Dokumenthanteringsplan för byggnadsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0

Transkript

1 för byggnadsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av byggnadsnämnden Gäller from

2

3 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. en ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. en är strukturerad efter Kristianstads kommuns ificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett ificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige Begrepp : är den punktnotation som används i ificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. belagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. : innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. i denna plan avser arkivrummet på plan 4(C4 teknik) om inget annat anges. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsning: ning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. : anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. : innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

4

5 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Se kommentar Omröstningslistor/voterings-listor Beslutsunderlag/ utredning Offentlig dialog Anteckningar från möten Medborgarförslag Se kommentar och nämndsekreterares pärm sedan närarkiv och nämndsekreterares pärm sedan närarkiv och nämndsekreterares pärm sedan närarkiv och nämndsekreterares pärm sedan närarkiv och nämndsekreterares pärm sedan närarkiv och nämndsekreterares pärm sedan närarkiv Det skickas till centralarkiv efter mandatperiods slut och fyra år har passerat Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. Ingår i protokollet. Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. 1

6 Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut BN Kontaktlistor Redovisa delegation Delegationsbeslut Delegationslista Intitativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag och fullmäktigeberedning Motion Protokollsutdrag/beslut i nämnd Bifogas protokoll se Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. Finns i sammanhållna protokollet Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i BN Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm ibn 1. 3 Verksamhetsledning Styrande dokument Delegeringsordning Beslut om vidaredelegering Informationsärenden. Informationsärenden. 2

7 Förslag till förändrad delegeringsordning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Reglemente Planer, verksamhetsledning Policy Riktlinjer Kontrollplan Handlingsprogram Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Lathundar Se kommentar Antas i fullmäktige, bereds i nämnden Verksamhetsplaner, styrkort, Antas i nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna förvaltningen Antas i nämnd. om inte speciallag säger annat Förebyggande verksamhet. 1 arkivex bevaras, övriga vid. Gallras när ny version upprättats. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Klassificeringsstrukturer er Taxor och avgifter Enligt Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse ( KF ) Med gallringsfrister. Ett ex bevaras vid förändringar. Antas i fullmäktige och bereds i nämnden 3

8 Agenda 21/Fairtrade Verksamhetsplan och övriga styrande dokument Protokoll och kallelse ledningsgruppsmöten Verksamhetsberättelse Egenproducerat informationsmaterial Miljöstrategi eller K: Remiss Yttrande Enkät Protokoll Sammanställning/uppföljning Inkl statistik Planer och övriga styrande dokument Redovisning Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut/ nämnden Delegationer rörande övergripande ansvar T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. 4

9 Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Samverka med personal och fackliga organisationer T ex interna verksamhets konferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Protokoll Löneöversyn Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Protokoll från samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten Se kommentar Kallelse med bilagor 1 år Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2 år. 5

10 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Budgetunderlag (beräkningsunderlag,mm) Målsättningar Månadsuppföljningar Delårsrapport 10 år 1-3 år Tillhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Underlag delårsrapport/-bokslut. (Specifikationer till vissa tillgångsoch skuldkonton.) Tilhör ärendet om delårsrapport Konto 1-2 visar tillgångar och skulder. Konto 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Intern kontroll 1-3 år Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. 6

11 Årsredovisning Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige Underlag årsredovisning/årsbokslut (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton. Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Följer nämndärende Beslut/protokollsutdrag Följer nämndärende 1. 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Granskning av ledningssystem, resultat av Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument,,,, Tilhör ärendet om årsredovisning Konto 1-2 visar tillgångar och skulder. Konto 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Se Styrande dokument. 7

12 Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Åtgärdsplaner Rapporter, uppföljningar Protokollsutdrag/beslut Uppföljning av mål Uppföljning av verksamhet och kvalitet Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Se kommentar Se kommentar, Se Styrande dokument., Se Styrande dokument.,,, Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå.,, Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Intern kontrollplan Se kommentar Se Styrande dokument. Prover, egenkontroll 1 år Händelse- och riskanalys 8

