Dokumenthanteringsplan för miljö- och hälsoskyddsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0
|
|
- Gunilla Lindström
- för 6 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 för miljö- och hälsoskyddsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av miljö- och hälsoskyddsnämnden 25 januari 2018
2
3 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns ificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett ificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige Begrepp : är den punktnotation som används i ificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. belagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. : innebär att handling när den inte längre behövs i. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. Närarkiv i denna plan avser arkivrummet på plan 4, (vid C4 teknik) om inget annat anges. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsning: ning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om till exempel informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. : anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. : innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.
4
5 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Omröstningslistor/voteringslistor Beslutsunderlag/ utredning Offentlig dialog Anteckningar från möten Medborgarförslag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut BN/MHN / Se kommentar Se kommentar G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan G:MSF och nämndsekreterares pärm sedan Det skickas till centralarkiv efter mandatperiods slut och fyra år har passerat. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. Ingår i protokollet. Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. Bifogas protokoll se
6 Redovisa delegation Delegationsbeslut Delegationslista Intitativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag och fullmäktigeberedning Motion Protokollsutdrag/beslut i nämnd / G:MSF Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. Finns i sammanhållna protokollet Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i BN Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm ibn 1. 3 Verksamhetsledning Styrande dokument Delegeringsordning Beslut om vidaredelegering Förslag till förändrad delegeringsordning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Informationsärenden. Informationsärenden., G:MSF, 2
7 Reglemente Planer, verksamhetsledning Policy Riktlinjer Kontrollplan Handlingsprogram Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Lathundar Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Klassificeringsstrukturer Dokumenthanteringsplaner Taxor och avgifter / Se kommentar Agenda 21/Fairtrade Verksamhetsplan och övriga styrande dokument G:MSF Protokoll och kallelse ledningsgruppsmöten G:MSF Verksamhetsberättelse G:MSF, G:MSF, Antas i fullmäktige, bereds i nämnden, G:MSF, Verksamhetsplaner, styrkort,, Antas i nämnd. Avser policydokument G:MSF, utfärdade av den egna förvaltningen, G:MSF, Antas i nämnd., G:MSF, om inte speciallag säger annat, G:MSF, Förebyggande verksamhet., 1 arkivex bevaras, övriga vid G:MSF,., G:MSF, ny version upprättats., enligt Gallringsplan för handlingar av liten och G:MSF, kortvarig betydelse ( KF ), G:MSF,, Med gallringsfrister. Ett ex bevaras vid G:MSF, förändringar., G:MSF, Antas i fullmäktige och bereds i nämnden 3
8 Egenproducerat informationsmaterial Miljöstrategi Remiss Yttrande / G:MSF eller K: G:MSF G:MSF Enkät G:MSF Protokoll G:MSF Sammanställning/uppföljning G:MSF Inkl statistik Planer och övriga styrande dokument G:MSF Redovisning G:MSF Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut/ Nämnden Delegationer rörande övergripande ansvar Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar G:MSF T ex verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. T ex interna verksamhets- konferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer 4
9 / Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Protokoll Löneöversyn Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Protokoll från samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) G:MSF Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG G:MSF Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten Se kommentar G:MSF Kallelse med bilagor Planering och uppföljning av Mål- och ekonomistyrning Gallras efter 1 år G:MSF Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2 år. Budget Budgetunderlag (beräkningsunderlag,mm) Gallras efter 10 år G:MSF Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Tilhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. 5
10 / Målsättningar Månadsuppföljningar Delårsrapport Gallras efter 1-3 år G:MSF G:MSF G:MSF Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Underlag delårsrapport/-bokslut. (Specifikationer till vissa tillgångsoch skuldkonton.) Intern kontroll Årsredovisning 1-3 år G:MSF G:MSF G:MSF Tilhör ärendet om delårsrapport Konto 1-2 visar tillgångar och skulder. Konto 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige. Underlag årsredovisning/årsbokslut (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton. G:MSF Tilhör ärendet om årsredovisning Konto 1-2 visar tillgångar och skulder. Konto 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret 6
11 / Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Följer nämndärende Beslut/protokollsutdrag Följer nämndärende 1. 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Se kommentar Se Styrande dokument. Granskning av ledningssystem, resultat av G:MSF, Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag G:MSF, Kvalitetsdokument G:MSF, Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Se kommentar Se kommentar Se Styrande dokument. Åtgärdsplaner Se kommentar Se kommentar Se Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar G:MSF, Protokollsutdrag/beslut G:MSF, Uppföljning av mål G:MSF, Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitet G:MSF, Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. 7
12 / Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå G:MSF, Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Se kommentar Se kommentar Se Styrande dokument. Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år G:MSF Händelse- och riskanalys G:MSF Beslut om riskkvalificering G:MSF Rapporter, uppföljning G:MSF Protokollsutdrag/beslut G:MSF Avvikelserapporter G:MSF Checklistor G:MSF Dokumentation G:MSF Analyser G:MSF Inspektionsrapporter G:MSF Kontroller G:MSF Beslut G:MSF, Tillsyn i egen regi Godkännande G:MSF, Beslut om riskkvalificering G:MSF, Inspektionsrapporter G:MSF, Egenkontroll 2 år G:MSF, Statistik G:MSF, Avser sammanställningar för rapportering till. t ex inspektion arkiv 8
13 Begäran om yttrande Yttrande/svar Beslut Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkät, upprättad Enkätsvar, inkomna Sammanställning Statistik / Gallras efter 2 år G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, G:MSF, Statistik, allmän av betydelse Se kommentar G:MSF, 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid Statistik, verksamhetsspecifik Se kommentar G:MSF, Statistik av betydelse för bevaras. Övrig statistik vid Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Se kommentar Se kommentar Se Styrande dokument Uppföljningar av rutiner, dokumentation G:MSF, Avser uppföljning av t ex arbetsrutiner Tjänsteskrivelse G:MSF, Protokollsutdrag/Beslut G:MSF, 9
