Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen i Kristianstads kommun Version 1.0

Transkript

1 för kommunstyrelsen i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av

2 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras ligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klassificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige Begrepp : är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. belagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det st en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande f handlingen (förstöras) efter angivet antal hela. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. : innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppst om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte g att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. : anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. Kommentar: innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

3 1 DEMOKRATI OCH LEDNING / 1. 1 Politiska partier och val Folkinitiativ Begäran genomföra folkomröstning Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Namnlistor Rapport antal röstberättigade Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Partistöd Ansökan Evolution Uträkning av partistöd Evolution Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg Evolution 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Evolution och plan 3, Rådhus Skåne Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. 1

4 Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Omröstningslistor/voteringslistor Ljud- och bildupptagningar Beslutsunderlag/ beslutsutredning / Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och plan 3, Rådhus Skåne Se kommentar Offentlig dialog Anteckningar från möten Evolution Medborgarförslag Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Redovisa delegation Delegationsbeslut Evolution Delegationslista Evolution Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Ing i protokollet. Ing i protokollet. Ing i protokollet. Om inte ska de bevaras. Ing i protokollet. Gäller endast fullmäktige. Publiceras på YouTube. Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. 2

5 / Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Evolution Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Anteckningar från beredning Evolution Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Evolution Tillsätta och entlediga förtroendevalda Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Länsstyrelsen Evolution Förslag från valberedningsnämnden/gruppled aren Evolution Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Evolution Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Evolution Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Evolution Begäran hos Länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i KF Evolution Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Evolution Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion 3

6 / Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Tjänsteskrivelse/Yttrande Evolution Om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Evolution Om remitterad till nämnd Interpellation Protokollsutdrag/beslut Kf Evolution Yttrande/svar Evolution Fråga Protokollsutdrag/beslut Evolution Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i KS Evolution Informationsärenden. Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i KS Evolution Informationsärenden. Rapporter och anmälningsärenden i KF Evolution Informationsärenden. Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i KF Evolution Informationsärenden. Anteckningar från genomförda dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Evolution 1. 3 Verksamhetsledning 4

7 / Styrande dokument Delegeringsordning Evolution Beslut om vidaredelegering Evolution Förslag till förändrad delegeringsordning Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Reglemente Evolution Antas i fullmäktige. Planer, verksamhetsledning Evolution Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling, strategisk färdplan, plan för integration och värdigt mottagande. Policy Evolution Antas i fullmäktige eller nämnd. T.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvdsarbete. Riktlinjer Evolution Antas i nämnd. Handlingsprogram Evolution Förebyggande verksamhet. Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Se kommentar Evolution Ett exemplar bevaras. Övriga vid. Lathundar Evolution Gallras när ny version upprättats. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Evolution Klassificeringsstrukturer Evolution Dokumenthanteringsplaner Evolution Taxor och avgifter Evolution 5

8 / Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/organisationsb eskrivning Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Evolution Attest- och utanordningsbehörigheter Evolution Attestregister Evolution Delegationer rörande övergripande ansvar Evolution Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Evolution Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Evolution Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Evolution Protokoll Löneöversyn Evolution Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Evolution Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Evolution T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer. Protokollsutdrag från t. ex. central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm. 6

9 / Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Evolution Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar (APT)/ arbetslagsmöten Evolution Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar (APT) Se kommentar Evolution Gallras efter 1 Kallelse med bilagor Evolution Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget med flersplan Digitalt, G-server och på papper i plan 3 i Rådhus Skåne Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2. Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag) Gallras efter 10 Digitalt, G-server Tillhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. 7

10 / Digitalt, G-server och på papper i plan 3 i Målsättningar Rådhus Skåne Gallras efter 1- Digitalt, G-server Månadsuppföljningar 3 Delsrapport Digitalt, G-server Tillhör ärendet om delsrapport Underlag delsrapport/-bokslut som (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Digitalt, G-server registreras i Resultat- och balansräkning, saldo och på papper i samband med kontoklass 3-8. Specifikationer till plan 3 i ärendets vissa tillgångs- och skuldkonton.) Rådhus Skåne behandling. Finns som ett avsnitt i Budget med flersplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset Intern kontroll 1-3 Digitalt, G-server Digitalt, G-server och på papper i plan 3 i Årsredovisning Rådhus Skåne Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige. 8