13 Beslut om riskkvalificering Rapporter, uppföljning Protokollsutdrag/beslut Avvikelserapporter Checklistor Dokumentation Analyser Inspektionsrapporter Kontroller Beslut Tillsyn i egen regi Godkännande Beslut om riskkvalificering Inspektionsrapporter Egenkontroll 2 år Statistik Begäran om yttrande t ex inspektion arkiv 9

14 Yttrande/svar Beslut Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkät, upprättad Enkätsvar, inkomna Sammanställning Statistik Statistik, allmän av betydelse Statistik, verksamhetsspecifik Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan 2 år Se kommentar Se kommentar Se kommentar 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid Se Styrande dokument 10

15 Uppföljningar av rutiner, dokumentation Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten med angivet undantag Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Synpunkter och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Redovisning av åtgärd Synpunkter Synpunkter av betydelse för verksamheten Avser uppföljning av t.ex. arbetsrutiner Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Avser skriftliga synpunkter till verksamheten. 11

16 Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Se kommentar Se kommentar Tjänsteskrivelser Protokollsutdrag/Beslut Klagomål Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KF Klagomål inom byggnadsnämndens ansvarsområde Se kommentar Se kommentar Klagomål hanteras enligt processen för den kategori som klagomålet tillhör Klagomål utanför byggnadsnämndens ansvarsområde Forum för samråd Se kommentar Kan vidarebefordras till annan instans, t ex länsstyrelse Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Skrivelser från representanter i samråd 12

17 Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska ificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här Juridiska handlingar Yttrande, egna Yttrande från motpart Fullmakt Föreläggande Protokoll PM, promemoria Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Nämnden beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). 13

18 Korrespondens av vikt Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Överklagande av beslut Tjänsteskrivelse Besvärshänvisning Inkommen överklagan Se kommentar Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Pappershandlingar förvaras hos handläggare under pågående arbete, sedan i närarkivet, digitala handlingar i. Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning. Ingår i respektive ärende och ska ificeras och föras till det ärende som överklagas. Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet 14

19 Avvisning av för sent inkommet överklagande Beslut om omprövning Beslut från högre instans Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Nämndens yttrande till högre instans Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid JO-anmälan Avtal Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Avtal skannas in i. Avtal på papper bevaras antingen hos respektive enhet alternativt i närarkivet. Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet För avtal gällande upphandling, se 2.6 Inköp och försäljning 15

20 Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Gallras 2 år efter upphörd giltighet Komplettering av avtal/ kontrakt av principiell betydelse Gallras 2 år Komplettering av avtal/ kontrakt efter upphörd av tillfällig betydelse giltighet Verksamhetsutveckling och 1. 6 samverkan Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Redovisningar från externa projekt och utredningar Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Externa projekt Projektansökan Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Hos handläggare paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Beslut om beviljade projektmedel Avtal/upphandling Anteckningar från möten Se kommentar Projektplan Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras Deltagarförteckningar Delrapporter 16

21 Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Budget Ansökningar och beslut om utbetalningar Ekonomisk slutredovisning Slutrapporter Fakturor 10 år Interna projekt Projektplan Broschyrer och annat egenproducerat material 5 år 5 år K: Kontrollrapport Se Se Analysprotokoll Se Se Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill. Projekt beslutas i verksamhetsplanen. Inspektionsrapport Se Se Slutrapporter 5 år 17

22 EU-projekt Innan projektet startar Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Projektansökan Projektbeslut Fördjupad projektplan Partnerskapsavtal Samverkansavtal Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Medfinansieringsintyg. Kopia i projektdokumentationen. 18

23 Kontrakt Korrespondens av vikt Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Underlag och uträkningar Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Under projektets gång Kopia i projektdokumentationen. Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Ansökan om utbetalning First Leval Control Certificate Lägesrapporter Korrespondens Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Intyg från kontrollen på förstanivån. Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. 19

24 Information om partners och underleverantörer Information om deltagare Avtal Partnerskapsavtal Deltagarförteckningar, kursintyg. Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Avsiktsförklaring Revisionsintyg Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. 20