14 / Protokoll och utvärdering bevaras och Kvalitetgranskningar, protokoll och med registreras. Underlag efter 3 år, dock utvärderingar från fortlöpande angivet först efter att nästföljande granskning uppföljning av undantag G:MSF, genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd G:MSF, ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Protokoll från kvalitetsgranskning Avser dokumentation och utvärderingar från (motsv.) G:MSF, fortlöpande uppföljning av Synpunkter och klagomål Synpunkter Synpunkter av betydelse för G:MSF, Avser skriftliga synpunkter till. Synpunkter av tillfällig eller ringa Gallringsplan för handlingar av liten och betydelse Se kommentar Se kommentar kortvarig betydelse KF Tjänsteskrivelser G:MSF, Protokollsutdrag/Beslut G:MSF, Klagomål Klagomål inom miljö- och hälsoskyddsnämndens Klagomål hanteras enligt processen för den ansvarsområde Se kommentar Se kommentar kategori som klagomålet tillhör Klagomål utanför miljö- och hälsoskyddsnämndens Kan vidarebefordras till annan instans, t ex ansvarsområde Se kommentar länsstyrelse 10
15 / Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska ificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här Juridiska handlingar Yttrande, egna Yttrande från motpart Fullmakt Föreläggande Protokoll PM, promemoria Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Nämnden beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400). 11
16 Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Underlag för framställt krav Överklagande av beslut Tjänsteskrivelse Besvärshänvisning Inkommen överklagan Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Avvisning av för sent inkommet överklagande / Se kommentar Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Pappershandlingar förvaras hos handläggare under pågående arbete, sedan i et, digitala handlingar i. Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning. Ingår i respektive ärende och ska ificeras och föras till det ärende som överklagas. 12
17 Beslut om omprövning Beslut från högre instans Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Nämndens yttrande till högre instans Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid JO-anmälan Verksamhetsutveckling och samverkan / Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser G:MSF Redovisningar från externa projekt och utredningar G:MSF Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Externa projekt Projektansökan G:MSF Beslut om beviljade projektmedel G:MSF Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Se kommentar i rubrik Hos handläggare paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet t ex LONA, LOVA, HAV 13
18 / Avtal/upphandling G:MSF Anteckningar från möten Se kommentar G:MSF Projektplan G:MSF Deltagarförteckningar G:MSF Delrapporter G:MSF Broschyrer och annat egenproducerat material G:MSF Tidningsannonser G:MSF Budget G:MSF Ansökningar och beslut om utbetalningar G:MSF Ekonomisk slutredovisning G:MSF Slutrapporter G:MSF Gallras efter 10 Fakturor år G:MSF Interna projekt Projektplan Broschyrer och annat egenproducerat material Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år K: Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill. G:MSF, Projekt beslutas i verksamhetsplanen. Kontrollrapport Se Se Ingår i kontrollrapport livsmedel/drickvatten Analysprotokoll Se Se Ingår i analyssvar livsmedel/dricksvatten Inspektionsrapport Se Se Slutrapporter Gallras efter 5 år G:MSF, 14
19 / Samverka externt Samverkansavtal/överenskommelse G:MSF t ex vattenråd Minnesanteckningar Gallras efter 2 år G:MSF Protokoll i värdorganisation G:MSF Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Rutiner för postöppning Se kommentar G: MSF Hos respektive Postöppningsfullmakt avdelning Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran om att ta del av Gallras efter allmän handling utlämnande Hos handläggare Beslut om att ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten Redovisa information Ärendekort Se kommentar Ingår i Handbok för dokument- och ärendehantering, ificeras under Styrande dokument inkluderar besvärshänvisning Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. 15
20 / Arkivbeskrivning Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Arkivförteckning Se kommentar G:MSF närakriv Klassificeringsstruktur Evolution Dokumenthanteringsplan Vårda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Arkivförteckning Hantera arkivleveranser Leveransreversal/leveranskivtto Avhända allmänna handlingar Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut om avhändande Se kommentar Uppdateras kontinuerligt Gallras efter tre år I pärm hos handläggare G:MSF pärm hos handläggare, se kommentar, se kommentar ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Klassificeras under Styrande dokument, hanteras av KLK Klassificeras under Styrande dokument handlingarna återlämnats Kopia av original som bevaras av kommunarkivet Avser handlingstyp som saknas i dokumenthanteringsplanen 16
21 / Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Avtal om lån/förvaring av handlingar Gallra allmänna handlingar Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan Handlingar av liten och kortvarig betydese Se kommentar, se kommentar Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Gallringsbeslut, särbeslut 1.8 Tillsyn och revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Begäran om yttrande Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under Styrande dokument. Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse KF Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut från revisionen 17
22 Svar/Uppgifter / Tillsyn från tillsynsmyndighet Länsstyrelsen, mfl Meddelande/kallelse inklusive begäran om uppgifter Gallras med angivet undantag om uppgifterna inte ingår i beslutsunderlag Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll/beslut Tjänsteutlåtande/nämndens svar Protokollsutdrag/beslut nämnd Remisser, undersökningar och statistik Gallras med angivet undantag om uppgifterna inte ingår i beslutunderlag Inkluderar åtgärdsplan Externa remisser Från annan myndighet Remiss Yttrande/tjänsteutlåtande Protokollsutdrag/Beslut Nämnd Beslut från remitterande organ 18
23 Interna remisser / Remisser från annan kommunal förvaltning t ex C4-teknik, bygglov Remiss Yttrande Tjänsteutlåtande till nämnden Protokollsutdrag/Beslut Externa undersökningar Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet Statistik till andra myndigheter Se kommentar Se kommentar Nämnd om de är av vikt om de är av vikt Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter Se kommentar om de är av vikt 19
24 / Representera Evenemang och avtackningar Protokollsutdrag/Beslut G:MSF Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter G:MSF Inbjudan, gäster Gallras efter genomförande G:MSF Dokumentation från evenemang, tackbrev och ordförandekorrespondens Se kommentar G:MSF Dataskydd Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud Dokumentation från evenemang av större vikt bevaras, övrigt gallra vid Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Avanmälan av personuppgiftsombud Personuppgiftsansvariges förordnande av personuppgiftsombud Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 20
25 Samtycken / Samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Personuppgiftsbiträdeavtal Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt svar 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration Mötesplanering Uppdateras kontinuerligt Gallras efter 1 år G:MSF G:MSF G:MSF G:MSF Protokollsutdrag/beslut Beställningar av fika och lokaler Gallras efter genomförande Hos handläggare Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragnings lista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Gallras efter sammanträde Hos handläggare Handläggs av personuppgiftsombudet Handläggs av personuppgiftsombudet 21