11 Underlag sredovisning/sbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton.) Räkenskapssammandrag till SCB / Gallras 6 efter redovisnings et Årsförbrukning (bokfört belopp på resp. slag/konto samt ansvarskod) Gallras 3 efter det redovisnings då avtalet löpt ut Digitalt, G-server och på papper i plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i plan 3 i Rådhus Skåne Kassaskåp i plan 3 i Rådhus Skåne Tillhör ärendet om sredovisning som registreras i samband med ärendets behandling. Tillhör ärendet om sredovisning som registreras i samband med ärendets behandling. Avtal Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Evolution Beslut/protokollsutdrag Evolution Investeringar Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset Ing i huvudbok som finns i sbokslut. Förvaras även digitalt i 10 i resp. bokslutsmapp på G:server. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset. Förteckning över avtal finns på G-server "Värdearkiv" 9

12 / 1. 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Granskning av ledningssystem, resultat av Evolution Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Evolution Kvalitetsdokument Evolution Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Se kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Åtgärdsplaner Se kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Uppföljning av mål Evolution Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitét Evolution Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Evolution Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3, dock först nästföljande granskning genomförts. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Evolution Klassificeras under Styrande dokument. 10

13 / Riskanalys vid större förändring Närarkiv HR Rapporter, uppföljning Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Checklistor Evolution Dokumentation Evolution Analyser Evolution Inspektionsrapporter Evolution Kontroller Evolution Beslut Evolution Enkät Enkäter, egenproducerade med intern eller extern mottagare Enkäter, svar på inkomna interna Sammanställning Statistik Statistik, allmän av betydelse Gallras efter 2 Se kommentar På respektive På respektive På respektive På respektive Svaren kan vid om sammanställning har gjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläret bevaras. ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars vid sammanställning gjorts. Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid Statistik, verksamhetsspecifik Se kommentar På respektive Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid 11

14 / Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Business objects Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/Beslut Evolution Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Business objects Synpunkter och klagomål Synpunkter och förslag Tjänsteskrivelser Evolution Protokollsutdrag/Beslut Evolution Synpunkter och förslag av vikt Evolution Flexite, Evolution eller hos handläggare Synpunkter och förslag av rutinartad allmän karaktär Gallras efter 2 Klagomål Tjänsteskrivelser Evolution Protokollsutdrag/Beslut Evolution Klagomål av vikt Evolution Klagomål av rutinartad allmän karaktär Gallras efter 2 Flexite, Evolution eller hos handläggare Medborgarförslag Medborgarförslag av vikt Evolution Medborgarförslag av rutinartad Gallras efter 2 allmän karaktär Evolution Anmälan enligt lag Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3, dock först nästföljande granskning genomförts. 12

15 / Anmälan om kränkande behandling Flexite och Adato Utredning/rapport Flexite och Adato Forum för samråd Protokoll/minnesanteckningar Evolution Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Evolution Skrivelser från representanter i samråd Evolution Juridiska handlingar Juridiska handlingar ing i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här. prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). 13

16 Övriga juridiska handlingar / Pappershandlingar förvaras i grön akt som finns under pågående arbete hos handläggare, sedan hos kansliet i arkivskåpen, därefter i et vid upphandlingsenhete n. Digitala handlingar i Evolution. Dom Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Dom följer ärendet. Dom för kännedom Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Kallelse till förhandlingar Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Tjänsteanteckning av vikt Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet 14

17 / Tjänsteanteckning, rutinmässiga Se kommentar Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Tjänsteanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning. Stämningsansökan Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Yttrande, egna Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Yttrande från motpart Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Fullmakt Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Föreläggande Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Protokoll Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet 15

18 / PM, promemoria Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Korrespondens av vikt Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Korrespondens, rutinmässig Se kommentar Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning. Underlag för framställt krav Överklagande av beslut Se kommentar i rubrik Pappershandlingar förvaras i grön akt som finns under pågående arbete hos handläggare, sedan hos kansliet i arkivskåpen, därefter i et vid upphandlingsenhete n. Digitala handlingar i Evolution. paragraf följer ärendet Ing i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. 16

19 / Tjänsteskrivelse Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Besvärshänvisning Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Inkommen överklagan Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Avvisning av för sent inkommet överklagande Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Beslut om omprövning Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Beslut från högre instans Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet 17

