Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 A Verksamhetsområde, B Processgrupp, C Huvudprocess, D Underprocess A B C D 1 DEMOKRATI OCH LEDNING 1 1 Politiska partier och val Kommentar Bevara/Gallra Administrera val Allmänna val och folkomröstning - Valdistrikt, valförrättare, logistik med mera Hantera valkretsar och valdistrikt Kartor och kodförteckningar för valdistrikt Statistik, underlag Förslag till ny valkretsindelning Register över valdistrikt Hantera val- och förtidsröstningslokaler Register över val och förtidsröstningslokaler Inspektionsrapport för röstmottagningslokaler och förtidsröstningslokaler Bokningslista vallokaler Hantera valmaterial Inventeringslista valmaterial Gallras när valet vunnit laga kraft uppdatering Beställningslista valmaterial Följesedel leverans valmaterial Packlistor Oanvänt valmaterial Rekrytera, förordna och arvodera röstmottagare Den underskrivna listan för respektive val/förtidsröstningslokal gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft uppdatering Gallras enligt Valmyndighetens instruktioner Inbjudan, tidigare röstmottagare Ett exemplar av inbjudan bevaras resten gallras Intresseanmälningar/spontanansökningar Gallras när valet vunnit laga kraft Förordnande av röstmottagare, delegeringsbeslut, se Valnämndens protokoll Register över röstmottagare Utbilda röstmottagare Anordnas av Kanslichefen. Ett utbildningstillfälle för alla röstmottagare samt ytterligare ett för ordförande och vice ordförande Register över kurser Inbjudan med utbildningsprogram Ett exemplar bevaras resten gallras Informationsmaterial, kommunspecifikt (för Annons i Lokaltidningen och information från politiska allmänheten, spec om förtidsröstningen och om dubblettröstkort partier. Valmyndigheten informerar Närvarolistor Upprättas vid varje utbildningstillfälle. Utbildningsmaterial från valmyndigheten bud och uppdatering förtidsröster och röster på valdagen Lokala instruktioner Informera om val Genomföra val Allmänna val och folkomröstning - Ta emot och räkna röster Kommunikationsplan D Genomföra förtidsröstning Tillgänglig personal anlitas som kommunala bud. Anvisningar och utildningsmaterial (särskilt för Kan förstöras när valet vunnit laga kraft,. Ex Rutin för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och Länsstyrelsen) som enbart gäller ett val hur bud och förtidsröster ska hanteras och lagras. förtidsröstning, Checklista kontrollringning valdistrikten Dagrapport röstmottagningsställe Gallras när valet vunnit laga kraft Kvitto hämtning röster på röstmottagningsställe Gallras efter mandatperioden Ifyllda väljarförteckningar Gallras efter mandatperioden Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Gallras efter mandatperioden Kvitton avseende röster som tagits emot från posten Gallras efter mandatperioden Postfullmakter

2 Genomföra institutionsröstning Institutionsröstning genomförs för närvarande inte i kommunen. Schema för institutionsröstning Dagrapport röstmottagningsställe Ifyllda väljarförteckningar Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Hantera kommunala bud Bokningsliggare, kommunala bud Gallras efter mandatperioden Gallras när valet vunnit laga kraft Gallras efter mandatperioden Gallras efter mandatperioden Genomföra valdag Kvittens röstlängd Gallras efter mandatperioden Röstlängder Beslut om rätt att ändra/göra tillägg i röstlängd. Enligt Valnämndens beslut Tillägg i röstlängden. Formella beslut från Länsstyrelsen registreras och förs in i röstlängden p g a rättsäkerheten om rösträtt. Kvitton leveranser från posten Gallras efter mandatperioden Kvitton leveranser av förtidsröster till valdistrikten Gallras efter mandatperioden Valdistriktets schema valdagen Gallras efter mandatperioden Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Omslag med felaktigt ifyllda ytterkuvert för budröster Sparas under valperioden Gallras efter mandatperioden Omslag med tomma ytterkuvert från godkända Sparas under valperioden budröster Röstkort som samlats upp i vallokaler och Kan förstöras efter valet röstningslokaler Protokoll valdistrikt Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Omslag med röster Lämnas till Länsstyrelsen Beslut om rätt att ändra/göra tillägg i röstlängd. Valnämndens beslut. Ankomstlista valnatten Närvarolistor med tjänstgöringstid Tillägg i röstlängden Genomföra onsdagsräkning Annonsmanus onsdagsräkning (tid och plats) Lista över de personer som kommer in från valdistrikten och som har tillgång till lokalen där rösterna lämnas till kommunen. Listan kan användas av säkerhetsskäl för att veta vilka som ska få tillträde till kommunen under valnatten. Används för att kryssa av de som anländer. Utgör underlag till arvodering. Skickas till Ekonomikontoret Formella beslut från Länsstyrelsen och bifogas röstlängden p g a rättsäkerheten om rösträtt. Brevröster, för sent inkomna Sparas under valperioden Gallras efter mandatperioden Handlingar rörande rekrytering av rösträknare Röstlängder Sammanställning förtidsröster Sparas under valperioden Blankett innehåll röd kasse Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Protokoll valnämndens preliminära rösträkning Lämnas till Länsstyrelsen Röstkort Kan förstöras efter valet Resultatbilagor Lämnas ifylld till Länsstyrelsen Folkinitiativ Folkomröstning Begäran genomföra folkomröstning Namnlistor Rapport antal röstberättigade Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf Partistöd Ansökan Uträkning av partistöd Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Skriftlig redovisning inkl. granskningsintyg