25 Rapporter Plan Pressklipp etc Pressmeddelanden Strategi-/handlingsplan Uppdragsbeskrivning Marknadsförings- och informationsmaterial Hemsida externt/intranät Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Om det egna projektet För implementering av projektresultat Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. 21

26 Information av allmän karaktär Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Arbetsplaner, tidsplaner Arbetstidsredovisning Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Avräkningsplan för förskott Fullmakter för projektledaren Deltagarrapportering till SCB Från programförvaltande myndigheter i Sverige Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 22

27 UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildningsmaterial, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revisionmeddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 23

28 KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Utdrag ur LÖNELISTA Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalavdelningen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 24

29 Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/ anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 25

30 Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Rekryteringsärenden Budget med kalkyler Ekonomisk redovisning Verifikationer Bank- och postgirobetalningar Se kommentar Se kommentar AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision 26

31 Ekonomiska transaktioner Administrativa kostnader Dokumentation om resor och boende Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) Upphandlingsärenden Avsluta projektet Beslut om avslut Se kommentar Se kommentar Se kommentar Se kommentar Se kommentar Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Ex. Kvitton, rese-rapporter, boarding cards. Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den upp-kommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen. 27

32 Information om projektresultat/avslutat projekt Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. Utvärderingsplan Kopia i projektdokumentationen. Korrespondens av vikt Rapporter Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Revision av projektet Revisionsärende Samverka externt Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Samverkansavtal/överenskommelse Minnesanteckningar 2 år Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. Protokoll i värdorganisation 28

33 Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Rutiner för postöppning Se kommentar G: MSF Hos respektive Postöppningsfullmakt avdelning Ingår i Handbok för dokument- och ärendehantering, ificeras under Styrande dokument Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran om att ta del av allmän handling utlämnande Hos handläggare Beslut om att ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad inkluderar besvärshänvisning Besvärshänvisning Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten Redovisa information Ärendekort Se kommentar Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Arkivbeskrivning ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. 29

34 Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckning Klassificeringsstruktur Se kommentar Närakriv Evolution Vårda och förvara arkiv, se kommentar, se kommentar OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Klassificeras under Styrande dokument, hanteras av KLK för MSF i gällande dokumenthanteringsplan Klassificeras under Styrande dokument Katastrofplan/utrymningsplan Kvittenser på interna lån av I pärm hos handlingar Se kommentar handläggare Arkivtillsyn Meddelande om förestående inspektion Hos handläggare Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Underrättelse om inkommen anmälan Gallras när handlngarna återlämnats Begäran om uppgifter/yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut/dom Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Uppdateras Arkivförteckning kontinuerligt 30

35 Hantera arkivleveranser Leveransreversal/leveranskvitto Avhända allmänna handlingar tre år Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut om avhändande Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Avtal om lån/förvaring av handlingar Gallra allmänna handlingar Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan pärm hos handläggare, se kommentar Kopia av original som bevaras av kommunarkivet Avser handlingstyp som saknas i dokumenthanteringsplanen Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under Styrande dokument. Handlingar av liten och kortvarig betydese Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Se kommentar Gallringsbeslut, särbeslut 1.8 Tillsyn och revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KF

36 Begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut från revisionen Tillsyn från tillsynsmyndighet Meddelande/kallelse inklusive begäran om uppgifter Svar/Uppgifter Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll/beslut Gallras med angivet undantag Gallras med angivet undantag Här ificeras handlingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn. När den egna verksamheten utför tillsyn ificeras dessa handlingar under sitt eget område. om uppgifterna inte ingår i beslutsunderlag om uppgifterna inte ingår i beslutunderlag Tjänsteutlåtande/nämndens svar Protokollsutdrag/beslut nämnd Inkluderar åtgärdsplan 32

37 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Från annan myndighet Remiss Yttrande/tjänsteutlåtande Protokollsutdrag/Beslut Nämnd Beslut från remitterande organ Interna remisser Remisser från annan kommunal förvaltning tex C4-teknik, bygglov Remiss Yttrande Tjänsteutlåtande till nämnden Protokollsutdrag/Beslut Nämnd 33

