Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden i Kristianstads kommun
|
|
- Anna Eklund
- för 6 år sedan
- Visningar:
Transkript
1 för barn- och utbildningsnämnden i Kristianstads kommun Antagen av barn- och utbildningsnämnden nast reviderad vid BUN
2 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras årligen. Dokumenthanteringsplanen ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. Dokumenthanteringsplanen är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klasificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige Begrepp : är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett år efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. kretessbelagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det står en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande får handlingen (förstöras) efter angivet antal hela år. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal år. Saknas handlingstyp i dokumenthanteringsplanen är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. inaktualitet: innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppstår om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte går att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. kretess: anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. Kommentar: innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.
3 1 DEMOKRATI OCH LEDNING / 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Besluts- underlag/ utredning Omröstningslistor/voteringslistor Protokoll Protokollsanteckningar Reservation kommentar kommentar Evolution och närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Evolution och närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Uppropslistor/ närvarolistor Offentlig dialog Anteckningar från möten Närarkiv Medborgarförslag Närarkiv Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. Ingår i protokollet. Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. 1
4 / Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv Redovisa delegation Delegeringsbeslut Närarkiv Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut Förteckning över delegeringsbeslut Närarkiv Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Anteckningar från beredning Närarkiv Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Närarkiv Tillsätta och entlediga förtroendevalda Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Närarkiv Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion Val av ledamöter, ersättare. Motioner, interpellationer och frågor. 2
5 / Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut nämnd Närarkiv Om remitterad till nämnd Tjänsteskrivelse/Yttrande Närarkiv Om remitterad till förvaltning Fråga Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Återkoppla till förtroendevalda Delgivningsärenden BUN Närarkiv Informationsärenden. Redovisning av delegeringsbeslut Närarkiv Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm Närarkiv Informationsärenden Verksamhetsledning Rapport och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm, information mellan tjänsteman och politiker Styrande dokument Ex policy, reglemente, direktiv, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur, riktlinjer. Delegeringsordning Närarkiv Dokumenthanteringsplaner Närarkiv Förslag till förändrad delegeringsordning Närarkiv Handlingsprogram Närarkiv Förebyggande verksamhet. 3
6 / Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär inaktualitet Närarkiv Klassificeringsstrukturer Närarkiv Lathundar inaktualitet Närarkiv Gallras när ny version upprättats. Planer, verksamhetsledning Närarkiv T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Policy Närarkiv Antas i fullmäktige eller nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete. Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Reglemente Närarkiv Antas i fullmäktige. Riktlinjer Närarkiv Antas i nämnd. Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker kommentar Närarkiv 1 arkivex bevaras. Övriga vid inaktualitet. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren. Taxor och avgifter Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv Politisk organisation, attest- och Organisera och fördela arbete och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar ansvar/arbetsuppgifter. Attest- och utanordningsbehörigheter Närarkiv 4
7 / Attestregister Närarkiv Delegationer rörande övergripande ansvar Närarkiv Organisationsplan/beskrivning Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten, samtliga nivåer. T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och Protokoll/anteckningar Närarkiv kommittéer. Samverka med personal och MBL-förh, löneöversyn, central och lokal fackliga organisationer samverkan, arbetsplatsträffar. Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Närarkiv Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Närarkiv Kallelser till enskilda skyddsombud eller Kallelse med bilagor 1 år Närarkiv arbetsplatsombud behöver inte läggas i personalakt Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Närarkiv Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Närarkiv Protokollsutdrag från tex central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm. 5
8 / Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Närarkiv Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Närarkiv Protokoll Löneöversyn Närarkiv Protokoll/anteckningar från arbetslagsmöten Gallras Närarkiv 1. 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Avtal Budget med flerårsplan Gallras 3 år efter det redovisning sår då avtalet löpt ut Kassaskåp i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivningar Förteckning över avtal finns på G-server "Värdearkiv" Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. 6
9 / Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag) 10 år Digitalt, G-server Tilhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. Cirkulär Gallras Närarkiv fem år. Delårsrapport Digitalt, G-server Intern kontroll 1-3 år Digitalt, G-server Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Målsättningar Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Finns som ett avsnitt i Budget med flerårsplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. Digitalt, G-server Månadsuppföljningar 1-3 år Räkenskapssammandrag till SCB Gallras 6 år efter redovisning såret Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne 7
10 Underlag delårsrapport/-bokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Underlag årsredovisning/årsbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton.) Årsförbrukning (bokfört belopp på resp slag/konto samt ansvarskod) / Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Tilhör ärendet om delårsrappo rt som registreras i samband med ärendets behandling. Tilhör ärendet om årsredovisni ng som registreras i samband med ärendets behandling. Tilhör ärendet om årsredovisni ng som registreras i samband med ärendets behandling. Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Ingår i huvudbok som finns i årsbokslut. Förvaras även digitalt i 10 år i resp år bokslutsmapp på G:server. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 8
11 Årsredovisning / Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Närarkiv Beslut/protokollsutdrag Närarkiv Investeringar Närarkiv Stora investeringar som kräver beslut i KF Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet kommentar Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag inaktualitet Granskning av ledningssystem, resultat av Kvalitetsdokument Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet kommentar Protokollsutdrag/beslut Rapporter, uppföljningar Uppföljning av mål Styrande dokument Styrande dokument. Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. 9
12 / Uppföljning av verksamhet och kvalitét Åtgärdsplaner kommentar Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Mäta verksamhetskvalitet Analyser Avvikelserapporter Beslut Beslut om riskkvalificering Checklistor Dokumentation Händelse- och riskanalys Inspektionsrapporter Intern kontrollplan kommentar kommentarar Kontroller Protokollsutdrag/beslut Prover, egenkontroll 1 år Rapporter, uppföljning Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts Styrande dokument. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökning för att undersöka verksamhetskvalitet Styrande dokument. 10
