Dokumenthanteringsplan för omsorgsnämnden i Kristianstads kommun. Antagen av omsorgsnämnden

Transkript

1 för omsorgsnämnden i Kristianstads kommun Antagen av omsorgsnämnden

2 Antagen Inledning Enligt det kommunala arkivreglementet, antaget av kommunfullmäktige , ska dokumenthanteringsplaner upprättas för samtliga myndigheter. En dokumenthanteringsplan innehåller myndighetens gallringsbeslut och beskriver de handlingar som inkommit, upprättats och/eller förvaras i verksamheten samt hur dessa hanteras. Planen ska ses över och revideras ligen. en ger en översikt över handlingsbeståndet och fungerar som hanteringsanvisningar. Planen är också ett sökredskap som ska kunna användas av både kommunens anställda och allmänheten. En god dokumenthanteringsplan skapar kontinuitet i ärendehanteringen. en är strukturerad efter Kristianstads kommuns klassificeringsstruktur, antagen av kommunfullmäktige Klassificeringsstrukturen är baserad på VerkSAM diarium version 2.2, ett klasificeringsschema som förvaltas av kommunalförbundet Sydarkivera. Kommunövergripande gallringsbeslut finns i gallringsplan för handlingar av liten och kortvarig betydelse, beslutad i kommunfullmäktige Begrepp : är den punktnotation som används i klassificeringsstrukturen för att hierarkiskt och systematiskt ordna de rubriker som motsvarar verksamhetsområden, processgrupper och processer. : är en benämning på handlingar som tillkommer genom att en aktivitet genomförs upprepat. Med aktivitet avses ett led i en process. : innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till kommunarkivet tidigast ett efter avslut. Gallras: innebär att handling förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. belagd handling strimlas. Gallringsbara handlingar i elektronisk form i systemet. Om det st en tidsgräns (gallringsfrist) för bevarande f handlingen (förstöras) efter angivet antal hela. I undantagsfall kan gallringsfrist anges i annan form än antal. Saknas det gallringsbeslut på en handlingstyp så är gallring inte tillåten. Rådgör istället med kommunarkivet om revidering av planen. : innebär att handling när den inte längre behövs i verksamheten. : avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till kommunarkivet. : anger om handlingen ska registreras. Informationssäkerhetsklassning: klassning som görs utifrån konsekvenser som uppst om t ex informationen inte kan nås, om den förvanskas, brister i åtkomstbegränsning eller det inte g att följa upp vem som gjort vad med informationen. Denna kolumn måste utredas ytterligare. : anger om handlingen kan beröras av sekretess och i så fall enligt vilket lagrum. : innehåller kompletterande uppgifter. Hur hittar man i planen? Det enklaste sättet att hitta en handling eller en rubrik är genom sökfunktionen (Ctrl+F) i Adobe Reader. Klassificeringsstrukturen kan användas som en innehållsförteckning.

3 Antagen DEMOKRATI OCH LEDNING 1. 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Protokoll Protokollsanteckningar Reservation Uppropslistor/ närvarolistor Omröstningslistor/voteringslistor Evolution och närarkiv Evolution och närarkiv Evolution och närarkiv Evolution och närarkiv Evolution och närarkiv Besluts- underlag/ utredning Evolution och närarkiv Offentlig dialog Anteckningar från möten Evolution Evolution och Medborgarförslag närarkiv Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Redovisa delegation Evolution och Delegationsbeslut närarkiv Delegationslista Evolution Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Ing i protokollet. Ing i protokollet. Ing i protokollet. Om inte ska de bevaras. Ing i protokollet. Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten. Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. 1

4 Tillsätta och entlediga förtroendevalda Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Evolution och i närarkiv Initiativ från förtroendevalda, nämnd, revisorer, bolag, fullmäktigeberedning Motion Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Evolution Tjänsteskrivelse/Yttrande Evolution Om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut nämnd Evolution Om remitterad till nämnd Interpellation Protokollsutdrag/beslut Kf Evolution Yttrande/svar Evolution Fråga Protokollsutdrag/beslut Evolution Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden i ON Evolution Informationsärenden. Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm i ON Evolution Informationsärenden. Rapporter och anmälningsärenden i ON Evolution Informationsärenden Verksamhetsledning Styrande dokument 2

5 Delegeringsordning Evolution Beslut om vidaredelegering Evolution Förslag till förändrad delegeringsordning Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution Reglemente Evolution Antas i fullmäktige. Planer, verksamhetsledning Evolution Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Policy Evolution Antas i fullmäktige eller nämnd. Avser policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvdsarbete. Riktlinjer Evolution Antas i nämnd. Handlingsprogram Evolution Förebyggande verksamhet. Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker Evolution 1 arkivex bevaras. Övriga vid. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vdgivaren. Lathundar Evolution Gallras när ny version upprättats. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Evolution Klassificeringsstrukturer Evolution er Evolution Taxor och avgifter Evolution 3

