Compello Invoice Approval v 10 Bokförare Användarhandbok

Transkript

1 Compello Invoice Approval v 10 Bokförare Användarhandbok

2 Dokumentinformation 2018 Compello AS. Alla rättigheter förbehållna. De företag, namn och uppgifter som används i exemplen är uppdiktade. Compello AS ansvarar inte för eventuella felaktigheter i denna handbok. Innehållet i denna skrift kan ändras utan förvarning och är inte bindande för Compello AS. Det är inte tillåtet att helt eller delvis kopiera denna handbok, eller att överföra bokens innehåll till andra medier, utan skriftligt medgivande från Compello AS. Senast uppdaterad 22 maj 2018 Compello AS Besöksadress, Oslo: IT Fornebu - Terminalbygget Martin Linges vei Fornebu, Norge Besöksadress, Larvik: Sanden Larvik, Norge Tel: Användarstöd: Version Version Korr text/bild

3 Innehållsförteckning Innehållsförteckning... 3 Allmänna upplysningar... 7 Om denna handbok... 7 Version... 7 Inloggning... 8 Logga in i Bokföring... 8 Arbetslistan... 9 Versionsinformation och kontaktuppgifter till Compello Support... 9 Bokföring Arbetslistor och standardfilter Filtrera på Distributions/Attesteringsstatus (DA-status) Filtrering på klient Filtrering på information i arbetslistan Åtkomstbehörighet till Arkiv och Sparade sökningar i Arbetslistan Växla till Invoice Approval, Silverlightmoduler Användaralternativ Val av font Allmänna alternativ Kolumnväljare Kortkommandon Användarinformation Byt profilbild Ändra lösenord Översiktöver inmatade data Välj den transaktion du vill arbeta med Bekanta dig med skärmbilden Symboler Inmatning av data för fakturor Lägg in data i rubrikraden Datumfält Textfält Fält för Referenslista Arbeta med konteringsrader Bläddra upp och ned i transaktionsrader Skapa nya rader Radera rader Sid 3 av 93

4 Mata in data i konteringsraderna Skicka fakturor till attestanter Allmän information om distribution Skicka en rad till en attestant genom att använda Vänsterpanelen Skicka en transaktionsrad till en användare på raden Distributera hela transaktionen samtidigt Skicka hela transaktionen (alla rader) från Vänsterpanelen Skicka en hel transaktion till en eller flera användare från rubrikraden Distributionsstatus och Attesteringsstatus Symboler Översikt över Distributions/Attesteringsstatus Bokföringsstatus... Fel! Bokmärket är inte definierat. Vem kan ändra bokföringsstatus? När ska bokföringsstatus ändras? Ändra bokföringsstatus Översikt över Bokföringsstatus Bokförare attesterar framtida rader automatiskt Skanningsstatus och Fakturatolk Ändra skanningsstatus eller OCR-status hur och varför? Skanningsstatus-meny Olika sätt att skicka en transaktion genom Fakturatolken Arbetsflöde och statusändringar Arbetsflöde Arbetsflöde Arbetsflöde Transaktionsbilder och Historik Bild i Vänsterpanelen Visa bilden på separat skärmbild Förstora och navigera i bilden Lägg till extra sidor till en transaktion Skriva ut en bild eller spara en PDF Historik Multi Edit Ändra flera fakturor samtidigt Ändra ett flertal fakturor från Arbetslistan Lägg in data för flera fakturor Ändra bokföringsstatus Andra alternativ för Multi Edit Sid 4 av 93

5 Arkivsökningar och Rapporter Allmän information om Arkiv och utökad sökning Att använda funktionen Utökad sökning Skapa en sökning Standardrapporter Automatisera datainmatning och arbetsflöde Presentation av Regler och Mallar för datainmatning Vem kan skapa regler och mallar? Skapa regler för distribution och datainmatning En enkel regel för datainmatning Distributionsregel baserad på leverantör och konto Skapa konteringsmallar för manuell användning Skapa en konteringsmall från grunden Aktivera sparad mall Konteringsmall som skapats från en transaktion Skapa en konteringsmall som ska aktiveras automatiskt Skapa distributionsregler Valideringsregler och Compello Windows-regler Kostnadsfördelning och Upplupna kostnader Fördela kostnader mellan kostnadsställen med hjälp av en momskod Upplupna kostnader dela upp kostnader över tid med en momskod Kostnadsfördelning med direkta moms- och nettobelopp PO-matchning Inställningar Övriga funktioner Momsberäkning Inställningar för momsberäkning Funktioner som kräver en utökad licens Compello Analyse Avancerade Compello-funktioner Översikt över symboler Arbetslista Transaktions- och konteringsrad Distributions-/attesteringsstatus Attestering Bokföringsstatus... Fel! Bokmärket är inte definierat. Skannings-/importstatus Sid 5 av 93

6 Kortkommandon Arbetslista Bokföringsstatus... Fel! Bokmärket är inte definierat. Visning av bild Index Sid 6 av 93

7 Allmänna upplysningar Om denna handbok I detta dokument beskrivs hur man använder den nya modulen Bokförare i Compello Invoice Approval, version 10. Version Compello Invoice Approval version 10 Compello Invoice Approval as a Service Sid 7 av 93

8 Inloggning Logga in i Bokföring Du startar Bokföring från Silverlightversionen av Compello Invoice Approval, eller från Compello Bokföring-symbolen på datorns skrivbord. 1. Första gången du loggar in klickar du på nedåtpil-tangenten för att visa alla fält på inloggningsskärmen. 2. Ange användarnamn och lösenord. 3. Lägg in korrekt företags-id med hjälp av de allmänna riktlinjerna nedan. Software as a Service (Saas) (Moln). Ange ditt företagsnamn här. Kontrollera med Compellos användarstöd vilket format som är korrekt. Om du loggar in på en On Premise-server kan du, i de flesta fall, lämna detta fält orört ("customer/cci") eller skriva in "Dbinf.cci". I vissa fall behöver du dock skriva in ett annat namn här och du bör kontrollera detta med din IT-administratör eller Compellos support. Det du behöver är namnet på filen med ändelsen ".CCI" i foldern Compello\Invoice Approval på servern. 4. För Saas/moln-användare är URL:en för inloggning invoiceapproval.compello.com. 5. Välj arbetsspråk och klicka på Logga in. Efter den första inloggningen kommer dessa fält att fyllas i automatiskt. Sid 8 av 93

9 Arbetslistan Versionsinformation och kontaktuppgifter till Compello Support Klicka på "C" i det övre vänstra hörnet för att visa information och en uppsättning länkar. Version Du kan se det fullständiga versionsnumret för din installation och kontrollera om en nyare version finns tillgänglig. Compello Suite Genom att klicka på de olika "C"-ikonerna kommer du till där du hittar information om produkterna som ingår i Compello Suite. Compello Support Om du klickar på Behöver du hjälp av oss? kommer du till inloggningssidan för Compello Support. Kom ihåg att du kan skapa en egen användarprofil om du inte redan har gjort det. Compello Fjärrstyrning Om du klickar på Compello fjärrstyrning kan du inleda en session där du godkänner att en supporttekniker eller konsult får åtkomst till din PC för att kunna hjälpa dig. Sid 9 av 93

