Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor kommentar Evolution och närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Ja Nej Evolution och Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Ja Nej Ingår i protokollet. Evolution och Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Ja Nej Ingår i protokollet. Evolution och närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Ja Nej Ingår i protokollet. Evolution och Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Ja Nej Ingår i protokollet. Omröstningslistor/voteringslistor Offentlig dialog Medborgarförslag Evolution Nej I ärendeakt Protokollsutdrag/Beslut KFN Evolution I delgivningsärende Redovisa delegation Delegationsbeslut Evolution/Närarkiv Nej Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Tillhör ärendet/akten. Tjänsteutlåtande och beslut. Finns inte hos KoF 1

2 Tillsätta och entlediga förtroendevalda Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Evolution Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Evolution Hanteras av KLK Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Tjänsteskrivelse/Yttrande Evolution I protokoll Interpellation Fråga Återkoppla till förtroendevalda Förekommer inte KoF, allt i nämnd 1. 3 Verksamhetsledning Styrande dokument Delegeringsordning Evolution/G Nej I ärendeakt Förslag till förändrad delegeringsordning Evolution Nej I ärendeakt Protokollsutdrag/beslut Evolution Reglemente Evolution/G Nej Antas i fullmäktige. Planer, verksamhetsledning Evolution/G/Intranä t Nej Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Policy Evolution/G Nej Antas i fullmäktige eller nämnd. Riktlinjer Evolution/G Nej Antas i nämnd. Handlingsprogram Evolution/G Nej Förebyggande verksamhet. 2

3 Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker kommentar Evolution/G Nej 1 arkivex bevaras. Övriga vid inaktualitet. Lathundar inaktualitet Evolution/G Nej Gallras när ny version upprättats. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär inaktualitet Evolution/G Nej Klassificeringsstrukturer Evolution/G Nej er Evolution/Närarkiv Nej I ärendeakt Taxor och avgifter Evolution/Närarkiv Nej I ärendeakt årligen Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Evolution Nej Attest- och utanordningsbehörigheter Evolution/G Nej Attestregister Evolution Nej Delegationer rörande övergripande ansvar Evolution Nej T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar G Nej Nej T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer. Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Evolution Nej Originalhandling hos HR-specialist 3

4 Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Evolution Nej Protokoll Löneöversyn Evolution Nej Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Evolution Nej Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Intranät Nej Originalhandling hos HR-specialist Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Intranät Nej Originalhandling hos respektive chef Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar (APT)/ arbetslagsmöten Intranät/G Nej Kallelse med bilagor 1 år Hos handläggare Nej Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2 år. Planering och uppföljning 1. 4 av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget med flerårsplan Evolution Nej Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. 4

5 Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag) 10 år Evolution Tillhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. Nej Målsättningar Evolution Nej Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Evolution Månadsuppföljningar 1-3 år Nej Delårsrapport Evolution Nej I ärendeakt Underlag delårsrapport/-bokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Evolution Tillhör ärendet om delårsrapport som registreras i samband med ärendets behandling. Nej Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Intern kontroll Begära ökat anslag/tilläggsbudget 1-3 år Evolution Nej Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. 5

6 Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Evolution Nej Beslut/protokollsutdrag Evolution Nej Investeringar Beslut/protokollsutdrag Evolution Nej 1. 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Granskning av ledningssystem, resultat av Evolution Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag inaktualitet Evolution Kvalitetsdokument Evolution Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Åtgärdsplaner kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Avser inrapporterad uppföljning på Uppföljning av mål Evolution verksamhetsnivå. 6

7 Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Uppföljning av verksamhet och kvalitét Evolution Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Evolution Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Evolution Nej I ärendeakt Riskanalys vid större förändring Evolution Nej I ärendeakt Rapporter, uppföljning Evolution Nej I ärendeakt Protokollsutdrag/beslut Evolution Nej I ärendeakt Avvikelserapporter Evolution Nej I ärendeakt Checklistor Evolution Nej I ärendeakt Dokumentation Evolution Nej I ärendeakt Analyser Evolution Nej I ärendeakt Kontroller Evolution Nej I ärendeakt Beslut Evolution Nej I ärendeakt Enkät Enkäter, egenproducerade med intern eller extern mottagare Evolution/G Nej Svaren kan vid inaktualitet om sammanställning har gjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläret bevaras. Statistik Statistik, allmän av betydelse G Nej Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet 7

8 Statistik, verksamhetsspecifik G Nej Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Evolution Tjänsteutlåtande Evolution Protokollsutdrag/Beslut Evolution Synpunkter och klagomål Hanteras i Flexite Synpunkter och förslag Synpunkter och förslag av vikt Flexite Nej Synpunkter och förslag av rutinartad allmän karaktär 2 år Flexite Nej Klagomål Skrivelser Evolution Nej Protokollsutdrag/Beslut på klagomål Evolution Nej Klagomål av vikt Flexite/Outlook Nej Flexite, Evolution Klagomål av rutinartad allmän eller hos karaktär 2 år handläggare Nej Medborgarförslag Medborgarförslag av vikt Evolution Nej Medborgarförslag av rutinartad allmän karaktär 2 år Evolution Nej Anmälan enligt lag Anmälan om kränkande behandling Flexite Ja Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet 8

9 Utredning/rapport Flexite Ja Forum för samråd Protokoll/minnesanteckningar Hos handläggare/g Nej Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Hos handläggare/g Nej Skrivelser från representanter i samråd Hos handläggare/g Nej Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här Juridiska handlingar Övriga juridiska handlingar Dom Evolution/Närarkiv Dom för kännedom inaktualitet Evolution/Närarkiv paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). Dom följer ärendet. Ev delgivning 9

10 Kallelse till förhandlingar Evolution/Närarkiv Tjänsteanteckning av vikt Evolution/Närarkiv paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Tjänsteanteckning, rutinmässiga kommentar Evolution/Närarkiv Stämningsansökan Evolution/Närarkiv Yttrande, egna Evolution/Närarkiv Yttrande från motpart Evolution/Närarkiv Fullmakt Evolution/Närarkiv paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Tjänsteanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. inaktualitet, dock de senast vid arkivläggning. 10

11 Föreläggande Evolution/Närarkiv Protokoll Evolution/Närarkiv PM, promemoria Evolution/Närarkiv Korrespondens av vikt Evolution/Närarkiv paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Korrespondens, rutinmässig kommentar Evolution/Närarkiv Underlag för framställt krav Evolution/Närarkiv paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. inaktualitet, dock de senast vid arkivläggning. Överklagande av beslut Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. 11

12 Tjänsteskrivelse Evolution Besvärshänvisning Evolution Inkommen överklagan Evolution Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Evolution Avvisning av för sent inkommet överklagande Evolution Beslut om omprövning Evolution Beslut från högre instans Evolution paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet 12

13 Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Evolution Nämndens yttrande till högre instans Evolution Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid inaktualitet Evolution JO-anmälan Evolution paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Avtal ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här. Avtal Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Evolution paragraf följer ärendet För avtal gällande upphandling, se 2. 6 Inköp och försäljning Exempelvis avtal som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal ingångna genom upphandling. 13

14 Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Gallras 2 år efter upphörd giltighet Evolution Komplettering av avtal/ kontrakt av principiell betydelse Evolution Gallras 2 år efter Komplettering av avtal/ kontrakt av upphörd tillfällig betydelse giltighet Evolution Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser kommentar G/Evolution Nej paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Om huvudavtal registreras ska även detta registreras. Omvärldsanalyser som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse vid inaktualitet Redovisningar från externa projekt och utredningar som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse vid inaktualitet Redovisningar från externa projekt och utredningar kommentar G/Evolution Nej Redovisningar från studiebesök och konferenser inaktualitet Hos handläggare Nej I ärendeakt Projekt även under samarbetsprojekt Förstudier Tjänsteskrivelse G Nej Beslut G Nej Direktiv G Nej Plan G Nej 14

15 Utvärdering G Nej Sammanställning G Nej Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan G Nej Beslut om inledande av projekt G Nej Avtal G Nej Anteckningar från möten kommentar G Nej Beslutsförteckningar G Nej Projektanvisningar G Nej Projektdirektiv G Nej Projektplan G Nej Korrespondens G Nej Deltagarförteckningar G Nej Teknisk plan G Nej Resursplan G Nej Tidplan G Nej Utvärderingar G Nej Delrapporter G Nej Förteckning över styrgruppens medlemmar G Nej Styrgruppens protokoll G Nej Broschyrer och annat egenproducerat material G Nej Tidningsannonser G Nej Hemsidor G Nej Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter 15

16 Budget G Nej Bokföringsplan G Nej Revisionshandlingar G Nej Ansökningar och beslut om utbetalningar G Nej Ekonomisk slutredovisning G Nej Slutrapporter G Nej Handbok G Nej Enkät, upprättad G Nej Enkätsvar, inkomna 2 år G Nej Sammanställning av enkätsvar G Nej Fakturor 10 år G Nej Intervjuer Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi Observationsanteckningar Underlag för budgetberäkning 2 år efter projektets slut G Nej 2 år G Nej 2 år G Nej 2 år efter projektets slut G Nej 10 år G Nej Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport 16

17 Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter EU-projekt slutbetalning. Innan projektet startar Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan G Nej Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan G Nej Kopia i projektdokumentationen. Projektansökan G Nej Kopia i projektdokumentationen. Projektbeslut G Nej Kopia i projektdokumentationen. Fördjupad projektplan G Nej Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Partnerskapsavtal G Nej Medfinansieringsintyg. Samverkansavtal G Nej Kopia i projektdokumentationen. Kontrakt G Nej Kopia i projektdokumentationen. Korrespondens av vikt G Nej Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning G Nej Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i Underlag och uträkningar G Nej projektdokumentationen. 17

18 Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan G Nej Kopia i projektdokumentationen. Under projektets gång Ansökan om utbetalning G Nej Lägesrapporter G Nej Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Korrespondens G Nej Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. Information om partners och underleverantörer G Nej Information om deltagare G Nej Deltagarförteckningar, kursintyg. Avtal Evolution/G Nej Partnerskapsavtal Evolution/G Nej Protokoll från styrgrupps- och projektmöten G Nej Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer 18

19 Avsiktsförklaring Evolution/G Nej Revisionsintyg G Nej (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. Rapporter G Nej Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. Plan G Nej PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Pressmeddelanden G Nej Om det egna projektet Strategi-/handlingsplan G Nej För implementering av projektresultat Uppdragsbeskrivning G Nej Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare Marknadsförings- och informationsmaterial G/Närarkiv Nej Hemsida externt/intranät G Nej Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. 19

20 Information av allmän karaktär Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Arbetsplaner, tidsplaner Arbetstidsredovisning Friställningsintyg för offentligt anställd personal (ERUF) Avräkningsplan för förskott Fullmakter för projektledaren Deltagarrapportering till SCB inaktualitet G Nej Från programförvaltande myndigheter i Sverige inaktualitet G Nej Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för inaktualitet G Nej revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för inaktualitet G Nej revision För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt inaktualitet G Nej för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för inaktualitet G Nej revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för inaktualitet G Nej revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för inaktualitet G Nej revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista inaktualitet G Nej tidpunkt för revision 20

21 UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildningsmaterial, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards inaktualitet G Nej inaktualitet G Nej inaktualitet G Nej inaktualitet G Nej T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 21

22 Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Utdrag ur LÖNELISTA inaktualitet G Nej inaktualitet G/Heroma Nej inaktualitet G Nej Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalavdelningen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppning sprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör inaktualitet G Nej inaktualitet Evolution/G Nej Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 22

23 Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter inaktualitet G Nej inaktualitet G Nej inaktualitet G Nej Rekryteringsärenden G Nej Budget med kalkyler G Nej Ekonomisk redovisning G Nej Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. 23

24 Verifikationer Bank- och postgirobetalningar Ekonomiska transaktioner Administrativa kostnader Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) kommentar G Nej kommentar G/Kommers Nej kommentar G Nej kommentar G Nej kommentar G Nej kommentar G/Heroma Nej Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Upphandlingsärenden G/Kommers Nej De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den uppkommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling 24

25 Avsluta projektet Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i Beslut om avslut G Nej projektdokumentationen. Inbjudningar, anmälningar, Information om presentationsmaterial. Kopia i projektresultat/avslutat projekt G Nej projektdokumentationen. Utvärderingsplan G Nej Kopia i projektdokumentationen. Korrespondens av vikt G Nej Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i Rapporter G Nej projektdokumentationen. Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet G Nej Kopia i projektdokumentationen. Revision av projektet Revisionsärende Hos respektive avdelning Samverka externt Samverkansavtal G Nej Överenskommelse G Nej Minnesanteckningar 2 år G Nej Protokoll Allmänna handlingar och 1. 7 arkiv Post och postöppning i värdkommu nen. G Nej Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. 25

26 Rutiner för postöppning Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar kommentar inaktualitet Nej Hos nämndsekretarare Registeraras Nej 1 arkivex bevaras. Övriga vid inaktualitet. Klassificeras under Styrande dokument Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende klassificeras här. Om det finns ärende så ingår förfågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker. Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen lämnas ut utlämnande Hos handläggare Registeraras I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras annars kan de vid inaktualitet. Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen nekas helt eller delvis att lämnas ut kommentar Hos handläggare och Evolution Beslut om att inte lämna ut allmän handling helt eller delvis Evolution Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Inkommen begäran som nekats kan alltså tidigast efter tre veckor. 26

27 I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de vid inaktualitet. Kopior av utlämnade handlingar kommentar Evolution Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Evolution Beslut/dom från kammarrätten Evolution Redovisa information Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Kopior av de utlämnade handlingar där uppgifter maskats kan alltså tidigast efter tre veckor. Ärendekort kommentar Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Arkivbeskrivning Evolution Ska upprättas enligt ArkL 6. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Evolution OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Klassificeringsstruktur Evolution, se kommentar Klassificeras under Styrande dokument Evolution Vårda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Gallras, se kommentar Klassificeras under Styrande dokument I pärm hos handläggare Nej Gallras när handlingarna återlämnats 27

28 Arkivförteckning Hantera arkivleveranser kommentar Evolution Registeraras Nej Leveransreversal/leveranskvitto Närarkiv Nej Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen hålls aktuell. Original bevaras hos arkivmyndigheten (kommunarkivet), kopia skickas till förvaltningen Avhända allmänna handlingar Begäran om övertagande av handlingar Evolution/Närarkiv Nej Kräver beslut i kommunfullmäktige. Protokollsutdrag/beslut om avhändande Evolution/Närarkiv Nej Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Evolution Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Avtal om lån/förvaring av handlingar Gallra allmänna handlingar Evolution och närarkiv T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan Evolution/Närarkiv, se kommentar Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under Styrande dokument Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Evolution/Närarkiv I ärendeakt Gallringsbeslut, särbeslut Evolution/Närarkiv 1. 8 Tillsyn och Revision 28

29 Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotok oll Evolution/Närarkiv Nej i ärendeakt Begäran om yttrande Evolution/Närarkiv Nej i ärendeakt Yttrande/svar Evolution/Närarkiv Nej i ärendeakt Protokollsutdrag/beslut Evolution/Närarkiv Nej i ärendeakt Beslut från revisionen Evolution/Närarkiv Nej i ärendeakt Tillsyn från tillsynsmyndighet Meddelande om förestående inspektion Gallras Outlook Nej Tillsynsrapport/inspektionsprotok oll Evolution/Närarkiv Nej Underrättelse om inkommen anmälan Evolution/Närarkiv Nej Här klassificeras handlingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn, t.ex. av arkivmyndigheten. När den egna verksamheten utför tillsyn klassificeras dessa handlingar under sitt eget område. Begäran om uppgifter/yttrande Evolution/Närarkiv Nej Yttrande/svar Evolution/Närarkiv Nej Protokollsutdrag/beslut Evolution/Närarkiv Nej 29

30 1. 9 Beslut/dom Evolution/Närarkiv Nej Kontrollplan Evolution/Närarkiv Nej Register över ansvariga Evolution/Närarkiv Nej Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Remisser, undersökningar och statistik 2 år Evolution/Närarkiv Nej Egenkontroll Externa remisser Remisser, inkomna från kommunextern avsändare Evolution/Närarkiv Nej Yttrande/svar Evolution/Närarkiv Nej kommentar ovan Protokollsutdrag/Beslut Evolution Nej kommentar ovan Beslut från remitterande organ Evolution Nej kommentar ovan Externa undersökningar Remisser som besvaras bevaras i aktuell ärendeakt, annars i ärende om delgivningar. Inkomna enkäter kommentar Evolution Nej och bevaras om de är av vikt annars vid inaktualitet 30