6 Organisera och fördela arbete och ansvar Organisationsplan/beskrivning Evolution Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnderna Evolution Attest- och utanordningsbehörigheter Evolution Attestregister Evolution Delegationer rörande övergripande ansvar Evolution Leda det interna arbetet Protokoll/anteckningar Evolution Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL Evolution Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Evolution Protokoll Löneöversyn Evolution Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Evolution Protokoll från central samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Evolution T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, ledningsmöten, råd och kommittéer. Protokollsutdrag från tex central samverkansgrupp bör ligga i alla ärenden som samverkas, tex när styrdokument tas, budget, omorganisationer, lönesättning mm. 4

7 1. 4 Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare (SVG) Evolution Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Evolution Protokoll/anteckningar från arbetsplatsträffar/ arbetslagsmöten Kallelse med bilagor Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget med flersplan Evolution Gallras efter 1 Evolution och G- mapp Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Om de innehåller beslut som inte finns någon annanstans måste de bevaras annars kan de efter 2. Slutdokument för budgetprocessen. Anger fastställd budget i nämnd och styrelse samt fullmäktige. Budgetunderlag (beräkningsunderlag, verifikationer, justeringsverifikationer, övrigt budgetunderlag) Målsättningar Gallras efter 10 Digitalt, G-server Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Tilhör ärendet om budget som registreras i samband med ärendets behandling. Finns som ett avsnitt i Budget med flersplan som är slutdokument för budgetprocessen. Enligt kommunens styrsystem. 5

8 Månadsuppföljningar Gallras efter 1-Digitalt, G-server 3 Underlag delsrapport/-bokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer till vissa tillgångs- och skuldkonton.) Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Tilhör ärendet om delsrapport som registreras i samband med ärendets behandling. Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset Intern kontroll Årsredovisning Underlag sredovisning/sbokslut (Huvudbok, saldo kontoklass 1-2. Resultat- och balansräkning, saldo kontoklass 3-8. Specifikationer (bokslutsbilagor) till samtliga tillgångs- och skuldkonton.) Räkenskapssammandrag till SCB 1-3 Digitalt, G-server Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Gallras 6 efter redovisningså ret Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Tilhör ärendet om sredovisning som registreras i samband med ärendets behandling. Dokumentation av upplägg och arbetsformer, samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Årliga rapporter blir ärenden som diarieförs. Slutdokument för bokslutsprocessen och underlag till fastställt bokslut i nämnd, styrelse och fullmäktige. Kontoklass 1-2 visar tillgångar och skulder. Kontoklass 3-8 rör intäkter/inkomster och kostnader/utgifter. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset 6

9 Årsförbrukning (bokfört belopp på resp slag/konto samt ansvarskod) Gallras 3 efter det redovisningså r då avtalet löpt ut Digitalt, G-server och på papper i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Kassaskåp i närarkiv plan 3 i Rådhus Skåne Tilhör ärendet om sredovisning som registreras i samband med ärendets behandling. Avtal Begära ökat anslag/tilläggsbudget Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Beslut/protokollsutdrag Investeringar Ing i huvudbok som finns i sbokslut. Förvaras även digitalt i 10 i resp bokslutsmapp på G:server. Överförs till centralarkiv 3 efter redovisningset. Förteckning över avtal finns på G-server "Värdearkiv" 1. 5 Kvalitetsledning Kvalitetsstyra Direktiv gällande ledningssystemet Granskning av ledningssystem, Klassificeras under Styrande dokument. resultat av Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument 7

10 Mål för kvalitets-och säkerhetsarbetet Åtgärdsplaner Klassificeras under Styrande dokument. Klassificeras under Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar Protokollsutdrag/beslut Uppföljning av mål Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Uppföljning av verksamhet och kvalitét Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Mäta verksamhetskvalitet Intern kontroll Intern kontrollplan Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten. Klassificeras under Styrande dokument. Riskanalys vid större förändring Rapporter, uppföljning Protokollsutdrag/beslut Avvikelserapporter Flexite Checklistor Dokumentation Gallras efter 5 Episerver Analyser Födelsedatum 05, 15, 25 bevaras. Övriga 10 efter sista anteckning. Avser dokumenterad kontroll t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på /enhet 8

11 Inspektionsrapporter Kontroller Beslut Enkät Enkäter, egenproducerade med intern eller extern mottagare Enkäter, svar på inkomna interna Gallras efter 2 Sammanställning Statistik Statistik, allmän av betydelse Svaren kan vid om sammanställning har gjorts. Annars bevaras svaren. Ett exemplar av frågeformuläret bevaras. ihop med enkäten om svaret utgör myndighetens svar eller är av annan betydelse för verksamheten. Annars vid efter att sammanställning gjorts. Statistik av betydelse bevaras. Övrig statistik vid Statistik, verksamhetsspecifik Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsplan Business objects Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid 9