26 Kallelse/ärendelista/föredragningslista Kungörelse Justeringsanslag Administration av förtroendevalda / Se kommentar Gallras efter 2 år Gallras efter vunnit laga kraft Ersättning och arvoden till förtroendevalda Lönelista Heroma Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Utveckla förtroendevaldas kompetens Gallras efter 10 år G:MSF Nämndsekreterare Får om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Protokollsutdrag/beslut Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Se kommentar Hos handläggare Gallras efter genomförande Interna utbildningar för nya förtroendevalda G:MSF Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista Avtacka/hedra förtroendevalda Riktlinjer för gåvor Se kommentar Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och ificeras under Styrande dokument. 22
27 Register över gåvor / Beskrivning av valbara gåvor Beslut om utdelade gåvor Informera och kommunicera internt Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar 2. 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande G:MSF Hos handläggare Hos handläggare Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) Leverantörsreskontra Leverantörsfakturor/utbetalningar, skannade, redovisningstyp 100, 121. Gallras 3 år efter beslutsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret G:MSF Förvaras i original hos skanningsleverantör. Skannad faktura-bild förvaras 10 år i VISMA. Nämndens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid. T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 år efter redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först vefter 10 år enligt huvudregel. 23
28 Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Övriga utbetalningar, typ 110 Internfakturering mm, typ 14x Kundreskontra Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Underlag återbetalning av felaktiga betalningar Fakturera internt Underlag / Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras efter 2 år Förvaras i VISMA Pärm på respektive avdelning. Pärm på respektive avdelning. Närarkiv Förvaras i VISMA Pärm handläggare G:MSF Pärm handläggare G:MSF Pärm handläggare Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. 10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning T ex utlägg Interdebitering/ kostnadsfördelning Bokföringsorder Gallras efter 10 Pärm handläggare år Gallras efter 10 Pärm handläggare år 24
29 / Löpande bokföring/redovisning Dagbokföring, omföringar och rättningar Bokföringsorder på papper, typ 230, 290 Bokföringsorder, elektronisk typ 299 Budgetverifikationer, typ 6xx Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura Finans- och skuldförvaltning Inkommande bidrag Gallras 2 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Förvaras i ekonomisystemet Verifikation på papper förvaras hos registrerande handläggare Gallras 10 år efter redovisningsåret noteras i Omföringar och rättningar som sker på samma vernr som original. EU-bidrag Gallras efter speciella regler för EU-projekt Hos registrerande handläggare Statsbidrag Gallras efter 10 år Hos registrerande handläggare T ex energirådgivning eller utjämningsbidrag. Innehåller ansökan och beslut. 25
30 Redovisning av statsbidrag Kommunalt bidrag 2. 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Fullmakt Annons och förfrågningsunderlag / Hos registrerande handläggare Hos registrerande handläggare Frågor och svar Kompletteringar/KFU Öppningsprotokoll Upphandlingsprotokoll Anbudsutvärdering OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 Från kommunintern "fond" inrättad för särskilda satsningar. T ex beslut om att genomföra upphandling. T ex fullmakt om att genomföra samordnad upphandling. Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde Se kommentar Gallras efter 5 år OSL 19 kap 3 Gallras efter 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras. 26
31 / Antaget anbud Tilldelningsbeslut Avbruten upphandling Se kommentar Överprövning Avropa från ramavtal Offert Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Beställningsbekräftelse Garantibevis Produktdokumentation Följesedel Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlin gsdokument direktupphandling Offerter Gallras efter Orderbekräftelse 2 år OSL 19 kap 3 Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. 27
32 / Garantibevis garantitidens upphörande Produktdokumentation Följesedel Gallras efter 2 år Förvalta avtal För hantering av avtal se Juridiska handlingar Avtalsuppföljning Avtalsförlänging 2. 7 Personaladministration Rekrytera personal Annons, arbetsanalys och kravprofil Varbi Förvaras i rekryteringsverktyget Sammanställning över sökande Gallras efter 2 år Varbi Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras efter 2 år Varbi Pågrund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Gallras efter 2 år Varbi Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka Anställa personal Gallras efter 2 år Varbi Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Gäller Anställningsavtal, anställningsbevis både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar Uppdragsbeskrivning Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 28
33 / Introduktionsplan för medarbetare Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Finns med i anställningsavtal Tjänstebilsavtal Förvaras i personalakt, rum 44:D03: Bemanning och ledigheter Ledigheter Heroma Alla ledigheter registreras i Heroma Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid Gallras efter 2 år Förvaras hos Lönesupport Semesterlistor Hos respektive avdelning Administrera anställningar Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla Förvaras personalakt, rum 44:D03:01. Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Utredning av bisyssla Förvaras personalakt, rum 44:D03:01. Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 29
34 / Personalhälsa Sjukanmälan Heroma i personalsystem Läkarintyg (ej rehabiliteringsärenden) Gallras efter 2 år Adato Förvaras i rehabiliteringsverktyg Läkarintyg i samband med rehabilitering Adato OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Rehabiliteringsutredning Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation i samband med rehabmöten Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsf örmågebedömning via AME Adato Dokumentation och handlingar Beslut om förstadagsintyg Adato Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg från Försäkringskassan Adato Förvaras i rehabiliteringsverktyg Behandlingskontrakt och återkoppling Adato OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg OSL kap 39 2 Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Handlingar och beslut rörande omplacering Adato OSL kap OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg samt personalakt, rum 44:D03:01. Förvaras i rehabiliteringsverktyg/personalakt, rum 44:D03:01 30
35 / Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Adato* Förvaltningsövergripande överenskommelse med AME Utbilda och utveckla personal OSL kap 39 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem* Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner eller när anställning avslutas Hos respektive avdelning Lönesamtal Hos respektive avdelning Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Fritidsstudie, beslut Förvaras i personalakt, rum 44:D03: Disciplinåtgärder för personal Dokumentation om misskötsamhet Verksamhetssystem* *Förvaras i rehabiliteringsverktyg Underlag, yttrande inför disciplinär Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs åtgärd samt beslut. beträffande underlag. Polisanmälan Se kommentar Klassificeras under Anmäla till polis Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Se kommentar G:MSF Intranät Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och ificeras under Styrande dokument. Beslut om utdelade gåvor Sammanställningar över aktuell personal Se kommentar uttag från verksamhetssystem 31
