Wx3:s växellösning - snabbguide

Transkript

1 2014 Wx3:s växellösning - snabbguide MICHAEL SVENSSON

2 Innehåll Snabbguide för Wx3:s IP-telefoniväxel...3 Inledning...3 Handledning för Wx3:s IP-telefoniväxel...4 Allmänt - ringa samtal...4 Koppla samtal/överflyttning av samtal...4 Köfunktioner...5 Röstbrevlåda för direktnummer...5 Vidarekoppling...5 Upplockning av samtal...6 Internanrop...6 Gruppanrop...6 Andra funktioner...6 Inspelning...6 Hänvisningar...7 Personligt webbgränssnitt...8 Anknytningsstatus...9 Mobilapplikation Wx3 för Android, iphone och Ipad Wx3:s Mobilapplikation Introduktion Gränssnittets uppbyggnad Inloggning Mobilapplikationens huvudmeny Ring Samtalslogg-element Kontakter Anknytningar Växeln Mobilen Sök Kontaktlistelementet Användarstatusar Samtalslogg

3 Samtalslogg detaljvy Kölista Inloggning i kö Aktiva samtal Inställningar Follow PBX status/följ växelns status Ringriktning MEX (Mobile extension) Administrera grupper Statussida

4 Snabbguide för Wx3:s IP-telefoniväxel Inledning Denna guide är tänkt att vara en kort sammanfattning för den vanlige användaren av IPtelefoniväxeln från Wx3. Guiden inleds med en kortfattad användarmanual som beskriver de vanligaste funktionerna i växeln. I andra delen beskrivs Wx3:s mobilapplikation och hur växeln kan handhas från denna. 3

5 Handledning för Wx3:s IP-telefoniväxel Allmänt - ringa samtal IP-telefoner är ur användarperspektiv mer lika mobiltelefoner än analoga telefoner. För att exempelvis ringa ett samtal, måste man avsluta det slagna numret med någon form av aktiveringssignal. Denna signal varierar beroende på telefonmodell, men det kan vara att man trycker på bocken ( -knappen på Snom 3xx och Doro 8xx) och lyfter luren, eller att man trycker på speaker för högtalartelefon. Man behöver inte slå en inledande nolla för att ringa ut ur växeln utan det är bara att slå numret precis som om du ringde ifrån din hemtelefon. Alla växelfunktioner kan ställas in direkt från knappsatsen på ansluten telefon. Detta gör man genom att ringa koden för den aktuella funktionen. För att, exempelvis, vidarekoppla sin telefon så ringer man till *21* Man slår alltså *21* och sedan trycker man på bocken. Koppla samtal/överflyttning av samtal Viktigt: Nytt beteende från och med v2.1.9: Koderna för överflyttning av samtal har ändrats. Man kan nu också överflytta samtal oberoende av om det är ett samtal som kommit in via växeln eller om det är ett samtal du själv har ringt ut via växeln. Dessa koder är nu också helt oberoende av vilken typ av telefon du använder: IP-telefon, mjukvarutelefon, dect-telefon, mobiltelefon det fungerar alltid på exakt samma sätt. När du vill koppla ett aktivt samtal till en annan anknytning/externt nummer så finns det två olika sätt att göra detta på: övervakat och icke övervakat. Övervakad överflyttning innebär att man först ringer till personen man vill flytta samtalet till och därefter kopplar över det första samtalet. På detta sätt så kontrollerar man först att personen är nåbar och villig att ta emot det samtal som du vill flytta över. Detta görs då inte i den icke övervakade överflyttningen. Om du vill avbryta en överflyttning, d v s att gå tillbaka till samtalet som du har på vänt så gör du detta genom att slå *#. Så här gör du övervakad överflyttning: Slå ## - Växeln kommer att säga transfer och sätta ditt aktiva samtal på vänt. Slå önskat nummer och avsluta med #. När personen du ringt till har svarat så gör du själva överflytten genom att lägga på luren, d v s att du avslutar samtalet. Samtalet som står på vänt och den du ringde till kommer då att kopplas ihop. 4

6 Så här gör du icke övervakad överflyttning: Slå #* - Växeln kommer säga transfer och sätta ditt aktiva samtal på vänt. Slå önskat nummer och avsluta med #. Lägg inte på luren utan vänta till växeln bryter samtalet! Det som sker i växeln är att samtalet på vänt kopplas till det önskade numret. Det kan hända att samtalet studsar och kommer tillbaka till dig om växeln misslyckades med överflytten. På IP-telefoner kommer texten FAIL synas i displayen. För Snom/Doro telefoner: På dessa telefoner så finns det speciella funktionstangenter för att göra överflyttningar av samtal. Självfallet så fungerar koderna beskrivna ovan också på dessa telefoner men man kan också göra så här: Övervakad överflyttning: Tryck på Hold-knappen. Slå önskat nummer och avsluta med bocken. När personen svarat så gör du överflytten genom att trycka på Transfer-knappen och sen bocken. Icke övervakad överflyttning: Tryck på Transfer-knappen. Slå önskat nummer och avsluta med bocken. För Aastra telefoner: Övervakad överflyttning: Tryck på Koppla eller Transport. Slå önskat nummer. När personen svarat så gör du överflytten genom att tycka på Koppla eller Transport. Icke övervakad överflyttning: Tryck på Koppla eller Transport. Slå önskat nummer och avsluta med Koppla eller Transport. Köfunktioner För att ansluta och besvara samtal till ert växelnummer, tryck *101 för kö nummer 1, *102 för kö nummer 2 osv. För att logga ur kön slår du *101 igen. *1XX Logga in/ut i kö nummer XX Röstbrevlåda för direktnummer När röstmeddelande lämnats skickas ett e-postmeddelande med bifogad ljudfil till anknytningens e-postadress. E-postadressen som röstmeddelanden skickas till kan ändras i växelns webbgränssnitt. För att ändra svarsmeddelande för din röstbrevlåda så slår du: *32 Spela in meddelande för röstbrevlådan Vidarekoppling För att vidarekoppla din anknytning till valfritt nummer så slår du: *21*telnr Vidarekopplar anknytningen till numret. *21 Ta bort vidarekoppling för anknytning. 5

7 Upplockning av samtal Om det ringer på en annan telefon kan samtalet plockas upp genom att trycka **. Observera att det inte finns någon garanti för vilket samtal som plockas om det är flera som ringer samtidigt. Du kan även välja att styra vilket samtal du ska plocka upp genom att slå *9XXX där XXX är anknytningsnummer. ** Plocka upp ett ringande samtal *9XXX Plocka upp ringande samtal på anknytning XXX Det går även att programmera funktionsknapparna på vissa telefoner, ex Snom/Doro, så att du kan plocka upp samtalen när det ringer på de andra telefonerna i systemet. Om det ringer på en speciell anknytning så kan du plocka upp det samtalet direkt på din telefon genom att trycka på rätt funktionsknapp. För mera information kontakta Wx3. Internanrop Vissa telefoner, ex Snom/Doro, kan anropas direkt genom att man slår #XX, där XX är någons anknytningsnummer. Förutsatt att mottagarens telefon stödjer funktionen så kommer den då att direkt koppla in högtalarläge och ni kan omedelbart prata med varandra likt ett interkomsystem. #XX Gör ett internanrop till anknytning XX Gruppanrop Administratören för växeln kan lägga upp en eller flera grupper som kan anropas samtidigt. Vid ett gruppanrop är inte flervägskommunikation möjlig, utan det är bara den som initierade anropet som kan prata. *2XX Gör ett gruppanrop till grupp XX Andra funktioner *33 Växla mellan att använda ditt eget eller växelns nummer när du ringer ut. #31#telnr Ring med dolt nummer till telnr. *30*telnr Sätter det alternativa nummret för anknytningen till telnr. **XX Ring upp anknytning XX alternativa nummer. Inspelning Om växeln har modulen inspelning aktiverad kan du spela in dina aktiva samtal genom att slå **1 på din telefon under ett pågående samtal. Inspelningarna sparas på växeln och kan sen hämtas via webbgränssnittet. **1 Spelar in det pågående samtalet 6

8 Hänvisningar Du kan aktivera en hänvisning på din anknytning och den aktiveras enligt följande: *90 Rensa frånvaromeddelande (sätt anknytningen som tillgänglig) *91 Sätt frånvarostatus 1 (som standard satt till Lunch ) för anknytningen. *92 Sätt frånvarostatus 2 (som standard satt till Möte ) för anknytningen. *99 Sätt frånvarostatus 9 (som standard satt till Ej anträffbar ) för anknytningen. *9* Aktivera personlig hänvisning. Den personliga hänvisningen spelas in genom att ringa *35 ifrån din telefon. För att låta växeln berätta för inringande person när beräknad återkomsttid/datum är, så kan ovan nämnda koder kompletteras med en tidsangivelse. Detta görs så här: *91*1245 Sätt frånvarostatus 1 med återkomsttid 12:45 för anknytningen. *92*0700 Sätt frånvarostatus 2 med återkomsttid 07:00 för anknytningen. Du kan även ange datum för återkomst enligt nedan: *91* så kommer återkomst bli 12/12-12 för anknytning alltså YYMMDD *91* så kommer återkomst bli 12/12-12:45 för anknytning alltså MMDDTTMM *91* så kommer återkomst bli 12/ :45 för anknytning alltså YYMMDDTTMM Efter det att tiden har passerat så kommer hänvisningen återställas automatiskt till tillgänglig. Om du sätter status via webbgränssnittet kan du även där välja 0.5/1/1,5/2 timmar direkt så du slipper skriva in sluttid manuellt. 7

9 Personligt webbgränssnitt Varje anknytning i växeln har ett personligt webbgränssnitt där du kan göra inställningar för din anknytning och även aktivera vidarekoppling eller hänvisning. Här finns allt för att din telefonivardag ska bli enklare och mera praktisk. Det finns även flera flikar för inloggning i köer. Här under ser du en exempelbild: 8

10 Anknytningsstatus På denna sida i webbgränssnittet kan du se vad som händer i växeln, till exempel när en telefon är upptagen eller om den ringer. Du kan även se om anknytningen är vidarekopplad eller om en hänvisning är aktiverad. Det gör att du får en överblick över det som händer och underlättar när du ska vidarekoppla till en kollega eller liknande. Du kan också starta samtal genom trycka på en av Ring upp länkarna. 9

11 Mobilapplikation Wx3 för Android, iphone och Ipad Status och hänvisning på anknytningar och kollegor. Flexibel indelning med organisationstillhörighet och favoriter. Samtalsloggar på din anknytning och svarsgrupper i mobilen. Växelns kontaktbok och synkning med mobilens kontaktbok. Ring på din anknytning eller mobil. Koppla enkelt dina samtal till dina kollegor eller externt. Logga in/ut ur svarsgrupper (köer). Se status på svarsgrupper. Plocka valfritt samtal ur kö. Ändra din status (hänvisning), gör en notering eller vidarekoppla. Integrerar Hänvisning med Kalender i MS Exchange eller Google 10

12 Wx3:s Mobilapplikation Introduktion Wx3:s mobilapplikation finns både för Android och iphone, och gränssnittet är i princip detsamma på de båda plattformarna. I detta dokument används skärmbilder från iphone. Gränssnittets uppbyggnad Inloggning För att logga in - ange din anknytning och lösenord. Tryck sedan på knappen Logga in. Efter inloggning startar applikationen på Ring-sidan, där den inloggade användarens samtalslogg visas. 11

13 Mobilapplikationens huvudmeny Genom att klicka på menyknappen (tre horisontella streck - högst upp till vänster), får man upp applikationens huvudmeny. Från denna kan man nå mobilapplikationens alla delar. Denna knapp finns tillgänglig överallt i appen för enkel navigering. Menyn innehåller följande alternativ: Ring På Ring-sidan visas samtalsloggen för den inloggade användaren. Dessutom finns ett inmatningsfält för godtyckligt telefonnummer samt en ringknapp för att ringa upp detta inmatade nummer. Nedanför detta sökfält finns själva samtalslistan. Den visar inkommande och utgående samtal. Vilken typ av samtal det handlar om åskådliggörs av ikonen längst till höger. Under samtalslistan finns en knappsats, som man kan använda för att mata in ett telefonnummer som man vill ringa till. För att se mer av listan kan man scrolla listan då försvinner tangentbordet. När inmatningsfältet åter får fokus så kommer tangentbordet att återigen visas. 12

14 I samtalslistan finns följande statusikoner: Missat samtal Missat samtal, som besvarats av växeln Missat kösamtal Mottaget samtal Mottaget kösamtal Utgående, besvarat samtal Utgående, ej besvarat samtal Samtalslogg-element Nedan visas ett samtalslogg-element för ett kösamtal som missats: Kontakter På kontaktsidan visas de kontakter som finns registrerade i systemet. Kontaktsidan är uppbyggd av 4 flikar: Anknytningar, Växeln, Mobilen och Sök. Anknytningar Anknytningsfliken är vald från början, vilket innebär att det som visas i listan är de anknytningar som finns i systemet. Högst upp på sidan visas de grupper som skapats med tillhörande användare. Under dessa listas alla användare oberoende av grupptillhörighet. 13

15 En användare kan läggas i den fördefinierade Favorit-gruppen genom att trycka på Addera till favoriter på användarens kontaktkortssida(knappen längst ned, till vänster om ring-knappen). På samma sätt kan en användare som adderats till Favorit-gruppen tas bort från denna genom att trycka på knappen Ta bort från favoriter. Addera till favoriter Ta bort från favoriter 14

16 Växeln Växelfliken visar växelns kontaktbok. Mobilen Mobilen-fliken innehåller de anknytningar som finns i mobilens kontaktbok. Sök Från Sökfliken kan man söka efter kontakter ifrån alla kontaktböcker. I takt med att användaren matar in tecken så söker applikationen efter matchande kontakter ifrån alla kontaktböcker. Det matchande resultatet visas i listan. Matchande element i kontaktboken listas under sökfältet. Anges ingenting listas alla rader i alla kontaktböcker. 15

17 Kontaktlistelementet Listelementet som representerar en kontakt ser ut på följande sätt: Längst till vänster finns en ring-knapp som kan användas för att enkelt ringa upp kontakten. I mitten visas kontaktens namn (här Andreas Dahlstrand) och under namnet visas den notering som är satt för användaren ifråga. Längst till höger visas kontaktens status i form av en färgad boll. För förklaring av olika statusars färgkoder se följande avsnitt. Användarstatusar Cirkeln längst till höger specificerar statusen på kontakten, och kan ha följande värden: Tillgänglig Upptagen Inaktiv Ringer Vidarekopplad Borta 16

18 Samtalslogg Samtalslogg-sidan visar listor på utförda samtal. En rad i samtalsloggen består av en ringknapp till vänster och en rad med namn som huvudtext samt datum och tid som detaljtext. Längst till höger visas en symbol som indikerar hur samtalet förlöpte. För att se mer detaljer om ett visst samtal, klicka på samtalslogg-elementet, för att gå till detaljvyn. 17

19 Samtalslogg detaljvy I detaljvyn för ett visst samtal visas de objekt som varit inblandade i samtalet. Ringknappen längst ned till höger kan användas för att ringa upp kontakten. 18

20 Kölista På kösidan visas en översikt över de köer som finns i systemet. En statusikon i form av en rund cirkel visar den inloggade användarens status relativt kön. Följande statusar finns: Aktiv Inaktiv Pausad Genom att klicka på Ändra alla -knappen längst ned till höger på sidan, så visas en meny där användaren kan välja ett kommando att utföra på alla köer. Följande alternativ finns: Logga in Logga ut Pausa Återuppta Det valda kommandot utförs sedan på alla köer i systemet. Observera att endast tillämpliga alternativ visas. Är man redan inloggad i alla köer visas inte alternativet logga in. 19

21 En kö representeras i kölistan av ett köelement, som ser ut på följande sätt: Högst upp till vänster anges namnet på kön, och omedelbart under könamnet anges hur många samtal det finns i kön just för tillfället. Längst till höger specificeras den inloggade användarens status relativt kön, i form av en statuscirkel, och under denna anges hur många medlemmar som är inloggade i den aktuella kön. Inom parentes anges hur många av dessa som är pausade. Ett köelements detaljsida ser ut på följande sätt: Köns detaljsida består av två flikar: Medlemmar och Inkommande samtal. Medlemsfliken ovan visar aktiva, inloggade medlemmar, samt pausade medlemmar nedanför dessa (syns ej i bilden ovan). Den inloggade användarens status visas på Status -knappen. I det här fallet är statusen Aktiv. Dessutom finns en ringknapp längst ned till höger, utformad som en telefonlur. Denna kan användas till att ringa upp kön. 20

22 Inloggning i kö För att logga in i en kö, välj den kö i kölistan som du vill logga in i, du kommer då kommer då till köns detaljsida (i det här fallet Support). Tryck sedan på statusknappen (längst ned till höger, till vänster om ring-knappen). Din aktuella status relativt kön står angivet på knappen. I det här fallet är statusen Pausad. Utloggning går till på samma sätt, om man är inloggad klickar man på statusknappen som då har texten Aktiv. Följande menyval visas då: 21

23 Aktiva samtal Fliken Aktiva samtal visar alla aktiva samtal för en kö och ser ut på följande sätt: Inställningar På inställningssidan kan man ställa in om ens aktuella anknytning skall följa växelns status eller inte, ange ringriktning, aktivera/avaktivera eventuella MEX-anknytningar, samt administrera grupper. Follow PBX status/följ växelns status Genom att aktivera följ växelns status så kommer den aktuella anknytningen att följa växeln. 22

24 Om t ex växeln stänger klockan 1700 och du önskar att din anknytnings tillgänglighet då skall bli satt till ej tillgänglig, aktivera detta alternativ. Ringriktning Följande alternativ kan ställas in när det gäller ringriktningen: Din telefon ringer växeln Växeln ringer dig Normala samtal När man skall ringa ett samtal genereras en webrequest som skickas till växeln. I denna anges bland annat numret man vill ringa. Sedan ringer växeln upp detta nummer och kopplar samtalet till uppringaren. På så vis kan man minska kostnaderna eftersom växeln i regel ringer upp abonnenten billigare, särskilt om man befinner sig utomlands. MEX (Mobile extension) Här kan du aktivera/deaktivera MEX. MEX innebär att man visar fastnätsnummer även när man ringer från ett mobilnummer. Administrera grupper Längst ned på Inställningar-sidan kan man välja vilka grupper som skall visas eller inte. Grupper som just nu är synliga listas under Synliga grupper. För att dölja en synlig grupp, klicka på cirkeln, sedan på Dölj-knappen som dyker upp till höger om gruppen. Gruppen flyttas då ned till sektionen Dolda grupper. För att synliggöra en dold grupp klicka på plustecknet bredvid gruppnamnet. Gruppen flyttas då upp till de synliga grupperna, och gruppmedlemmar kommer då att listas i kontaktbokslistor. Ordningen på de synliga grupperna bestämmer ordningen för hur de listas i kontaktboken. Denna kan ändras genom drag and drop. Genom att klicka på (och hålla ned) knappen med tre horisontella streck, kan man dragga raden upp eller ned. På så vis kan listningsordningen ändras. 23

25 Statussida Genom att klicka på cirkeln som representerar den inloggade användarens status (finns tillgänglig på alla sidor i mobilapplikationen) kommer man till sidan Min anknytning. Den ser ut på följande sätt: Här kan man sätta sin status på ungefär samma sätt som beskrivits tidigare, klickar man på aktuell status kommer man till en ny sida, där man får välja aktuell status. I listan som visas väljer man sin aktuella status, då dirigeras man automatiskt tillbaka till sidan Min anknytning, med den nya statusen ifylld. För att spara ändringen, tryck på Spara -knappen längst ned till höger. Då sparas ändringarna. För att avbryta och inte spara ändringarna, tryck på Avbryt/Cancel. Denna knapp dyker upp (på samma plats som Stäng-knappen) så fort någonting har ändrats på sidan. Ifall man trycker på knappen Avbryt/Cancel återställs de gamla värdena som gällde innan ev. ändringar. För att rensa fälten och sätta din status till tillgänglig - tryck Rensa. Man kan även skapa en notering, en kort text, som associeras med anknytningen. Noteringen kan skrivas in efter Notering: och sparas genom att trycka på Spara. 24

26 Handledning för Wx3:s Softphone Wx3 Softphone är ett tillägg till användargränssnittet (telefonistbordet) som gör att du kan ringa och ta emot samtal direkt via datorn/webbläsaren. Du kopplar bara in ett headset till din dator och sedan kan du använda webbsidan precis som en vanlig telefon. Wx3 Softphone är alltså en integrerad del av telefonistbordet (se bild nedan) och du har därmed tillgång till telefonistbordets alla funktioner för samtalshantering. Användarkrav Du behöver ha en webbläsare som stödjer WebRTC. I nuläget stöds bara nyare versioner av Chrome ( Du behöver dock inte ladda ner några extra tillägg eller insticksprogram. Nästan alla operativsystem har en kompatibel version av Chrome, men ett undantag är ios Du behöver ha ett headset eller en mikrofon till din dator Du behöver ha tillräckliga rättigheter, det vill säga din anknytning måste vara registrerad på en Wx3-växel som har softphone-modulen aktiverad Kom igång Innan du kan använda softphonen första gången behöver du gå igenom följande enkla steg. 1. Du behöver först och främst ha en så kallad WebRTC-enhet kopplad till din anknytning. Denna måste skapas av en administratör via wx3:s administrationswebb 2. Logga in på din anknytning i användarwebben (telefonistbordet) via 3. Godkänn Media (mikrofon) och Aviseringar (även kallat skrivbordsnotifikationer detta gör att det tydligt syns när du får ett inkommande samtal om webbläsaren t ex är minimerad) 25

27 4. Öppna status-fönstret och klicka Logga in. Detta steg kan automatiseras genom val av inställningar (Under menyn Softphone) 5. Du är nu inloggad och softphonen är klar att användas. 26

28 Navigering och användning När det ringer till din anknytning och du är inloggad i användargränssnittet med din softphone så hörs en ringsignal i dina hörlurar. Du får dessutom en visuell notifikation om användargränssnittet (telefonistbordet) skulle ligga gömd i bakgrunden. I statusfönstret (1) så visas sedan dina möjliga val (Svara och Avsluta). Om tangentbordsstyrning är aktiverat så är snabbkommandona för dessa Ctrl+A respektive Ctrl+H. Det enklaste sättet att styra samtalen är att använda funktionsknapparna (2) som tillhör telefonistbordet. Dessa fungerar precis på samma sätt som om du hade haft en vanlig bordstelefon kopplad till din anknytning, och blir synliga först när du har markerat ett samtalsobjekt i samtalsrutan ((3) ovan). Symbolen i (3) innebär att samtalet ringer (eller har ringt) på din softphone. Arbetsflödena i användargränssnittet är alltså i princip desamma oavsett om du har en softphone, en bordstelefon eller en mobiltelefon som primär enhet. Status-fönstret (1) kan öppnas och stängas utan att du loggas in och ut. Knappsatsen behövs bara för att skicka DTMF-toner (0-9,*,#), d.v.s. när du behöver göra knappval t ex i talsvarsmenyer. För att ringa ut så markerar du en kontakt, alternativt skriver in telefonnummer/anknytningsnummer i telefonistbordets sökfält, och trycker Enter eller klickar på funktionsknappen Ring (som blir synlig i fältet (2)). 27

29 I översta högra hörnet så finns en status-ikon med 4 tillstånd: Softphonen är ej aktiv (ej inloggad) Softphonen är aktiv, men har inga aktiva/inkommande samtal Softphonen är aktiv och har minst ett inkommande samtal Softphonen är aktiv och du är i ett aktivt samtal. 28