10 Bokföring Arbetslistor och standardfilter Du kan ge en användare åtkomstbehörighet till Bokföring i Admin Web\Användare. Admin Web återfinns i Silverlightversionen av Compello. I Bokföring har du tillgång till alla fakturor för samtliga klienter. Du kan ändra bokföringsstatus både i Bokföring och i andra moduler du använder, t.ex. Distribution. De filtrerade arbetslistorna i Bokföring baseras på bokföringsstatus. Den första listan som visas är Bokförare. I denna lista ser du alla fakturor som finns i arbetsflödet - d.v.s. fakturor som inte har exporterats eller skickats till arkivet. Delad lista - De flesta fakturor har denna status vid import till Invoice Approval. Delvis konterad Denna status används för förregistrering, för integrationslösningar som stöder detta, och vissa integrationslösningar sätter även denna status på en transaktion som av någon anledning inte kan importeras till ditt ekonomisystem. Slutkonterad Fakturor med denna status är färdiga för export till ditt ekonomisystem så fort de är slutattesterade. Skickad till bokförare I Compello Windows-klienten kan man koppla en bokförare till alla fakturor för en klient. Fakturorna får då följande status Endast arkivering Fakturor som har tagits bort från arbetslistan Till lönelistan Fakturor från den kommande modulen Resekostnader. Att attesteras av mig Fakturor som du som attestant måste behandla. Du kan välja en egen standardlista för dig, så att Bokföring alltid öppnas i denna lista. Du kan filtrera sökningen ytterligare genom att välja distributions/attesteringsstatus så att du t.ex. kan se alla fakturor som har bokföringsstatus Delad lista och attesteringsstatus Attesterad. Sid 10 av 93

11 Filtrera på Distributions/Attesteringsstatus (AT-status) Rullgardinslistan för AT-status visar de olika typer av status avseende distribution och attestering som en transaktion kan ha. För attestering - Transaktion med rader som har skickats till en eller flera användare men som ännu inte har attesterats. Attesterad Transaktion där samtliga rader har attesterats av alla tilldelade användare. Ej distribuerad Transaktion med rader som ännu inte har skickats till en attestant. Returnerad Fakturor med rader som har returnerats eller avvisats av en attestant. Filtrering på klient I rutan Alla klienter visas alla klienter du har tillgång till. I Bokföring innebär detta i allmänhet alla klienter, såvida inga andra konfigurationer har gjorts i Admin Web. Skriv in ett mellanslag i rutan för att visa alla klienter och välj den klient du vill filtrera på. Filtrering på information i arbetslistan I rutan Filtrera, kan du filtrera arbetslistan genom att använda information från rubrikraden eller konteringsraden för en transaktion. Standardinställningen är att filtrering sker på information i rubrikraden, t.ex. arkivnummer, sammanlagt antal leverantörer, dokumenttyp, datum, fakturanummer och ordernummer. Sid 11 av 93

12 För att ta bort en standardinställning eller annan inställning dubbelklickar du på rubriken för en rubrikrad eller konteringsrad vid behov. Markera alla fält som du vill inkludera i filtreringen. Om ditt filter finns i rubrikraden kommer det att läggas till automatiskt. Om ditt filter finns i konteringsraden visas en symbol till höger om rutan Filter. Klicka på denna symbol för att aktivera ditt konteringsradsfilter Åtkomstbehörighet till Arkiv och Sparade sökningar i Arbetslistan Standardinställningen är Arbetslista. Med denna inställning visas fakturorna i arbetsflödet enligt de filter du har lagt in. Om du vill kan du ändå antingen öppna en tidigare sparad arkivsökning eller skriva in en ny sökning. Detta gör du i rutan Arbetslista. Sökningarna visas sorterade efter namn och sökningar som du har sparat enbart för din egen räkning visas med en röd hänglåssymbol. Du kan sortera eller filtrera sökresultatet på samma sätt som du kan göra med fakturor i arbetslistan. Om du klickar på Uppdatera försvinner den sortering du har gjort av kolumnrubrikerna men inte den filtrering som baseras på denna sortering, som t.ex.bokföringsstatus. Sid 12 av 93

13 Växla till Invoice Approval, Silverlightmoduler Om du behöver växla till någon av Silverlight-modulerna (t.ex. Admin Web, eller Dokumentimport) görs detta lättast genom att klicka på jordglobssymbolen överst till höger. Om du använder den version av Silverlight som du når via en genväg på datorns skrivbord, kan du ställa in detta som standardinställning under Användaralternativ. Användaralternativ I Användaralternativ kan du göra egna inställningar. Val av font Du kan välja font, fontstorlek och färg för de data som visas, som här. Sid 13 av 93

14 Du kan välja vilken filtrerad arbetslista som ska visas som standard när du loggar in. Allmänna alternativ Kolumnväljare Välj om du vill gå direkt till nästa transaktion när du ändrar bokföringsstatus. Välj om du vill att fakturabilden ska återställas till standardinställningen när du går vidare till nästa transaktion. Välj om du vill använda skrivbordsversionen av Compello Silverlight-modulerna. Du kan skräddarsy inställningarna för vilka kolumner som visas i arbetslistan, men dina val kommer att baseras på de allmänna transaktionsinställningarna i Admin Web. Om du markerar rutan här visas motsvarande fält i arbetslistan. Kortkommandon Klicka på tangentbordssymbolen för att se en lista över alla snabbkommandon för arbetslistan. Sid 14 av 93

15 Du kan spara listan som en PDF och skriva ut den. Sid 15 av 93

16 Användarinformation Du kan få information om den användare som är inloggad, lägga till en profilbild eller ändra ditt lösenord genom att klicka på platshållaren för bilder. Byt profilbild Klicka på Byt profilbild och bläddra dig fram till den bild du önskar använda. Ändra lösenord Klicka på Ändra lösenord och fyll i alla fält för att ändra ditt lösenord. Sid 16 av 93

17 Översikt över inmatade data Välj den transaktion du vill arbeta med Du väljer den transaktion du vill arbeta med i Arbetslistan genom att välja en rad och trycka på ENTER, eller genom att dubbelklicka. Bekanta dig med skärmbilden 1. Klient- och leverantörsinformation. Kan ej redigeras här. Leverantör kan ändras på rad Rubrikdata dessa fält kan ändras. Använd TAB, ENTER eller piltangenterna för att förflytta dig mellan fält eller rader. 3. Symbol för Distributionsstatus självuppdaterande. 4. Antal sidor samt Utskrift-symbolen. 5. Dubbla skärmbilder, zooma och rotera. 6. Aktivera/Avaktivera Vänsterpanelen och bildvisning. Vänsterpanelen innehåller Transaktionshistorik, Sid 17 av 93

18 Distributionsruta och Kommentarsfält. 7. Vald bildsida. Symboler 8. Kolumnväljare för konteringsrader 9. Konteringsrader för vald transaktion För en fullständig beskrivning av samtliga symboler, se Översikt över symboler på sida 83. Sid 18 av 93

19 Inmatning av data för fakturor Detta avsnitt beskriver samtliga funktioner som rör inmatning av data för fakturor i Bokföring. Lägg in data i rubrikraden Fälten på till höger om rubrikraden kan redigeras. Datumfält Leverantörens namn visas allra högst upp (32868 Blåsarna AB) men kan endast redigeras i konteringsraden. Det totala beloppet visas till vänster men kan endast ändras från konteringsraden. Fälten Arkivnummer, Klient-ID och Diff. kan ej ändras. Du kan förflytta dig mellan fälten med hjälp av TAB, ENTER eller piltangenterna. När markören står i det sista synliga rubrikfältet trycker du ner TAB/ENTER/piltangent för att gå direkt till det första redigerbara fältet i konteringsraden. 1. Se till att markören står antingen i fältet för Transaktionsdatum eller Förfallodag. 2. Ange dag och månad utan skiljetecken, t.ex eller 08,04, eller Formatet kommer att ändras till det format som är inställt på din PC och innevarande kalenderår kommer att läggas till. Om du behöver ange ett annat år än innevarande kalenderår måste du knappa in det fullständiga datumet, t.ex Du kan även klicka på kalendern och välja det datum du önskar. Sid 19 av 93