38 1.9.2 Externa undersökningar Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet Se kommentar Se kommentar om de är av vikt om de är av vikt Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter Se kommentar om de är av vikt Utmärkelser Nomineringar Byggnadsmiljöpris/miljöpris Protokollsutdrag/Beslut Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras Representera Evenemang och avtackningar Protokollsutdrag/Beslut Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Inbjudan, gäster genom-förande 34

39 Dokumentation från evenemang, tackbrev och ordförandekorrespondens Dataskydd Dataskyddsombud/ samordnare Se kommentar Dokumentation från evenemang av större vikt bevaras, övrigt gallra vid Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen Avanmälan av dataskyddsombud Informationsmaterial till kontaktperson för MSF gällande dataskyddsförordningen från Datainspektionen Samtycken Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Kopia till dataskyddsombud för kännedom Samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Personuppgiftsbehandling Anmälan av registerförteckningar/ registrerade behandlingar Uppdateras kontinuerligt Draftit* Dataskyddsförordningen Handläggs av MSF kontaktperson för dataskyddsförordningen *Systemförvaltare är Dataskyddsombudet (KLK) Personuppgiftsbiträdeavtal 35

40 Ansökan om att få information/rättelse i uppgifter samt ansökan om att bli glömd/raderas och rätt till dataportabilitet av sina personuppgifter Anmälan om personuppgiftincident eller gränsöverskridande personuppgiftsincident Information till registerad vid personuppgiftsincident 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration Mötesplanering Sammanträdeseplanering (kalender) Protokollsutdrag/beslut Regleras i dataskyddsförordningen artikel Incident anmäls till Dataskyddsinspektionen kopia till dataskyddsombudet Regleras i dataskyddsförordningen artikel 34 Beställningar av fika och lokaler genom-förande Hos handläggare Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragnings lista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) sammanträde Hos handläggare 36

41 Kallelse/ärendelista/föredragningslista Se kommentar Får om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras Kungörelse Justeringsanslag Administration av förtroendevalda Ersättning och arvoden till förtroendevalda 2 år vunnit laga kraft Lönelista Heroma Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut 10 år Nämndsekr., Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Se kommentar Hos handläggare genomförande Interna utbildningar för nya förtroendevalda Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista. 37

42 Avtacka/hedra förtroendevalda Riktlinjer för gåvor Register över gåvor Se kommentar Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och ificeras under Styrande dokument Beskrivning av valbara gåvor. Beslut om utdelade gåvor Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Notified-extern pressbevakningstjä nst Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. Omvärldsbevakning Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Hos handläggare 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet. Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning Intern webb Handböcker/interna rutiner Dokumentbibliotek Se kommentar G: eller Flickr Klassificeras under Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Uppdateras löpande 38

43 Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Hos handläggare Material från interna informationsträffar Hos handläggare Kontaktlistor 2. 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande Hos handläggare Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) Leverantörsreskontra Leverantörsfakturor/utbetalningar, skannade, redovisningstyp 100, 121. Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 Gallras 3 år efter beslutsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Förvaras i original hos skanningleverantör. Skannad faktura-bild förvaras 10 år i VISMA. Förvaras i VISMA Nämndens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid. T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 år efter redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först efter 10 år enligt huvudregel. 39

44 Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Övriga utbetalningar, typ 110 Internfakturering mm, typ 14x Kundreskontra Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Underlag återbetalning av felaktiga betalningar Fakturera internt Underlag Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret 2 år Pärm på respektive avdelning. Pärm på respektive avdelning. Förvaras i VISMA Förvaras på papper Pärm handläggare Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. 10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning T ex utlägg Interdebitering/ kostnadsfördelning Bokföringsorder Avstämningslista 10 Pärm handläggare år närarkiv 10 Pärm handläggare år närarkiv 2 år 40

45 Löpande bokföring/redovisning Dagbokföring, omföringar och rättningar Bokföringsorder på papper, typ 230, 290 Bokföringsorder, elektronisktyp 299 Budgetverifikationer, typ 6xx Ekonomiska anspråk Gallras 2 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Förvaras i ekonomisystemet Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Bestridande av faktura noteras i Finans- och skuldförvaltning Inkommande bidrag Omföringar och rättningar som sker på samma vernr som original. EU-bidrag Statsbidrag speciella regler för EU-projekt 10 år övriga dokument se under T.ex. energirådgivning el. utjämningsbidrag. Innehåller ansökan och beslut. 41

46 Redovisning av statsbidrag Kommunalt bidrag 2. 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Fullmakt Annons och förfrågningsunderlag Frågor och svar Kompletteringar/KFU Öppningsprotokoll Upphandlingsprotokoll Anbudsutvärdering OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde Se kommentar OSL 19 kap 3 Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar. T.ex. beslut om att genomföra upphandling. T.ex. fullmakt om att genomföra samordnad upphandling. 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras. 42

47 Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde Antaget anbud Tilldelningsbeslut 5 år OSL 19 kap 3 Avbruten upphandling Se kommentar Överprövning Avropa från ramavtal Offert Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Beställningsbekräftelse Garantibevis Produktdokumentation Följesedel Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlingsdokument direktupphandling Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. 43

48 Offerter Orderbekräftelse Garantibevis Produktdokumentation Följesedel 2 år garantitidens upphörande 2 år Förvalta avtal Avtalsuppföljning Avtalsförlänging Ramavtal Avtal av rutinmässig karaktär Se kommentar Avtal av vikt 2. 7 Personaladministration Rekrytera personal Annons, arbetsanalys och För hantering av avtal se Juridiska handlingar. T.ex. leasingavtal. Om huvudavtal registreras ska även detta registreras Avtal som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal ingångna genom upphandling. kravprofil Varbi Förvaras i rekryteringsverktyget Sammanställning över sökande 2 år Varbi 44

49 Ansökningar, ej erhållen tjänst 2 år Varbi Pågrund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan 2 år Varbi Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka 2 år Varbi /Ledningsgru ppen Spontana ansökningar till tjänst och praktikplats Spontana ansökningar Anställa personal Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Anställningsavtal, Gäller både tillsvidareanställning och anställningsbevis tillfälliga anställningar Uppdragsbeskrivning Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Introduktionsplan för medarbetare Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Finns med i anställningsavtal Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt, rum 44:D03: Bemanning och ledigheter Ledigheter Heroma Alla ledigheter registreras i Heroma Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid Semesterlistor 2 år Förvaras hos Lönesupport Hos respektive avdelning 45

50 Administrera anställningar Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla Förvaras personalakt, rum 44:D03:01. Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla Förvaras personalakt, rum 44:D03:01. Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt, rum 44:D03: Personalhälsa Sjukanmälan Heroma i personalsystem Läkarintyg (ej rehabiliteringsärenden) 2 år Adato Förvaras i rehabiliteringsverktyg Läkarintyg i samband med rehabilitering Adato OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Rehabiliteringsutredning Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation i samband med rehabmöten Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsförmågebedömning via AME Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation och handlingar från Försäkringskassan Adato Förvaras i rehabiliteringsverktyg 46

51 Behandlingskontrakt och återkoppling Adato Beslut om förstadagsintyg Adato Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg OSL kap 39 2 Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Handlingar och beslut rörande omplacering Adato Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Adato* Förvaltningsövergripande överenskommelse med AME Utbilda och utveckla personal eller när Medarbetarsamtal, individuella anställning Hos respektive utvecklingsplaner avslutas avdelning Hos respektive avdelning OSL kap OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg samt personalakt, rum 44:D03:01. Förvaras i rehabiliteringsverktyg/personalakt, rum 44:D03:01 OSL kap 39 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem* Lönesamtal Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Fritidsstudie, beslut Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 47

