Dokumenthanteringsplan för Arbete och välfärdsnämden i Kristianstads kommun Version 2.0

Transkript

1 för Arbete och välfärdsnämden i Kristianstads kommun Version 2.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av

2 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klassificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige Begrepp : är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. belagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. : innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. : anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. : innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

3 / 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Evolution och närarkiv Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Protokollsanteckningar Evolution och närarkiv Ingår i protokollet. Reservation Evolution och närarkiv Ingår i protokollet. Uppropslistor/ närvarolistor Se kommentar Evolution och närarkiv Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. Omröstningslistor/voteringslistor Evolution och närarkiv Ingår i protokollet. Besluts- underlag/ utredning Se kommentar Evolution och närarkiv Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten Offentlig dialog Anteckningar från möten Evolution Medborgarförslag Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Redovisa delegation Delegationsbeslut Evolution Delegationslista Evolution Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Evolution Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Anteckningar från beredning Evolution

4 / Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Evolution Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Tjänsteskrivelse/Yttrande Evolution Om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Evolution Om remitterad till nämnd Interpellation Protokollsutdrag/beslut Kf Evolution Yttrande/svar Evolution Fråga Protokollsutdrag/beslut Evolution Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i AVN Evolution Informationsärenden. Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i AVN Evolution Informationsärenden. Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i AVN Evolution Informationsärenden. Anteckningar från genomförda dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Evolution 1. 3 Verksamhetsledning Styrande dokument Delegeringsordning Evolution Beslut om vidaredelegering Evolution Förslag till förändrad delegeringsordning Evolution Tjänsteskrivelse Evolution

5 Dokumenthanteringsplan / Protokollsutdrag/beslut Evolution Reglemente Evolution Antas i fullmäktige. Planer, verksamhetsledning Evolution Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Policy Evolution Antas i KF eller nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete. Riktlinjer Evolution Antas i nämnd. Handlingsprogram Evolution Förebyggande verksamhet. Handböcker Intranätet Rutin- och metodbeskrivningar, Lathundar/Checklistor kvalitetssystem Gallras när ny version upprättats. Klassificeringsstrukturer Evolution Dokumenthanteringsplaner Evolution Taxor och avgifter Evolution Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Evolution Attest- och utanordningsbehörigheter Evolution Attestregister Evolution Delegationer rörande övergripande ansvar Evolution Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Evolution T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer.

6 / Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Evolution Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Evolution Protokoll Löneöversyn Evolution Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Evolution Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Intranätet, G-mapp och närarkiv Protokollsutdrag från tex central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm. Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Evolution Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller samverkansgrupp Evolution Protokoll/anteckningar från Intranätet, G-mapp och arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten Se kommentar närarkiv Kallelse med bilagor Gallras efter 1 år Evolution Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2 år Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget med flerårsplan Digitalt, G-server, i pappersform i närarkiv C 208 Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag) Gallras efter 10 år Digitalt, G-server, i pappersform i närarkiv C 208 Slutdokument.

7 Dokumenthanteringsplan / Målsättningar Digitalt, G-server Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Styrkort. Månadsuppföljningar Gallras efter 1-3 år Digitalt, G-server Underlag delårsrapport/-bokslut Digitalt, G-server, i (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. pappersform i Resultat- och balansräkning, saldo närarkiv C 208 kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Intern kontroll 1-3 år Digitalt, G-server, i pappersform i närarkiv C 208 Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Underlag årsredovisning/årsbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångsoch skuldkonton.) Digitalt, G-server, i pappersform i närarkiv C Räkenskapssammandrag till SCB Begära ökat anslag/tilläggsbudget Gallras 6 år efter redovisningsåret Digitalt, G-server Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Beslut/protokollsutdrag Investeringar 1. 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Se kommentar Se Styrande dokument. Granskning av ledningssystem, resultat av

8 / Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Se kommentar Se Styrande dokument. Åtgärdsplaner Se kommentar Se Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar Protokollsutdrag/beslut Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitét Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Se kommentar Se Styrande dokument. Prover, egenkontroll Gallras efter 1 år Händelse- och riskanalys Beslut om riskkvalificering Rapporter, uppföljning Protokollsutdrag/beslut Avvikelserapporter Gallras efter 5 år Checklistor Dokumentation Analyser Inspektionsrapporter kommentarar Kontroller Beslut Tillsyn i egen regi Godkännande Beslut om riskkvalificering Inspektionsrapporter kommentarar

9 / Egenkontroll 2 år Statistik Begäran om yttrande Yttrande/svar Beslut Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkät, upprättad Enkätsvar, inkomna Gallras efter 1 år Sammanställning Statistik Statistik, allmän av betydelse Se kommentar G-mapp 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid Statistik, verksamhetsspecifik Se kommentar G-mapp Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Se kommentar Se Styrande dokument Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Protkoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Synpunkter och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Redovisning av åtgärd Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten

10 / Dokumenthanteringsplan Synpunkter Beröm, förslag, klagomål Synpunkter av betydelse för verksamheten Evolution Avser skriftliga synpunkter till verksamheten. Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Gallras efter 2år Flexite Tjänsteskrivelser Protokollsutdrag/Beslut Sammanställning av synpunkter på verksamhetsnivå Anmälan enligt lag Anmälan om missförhållande Evolution, Flexite Lex Sarah Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Anmälan om kränkande behandling Evolution Kan gälla kränkande behandling av skolelev Avser klagomål som gäller vårdenhet inom Klagomål till IVO Evolution den egna vårdgivaren. Rapport/uredning/journal Evolution Lex Sarah Flexite också Tjänsteskrivelse Beslut Evolution Lex Sarah Flexite också Forum för samråd Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från samverkansgrupper T.ex. näringsliv-statliga myndigheterkommunala myndigheter-region-ideell sektor Elevrådets handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Brukarråd handlingar Gallras efter 5 år Skrivelser från representanter i samråd Juridiska handlingar Dom Evolution paragraf följer ärendet Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här. Dom följer ärendet.

11 Dom för kännedom / Evolution Kallelse till förhandlingar Evolution Tjänsteanteckning av vikt Evolution paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Tjänsteanteckning, rutinmässiga Se kommentar Se kommentar i rubrik Stämningsansökan Evolution Yttrande, egna Evolution Yttrande från motpart Evolution Fullmakt Evolution Föreläggande Evolution Protokoll Evolution PM, promemoria Evolution paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Tjänstesanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning.

12 / Korrespondens av vikt Evolution paragraf följer ärendet Korrespondens, rutinmässig Se kommentar Se kommentar i rubrik Underlag för framställt krav Evolution Överklagande av beslut Tjänsteskrivelse Evolution Besvärshänvisning Evolution Inkommen överklagan Evolution Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid Evolution Avvisning av för sent inkommet överklagande Evolution Beslut om omprövning Evolution Beslut från högre instans Evolution Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering Evolution paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse., dock de senast vid arkivläggning.

13 1. 6 / Dokumenthanteringsplan Nämndens yttrande till högre instans Evolution Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid Evolution JO-anmälan Evolution Avtal Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Evolution Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Gallras 2 år efter upphörd giltighet Evolution Komplettering av avtal/ kontrakt av principiell betydelse Evolution Komplettering av avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Verksamhetsutveckling och samverkan Gallras 2 år efter upphörd giltighet Evolution Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Evolution Redovisningar från externa projekt och utredningar Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Förstudier Tjänsteskrivelse inaktuallitet Hos handläggare paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet paragraf följer ärendet För avtal gällande upphandling, se 2.6 Inköp och försäljning

14 Beslut Direktiv Plan Utvärdering Sammanställning Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Beslut om inledande av projekt Avtal Anteckningar från möten Beslutsförteckningar Projektanvisningar Projektdirektiv Projektplan Korrespondens Deltagarförteckningar Teknisk plan Resursplan / Se kommentar Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras

15 Tidplan Utvärderingar Delrapporter Förteckning över styrgruppens medlemmar Styrgruppens protokoll Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor Budget Bokföringsplan Revisionshandlingar Ansökningar och beslut om utbetalningar Ekonomisk slutredovisning Slutrapporter Handbok / Enkät Se kommentar Se kommentar Fakturor Gallras efter 10 år Gallras efter 2 år efter projektets Intervjuer slut Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter Klassificeras under Mäta verksamhetskvalitet Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill. Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport

16 Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi Observationsanteckningar Underlag för budgetberäkning / Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år Gallras efter 2 år efter projektets slut Gallras efter 10 år Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport EU-projekt Innan projektet startar Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Projektansökan Projektbeslut Fördjupad projektplan Partnerskapsavtal Samverkansavtal Kontrakt Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Medfinansieringsintyg. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen.

17 Korrespondens av vikt Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Underlag och uträkningar Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Under projektets gång / Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Ansökan om utbetalning First Leval Control Certificate Lägesrapporter Korrespondens Information om partners och underleverantörer Information om deltagare Avtal Partnerskapsavtal Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Intyg från kontrollen på förstanivån. Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. Deltagarförteckningar, kursintyg. Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande

18 / Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Avsiktsförklaring (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Revisionsintyg Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. Rapporter Plan Pressklipp etc Pressmeddelanden Strategi-/handlingsplan Uppdragsbeskrivning Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Om det egna projektet För implementering av projektresultat Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare

19 Marknadsförings- och informationsmaterial Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Arbetsplaner, tidsplaner Arbetstidsredovisning Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Avräkningsplan för förskott Fullmakter för projektledaren Deltagarrapportering till SCB / Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. Från programförvaltande myndigheter i Sverige Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision

20 / UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revisionmeddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

21 Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards / Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Utdrag ur LÖNELISTA Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningspr otokoll, antaget anbud, utvärderingsprotokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

22 / Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Rekryteringsärenden Budget med kalkyler Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Ekonomisk redovisning Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Verifikationer Bank- och postgirobetalningar Se kommentar Se kommentar Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision

23 Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) / Dokumenthanteringsplan Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter Ekonomiska transaktioner Se kommentar sista tidpunkt för revision Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt Administrativa kostnader Se kommentar för revision Dokumentation om resor och boende Se kommentar Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista Se kommentar tidpunkt för revision Se kommentar Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Upphandlingsärenden Avsluta projektet Beslut om avslut Information om projektresultat/avslutat projekt Utvärderingsplan Korrespondens av vikt Rapporter De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den uppkommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen. Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen.

24 Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Revision av projektet Revisionsärende Samverka externt Samverkansavtal Överenskommelse Minnesanteckningar Protokoll Allmänna handlingar och 1. 7 arkiv Post och postöppning / Gallras efter 2 år i värdkommunen. Dokumenthanteringsplan Kopia i projektdokumentationen. Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. Rutiner för postöppning Se kommentar Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran om att ta del av Gallras efter allmän handling utlämnande Hos handläggare Beslut om att ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Evolution Besvärshänvisning Evolution Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Evolution Beslut/dom från kammarrätten Evolution Redovisa information Ärendekort Se kommentar Ingår i Handbok för dokument- och ärendehantering, klassificeras under Styrande dokument Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper.

25 / Dokumenthanteringsplan ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en Arkivbeskrivning Evolution myndighets allmänna handlingar. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Evolution OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Dokumenthanteringsplan Evolution, se kommentar Vårda och förvara arkiv Katastrofplan/utrymningsplan Evolution I pärm hos Kvittenser på interna lån av handlingar Se kommentar handläggare Arkivtillsyn Klassificeras under Styrande dokument Gallras när handlngarna återlämnats Meddelande om förestående inspektion Evolution Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Evolution Underrättelse om inkommen anmälan Evolution Begäran om uppgifter/yttrande Evolution Yttrande/svar Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Beslut/dom Evolution Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Arkivförteckning Uppdateras kontinuerligt Klara Arkivsök Hantera arkivleveranser Uppdateras vid Riktlinjer för leveranser av arkiv behov Leveransreversal/leveranskvitto Hos handläggare Avhända allmänna handlingar Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och på webben Finns rutinbeskrivning hos arkivmyndigheten, kopia skickas till verksamhet som överlämnar handlingar. Begäran om övertagande av handlingar Evolution Kräver beslut i kommunfullmäktige. Tjänsteskrivelse Evolution

26 / Protokollsutdrag/beslut om avhändande Evolution Överlämna allmänna handlingar för förvaring Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Evolution Avtal om lån/förvaring av handlingar Evolution och närarkiv Gallra allmänna handlingar Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan Evolution, se kommentar Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydese Evolution Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Evolution Gallringsbeslut, särbeslut Evolution 1. 8 Tillsyn och Revision Revision och granskning Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut från revisionen Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under Redovisa information

27 Tillsyn från tillsynsmyndighet / Meddelande om förestående inspektion Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Underrättelse om inkommen anmälan Begäran om uppgifter/yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Beslut/dom Kontrollplan Register över ansvariga Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Gallras efter 2 år Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Evolution eller respektive s närarkiv Här klassificeras handlingingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn. När den egna verksamheten utför tillsyn klassificeras dessa handlingar under sitt eget område. Egenkontroll, t ex livsmedel.

28 / 1. 9 Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Remiss/begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/Beslut Beslut från remitterande organ Externa undersökningar Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Se kommentar Se kommentar Evolution Lämnade uppgifter Se kommentar Evolution och G-mapp Dataskydd Dataskyddsombud Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält dataskyddsombud Förordnande av dataskyddsombud Inrättande av dataskyddsombud Samtycken och bevaras om de är av vikt annars vid och bevaras om de är av vikt annars vid 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga vid Ingår i Anmälan av dataskyddsombud till Datainspektionen Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar

29 / Dokumenthanteringsplan Förbindelse, policy för GDPR, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Närarkiv Förvaras i personalakt eller klientakt Personuppgiftsbehandling Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Personuppgfitsbiträde, instruktioner för Registerförteckningar Nämndens förteckning och beskrivning över personregister Registerutdrag (begäran om) samt svar Gallras efter 1 år 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Protokollsutdrag/beslut Evolution Beställningar av fika och lokaler Gallras efter genomförande Hos handläggare Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Evolution och handläggare Kallelse/ärendelista/föredragningslista Kungörelse Justeringsanslag Se kommentar Gallras efter 2 år Gallras efter vunnit laga kraft Får om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras.

30 / Dokumenthanteringsplan Administration av 2. 2 förtroendevalda Registrera förtroendevala Samtycke enligt dataskyddsförordningen Se kommentar Klassificeras under Samtycken förbindelse Se kommentar Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Ersättning och arvoden till förtroendevalda Lönelista Heroma Transaktionsfil/lönefil Gallras efter 2 år Heroma Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Gallras efter 10 år Heroma/ Närarkiv Utveckla förtroendevaldas kompetens Protokollsutdrag/beslut Evolution Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Se kommentar Hos handläggare Gallras efter genomförande Interna utbildningar för nya förtroendevalda Evolution Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista Avtacka/hedra förtroendevalda 2. 3 Riktlinjer för gåvor Se kommentar Evolution, intranät Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under Styrande dokument. Register över gåvor Evolution Beskrivning av valbara gåvor. Beslut om utdelade gåvor Evolution Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Ett exemplar av varje ska bevaras.

31 Omvärldsbevakning / Notified-extern pressbevakningstjänst Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Hos handläggare Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning G: eller Flickr Intern webb Handböcker/interna rutiner Dokumentbibliotek Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar 2. 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande Se kommentar Hos handläggare Hos handläggare Klassificeras under Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Uppdateras löpande Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats.

32 Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) Leverantörsreskontra Leverantörsfakturor/utbetalningar, skannade, redovisningstyp 100, 121. Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 / Gallras 3 år efter beslutsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Digitalt, G-server och pappersform, närarkiv C 208 Förvaras i original hos skanningleverantör. Skannad fakturabild förvaras 10 år i affärssystemet. Förvaras i affärssystemet T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 år efter redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först vefter 10 år enligt huvudregel. Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Gallras 10 år efter redovisningsåret Underlag i Närarkiv C208 Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen.reseräkningar ligger hos förvaltningsassistent. Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121 Övriga utbetalningar, typ 110 Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Digitalt, G-server och pappersform, närarkiv C 208 Underlag i Närarkiv C årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Avstämning leverantörsbetalningar Internfakturering mm, typ 14x Gallras 1 år efter redovisningsåret Gallras 10 år efter redovisningsåret Underlag i Närarkiv C208 Underlag i Närarkiv C Kundreskontra Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Gallras 10 år efter redovisningsåret Underlag i Närarkiv C208 Kundfakturor Gallras 10 år efter redovisningsåret Förvaras digitalt i affärssystemet. Gallras normalt efter 10 år förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning.

33 / Fakturera internt Underlag Gallras efter 2 år Underlag i Närarkiv C208 Interdebitering/kostnadsfördelning Gallras efter 10 år Underlag i Närarkiv C208 Bokföringsorder Gallras efter 10 år Underlag i Närarkiv C208 Avstämningslista Gallras efter 2 år Underlag i Närarkiv C Löpande bokföring/redovisning Dagbokföring, typ 220. (Bokföring av dagliga in- och utbetalningar mot ställning på bankkonto) Dagbokföring, omföringar och rättningar Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras två år efter redovisningsåret Dokumenthanteringsplan Underlag i Närarkiv C208 Underlag i Närarkiv C208. Omförignar och rättningar som sker på samma vernr som original. Kontoavstämningar Bokföringsorder på papper, typ 230, 290 Gallras 10 år efter redovisningsåret Underlag i Närarkiv C208. Underlag i Närarkiv C208 Kontoavstämningar i samband med delårsbokslut och bokslut ingår som bokslutsbilaga i fastställt bokslut. GI-filer Budgetverifikationer, typ 6xx Gallras 10 år efter redovisningsåret Digitalt, G-server. Detta sparar vi ej på papper. Har det bara i datorn. Kvittokopior Gallras 10 år efter redovisningsåret Café Arom förvarar sina kvittorullar i en kartong i ett förråd. Mötesplats Norreport förvarar sina kvittorullar i en pärm inlåsta i ett arkivskåp. Ekonomifunktionen AoV gör en rutinbeskrivning gällande kvittokopior och kvittorullar.

34 Dagskasserapport Sammanställning över swishbetalningar / Gallras 10 år efter redovisningsåret Gallras tio år efter redovisningsåret Förvaras hos registrerande/säljande förvaltning. Kan förvaras som datafil eller papper. Närarkiv C208. Gemensam dagskasserapport/verifikation upprättas över den aktuella periodens försäljning (kontant, kort, swish) och är räkenskapsmaterial. Dagskasserapporten i original ska vara signerad av den som upprättat den. Kopia på dagskasserapport ingår i dagbokföringen, typ 220. Ekonomifunktionen AoV gör en rutinbeskrivning. Sammanställning med transaktionsdetaljer över swishbetalningar bör tas ut med månadsintervall och är att betrakta som räkenskapsmaterial Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura I pappersform. Närarkiv C Taxering och skatteredovisning Underlag för ansökan om moms Gallras efter 10 år Underlag i Närarkiv C208 Ansökan ersättning moms Gallras efter 2 år Underlag i Närarkiv C Utbetalningar Procapita överföringar, Släppet Inbetalningar Procapita, inbetalningar Kontantkassa Bankinsättningar Gallras efter 10 år Underlag i Närarkiv C208 Gallras efter 10 år Underlag i Närarkiv C208 Gallras efter 10 år Underlag i Närarkiv C208 Bevakningslistor för postgiro och bankgiro Gallras efter 2 år Underlag i Närarkiv C208 Fellistor för postgiro och bankgiro Gallras efter 2 år Underlag i Närarkiv C208

35 / 2. 5 Finans- och skuldförvaltning Inkommande bidrag EU-bidrag Statsbidrag Gallras efter speciella regler för EU-projekt Underlag i Närarkiv C208 Gallras efter 10 år Brandsäkert skåp ÖKH. Underlag i Närarkiv C208. Redovisning av statsbidrag handläggare 2. 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Digitalt på G, Evolution T.ex. beslut om att genomföra upphandling. Fullmakt T.ex. fullmakt om att genomföra samordnad upphandling. Annons och förfrågningsunderlag Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Frågor och svar Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Kompletteringar/KFU Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Öppningsprotokoll Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Upphandlingsprotokoll Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Anbudsutvärdering Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde Se kommentar Digitalt på G OSL 19 kap 3 Gallras efter 5 år. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras. Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde Gallras efter 5 år Digitalt på G

36 / Antaget anbud Digitalt på G, Evolution OSL 19 kap 3 Tilldelningsbeslut Digitalt på G, Evolution Avbruten upphandling Se kommentar Digitalt på G, Evolution Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras. Övriga upphandlingar 2 år efter avtalstidens utgång om inget annat anges. Överprövning Digitalt på G, Evolution Avropa från ramavtal Offert Digitalt på G Tjänsteskrivelse Digitalt på G Protokollsutdrag/beslut Digitalt på G Beställningsbekräftelse Digitalt på G Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlingsdo Digitalt på G, Evolution kument direktupphandling Offerter Digitalt på G Orderbekräftelse Gallras efter 2 år Digitalt på G Förvalta avtal Ramavtal Digitalt på G, Evolution Avtalsuppföljning Digitalt på G Avtalsförlänging Digitalt på G, Evolution 2. 7 Personaladministration Rekrytera personal Annons, arbetsanalys och kravprofil Verksamhetssystem Förvaras i rekryteringsverktyget Sammanställning över sökande Gallras efter 2 år Verksamhetssystem

37 / Ansökningar, ej erhållen tjänst Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Pågrund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg, legitimation, erhållen tjänst Närarkiv Förvaras i personalakt Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Anställa personal Anställningsavtal, anställningsbevis Närarkiv Förvaras i personalakt. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar Uppdragsbeskrivning Närarkiv Förvaras i personalakt. Introduktionsplan för medarbetare Beställning av användarkonto Se kommentar Beställning av passerkort och tjänsteidkort, SITHS-kort Se kommentar Kvittens för nycklar och passerkort, SITHS-kort Se kommentar Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Närarkiv Kontohantering klassificeras under Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Klassificeras under Skydda byggnader och egendom Klassificeras under Skydda byggnader och egendom Finns med i anställningsavtal. Förvaras i personalakt Förvaras i personalakt. Gäller om arbetstelefon också är privat. Mobiltelefonavtal Gallras efter 10 år Närarkiv Förbindelser rörande sekretess och tystnadsplikt Närarkiv Förvaras i personalakt Tjänstebilsavtal Närarkiv Förvaras i personalakt.

38 Registerutdrag enligt kontroll för arbete inom skola/förskola, barn med funktionsnedsättning, Registerutdrag enligt kontroll för arbete i hem för vård eller boende som tar emot barn, för övrigt arbete med barn/kontakt med barn Bemanning och ledigheter / Se kommentar minst 2 år, ska vid gallrande återlämnas till medarbetaren Närarkiv Registerutdraget uppvisas men behålls ej, dock görs en notering personalsystemet. 2010:479 Lagen om registerkontroll av personal som utförs vissa insatser åt barn med funktionshinder. 2013:852 Lagen om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn. 2010:800 Skollagen Personalakt, 2007:171 Lagen om registerkontroll vid sådana hem för vård eller boende som tar emot barn. Ledigheter Verksamhetssystem Alla ledigheter registreras i personalsystem Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid Gallras efter 2 år Närarkiv Förvaras hos Lönesupport Semesterlistor Administrera anställningar Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Närarkiv Förvaras i personalakt Utredning av bisyssla Närarkiv Förvaras personalakt Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Närarkiv Förvaras i personalakt Personalhälsa Sjukanmälan Verksamhetssystem i personalsystem Läkarintyg (ej rehabiliteringsärenden) Gallras efter 2 år Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt Läkarintyg i samband med rehabilitering Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt Rehabiliteringsutredning Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut Dokumentation i samband med rehabmöten Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut

39 / Dokumenthanteringsplan Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsförmå gebedömning via AME Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut Dokumentation och handlingar från Försäkringskassan Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut Behandlingskontrakt och återkoppling Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut Beslut om förstadagsintyg Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan Närarkiv OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Närarkiv OSL kap Förvaras i personalakt. Handlingar och beslut rörande omplacering Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut. Gäller endast vid rehabilitering. Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem Personalhälsovårdsjournal AME Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner Gallras när nytt dokument är upprättat eller när anställning avslutas Gallras när nytt dokument är upprättat Lönesamtal Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Närarkiv Förvaras i personalakt Fritidsstudie, beslut Närarkiv Förvaras i personalakt Kursmaterial Disciplinåtgärder för personal Dokumentation om misskötsamhet Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg

40 / Dokumenthanteringsplan Förvaras i personalakt. Beslut är offentliga Underlag, yttrande inför disciplinär men sekretessprövning görs beträffande åtgärd samt beslut. Närarkiv underlag. Polisanmälan Se kommentar Klassificeras under Anmäla till polis Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Se kommentar Evolution, intranät Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under Styrande dokument. Beslut om utdelade gåvor Evolution Sammanställningar över aktuell personal Inbjudan Register över gåvor Evolution Beskrivning av valbara gåvor Avsluta anställning Uppsägning på egen begäran Närarkiv Förvaras i personalakt Ansökan om pension Se Pension Besked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Närarkiv Förvaras i personalakt Avslut av anställning genom överenskommelse Närarkiv Förvaras i personalakt Handlingar och beslut rörande omplacering Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg och personalakt vid avslut Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Närarkiv/ Verksamhetssystem Förvaras i personalakt/ ärendehanteringssystem MBL-protokoll gällande enskild Verksamhetssystem Förvaras i ärendehanteringssystem Tjänstgöringsbetyg, kopia Närarkiv Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg, kopia Gallras efter 2 år Verksamhetssystem Förvaras i verksamhetssystem Dödsfallsintyg Närarkiv Förvaras i personalakt Systematiskt 2. 8 arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond

41 / Årlig uppföljning Verksamhetssystem Arbetsmiljörond/Skyddrond Verksamhetssystem Registeras Riskbedömning Verksamhetssystem Handlingsplan arbetsmiljöåtgärder Verksamhetssystem Utreda arbetsmiljö Myndighetsspecifikdokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem Beslut från arbetsmiljöverket Verksamhetssystem Förvaras i ärendehanteringssystem Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Närarkiv Förvaras i personalakt Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Se kommentar Klassificeras under Mäta verksamhetskvalitet Utredningar arbetsmiljö Gallras efter 5 år Närarkiv Tex teamutveckling, kartläggning av psykosocialaförhållanden, utredning av inomhusmiljö Löneadministration Registrera tjänstgöring och lön Lönelistor Heroma Systemförvaltare: HR Personalförteckningar Arvoden Gallras efter 2 år Heroma Ersättningar Gallras efter 2 år Heroma Ex. glasögon, arbetskläder, reseersättning, bilersättning, traktamente Friskvårdsersättning Gallras efter 2 år Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Underlag på papper Förskottsanmälan Gallras efter 2 år Heroma Löneunderlag Se kommentar Heroma Timlistor Gallras efter 2 år Heroma Flextidsrapporter Gallras efter 2 år Heroma Ex. kvitto på personliga utlägg, reseräkningar, friskvårdsersättning. Om underlaget är momspliktigt får det inte förrän efter 10 år annars kan underlagen efter 2 år. Pappersexemplaret efter inmatning i Heroma