20 Textfält Du kan lägga in siffror eller bokstäver i ett textfält. Exempel på detta är Ordernummer, Fakturanummer, BACS. Fält för Referenslista I fälten för Referenslista kan du lägga in alla data från den lista som fältet är kopplat till. Det enda fältet för Referenslista som finns i rubrikraden är Dokumenttyp. Gör så här för att fylla i ett sådant fält 1. Klicka i fältet. 2. Tryck på mellanslagstangenten för att visa innehållet i tabellen. 3. Du kan även skriva in del av dokumentets typkod eller beskrivning för att filtrera resultatet. 4. Välj den dokumenttyp du önskar och klicka ENTER. Arbeta med konteringsrader Bläddra upp och ned i transaktionsrader Om du befinner dig i sista fältet i en rad och trycker på TAB/ENTER/pil-tangenterna kommer du att flyttas till det första redigerbara fältet på nästa rad. Om du befinner dig på sista raden kommer du att flyttas upp till det första redigerbara fältet i den första raden. För att gå från konteringsraderna till rubriken använder du Ctrl+Shift + O. För att gå från rubriken ned till konteringsraderna använder du Ctrl+Shift+N. Sid 20 av 93

21 Skapa nya rader Skapa en ny rad genom att klicka på kortkommandot Ctrl+N. ovanför konteringsraderna, eller använd Radera rader 1. Du raderar en rad genom att klicka på Radera-symbolen längst ut till vänster i raden. 2. Om du vill radera flera rader väljer du dessa genom att klicka på dem samtidigt som du trycker ned Ctrl eller SHIFT-tangenterna, eller använd Välj alla och därefter Radera valda rader. Mata in data i konteringsraderna Principen är densamma som när du arbetar med rubrikraderna. Debet- och Kreditfält Dessa är referenslistfält för vilka du väljer data från en tabell, enligt beskrivningen ovan i avsnittet Fält för Referenslista på sid 20. Debet och Kredit-fälten skiljer sig åt i detta avseende genom att du väljer data från tre tabeller Kontodiagram, Leverantör och Kund. Om du vill lägga in data för en ingående faktura (leverantörsskuld) lägger du in leverantör i fältet Kredit och konto i Debet. För en kreditnota är det tvärtom. Beloppen är därmed alltid positiva. I nedanstående exempel har Fakturatolken inte lagt in några uppgifter automatiskt, användaren har lagt till leverantör manuellt. Sid 21 av 93

22 1. Se till att markören står i fältet Kredit. Till vänster om fältet ser du "L" för Leverantör, vilket är standard för Kredit. 2. Om du behöver använda en annan lista (t.ex. Konto för en kreditnota) måste du först välja A för Konto eller C för Kund. Kortkommandon för dessa åtgärder är Ctrl 1 för Konto, Ctrl 2 för Leverantör och Ctrl 3 för Kund. 3. När du befinner dig i rätt tabell väljer du de data du vill använda enligt beskrivning ovan i avsnittet Fält för Referenslista på sid 20. Compello Invoice Approval föreslår alltid L för leverantör i fältet Kredit, så du måste ändra till K för konto om du arbetar med en kreditnota. Fältet Debet kommer att rätta sig efter fältet Kredit och föreslå A för faktura och S för en kreditnota. En faktura som endast använder en rad kommer att se ut på följande sätt: En kreditnota ser ut så här, observera att debet och kredit bytt plats: Du kan också kontera denna typ av faktura över två rader - en för kredit och en för debet. Vid behov kan du även dela upp beloppet över många rader. Sid 22 av 93

23 Sid 23 av 93

24

25 Skicka fakturor till attestanter Allmän information om distribution Du kan distribuera enskilda rader i en transaktion (detta är det bästa alternativet om varje enskild rad skall skickas till olika personer), eller skicka hela transaktionen till en användare eller en uppsättning olika användare. Om du vill skicka en hel transaktion till en eller flera användare kan du välja om du vill göra detta från rubrikraden, i fältet Verifikationsattestant, eller från Vänsterpanelen. Om du distribuerar enskilda rader använder du Vänsterpanelen. I Vänsterpanelen ser du även vilka rader som har skickats till vilka användare och vilka åtgärder dessa har vidtagit. Skicka en rad till en attestant genom att använda Vänsterpanelen 1. Välj den rad du vill distribuera. 2. Öppna Vänsterpanelen (Ctrl+Shift+V). 3. Gå nedåt och ställ markören på Attestanter (Ctrl+D). Sid 25 av 93

26 Tryck på mellanslagstangenten för att se en lista över alla användare, eller skriv in bokstäver i användarens namn för att filtrera listan. 4. Om du vill kan du lägga till flera attestanter. Du kan ändra ordningsföljden för attestanter genom att välja ett namn och trycka på uppåt-/nedåtpilarna till höger. Du kan radera en attestant genom att använda raderingssymbolen till vänster om namnet. Rader skickas till flera attestanter i ordningsföljd. Detta innebär att person nummer två på listan inte kan se fakturan innan den som står ovanför har attesterat den Om du vill att samtliga attestanter för en rad ska få transaktionen samtidigt avmarkerar du I ordningsföljd (Alt+Ctrl+O). Skicka en transaktionsrad till en användare på raden 1. Välj den rad du vill arbeta med. 2. Flytta markören till fältet Attestant (om detta fält inte är synligt, markera Kolumnväljare - Klientinställningar) och, om nödvändigt, Transaktionsinställningar i Admin Web\ 3. Skriv in en del av personens förnamn, efternamn eller användar-id för att välja den/de användare du vill ha. Sid 26 av 93

27 4. Lägg till önskat antal användare till raden. Fältet kommer då att tömmas igen (det är till för att välja, inte visa, attestanter) och du kan se de användare du har valt i Vänsterpanelen. Se Skicka en rad till en attestant genom att använda Vänsterpanelen på sid 25 för information angående ordningsföljd för attestanter, hur man tar bort en attestant, etc. Distribuera hela transaktionen samtidigt Det kan vara praktiskt att distribuera hela transaktionen från rubrikraden i ett steg, särskilt när det gäller en transaktion med många rader som alla måste attesteras av samma användare. Skicka hela transaktionen (alla rader) från Vänsterpanelen 1. Välj rubrikrad och öppna Vänsterpanelen (Ctrl shift V). Du kan kontrollera att du har valt rubrikraden eftersom det visas ett fält för Verifikationsattestanter, vilket innebär att all distribution du genomför kommer att omfatta hela transaktionen. 2. Gå till fältet Verifikationsattestanter (Ctrl D), skriv in en del av användarnamnet eller lägg in ett mellanslag för att visa alla tillgängliga attestanter. Sid 27 av 93

28 3. Väj den/de användare du vill ha. Dessa två användare återfinns nu på de tre debetraderna, medan rad 1 attesteras automatiskt av systemet Om den första raden redan har attesterats av "Systemet" (detta sker automatiskt om du har en leverantör på rad 1 men inget konto och det finns ytterligare rader), kommer inga ytterligare attestanter att läggas till för denna rad. För ytterligare information om distribution, se Skicka en rad till en attestant genom att använda Vänsterpanelen på sid 25. Skicka en hel transaktion till en eller flera användare från rubrikraden 1. Välj rubrikrad. 2. Gå till fältet Verifikationsattestanter (om detta fält inte är synligt måste du ändra inställningarna i Kolumnväljaren i Arbetslistan). Sid 28 av 93