52 Disciplinåtgärder för personal Dokumentation om misskötsamhet Verksamhetssystem* *Förvaras i rehabiliteringsverktyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Underlag, yttrande inför disciplinär åtgärd samt beslut. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs beträffande underlag. Polisanmälan Se kommentar Klassificeras under Anmäla till polis Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Se kommentar Intranät Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och ificeras under Styrande dokument. Beslut om utdelade gåvor Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Hos respektive avdelning Register över gåvor Beskrivning av valbara gåvor Avsluta anställning Uppsägning på egen begäran Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Ansökan om pension Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Besked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Avslut av anställning genom överenskommelse Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01/ärendehanteringssystem MBL-protokoll Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 48

53 Tjänstgöringsbetyg, kopia Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Tjänstgöringsintyg, kopia 2 år Heroma Förvaras i verksamhetssystem Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Årlig uppföljning SARA Arbetsmiljörond/Skyddrond SARA Registeras Riskbedömning SARA Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem Handlingsplan arbetsmiljöåtgärder SARA Utreda arbetsmiljö Beslut från Arbetsmiljöverket LISA Förvaras i ärendehanteringssystem Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Utredningar arbetsmiljö 2. 9 Löneadministration Gallras när ny ansvarig har utsetts Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Klassificeras under Mäta verksamhetskvalitet 5 år Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Heroma Personalförteckningar Tex teamutveckling, kartläggning av psykosocialaförhållanden, utredning av inomhusmiljö. 49

54 Arvoden 2 år Heroma Ersättningar 2 år Heroma Ex. glasögon, arbetskläder, reseersättning, bilersättning, traktamente Friskvårdsersättning 2 år plan 3, Rådhus Skåne Underlag på papper Förskottsanmälan 2 år Heroma Löneunderlag Se kommentar Heroma Ex. kvitto på personliga utlägg, reseräkningar. Om underlaget är momspliktigt får det inte förrän efter 10 år annars kan underlagen efter 2 år. Timlistor 2 år Heroma Pappersexemplaret efter inmatning i Heroma Flextidsrapporter 2 år Heroma Arbetstidsscheman Heroma Retroaktiva löner 2 år Heroma Lönerevision 2 år Underlag från lönerevision Läkarintyg 2 år Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas. Sjukanmälan till Försäkringskassan 2 år Heroma Löneavdrag 2 år Heroma Byte av semesterdagstillägg mot ledig dag 2 år plan 3, Rådhus Skåne Förvaras hos Lönesupport 50

55 2. 10 Pension Löneväxling (till tjänstepension) Ansökan om pension IT och telefoni Införa IT-system 2 år Heroma Ansökan på papper Hos HRavdelningen Utredning/underlag Se kommentar Se kommentar Förvaras hos HR-avdelningen Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten vid. Kravspecifikation Se kommentar Se kommentar Avtal med leverantör Korrespondens med leverantör Se kommentar Hos Se kommentar handläggare Leveransgodkännande Se kommentar Hos handläggare, Hos Inbjudan till utbildning handläggare Internt utbildningsmaterial Rutin för införande av system Informationsning, informationssäkerhetsning Projekthandlingar Se kommentar Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten vid. Avtal av rutinmässig karaktär vid, avtal av vikt bevaras. Korrespondens av vikt bevaras, resten efter 3 månader Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e- post, orderbekräftelse, betald faktura Projekthandlingar ificeras under Projekt 51

56 Förvalta IT-system Förvaltningsplan för system Se kommentar Riskanalys för system Se kommentar Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Se kommentar Rutiner för kontroller Se kommentar Rutiner för versionshantering Se kommentar Gallras när systemet avvecklats eller ny plan upprättats Gallras när systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats. Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Dokumentation om metoder och verktyg Se kommentar Rutiner för utvärderingar Se kommentar Rutinbeskrivningar Se kommentar Roll- och ansvarsbeskrivningar Se kommentar Programlicens Installationsmanualer Lista över användare Ligger i systemen Licensförteckning Gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats 52

57 Kontohantering Fordon och materiel Förråd och lager Inventeringar Fordon Fordonsplan/register över fordon Körjournal Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Registreringsbevis, leasing Gallras när Systemadministratör kontot avslutas 2 år Hos respektive avdelning Revideras Hos fordonsägaren, fortlöpande 2 år Hos bilansvarig Gallras 10 år efter redovisningsåret Hos bilansvarig 2 år Hos bilansvarig Leasingföretaget Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Investering/planering. Revideras fortlöpande. Registreringsbevis, kommunägd bil Se kommentar Årssammanställning Hos fordonsägaren Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar Hos handläggare Gäller beställningar till externa tryckeriet 53