3 1 2 Politiskt beslutsfattande Politiska beslut Det sammanhängande protokollet. Respektive beslutsparagraf tillhör ärendet. Protokoll (original) Protokoll (kopia) Protokollsanteckningar Ingår i protokollet Reservation Ingår i protokollet. Uppropslistor/ närvarolistor Ingår i protokollet. Om inte ska de bevaras. Omröstningslistor/voteringslistor Omröstningslistor Ingår i protokollet Ljud- och bildupptagningar Gäller endast fullmäktige. Laglighetsprövning Tillhör ärendet/akten i det politiska beslutet Förvaltningsbesvär Tillhör ärendet/akten i det politiska beslutet Besluts- underlag/ utredning Respektive beslutsunderlag/utredning/yttrande tillhör ärendet/akten Offentlig dialog Medborgarförslag, dialogmöten Anteckningar från möten Dialogmötesanteckningar tillhör i normalfallet ett ärende/akt ex. översiktsplan, kommunens framtida utveckling Medborgarförslag Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Redovisa delegation Delegationsbeslut. Tillhör ärendet/akten. Tjänsteskrivelse och beslut. Delegationslista Tillfälliga politiska beredningar och styrgrupper Tillsättning och arbete i beredning/styrgrupp med uppdrag att utreda särskild fråga Förslag om att tillsätta beredning eller politisk styrgrupp Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnder Protokoll, protokollsliknande anteckningar Utredning, redovisning från beredning/styrgrupp Tillsätta och entlediga förtroendevalda Val av ledamöter, ersättare, ombud, revisorer, överförmyndare Protokoll slutlig rösträkning och mandatfördelning från Länsstyrelsen Förslag från valberedningsnämnden och politiska partier Protokollsutdrag/beslut Ks/Kf Lagakraftbevis från Länsstyrelsen Avsägelse av uppdrag från förtroendevald Begäran hos Länsstyrelsen om ny ersättare Underrättelse från länsstyrelsen om ny ledamot/ersättare i Kf Initiativ från förtroendevalda Motioner, interpellationer och enkla frågor. Tjänsteman måste gå via ledning/politiker för att initiera ärende. Annars gäller medborgarförslag Motion Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Tjänsteskrivelse/yttrande om remitterad till förvaltning Protokollsutdrag/Beslut till nämnd om remitterad till nämnd Interpellation Protokollsutdrag/beslut Kf Yttrande/svar Fråga Protokollsutdrag/beslut Återkoppla till förtroendevalda Rapporter och anmälningsärenden, redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut, medborgarinitiativ mm, Även genomföra dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker. Ärendebalansförteckningar. Rapporter och anmälningsärenden i KS Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut mm i KS Rapporter och anmälningsärenden i KF Redovisning av ej färdigberedda motioner, ej verkställda beslut m.m. i KF Anteckningar från genomförda dialoger (hearing) mellan tjänstemän och politiker, information mellan tjänstemän och politiker Minnesanteckningar

4 1 3 Verksamhetsledning Styrande dokument På olika nivåer, kommunfullmäktige, nämnd, bolag, chefsnivå. Taxor och avgifter. Ex policy, reglemente, bolagsordning, direktiv, gallringsbeslut, klassificeringsstruktur, riktlinjer Delegeringsordning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Reglemente. Antas i fullmäktige. Ex arkivreglemente, reglemente för nämnd, reglemente för revisorer. Planer, verksamhetsledning. Antas i fullmäktige. T ex likabehandlingsplan, jämställdhetsplan, plan mot kränkande behandling. Styrande dokument, övergripande nivå.antas i fullmäktige. Ex taxor och avgifter. Avser bl.a. policydokument utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren, t.ex. hälsoplan, antimobbningspolicy, arbetsmiljöpolicy, drogförebyggande insatser, hälso- och sjukvårdsarbete. Styrande dokument, på nämnd/bolagsnivå. Antas i nämnd ex. lokala ordningsföreskrifter, arbetsordning, dokumenthanteringsplan, klassificeringsstruktur. Handlingsprogram. Förebyggande verksamhet. Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid. Avser t ex rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren. Lathundar Gallras när ny version upprättats. Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Organisera och fördela arbete och ansvar Politisk organisation, förvaltningsorganisation, attest- och utanordningsbehörighet, delegation av ansvar/arbetsuppgifter Organisationsplan/beskrivning Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Ksau/Ks/Kf/Nämnd Attest- och utanordningsbehörigheter Attestregister Protokollsutdrag/beslut Delegationer rörande övergripande ansvar. T.ex. verksamhetschefernas delegation till ersättare vid ledighet. Beslut om delegering av medicinska uppgifter. Avser även beslut om ändring i delegering. Delegeringsbeslut ska undertecknas av både den som delegerar och av den som mottar en arbetsuppgift. Ett delegeringsbeslut kan inte utfärdas för att gälla tillsvidare, utan ska gälla för viss begränsad tid (dock högst 1 år) Återkallande av delegering. Standardiserad vårdplan. Vårdplan upprättas för brukare med samma medicinska diagnos eller likartade problem, som underlag för olika undersökningar och behandlingar. Planen ska innehålla sammanställning av vetenskapliga fakta och beprövad erfarenhet för aktuell diagnos etc. 1 arkivex. av varje standardiserad vårdplan bevaras. Riktlinjer. Avser riktlinjer utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren exempelvis inom hälsooch sjukvård Rutin- och metodbeskrivningar, handböcker 1 arkivex av den egna organisationens rekommendationer (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid. Avser rutinbeskrivningar etc. utfärdade av den egna huvudmannen eller vårdgivaren exempelvis inom vårdhygien, klagomålshantering Leda det interna arbetet Ledningsgruppsmöten samtliga nivåer Protokoll/anteckningar Protokoll inom skolan Protokoll från kostråd eller motsvarande Samverka med personal och fackliga organisationer Protokoll förhandlingar mellan fack och arbetsgivare, MBL. T ex interna verksamhetskonferenser, personalkonferenser, rektorsmöten/ ledningsmöten, råd och kommittéer. Ex. skolkonferenser, rektorsmöten/ledningsmöten, skolledningsgruppens möten och personalkonferenser MBL-förhandlingar, löneöversyn, central och lokal samverkan, arbetsplatsträffar