12 Kvalitetsgranskningar, protokoll och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten Business objects Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag efter 3, dock först efter att nästföljande granskning genomförts Anmälan enligt lag Avser anmälan mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev. Anmälan om missförhållande Evolution och närarkiv Kan gälla t.ex. Lex Sarah, Lex Maria. Anmälan om kränkande behandling Kan gälla kränkande behandling av skolelev Klagomål till IVO Evolution och handläggare Avser klagomål som gäller vdenhet hos den egna vdgivaren. Utredning/rapport Evolution och handläggare Tjänsteskrivelse Evolution och handläggare Beslut Evolution och handläggare Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vdgivaren Egna journalkopior vid Forum för samråd Evolution och i pärm hos nämndsekreterare Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper Skrivelser från representanter i samråd Exempelvis protokoll från Kommunala pensionärsrådet/kommunala rådet för funktionsnedsatta. Evolution och närarkiv Exempelvis Förvaltningsövergripande samverka 10

13 1. 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Omvärldsbevakning Projekt Omvärldsanalyser Redovisningar från externa projekt och utredningar Redovisningar från studiebesök och konferenser Förstudier Tjänsteskrivelse Beslut Direktiv Plan Utvärdering Sammanställning Projekt Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Omvärldsanalyser som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse vid Redovisningar från externa projekt och utredningar som underlag till beslut bevaras, omvärldsanalyser av tillfällig betydelse vid 11

14 Beslut om inledande av projekt Avtal Anteckningar från möten Beslutsförteckningar Projektanvisningar Projektdirektiv Projektplan Korrespondens Deltagarförteckningar Teknisk plan Resursplan Tidplan Utvärderingar Delrapporter Förteckning över styrgruppens medlemmar Minnesanteckningar utan beslut kan efter 2. Anteckningar som innehåller beslut ska bevaras Ex: Kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter 12

15 Styrgruppens protokoll Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor Budget Bokföringsplan Revisionshandlingar Ansökningar och beslut om utbetalningar Ekonomisk slutredovisning Slutrapporter Handbok Enkät, upprättad Enkätsvar, inkomna Sammanställning av enkätsvar Fakturor Gallras efter 10 13

16 Intervjuer Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi Observationsanteckningar Underlag för budgetberäkning efter projektets slut efter projektets slut Gallras efter 10 Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport EU-projekt Innan projektet startar Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom att EU genom revisioner och om dokumentationen inte är komplett kan kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 efter slutbetalning. Protokoll från nämnder/styrelse rörande EU-ansökan Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan Projektansökan Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. 14

17 Projektbeslut Fördjupad projektplan Partnerskapsavtal Samverkansavtal Kontrakt Korrespondens av vikt Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Underlag och uträkningar Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan Under projektets gång Kopia i projektdokumentationen. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Medfinansieringsintyg. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Ansökan om utbetalning First Level Control Certificate Lägesrapporter Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. Intyg från kontrollen på förstanivån. 15

18 Korrespondens Information om partners och underleverantörer Information om deltagare Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. Deltagarförteckningar, kursintyg. Avtal Partnerskapsavtal Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal f TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision) Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande Protokoll från styrgrupps- och projektmöten Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Avsiktsförklaring (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet Revisionsintyg Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning. 16

19 Rapporter Plan Pressklipp etc Pressmeddelanden Strategi-/handlingsplan Uppdragsbeskrivning Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. PLAN för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Om det egna projektet För implementering av projektresultat Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare Marknadsförings- och informationsmaterial Hemsida externt/intranät Information av allmän karaktär Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Arbetsplaner, tidsplaner Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet. Från programförvaltande myndigheter i Sverige Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 17

20 Arbetstidsredovisning Friställningsintyg för offentligt anställd personal (ERUF) Avräkningsplan för förskott Fullmakter för projektledaren Deltagarrapportering till SCB För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision UNDERLAG FÖR UTGIFTER t ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbrukningsmaterial och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Dokument som visar SYNLIGGÖRANDE/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision 18

21 SOCIALA MEDIER t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. KORRESPONDENS av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Utdrag ur RÄKENSKAPER t ex Ekonomiska månads-rapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framg att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av VERIFIKATIONER t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Kopior av REKRYTERINGSÄRENDEN Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 19

22 Kopia av ANSTÄLLNINGSAVTAL Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Utdrag ur LÖNELISTA Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. UPPHANDLINGSÄRENDEN Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppnin gsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering Kopia av AVTAL/ KONTRAKT T ex med antagen leverantör Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. 20

23 Dokumentation från STYRGRUPPS- OCH PROJEKTMÖTEN Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer PROJEKTPLANER kring varje aktivitet Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Rekryteringsärenden Budget med kalkyler Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. AKTIVITETER t ex inbjudningar, anmälningar, program-/mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Ekonomisk redovisning Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. 21

24 Verifikationer Bank- och postgirobetalningar Ekonomiska transaktioner Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) Ska vara ställda till projektägaren och utan svighet kunna kopplas till projektet Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungssammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Administrativa kostnader boende Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Upphandlingsärenden Avsluta projektet De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stöd-berättigad ska den uppkommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling 22

25 Beslut om avslut Information om projektresultat/avslutat projekt Utvärderingsplan Korrespondens av vikt Rapporter Upphävande av beslut och återbetalnings-skyldighet Revision av projektet Revisionsärende Samverka externt 1. 7 Samverkansavtal Överenskommelse Minnesanteckningar Protokoll Allmänna handlingar och arkiv Post och postöppning Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen. Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen. Kopia i projektdokumentationen. i värdkommun en. Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport. 23

26 Rutiner för postöppning Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen Gallras efter lämnas ut utlämnande Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende klassificeras här. Om det finns ärende så ing förfågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker. I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras annars kan de vid. Inkommen begäran om att ta del av allmän handling och handlingen nekas helt eller delvis att lämnas ut Beslut om att inte lämna ut allmän handling helt eller delvis Besvärshänvisning Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Inkommen begäran som nekats kan alltså tidigast efter tre veckor. 24

27 I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de vid. Kopior av utlämnade handlingar Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten Redovisa information Observera att beslut att inte lämna ut allmän handling kan överklagas inom tre veckor från den dag då klaganden fick del av beslutet. Kopior av de utlämnade handlingar där uppgifter maskats kan alltså tidigast efter tre veckor. Ärendekort Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevaras på papper. Arkivbeskrivning Ska upprättas enligt ArkL 6. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen Vda och förvara arkiv Kvittenser på interna lån av handlingar 1. 8 Tillsyn och Revision Revision och granskning, se Klassificeras under Styrande dokument Handläggare Gallras när handlngarna återlämnats 25

28 Tillsynsrapport/inspektionsproto koll Evolution eller respektive s närarkiv Begäran om yttrande Evolution eller respektive s närarkiv Yttrande/svar Evolution eller respektive s närarkiv Protokollsutdrag/beslut Evolution eller respektive s närarkiv Beslut från revisionen Tillsyn från tillsynsmyndighet Evolution eller respektive s närarkiv Här klassificeras handlingingar gällande när den egna verksamheten blir utsatt för tillsyn. När den egna verksamheten utför tillsyn klassificeras dessa handlingar under sitt eget område. Meddelande om förestående inspektion Evolution eller respektive s närarkiv 26

29 Tillsynsrapport/inspektionsproto koll Evolution eller respektive s närarkiv Underrättelse om inkommen anmälan Evolution eller respektive s närarkiv Begäran om uppgifter/yttrande Evolution eller respektive s närarkiv Yttrande/svar Evolution eller respektive s närarkiv Protokollsutdrag/beslut Evolution eller respektive s närarkiv Beslut/dom Evolution eller respektive s närarkiv Kontrollplan Evolution eller respektive s närarkiv Register över ansvariga Evolution eller respektive s närarkiv 27

30 1. 9 Handlingar rörande återkommande rutinmässiga kontroller av kortvarig betydelse Remisser, undersökningar och statistik Externa remisser Evolution eller respektive s närarkiv Remiss/begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/Beslut Beslut från remitterande organ Externa undersökningar Enkäter, inkomna Enkätsvar, avgivet Statistik till andra myndigheter Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter Vänortsutbyte Inbjudningar, brev och svar Evolution Egenkontroll, t ex livsmedel. och bevaras om de är av vikt annars vid och bevaras om de är av vikt annars vid 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga vid Samarbetsavtal och uppsägelser Evolution 28

31 Rapporter, protokoll och underlag från vänortsmöten Evolution Gåvor till kommunen Evolution Dataskydd Personuppgiftsombud/ dataskyddsombud Särskilt dokument upprättas därinformaton om fysiska gåvor från vänorter förs in. Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud Förordnande av personuppgiftsombud Informationsmaterial till personuppgiftsombudet från Datainspektionen Inrättande av personuppgiftsombud Ing i Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen Ing i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Ing i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Samtycken Förbindelse, policy för PuL, information samt samtycken/ återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter samt återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats Närarkiv Förvaras i personalakt 29

32 Personuppgiftsbehandling Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter Ing i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av avtalsuppfyllelse t ex säkerhet Personuppgfitsbiträde, instruktioner för Registerförteckningar Registerutdrag (begäran om) samt Gallras efter 1 svar 2 INTERN SERVICE 2. 1 Mötesadministration Mötesplanering Sammanträdesplanering (kalender) Protokollsutdrag/beslut Evolution och närarkiv Personuppgiftsombudets förteckning och beskrivning över personregister Ing i protokoll. Sammanställning över sammanträdestider bevaras ej. 30

33 Beställningar av fika och lokaler Genomföra möten Kallelse/ärendelista/föredragning slista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Kallelse/ärendelista/föredragning slista Gallras efter genomförand e Handläggare Gallras efter sammanträde Kungörelse Justeringsanslag Gallras efter vunnit laga kraft Administration av förtroendevalda Ersättning och arvoden till förtroendevalda Evolution, G-mapp eller handläggare. Evolution, G-mapp eller handläggare. Beror på vilken typ av sammanträde som hålls. F om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Skickas via internpost till Rådhuset för anslag Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Utveckla förtroendevaldas kompetens Gallras efter 10 Evolution och pärm hos nämndsekreterare Protokollsutdrag/beslut Evolution Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Handläggare Gallras efter genomförande 31

34 Avtacka/hedra förtroendevalda 2. 3 Riktlinjer för gåvor Register över gåvor Beslut om utdelade gåvor Evolution Informera och kommunicera internt Ing i Regler för jubileumsgåva till Evolution, intranät förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under Styrande dokument. Evolution Beskrivning av valbara gåvor Internt informationsmaterial Kataloger eller annat informationsmaterial kring bl.a kursutbud och tjänster, interna Ett exemplar av varje ska bevaras. Verksamhetens historia Notified-extern pressbevakningstjän st Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten köps in via ett externt företag- Notified. Omvärldsbevakning Kalender Kalender för skolans verksamhet. Broschyrer, foldrar (för internt bruk) Handläggare 1 arkivexemplar skickas till kommunarkivet. Fotografier, filmer och animationer framtagna för t ex information och utbildning Intern webb G:mapp eller Flickr 32

35 Handböcker/interna rutiner Dokumentbibliotek Webbsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Samarbetsytor Projektytor Dokumentbibliotek Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar Kristianstadskomm uns hemsida Kristianstadskomm uns hemsida Handläggare Handläggare Klassificeras under Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Uppdateras löpande Sparas i XML- eller XHTLM-format en gång per samt vid större förändringar. Scheman, dokumenttypsdefinitioner och layout-mallar framställs och bevaras i form av elektroniska mallar. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats. Informationen måste ha sparats på annan plats Ekonomiadministration Kontoplan/gällande 33

36 Attest- och utanordningsbehörigheter (Beslut om attest) Affärssystem Visma (Ekonomiadministrativa handlingar) Leverantörsreskontra Originalkvitton till reseräkningar, utlägg och betalkortsfakturor Egenskapade leverantörsbetalning ("Ny faktura"), typ 100, 121 Övriga utbetalningar, typ 110 Utbetalningar anhörigstöd, typ 365 Internfakturering mm, typ 14x Gallras 3 efter beslutset Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Digitalt, G-mapp På respektive enhet, arkiv På respektive enhet, arkiv På respektive enhet, arkiv På myndighetsenheten, arkiv Förvaras i affärssystemet Styrelsens beslut om att delegera beslutsrätt för attest och utanordning finns i delegationsordning. Resp. delegats beslut om attest sparas som mail i outlookserver. Blankett med behörighetsuppgifter vid. Innehåller en mängd handlingstyper rörande beställning, faktura, redovisning och reskontra som bevaras/ beroende på vilken information de innehåller. Originalkvitton på papper där själva handlingen (reseräkning, betalkortsfaktura) är elektronisk. Kvittona finns även skannade till verifikationen. 10-sregel eftersom fakturaoriginal förekommer. 34

37 Kundreskontra Debiteringslista (förteckning över genomförd fakturering samt underlag) Kundfakturor Förvaras på papper Gallras 10 eller digitalt hos efter registrerande redovisningså förvaltning. ret Gallras 10 efter redovisningså ret Förvaras digitalt i affärssystemet Fakturera internt Underlag Interdebitering/kostnadsfördelnin Gallras efter g 10 Närarkiv Bokföringsorder Gallras efter 10 Närarkiv Avstämningslista Gallras efter 10 Närarkiv Gallras normalt efter 10 förutsatt att ej betalda fakturor överförts till långtidsbevakning Löpande bokföring/redovisning Kassabok Omföringar och rättningar Kontoavstämningar Gallras tio efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret enhet Närarkiv Handläggare Privata medel, matkassa Omföringar och rättningar som sker på samma vernr som original. Kontoavstämningar i samband med delsbokslut och bokslut ing som bokslutsbilaga i fastställt bokslut. 35

38 Bokföringsorder på papper, typ 230, 280, 290 Bokföringsorder, elektronisk typ 299 Budgetverifikationer, typ 6xx Kassaregister Kvittokopior Dagskasserapport Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras 10 efter redovisningså ret Gallras tio efter redovisningså ret Handläggare, närarkiv Förvaras i ekonomisystemet Handläggare, närarkiv Sammanställning förvaras hos registrerande enhet. Förvaras som papper. Förvaras hos registrerande/säljan de enhet. Förvaras hos registrerande/säljan de enhet. Kontrollremsor eller journalminnen över försäljningens transaktioner. Kvittokopior vid kontant försäljning där kassaregister saknas betecknas som räkenskapsmaterial. Gemensam dagskasserapport/verifikation upprättas över den aktuella periodens försäljning (kontant, kort, swish) och är räkenskapsmaterial. Dagskasserapporten i original ska vara signerad av den som upprättat den. Kopia på dagskasserapport ing i dagbokföringen, typ

39 Sammanställning över swishbetalningar Gallras tio Sammanställning efter förvaras hos redovisningså registrerande enhet. ret Kan förvaras som datafil eller papper. Sammanställning med transaktionsdetaljer över swishbetalningar bör tas ut med månadsintervall och är att betrakta som räkenskapsmaterial Ekonomiska anspråk Bestridande av faktura Handläggare Prövas Ärenden om reducerad avgift Prövas Utbetalningar Direktutbetalningar RoR Gallras efter tio Handläggare och arkiv Föreningsbidrag Handläggare Kontantkassa Kassarullar Redovisning av kassa Babs-kvitton, kassakvitton Bankinsättningar Inkommande bidrag EU-bidrag Statsbidrag Gallras efter 10 Gallras efter 10 Gallras efter 10 Gallras efter 10 Gallras efter speciella regler för EUprojekt Flit-peng, oms-resor, skadestånd Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen Gallras efter 10 Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen 37

40 Uppgifter om bidragskriterier Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen Redovisning av statsbidrag Underlag till projekt sparas, ej inbetalningen 2. 6 Inköp och försäljning Genomföra upphandling Tjänsteskrivelse Evolution Protokollsutdrag/beslut Evolution T.ex. beslut om att genomföra upphandling. Fullmakt Evolution T.ex. fullmakt om att genomföra samordnad upphandling. Annons och förfrågningsunderlag OSL 19 kap 3 Evolution Frågor och svar OSL 19 kap 3 Evolution Kompletteringar/KFU Evolution OSL 19 kap 3 Öppningsprotokoll Evolution och handläggare OSL 19 kap 3 Upphandlingsprotokoll Evolution och handläggare OSL 19 kap 3 Anbudsutvärdering Evolution OSL 19 kap 3 Anbud, ej antaget - Över tröskelvärde Anbud, ej antaget - Under tröskelvärde Gallras efter 5 Antaget anbud Evolution OSL 19 kap 3 OSL 19 kap 3 Gallras efter 5. Upphandlingar annonserade i TED måste ej antagna anbud bevaras. 38

41 Tilldelningsbeslut Evolution Avbruten upphandling Överprövning Avropa från ramavtal Offert Handläggare Tjänsteskrivelse Handläggare Protokollsutdrag/beslut Handläggare Beställningsbekräftelse Handläggare Garantibevis Handläggare Produktdokumentation Handläggare Följesedel Gallras Handläggare Genomföra direktupphandling Förfrågningsunderlag/upphandlin gsdokument direktupphandling Evolution Offerter Orderbekräftelse Upphandlingar av verksamhetskritisk art samt handlingar som inte är av ringa betydelse bevaras. Övriga upphandlingar 2 efter avtalstidens utgång om inget annat anges. 39

42 Garantibevis Produktdokumentation Följesedel Förvalta avtal garantitidens upphörande Ramavtal Evolution Avtal av rutinmässig karaktär Avtalsuppföljning Evolution Evolution och handläggare. T.ex. leasingavtal. Om huvudavtal registreras ska även detta registreras Avtalsförlänging Evolution och upphandlingssystem Avtal av vikt Evolution Kommuninterna tjänster Avtal som omfattas av avskrivning eller med lång rättslig betydelse. Avtal ingångna genom upphandling. Hantera kunder, beställningar, leveranser, klagomål etc. Till exempel i samband med intraprenader när tjänster säljs till förvaltningar, Repro mm. Hela processen - både köp och sälj av interna tjänster, utom fakturering (se ekonomi) Personaladministration Rekrytera personal 40

43 Annons, arbetsanalys och kravprofil Verksamhetssystem Förvaras i rekryteringsverktyget Sammanställning över sökande Verksamhetssystem Ansökningar, ej erhållen tjänst Verksamhetssystem Pågrund av möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering Ansökningshandlingar, CV, personligt brev, betyg/intyg, legitimation, erhållen tjänst Närarkiv Förvaras i personalakt Ansökningshandlingar, när sökande återtar sin ansökan Verksamhetssystem Ansökningshandlingar, när tjänsten dras tillbaka Anställa personal Anställningsavtal, anställningsbevis Närarkiv Verksamhetssystem Förvaras i personalakt. Gäller både tillsvidareanställning och tillfälliga anställningar Uppdragsbeskrivning Närarkiv Förvaras i personalakt. Introduktionsplan för medarbetare Beställning av användarkonto Beställning av passerkort och tjänsteid-kort, SITHS-kort Kvittens för nycklar och passerkort, SITHS-kort Kontohantering klassificeras under Förvalta IT-system. Gäller beställning av nytt konto, bekräftelse och uppsägning av konto. Klassificeras under Skydda byggnader och egendom Klassificeras under Skydda byggnader och egendom 41

44 Ansvarsförbindelse för digital kommunikation (IT-policy) och medgivande att hantera personadresserad post Närarkiv Finns med i anställningsavtal Mobiltelefonavtal Gallras efter 10 Närarkiv Förvaras i personalakt Förbindelser rörande sekretess och tystnadsplikt Närarkiv Förvaras i personalakt Tjänstebilsavtal Närarkiv Förvaras i personalakt. Registerutdrag enligt kontroll för arbete inom skola/förskola, för arbete med barn med funktionsnedsättning, för arbete i hem för vd eller boende som tar emot barn, för övrigt arbete med barn/kontakt med barn Bemanning och ledigheter I personalakt Timavlönade inom SoS. Registerutdraget uppvisas men behålls ej, dock görs en notering personalsystemet. Ledigheter Verksamhetssystem Alla ledigheter registreras i personalsystem Byte av semesterdagstillägg mot ledig tid Närarkiv Förvaras hos Lönesupport mesterlistor Administrera anställningar Förändringar och tillägg i anställningsvillkoren Närarkiv Förvaras i personalakt Utredning av bisyssla Närarkiv Förvaras personalakt 42

45 Beslut och övriga underlag kopplat till lönebidrag från Arbetsförmedlingen Närarkiv Förvaras i personalakt Personalhälsa Sjukanmälan Verksamhetssystem i personalsystem Läkarintyg (ej rehabiliteringsärenden) Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg Läkarintyg i samband med rehabilitering Verksamhetssystem OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Rehabiliteringsutredning Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation i samband med rehabmöten Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Remiss samt svar på rehabiliteringsbedömning/arbetsf örmågebedömning via AME Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Dokumentation och handlingar från Försäkringskassan Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg Behandlingskontrakt och återkoppling Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om förstadagsintyg Verksamhetssystem OSL kap 39 1 Förvaras i rehabiliteringsverktyg Beslut om sjukersättning, rehabiliteringsersättning mm från Försäkringskassan Närarkiv OSL kap 39 2 Förvaras i personalakt. Besked och underrättelse om omreglering av anställningsvillkor vid partiell sjukersättning Närarkiv Handlingar och beslut rörande omplacering Verksamhetssystem OSL kap Förvaras i personalakt. OSL kap 39 2 Förvaras i rehabiliteringsverktyg 43

46 Utredning om diskriminering, trakasserier eller kränkande särbehandling Verksamhetssystem Personalhälsovdsjournal AME OSL kap 39 2 Diarieförs i ärendehanteringssystem Utbilda och utveckla personal Medarbetarsamtal, individuella utvecklingsplaner Gallras när nytt dokument är upprättat eller när anställning avslutas Gallras när nytt dokument är upprättat Lönesamtal Intyg om fortbildning inom ramen för anställningen Närarkiv Förvaras i personalakt Fritidsstudie, beslut Närarkiv Förvaras i personalakt Kursmaterial Disciplinåtgärder för personal Dokumentation om misskötsamhet Verksamhetssystem Förvaras i rehabiliteringsverktyg Underlag, yttrande inför Förvaras i personalakt. Beslut är offentliga men sekretessprövning görs beträffande disciplinär åtgärd samt beslut. Närarkiv underlag. Polisanmälan I personalakt Klassificeras under Anmäla till polis 44

47 Uppvakta personal Riktlinjer för gåvor Sammanställningar över aktuell personal Avsluta anställning Evolution, intranät Uppsägning på egen begäran Närarkiv Förvaras i personalakt Ing i Regler för jubileumsgåva till förtroendevalda och medarbetare och klassificeras under Styrande dokument. Ansökan om pension Pension Besked om avgångsskyldighet vid hel sjukersättning Närarkiv Förvaras i personalakt Avslut av anställning genom överenskommelse Närarkiv Förvaras i personalakt Beslut om uppsägning eller avsked från arbetsgivarens sida Närarkiv/ Verksamhetssystem Förvaras i personalakt/ ärendehanteringssystem 2. 8 MBL-protokoll Verksamhetssystem Förvaras i ärendehanteringssystem Tjänstgöringsbetyg, kopia Närarkiv Förvaras i personalakt Tjänstgöringsintyg, kopia Verksamhetssystem Förvaras i verksamhetssystem Dödsfallsintyg Närarkiv Förvaras i personalakt Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljö-/skyddsrond Årlig uppföljning Verksamhetssystem Myndighetsspecifik dokumentation bevaras. Förvaras i ärendehanteringssystem 45

48 Arbetsmiljörond/Skyddrond Verksamhetssystem Registeras Riskbedömning Verksamhetssystem Handlingsplan arbetsmiljöåtgärder Verksamhetssystem Utreda arbetsmiljö Beslut från arbetsmiljöverket Verksamhetssystem Förvaras i ärendehanteringssystem Delegering av arbetsmiljöarbetsuppgifter Gallras när ny ansvarig har utsetts Närarkiv Förvaras i personalakt Sjukfrånvarostatistik, riskanalys Klassificeras under Mäta verksamhetskvalitet Utredningar arbetsmiljö 2. 9 Löneadministration Gallras efter 5 Närarkiv Tex teamutveckling, kartläggning av psykosocialaförhållanden, utredning av inomhusmiljö Registrera tjänstgöring och lön Timlistor Läkarintyg Sjukanmälan till Försäkringskassan Beräkna lön, arvoden och ersättningar Gallras efter 5 I personalakt Adato Skannas in, ingen papperskopia sparas. Heroma 46

49 Personalstatistik Verkställa lön, arvoden och ersättningar Handläggare Statistik klassificeras under Mäta verksamhetskvalitet. Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik vid Pension Pensioner Ansökan om pension Handläggare Förvaras i personalakt IT och telefoni Införa IT-system Utredning/underlag Kravspecifikation Avtal med leverantör Korrespondens med leverantör Leveransgodkännande Inbjudan till utbildning Internt utbildningsmaterial Rutin för införande av system G-mapp G-mapp G-mapp Handläggare Handläggare, G- mapp Handläggare G-mapp G-mapp Utredningar/underlag av vikt bevaras och registreras, resten vid. Kravspecifikation av vikt bevaras och registreras, resten vid. Avtal av rutinmässig karaktär vid, avtal av vikt bevaras. Korrespondens av vikt bevaras, resten efter 3 månader Leveransgodkännande av vikt bevaras, resten efter kontroll att leveransen stämmer. Leveransgodkännande kan vara e-post, orderbekräftelse, betald faktura 47

50 Informationsklassning, informationssäkerhetsklassning Projekthandlingar Förvalta IT-system Förvaltningsplan för system Riskanalys för system? G-mapp G-mapp Projekthandlingar klassificeras under Projekt Gallras när systemet avvecklats eller ny plan upprättats Gallras när systemet avvecklats eller ny riskanalys upprättats Systemdokumentation (verksamhet, förståelse och teknisk dokumentation) Rutiner för kontroller Rutiner för versionshantering Dokumentation om metoder och verktyg Rutiner för utvärderingar Rutinbeskrivningar Roll- och ansvarsbeskrivningar Lista över användare SITHS-kort G-mapp G-mapp G-mapp G-mapp G-mapp G-mapp G-mapp Ligger i respektive system Systemdokumentation av vikt bevaras. Övrig systemdokumentation när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats. Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller ny dokumentation upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya rutiner upprättats Gallras när systemet avvecklats eller nya beskrivningar upprättats Klassificeras under Skydda byggnader och egendom 48

51 Inom oms förv används för Webbaserade portaler, NPÖ, Mina planer, niro alert och Pascal Förbättringsvägen Digitalt Stödsystem för systematisk förbättringshantering Handböcker Digitalt OF handböcker Ledningssystemet Digitalt OF Huvudprocesser (Kundprocessen och Förebyggandeprocessen) samt processer för Ordinärt boende, Vd och omsorgsboende, Daglig verksamhet, Boende LSS och Korttidsvistelse/tillsyn LSS. OFCourse Digitalt Anmälningssystem för kurser som OF arrangerar för OF' personal. Åtkomstkontrollen Digitalt Stödsystem för slumpmässig åtkomstkontroll i Procapita VoO Avtal med IT leverantörer Papper/digitalt När avtalstiden gått ut. Biträdesavtal Gallras efter avtalets slut Digitalt När avtalstiden gått ut. KomKat (HSA katalog) Gallras 4 ggr/ Digitalt Nationell katalog, databas driftas av Kommunförbundet Skåne Behörighets blanketter Gallras efter 10 Digitalt Efter avslut Behörighetsformulär Gallras efter 10 Papper/digitalt Efter avslut Facebook Närarkiv Kommungemensamt Fordon och materiel 49

52 Förråd och lager Inventeringar Fordon Fordonsplan/register över fordon Körjournal Kvitton, bränsle och tillbehör Besiktningsprotokoll Registreringsbevis, leasing Registreringsbevis, kommunägd bil Revideras Fordonsägaren, G- fortlöpande mapp Bilansvarig Gallras 10 efter redovisningså ret Bilansvarig Bilansvarig Leasingföretaget Närarkiv Årssammanställning Fordonsägaren Utrustning och inventarier Besiktningsprotokoll, logistik Gallras 2 efter avtalstiden utgång Investering/planering. Revideras fortlöpande. Gallras när fordonet inte längre ägs av kommunen Garanti- och avtalsahandlingar Antalsstatistik per artikel Artikar med negativt saldo, månadslista Gallras när garantin/avta let har gått ut Handläggare 50