36 / Inbjudan Hos respektive avdelning Register över gåvor Beskrivning av valbara gåvor Avsluta anställning Uppsägning på egen begäran Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Ansökan om pension Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Besked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Avslut av anställning genom överenskommelse Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01/ärendehanteringssystem MBL-protokoll Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Tjänstgöringsbetyg, kopia Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Tjänstgöringsintyg, kopia Gallras efter 2 år Heroma Förvaras i verksamhetssystem Dödsfallsintyg Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Årlig uppföljning SARA Arbetsmiljörond/Skyddrond SARA Registeras Riskbedömning SARA Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem Handlingsplan arbetsmiljöåtgärder SARA Utreda arbetsmiljö Beslut från Arbetsmiljöverket LISA Förvaras i ärendehanteringssystem 32
37 Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Utredningar arbetsmiljö 2. 9 Löneadministration Lönelistor Heroma Personalförteckningar G:MSF Arvoden Gallras efter 2 år Heroma Ersättningar Gallras efter 2 år Heroma Gallras efter 2 Närarkiv plan 3, Friskvårdsersättning år Rådhus Skåne Gallras efter 2 Förskottsanmälan år Heroma / ny ansvarig har utsetts Förvaras i personalakt, rum 44:D03:01 Klassificeras under Mäta G:MSF verksamhetskvalitet Tex teamutveckling, kartläggning av Gallras efter 5 psykosocialaförhållanden, utredning av år G:MSF inomhusmiljö. T ex glasögon, arbetskläder, reseersättning, bilersättning, traktamente Underlag på papper Löneunderlag Se kommentar Heroma Gallras efter 2 Timlistor år Heroma Gallras efter 2 Flextidsrapporter år Heroma Arbetstidsscheman Heroma T ex kvitto på personliga utlägg, reseräkningar. Om underlaget är momspliktigt får det inte förrän efter 10 år annars kan underlagen efter 2 år. Pappersexemplaret efter inmatning i Heroma 33
38 / Retroaktiva löner Gallras efter 2 år Heroma Läkarintyg Gallras efter 2 år Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas. Gallras efter 2 Sjukanmälan till Försäkringskassan år Heroma Löneavdrag Gallras efter 2 år Heroma Byte av semesterdagstillägg mot ledig dag Gallras efter 2 år Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras hos Lönesupport Löneväxling (till tjänstepension) Gallras efter 2 år Heroma Ansökan på papper Pension Ansökan om pension IT och telefoni Införa IT-system Hos HRavdelningen Utredning/underlag Se kommentar G:MSF Se kommentar Kravspecifikation Se kommentar G:MSF Se kommentar förvaras hos HR-avdelningen Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten vid. Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten vid. Avtal med leverantör Korrespondens med leverantör Leveransgodkännande Se kommentar Se kommentar Se kommentar Närarkiv Hos handläggare Hos handläggare, G:MSF Avtal av rutinmässig karaktär vid, avtal av vikt bevaras. Korrespondens av vikt bevaras, resten efter 3 månader Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e-post, orderbekräftelse, betald faktura 34
39 / Hos Inbjudan till utbildning handläggare Internt utbildningsmaterial G:MSF Rutin för införande av system G:MSF Informationsning, informationssäkerhetsning G:MSF Projekthandlingar Se kommentar Projekthandlingar ificeras under Projekt Förvalta IT-system Förvaltningsplan för system Se kommentar G:MSF Riskanalys för system Se kommentar G:MSF systemet avvecklats eller ny plan upprättats systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Se kommentar G:MSF Rutiner för kontroller Se kommentar G:MSF Rutiner för versionshantering Se kommentar G:MSF Dokumentation om metoder och verktyg Se kommentar G:MSF Rutiner för utvärderingar Se kommentar G:MSF Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats. systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Rutinbeskrivningar Se kommentar G:MSF systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats 35
40 / Roll- och ansvarsbeskrivningar Se kommentar G:MSF Programlicens G:MSF systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats Installationsmanualer Lista över användare G:MSF Ligger i systemen Licensförteckning G:MSF Kontohantering Interna servicefunktioner Tryckeri och repro Beställningar Lokalbokningar Bokningar Transportmedelsbokningar Bokningar Posthantering Mottagninsbevis, rek.brev Systemadministratör kontot avslutas Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Hos handläggare Gäller beställningar till externa tryckeriet / Gallras efter 2 år Gallras om informationen finns på annat ställe 36
41 3 SAMHÄLLSSERVICE Extern information och 3. 4 kommunikation Ge kommuninformation Broschyrer och foldrar (för externt bruk) / G:MSF Pressmeddelanden Mynewsdesk G:MSF Publikationer Ett arkivexemplar av egenproducerat material (som broschyrer och foldrar) skickas till kommunarkivet. Digitala handlingar bevaras i väntan på strategi för digitalt långtidsbevarande. 1 exemplar av varje ska bevaras i kronologisk ordning Meddelanden till allmänheten 3.5 Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar Tillstånd och tillsyn enligt alkohollagen Stadigvarande serveringstillstånd T ex eldningsförbud, avstängningar av gator, vägar, VA m.m. stadigvarande serveringstillstånd, utökat stadigvarande serveringstillstånd, lämplighetsprövning, serveringstillstånd för gemensam yta Ansökan, underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Gallras 3 år efter att upphört AlkT Gallras om besluten kan förstås utan underlagen. T ex ansökan och övriga yttranden från sökanden, bevis över godkännande av livsmedelslokal, bolagsbevis, F-skattebevis, finansieringsplan, hyreskontrakt, konkursfrihetsbevis, meritförteckning, momsregistreringsbevvis, personbevis, verksamhetsbeskrivning, yttranden från andra förvaltningar. Ansökan som inte leder till åtgärd vid. 37
42 Beslut Beslut avslagen ansökan Tillståndsbevis, stadigvarande servering, inklusive planritning Utredningar och förslag till beslut Beslut om upphörande av serveringstillstånd på egen begäran Domar i tillståndsärenden Anmälningsärenden och övriga handlingar Anmälan av försäljning öl 2 / Gallras efter 3 år Gallras 3 år efter att upphört har upphört AlkT Till centralarkiv 3 år efter att upphört. AlkT Beslut tas av nämndens alkoholutskott. AlkT AlkT AlkT AlkT AlkT Till centralarkiv 3 år efter att upphört Till centralarkiv 3 år efter att upphört Gäller serveringstillstånd Innehåller anmälan, bekräftelse om registrering och information om egenkontrollprogram. Anmälan om kryddning av egen snaps inaktualiet AlkT Anmälan om provsmakning inaktualiet AlkT Anmälan om förändring i enligt 9 kap 11 AL Se kommentar AlkT Om anmälan innebär förändringar som leder till ärende, t ex lämplighetsprövning eller ansökan om stadigvarande tillstånd hanteras anmälan som underlag för beslut. Övriga anmälningar vid 38