29 3. Tryck på mellanslagstangenten på vanligt sätt för att visa samtliga användare, eller filtrera listan genom att skriva in en del av ett namn. 4. Väj en eller flera användare. 5. De användare du valt visas i vänsterpanelen under Verifikationsattestanter eller Attestanter. Distributionsstatus och Attesteringsstatus Symboler Symbolen som visar distributions/attesteringsstatus i arbetslistan, och i en transaktion, ändras för att återspegla pågående skeenden. Översikt över Distributions/Attesteringsstatus Status Radnivå Transaktionsnivå Distribuerad Attesterad Attesterad i Skanning Raden har skickats till en eller flera användare. Vissa av dem kan ha attesterat, men inte alla. Alla användare som tilldelats denna rad har attesterat. Symbolen avser hela transaktionen. En status har satts i Dokumentimport Samtliga rader har skickats till attestanter. Vissa av dem kan ha attesterat, men inte alla. Alla användare på alla rader har attesterat. Fakturan är klar för export så snart den har status Slutkonterad. Samma som på radnivå Sid 29 av 93

30 och ingen ytterligare attestering är nödvändig. Ej distribuerad/för distribution Felaktigt distribuerad/avvisad Attestera automatiskt Raden har inte skickats till någon/några användare. En eller flera användare har returnerat raden. Denna/dessa användare måste tas bort från raden innan arbetsflödet kan fortsätta. Nya rader har redan attesterats automatiskt av en bokförare. Transaktionen har minst en rad som inte har distribuerats. Transaktionen har minst en rad som har avvisats av en användare. Denna användare måste tas bort eller ersättas innan fakturan kan exporteras. Sid 30 av 93

31 Bokföringsstatus Bokföringsstatus är en av de viktigaste statusmarkeringarna i Compello Invoice Approval, eftersom denna visar om en transaktion är färdig för att överföras till ekonomisystemet eller inte. Vem kan ändra bokföringsstatus? Du måste ha åtkomstbehörighet till Bokföring för att kunna ändra bokföringsstatus. Med denna åtkomstbehörighet kan du ändra bokföringsstatus i Silverlight-modulerna Distribution och Attestering, men även här i Bokföring. När ska bokföringsstatus ändras? Generellt ändrar man bokföringsstatus när en faktura är färdig för export till ekonomisystemet för kontering (Slutkonterad) eller för förregistrering (Delvis konterad). Du kan ändra status till Slutkonterad innan fakturan attesteras, och även innan den har distribuerats. Fakturan är då färdig för export så snart den sista användaren har attesterat. De flesta brukar dock vilja kontrollera fakturan först och ändrar därmed status till Slutkonterad som sista åtgärd, när allt annat är färdigt. Du kan välja att ange att fakturan måste vara balanserad innan du sätter status Slutkonterad. Detta är en ny funktion i version 10. Du kan göra detta i Admin Web\Klientinställningar genom att markera Beloppskontroll. Du kan välja att ange lägsta antal attestanter som måste attestera innan bokföringsstatus kan ändras till Slutkonterad. Detta val gäller per rad. Detta är en ny funktion i version 10. Du kan göra detta i Admin Web\Klientinställningar genom att markera Lägsta antal attestanter. Du kan när som helst ändra status för en faktura till Delvis konterad. Om er integrationslösning stöder detta kommer informationen nu att överföras till ekonomisystemet, som en notifiering om väntande kortfristig skuld. En transaktion Sid 31 av 93

32 med denna status måste innehålla minst följande uppgifter: leverantör, belopp och fakturanummer. Om du vill ta bort en faktura från arbetsflödet väljer du Endast arkivering. Ändra bokföringsstatus 1. Du kan ändra bokföringsstatus genom att använda kortkommandon, eller genom att använda musen och välja från listan nedan. 2. Fakturor som både är Slutkonterade och Attesterade försvinner från listan så snart de har exporterats, men de återfinns under Arkiv. 3. Fakturor för vilka du har angivit Endast arkivering återfinns under Arkiv eller i listan Endast arkivering i Arbetslista. Översikt över Bokföringsstatus Status Vad används den för? Var är transaktionen? Övrigt Delad lista Alla användare med åtkomstbehörighet till denna modul. Arkiv, Distribution, Bokföring och Attestering Inledningsvis har de flesta fakturor denna status. Skickad till bokförare Bokförare med en särskild länk till fakturor för en viss klient (Compello Win) Som ovan Du kan skapa denna länk i Compello Windows (Compello.exe) under Inställningar. Attestera automatiskt Se Bokförare attesterar framtida Enligt ovan Sid 32 av 93

33 Till lönelistan Bekräfta läst data Exporterad lönelista rader automatiskt på sid 33 Denna status används av den kommande modulen Compello Resekostnader Används av Fakturatolken för att bekräfta korrigerad uppgift Denna status används av den kommande modulen, Compello Resekostnader Används för att validera lästa eller korrigerade data och förbättra framtida läsning Bokförare attesterar framtida rader automatiskt Om du har en faktura med en rad, som är attesterad av den eller de personer som behöver se den, och du därefter skapar nya rader, behöver du vanligtvis få även de nya raderna attesterade. För att förhindra att denna situation uppstår kan du göra följande: (kom ihåg att fakturan som sådan måste attesteras) 1. Välj Automatisk attestering i rullgardinsmenyn. Sid 33 av 93

34 2. Välj Automatisk attestering. Symbolen kommer att ändras och nya rader som du skapar för denna transaktion kommer att attesteras automatiskt, men bokföringsstatusen förblir oförändrad. 3. I övrigt behandlas transaktionen som vanligt. OBS!: Du kan inte reversera kommandot Automatisk attestering för denna transaktion men du kan lägga till attestanter till de nya raderna om du skulle ändra dig. Skanningsstatus och Fakturatolk Ändra skanningsstatus eller OCR-status hur och varför? Standardstatus för samtliga fakturor är Importerad. Detta säkerställer att transaktionen finns i arbetsflödet. Du kan ändra detta om Sid 34 av 93

35 Du har importerat en transaktion till fel klient och behöver korrigera detta De skannade bilderna är dåliga och du behöver byta ut dessa Du vill lägga till eller ta bort sidor Du vill skicka fakturan till OCR-tjänsten (Fakturatolken) på nytt. Skanningsstatus-meny Om du behöver lägga till eller ta bort sidor, eller ändra klient, väljer du Tillbaka till import (F3). Du hittar då transaktionen under Dokumentimport. Den kommer även att finnas i Arkiv men kommer inte att visas i några andra arbetslistor under tiden den har denna status. Om bildkvaliteten är dålig väljer du Avvisad. Detta kommando kommer att ta bort transaktionen från arbetsflödet (du hittar den i Arkiv) och du kommer att behöva skanna den igen. Om du vill skicka transaktionen till Fakturatolken igen (t.ex., om Fakturatolken tillfälligt varit ur funktion) väljer du Skicka till OCR. Du kommer fortfarande att se transaktionen i arbetslistorna men den kan eventuellt vara uppdaterad med ny data, tack vare tjänsten Fakturatolk. Sid 35 av 93

36

37 Olika sätt att skicka en transaktion genom Fakturatolken Arbetsflöde och statusändringar Den viktigaste faktorn för att få en faktura att gå igenom systemet och överföras till ekonomisystemet är kombinationen distributionsstatus och bokföringsstatus. Slutdestinationen för de flesta fakturor som du arbetar med är ert ekonomisystem. Här är några olika sätt att göra detta på. Arbetsflöde 1 1. Skanna och/eller importera transaktionen 2. Kontrollera data från Fakturatolken. Lägg till ytterligare data om så behövs. 3. Skicka transaktionen till en eller flera attestanter. Om ert ekonomisystem och er integrationslösning stöder förregistrering ändrar du transaktionens status till Delvis konterad, vilket innebär att preliminära data kommer att skickas till ekonomisystemet. 4. Användarna attesterar transaktionen, lägger eventuellt till ytterligare data, skapar nya rader, etc. 5. När transaktionen är slutattesterad kontrolleras alla detaljer av en bokförare, som ändrar bokföringsstatus till Slutkonterad. Nu är transaktionen färdig för att överföras till ekonomisystemet. Arbetsflöde 2 1. Skanna och/eller importera transaktionen. 2. Kontrollera data från Fakturatolken. Lägg till ytterligare data om så behövs. 3. Skicka transaktionen till en eller flera attestanter och ändra bokföringsstatus till Slutkonterad. 4. Användarna attesterar transaktionen, lägger eventuellt till ytterligare data, skapar nya rader, etc. Sid 37 av 93