13 / Tillsyn i egen regi Begäran om yttrande Beslut Beslut om riskkvalificering Egenkontroll 2 år Godkännande Inspektionsrapporter kommentarar Statistik Yttrande/svar Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Enkät Enkät, upprättad Närarkiv Enkätsvar, inkomna 2 år Närarkiv Sammanställning Närarkiv Statistk Statistik, allmän av betydelse kommentar 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet Statistik, verksamhetsspecifik Vård och omsorg kommentar Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid inaktualitet 11
14 Avvikelserapporter rörande enskilda händelser Checklistor Händelseanalyser Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut / kommentar kommentar kommentar Enskilda rapporterade händelser efter 10 år om de granskats i en händelse- eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden. 1 arkivex av varje upprättat mallexemplar bevaras. Händelseanalyser, checklistor och handlingsplan för åtgärder efter 10 år om det finns en slutrapport om händelseanalys som bevaras, annars ska händelseanalyserna bevaras (Tidigare HSAN-beslut som nu övergått till Socialstyrelsen, sedan 1 juli 2013 IVO). Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras och registreras. Beslut rörande andra vårdgivare som saknar betydelse för den egna vårdgivaren vid inaktualitet Riskanalyser, checklistor och handlingsplaner för åtgärd, om det finns en slutrapport som bevaras. I annat fall bevaras riskanalyserna. Riskanalyser kommentar Riskbedömningar Ett inkommet svar ska bevaras i sin helhet 12
15 Säkra och förbättra verksamhetskvalitet / Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Närarkiv Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd Närarkiv Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.) Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar, Tex planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. Protkoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.) Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Tjänsteskrivelse Närarkiv Uppföljningar av rutiner, dokumentation Närarkiv Avser uppföljning av t.ex. arbetsrutiner Verksamhetsplan kommentar Styrande dokument Synpunkter och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Gallras Närarkiv Redovisning av åtgärd Gallras Närarkiv Synpunkter Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Synpunkter av betydelse för verksamheten Närarkiv Avser skriftliga synpunkter till verksamheten. 13
16 / Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse inaktualitet Närarkiv Synpunkter inkomna via synpunktshanteringen avseende beröm, förslag eller klagomål på verksamheten. Närarkiv Tjänsteskrivelser Närarkiv Klagomål Klagomål av betydelse för verksamheten Närarkiv Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse inaktualitet Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Tjänsteskrivelser Närarkiv Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Klagomål av betydelse bevaras och ska registreras, t ex klagomål till vårdenhet eller via patientnämnd (mots.) Anmälan enligt lag Avser anmälan mot myndighet Anmälan om kränkande behandling Närarkiv Kan gälla kränkande behandling av skolelev Anmälan om missförhållande enligt Lex Sarah, Lex Maria. Närarkiv Beslut Närarkiv Klagomål till barn- och elevombudsmannen Närarkiv Klagomål till DO Närarkiv kretessparagraf följer ärendet Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria. För s k orosanmälan: se
17 / Klagomål till IVO Närarkiv Klagomål till JO Närarkiv Klagomål till Skolinspektionen Närarkiv Avser klagomål som gäller vårdenhet inom den egna vårdgivaren. Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Tjänsteskrivelse Närarkiv Utredning/rapport Närarkiv kretessparagraf följer ärendet Egna journalkopior vid inaktualitet Forum för samråd Tex föräldraråd, elevråd. Elevrådets handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Föräldraföreningens handlingar Egen arkivbildare. Ej allmänna handlingar. Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Närarkiv Protokoll/minnesanteckningar Närarkiv Skrivelser från representanter i samråd Närarkiv T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, skola-statliga myndigheter, skola- kommunala myndigheter 15
18 / Juridiska handlingar ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör om det finns ett ärende. Om det inte finns ett ärende redan utan är en ren juridisk process så registeras ärendet här. beslutar inte om sekretess generellt utan sekretess prövas vid varje begäran om utlämnande av allmän handling. Om bedömningen är att det kan förekomma sekretess hänvisas till vanligast tillämpbara kapitel i offentlighets och sekretesslagen (2009:400) Juridiska handlingar 16
19 / Övriga juridiska handlingar Pappershandlingar förvaras i grön akt som finns under pågående arbete hos handläggare, sedan hos kansliet i arkivskåpen, därefter i närarkivet vid upphandlingsenhete n. Digitala handlingar i Evolution. Avtal Avtal skannas in i Evolution. Avtal på papper bevaras antingen hos respektive enhet alternativt i närarkivet vid upphandlingsenhete n, inlåsta i hurtsar. För avtal gällande upphandling, se 2.6 Inköp och försäljning Avtal/ kontrakt av principiell betydelse kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet 17
20 / Gallras 2 år efter upphörd Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse giltighet kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Avvisning av för sent inkommet överklagande kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Besked från högre instans att beslutet överklagats i rätt tid inaktualitet kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Beslut från högre instans kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Beslut om omprövning kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Besvärshänvisning kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Dom kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Dom följer ärendet. 18
21 / Dom för kännedom inaktualitet kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Fullmakt kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Föreläggande kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Handling som visar att överklagandet kommit in i rätt tid kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Inkommen överklagan kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet JO-anmälan kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Kallelse till förhandlingar kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet 19
22 / Komplettering av avtal/ kontrakt av principiell betydelse Komplettering av avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Gallras 2 år efter upphörd giltighet kommentar i rubrik kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet kretessparagraf följer ärendet Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig kommentar kommentar i rubrik kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet kretessparagraf följer ärendet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. inaktualitet, dock de senast vid arkivläggning. Nämndens beslut att överklaga med tillhörande motivering kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Nämndens yttrande till högre instans kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet PM, promemoria kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet 20
23 / Protokoll kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Stämningsansökan kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Tjänsteanteckning av vikt Tjänsteanteckning, rutinmässiga kommentar kommentar i rubrik kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet kretessparagraf följer ärendet Tjänstesanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse. inaktualitet, dock de senast vid arkivläggning. Tjänsteskrivelse kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Underlag för framställt krav kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet Yttrande från motpart kommentar i rubrik kretessparagraf följer ärendet 21
24 / 1. 6 Yttrande, egna Överklagande av beslut Verksamhetsutveckling och samverkan kommentar i rubrik Pappershandlingar förvaras i grön akt som finns under pågående arbete hos handläggare, sedan hos kansliet i arkivskåpen, därefter i närarkivet vid upphandlingsenhete n. Digitala handlingar i Evolution Omvärldsbevakning Omvärldsanalyser Närarkiv Redovisningar från externa projekt och utredningar Närarkiv kretessparagraf följer ärendet Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. Redovisningar från studiebesök och konferenser Projekt Förstudier inaktuallitet Hos handläggare 22