58 Lokalbokningar Bokningar Transportmedelsbokningar Bokningar Posthantering Mottagningsbevis, rek.brev 3 SAMHÄLLSSERVICE 3.3 Medborgarservice Vägledning och service Tolkförmedling 2 år Gallras om informationen finns på annat ställe Samhällsinformation. Tolkförmedling. Hemvändare. Medborgarskap. Integration. Tolkstöd kan i många fall ske genom upphandling av tolkföretag och då sköts tjänsten via företagets webbsida. Riktlinjer för tolkstöd Se kommentar Se Styrande dokument Avtal om tolkstöd Registrera Se även juridiska handlingar Register över tillgängliga torkar Ansökan om tolkstöd Beslut om tolkstöd 54

59 Extern information och kommunikation Ge kommuninformation Broschyrer och foldrar (för externt bruk) G.MSF Pressmeddelanden Mynewsdesk Publikationer Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet. Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning Meddelanden till allmänheten 3.5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar 3.7 Näringsliv Företagsträffar T ex eldningsförbud, avstängningar av gator, vägar, VA m.m. Anteckningar Dokumentation Kontaktlistor Inbjudningar Gallras* Finns inbjudan finns i ett beslut i ett protokoll om inte ska de bevaras. Redovisningar av genomförda aktiviteter Företagsmässor/utställningar Företagsregister 55

60 4 SAMHÄLLSBYGGNAD Lantmäteri och 4. 1 kartarbete Fastighetsbildning Förrättningar Analog Förrättningsakt 1290K - et TROSSEN Skannas 1 gång per år Digital Förrättningsakt 1290K- tills vidare et TROSSEN Pappkopia, det digitala orignaltet finns i ARKEN Resthandlingar analog akt 1290K- et Resthandlingar digital akt 1290K- et Innehåller originalhandlingar Förvaras för all framtid i kassaskåpet i MSF:s Källarförråd 40:C10:01. Handlingar med skyddad personuppgift tillhörande förrättningsakter Inställda förrättningar (återkallade) Kronlogiskt register, förrättningar Planer och bestämmelser Gallas efter 10 år 1180-akter, 1290-akter, 1290K-akter, Planakter MASK Planakten förvaras i närarkiv i 2 år sedan till kommunarkivet. Gällande (2009) plankartor förvaras i närarkiv, övriga i kommunarkivet Bestämmelseakter MASK Kopior, Originalen finns hos beslutande myndighet t.ex LST Kontrollblad, reg planer och bestämmelser 5 år Pärmar 56

61 Kronologiskt register för planer och bestämmelser Kronologiskt register för planer och bestämmelser /Lantmäteri LM-diarium (övrigt) Finns digitalt från 1998 i word-och excelformat LM-diarium (övrigt) Diarielista avseende aviseringar från fastighetsinskrivningen Mindre ändringar i FR 10 år sedan till Kommunarkivet Finns här fr.o.m (Tidigare Sting) Inga nya listor efter , p.g.a reg. programmet SVÄR Mindre ändringar i FR /Lantmäteri Dokumenteras i excellistan Mindre ändringar i FR. Skrivs ut och skickas till skanning en gång om året. Därefter i ARKEN Värdeintyg Se LM-diariet Kopior. Originalet till kund. Fastighetsrättsliga uppdrag t ex markägarförteckningar, samfällighetsutredningar mm Se LM-diariet Fastighetsregister och kartor Fastighetsregister Registrering sker digitalt i register, ansvar LM Registerkarta Ingår i nationell digital registerkarta, ansvar LM Registerkartor, ekonomiska kartor Källarförråd 40:C10:01 Översiktskarta Källarförråd 40:C10:01 Källarförråd Beskrivning ekonomisk karta 40:C10:01 57