38 5. När transaktionen är slutattesterad kan den överföras till ekonomisystemet. Arbetsflöde 3 Transaktionen anses vara attesterad innan import. 1. Skanna och/eller importera transaktionen. 2. Använd funktionen Ingen ytterligare attestering i Dokumentimport. 3. Kontrollera data från Fakturatolken. Lägg till ytterligare data om så behövs. 4. Ändra bokföringsstatus till Slutkonterad. Transaktionen kan nu överföras till ekonomisystemet. Sid 38 av 93

39 Transaktionsbilder och Historik Bild i Vänsterpanelen Standardinställningen är att bilden visas i Vänsterpanelen. Du kan klicka på bildrutans vänstra kant och dra den åt vänster för att öka bildytan, eller åt höger för att minska den. Om du vill att bilden skall visas över hela skärmen kan du stänga Vänsterpanelen genom att klicka på fliken. Sid 39 av 93

40 Visa bilden på separat skärmbild Om du har två bildskärmar och vill ha programmet öppet i den ena och visa bilden på den andra, klickar du på symbolen Visa bild i separat fönster. Bilden visas då i ett eget fönster, och du kan dra den över till din andra bildskärm. I programmet visas då konteringsraderna men ingen bild. Förstora och navigera i bilden För musen över det markerade området, eller använd kortkommandon, för att zooma in och ut, rotera eller återställa bilden och för att växla mellan den infogade bilden och bilden som visas i ett eget fönster. Du kan använda tangenterna Page up och Page down på ditt tangentbord för att förflytta dig mellan övre respektive nedre delen av bilden. För att växla mellan två sidor i en bild, använd kortkommandona Ctrl+Page up och Ctrl+Page down, eller klicka på önskat sidnummer i nederkanten av bilden. Sid 40 av 93

41 Lägg till extra sidor till en transaktion Om programmet körs från en lokal server behövs det en utökad licens för att denna funktion ska kunna användas. Lägg till nya sidor till en transaktion. 1. Välj de fakturor du vill arbeta med i Arbetslistan. 2. Visa bilden i programfönstret eller i ett separat fönster. 3. Bläddra fram foldern som innehåller den bild du vill lägga till. 4. Klicka på filen, dra den över och släpp ned den på den befintliga transaktionsbilden. Filen som du dragit in kommer att visas som extra sidor på bilderna. Skriva ut en bild eller spara en PDF 1. Använd kortkommandot Ctrl-P eller klicka på Utskriftssymbolen, som visas här. Sid 41 av 93

42 2. Välj utskriftsalternativ och klicka på Skriv ut. 3. Om du har Adobe Reader installerad, öppnas PDF:en där och du kan spara eller skriva ut bilden. Historik Om programmet körs från en lokal server behövs det en utökad licens för att denna funktion ska kunna användas. Du kan se historiken för varje transaktionsrad, inklusive alla data som har lagts in och arbetsflödet, i Vänsterpanelen. 1. Öppna fliken Historik i Vänsterpanelen. Sid 42 av 93

43 2. Välj den rad du vill titta på. Du kan välja att visa All historik, Arbetsflödeshistorik eller Posthistorik. 3. Du kan ange vilken som helst av dessa tre som ditt standardval för Historik. Sid 43 av 93

44

45 Multi Edit Ändra flera fakturor samtidigt Ändra ett flertal fakturor från Arbetslistan Du kan ändra status, eller lägga in data, för flera fakturor samtidigt genom att välja dessa fakturor innan du gör ändringen. Du kan ändra status, t.ex. Bokföringsstatus eller Skanningsstatus. Detta innebär att du kan ändra status till Slutkonterad, skicka fakturor till Fakturatolken, eller ta bort flera fakturor från arbetsflödet genom att ändra deras status till Endast arkivering. Om alla fakturor ska skickas till samma användare kan du distribuera flera fakturor samtidigt. Du kan lägga in rubrikdata för flera fakturor - t.ex. kommentar eller dokumenttyp. Du kan skriva ut flera fakturor på samma gång. Lägg in data för flera fakturor 1. För att ändra fler än en transaktion klickar du på en transaktion i Arbetslistan. Tryck och håll nere antingen SHIFT eller CTRL medan du väljer de övriga fakturorna. Multi Edit-menyn öppnas till höger på skärmen. 2. Välj aktivitet -t.ex. Ange värde. 3. Lägg in önskad data och klicka på Spara Ändra bokföringsstatus 1. Om du vill ändra bokföringsstatus för flera fakturor väljer du dessa och klickar på Bokföring i Multi Edit-menyn. Sid 45 av 93

46 2. Välj den status du vill använda. Fakturorna kommer att uppdateras med ny status. Andra alternativ för Multi Edit Du kan distribuera ett flertal fakturor till samma attestant. Du kan importera orderrader till flera fakturor genom att välja Matcha Ordrar. Om du har en sparad mall för datainmatning kan du klicka på Mall och använda önskad mall för alla valda fakturor. Om du vill använda en befintlig Regel väljer du Regler. För att skriva ut flera fakturor samtidigt använder du den vanliga Utskriftsymbolen. När du har valt den/de fakturor du vill ha skriver du ut alla fakturor med detta kommando. Sid 46 av 93

47 Arkivsökningar och Rapporter Allmän information om Arkiv och utökad sökning Samtliga användare kan använda funktionen utökad sökning men sökresultatet kommer att variera beroende på din åtkomstbehörighet som användare av Compello Invoice Approval. Om du har åtkomstbehörighet till Globalt Arkiv kommer din sökning att omfatta hela databasen. Om du har åtkomstbehörighet till Klientarkiv innebär det att din sökning kommer att göras på dessa klienter. Åtkomstbehörigheten till arkivet kan begränsas ytterligare genom en konfiguration som t.ex. kan specificera fakturor för ett visst projekt. Om du är attestant utan övrig åtkomstbehörighet kan du söka på dina egna fakturor. Inställningar för alla typer av åtkomstbehörighet som beskrivs ovan görs i Admin Web i fullversionerna av Compellos webbmoduler. Sid 47 av 93

48 Sid 48 av 93

49 Att använda funktionen Utökad sökning För att börja söka klickar du på söksymbolen för att öppna Arkiv. Du kommer att se skärmbilden Utökad sökning, där du kan skapa en sökning genom att använda följande alternativ: Sparad sökning lista över tillgängliga sparade sökningar och standardrapporter Klient välj den klient vars fakturor du önskar söka på Rensa Ta bort sökkriterier Spara Spara en sökning du har skapat för att använda den igen. Radera Radera vald sökning Standardklient - välj den klient du vill ska visas automatiskt när du öppnar skärmen Utökad sökning. Inkludera inaktiva klienter sök på fakturor för klienter som har avaktiverats. Måste uppfylla ALLA kriterier om en sökning innehåller flera element måste alla dessa uppfyllas för att det ska ge träff. Sid 49 av 93

50 Kan uppfylla NÅGOT av dessa kriterier - alla sökningar som uppfyller något kriterium kommer att ge träff. Kombinerad sökning - sök på träffar i alla rader i en transaktion. Spara kriterier Den föregående sökningen finns kvar när du öppnar skärmen Utökad sökning nästa gång. Spara som Excel-fil Sökresultatet kommer att öppnas i Excel istället för i Invoice Approval Visa/Dölj kolumner om du väljer att öppna din sökning i Excel kan du välja vilka kolumner som ska inkluderas i resultatet. Sid 50 av 93

51 Skapa en sökning 1. Du kan begränsa din sökning till en klient om så önskas. Det innebär att du kommer att se namn på dimensioner som Kostnadsställe eller Projekt. Om du söker på alla klienter kommer dessa att visas som Dimension1, Dimension2, etc. 2. Välj en sökning, t.ex. Konto. 3. Välj operand i mittenfältet. Om du klickar på Är lika med kommer du direkt till den tabell du använder, så att du kan säkerställa att de data du lägger in är korrekta. I annat fall skriver du in del av ett namn/värde för Innehåller, eller de första bokstäverna för Börjar med. Övriga operander för tabellfälten är: Data- och mängdsökningar tillåter även att man söker på Större än/mindre än 4. I fältet på högersidan lägger du in de data du vill använda i sökningen. Om du vill lägga till ytterligare kriterier, klicka på Lägg till ny. Sid 51 av 93

52 5. Klicka därefter på Påbörja sökning. Sökresultatet kommer att visas i Arbetslistan. Använda variablerna Måste uppfylla ALLA/Kan uppfylla NÅGOT En sökning kan i huvudsak göras på två olika sätt: En sökning där sökresultatet begränsas ju fler kriterier du lägger till, eftersom sökningen måste uppfylla alla kriterier. En sökning där nya kriterier ökar antalet möjliga sökresultat, eftersom sökningen endast behöver uppfylla ett av dessa kriterier. Sökningen som illustrerades ovan avsåg fakturor där ett specifikt konto hade använts. Om vi lägger till en leverantör så ser vi hur detta fungerar. Sid 52 av 93

53 I sökningen ovan har vi valt Måste uppfylla ALLA kriterier vilket ger ett mer begränsat sökresultat än tidigare: Om vi istället väljer Måste matcha minst ett villkor, kommer detta att ge många fler sökträffar, eftersom sökningen nu omfattar alla fakturor där konto 12xx används och alla fakturor där Leverantör innehåller Emmaboda. Kombinerad sökning Alternativet Kombinerad sökning ger ökad flexibilitet vid en sökning med Måste uppfylla ALLA kriterier. Istället för att leta efter en enskild konteringsrad som innehåller både konto 12xx och Sid 53 av 93

54 Leverantör innehållande Emmaboda, kan du söka efter fakturor där både detta konto och detta kostnadsställe används, men inte på samma rader. Spara som Excel-fil (ingår i SaaS, utökad licens i On Premise) Kunder som arbetar mot en lokal server behöver en utökad licens för att kunna använda denna funktion Du kan välja att öppna ditt sökresultat i Excel och därefter spara filen, om du vill. 1. Skapa en sökning enligt beskrivningen ovan. 2. Markera alternativet Spara som Excel-fil. 3. Klicka på Visa/Dölj kolumner för att välja vilka kolumner du vill inkludera i ditt sökresultat i Excel. 4. Välj om ditt resultat ska bestå av antingen: Alla rader från samtliga fakturor som uppfyller kriterierna Endast rader som innehåller de data du söker Endast rubrikraden för de fakturor som uppfyller dina kriterier. 5. Klicka på OK. Sid 54 av 93

55 6. Klicka på Påbörja sökning. Excel kommer att öppnas och du ser sökresultatet där. Du kan spara filen var du vill. Standardrapporter Arkivet innehåller vissa standardrapporter, som kan användas som de är eller redigeras på kundbasis. 1. Öppna Arkiv. 2. I rutan Sparad sökning väljer du Standardrapporter. 3. Välj den rapport du vill använda och klicka på Sök. Din sökning kommer att öppnas i Excel, som måste finnas installerad på din dator. Skapa eller redigera en rapport Med rätt kunskaper i SQL kan du anpassa dessa rapporter eller skapa egna rapporter. Du måste också veta hur Compellos databas fungerar. Du kan även beställa en rapport, eller anpassning av en rapport, genom att kontakta Compello Support. 1. Om du vill ändra en befintlig rapport väljer du denna och klickar på Redigera. Sid 55 av 93

56 2. Gör dina ändringar. Du kan kontrollera om SQL-kommandot är giltigt genom att klicka på Validera. 3. Klicka på Återställ om du behöver gå tillbaka till det ursprungliga rapportformatet, eller Spara för att spara dina ändringar. Skapa en ny rapport Du kan antingen skapa en ny rapport från grunden eller kopiera SQL-kommandon från en befintlig rapport och därefter redigera dessa. 1. Klicka på Skapa ny. Sid 56 av 93

57 2. Ange ett namn för din rapport i fältet Titel och lägg till en beskrivning. 3. Kopiera rapportförfrågan till SQL-fältet. 4. I fältet Rubriker lägger du in varje kolumnrubrik i ordningsföljd, separerade med semikolon. Klicka på Validera för att se om ditt kommando är giltigt. 5. Klicka på Spara. Din rapport visas i listan tillsammans med de andra rapporterna. Sid 57 av 93

58

59 Automatisera datainmatning och arbetsflöde Presentation av Regler och Mallar för datainmatning Regler och mallar hjälper dig att automatisera delar av ditt arbete med datainmatning, då de data du matar in repeteras och följer ett bestämt mönster. Om exempelvis era elräkningar alltid delas upp på tre avdelningar, med samma procentsats, kan du skapa en mall där varje faktura alltid har en rad per avdelning med den korrekta procentsatsen av totalbeloppet. Om samma momskod, som kan automatiseras, alltid används för ett visst huvudbokskonto, eller om ett visst projekt måste attesteras av samma användare varje gång det används, kan du skapa en regel för detta också. Regler och mallar för datainmatning kan skapas för att Du kan även Skicka en transaktion till en specifik attestant om vissa kriterier är uppfyllda Lägga in data för en transaktion baserat på övriga data som finns inlagda där. Skapa regler och mallar baserade på transaktionsstatus, dokumenttyp eller vilken användare som är inloggad Ange om en regel kan skriva över data som eventuellt redan är inlagda. Visa och radera äldre regler som skapats i Compellos Windowsklient (Compello.exe). Visa och radera importerade valideringsregler. Vem kan skapa regler och mallar? Reglerna som beskrivs här kan skapas av användare i Bokföring. Om du arbetar mot en lokal server behöver du en utökad licens (Avancerade funktioner) för att skapa mallar för datainmatning. Var? 1. Klicka på symbolen för Regler och mallar ovanför Arbetslista till höger. Sid 59 av 93

60 2. Välj den typ av regel eller mall du vill arbeta med. 3. Kontrollera att klienten som visas är den klient som du vill arbeta med - reglerna är kundspecifika. Skapa regler för distribution och datainmatning En enkel regel för datainmatning Exempel 1: Om du har ett huvudbokskonto med nr 6310, och du vet att momskoden 1 alltid används för detta konto, kan du skapa en regel som lägger till momskoden 1 varje gång du använder konto I skärmbilden Regler och mallar väljer du Regler, distribution och datainmatning och klickar på Skapa ny. 2. Ange ett namn för din regel. 3. Du behöver endast lägga in ett namn i fältet Användar-ID, under förutsättning att denna regel endast kommer att aktiveras av en enda person. Om det finns ett konto en regel för momskodsbestämning är det lämpligt att lämna detta fält blankt, så att den tillämpas för alla som lägger in konto Sid 60 av 93