20 / Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Nämndens yttrande till högre instans Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet JO-anmälan Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Avtal Avtal skannas in i Evolution. Avtal på papper bevaras antingen hos respektive enhet alternativt i et vid upphandlingsenhete n, inlåsta i hurtsar. Avtal ing i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registreras ärendet här. För avtal gällande upphandling, se 2. 6 Inköp och försäljning Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Exempelvis avtal som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal ingångna genom upphandling. 18

21 / Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Gallras 2 efter upphörd giltighet Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Om huvudavtal registreras ska även detta registreras. Komplettering av avtal/ kontrakt av principiell betydelse Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Komplettering av avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Redovisningar från externa projekt och utredningar Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Förstudier Tjänsteskrivelse Beslut Gallras 2 efter upphörd giltighet Se kommentar Se kommentar Se kommentar i rubrik Hos handläggare paragraf följer ärendet Omvärldsanalyser som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse vid Redovisningar från externa projekt och utredningar som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse vid 19

22 Direktiv Plan Utvärdering Sammanställning Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Beslut om inledande av projekt Avtal Anteckningar från möten Beslutsförteckningar Projektanvisningar Projektdirektiv Projektplan Korrespondens Deltagarförteckningar / Se kommentar Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras 20

23 Teknisk plan Resursplan Tidplan Utvärderingar Delrapporter Förteckning över styrgruppens medlemmar Styrgruppens protokoll Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor Budget Bokföringsplan Revisionshandlingar Ansökningar och beslut om utbetalningar Ekonomisk slutredovisning / Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter 21

24 Slutrapporter Handbok Enkät, upprättad Enkätsvar, inkomna Sammanställning av enkätsvar Fakturor / Gallras efter 2 Gallras efter 10 Intervjuer Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi Gallras efter 2 efter projektets slut Gallras efter 2 Gallras efter 2 Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Observationsanteckningar Underlag för budgetberäkning Gallras efter 2 efter projektets slut Gallras efter 10 Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport 22

25 / EU-projekt Innan projektet startar Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 efter slutbetalning. Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Projektansökan Projektbeslut Fördjupad projektplan Partnerskapsavtal Samverkansavtal Kontrakt Korrespondens av vikt Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Medfinansieringsintyg. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. 23

26 Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Underlag och uträkningar Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Under projektets gång Ansökan om utbetalning First Level Control Certificate Lägesrapporter Korrespondens Information om partners och underleverantörer Information om deltagare / Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Intyg från kontrollen på förstanivån. Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. Deltagarförteckningar, kursintyg. Avtal Partnerskapsavtal Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal f TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande 24

27 / Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Avsiktsförklaring (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Revisionsintyg Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. Rapporter Plan Pressklipp etc Pressmeddelanden Strategi-/handlingsplan Uppdragsbeskrivning Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Om det egna projektet För implementering av projektresultat Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare 25

28 / Marknadsförings- och informationsmaterial Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Arbetsplaner, tidsplaner Arbetstidsredovisning Friställningsintyg för offentligt anställd personal (ERUF) Avräkningsplan för förskott Fullmakter för projektledaren Deltagarrapportering till SCB Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. Från programförvaltande myndigheter i Sverige Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 26

29 / UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbrukningsmaterial och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 27

30 / Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framg att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Utdrag ur LÖNELISTA Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 28

31 / Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppnin gsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 29

32 Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Rekryteringsärenden Budget med kalkyler / AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Ekonomisk redovisning Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Verifikationer Bank- och postgirobetalningar Se kommentar Se kommentar Ska vara ställda till projektägaren och utan svighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision 30

33 Ekonomiska transaktioner Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) / Se kommentar Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Administrativa kostnader Se kommentar boende Se kommentar Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista Se kommentar tidpunkt för revision Se kommentar Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Upphandlingsärenden Avsluta projektet Beslut om avslut Information om projektresultat/avslutat projekt De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den uppkommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen. Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. 31

34 Utvärderingsplan Korrespondens av vikt Rapporter Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Revision av projektet Revisionsärende Samverka externt Samverkansavtal Överenskommelse Minnesanteckningar Protokoll Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning / Gallras efter 2 i värdkommune n. Kopia i projektdokumentationen. Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. Rutiner för postöppning Se kommentar Ing i handbok för dokument- och ärendehantering, klassificeras under Styrande dokument 32