43 / Anmälan om cateringlokal inaktualiet AlkT Anmälan om utsedda serveringsansvariga AlkT Remisser lotteriinspektionen AlkT Restaurang- och folkölsrapporter Gallras efter 10 år AlkT Tillfälliga tillstånd Samtliga handlingar för ansökan om tillfälligt tillstånd Tillsynsärenden som leder till åtgärd Tillsynsrapport Gallras efter 5 år AlkT AlkT Tillfälligt tillstånd till allmänheten. Tillfälligt tillstånd till slutet sällskap. Tillfällig gemensam serveringsyta. Tillfälligt utökat tillstånd. Provsmakningstillstånd för partihandlare Samtliga handlingar i ärendet. Innehåller ex ansökan, yttranden, remiss, yttranden från andra myndigheter, beslut. Anmälan som inte leder till åtgärd vid i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört 39
44 / Anmälan Utredningar och förslag till beslut Beslut Överklagande Domar i tillsynsärenden Beslut från andra myndigheter AlkT AlkT AlkT AlkT AlkT AlkT i tillsynsärenden som leder till utredning om varning, sanktioner eller återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Rör varningar, sanktioner och återkallelse av serveringstillstånd. Till centralarkiv 3 år efter att upphört Tillsynsrapport försäljning av folköl Försäljning av folköl: beslut rörande varning eller försäljningsförbud Tillsynsärenden som inte leder till åtgärd Tillsynsrapport Gallras efter 5 år med angivet undantag Gallras efter 5 år AlkT Bör bevaras i tillsynsärenden som leder till varning eller försäljningsförbud AlkT anmälan om upphörande av försäljning AlkT 40
45 3.5.2 / Anmälan Gallras efter 5 år AlkT Beslut från andra myndigheter Gallras efter 5 år AlkT Tillsynsrapport försäljning av folköl Gallras efter 5 år AlkT Tillsynsplan inaktualiet G:MSF Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning enligt Tobakslagen (1993:581) Anmälan som inte leder till åtgärd vid Anmälan om försäljning av tobak har upphört Skrivelse angående anmälan och egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Inspektionsrapport Anmäla misstänkt brott mot tobakslagen har upphört har upphört har upphört Åtalsanmälan (misstanke om brott) upphört Beslut om saluförbud upphört Spara kopia Till allmän åklagare. Delegationsbeslut. Beslut gäller även om besvärshänvisning överklagas 41
46 / Föreläggande om att åtgärda. Föreläggande om vite Beslutsunderlag till nämnd Beslut om timavgift Tillstånd och kontroll av försäljning av e-cigaretter och påfyllningsbehållare Anmälan om försäljning av e- cigaretter och påfyllningsbehållare Skrivelse angående anmälan och egenkontrollprogram Egenkontrollprogram Inspektionsrapport upphört upphört upphört Gallras efter 10 år har upphört Nämndbeslut Arbetsmaterial har upphört har upphört har upphört Spara kopia Delegationsbeslut. Samtliga delegationsbeslut som skickas ut med post skickas med delgivning och besvärshänvisning. Delegationsbeslut. I de fall klagomålet är befogat samt vid extra offentlig kontroll enligt lag om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare (2017:425) Anmäla misstänkt brott mot lagen om elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare Åtalsanmälan (misstanke om brott) upphört Till allmän åklagare. Anmälan som inte leder till åtgärd vid 42
47 3.5.3 Beslut om saluförbud Föreläggande om att åtgärda. Föreläggande om vite Beslutsunderlag till nämnd Beslut om timavgift Kontroll av försäljning av receptfria läkemedel Rapport från Läkemedelsverket gällande anmälan och avanmälan Inspektionsrapport 4 SAMHÄLLSBYGGNAD 4.15 Avfall och återvinning Renhållning Uppehåll i sop- och slamtömning Ansökan Beslut / upphört upphört upphört upphört Gallras efter 10 år har upphört Nämndbeslut Arbetsmaterial Se kommentar Närarkiv Verksamhetssystem Beslut gäller även om besvärshänvisning överklagas Samtliga delegationsbeslut som skickas ut med post skickas med delgivning och besvärshänvisning. I de fall klagomålet är befogat samt vid extra offentlig kontroll Registret uppdateras när listor inkommer per e- post. Inklusive eventuell komplettering Delegationsbeslut. Kopia till renhållningen 43
48 Beslut om avgift Kompostering Ansökan Beslut Beslut om avgift Delad behållare Ansökan Beslut Beslut om avgift TRYGGHET OCH 5 SÄKERHET 5. 5 Skydd och säkerhet Personskydd Beställning Upplägg Anmäla till polis Polisanmälningar, allmänt / Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Gallras efter 10 år Inklusive eventuell komplettering Delegationsbeslut. Kopia till renhållningen Inklusive eventuell komplettering Delegationsbeslut. Kopia till renhållningen Gallras efter 2 år Handläggare ASOS Gallras efter 2 år Handläggare ASOS OSL 18:7 Gallras efter 2 år Verksamhetsystem Nej, avsteg kan förekomma Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter. 44
49 / Polisanmälningar, rörande personal Adato 5. 6 Försäkringar Nej, avsteg kan förekomma Avstegen avser enskilda uppgifter som kan omfattas av sekretess, exempelvis personuppgifter Försäkra personer HR-avdelningens handlägger Försäkringsbrev och avtal Kommers/avtalsdatabasen och hos handläggare AFA (sjukförsäkring) Se kommentar All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida. TFA (arbetsskada försäkringen) Se kommentar All hantering sker digitalt genom AFAs hemsida Försäkra egendom Handlingar rörande egendomsskador Hos handläggare Avtal Kommers och hos handläggare Skade- och tillbudsrapportering Tillbud Uppgifter kopplat till individ i samband med arbetsskada och tillbud LISA Anmälan om arbetsskada till Försäkringskassan LISA Sammanställning av tillbud, olycksfall och arbetsskador LISA Registeras OSL kap OSL kap Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud Förvaras i verktyget för arbetsskador och tillbud Ingår i systematiskt arbetsmiljöarbete. Anmälningar registreras och bevaras i verktyget för arbetsskador och tillbud 45
50 6 MILJÖ OCH HÄLSOSKYDD / Tillstånd/anmälan/registrering Miljöfarlig hantering eller anläggning Tillstånd enskilt avlopp Ansökan om tillstånd att inrätta, se avloppsanordning kommentar, se Situationsplan kommentar, se Siktanalys och perkolationstest kommentar Sektionsritning (över, se avloppsanläggning) kommentar, se Funktionsbeskrivning kommentar, se Tillstånd (servitut) kommentar, se Remiss Lst ang fornminnesområde kommentar, se Yttrande Lst kommentar, se Beslut Lst ang fornminnesområde kommentar, se Yttrande från grannar kommentar, se Inspektionsrapport kommentar, se Beslut om tillstånd kommentar, se Delgivningskvitto kommentar * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare Gäller t ex produktblad från tillverkare * * i särskilt närarkvi vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare Skrivs endast om något måste ändras. * *Bevasras i särskilt vid handläggare Delegationsbeslut. * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare 46
51 Kvalitetsförsäkran Anmälan annan toalett än WC och avloppsanläggning utan ansluten WC Anmälan Situationsplan Funktionsbeskrivning Remiss Lst ang fornminnesområde /, se kommentar, se kommentar, se kommentar, se kommentar, se kommentar * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare t ex produktblad från tillverkare * * i särskilt vid handläggare * * i särskilt vid handläggare Yttrande Lst, se kommentar * * i särskilt vid handläggare Beslut Lst ang fornminnesområde, se kommentar * * i särskilt vid handläggare Beslut, se kommentar * Delegationsbeslut. Skickas till fastighetsägaren tillsammans med besvärshänvisning * i särskilt vid handläggare Kvalitetsförsäkran Slam och toalettavfallsdispens, se kommentar * * i särskilt vid handläggare Ansökan * *Förvaras i särskilt vid handläggare Begäran om komplettering * *Förvaras i särskilt vid handläggare 47