61 4. I fältet Bokföringsstatus väljer du bokföringsstatus, om du vill att regeln ska tillämpas endast när transaktionen har denna status. 5. I fältet Dok. typ väljer du dokumenttyp, om du vill att regeln endast ska gälla för fakturor som innehåller denna dokumenttyp. 6. I listan över Tillgängliga kolumner väljer du Debet (för detta exempel). 7. Klicka på Använd i Om för att ange villkoret för din regel. 8. Välj därefter rätt konto. 9. Därefter väljer du om villkoret ska gälla för leverantörsraden eller för andra rader. I det här fallet tillämpas regeln när konto 6310 står i en egen debetrad. Sid 61 av 93

62 10. Om du skulle ändra dig kan du ta bort ett villkor, eller flytta ned det och låta det utgöra resultatet av en regel, genom att använda Ta bort från OM och Flytta till DÅ. 11. I listan Tillgängliga kolumner väljer du det fält som ska bli resultatet av din regel, i detta fall Momskod D (Debetmomskod). 12. Klicka på Använd i DÅ och välj den kod ni vill använda. 13. Ange om momskoden ska visas i leverantörsraden eller i de andra raderna. I det här fallet visas den i de andra raderna. 14. Markera rutan Kan skrivas över om din regel endast är avsedd att vara ett förslag som kan ändras. Den kommer därmed inte heller att skriva över en befintlig momskod. Om denna ruta inte har markerats kan ingen användare ändra den föreslagna momskoden till en annan kod. 15. Klicka på Spara. Nästa gång du lägger in konto 6310 i debetraden för en faktura kommer momskod 1 att anges automatiskt. Sid 62 av 93

63 Distributionsregel baserad på leverantör och konto. Exempel 2: Denna regel skickar en debetrad till en viss attestant, baserat på en angiven leverantör på rad ett och ett angivet konto på rad två. För en mer detaljerad beskrivning av hur man fyller i varje fält, se En enkel regel för datainmatning på sid Klicka på för att öppna Regler och mallar, välj Regler, distribution och datainmatning och klicka på Skapa ny. 2. Kontrollera att klienten som visas är den klient du vill jobba med. 3. Skriv in ett namn för din regel och ändra därefter fälten Användar-ID, Bokföringsstatus och Dok. typ, om din regel ska gälla specifikt för ett av dessa. Om inga val görs kommer din regel att tillämpas oavsett användare, status och dokumenttyp. 4. Under Tillgängliga kolumner väljer du Kredit (för leverantören) och klickar på Använd i OM. 5. Lägg på samma sätt till Debet till Använd med OM. 6. Kom ihåg att ange att leverantören ska stå på rad ett och kontot på rad två, som visas ovan. 7. För denna regel lägger vi inte till värdet Då i datainmatningen (vi kan göra det, om vi vill), utan lägger endast till ytterligare en attestant. Till höger väljer du den/de användare du vill ha. Observera att det är rad 2 som kommer att skickas till attestanten, inte leverantörsraden. Sid 63 av 93

64 8. Klicka på Spara. Din regel är nu klar att användas. Sid 64 av 93

65 Skapa konteringsmallar för manuell användning Kunder med lokal serverlösning behöver en utökad licens (Avancerade funktioner) för att kunna använda denna funktion. Skapa en konteringsmall från grunden Denna typ av mall aktiveras manuellt av användaren när han/hon arbetar med fakturan. Den skapas från grunden, d.v.s. den baseras inte på raderna i en befintlig faktura. 1. Klicka på för att öppna Regler och mallar och välj därefter Konteringsmallar och Skapa ny. 2. Ange ett namn för din mall men välj inte Triggas automatiskt. 3. Välj om du vill dela upp beloppet i fasta summor eller i procent av totalsumman. Här väljer du Procent och anger därefter procentandelen av totalsumman för den första raden. 4. Använd för att lägga till ytterligare två rader på 20% och 50%. 5. Välj och lägg till Kostnadsställe (eller liknande) från listan under Tillgängliga kolumner. 6. Lägg in relevanta data för varje kostnadsställe. Sid 65 av 93

66 7. Du kan lägga till andra fasta data om du vill. Här har vi lagt till kontot. 8. Lägg till attestant(er) för varje rad på samma sätt som för distributionsregeln på sid Alternativt kan du välja Attestera automatiskt. Detta kommando tar bort alla användare och raderna kommer att attesteras automatiskt så snart mallen används. 10. Om du vill kan du tilldela ny Bokföringsstatus när en mall används. 11. Om du vill vara säker på att mallen inte utlöser befintliga regler behåller du markeringen i rutan Inga regler. 12. Klicka på Spara. Du kan nu hitta, hämta och använda din mall när du arbetar med en faktura. Sid 66 av 93

67 Aktivera sparad mall 1. Öppna konteringsraderna för den transaktion du arbetar med. 2. Klicka i rutan Hitta mall och sök efter din mall. 3. När din mall visas klickar du på Lägg till poster för att använda den i transaktionen. 4. Det ser då ut på följande sätt. Sid 67 av 93

68 Konteringsmall som skapats från en transaktion Du kan även skapa en konteringsmall från en transaktion som innehåller korrekta data, som kan användas igen. 1. Lägg in data för en transaktion som omfattar åtminstone två rader. Du kan även distribuera detta om attestanterna ska utgöra en del av mallen. 2. Klicka på Skapa mall från verifikat. 3. I skärmbilden Mallar som öppnas ser du hur mallen kan komma att se ut när den innehåller all information från din transaktion. Du kan redigera den om det behövs. 4. Klicka på Spara när du är nöjd med mallen. Den blir nu en av dina sparade mallar som du kan använda framöver. Sid 68 av 93

69 Skapa en konteringsmall som ska aktiveras automatiskt 1. Klicka på för att öppna Regler och mallar och välj därefter Konteringsmallar och Skapa ny. 2. Ange ett namn för din mall och välj Utlöses automatiskt. Så fort du gör detta kommer skärmbilden att ändras och innehålla element som du kommer att känna igen från Skapa regler. Du måste nu lägga till ett villkor, ett OM som kommer att vara det element som utlöser användningen av din automatiska mall. I exemplet nedan har jag angivit användare, bokföringsstatus och dokumenttyp för mallen, vilket kommer att begränsa dess användningsområde, men det behöver inte du göra. Villkoret OM nedan avser leverantör 3. När du har angivit villkoren för din mall fortsätter du som vanligt med att skapa innehåll. Se Skapa en konteringsmall från grunden på sid När du är nöjd med utformningen av din mall klickar du på Spara. Skapa distributionsregler Dessa regler kommer att skicka en transaktion till en leverantör beroende av om ett eller flera villkor som du fastställer uppfylls (t.ex. leverantör) OCH förekomsten av ytterligare en attestant i arbetsflödet. Detta innebär att du kan skapa en regel som anger att en transaktion för en viss Sid 69 av 93

70 leverantör, med en viss attestant, kommer att skickas till ytterligare en attestant om beloppet överstiger en angiven gräns. 1. Klicka på för att öppna Regler och mallar, välj Distributionsregler och Skapa ny. 2. Kontrollera att klienten som visas är den klient du vill jobba med. 3. Ange ett namn för din regel och ändra därefter fälten Användar-ID, Bokföringsstatus och Dok. typ, om din regel ska gälla specifikt för ett av dessa. Om inga val görs kommer din regel att tillämpas oavsett användare, status och dokumenttyp. För ytterligare information om hur man fyller i dessa fält, se En enkel regel för datainmatning på sid Under Tillgängliga kolumner väljer du Kredit (för leverantören) och klickar på Använd i OM. 5. Välj önskad leverantör och ange att denna leverantör ska stå på rad Välj nytt Om-värde från tillgängliga kolumner - i detta fall Belopp. 7. Ange att beloppet ska vara större än Regeln har nu följande villkor; att leverantören ska vara och att beloppet ska överstiga Sid 70 av 93