31 Svar på inkomna externa undersökningar kommentar Evolution Nej ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars vid inaktualitet efter att sammanställning gjorts Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Statistiska uppgifter som lämnats till annan myndighet Dataskydd Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud inaktualitet Outlook Nej inaktualitet Outlook Nej Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen inaktualitet Evolution/Närarkiv Nej I ärendeakt Avanmälan av personuppgiftsombud inaktualitet Evolution/Närarkiv Nej I ärendeakt Personuppgiftsansvariges förordnande av personuppgiftsombud Evolution/Närarkiv Nej I ärendeakt Personuppgiftsansvariges entledigande av personuppgiftsombud Evolution/Närarkiv Nej I ärendeakt Samtycken 31

32 Samtycken/ återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Personuppgiftsbiträdesavtal Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration Mötesplanering Beställningar av fika och lokaler inaktualitet Evolution/Pärm hos nämndsekretarare Respektive personuppgiftsombu d Hos respektive avdelning Nej Uppdateras kontinuerlig t G Nej 1 år Hos nämndsekretarare genomföran de Hos handläggare Nej Nej Genomföra möten Kallelse Evolution Hos handläggare Nej Nej Justeringsanslag vunnit laga kraft Kommunal anslagstavla/kommu nens hemsida Nej Nej 32

33 Administration av 2. 2 förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister FMS Nej Nej Hanteras av KLK Samtycke enligt PuL/dataskyddsförordningen kommentar Klassificeras under Samtycken Beställning av användarkonto kommentar Nej Kontohantering klassificeras under Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. förbindelse kommentar Ja Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Avtal lån av surfplatta kommentar Hos handläggare Nej Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Ersättning och arvoden till förtroendevalda Lönelista Heroma Registeras Ja Transaktionsfil/lönefil 2 år Heroma Registeras Ja Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar Evolution/G/Hos etc.) 10 år nämndsekretarare Registeras Ja Utveckla förtroendevaldas kompetens Sköts av KLK 33

34 Avtacka/hedra förtroendevalda Riktlinjer för gåvor Evolution, intranät Nej Nej Register över gåvor Informera och 2. 3 kommunicera internt Internt informationsmaterial Omvärldsbevakning Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning Intern webb inaktualitet Evolution Nej Nej Beskrivning av valbara gåvor. inaktualitet inaktualitet Notified-extern pressbevakningstjän st Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. Nej Hos handläggare/närarki v Nej 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet. Hos handläggare/g eller Flickr Nej Handböcker/interna rutiner Intranätet Evolution Nej Nej Klassificeras under Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Projekt- och samarbetsytor på webben Samarbetsytor inaktualitet Varierar Nej Nej Informationen måste ha sparats på annan plats. Projektytor inaktualitet Varierar Nej Nej Informationen måste ha sparats på annan plats. Dokumentbibliotek inaktualitet Varierar Nej Nej Informationen måste ha sparats på annan plats. 34

35 Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar inaktualitet Hos handläggare Nej Nej inaktualitet Hos handläggare Nej Nej 2. 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande Leverantörsreskontra Utbetalningar kultur-fritidsstöd, FRI, typ 370 Internfakturering mm, typ 14x Kundreskontra Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Anläggningsreskontra Fakturera internt Underlag Interndebitering/kostnadsfördelnin g Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret kommentar Registeras Nej Underlag för import av betalningsposter från fakturasystemet FRI till redovisningssystemet, ROR. Förvaras i affärssystemet Förvaras på papper ellerdigitalt hos registrerande förvaltning. Registeras Nej 2 år IOF Nej 10 år IOF Nej 35

36 Bokföringsorder Avstämningslista 10 år IOF Nej 2 år IOF Nej Löpande bokföring/redovisning Bokföringsorder på papper, typ 230 Gallras 10 år efter redovisning såret Budgetverifikationer, typ 6xx Dagskasserapport Sammanställning över swishbetalningar Ekonomiska anspråk Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras tio år efter redovisning såret Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning Förvaras hos registrerande/säljan de förvaltning. Sammanställning förvaras hos registrerande förvaltning. Kan förvaras som datafil eller papper. Nej Nej Nej Gemensam dagskasserapport/verifikation upprättas över den aktuella periodens försäljning (kontant, kort, swish) och är räkenskapsmaterial. Dagskasserapporten i original ska vara signerad av den som upprättat den. Kopia på dagskasserapport ingår i dagbokföringen, typ 220. Nej Sammanställning med transaktionsdetaljer över swishbetalningar bör tas ut med månadsintervall och är att betrakta som räkenskapsmaterial Taxering och skatteredovisning Utbetalningar 36

37 Utbetalning av handkassa Inbetalningar Kontantkassa Kassarullar 2. 5 Babs-kvitton, kassakvitton Finans- och skuldförvaltning Förvalta finanser Inkommande bidrag 10 år 10 år 10 år Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning Statsbidrag Evolution Inlån Utlån Borgen T.ex. Statens Kulturråd. Innehåller ansökan, beslut och redovisning Utdelningar och koncernbidrag Ägartillskott 2. 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Avropa från ramavtal Offert Beställningsbekräftelse inaktualitet Nej Nej inaktualitet Nej Nej OSL 19 kap 3 37

38 Garantibevis Följesedel inaktualitet Nej Nej inaktualitet Nej Nej Genomföra direktupphandling Ramavtal Kommers, Avtalsdatabasen OSL 19 kap 3 Förfrågningsunderlag/upphandling sdokument direktupphandling Offerter inaktualitet Kommers, Evolution, Avtalsdatabasen Evolution, Avtalsdatabasen Nej Förvalta avtal Avtalsuppföljning Avtalsförlängning Kommuninterna tjänster OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 För hantering av avtal se Juridiska handlingar Hantera kunder, beställningar, leveranser, klagomål etc. Till exempel i samband med intraprenader när tjänster säljs till förvaltningar, Repro mm. Hela processen - både köp och sälj av interna tjänster, utom fakturering (se ekonomi) Personaladministration Rekrytera personal Annons, arbetsanalys och kravprofil Verksamhetssystem Förvaras i rekryteringsverktyget 38

39 Sammanställning över sökande 2 år Verksamhetssystem Ansökningar, ej erhållen tjänst 2 år Verksamhetssystem Ansökningshandlingar, CV, Närarkiv plan 5, personligt brev, betyg/intyg Rådhus Skåne Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan 2 år Verksamhetssystem Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka 2 år Verksamhetssystem Anställa personal Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Anställningsavtal, anställningsbevis Uppdragsbeskrivning Introduktionsplan för medarbetare inaktualitet På grund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt. Nej Beställning av användarkonto kommentar Kontohantering klassificeras under Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Beställning av passerkort och tjänsteid-kort, SITHS-kort kommentar Klassificeras under Skydda byggnader och egendom Kvittens för nycklar och passerkort, SITHS-kort kommentar Klassificeras under Skydda byggnader och egendom 39

40 Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Förbindelser rörande sekretess och tystnadsplikt Tjänstebilsavtal Registerutdrag från belastningsregistret enligt 2013:852 Registerutdrag enligt skollagen 2010:800 kommentar Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Finns med i anställningsavtal Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Registerutdraget uppvisas men behålls ej, dock görs en notering personalsystemet. Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Bemanning och ledigheter Ledigheter Heroma Nej Alla ledigheter registreras i personalsystem Byte av semesterdagstillägg mot Närarkiv plan 3, ledig tid 2 år Rådhus Skåne Nej Förvaras hos Lönesupport mesterlistor inaktualitet Hos respektive enhet Nej Nej Administrera anställningar Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Utredning av bisyssla inaktualitet Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Nej Förvaras i personalakt Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt Personalhälsa Sjukanmälan Verksamhetssystem i personalsystem 40

41 Läkarintyg (ej rehabiliteringsärenden) 2 år Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg Läkarintyg i samband med rehabilitering Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Rehabiliteringsutredning Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation i samband med rehabmöten Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsfö rmågebedömning via AME Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation och handlingar från Försäkringskassan Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg Behandlingskontrakt och återkoppling Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om förstadagsintyg Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Verksamhetssystem/ Närarkiv plan 5 Rådhus Skåne Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Verksamhetssystem/ Handlingar och beslut rörande omplacering Närarkiv plan 5 Rådhus Skåne Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg/personalakt OSL kap Förvaras i personalakt. OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg/personalakt OSL kap 39 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem 41

42 Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner Lönesamtal Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Fritidsstudie, beslut inaktualitet eller när anställning avslutas Hos respektive chef Nej Ja inaktualitet eller när anställning avslutas Hos respektive chef Nej Ja Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Nej Nej Förvaras i personalakt Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Nej Nej Förvaras i personalakt Disciplinåtgärder för personal Dokumentation om misskötsamhet Verksamhetssystem Ja Förvaras i rehabiliteringsverktyg Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Underlag, yttrande inför disciplinär åtgärd samt beslut. Ja Förvaras i personalakt. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs beträffande underlag. Polisanmälan kommentar Ja Klassificeras under Anmäla till polis Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Intranät Inbjudan inaktualitet Hos respektive Handläggare 42