52 / Komplettering Beslut Tillstånd och anmälan transport farligt avfall * *Förvaras i särskilt vid handläggare Delegationsbeslut. Kopia skickas till renhållningen * *Förvaras i särskilt vid handläggare Beslut Lst Tillstånd och anmälan för spridning av kemiska bekämpningsmedel Ansökan/anmälan Begäran om kompletteringar Kompletteringar Remiss till C4-teknik Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Pärm handläggare Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () Gäller endast inom vattenskyddsområde 48
53 Remissvar / Pärm handläggare Närarkiv () Gäller endast inom vattenskyddsområde Kommunicering beslutsförslag Beslut Överklagande Beslut Lst om överklagandet Dom överklagande Gallras efter 3 år. vid vattenskyddso mråde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () Pärm handläggare () MMD, MMÖD Delegationsbeslut. Inom vattenskyddsområde bevaras 49
54 Information från verksamhetsutövaren Dispens gödselspridning Ansökan inkl karta Beslut Anmälan upplag av gödsel inom vattenskyddsområde och detaljplanlagt område Anmälan inkl karta Beslut Tillstånd miljöfarlig verksamhet Samrådshandlingar Remiss Remissyttrande Beslut/tillstånd Överlåtelse av operativ tillsyn Begäran / Gallras efter 3 år. vid vatten skyddsområde Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Gallras efter 5 år Pärm handläggare () Pärm handläggare Pärm handläggare Krav enligt beslut, t ex gällande utförd bekämpning Inklusive eventuella kompletteringar Delegationsbeslut Pärm handläggare Inklusive eventuella kompletteringar Pärm handläggare Delegationsbeslut A och B-nivå Ansökan med bilagor, kompletteringar mm Delegationsbeslut/nämndsbeslut. T ex betydande miljöpåverkan, kompletteringar, ansökan Lst, MMD Lst, Livsmedelsverket 50
55 / Lst Beslut Tillstånd tas i bruk Information tillstånd tas i bruk Prövotidsredovisning Remiss Ansökan med bilagor, kompletteringar mm Delegationsbeslut/nämndsbeslut. T ex betydande miljöpåverkan, kompletteringar, Remissyttrande ansökan Beslut/tillstånd Lst, MMD Anmälan miljöfarlig verksamhet C-nivå ( gäller även U-nivå på begäran) Anmälan inkl bilagor Ritning, planer mm Anmälan skickas till Lst för se Handlingar skickas per e-post. Endast kännedom kommentar meddelande bevaras. Begäran om kompletteringar Kompletteringar Begäran on yttrande Till berörda Inkommande yttrande På anmälan och beslut Kommunicering beslutsförslag Se kommentar endast vid synpunkter 51
56 Beslut Delgivningskvitto Överklagande Beslut Lst om överklagandet Dom överklagande Anmälan om ändring av miljöfarlig verksamhet Anmälan inkl bilagor / MMD, MMÖD Nämndsbeslut C-nivå. Delegationsbeslut U- nivå. Inkluderar besvärshänvisning och avgiftsbeslut A, B, C-nivå (gäller även U-nivå på begäran) Ritning, planer mm Anmälan skickas till Lst för kännedom Anmälan skickas till Naturvårdsverket och Havs- och vattenmyndigheten Begäran om kompletteringar Kompletteringar Begäran on yttrande Inkommande yttrande se kommentar se kommentar Gäller endast för A- och B-nivå.Handlingar skickas per e-post. Endast meddelande bevaras. Gäller endast för A-nivå. Handlingar skickas per e-post. Endast meddelande bevaras. Till berörda På anmälan och beslut 52
57 Kommunicering beslutsförslag Beslut Delgivningskvitto Överklagande Beslut Lst om överklagandet Dom överklagande Anmälan om nedläggning av miljöfarlig verksamhet / Se kommentar endast vid synpunkter MMD, MMÖD Delegationsbeslut. Inkluderar besvärshänvisning och avgiftsbeslut A, B, C-nivå (gäller även U-nivå på begäran) Anmälan inkl bilagor Begäran om kompletteringar T ex begäran om mifo-undersökning Kompletteringar Provtagningsplan, analysresultat mm Beslut Delegationsbeslut. Inkluderar besvärshänvisning och avgiftsbeslut Information till Lst om nedläggning Gäller tillståndspliktig verksamhet 53
1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING
Nässjö kommun Örnen i Nässjö AB Dokumenthanteringsplan, version 1.0 Antagen 2015-10-13 Gäller från och med 2016-01-01 Processnr Process Handlingstyp/handlingsslag Registrering Förvaringsplats Gallring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner
Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunövergripande dokumenthanteringsplan Handlingstyp Nämndernas, styrelsernas och kommunfullmäktiges protokoll Papper Diarieförs Närarkiv 2 år/5 år Skickas årligen
Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad
KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde
Förvaring och sortering. Personalakter Se nedan Papper Bevaras
Personal Process Förvaring och sortering Format/ Arkivformat Bevaras eller gallringsfrist Personalakter Se nedan Papper Bevaras Personalakterna förvaras på olika sätt inom de olika områdena: Äldreomsorg
Dokumenthanteringsplan för byggnadsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0
för byggnadsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av byggnadsnämnden 2018-06-26 Gäller from 2018-07-01 Inledning Enligt det kommunala
Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen
Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Länsstyrelsens beslut om kommunmottagande av nyanlända/ Diarienummer Ja Pärm, integrationssamordna rens rum, överlämnas till centralarkivet
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.2 Kompetensförsörjning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189
Författningssamling i Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen 2016-10-04, 189 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan - kommunstyrelsen Dokumenttyp Plan
Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen 2011-01-25 6
Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen 2011-01-25 6 Handling Allmänt Förvaringsplats Sorteringsordning Gallring Registrering Anteckning Till kommunarkiv Avtal - diarieförda Arkiv y, pärm
Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden
Tjänsteskrivelse 2011-11-01 Handläggare: Lena Edlund FHN 2011.0090 Folkhälsonämnden Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26)
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Dokumenthanteringsplan för personaladministration Dnr KS 2018/0104 Norrköpings stadsarkiv (NSA), dokumenthanteringsplan nr 05. Fastställd av kommunstyrelsen den 5 mars 2018 97. Ersätter
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,
4 Miljö- och hälsoskydd
1 4 Miljö- och hälsoskydd Dokumenthantering och förvaring bakgrund: Handlingar förvaras både digitalt och analogt enligt tidigare dokumenthanteringsplan. Analoga n fram till 2017-02-28 förvaras i miljö-
Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen
Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år
IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Sorteringsordning. Ansvarig/ Förvaring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: MILJÖENHETEN - serveringstillstånd, folköl, tobak och lotteri Beslutad: SOCN 2017-02-21, Dnr SOCN 2017/ Upprättad: 2017-01-17 Uppdaterad: Övergripande
Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet
Danderyds kommun Dokumenthanteringsplan 2011-12-30 Myndighet: Produktionsstyrelsen Beslutsdatum: Enhet: PRODUKTIONSKONTORET IT-stöd: Schoolsoft Administrativt stödsystem som hanterar och lagrar utbildningsrelaterade
FAMILJEOMSORG) ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR. Bevaras. 5 år
SOCIALFÖRVALTNINGEN 2012-09 DOKUMENTPLAN MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: IFO (INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG) Ansökan om anställning 2 år Personalavdelningen är arkivansvarig - Anställning av personal
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt
Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator
Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-02-14 Uppdaterad: Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom, nya uppgifter
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...
Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad
KS 399/14 Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad 2.3.2 Administrera löner och fmåner Antagen av Kommunstyrelsen 26:e november år 2014 Gäller från och med 2015-01-01 Verksamhetsområde
Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.
Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,
Datum för beslut Stockholm den 29 januari 2019 På Kulturnämndens vägnar
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Arkivmyndighetens beslut 2019:04 DNR 5.1.2-01651/2019 Sida 1 (6) 2019-01-29 Nämnd/Bolag/Stiftelse Valnämnden Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler
BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR. Beslutets omfattning STOCKHOLMS STADSARKIV. Revisionskontoret
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-16296/12 SID 1 (5) 2012-10-09 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Revisionskontoret Beslutets omfattning Enligt Arkivregler för
Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument
Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper.
Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:
Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: Personalenheten Beslutad: KFKS 2013/116-004 Upprättad: 2013-08-16 Uppdaterad: 2013-08-16 Arbetsmarknadspolitiska åtgärder Feriearbetande skolungdom,
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning
Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad
KS 216/16 Dokumenthanteringsplan Stödjande processer i Mölndals stad 2.3.1 Hantera kompetensförsörjning Antagen av Kommunstyrelsen 2016-08-24 169 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområde 2. Stödjande
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden
Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning
Delegationsbestämmelser för Regionala utvecklingsnämnden. Version: 3. Beslutsinstans: Regionala utvecklingsnämnden
Regionala utvecklingsnämnden Version: 3 Beslutsinstans: 2(8) ÄNDRINGSFÖRTECKNING Version Datum Ändring Beslutat av 1. 2016-02-02 Nyutgåva 2. 2016-03-01 3. 2016-04-05 Anpassningar till gemensamma regler
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs
ADB-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Annonser, annonsmanus
Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering
1(2) Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering RA-MS 2011:42 Riksarkivets föreskrifter om gallring hos Naturvårdsverket; beslutade den 19 september 2011. Riksarkivet
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Protokoll / Centrala samverkansgruppen - protokoll - kallelser Personalutskottet - protokoll - kallelser i pärm hos registrator i pärm hos registrator 5 år Papper: svenskt arkiv. Sparas elektroniskt i
1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Reglementen Akt Ingår
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Version: 1.4 Dnr: 1-411/2016 Fastställd: 2016-06-15 Giltig fr. o.m 2016-07-01 Detta dokument anger hur
BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006
2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten
Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration
ledning/gemensam administration Verksamhet ledning/ Gemensam administration Antagen 2008-08-20 Senast ändrad 2010-08-18 Fullmäktige och styrelser Protokoll - Kommunfullmäktige Protokoll - Kommunfullmäktige
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.
Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:
registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna
1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN beslutad 8 februari 2018, RS 6 reviderad 4 oktober 2018, RS 39 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)
Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation
Delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden
Datum 2017-12-11 1 (5) Delegationsordning för kultur- och fritidsnämnden Antagen av kultur- och fritidsnämnden 2017-12-11. Allmänna regler Delegerad beslutsbefogenhet Enligt kommunallagen 6 kap 33 37 1
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 2(5) Inledning Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper som
Information till chefer i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra processer och system inom personalområdet
1 (6) Information till chefer i Nacka kommun om hantering av i våra processer och system inom personalområdet När du är chef i Nacka kommun använder du olika system som behandlar om dina medarbetare som
SAMMANFATTANDE BESKRIVNING ÖVER PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR
1(11) SAMMANFATTANDE BESKRIVNING ÖVER PERSONUPPGIFTSBEHANDLINGAR Behandlingar av personuppgifter inom Södra Roslagens miljö- och hälsoskyddsnämnds verksamhet ORG nr 212000-0118, Täby kommun I detta dokument
Verksamhet Byggnadsnämnden ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg")
Verksamhet ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg") Antagen 2009-03-24 Senast ändrad 2016-03-16 NÄRARKIV Nämnden Protokoll - *) Kronologiskt 2 år *) Före 2009-07-01 "Nämnden för miljö och bygg" Delegeringsbeslut*)
Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun
Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun Antagen av kommunstyrelsen 2012-12-03, 193 Dokumenthanteringsplanen omfattar de handlingar som förekommer i allmän administrativ
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration
Förslag DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015 Handlingsslag Bevaras/Gallras efter antal år Medium Förvaras Diariet Microsoft Office 365 Anmärkning Styra och leda förbundet POLITIK - DIREKTION/BEREDNINGAR Fatta politiska
Allmänt förekommande handlingar
Bilaga 1. Lokalt gallringsbeslut (RAFS 1991:6) Sida: 1(5) Denna gallringsplan redovisar de handlingstyper som Åklagarmyndigheten enligt RA-FS 1991:6 beslutat om gallring. Planen uppdateras kontinuerligt.
1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten
HANTERINGSANVISNINGAR - STYRANDE VERKSAMHETSPROCESSER 1 - styrande verksamhetsprocesser 1.1 - styra och planera verksamheten 1.1.1 - fatta politiska beslut 1.1.2 - upprätta kommunplan 1.1.3 - ta fram översiktsplan/fördjupad
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.5 Personalhälsa Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen avser Version
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Alla förvaltningars hantering av personal
PROTOKOLL MBL-protokoll SvA 80 Närarkiv resp. Handlingsplaner/skyddsrondsprotokoll SvA 80 Närarkiv resp. Centrala arbetsmiljökommittén protokoll med handling Papper Sekretera re 1 (7) Allmänna frågor.
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: INKÖPSPROCESSEN Beslutad: Dnr KFKS 2013/668-004 Upprättad: 2013-11-13 Uppdaterad: Övergripande information som rör Inköpsprocessen: Under anbudstiden
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring
Bokslut (årsrapport), ingår i SÄN:s bokslut Ekonomihandlingar Papper (kopior), Enhetschef Ingår i SÄN:s bokslut och bevaras i Kommunarkivet i SÄN:s diareförda ärenden. Verksamhetens egen kopia lämnas till
HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.