5 Förhandlingsfullmakt för facklig företrädare Protokoll Löneöversyn Avtal/överenskommelse om lokal samverkan Protokoll från central samverkansgrupp (SVG) mellan arbetsgivare och arbetstagare Protokoll från lokal samverkansgrupp mellan arbetsgivare och arbetstagare Partssammansatta grupper som arbetsutskott till APT och/eller SVG Protokoll från arbetslagsmöte Protokoll/Minnesanteckningar från arbetsplatsträffar/arbetslagsmöten (APT). Om de innehåller beslut måste de bevaras. Kallelse med bilagor 1 4 Planering och uppföljning av verksamheten Mål- och ekonomistyrning Budget, årsredovisning, delårsrapporter, bokslut, uppdrag och uppdragsbeskrivning Budget Mål och vision Kan ingå i budgeten annars ingår det i Styrande dokument. Preliminära budgetramar Preliminär beräkning statsbidrag, kommunalekonomisk utjämning m.m. Tjänsteskrivelse Investeringsplan Verksamhetsmål och äskanden Budget Protokollsutdrag Central samverkansgrupp Synpunkter från de fackliga företrädarna Förslag, budget, oppositionen Meddelande om skatteuppgift till Skatteverket Budget för revisorerna Beslut statsbidrag Beslut/protokollsutdrag ksau/ks/kf Lagakraft-bevis Redovisningsräkning, Skatteverket Beslut från Skatteverket om utjämning Övrig dokumentation av vikt rörande budgetärendet Budget, arbetsmaterial Budgetuppföljning Budgetuppföljning, rapporter Beslut om grundbelopp Underlag för budgetuppföljning och delårsrapporter Bokslut Uppdateras varje år och är direkt knutna till respektive års bokslutsärende. Anvisningar inför bokslut och delårsbokslut Delårsrapport kommunen, kommunalförbund, kommunala bolag Årsredovisning kommunen, kommunalförbund, kommunala bolag Revisionshandlingar Protokollsutdrag från kommunalförbund och. Kommunkoncern. kommunala bolag Resultatöverföring Protokollsutdrag/Beslut Ksau/Ks/Kf Övrig dokumentation av vikt rörande bokslutsärendet Årsbokslut Årsbokslutsbilaga Anläggningsbilaga, avstämning per balanskonto, bokförings- och avstämningslistor samt engagemangsbesked. Årsrapporter/verksamhetsberättelser Begära ökat anslag/tilläggsbudget Används endast vid behov - t ex strukturella förändringar eller underskott i budgeten Begäran om tilläggsbudget/tilläggsanslag Beslut/protokollsutdrag Investeringar Stora investeringar som kräver fullmäktigebeslut eller styrelsebeslut hos bolagen Beslut/protokollsutdrag 1 5 Kvalitetsledning Ska användas av alla verksamhetsnivåer

6 1 5 1 Kvalitetsstyra Ledningssystem för kvalitet, kvalitetspolicy och kvalitetsmål. Med ledningssystem avses riktlinjer och rutiner för att fastställa de grundläggande principerna för ledning av verksamheten och för att nå uppställda mål. I ledningssystemet ska ingå bl.a. en dokumenterad informationssäkerhetspolicy, och rutiner för styrning av behörigheter. Direktiv gällande ledningssystemet Se Styrande dokument. Granskning av ledningssystem, samt resultat Dokumentation från kvalitetsarbete, underlag Kvalitetsdokument Mål för kvalitetsarbetet Se Styrande dokument. Åtgärdsplaner Se Styrande dokument. Rapporter, uppföljningar Protokollsutdrag/beslut Analys av nuläge, omvärld och resultat Avser inrapporterad uppföljning på verksamhetsnivå. Delårsrapport Årsredovisning Registeras. Risk- och väsentlighetsanalys Som bilaga till Årsredovisningen. Inbjudan med dagordning till förtroendevalda och chefer Uppföljning av verksamhet och kvalitét. Avser dokumenterade uppföljningar. Protokoll och utvärdering bevaras och registreras. Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Sammanställning av klagomål på verksamhetsnivå Avser sammanställningar för rapportering till verksamheten.. Kommunens kvalitet i korthet Nyckeltal till SKL Skickas till SKL Beställning av telefonundersökning Undersökningen utförs av beställda leverantörer. För faktura se Leverantörsreskontra. Analys av SKL: s rapport Se Rapporter, uppföljningar. Medborgarundersökning. Läggs även upp på kommunens hemsida Mäta verksamhetskvalitet Egenkontroll och riskanalys, enkätundersökningar för att undersöka verksamhetskvalitet, även verksamheter under intern service Intern kontroll Intern kontrollplan. Beslutas av KS och respektive nämnd eller bolagsstyrelse. Beslut om riskkvalificering. Kan ingå i internkontrollplanen. Avvikelserapporter Dokumentation Analyser Inspektionsrapporter Kommentarer Kontroller Beslut Checklistor Ett hjälpmedel för intern kontroll som är under ständig bearbetning. Resultatet av checklistan framgår av avvikelserapporten Tillsyn i egen regi Godkännande Beslut om riskkvalificering Inspektionsrapporter Begäran om yttrande Yttrande/svar Beslut Övrig dokumentation av vikt från tillsynsärende Egenkontroll Enkät Enkät, upprättad. 1 ex bevaras tillsammans med sammanställningen Enkätsvar, inkomna Sammanställning Statistik Statistik, allmän Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid. Statistik verksamhetsspecifik Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid Vård och omsorg

7 Avvikelserapporter (enskilda) Enskilda rapporterade händelser gallras efter 10 år om de granskats i en händelse- eller riskanalys, där en sammanställning gjorts för rapportering och uppföljning av mål och resultat och som bevaras. Obs! att gallring av enskilda avvikelserapporter inte får ske om dessa behövs för vårdgivarens uppföljning, eller för ev framtida utredningar i disciplin- eller patientskadeärenden. Avvikelserrapporter rörande enskilda patienter Avser avvikelserapporter över utebliven behandling, bristande informationsöverföring etc. Avvikelserapporter som blir en del av utredning eller annat ärende, eller som behövs för uppföljning bevaras och. Övriga rapporter gallras efter 3 år om de genomgått händelseanalys där sammanställning har gjorts om bevarats, annars ska även dessa rapporter bevaras. Checklistor 1 arkivex av varje upprättat mallexemplar bevaras. Checklistor för vårdenheternas egenkontroll (motsv.) Checklistor till grund för uppföljning av kvalitet i vårdprocessen HSAN-beslut Hygienrond, dokumentation Om sammanställning görs gallras checklistorna efter 2 år, annars ska listorna bevaras. Sammanställningarna ska diarieföras Om sammanställning görs gallras checklistorna efter 2 år, annars ska listorna bevaras. Sammanställningarna ska diarieföras Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras och. Beslut rörande andra vårdgivare som saknar betydelse för den egna vårdgivaren gallras vid. Avser protokoll, checklista eller annan dokumentation från hygienrond. Sammanställning bevaras. Underlag gallras efter 2 år om sammanställning gjorts som bevaras, annars ska dokumentation från varje rond bevaras Händelseanalyser Inspektionen för vård och omsorg (IVO):s beslut Kontroller, dokumentation Korrespondens i förtroendefrågor mellan vårdgivare och patientnämnd/förtroendenämnd Läkemedelsförsäkringsföreningens försäkringsbolags beslut Riskanalyser. Händelseanalyser, checklistor och handlingsplan för åtgärder gallras efter 10 år om det finns en slutrapport om händelseanalys som bevaras, annars ska händelseanalyserna bevaras (Tidigare HSAN-beslut som nu övergått till Socialstyrelsen, sedan 1 juli 2013 IVO). Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras och registreras. Beslut rörande andra vårdgivare som saknar betydelse för den egna vårdgivaren gallras vid Avser dokumenterad kontroll t.ex. steriliserings- och desinfektionsrutiner på avdelning/enhet Beslut som rör den egna vårdgivaren bevaras och. Övriga gallras vi. Riskanalyser, checklistor och handlingsplaner för åtgärd gallras, om det finns en slutrapport som bevaras. I annat fall bevaras riskanalyserna. Riskbedömningar. Ett inkommet svar ska bevaras i sin helhet Sammanställningar, statistik etc. över vårdhygieniska mätdata resultat mfl. uppgifter Statistik av betydelse för verksamheten bevaras. Övrig statistik gallras vid Tillsyn av tjänster service och produkter som upphandlas Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll Beslut Registeras. Beslutas av KS och respektive nämnd Säkra och förbättra verksamhetskvalitet Verksamhetsspecifika planer och uppföljningar. Planer utifrån den fastställda budgeten med tillhörande uppföljningar. T.ex. äldreomsorgsplan. Verksamhetsplan Se Styrande dokument Uppföljningar av rutiner, dokumentation. Avser uppföljning av t.ex. vårdarbetsrutiner Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/Beslut Kvalitetgranskningar, protokoll och utvärderingar Protkoll och utvärdering bevaras och registreras. från fortlöpande uppföljning av verksamheten Underlag gallras efter 3 år, dock först efter att nästföljande granskning genomförts. Protokoll (motsv.) från kvalitetsråd. Avser protokollförda uppföljningar av ledningssystemet i kvalitetsråd (motsv.). Se Social sektor. Protokoll från kvalitetsgranskning (motsv.). Avser dokumentation och utvärderingar från fortlöpande uppföljning av verksamheten

8 1 5 4 Synpunkter, förslag och klagomål Felanmälan Anmälan om fel Incit Expand. Redovisning av åtgärd Incit Expand Synpunkter HFAB har bomöten där de samlar in synpunkter från hyresgästerna. Synpunkter av betydelse för verksamheten. Avser skriftliga synpunkter till verksamheten. Synpunkter av tillfällig eller ringa betydelse Tjänsteskrivelser Protokollsutdrag/Beslut Klagomål Klagomål av betydelse för verksamheten. Avser skriftliga klagomål till verksamheten. Klagomål av betydelse bevaras och ska registreras, t ex klagomål till vårdenhet eller via patientnämnd (eller motsv.). Klagomål av tillfällig eller ringa betydelse Tjänsteskrivelser Protokollsutdrag/Beslut Anmälan enligt lag Mot myndigheten. T.ex. Lex Sarah, Lex Maria eller kränkande behandling av skolelev samt medarbetares anmälan om allvarliga missförhållanden på arbetsplatsen. Anmälan om missförhållande Lex Sarah anmälan Lex Maria anmälan Kränkande behandling. Kan t.ex. gälla kränkande behandling av skolelev. Klagomål till IVO (Inspektionen för Vård och Avser klagomål som gäller vårdenhet inom den egna Omsorg) vårdgivaren.. Utredning/rapport Tjänsteskrivelse Beslut Patientskaderegleringen (PSR), beslut som rör den egna vårdgivaren Egna journalkopior gallras vid Forum för samråd Till exempel tillgänglighetsråd, pensionärsråd, föräldraråd, elevråd och liknande Protokoll/minnesanteckningar Protokoll eller minnesanteckningar från lokala samverkansgrupper T.ex. skola-fritid, skola-näringsliv, skola-statliga myndigheter, skola- kommunala myndigheter Elevrådets handlingar Egen arkivbildare Föräldraföreningens handlingar Egen arkivbildare Samverkan med föräldraföreningen Skrivelser från representanter i samråd Juridiska handlingar Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som det berör Rättsprocesser Domar Domar för kännedom Vid Kallelser till förhandlingar Vid Tjänsteanteckningar av vikt Tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid, dock senast vid arkivläggning Stämningsansökningar Yttranden, egna Yttranden från motpart Fullmakter Förelägganden Vid Protokoll PM, promemorior Korrespondens av vikt Korrespondens, rutinmässig Korrespondens som ej tillför sakuppgift. Vid Underlag för framställt krav Rådgivning Vid Överklagande av beslut Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas. Tjänsteskrivelse Besvärshänvisning Inkommen överklagan Handling som visar att överklagandet kommit in i Vid rätt tid Beslut från högre instans

9 Nämndens beslut att överklaga med tillhörande Vid motivering Nämndens yttrande till högre instans Vid Besked från högre instans att deras beslut Vid överklagats i rätt tid JO-anmälan Avtal Ingår i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som avtalet gäller. Avtalshantering Avtal/ kontrakt av principiell betydelse Avtal/ kontrakt av tillfällig betydelse Komplettering av avtal 1 6 Verksamhetsutveckling och samverkan Avtal ingångna efter ett upphandlingsförfarande ska bevaras. 2 år efter upphörd giltighet Omvärldsbevakning T.ex. SOU-rapporter, information från SKL. Även Chefer och förtroendevaldas uppföljningsdag som hålls en gång per år. Omvärldsanalyser Redovisningar från externa projekt och utredningar Redovisningar från studiebesök och konferenser T ex projektredovisning, projektdirektiv eller projektplan Projekt Både lokala projekt samt även nationella som ex PRIO som SKL driver. Var noga med att skilja mellan projektfas och förvaltningsfas när projektet övergår i regelrätt verksamhet ex ingår i kvalitetsarbetet i en verksamhet. För övrig ekonomisk redovisning se Förstudier Tjänsteskrivelse Beslut Direktiv Plan Utvärdering Sammanställning Projekt Handlingarna utgör dokumentationen av projektet. Bevarandehandlingar ordnas in i respektive nämnds diarium/akt. Gallringsbara projekthandlingar förvaras lämpligen för sig. Ansökan om att inleda projekt/projektansökan Beslut om inledande av projekt Avtal Anteckningar från möten Minnesanteckningar utan beslut kan gallras efter 2 år. Möten med anteckningar som innehåller beslut ska bevaras. Beslutsförteckningar Projektanvisningar Projektdirektiv Projektplan Korrespondens Deltagarförteckningar Teknisk plan Resursplan Tidplan Utvärderingar Delrapporter. Ex kartläggningsrapport, rapporter från SKL eller andra myndigheter. Förteckning över styrgruppens medlemmar Styrgruppens protokoll Broschyrer och annat egenproducerat material Tidningsannonser Hemsidor av Sydarkivera. Budget Bokföringsplan Revisionshandlingar Ansökningar och beslut om utbetalningar Ekonomisk slutredovisning Slutrapporter Handbok Enkät Se Mäta verksamhetskvalitet. Fakturor Kan bevaras som urval för framtida forskning om man vill.

10 Intervjuer Meddelanden Månadsrapporter - ekonomi Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport. Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport. Observationsanteckningar Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport. Underlag för budgetberäkning Räknas som arbetsmaterial och underlag för sammanställning och slutrapport EU-projekt Dokumentationen i ett EU-projekt är viktig. Den behövs bl.a. eftersom EU genom revisioner och om inte dokumentationen är komplett så kan de kräva tillbaka hela eller delar av EU-bidraget. Revision sker i Strukturfonderna upp till 3 år efter att sista betalningen är gjort från EU. Övriga fonder kan ha revision upp till 5 år efter slutbetalning. Handlingarna utgör dokumentationen av projektet. Bevarandehandlingar ordnas in i respektive nämnds diarium/akt. Gallringsbara projekthandlingar förvaras lämpligen för sig. efter projektets slut efter projektets slut Innan projektet startar Handlingarna ordnas in i ansökansärendet i respektive nämnds diarium/akt. Protokoll från nämnder/styrelse rörande EUansökan Beslut från nämnder/styrelser rörande EU-ansökan. Kopia i projektdokumentationen. Projektansökan. Kopia i projektdokumentationen. Projektbeslut. Kopia i projektdokumentationen. Fördjupad projektplan. Inbegriper godkänd, reviderade och ej godkända projektplaner. Partnerskapsavtal. Medfinansieringsintyg. Samverkansavtal. Kopia i projektdokumentationen. Kontrakt. Kopia i projektdokumentationen. Korrespondens av vikt. Avser korrespondens med ex medfinansiärer och projekt-partners. Kopia i projektdokumentationen. Källmaterial och statistik som varit underlag för projektets problembeskrivning Underlag och uträkningar. Kopia i projektdokumentationen.. Vid budgetering och framtagande av beräkningsunderlag. Kopia i projektdokumentationen. Kommunikationsstrategi/ kommunikationsplan. Kopia i projektdokumentationen. Under projektets gång Ansökan om utbetalning Handlingarna ugör projektdokumentationen. Bevarandehandlingar ordnas in i respektive nämnds diarium/akt.. Utbetalning av stöd AoU (även ansökningar om utbetalning i förskott). Inklusive missiv med underlag såsom löneunderlag, fakturaunderlag och finansieringsunderlag m.m. kallades tidigare rekvisition. First Level Control Certificate. Intyg från kontrollen på förstanivån. Lägesrapporter Korrespondens. Korrespondens av vikt. Avser bl. a korrespondens med finansiärer (EU- och medfinansiärer) och projektpartners. Information om partners och underleverantörer Information om deltagare Deltagarförteckningar, kursintyg. Avtal. Projektkontrakt, samverkansavtal. (Hyres-, leasing- och underentreprenörsavtal får gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision). Partnerskapsavtal. Mellan parter som samverkar i ett projektgenomförande. Protokoll från styrgrupps- och projektmöten. Dokumentation från (se även grupp 3) protokoll, mötesanteckningar och signerade listor. T ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer. Avsiktsförklaring. (Letter of intent/commitment) Letter of intent innebär att de organisationer som ska vara med i projektet skriftligen intygar bl. a hur mycket arbetstid och vilka finansiella resurser de tänker lägga in i arbetet. Revisionsintyg. Intyg från godkänd eller auktoriserad revisor som granskar och bestyrker riktigheten i de uppgifter som stödmottagaren lämnar i ansökan om utbetalning.

11 Rapporter. Lägesrapporter, följeforskning, interimsrapport/delrapport, meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet försenas, reserapport. Plan. Plan för projektets följeforskning. Bifogas den första lägesrapporten. Pressklipp etc Artiklar och annonser om projektet i tidskrifter, webbtidningar etc. Pressmeddelanden. Om det egna projektet. Strategi-/handlingsplan. För implementering av projektresultat. Uppdragsbeskrivning Marknadsförings- och informationsmaterial. Avser bl. a projektpersonal, utvärderare/följeforskare.. Annonser om egna projektet, broschyrer och informationsfoldrar etc. nyhetsbrev, affischer, roll-ups och skyltmaterial etc., faktablad, filmer och fotografier om projektet. Skyltmaterial ska avbildas genom t ex fotografering. Efter avbildning kan skyltmaterialet gallras. Hemsida externt/intranät Bevarandet sköts av Sydarkivera i samband med att kommunens hemsidor sparas regelbundet. Information av allmän karaktär Från programförvaltande myndigheter i Sverige. Föreskrifter och regler Dagböcker (projektdagböcker) Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Arbetsplaner, tidsplaner Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Arbetstidsredovisning För redovisning av personal som är anställd i projektet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Friställningsintyg för offentliget anställd personal Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. (ERUF) Avräkningsplan för förskott Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Fullmakter för projektledaren Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Deltagarrapportering till SCB Projektdeltagarnas personnummer, antal timmar de deltagit per månad och eventuella avbrottsorsaker. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Underlag för utgifter. T ex förbrukningsinventarier, biljetter, övernattning, konferenslokal, kopiatoranvändning, traktamenten och hyra av bil, utbildnings-material, förbruknings-material och nyttjande av nödvändig utrustning för projektet T ex underlag för korttidshyra t ex datorprojektor som används vid enstaka tillfällen och kanske hyrs vid varje användningstillfälle. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Dokument som visar synliggörande/publicitet (allt material som kan verifiera att kravet på offentliggörande fullgjorts). Sociala medier t ex Facebook, Twitter, bloggar, Linkedin m fl. kanaler för information och utökad medborgadialog om projektet. Det kan ex vara kopior av annonser, artiklar/notiser, marknadsföringsmaterial, foton av skyltar, trycksaker, visitkort, skärmdumpar eller utskrift av hemsida som byggts upp för projektet samt filmer och fotografier från utställningar m.m. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Meddelanden, inlägg, inkomna frågor med svar av betydelse, liksom allt som föranleder någon åtgärd bevaras utanför det sociala mediet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Korrespondens av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär Utdrag ur räkenskaper t ex Ekonomiska månadsrapporter, plusgiro- och bankgirolistor (där det framgår att betalning gjorts). Utskrift ur ekonomidatabasen Kopior av verifikationer t ex Leverantörsfakturakopior, reseräkningar, kvitton och boardingcards Kopior av rekryteringsärenden Kopia av anställningsavtal Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original ibland ekonomihandlingarna i huvudmannens arkiv. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Avser bl. a kopior av annons, sökandeförteckning, anställningsavtal, ansökan, rekryteringsbeslut. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens personaldossié. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.

12 Utdrag ur lönelista Uppgifter om kopiatoranvändning/ beräkning av indirekta kostnader Upphandlingsärenden. Beslut om upphandling, anbudsinbjudan, förfrågningsunderlag, annonsering, anbudsförteckning/anbudsöppningsprotokoll, antaget anbud, utvärderings-protokoll, tilldelningsbeslut, efterannonsering. Kopia av avtal/kontrakt. T ex med antagen leverantör. Original i personaldatabasen. För redovisningen av personalkostnader ska personalavdelningen och den som hanterar lön kontaktas för att hitta lämpliga rutiner för att särskilja projektets lönekostnader från ordinarie verksamhet. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original finns i huvudmannens ärendehanteringssystem. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Original i huvudmannens diarium. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Dokumentation från styrgrupps- och projektmöten. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Dagordningar och kallelser, t ex från samverkanspartsmöten och möten med ekonomer/kommunikatörer Projektplaner kring varje aktivitet Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision. Dokumentation kring/från arrangemang och aktiviteter Rekryteringsärenden Aktivitet som t ex inbjudningar, anmälningar, program- /mötesagenda, deltagarförteckningar/närvarolistor, egenproducerat utbildningsmaterial o dyl. kursdokumentation, Power Point presentationer, filmer och fotografier), provformulär/ifyllda provformulär, prov- /examensresultat, kursintyg. T ex från mässor, konferenser och kickoffer. eller Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision, se motsvarande handling i huvudmannens arkiv.. Kopior av handlingarna ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Budget med kalkyler Ekonomisk redovisning. Kopior ur den ekonomiska redovisningen ska finnas i projektet. Originalen stannar i diariet. Verifikationer Ska vara ställda till projektägaren och utan svårighet kunna kopplas till projektet. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision. Bank- och postgirobetalningar Ekonomiska transaktioner Administrativa kostnader Dokumentation om resor och boende Lönekostnader Underlag för pension och försäkringar (PO 55,658%) Upphandlingsärenden Avsluta projektet Beslut om avslut Information om projektresultat/avslutat projekt Räcker med kopior som visar att pengarna betalts in/ut. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att transaktioner direkt kan utläsas i redovisningen. Transaktionerna ska även vara tillgängliga digitalt i sitt ursprungs-sammanhang för revision. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Uträkningar av både direkta och indirekta kostnader Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision Ex. Kvitton, rese-rapporter, boarding cards. Gallras tidigast EFTER sista tidpunkt för revision Projektägare ska sär-redovisa projektet så att lönekostnader direkt kan utläsas i redovisningen. Gallras tidigast efter sista tidpunkt för revision. Gallras TIDIGAST efter sista tidpunkt för revision.. De olika stegen i upphandlingen ska dokumenterat skriftligt och kunna visas upp. För att en kostnad i ett strukturfondsprojekt ska betraktas som stödberättigad ska den upp-kommit genom ett en offentlig upphandling ha gjorts, när så krävs. För mer information se Genomföra upphandling. Räknas som eget ärende under Avslut enligt plan och förtida avslut. Kopia i projektdokumentationen.. Inbjudningar, anmälningar, presentationsmaterial. Kopia i projektdokumentationen. Utvärderingsplan. Kopia i projektdokumentationen. Korrespondens av vikt Rapporter. Meddelande/rapport till förvaltande myndighet om projektet avbryts. Kopia i projektdokumentationen. Upphävande av beslut och återbetalningsskyldighet. Kopia i projektdokumentationen.

13 Revision av projektet Revisionsärende. Ex avisering om revisionsbesök, revisionsrapport Samverka externt Gemensam nämnd, kommunalförbund, samverkansavtal. Avser verksamhet förknippad med att bygga upp, förvalta och följa upp samverkansorganisationer som innefattar andra myndigheter, ex. polis. Samverkansavtal Överenskommelse Minnesanteckningar Protokoll i värdkommunen Utveckla verksamheten Lägga ned en skola Starta en ny skola 1 7 Allmänna handlingar och arkiv När det gäller enskilda (privata) arkiv och samlingar som kommunen tar hand om: se 10.4 Enskilda arkiv Post och postöppning Rutiner för inflödesprocesser, fullmakter för postöppning Postöppningsfullmakt Lämna ut allmänna handlingar Lämna ut allmänna handlingar/ uppgifter ur allmänna handlingar. Förfrågningar om att ta del av allmän handling som saknar pågående ärende. Om det finns ärende så ingår förfågan i respektive ärende och ska klassificeras och föras till det ärende som överklagas om överklagan sker. Inkommen begäran ta del av allmän handling Beslut ej lämna ut allmän handling eller lämna ut den maskad. I ärenden som överklagas ska begäran om att ta del av allmän handling bevaras annars kan de gallras vid. Besvärshänvisning Kopior av utlämnade handlingar I ärenden som överklagas ska kopior på de utlämnade handlingarna bevaras annars kan de gallras vid. Överklagande av beslut att ej lämna ut allmän handling Beslut/dom från kammarrätten Redovisa information Diarieföring/registrering av allmänna handlingar, arkivförteckning, dokumenthanteringsplan, beskrivning av myndighetens allmänna handlingar Diarium W3D3 Postlista Sammanställning av registrerad inkommande post. Inget krav på bevarande. Gallras 3 mån Handlingskort Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevarar på papper. Ärendekort Skrivs ut och arkivläggs tillsammans med ärendet så länge ärendet bevarar på papper. Ärendelista Hämtas ur W3D3 på papper en gång om året Arkivbeskrivning. ArkL 6. Kan ingå i beskrivning av en myndighets allmänna handlingar. Beskrivning av en myndighets allmänna handlingar OSL 4 kap, 2. Kan ingå i arkivbeskrivningen. Arkivförteckning Gallringsbeslut Klassificeringsstruktur Uppdateras löpande. Krävs inte på myndighet om dokumenthanteringsplanen är aktuell. Se Styrande dokument. Beslutas i samråd med Sydarkivera Se Styrande dokument. Övergripande beslutas av Sydarkivera, från nivå 4 beslutar lokala arkivmyndigheten. Gäller förbundsmedlemmar.. Se Styrande dokument. (Beslutas i samråd med Sydarkivera. Gäller förbundsmedlemmar) Vårda och förvara arkiv Digitalisering för bättre återsökning, kulturarvsportal, programverksamhet, utlån Arkivtillsyn Se Tillsyn från tillsynsmyndighet. Arkivhandböcker Se Styrande dokument. Katastrofplaner Se Styrande dokument. Mikrofilmer/mikrofiche Säkerhetskopior kan förvaras hos annan arkivinstitution. Intern utlåningsliggare för enskilda ärenden och handlingar Avtal om utlån från arkivmyndigheten av överlämnat arkivmaterial som behövs i verksamheten. Gallras när handlngarna återlämnats..