25 Beslut Direktiv Plan Sammanställning Tjänsteskrivelse Utvärdering Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Ansökningar och beslut om utbetalningar Anteckningar från möten Avtal Beslut om inledande av projekt Beslutsförteckningar Bokföringsplan / kommentar Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2 år. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras 23
26 Broschyrer och annat egenproducerat material Budget Delrapporter Deltagarförteckningar Ekonomisk slutredovisning Enkät Fakturor Förteckning över styrgruppens medlemmar Handbok Hemsidor / kommentar 10 år kommentar Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter Klassificeras under Mäta verksamhetskvalitet Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill. Intervjuer Korrespondens 2 år efter projektets slut Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport 24
27 Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi / 2 år 2 år Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Observationsanteckningar Projektanvisningar Projektdirektiv Projektplan Resursplan Revisionshandlingar Slutrapporter Styrgruppens protokoll Teknisk plan Tidningsannonser 2 år efter projektets slut Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport 25
28 Tidplan Underlag för budgetberäkning Utvärderingar / 10 år Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport EU-projekt Innan projektet startar Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Fördjupad projektplan Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Kontrakt Korrespondens av vikt Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning. Kopia i projektdokumentationen. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. 26
29 Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Partnerskapsavtal Projektansökan Projektbeslut Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Samverkansavtal Underlag och uträkningar Under projektets gång Administrativa kostnader Ansökan om utbetalning Arbetsplaner, tidsplaner / kommentar inaktualitet Kopia i projektdokumentationen. Medfinansieringsintyg. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 27
30 Arbetstidsredovisning Avräkningsplan för förskott Avsiktsförklaring / inaktualitet inaktualitet För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Avtal Bank- och postgirobetalningar Budget med kalkyler Dagböcker (projektdagböcker) Deltagarrapportering till SCB kommentar inaktualitet inaktualitet Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 28
31 Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). / inaktualitet Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Dokumentation om resor och boende inaktualitet inaktualitet kommentar Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Ex. Kvitton, rese-rapporter, boarding cards. Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för revision 29
32 Ekonomisk redovisning Ekonomiska transaktioner First Leval Control Certificate Friställningsintyg för offentliget anställd personal (ERUF) Fullmakter för projektledaren Föreskrifter och regler Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Information om deltagare Information om partners och underleverantörer Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL / kommentar inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Intyg från kontrollen på förstanivån. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Från programförvaltande myndigheter i Sverige Deltagarförteckningar, kursintyg. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 30
33 Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör / inaktualitet Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Korrespondens inaktualitet inaktualitet Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Lägesrapporter Lönekostnader inaktualitet kommentar Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision 31
34 / Marknadsförings- och informationsmaterial Partnerskapsavtal Plan Pressklipp etc Pressmeddelanden PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Protokoll från styrgrupps- och projektmöten inaktualitet Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Om det egna projektet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Rapporter Rekryteringsärenden Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. 32
35 Revisionsintyg SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. Strategi-/handlingsplan Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet Uppdragsbeskrivning / inaktualitet kommentar inaktualitet Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revisionmeddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision För implementering av projektresultat Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare 33
36 / Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader inaktualitet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Upphandlingsärenden De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den uppkommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling om upphandling, anbudsinbjudan, inaktualitet ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST Utdrag ur LÖNELISTA Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Verifikationer Avsluta projektet inaktualitet inaktualitet kommentar Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision 34
37 Beslut om avslut Information om projektresultat/avslutat projekt Korrespondens av vikt Rapporter Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Utvärderingsplan Revision av projektet / Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen. Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Revisionsärende Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport Samverka externt Gemensam nämnd, samverkansavtal. Kallelse Närarkiv Minnesanteckningar 2 år Protokoll i värdkommu nen. Samverkansavtal Överenskommelse 35
38 1. 7 Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Postöppningsfullmakt Rutiner för postöppning Lämna ut allmänna handlingar / inaktualitet kommentar Närarkiv Ingår i Handbok för dokument- och ärendehantering, klassificeras under Styrande dokument Om förfråga avser ett redan befintligt ärende så skall den klassificeras enligt ärendet. Beslut om att ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad Närarkiv Beslut/dom från kammarrätten Närarkiv Besvärshänvisning Närarkiv Inkommen begäran om att ta del av allmän handling utlämnande Hos handläggare Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Närarkiv Redovisa information Arkivbeskrivning Närarkiv Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar. ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. 36
39 / Upprättas av kommunarkivet. Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och på webben Arkivförteckning Uppdateras kontinuerlig t Klara Arkivsök Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar Närarkiv OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Dokumenthanteringsplan Närarkiv Klassificeringsstruktur Närarkiv Ärendekort kommentar Vårda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar kommentar I pärm hos handläggare, se kommentar, se kommentar Arkivtillsyn Begäran om uppgifter/yttrande Närarkiv Beslut/dom N ärarkiv Meddelande om förestående inspektion Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Tillsynsrapport/inspektionsprotoko ll Närarkiv Underrättelse om inkommen anmälan Närarkiv Klassificeras under Styrande dokument Klassificeras under Styrande dokument Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Gallras när handlngarna återlämnats 37
40 / Yttrande/svar Närarkiv Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Uppdateras kontinuerlig Arkivförteckning t Klara Arkivsök Hantera arkivleveranser Leveransreversal/leveranskvitto Hos handläggare Uppdateras Riktlinjer för leveranser av arkiv vid behov Intranätet Informationen i Klara Arkivsök finns sökbar både internt och på webben hos arkivmyndigheten, kopia skickas till verksamhet som överlämnar handlingar Avhända allmänna handlingar Begäran om övertagande av handlingar Närarkiv Kräver beslut i kommunfullmäktige. Protokollsutdrag/beslut om avhändande Närarkiv Tjänsteskrivelse Närarkiv Överlämna allmänna handlingar för förvaring Avtal om lån/förvaring av handlingar Närarkiv Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt Närarkiv Gallra allmänna handlingar Gallringsbeslut, särbeslut Närarkiv T ex skannade verifikationer som förvaras på annan plats. Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring 38
