureras. 2. Upparbetade kostnaden överförs till Redovisning/Projekt. 3. För löneutbetalning överförs tidsraderna till lönesystem. Förutsättning för detta är att registrerad artikel har angivit. Den registrerade artikeln är i sin tur kopplad till en löneart som talar om för lönesystemet hur tiden mm ska behandlas. BEHÖRIGHET! I PP7Tid-modulen och Projektledareportalen (vid begränsning egna projekt) i går det ej att ändra anställd! Tidrapportörmanual 11

12 Tidrapportörmanual 12 Ange först er identitet i Anställd. Nr Reseräkningens nr. Hoppa över fältet sätts automatiskt. Vill du titta på en gammal reseräkning, klicka upp urvalslistan och välj reseräkning. Lkod (Landkod anges enbart om det gäller utlandstraktamente) Markera Traktamente reseräkningen även ska generera traktamente. Fyll i det uppdrag som Reseräkningen ska hamna som kostnad under. Syfte Syfte med resan Till Destination Om avdrag för mat eller tillägg ska skapas, markera varje dag i listan med de avdrag eller tillägg som skall utgå. Har du utlägg, representation eller milersättning, använd respektive flik och ange dina belopp manuellt OBS! Är reseräkningen attesterad kan den inte ändras. Tidrapportörmanual 12