14 Avtal om deponering av arkivmaterial hos. arkivmyndigheten Avtal om hjälp av arkivmyndigheten med gallring Registeras hos en myndighet Tillgängliggöra allmänna handlingar och arkiv Ex. reversaler, kvitton Avtal om mikrofilmning/digitalisering Se Avtal. T ex journaler, protokoll, bygglov m.m. Avtal rörande skanning Se Avtal. T ex journaler, protokoll, bygglov m.m. Avtal rörande utlån Se Avtal. T ex journaler, protokoll, bygglov m.m. Avtal om publicering av arkivinformation Se Avtal. T ex avtal med Riksarkivet om NAD. Digitaliserad information (databaser) Analog information som digitaliserats som ett led av tillgängliggörande, t ex bilddatabaser Hantera arkivleveranser Riktlinjer för leveranser av arkiv Se Styrande dokument. Finns på intranätet under kommunarkiv. Leveransreversal Avhända allmänna handlingar Permanent överförande av handlingar till andra myndigheter eller enskilda organ än arkivmyndigheten. Kräver KF-beslut. Begäran om övertagande av handlingar Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Överlämna allmänna handlingar för förvaring Tidsbegränsat lån eller förvaring av handlingar enligt avtal Avtal om lån/förvaring av handlingar. Ex journaler och protokoll Beslut om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring externt. Lag (2015:602) om överlämnande av allmänna handlingar för förvaring Gallra allmänna handlingar Gallring sköts av respektive nämnd/avdelning efter fastställd dokumenthanteringsplan/gallringsbeslut Gallringsplan i dokumenthanteringsplanen, antagen Se Tjänsteskrivelse, förslag till gallring. Gäller lokala gallringsbeslut. Beslutas av kommunstyrelsen. Protokollsutdrag/beslut Gallringslistor Gallringsbeslut, särbeslut. Se Styrande dokument 1 8 Tillsyn och Revision Tillsyn som utövas inom ramen för kärnverksamheterna, se respektive verksamhetsområde Revision och granskning Intern revision Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll /papper. Räddningstj. Gör även i D. Begäran om yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut /papper Beslut från revisionen Tillsyn från tillsynsmyndighet JO, skolinspektionen, socialstyrelsen, externa revisorer. Återkommande reguljära inspektioner Meddelande om förestående inspektion Tillsynsrapport/inspektionsprotokoll. Kommunrevisionens rapporter läggs upp på kommunens hemsida Underrättelse om inkommen anmälan Begäran om uppgifter/yttrande Yttrande/svar Protokollsutdrag/beslut Register över ansvariga Beslut/dom 1 9 Remisser, undersökningar och statistik Remisser och yttranden som inte hör till någon särskild verksamhet. Till exempel remisser från statliga myndigheter Externa remisser Remiss/begäran om yttrande. Är yttrandet frivilligt och inget upprättas behövs ej diarieföras. Yttrande/svar Protokollsutdrag/Beslut Beslut från remitterande organ Externa undersökningar Ex externa enkäter Enkäter, inkomna och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Enkätsvar, avgivet och bevaras om de är av vikt annars gallras vid Enkätsamanställningar Statistik till andra myndigheter Statistik ex till SCB, Skolverket m fl Begäran om uppgifter Lämnade uppgifter 1 arkivex av den egna organisationens sammanställningar (motsv.) bevaras. Övriga gallras vid

15 1 10 Hantera kommunens varumärke Kommunala bolag ansvarar för sitt varumärke Kommunvapen Riktlinjer för grafisk profil Se Styrande dokument Beställning av kommunvapen Förslag från Riksarkivet, Statsheraldikern Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Begäran om yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Yttrande från Riksarkivets Heraldiska nämnd Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Registreringsbevis från PRV Förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens vapen Grafisk profil Riktlinjer för grafisk profil Se Styrande dokument Förslag till grafisk profil Se Styrande dokument Tjänsteskrivelse Se Styrande dokument Protokollsutdrag/beslut Se Styrande dokument Varumärke Även kommunala bolag Registrering av varumärke Tjänsteskrivelse Protokollsutdrag/beslut Ansökan om registrering hos PRV Patent och registreringsverket. Registreringsbevis från PRV Förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Beslut i förfrågan om tillstånd att använda kommunens varumärke Utmärkelser T.ex. Miljöpris (Miljö- och byggmyndighet), Höörsambassadör (Företagarna i Höör), Hedersmedborgare, Integrationspris (Integrationskoordinator). Adminstrationen sköts av Planoch utvecklingsenheten eller respektive avdelning. Beslutas av kommunstyrelsen. Nomineringar Protokollsutdrag/beslut Utlysning Görs via kommunens öppna hemsida. För leverans, se Flaggning Instruktion för flaggning Se Styrande dokument 1 11 Representera Till exempel jubiléer, eller andra evenemang som kommunen arrangerar eller deltar i som en del av kommunens officiella representation Evenemang och avtackningar Föreningar, näringsliv etc. Protokollsutdrag/Beslut Inbjudan, deltagare evenemangsaktiviteter Förslag evenemangsaktiviteter Meddelande antagen aktivitet till evenemangsplan Evenemangsplan Inbjudan, gäster Representationslistor och registreringsförteckningar Dokumentation från evenemang, tackbrev och ordförandekorrespondens. Redogörelse för evenemanget, fotografier, upptagningar m.m. Förtjänsttecken (motsv.). Av förtjänsttecken framtagna för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar" (T.ex. standar) Representationsgåvor Vänortsutbyte Av gåva speciellt framtagen för kommunens räkning bevaras ett "arkivexemplar". (T.ex. föremål försett med kommunvapen) I annat fall dokumenteras gåvan i bild. Protokollsutdrag/Beslut Avtal Överlämnat från vänorter. Presentationsmaterial från vänorter Inbjudningar Tackbrev. Dokumentation från vänortsbesök Gåvor till kommunen Register över gåvor bör upprättas och bevaras.

16 1 12 Dataskydd Inkluderar PuL och nya Dataskyddsförordningen Personuppgiftsombud/Dataskyddsombud Beslut om personuppgiftsombud/dataskyddsombud Samtycken Handlingar rörande samtycken För t.ex. bilder på hemsida. Samtycken bör vara tidsbegränsade när det gäller skola och gallras tidigast efter eleven avslutat sin skolgång. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör. Information samt samtycken/åtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter Personuppgiftsbehandling Förteckning över personuppgiftsbehandlingar Bör förvaras så länge personen är aktuell i systemet och så länge som personen bär skydd runt personuppgift. Förvaras på den bolag/förvaltning/skola som personen tillhör. Begäran om registerutdrag Gäller registerutdrag rörande vilka system som innehåller personuppgifter på den som begär utdraget.

17 A B C D A Verksamhetsområde, B Processgrupp, C Huvudprocess, D Underprocess 2 INTERN SERVICE Kommentar 2 1 Mötesadministration Förberedelser och genomförande av nämndssammanträden, sammanträden och möten av olika slag. Ej beslut Mötesplanering Genomföra möten Kallelse /Gallras Sammanträdesplanering (kalender) Protokollsutdrag/beslut. Beslutet om sammanträdesplanering Beställningar av fika och lokaler ser Kallelse/ärendelista/föredragningslista Årendelista/föredragningslista med beslutsunderlag (kopior av de ärenden som tas upp på mötet) Får gallras om protokollet innehåller en ärendeförteckning annars måste de bevaras. Gallras efter 1 år Kungörelse Inkallelselistor, ersättare Gäller enbart fullmäktige Justeringsanslag ihop med protokollet, se 1.2. Elektronisk anslagstavla kommer införas. Vissa tingsrätter anser inte att anslagnoteringen i protokollet är juridiskt giltig och då måste justeringsanslaget bevaras. 2 2 Administration av förtroendevalda Registrera förtroendevalda Förtroendemannaregister Samtycke enligt PuL/Dataskyddsförordning Se Informationssäkerhet Beställning av användarkonto Se Förvalta IT-system IT-försäkran Gallras 2 år efter Mottagningsbevis och avtal: Lån av surfplatta Gallras 2 år efter återlämning/avtal ets utgång Ersättning och arvoden till förtroendevalda Arvodeslista/lönelista Transaktionsfil Arvodesunderlag (närvarolistan, förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar etc.) Utveckla förtroendevaldas kompetens Gäller beslutsprocessen. Fördjupning i beslut och politiskt arbete. Inte verksamhetsspecifika utbildningar. OBS! Kan också gälla om politiker sitter i special nämnd/styrelse där specifik utbildning krävs inom området för att de ska kunna fatta beslut. Protokollsutdrag/beslut Inbjudan till externa kurser och konferenser för förtroendevalda Interna utbildningar för nya förtroendevalda Inbjudan, kursmaterial och deltagarlista. Studiebesök Avtacka/hedra förtroendevalda Eventuella rapporter och kurser

18 Riktlinjer för gåvor Se Styrande dokument. Register över gåvor Beskrivning av valbara gåvor. Beslut om utdelade gåvor 2 3 Informera och kommunicera internt. om överstiger visst värde Internt informationsmaterial Personaltidning/Intern tidning Tidningen ska enbart rikta sig till de som är anställda inom organisationen inte distibueras utanför, då hör den hemma under 3.4 Extern kommunikation. Personalinformation läggs upp på intranätet, se Instruktioner av tillfällig eller ringa karaktär Patientinformation Avser information till brukare framtagen i en bestämd beslutsprocess hos den egna huvudmannen eller vårdgivaren, i form av t.ex broschyr, skrivet eller kopierat blad, textdokument på hemsida, vårdportal etc. med allmän eller specifik (ej individuell) information till brukare. 1 arkivexemplar av broschyr etc. bevaras Skolans tidning t.ex. elvetidning eller Ett exemplar av varje ska bevaras. personaltidning Informationsmaterial Avser information till allmänheten framtagen i en bestämd beslutsprocess hos den egna huvudmannen eller vårdgivaren, i form av t.ex broschyr, skrivet eller kopierat blad, textdokument på hemsida, portal etc. med allmän eller specifik (ej individuell) information. 1 arkivexemplar av broschyr etc. bevaras. Tidning - egen produktion för extern publicering Ett exemplar av varje ska bevaras. Broschyrer Ett exemplar ska bevaras. Informationsmaterial - om skolan, Ett exemplar ska bevaras. undervisningen, verksamhet inom omsorg och tekniska m.m. Kataloger eller annat informationsmaterial kring Ett exemplar ska bevaras. bl.a kursutbud och tjänster Verksamhetens historia Pressklipp Görs av Receptionen. Kalender Kalender för skolans verksamhet. Gallras efter läsårets slut Intern webb Handböcker/interna rutiner Dokumentbibliotek Se Styrande dokument. 1 ex sparas vid större förändringar Webbsidor Uttag vid stora förändringar. Vid utskrift endast huvudsidor Projekt- och samarbetsytor på webben Tillhandahålla och använda t ex OneDrive, Share Point m fl. Samarbetsytor Informationen måste ha sparats på annan plats. Projektytor Informationen måste ha sparats på annan plats. Dokumentbibliotek Informationen måste ha sparats på annan plats Direktkommunikation med medarbetare Massutskick via e-post eller sms, informationsträffar Material från interna informationsträffar 2 4 Ekonomiadministration