71 8. Det tredje villkoret som måste uppfyllas avser attestanten. Lägg till denna användare i fältet Attestant. 9. Ange om denna användare ska vara den första attestanten, eller om denne ska placeras var som helst utom överst i en lista över användare. I detta exempel är Alf attestant och hans namn måste därför stå överst. 10. Under DÅ kan du nu lägga till den nya attestanten, som är en direkt följd av din regel - i detta fall Emilia (rad ett). Den fullständiga regeln ser då ut på följande sätt OM leverantören = och beloppet är 5000 och den första attestanten är Alf DÅ måste transaktionen även skickas till Emilia. 11. Du kan lägga till ytterligare attestanter under DÅ, samt ändra ordningsföljden i vilken de får ta emot fakturor, med hjälp av pilarna till höger. 12. Klicka på Spara. Valideringsregler och Compello Windows-regler Om du har importerat valideringsregler i form av en ValRules.xml-fil, eller om du har äldre regler som skapats i Compello Windows (Compello.exe), kan du granska eller radera (men inte redigera eller skapa) dessa från samma skärmbild för Regler och mallar. Sid 71 av 93

72 Sid 72 av 93

73 Kostnadsfördelning och Upplupna kostnader Kunder som har en lokal serverlösning behöver en utökad licens för att kunna använda denna funktion. Denna funktion gör det möjligt att dela upp fakturabeloppet på flera avdelningar, kostnadsställen eller projekt (kostnadsfördelning), eller dela upp beloppet över tid (upplupna kostnader). Du kan göra detta med ett bruttobelopp och en momskod, eller med nettobeloppet och utan momskod, men de två tillvägagångssätten skiljer sig något åt. Fördela kostnader mellan kostnadsställen med hjälp av en momskod Här visar vi hur man fördelar transaktionsbeloppet på flera avdelningar eller kostnadsställen. Vi kan även välja att fördela beloppet på olika projekt, eller på någon annan kategori. 1. Öppna den faktura du vill arbeta med. Kontrollera att bruttobeloppet har lagts in och att det inte finns något momsbelopp. 2. Klicka på symbolen Kostnadsfördelning. Skärmen Kostnadsfördelning öppnas. 3. Se till att rutan Direkt moms är avmarkerad. Du ser då att bruttobeloppet visas i fältet Totalbelopp. 4. I listan över funktioner väljer du Kostnadsfördelning. Sid 73 av 93

74 5. Välj den dimension du vill använda för distributionen t.ex. Projekt, Kostnadsställe eller annan lämplig dimension. Här har vi valt Kostnadsställe. 6. Välj om du vill dela upp beloppet i fasta belopp eller i procent. 7. Välj de kostnadsställen (eller annat) som ska dela kostnaderna. Använd piltangenterna för att välja kostnadsställe och justera andelen, i procent, för vart och ett av dessa. 8. Ange Huvudbokskontot och momskoden du vill använda. Sid 74 av 93

75 9. Klicka på Utför. Efter ett par sekunder skapas raderna för fakturan med samtliga korrekta kostnadsställen. Du kan därefter skicka dessa till attestering på vanligt sätt. Upplupna kostnader dela upp kostnader över tid med en momskod Om du önskar dela upp kostnaderna över tid kan du göra det, och du kan även kombinera detta med distribution baserad på kostnadsställe eller projekt. Tillvägagångssättet är i huvudsak detsamma. 1. Öppna en faktura och klicka på symbolen Kostnadsfördelning. Sid 75 av 93

76 2. Kontrollera att du ser bruttobeloppet i fältet Totalbelopp. 3. Lägg in momssatsen i momsfältet - t.ex. 20 %. 4. I distributionsrutan väljer du hur du vill fördela kostnaderna, t.ex. Periodisera efter datum. 5. Välj startdatum och antal månader. 6. Välj huvudbokskontot för kostnaden och de upplupna kostnaderna (periodisering). 7. Klicka på Utför. Nu skapas alla rader för transaktionen. Kostnadsfördelning med direkta moms- och nettobelopp Om du inte använder momskoder när du matar in dina data, utan vill lägga in momsbeloppet direkt, gör du på ett lite annorlunda sätt. 1. Säkerställ att bruttobeloppet och momsbeloppet läggs in på första raden. 2. Klicka på Kostnadsfördelning. 3. Markera rutan Direkt moms. Sid 76 av 93

77 4. Här väljer du precis som tidigare, i rutorna 1) och 2), hur du vill dela upp kostnaderna. 5. Ange huvudbokskontot för utgifter och upplupna kostnader i ruta Klicka på Utför för att skapa raderna. Kom ihåg att du också kan kombinera kostnadsfördelning med en dimension med upplupna spridningskostnader över tid. Sid 77 av 93

78 PO-matchning Du kan importera rader från en order till de fakturor som fakturerar dessa kostnader. Ordern kan vara skapad i Compello eller ha importerats från ett annat system. För att göra detta måste du ha rätt inställningar och det är mycket viktigt att ordern och fakturan har samma ordernummer. Inställningar 1. Skapa en dokumenttyp som har dokumentgrupp Rekvisition/Order. Detta gör du i Admin Web\Klientinställningar\Dok. Typ 2. Du måste också välja Matcha faktura mot rekvisition/order under Allmänna inställningar. Sid 78 av 93

79 3. Välj den faktura som du vill importera rader till. Lägg in korrekt ordernummer i fältet Ordernummer i rubrikraden. 4. Klicka på symbolen för PO-matchning. Alla öppna ordrar med samma ordernummer visas. OBS: Om du hellre vill se samtliga öppna ordrar från denna leverantör, oavsett ordernummer, markerar du Undantag ordernr. från sökkriterierna. Om du vill inkludera ordrar som redan har matchats på annat ställe, kan du markera även detta. 5. Välj de rader du vill importera och klicka på Matcha. Raderna importeras nu till fakturan. Sid 79 av 93

80 Sid 80 av 93

81 Övriga funktioner Momsberäkning Du kan visa momssumman i Compello, om detta är användbart. Summan beräknas på momskoden du väljer, och på beloppet. Beloppet kommer inte att överföras till ditt ekonomisystem, som istället tar den faktiska momskoden och använder denna. Inställningar för momsberäkning 1. Gör fältet Momsberäkning synligt i Transaktionsinställningar, som visas här. 2. Om så behövs måste du redigera texten Beskrivning för dina momskoder, så att beskrivningen innefattar "%". Gör detta i Compello Silverlight, i Admin Web\Klientinställningar. Sid 81 av 93

82 3. Om fältet Belopp visar bruttobelopp måste du lägga till antingen endast "%" eller "% NETTO". Om du istället vill göra en momsberäkning på nettobeloppet måste du lägga till "% BRUTTO" till beskrivningen av momskoden. Funktioner som kräver en utökad licens För On Premise-användare är vissa funktioner tillgängliga endast med en utökad licens. Compello Analyse Innefattar Historik. Se Historik på sid 33. Spara sökning som Excel-fil. Se 54Spara som Excel-fil på sid 54. Avancerade Compello-funktioner Innefattar: Lägg till extra sidor. Se Lägg till extra sidor till en transaktion på sid 41. Kostnadsfördelning. Se Kostnadsfördelning och Upplupna kostnader på sid 73. Mallar för datainmatning. Se Skapa konteringsmallar för manuell användning på sid 65. Användning av app för mobil/surfplatta för attestering. Sid 82 av 93