41 / Gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydese Närarkiv Tjänsteskrivelse, förslag till gallring Närarkiv Uppgifter om gallring som framgår i antagen dokumenthanteringsplan Närarkiv, se kommentar 1. 8 Tillsyn och Revision Ingår i dokumenthanteringsplan och registreras under under Redovisa information Tillsyn som utövas inom ramen för kärnverksamheterna, se resp verksamhetsområde Revision och granskning Intern revision Begäran om yttrande Närarkiv Beslut från revisionen Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Tillsynsrapport/inspektionsprotoko ll Närarkiv Yttrande/svar Närarkiv Tillsyn från tillsynsmyndighet Skolinspektionen, Arbetsmiljöverket, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner. Begäran om uppgifter/yttrande Närarkiv Beslut/dom Närarkiv Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Kontrollplan Närarkiv 2 år Närarkivv Egenkontroll, t ex livsmedel. 39
42 1. 9 / Meddelande om förestående inspektion Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Register över ansvariga Närarkiv Tillsynsrapport/inspektionsprotoko ll Närarkiv Underrättelse om inkommen anmälan Närarkiv Yttrande/svar Närarkiv Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. Tex remisser från statliga myndigheter Externa remisser Beslut från remitterande organ Närarkiv Protokollsutdrag/Beslut Närarkiv Remiss/begäran om yttrande Närarkiv Yttrande/svar Närarkiv Externa undersökningar Enkäter, inkomna Gallras/Bev aras Närarkiv och bevaras om de är av vikt annars vid inaktualitet Enkätsvar, avgivet Gallras/Bev aras Närarkiv och bevaras om de är av vikt annars vid inaktualitet Statistik till andra myndigheter Tex statistik till SCB, Skolverket m m. Begäran om uppgifter inaktualitet Närarkiv 40
43 1. 10 Lämnade uppgifter Hantera kommunens varumärke / kommentar Närarkiv 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga vid inaktualitet Utmärkelser Nomineringar Närarkiv Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Flaggning Instruktion för flaggning kommentar Närarkiv Klassificeras under Styrande dokument Representera Evenemang och avtackningar Dataskydd Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Närarkiv Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Närarkiv Förordnande av personuppgiftsombud Närarkiv Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen inaktualitet Närarkiv Gäller PuL fram till maj 2018 och Dataskyddsförordningen från maj Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 41
44 / Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Inrättande av personuppgiftsombud Närarkiv Samtycken Förbindelse, policy för PuL, information samt samtycken/ återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Närarkiv Förvaras i personalakt Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Närarkiv Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående inaktualitet Närarkiv behandling av personuppgifter Närarkiv Personuppgfitsbiträde, instruktioner Närarkiv Personuppgiftsbiträde, avtal Närarkiv Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar 42
45 Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet / Registerförteckningar Närarkiv 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration inaktualitet Närarkiv Mötesplanering Beställningar av fika och lokaler Gallras Hos handläggare Protokollsutdrag/beslut Närarkiv Sammanträdesplanering (kalender) Närarkiv Genomföra möten 2. 2 Justeringsanslag Kallelse/ärendelista/föredragningsli sta Kallelse/ärendelista/föredragningsli sta med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Administration av förtroendevalda vunnit laga kraft kommentar sammanträ de Hos handläggare Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister Förberedelse och genomförande av nämndssammanträden och möten av olika slag. Får om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. 43
46 / Registrera förtroendevala Avtal lån av surfplatta kommentar Närarkiv Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Kontohantering klassificeras under Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt Beställning av användarkonto kommentar konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Förtroendemannaregister FMS Samtycke enligt PuL/dataskyddsförordningen kommentar Klassificeras under Samtycken kretessförbindelse kommentar Närarkiv Gallras 2 år efter avslutat uppdrag Ersättning och arvoden till förtroendevalda Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) 10 år Närarkiv Lönelista Heroma 2 år Heroma Transaktionsfil/lönefil Utveckla förtroendevaldas kompetens Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda kommentar Hos handläggare genomförande Interna utbildningar för nya förtroendevalda Närarkiv Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista. Protokollsutdrag/beslut Närarkiv 44
47 / Avtacka/hedra förtroendevalda Beslut om utdelade gåvor Närarkiv Register över gåvor inaktualitet Närarkiv Beskrivning av valbara gåvor. Riktlinjer för gåvor kommentar Intranätet Ingår i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under Styrande dokument Informera och kommunicera internt Internt informationsmaterial Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Hos handläggare 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet. Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning inaktualitet Närarkiv Kalender inaktualitet Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Gallras Närarkiv Omvärldsbevakning inaktualitet Verksamhetens historia Närarkiv Intern webb Notified-extern pressbevakningstjän st Kalender för skolans verksamhet. Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. 45
48 Dokumentbibliotek Handböcker/interna rutiner Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Direktkommunikation med medarbetare Dokumentbibliotek Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar Projektytor Samarbetsytor 2. 4 Ekonomiadministration Kontoplan/gällande / inaktualitet kommentar inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet inaktualitet Hos handläggare Hos handläggare Uppdateras löpande Klassificeras under Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per år samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Tillhandahålla och använda tex OneDrive, Share Point m fl. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. 46
49 Affärssystem Visma (Ekonomiadministrativa handlingar) Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) / kommentar Gallras 3 år efter beslutsåret Digitalt, G-server plan i affärssystemet Närarkiv (kommunledningsko ntorets ekonomi, plan 3 i Rådhus Skåne). Aktuella koder finns i affärssystemet. Innehåller en mängd handlingstyper rörande beställning, faktura, redovisning och reskontra som bevaras/ beroende på vilken information de innehåller. Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid inaktualitet. er i systemet för bland annat organisatorisk enhet, verksamhet, konto, motpart vilka behövs för att rekonstruera bokföringen över tid. Beskrivningar av koder som används i ekonomisystemet finns i upprättad systemdokumentation som bevaras tillsammans med årsbokslut. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret Systemdokumentation Klassificeras under Förvalta IT-system. Aktuell version bevaras tillsammans med årsbokslut Leverantörsreskontra Avstämning leverantörsbetalningar Gallras 1 år efter redovisning såret Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne 47