35 Postöppningsfullmakt / Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen Gallras efter lämnas ut utlämnande Hos handläggare Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende klassificeras här. Om det finns ärende så ing förfrågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker. I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras annars kan de vid. Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen nekas helt eller delvis att lämnas ut Hos handläggare och Evolution Se kommentar Beslut om att inte lämna ut allmän handling helt eller delvis Evolution Besvärshänvisning Evolution Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Inkommen begäran som nekats kan alltså tidigast efter tre veckor. 33

36 / I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de vid. Kopior av utlämnade handlingar Se kommentar Evolution Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Evolution Beslut/dom från kammarrätten Evolution Redovisa information Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Kopior av de utlämnade handlingar där uppgifter maskats kan alltså tidigast efter tre veckor. Ärendekort Se kommentar Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Arkivbeskrivning Evolution Ska upprättas enligt ArkL 6. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Evolution OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Arkivförteckning Uppdateras kontinuerligt Klara Arkivsök Upprättas av kommunarkivet. Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och externt på webben Klassificeringsstruktur Evolution Dokumenthanteringsplan Evolution, se kommentar, se kommentar Klassificeras under Styrande dokument Klassificeras under Styrande dokument 34

37 Vda och förvara arkiv / Katastrofplan/utrymningsplan Evolution Kvittenser på interna lån av I pärm hos handlingar Se kommentar handläggare, se kommentar Klassificeras under Styrande dokument Gallras när handlingarna återlämnats Arkivtillsyn Meddelande om förestående inspektion Evolution Tillsynsrapport/inspektionsproto koll Evolution Underrättelse om inkommen anmälan Evolution Begäran om uppgifter/yttrande Evolution Yttrande/svar Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Beslut/dom Evolution Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Uppdateras Arkivförteckning kontinuerligt Klara Arkivsök Hantera arkivleveranser Uppdateras vid Riktlinjer för leveranser av arkiv behov Intranätet Här klassificeras handlingar gällande när kommunstyrelsen som arkivmyndighet utför arkivtillsyn. När den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn klassificeras dessa handlingar under Tillsyn från tillsynsmyndighet Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och på webben 35

38 / Leveransreversal/leveranskvitto Hos handläggare hos arkivmyndigheten, kopia skickas till verksamhet som överlämnar handlingar Avhända allmänna handlingar Begäran om övertagande av handlingar Evolution Kräver beslut i kommunfullmäktige. Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut om avhändande Evolution Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Evolution Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Avtal om lån/förvaring av handlingar Gallra allmänna handlingar Uppgifter om gallring som framg i antagen Evolution och dokumenthanteringsplan Evolution, se kommentar Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse Evolution Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Evolution Gallringsbeslut, särbeslut Evolution 1. 8 Tillsyn och Revision Revision och granskning T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Ing i dokumenthanteringsplan och registreras under Styrande dokument 36

39 / Tillsynsrapport/inspektionsproto koll Evolution eller respektive s Begäran om yttrande Evolution eller respektive s Yttrande/svar Evolution eller respektive s Protokollsutdrag/beslut Evolution eller respektive s Beslut från revisionen Tillsyn från tillsynsmyndighet Evolution eller respektive s Här klassificeras handlingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn. När den egna verksamheten utför tillsyn klassificeras dessa handlingar under sitt eget område. Meddelande om förestående inspektion Evolution eller respektive s 37

40 / Tillsynsrapport/inspektionsproto koll Evolution eller respektive s Underrättelse om inkommen anmälan Evolution eller respektive s Begäran om uppgifter/yttrande Evolution eller respektive s Yttrande/svar Evolution eller respektive s Protokollsutdrag/beslut Evolution eller respektive s Beslut/dom Evolution eller respektive s Kontrollplan Evolution eller respektive s 38

41 / Register över ansvariga Evolution eller respektive s 1. 9 Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Remisser, undersökningar och statistik Gallras efter 2 Evolution eller respektive s Externa remisser Remisser, inkomna från kommunextern avsändare Se kommentar Evolution Yttrande/svar Evolution Protokollsutdrag/Beslut Evolution Beslut från remitterande organ Evolution Externa undersökningar Inkomna enkäter Se kommentar Evolution Svar på inkomna externa undersökningar Se kommentar Evolution Egenkontroll Remisser som besvaras bevaras, de som inte besvaras vid. och bevaras om de är av vikt annars vid ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars vid sammanställning gjorts Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter 39

42 1. 10 Statistiska uppgifter som lämnats till annan myndighet Hantera kommunens varumärke / Kommunvapen Beställning av kommunvapen Evolution Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Evolution Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Evolution Ansökan om registrering hos PRV Evolution Patent och registreringsverket. Registreringsbevis från PRV Evolution Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Evolution Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Evolution Grafisk profil Grafiskt program Evolution och G: Grafisk profil/grafisk handbok. Sparas i PDF-format, logotyper etc. i.jpeg/epsformat. i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande Varumärke Registrering av varumärke Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution 40

43 / Ansökan om registrering hos PRV (Patent- och registreringsverket) Evolution Registreringsbevis från PRV Evolution Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Evolution Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Evolution Utmärkelser Nomineringar Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Flaggning Ex. kulturpris, byggnadspris och idrottspris. Som kommunen som huvudman delar ut Instruktion för flaggning Se kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument Representera Evenemang och avtackningar Protokollsutdrag/Beslut Evolution Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter På respektive Evenemangsplan Evolution Inbjudan, gäster Dokumentation från evenemang, tackbrev och ordförandekorrespondens Gallras efter genomförande Evolution Evolution, eller hos Se kommentar handläggare Dokumentation från evenemang av större vikt bevaras, övrigt vid. 41

44 / Vänortsutbyte Inbjudningar, brev och svar Evolution Samarbetsavtal och uppsägelser Evolution Rapporter, protokoll och underlag från vänortsmöten Evolution Gåvor till kommunen Evolution Dataskydd Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Evolution Avanmälan av personuppgiftsombud Evolution Personuppgiftsansvariges förordnande av personuppgiftsombud Evolution Personuppgiftsansvariges entledigande av personuppgiftsombud Evolution Samtycken Samtycken/ återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Personuppgiftsbehandling Respektive Särskilt dokument upprättas där information om fysiska gåvor från vänorter förs in. 42

45 Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Personuppgiftsbiträdesavtal Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar / Uppdateras kontinuerligt Gallras efter 1 Respektive personuppgiftsomb ud Respektive personuppgiftsomb ud 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration Mötesplanering Protokollsutdrag/beslut Evolution Beställningar av fika och lokaler Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragning slista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragning slista Gallras efter genomförande Gallras efter sammanträde Se kommentar Kungörelse Gallras efter 2 Justeringsanslag Gallras efter vunnit laga kraft Hos handläggare Hos handläggare F om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. 43

46 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda / Förtroendemannaregister FMS Samtycke enligt PuL/dataskyddsförordningen Se kommentar Klassificeras under Samtycken Beställning av användarkonto Se kommentar Kontohantering klassificeras under Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. förbindelse Se kommentar Gallras 2 efter avslutat uppdrag Avtal lån av surfplatta Se kommentar Gallras 2 efter avslutat uppdrag Ersättning och arvoden till förtroendevalda Lönelista Heroma Gallras efter 2 Transaktionsfil/lönefil Heroma Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Gallras efter 10 Evolution Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Evolution Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Se kommentar Hos handläggare Gallras efter genomförande 44

47 / Interna utbildningar för nya förtroendevalda Evolution Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista Avtacka/hedra förtroendevalda 2. 3 Riktlinjer för gåvor Se kommentar Evolution, intranät Ing i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under Styrande dokument. Register över gåvor Evolution Beskrivning av valbara gåvor. Beslut om utdelade gåvor Evolution Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Verksamhetens historia Evolution Notified-extern pressbevakningstjän st Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. Omvärldsbevakning Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Hos handläggare Ett exemplar skickas till kommunarkivet. Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning Intern webb G: eller Flickr Handböcker/interna rutiner Se kommentar Evolution Klassificeras under Styrande dokument. Ett exemplar sparas vid större förändringar 45

48 Webbsidor Dokumentbiblioteket Projekt- och samarbetsytor på webben Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar / Hos handläggare Hos handläggare Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Uppdateras löpande Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats Ekonomiadministration Kontoplan/gällande Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) Gallras 3 efter beslutset Digitalt, G-server Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid. 46