43 Avsluta anställning Uppsägning på egen begäran Ansökan om pension Besked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Avslut av anställning genom överenskommelse Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne/verksamhetss Förvaras i personalakt/ ystem ärendehanteringssystem MBL-protokoll Verksamhetssystem Förvaras i ärendehanteringssystem Tjänstgöringsbetyg, kopia Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg, kopia 2 år Verksamhetssystem Förvaras i verksamhetssystem Dödsfallsintyg Närarkiv plan 5, Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Systematiskt 2. 8 arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Årlig uppföljning Verksamhetssystem Myndighetsspecifikdokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem Arbetsmiljörond/Skyddsrond Verksamhetssystem 43

44 Riskbedömning Verksamhetssystem Handlingsplan arbetsmiljöåtgärder Verksamhetssystem Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Verksamhetssystem Förvaras i ärendehanteringssystem Delegering av Närarkiv plan 5, arbetsmiljöarbetsuppgifter inaktualitet Rådhus Skåne Förvaras i personalakt Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Utredningar arbetsmiljö 2. 9 Löneadministration kommentar inaktualitet Närarkiv på respektive enhet Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet. Tex teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Heroma Personalförteckningar inaktualitet Arvoden 2 år Heroma Ersättningar 2 år Heroma Närarkiv plan 3, Friskvårdsersättning 2 år Rådhus Skåne Förskottsanmälan 2 år Heroma Ex. glasögon, arbetskläder, reseersättning, bilersättning, traktamente Underlag på papper 44

45 Löneunderlag Timlistor Flextidsrapporter Arbetstidsscheman Retroaktiva löner Läkarintyg Sjukanmälan till Försäkringskassan Löneavdrag Byte av semesterdagstillägg mot ledig dag Löneväxling (till tjänstepension) IT och telefoni Införa IT-system Ex. kvitto på personliga utlägg, reseräkningar. Om underlaget är momspliktigt får det inte kommentar Heroma förrän efter 10 år annars kan underlagen efter 2 år. Pappersexemplaret efter inmatning i 2 år Heroma Heroma 2 år Heroma inaktualitet Heroma 2 år Heroma 2 år Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas. 2 år Heroma 2 år Heroma Närarkiv plan 3, 2 år Rådhus Skåne 2 år Heroma Ansökan på papper Utredning/underlag kommentar G kommentar Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten vid inaktualitet. 45

46 Kravspecifikation kommentar G kommentar Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten vid inaktualitet. Avtal med leverantör kommentar Evolution/Närarkiv Avtal av rutinmässig karaktär vid inaktualitet, avtal av vikt bevaras. Korrespondens med leverantör kommentar Hos handläggare Leveransgodkännande kommentar Hos handläggare, G Inbjudan till utbildning inaktualitet Hos handläggare Internt utbildningsmaterial inaktualitet G Rutin för införande av system inaktualitet G Informationsklassning, informationssäkerhetsklassning G Projekthandlingar Förvalta IT-system kommentar Korrespondens av vikt bevaras, resten efter 3 månader Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e-post, orderbekräftelse, betald faktura Projekthandlingar klassificeras under Projekt Förvaltningsplan för system kommentar G Nej Gallras när systemet avvecklats eller ny plan upprättats 46

47 Riskanalys för system kommentar G Nej Gallras när systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) kommentar G Nej Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats. Rutiner för kontroller Rutiner för versionshantering Dokumentation om metoder och verktyg Rutiner för utvärderingar Rutinbeskrivningar Roll- och ansvarsbeskrivningar Programlicens Installationsmanualer kommentar G Nej kommentar G Nej kommentar G Nej kommentar G Nej kommentar G Nej kommentar G Nej inaktualitet G/ev Evolution inaktualitet G/ev Evolution Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats 47

48 Lista över användare Licensförteckning Kontohantering inaktualitet inaktualitet Gallras när kontot avslutas Ligger i resp. system G/ev Evolution Nilex Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. SITHS-kort Fordon och materiel Förråd och lager Inventeringar Fordon kommentar 2 år Hos respektive avdelning Nej Nej Klassificeras under Skydda byggnader och egendom Fordonsplan/register över fordon Revideras fortlöpande Hos fordonsägaren, G- mapp Nej Nej Investering/planering. Revideras fortlöpande. Körjournal 2 år Hos bilansvarig Nej Nej Kvitton, bränsle och tillbehör Gallras 10 år efter redovisning såret Hos bilansvarig Nej Nej Besiktningsprotokoll 2 år Hos bilansvarig Nej Nej Registreringsbevis, leasing Leasingföretaget Nej Nej Registreringsbevis, kommunägd bil kommentar Närarkiv Nej Nej Gallras när fordonet inte längre ägs av kommunen 48

49 Årssammanställning Hos fordonsägaren Nej Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar inaktualitet Hos handläggare Nej Nej Gäller beställningar till externa tryckeriet Pliktexemplar till KB kommentar Hos nämndsekretarare Nej Nej 1 ex av allt tryck skickas till Kungliga Biblioteket, Stockholm Vaktmästarservice Teatern? Bokningar inaktualitet Internservice-disken Nej Görs manuellt Felanmälningar Åtgärdsrapporter genomföran de Internservice-disken Nej Görs genom mail 2 år Internservice-disken Nej Statistik Posthantering Kvittenser, rek.brev Kvittenser, paket Kvittenser, värdeförsändelser kommentar G Nej 2 år Gallras Nej Nej 2 år Gallras Nej Nej 2 år Gallras Nej Nej Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet 49

50 Frankering Kvittens Lokalvård 2 år Gallras Nej Nej 2 år Gallras Nej Nej Avtal 3 SAMHÄLLSSERVICE 3. 3 Medborgarservice Hantera frågor kommentar Internserviceenheten Avtal av vikt bevaras, avtal av tillfällig betydelse 2 år efter upphörd giltighet Rutinmässiga frågor Rutinmässiga svar och hänvisningar Policy, instruktioner, övergripande dokumentation av verksamheten i medborgarcenter Synpunkter Personuppgifter och bifogade filer tas bort. Frågor som även registreras i andra verksamhetssystem, hanteras enligt respektive förvaltnings bevarande och gallringsregler. 1 år Flexite Nej/Ja 1 år Flexite Nej/Ja Personuppgifter och bifogade filer tas bort upphörd giltighet SharePoint Nej 2 år Flexite Nej Uppgifter om användare Gallras när uppgifterna är inaktuella Flexite Nej Uppgifter om behörighet i Flexite, mm. 50

51 Extern information och 3. 4 kommunikation Ge kommuninformation Broschyrer och foldrar (för externt bruk) Publikationer Hos handläggare/närarki v Hos handläggare/närarki v Nej Nej Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet. 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning 3. 9 E-pliktexemplar Stiftelser, fonder och donationer Stiftelser Fonder Donationer 5 TRYGGHET OCH SÄKERHET Systematiskt brandskyddsarbete kommentar Hos handläggare Nej Ett exemplar av alla de filer som vänder sig till allmänheten och som finns på webbsidan och som ersatt ex. broschyrer ska levereras till KB Finns inga under KoF Brandskyddspolicy Evolution, se kommentar Nej Klassificeras under Styrande dokument 51

52 Byggnads- och verksamhetsbeskrivning kommentar Räddningstjänstens närarkiv, se kommentar Nej Gallras när informationen är inaktuell/felaktig Redogörelse för systematiskt brandskydd Räddningstjänstens närarkiv Nej Informationssäkerhet Risk- och sårbarhetsanalys Handläggare ASOS OSL 18:13 Policy Handläggare ASOS Riktlinjer Handläggare ASOS Instruktioner Handläggare ASOS Anmäla till polis Polisanmälningar, allmänna Polisanmälningar, rörande personal 5. 6 Försäkringar Försäkra personer Försäkringsbrev och avtal 2 år Närarkiv/enhetsarki v I personalakt Nej, avsteg kan förekomma Nej, avsteg kan förekomma Nej, avsteg kan förekomma Nej, avsteg kan förekomma Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter. Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter. Kommers/avtalsdata basen och hos handläggare Ja All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida. AFA (sjukförsäkring) kommentar Ja All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida. TFA (arbetsskada försäkringen) kommentar Ja All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida Försäkra egendom 52