Första giltighetsdatum 2010-08-25 Dnr 214/2010 004 Dokumenthanteringsplanen är upprättad för att hålla en god ordning och ge överblick över förvaltningens allmänna handlingar. Den talar om vilka handlingstyper
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs
IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-samordnare
Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll
1(19) ORIGINALPROTOKOLL/ MINNESANTECKNINGAR Södermöre kommundelsnämnd Kronologisk ordning Personalutv. 5 år Bevaras Bindes Protokoll Bilagor till SKDN:s protokoll Diarieplansordning Diariet 5 år Bevaras
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20110316 Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 62 Diarienummer KS 494/2010 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 16 mars 2011, 11. Enligt
Kultur- och fritidsnämndens delegationsförteckning Antagen av Kultur- och fritidsnämnden den 9 juni 2015, Kfn 23
1 FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 3.16 U03 Ersätter 3.16 U02 Gäller fr.o.m. 2015-07-01 Kultur- och fritidsnämndens delegationsförteckning Antagen av Kultur- och fritidsnämnden den 9 juni 2015, Kfn 23 2015-05-21
Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---
FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring
Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.10 Förvaltningsstöd 2.10.25 Övrigt förvaltningsstöd Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2017-09-04 128 1.0 Revidering: datum och
Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper
2018-01-25 Diarienummer: AN-6343/17 Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper (Gallringsbeslut för anställnings- och löneverksamhet i Västra Götalandsregionen) Regionarkivet Västra Götalandsregionen
Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för övertagande respektive förvarande, i samband med ny huvudman
BESLUTSUNDERLAG 1/3 Regionarkivet i Östergötland Katarina Hammarström 2015-06-17 Dnr: RS - 2015-618 RArk 2015-1728-071 Överlämnande av allmänna handlingar till Hjälpmedelscentrum i Östergötland AB för
BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR
STOCKHOLMS STADSARKIV LANDSARKIV FÖR STOCKHOLMS LÄN DNR 9.4-15502/12 SID 1 (5) 2012-11-22 ARKIVMYNDIGHETENS BESLUT 2012:22 BESLUT OM GODKÄNNANDE AV KLASSIFICERINGSSTRUKTUR Stockholms stads bostadsförmedling
Informationshanteringsplan
Informationshanteringsplan Myndighetsnämnden Antagen av myndighetnämnden den 2015-02-09 19 Ersätter Allmänna handlingar ska alltid hanteras på ett sätt som säkerställer handlingens beständighet och som
Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad
SAF 22/16 Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad 4.1.6.1 Tillstånd alkoholservering Antagen av social- och arbetsmarknadsnämnden 2016-03-22 Gäller från och med 2016-01-01 Verksamhetsområde
Dokumenthanteringsplan för personaladministration
Dokumenthanteringsplan för personaladministration Gällande från 2011-12-01, dnr KS 2011/160 Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för personaladministration... 2 Gallring... 2 Leverans till arkivet...
Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år
1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.9 Upphörande av anställning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Reering: datum och paragraf Reeringen
Kommunövergripande dokumenthanteringsplan för styrande och stödjande processer
Kommunövergripande dokumenthanteringsplan för styrande och stödjande processer Beslutsdatum 2018-12-04 Dokumenttyp Riktlinje Beslutad av Kommunstyrelsen Dokumentägare Jenny Gardbrant Diarienummer 2018/KS
Arkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
20 Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Kron. ordn. 3-nämndsmöte,
Delegationsordning för tekniska nämnden
2016-11-15 1 för tekniska nämnden Delegationens syfte Tekniska nämndens ansvar och befogenheter regleras i tekniska nämndens reglemente fastställt av kommunfullmäktige. Nämnden har möjligheten att inom
Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen
Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen Reviderad: 2015-10-22, Dnr TSN 2015/62 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Tekniska enheten Upphandling Dokumenthanteringsplan Datum 2015-10-22
Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden
Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med
ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR ORSA KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2003-09-22, 64 Reviderat av kommunfullmäktige 2007-11-26, 74 Reviderat av kommunfullmäktige 2019-05-27, 30 Förutom bestämmelserna i arkivlagen
TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr C 19:4
TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr C 19:4 Kfn 9/2019,kfn 30/2019 Dnr KFN 2019/8 Delegeringsregler för kultur- och Antagen av den 8 januari 2019, Kfn 9/2019. Gäller från datum 15 januari 2019
Dokumenthanteringsplan för Arbete och välfärdsnämden i Kristianstads kommun Version 2.0
för Arbete och välfärdsnämden i Kristianstads kommun Version 2.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av 2018-06-28 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget
Arkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.
Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler
Tillsynsplan för försäljning av folköl, tobak, receptfria läkemedel samt elektroniska cigaretter och påfyllningsbehållare samt rökfria miljöer 2019-2020 Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Diarienummer:
Bilaga 1 DELEGATIONSORDNING VID GÖTEBORGS STADS INKÖP OCH UPPHANDLINGSNÄMND. En nämnd får ge i uppdrag att fatta beslut på nämndens vägnar till:
DELEGATIONSORDNING VID GÖTEBORGS STADS INKÖP OCH UPPHANDLINGSNÄMND Allmänt om delegering Delegering betyder att nämnden överför självständig beslutanderätt, det vill säga ger någon i uppdrag att fatta
Delegationsordning för Höglandets räddningstjänstförbund
Delegationsordning för Höglandets räddningstjänstförbund Fastställd av: Interimsstyrelsen 2001-12-19, 59 Reviderad av: DI 2002-02-27 6; DI 2003-09-17, 27; DI 2004-03-17, 12; DI 2005-09-21, 42, DI 2005-11-16,
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen Fastställd av socialnämnden 2009-01-21 Reviderad 2009-09-16 RENSNING När ett ärende avslutas ska Akten/Patientjournalen rensas. Rensningen görs av respektive
Dokumenthanteringsplan
1 DEMOKRATI OCH LEDNING / 1. 3 Verksamhetsledning 1. 3. 1 Styrande dokument Delegeringsordning Evolution Beslut om vidaredelegering Evolution Förslag till förändrad delegeringsordning Evolution Tjänsteskrivelse
Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av personuppgifter i våra personalsystem
1 (6) Information till anställda, uppdragstagare och förtroendevalda i Nacka kommun om hantering av i våra personalsystem När du är anställd, uppdragstagare eller förtroendevald i Nacka kommun behandlar
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Torsby kommun 3.6 Kultur, fritid, turism 3.6.7 Allmän fritidsverksamhet Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 209 1.0 Revidering: datum
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.6 PA Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 20161128 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen avser Version Verksamhetsområde
Delegationsordning för miljö- och hälsoskyddsnämnden,
Miljö- och hälsoskyddsnämnden Dnr 2018-14391 Sida 1 (8) 2018-10-16 Delegationsordning för miljö- och hälsoskyddsnämnden, 2018-10-16 Nedan följer miljö- och hälsoskyddsnämndens delegering av beslutsbefogenheter
Reviderats
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Individ- och familjeomsorg barn och ungdom, individ- och familjeomsorg vuxen, biståndsenheten och enheten för Första giltighetsdatum: 2017-05-30 Dnr: ks2017-209
Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet
Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11 Arbetsrutiner Projektansökan 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idé diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen
Kommunstyrelsens utskott för omsorg
1(14) Kommunstyrelsens utskott för omsorg Plats och tid: Koppången, Lillågatan 2 A, 2019-08-21 kl. 13:00 15:50 Beslutande: Håkan Yngström (C), ordförande Hans-Göran Olsson (S), vice ordförande Madeleine