49 / Affärssystem Visma (Ekonomiadministrativa handlingar) Se kommentar plan i affärssystemet Närarkiv (kommunledningsko ntorets ekonomi, plan 3 i Rådhus Skåne). Aktuella koder finns i affärssystemet. Innehåller en mängd handlingstyper rörande beställning, faktura, redovisning och reskontra som bevaras/ beroende på vilken information de innehåller. er i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid. Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation som bevaras tillsammans med sbokslut. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset Systemdokumentation Klassificeras under Förvalta IT-system. Aktuell version bevaras tillsammans med sbokslut Leverantörsreskontra Leverantörsreskontra, lig förteckning över kommunens leverantörsskulder. Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne i sbokslut Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset. Leverantörsfakturor/utbetalninga r, skannade, redovisningstyp 100, 121. Gallras 10 efter redovisnings et Förvaras i original hos skanningleverantör. Skannad fakturabild förvaras 10 i affärssystemet. T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 efter redovisningset. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring f ske först efter 10 enligt huvudregel. 47

50 / Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121 Övriga utbetalningar, typ 110 Utbetalningar fritidsstöd, FRI, typ 370 Utbetalningar anhörigstöd, typ 365 Utlandsbetalningar, signeringsunderlag Import av betalningsposter "Probet import" Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 1 efter redovisnings et Gallras 1 efter redovisnings et Förvaras i affärssystemet Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. 10-sregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Själva verifikationen för utlandsbetalningen ing i dagbokföringen, typ 220. Underlag för import av betalningsposter från fakturasystemet Proceedo till redovisningssystemet, ROR. 48

51 Avstämning leverantörsbetalningar Internfakturering mm, typ 14x Kundreskontra Kundreskontra, lig förteckning över kommunens kundfordringar / Gallras 1 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras i affärssystemet Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne i sbokslut Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset. Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Deblista uppläggningsavgifter Kundfakturor Sammanställning över dagliga inbetalningar Förvaras på papper Gallras 10 eller digitalt hos efter registrerande redovisnings förvaltning. et Gallras 10 Förvaras på papper efter eller digitalt i redovisnings på vån 3. et Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Förvaras digitalt i affärssystemet. Underlag på papper eller digitalt förvaras i plan 3, Rådhus Skåne Gallras normalt efter 10 förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning. Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. Sammanställningar från plus- och bankgiro. 49

52 Inbetalningslista ROR samt ROR dagrapport Underlag för makulerade fakturor Beställningar av utskrift via utskriftsföretag (Idata) Underlag återbetalning av felaktiga betalningar P-böter, betalda Av - påanmälningar av betalning via autogiro Bokföringsmässig avskrivning, beslut sammanställning och specifikation / Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 3 efter redovisnings et Underlag på papper eller digitalt förvaras i plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Gallras 1 Närarkiv plan 3, efter Rådhus Skåne redovisnings et Gallras 10 Närarkiv plan 3, efter Rådhus Skåne redovisnings et Gallras 10 Närarkiv plan 3, efter Rådhus Skåne redovisnings et Gallras 3 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Verifikation på papper eller digitalt förvaras i plan 3, Rådhus Skåne Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ

53 Juridisk avskrivning, beslut och sammanställning Juridisk avskrivning, sammanställning och specifikation Underlag och specifikation av inbetalning från långtidsföretag, (SVEA, Intrum, Visma) Långtidsbevakning av fordringar Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra (Anskaffade anläggningar per. Komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet.) / Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Gallras 10 efter redovisnings et Gallras 10 efter redovisnings et (fordran juridiskt avskriven eller slutbetald) Verifikation på papper eller digitalt förvaras i plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Verifikation på papper eller digitalt förvaras i plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Beslut om juridisk avskrivning av fordringar diarieförs i Evolution. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset. Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. Överföring till digital förvaring i Evolution har påbörjats. Underlag finns också i långtidsbevakningsföretagets ( f n Svea) databas som nås via webtjänst. i sbokslut Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset. Integrationslista, ränta och avskrivning, typ 19x Gallras 10 efter redovisnings et Se kommentar Verifikation förvaras digitalt på G-server hos kommunledningskontorets ekonomi/redovisningsenhet, plan 3, Rådhus Skåne 51