50 Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121 Import av betalningsposter "Probet import" Internfakturering mm, typ 14x Leverantörsfakturor, elektroniska, redovisningstyp 100,121 Leverantörsfakturor/utbetalningar, skannade, redovisningstyp 100, 121. / Gallras 10 Närarkiv plan 3, år efter Rådhus Skåne redovisning såret Gallras 1 år Närarkiv plan 3, efter Rådhus Skåne redovisning såret Gallras 10 Förvaras i år efter affärssystemet redovisning såret Gallras 10 Förvaras i år efter affärssystemet redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Förvaras i original hos skanningleverantör. Skannad fakturabild förvaras 10 år i affärssystemet. 10-årsregel eftersom fakturaoriginal förekommer. Underlag för import av betalningsposter från fakturasystemet Proceedo till redovisningssystemet, ROR. T o m 2011 skannades leverantörsfakturorna i egen regi och särskilt beslut fanns från Skatteverket om gallring 3 år efter redovisningsåret. För skanning via entreprenad har tolkning gjorts om att gallring får ske först vefter 10 år enligt huvudregel. Leverantörsreskontra, årlig förteckning över kommunens leverantörsskulder. Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne i årsbokslut Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 48
51 Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Utbetalningar anhörigstöd, typ 365 Gallras 10 år efter redovisning såret Utbetalningar fritidsstöd, FRI, typ 370 Utlandsbetalningar, signeringsunderlag / Gallras 10 Närarkiv plan 3, år efter Rådhus Skåne redovisning såret Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 1 år efter redovisning såret Övriga utbetalningar, typ 110 Gallras 10 år efter redovisning såret Kundreskontra Av - påanmälningar av betalning via autogiro Gallras 3 år efter redovisning såret Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Verifikation på papper förvaras hos registrerande förvaltning Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. Själva verifikationen för utlandsbetalningaen ingår i dagbokföringen, typ
52 Beställningar av utskrift via utskriftsföretag (Idata) Bokföringsmässig avskrivning, beslut sammanställning och specifikation Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Deblista uppläggningsavgifter Inbetalningslista ROR samt ROR dagrapport Juridisk avskrivning, beslut och sammanställning / Gallras 1 år Närarkiv plan 3, efter Rådhus Skåne redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Verifikation på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras på papper eller digitalt hos registrerande förvaltning. Förvaras på papper eller digitalt i närarkiv på vån 3. Underlag på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. Beslut om juridisk avskrivning av fordringar diarieförs i Evolution. Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 50
53 Juridisk avskrivning, sammanställning och specifikation / Gallras 10 år efter redovisning såret Kundfakturor Gallras 10 år efter redovisning såret Kundreskontra, årlig förteckning över kommunens kundfordringar Verifikation på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Förvaras digitalt i affärssystemet. Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Gallras normalt efter 10 år förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning. i årsbokslut Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. Långtidsbevakning av fordringar P-böter, betalda inaktualitet (fordran juridiskt avskriven eller slutbetald) Gallras 10 år efter redovisning såret Verifikation på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Överföring till digital förvaring i Evolution har påbörjats. Underlag finns också i långtidsbevakningsföretagets ( f n Svea) databas som nås via webtjänst. 51
54 Sammanställning över dagliga inbetalningar Underlag för makulerade fakturor Underlag och specifikation av inbetalning från långtidsföretag, (SVEA, Intrum, Visma) Underlag återbetalning av felaktiga betalningar Anläggningsreskontra Anläggningsreskontra (Anskaffade anläggningar per år. Komprimerad bokslutslista per tillgångskonto, som bifogas bokslutet.) / Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 3 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Gallras 10 år efter redovisning såret Underlag på papper eller digitalt förvaras i närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Närarkiv plan 3, Rådhus Skåne Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. Smmanställningar från plus- och bankgiro. Avser kompletterande räkenskapsmaterial till bokförda belopp som finns i dagbokföringen, typ 220. i årsbokslut Överförs till centralarkiv 3 år efter redovisningsåret. 52
Dokumenthanteringsplan för barn- och utbildningsnämnden i Kristianstads kommun
för barn- och utbildningsnämnden i Kristianstads kommun Antagen av barn- och utbildningsnämnden 2017-12-05 nast reviderad vid BUN 2019-02-05 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av
Dokumenthanteringsplan för kommunstyrelsen i Kristianstads kommun Version 1.0
för kommunstyrelsen i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av 2017-12-20 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige
Dokumenthanteringsplan för Arbete och välfärdsnämden i Kristianstads kommun Version 2.0
för Arbete och välfärdsnämden i Kristianstads kommun Version 2.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av 2018-06-28 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.10 Förvaltningsstöd 2.10.25 Övrigt förvaltningsstöd Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2017-09-04 128 1.0 Revidering: datum och
BESLUT OM BEVARANDE OCH GALLRING AV HANDLINGAR I EU- PROJEKT
Arkivmyndighetens be Sida 1 (21) BESLUT OM BEVARANDE OCH GALLRING AV HANDLINGAR I EU- PROJEKT Nämnd/Bolag/Stiftelse Samtliga myndigheter (förvaltningar, bolag, stiftelser) inom Stockholm stad. Beets omfattning
Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen
1 [6] Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen Myndighet: kommunstyrelsen Arkivansvarig: kanslichefen vid kommunledningsförvaltningen Arkivredogörare: registrator vid kommunledningsförvaltningen
Dokumentdatum 2012-09-24 Arkivnämndens beslut 2012-09-26
Arkivnämndens be 2012-09-26 Alla handlingstyper förekommer inte i alla EU-projekt. Följ anvisningarna för utifrån vilken fond/program handlingen produceras i. Gallringsfristerna uttrycks som att myndigheterna
Dokumenthanteringsplan
1 DEMOKRATI OCH LEDNING / 1. 3 Verksamhetsledning 1. 3. 1 Styrande dokument Delegeringsordning Evolution Beslut om vidaredelegering Evolution Förslag till förändrad delegeringsordning Evolution Tjänsteskrivelse
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET Enligt arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige den 25 januari 2012, 6, med giltighet från och med 1 mars 2012 (Dnr KSF 2011/308), ska dokumenthanteringsplaner
1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING
Nässjö kommun Örnen i Nässjö AB Dokumenthanteringsplan, version 1.0 Antagen 2015-10-13 Gäller från och med 2016-01-01 Processnr Process Handlingstyp/handlingsslag Registrering Förvaringsplats Gallring
Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden i Kristianstads kommun. Antagen av omsorgsnämnden
för omsorgsnämnden i Kristianstads kommun Antagen av omsorgsnämnden 2017-12-14 Antagen 2017-12-14 Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige 2017-10-17 221, ska dokumenthanteringsplaner
Dokumenthanteringsplan
1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande 1. 2. 1 Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor kommentar Evolution och närarkiv plan 5, Rådhus
Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun
Dokumenthanteringsplan för handlingar inom allmän administration i Burlövs kommun Antagen av kommunstyrelsen 2012-12-03, 193 Dokumenthanteringsplanen omfattar de handlingar som förekommer i allmän administrativ
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år
IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-enheten förvaltning
Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden
Tjänsteskrivelse 2011-11-01 Handläggare: Lena Edlund FHN 2011.0090 Folkhälsonämnden Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden Sammanfattning I enlighet med det kommunala arkivreglementet (KF 101/2008-05-26)
Dokumenthanteringsplan för byggnadsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0
för byggnadsnämnden i Kristianstads kommun Version 1.0 Tillhör Klassificeringsschema VerkSAM Diarium version 2.2 Antagen av byggnadsnämnden 2018-06-26 Gäller from 2018-07-01 Inledning Enligt det kommunala
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten
Dokumenthanteringsplan för ekologienheten Fastställd 2014-10-21, dnr KS 2014/170 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Dokumenthanteringsplan för ekologienheten... 2 Gallring...
Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunövergripande dokumenthanteringsplan Handlingstyp Nämndernas, styrelsernas och kommunfullmäktiges protokoll Papper Diarieförs Närarkiv 2 år/5 år Skickas årligen
Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd:2008-06-26 Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:
Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen dubbletter och
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration
Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar,
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs
ADB-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Annonser, annonsmanus
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Kommunicera och samverka externt
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Version: 1.6 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela
Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse
Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen 2017-06-15 av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse Allmänt om dokumenthanteringsplanen Dokumenthanteringsplanen är ett verktyg för att underlätta
Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting
Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting Detta dokument är en bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting. Planen gäller retroaktivt från
Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EUprojekt vid Högskolan Dalarna
HÖGSKOLAN DALARNA BESLUT DUC 2015/863/10 Rektor 2015-05-18 Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EUprojekt vid Högskolan Dalarna Ärendet I samband med utarbetande av regler för gallring
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 5 Kommunicera och samverka externt Version: 1.7 Gäller från 20190101 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras
2014-11-14. Ansvarig/ Förvaring
2014-11-14 DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enhet/verksamhet: ALLMÄN ADMINISTRATION - KOMMUNGEMENSAM Beslutad: på delegation 2014-10-23, anmäld i KS 2014-12-01, Dnr KFKS 2014/728-004 Upprättad:
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120613 Dokumenthanteringsplan för Överförmyndarenheten, Norrköpings stadsarkivs beteckning 93 Diarienummer ÖFM 2/2012 Fastställd av överförmyndaren den 13 juni 2012, 6. Enligt
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20120206 Dokumenthanteringsplan för Näringslivskontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 127 Diarienummer KS 829/2011 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 6 februari 2012, 41.
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20041209 Dokumenthanteringsplan för Destination Norrköping KB, Norrköpings stadsarkivs beteckning 02 Fastställd av styrelsen för Destination Norrköping KB den 9 december 2004, 12.
Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration
ledning/gemensam administration Verksamhet ledning/ Gemensam administration Antagen 2008-08-20 Senast ändrad 2010-08-18 Fullmäktige och styrelser Protokoll - Kommunfullmäktige Protokoll - Kommunfullmäktige
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Version: 1.4 Dnr: 1-411/2016 Fastställd: 2016-06-15 Giltig fr. o.m 2016-07-01 Detta dokument anger hur
Bevara/Gallra EU-projekt
1 Bevara/Gallra EU-projekt 2 Dokumenthanteringsplan avseende handlingar tillhörande EU-projekt Sölvesborgs kommun Inledning En dokumenthanteringsplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används
Hanteringsrutiner för projekthandlingar i Mölndal stad
MÖLNDALS STAD 1(5) Hanteringsrutiner för projekthandlingar i Mölndal stad Syftet med detta dokument är att ge kommunens projektansvariga vägledning i hur man hanterar dokumentation i ett projekt. Det är
Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen
Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen Länsstyrelsens beslut om kommunmottagande av nyanlända/ Diarienummer Ja Pärm, integrationssamordna rens rum, överlämnas till centralarkivet
Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument
Handling/Upptagning Gallras/ Förvaras/ Anmärkning Anteckningar, egna Anteckningar som är avsedda för en själv och som inte sprids Arbetsgrupper, Gäller inte projektgrupper mötesanteckningar, eller samverkansgrupper.
EU-projekt i arkiven. FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se
EU-projekt i arkiven FALK, 21 september 2011 Bodil Fredriksson bodil.fredriksson@arkivnamnden.goteborg.se EU-regler i Sverige EU:s direktiv måste Sverige göra om till svensk lag Förordningar gäller direkt
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: 2015-06-01 Dnr: 2015.65 Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)
Antal = hela kalender utöver ursprungset IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation
1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Reglementen Akt Ingår
Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator
Godkännande enligt LOV Social- och äldrenämnden 2009 LOV = Lagen om valfrihetssystem Ansökan om godkännande Diarieförs av registrator därefter ansvarar handläggaren för att ärendet uppdateras i. rensat
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
20 Media Original ADMINISTRATION Nämnd, protokoll, ärendelista PapperIT* O Kron. ordn. Utskott, protokoll PapperIT* O Kron. ordn. Presidium, protokoll, mötesanteckningar PapperIT* O Kron. ordn. 3-nämndsmöte,
Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser
Landstingsstyrelsens förvaltning Landstingsarkivet Bevarande- och gallringsplan för information på webbplatser Gäller inom Stockholms läns landsting Dokumentägare: Landstingsarkivet, enheten Tillsyn och
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Enheten Ekonomi och statistik, Socialtjänsten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring
Bokslut (årsrapport), ingår i SÄN:s bokslut Ekonomihandlingar Papper (kopior), Enhetschef Ingår i SÄN:s bokslut och bevaras i Kommunarkivet i SÄN:s diareförda ärenden. Verksamhetens egen kopia lämnas till
Dokumenthanteringsplan
A Verksamhetsområde, B Processgrupp, C Huvudprocess, D Underprocess A B C D 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Kommentar Bevara/Gallra 1 1 1 Administrera val Allmänna val och folkomröstning
Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet
Danderyds kommun Dokumenthanteringsplan 2011-12-30 Myndighet: Produktionsstyrelsen Beslutsdatum: Enhet: PRODUKTIONSKONTORET IT-stöd: Schoolsoft Administrativt stödsystem som hanterar och lagrar utbildningsrelaterade
DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Stadsarkivariens delegationsbeslut om planändringar: 201506 08 Förkortningar: OSL = Offentlighets och sekretesslagen SL = Skollagen PUL = Personuppgiftslagen TF = Tryckfrihetsförordningen DOKUMENTHANTERINGSPLAN
Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Kultur- och fritidsnämnden
snämnden sförvaltningen Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Protokoll Kulturoch fritidsnämnden, original Protokoll Kulturoch fritidsnämnden, kopia Innehållsförteckning till nämndens protokoll Kallelse
BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006
2007-08-30 1 BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN 1992-2006 Detta dokument är en Bevarande- och gallringsplan för Sjukreseenheten. Från och med den 1 januari 2007 ingår Sjukresor i Färdtjänsten
Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna
Regler för gallring av handlingar uppkomna inom projekt och EU-projekt vid Högskolan Dalarna Beslut: Rektor 2015-05-18 Reviderad: - Dnr: DUC 2015/863/10 Ersätter: Riktlinjer för arkivering och gallring
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs
IT-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) IT-samordnare
Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189
Författningssamling i Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen 2016-10-04, 189 Metadata om dokumentet Dokumentnamn Dokumenthanteringsplan - kommunstyrelsen Dokumenttyp Plan
1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten
HANTERINGSANVISNINGAR - STYRANDE VERKSAMHETSPROCESSER 1 - styrande verksamhetsprocesser 1.1 - styra och planera verksamheten 1.1.1 - fatta politiska beslut 1.1.2 - upprätta kommunplan 1.1.3 - ta fram översiktsplan/fördjupad
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt
Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv Dokumenthantering i EU-projekt Dokumenthantering i EU-projekt Vad vi ska prata om: Varför ska vi bevara Exempel på handlingar Diarieföring Gallring Arkivsäkerhet
Bevaras Papper/digitalt Administration X. Bevaras Papper/digitalt Administration
Förslag DOKUMENTHANTERINGSPLAN 2015 Handlingsslag Bevaras/Gallras efter antal år Medium Förvaras Diariet Microsoft Office 365 Anmärkning Styra och leda förbundet POLITIK - DIREKTION/BEREDNINGAR Fatta politiska
Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Biblioteket Reviderad:
registre att söka/förva Levere till /gall Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 exemplar ska finnas i arkivet Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar inkomna
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden
Personakter enligt LSS utredning och beslut Anmälningar som inte blir ett ärende Ansökningar om insats från enskild eller legal företrädare Bilagor till ansökningar om insats läkarutlåtande psykologbedömning
Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden
Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med
Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet
20 Diarium ärendekort + lista på samtliga Inkomna och upprättade diarieförda, registrerade tillhörande Dnr akter Bevaras 4 år Om ej annat anges Förteckning över registrerade och händelser Bevaras 4 år
Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Gymnasie- och vuxenutbildningsnämnden Arkivansvarig Utbildningsdirektör
Allmän nämndsoch förvaltningsadministration Protokoll Gymnasieoch vuxenutbildningsnämn den, original Innehållsförteckning/ register till nämndens protokoll Kallelse med föredragningslista Handlingar rörande
Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.
Allmän administration Avskrifter, kopior, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkomna endast för kännedom Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid Delegationsbeslut Ja KS diarium Egenproducerat information,
Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner
Dokument för Intern kontroll av löpande rutiner Antagen av styrelsen 2015-03-06 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen...
Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH 2007-05-01, HSV 2007-05-01, HSK ---
FÖRSLAG Dokumenthanteringsplan Hallands Sjukhus Administrativa handlingar* Innehållsförteckning Verksamhet/Rutin Sida Gemensam verksamhet Ledning, Samordning, Kansli 2 Avvikelser och anmälningar i vården
Allmänt förekommande handlingar
Bilaga 1. Lokalt gallringsbeslut (RAFS 1991:6) Sida: 1(5) Denna gallringsplan redovisar de handlingstyper som Åklagarmyndigheten enligt RA-FS 1991:6 beslutat om gallring. Planen uppdateras kontinuerligt.
Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
1 (8) BESLUT 2017-12-20 Dnr SU FV 2.6.2-3698-17 Agneta Witte Åström Handläggare Avdelningen för arkiv och registratur Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet
Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper
2018-01-25 Diarienummer: AN-6138/17 Bilaga 2 Exempel på preciserade handlingstyper (För styrande verksamheter i Västra Götalandsregionen) Regionarkivet Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad Box 2154,
Löpande rutiner. Antagen av styrelsen
Löpande rutiner Antagen av styrelsen 2016-11-18 1 INNEHÅLLSFÖRTECKNING SID Innehåll 1 Ansökan om medel... 2 2 Genomförande av aktivitet... 2 3 Redovisning av medel beviljade av styrelsen... 3 4 Redovisning
RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT
RIKTLINJER FÖR HANDLÄGGNING AV EU- OCH ANDRA EXTERNT FINANSIERADE PROJEKT Kommunstyrelseförvaltning 2011-04-11 Tommy Bengtsson INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. SYFTE... 3 2. GRUNDLÄGGANDE DEFINITIONER... 3 3. BESLUTSRÄTT...
EU-handlingar DOKUMENTHANTERING I PROJEKT. Koncernkontoret. Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning
Koncernkontoret Området för informationsförsörjning och regionarkiv Enheten för informationsstyrning Dokumentslag: Styrande Datum: 2017-01-12 Dokumenttyp: Instruktion Version: 1.3 EU-handlingar DOKUMENTHANTERING
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum:2018-05-30 Dnr: ks2018-208 Dokumenthanteringsplanen är kommunens sätt att hålla en god ordning
Kultur-, idrotts- och fritidsnämnden Stadsarkivet Redovisning av allmänna handlingar. Översikt
Stadsarkivet 2013-01-01 Redovisning av allmänna handlingar Översikt Sida Ansvar och av handlingar 1 Beskrivning av allmänna handlingar/arkivbeskrivning 2 Hantering och registrering av vissa handlingstyper
EU-projekt Karlshamns kommun
1 Dokumentplan EU-projekt Karlshamns kommun Inledning En dokumentplan är ett styrdokument och ett hjälpmedel som används för att handlingar av samma slag ska bli hanterade på ett likartat sätt, både sådana
Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år
1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter
Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11. Arbetsrutiner Projektansökan. 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet
Reglemente Internkontrollplan Lindesberg 2014-04-11 Arbetsrutiner Projektansökan 1. Idé om aktivitet/projekt finns. Medlem i förbundet 2. Idé diskuteras och bereds Beredningsgrupp 3. Beredningsgruppen
Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.
Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen
Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen
Dokumenthanteringsplan för sprocessen Fastställd 2013-10-17, dnr TSN 2013/53 Dokumentkategori: Styrdokument Dokumenttyp: Regel Innehållsförteckning Sammanfattning... 2 Direktupphandling... 2 Övriga upphandlingar...
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Ledningsprocesser i Torsby kommun 1.1 Ledning 1.1.2 Kommunstyrelsen Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-09-05 140 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN
ARKIVREGLEMENTE FÖR SIGTUNA KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige den 2018-05-24, 72 Södergatan 20, 195 85 Märsta Tel (vxl) 08-591 260 00 Fax 08-591 260 36 sigtuna.kommun@sigtuna.se www.sigtuna.se Dokumentnamn
Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt
Handläggare Diarienummer Datum Sidan 1(6) Torbjörn Kvist och Helena Zellner KS2008/178 Riktlinjer för handläggning av EU- och andra externfinansierade projekt Ekonomikontoret Tillväxtkontoret/EU enheten
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20020107 Dokumenthanteringsplan för Stadsarkivet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 101 Diarienummer KS 3822/2001 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 7 januari 2002, 14. Enligt
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Stödprocesser i Torsby kommun 2.3 HR 2.3.2 Kompetensförsörjning Antagen av, datum och paragraf Version Kommunstyrelsen, 2016-11-28 205 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Regler för hantering av allmänna handlingar
Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser
Reviderats
DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Individ- och familjeomsorg barn och ungdom, individ- och familjeomsorg vuxen, biståndsenheten och enheten för Första giltighetsdatum: 2017-05-30 Dnr: ks2017-209
Datum för beslut Stockholm den 29 januari 2019 På Kulturnämndens vägnar
Stadsarkivet Handläggare: Christina Moberg Arkivmyndighetens beslut 2019:04 DNR 5.1.2-01651/2019 Sida 1 (6) 2019-01-29 Nämnd/Bolag/Stiftelse Valnämnden Beslutets omfattning Enligt 6 kap. 5 Arkivregler
Arkivreglemente för Arkivemölla kommun
1(6) 2018-01-01 Arkivreglemente för Arkivemölla kommun Utöver bestämmelserna i arkivlagen (1990:782) gäller inom Arkivemölla kommun följande regler meddelade med stöd av 16 arkivlagen; 1 Tillämpningsområde
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Torsby kommun 3.5 Utbildning 3.5.2 Förskola Antagen av, datum och paragraf Version Barn- och utbildningsnämnden 2017-09-28 49 1.0 Revidering: datum och paragraf Revideringen
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE
Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument ARKIVREGLEMENTE ANTAGET AV: Kommunfullmäktige DATUM: 2017-12-14, 223 GÄLLER FRÅN OCH MED: 2017 12-14 ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: Kanslichef
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar
Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Forska Processgrupp 4.4
Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 4 Forska Processgrupp 4.4 Version: 1.4 Dnr: 1411/2016 Fastställd: 20160615 Giltig fr. o.m 20160701 Detta dokument anger hur
ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN
1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)
DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring
Anmälningar enl 14 kap 2 SoL (Lex Sarah) Anmälningar enl Lex Maria Arbetsmiljöbesiktningar, exv skyddsronder Enkätsammanställningar Papper (original, kopia) Papper (original, kopia) Diarienummer (Ädit)
Dokumenthanteringsplan
Dokumhanteringsplan dokum A Föreningsverksamhet Årsmöte/rådsmöte Kallelse Arkivläggnin Program/dagordning Anmälningar Deltagarlista efter 1 år Röstlängd Motioner Medlemsansökan Protokoll Årsmöteshandlingar/bilagor
Arkivreglemente för Region Kronoberg
Arkivreglemente för Region Kronoberg Diarienr: 15RK78 Handläggare: Caroline Svensson, Datum: 2015-01-16 Arkivreglemente för Region Kronoberg Fastställt av regionfullmäktige 2015-02-25 Ett utskrivet dokuments
Arkivreglemente för Uddevalla kommun
Blad 1 Arkivreglemente för Uddevalla kommun Antaget av kommunfullmäktige den 11 februari 1992, 30 med revidering antaget av kommunfullmäktige 2008-05-10, 286. Med kommentarer Ersätter tidigare reglemente
Arkivfrågor när en myndighet startar
Avdelningen för offentlig informationshantering Tillsynsenheten GENERELL RÅDGIVNING 1 (6) Arkivfrågor när en myndighet startar Planera för arkivfrågor när en myndighet bildas Reglerna som styr arkivområdet
1. Administration Handling Förvaring & sortering Bevaras/ Anmärkning
DOKUMENTHANTERINGSPLAN beslutad 8 februari 2018, RS 6 reviderad 4 oktober 2018, RS 39 1. Administration Handling Förvaring & sortering / Anmärkning Förbundsordning Akt Ingår i Diarieförda handlingar Delegationsordning
Verksamhet Byggnadsnämnden ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg")
Verksamhet ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg") Antagen 2009-03-24 Senast ändrad 2016-03-16 NÄRARKIV Nämnden Protokoll - *) Kronologiskt 2 år *) Före 2009-07-01 "Nämnden för miljö och bygg" Delegeringsbeslut*)
Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar
Riktlinjer för arkivering inom Svensk Friidrott - distrikt och föreningar September 2014 Friidrotten som en av de största och mest klassiska idrotterna i Sverige tillhör i högsta grad svensk nutid, framtid
Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun
RIKTLINJER ARKIV 1 (6) Kommunstyrelsen Riktlinjer för hantering av arkiv i Ånge kommun Fastställd: Kommunfullmäktige, 2018, 128, KS 18/319 Omfattar: Ånge kommunkoncern Dokumentägare/dokumentansvarig: Kommunstyrelsen
Dokumenthanteringsplan
Dokumenthanteringsplan 20110316 Dokumenthanteringsplan för Personalkontoret, Norrköpings stadsarkivs beteckning 62 Diarienummer KS 494/2010 004 Fastställd av kommunstyrelsen den 16 mars 2011, 11. Enligt
Policy för personuppgiftshantering, antagen
Policy för personuppgiftshantering, antagen 2018-09-05 Syfte Syftet med denna policy är att säkerställa att Leader Mälardalen hanterar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (General