Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: 2008-06-26 110 Verksamhet: Samhällsbyggnadsavdelningen



Relevanta dokument
Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Biblioteket Reviderad:

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Reviderad: Handlingarna finns att söka/förvaras. Levereras till kommunarkiv. Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet.

Samhällsplaneringsnämnden

Samhällsbyggnad TILL NÄRARKIV. Ärendenr, diariet Papper Ks s närarkiv 2 år Bevaras. Elektronisk databas Säkerhetskopia på magnetband Lev.

Dokumenthanteringsplan för kommunledningsförvaltningen

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN MH Teknik: VA Beslutad: Tekniska nämnden. Ansvarig/ Förvaring. Gallringsfrist

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kommunförvaltningen Stöd och Service Administrativa avdelningen Första giltighetsdatum: Dnr: ks

Dokumenteringsplan för folkhälsonämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN ORUST Miljö- och byggnadsnämnden Första giltighetsdatum Fastställelse MBN

Ansvarig/ Förvaring. Handläggare, STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator. STJ PLUS, närarkivet i låst skåp/ registrator

Dokumenthanteringsplan

Antagen Senast ändrad INBÖRDES SORTER- Verksamhet Utveckling och ledning/ Gemensam administration

Dokumenthanteringsplan för ekologienheten

Dokumenthanteringsplan för teknik- och serviceenheten

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och Dnr: 50/11 Handlingsslag. Plats för plats efter antal år

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Enheten för personer med funktionsnedsättning Beslutad: Social- och äldrenämnden

Tyresö Kommun DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Arkivläggs. Gallras (=förstöres)

Dokumenthanteringsplan

Informationshanteringsplan för tekniska nämnden

Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Socialförvaltningen

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR SJUKRESEENHETEN

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

Hanteringsrutiner för projekthandlingar i Mölndal stad

Serierubrik Serie Gallras/ Medium Arkiv- Till Bevaras läggning slutarkivet Anmärkning

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KOMMUNSTYRELSEN

Flyttas till närarkiv

Dokumenthanteringsplan för Växjö Kommunföretag AB Antagen av Växjö Kommunföretag AB:s styrelse

HANDLINGSNAMN BEVARAS/GALLRAS ANMÄRKNING. Vid inaktualitet. 2 år. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Bevaras. Vid inaktualitet.

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 145/11 Handlingsslag. Arkivläggs

1.2 - följa upp verksamheten rapportera ekonomi genomföra arbetsplatsmöten

Dokumenthanteringsplan

Birgitta Nilsdotter HSH, Zoila Bengtsson HSK Avsnitt: 104 Dokumenthantering Utgåva: 10 Ersätter: HSH , HSV , HSK ---

Verksamhet Byggnadsnämnden ("Myndighetsnämnden för miljö och bygg")

Inspektion brevledes av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Linköping

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KANSLIET

Dokumenthanteringsplan för Upphandlingsprocessen

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan Verksamhetsgemensamma dokument

Dokumenthanteringsplan Mora - Orsa Miljönämnd, antagen

Dokumenthanteringsplan Österåkers kommun Myndighet Kultur- och fritidsnämnden

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år

Informationshanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Rutin/Handling Media Original/Kopia Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för Anmärkning leverans till Kommunarkivet

Ansvarig/ Förvaring

Dokumenthanteringsplan Kärnprocesser i Mölndals stad

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: Handlingsslag. Gallras (=förstöres) Arkivläggs

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan för Växjö Fastighetsförvaltning AB

Integrationsenheten Arkivbildande förvaltning: kommunstyrelsen

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Informationshanteringsplan

Arkivbeskrivning för fritids- och kulturnämnden tillika demokratinämnd FKN-2014/125

Dokumenthantering för kultur- och fritidsförvaltningen 2014, riktlinjer Arkivbildare: Kultur- och fritidsnämnden

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplan

Dokumenthanteringsplanen ska alltid överensstämma med verkligheten och ses över årligen på respektive avdelning/funktion tillsammans med arkivarien.

Dokumenthanteringsplan

SKOLFÖRVALTNINGENS DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Författningssamling i Borlänge kommun. Dokumenthanteringsplan kommunstyrelsen Beslutad av kommunfullstyrelsen , 189

Allmän administration, hantering av inkomna och upprättade handlingar, diarieföring, avtal m.m. samt personaloch ekonomiadministration

Lathund för informationshantering vid stad och land: arkivering och registrering av dokument och ärenden i Public 360

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Allmän administration Antagen att gälla från och med: Dnr: 31/13 Handlingsslag. Arkivläggs

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN Nacka Socialtjänst, Äldreenheten Beslutad: Social- och äldrenämnden. Ansvarig/ Förvaring

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR NATURBRUKSGYMNASIER I STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING

Gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Dokumenthanteringsplan

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen , 62.

Dokumenthanteringsplan för Sektor Äldre

Dokumenthanteringsplan

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Dokumenthanteringsplan

Dokument- och ärendehantering i Alingsås kommun. Innehållsförteckning. Inledning 2

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Dokumenthanteringsplan för flykting- och invandrarverksamhet

Dokumenthanteringsplan

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Dokumenthanteringsplan

Vid inaktualitet tillfällig betydelse E-post - som blir eller tillförs ett ärende (diarieförd akt)

Dokumenthanteringsplan

Regler för hantering av allmänna handlingar

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Dokumenthanteringsplan

Informationshanteringsplan

Transkript:

/ Allmän administration Arkivförteckning Nej Ordnas systematiskt 1 ex. till arkivet Ingår i KS arkiv Avskrifter, kopior, utdrag, Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * dubbletter och överexemplar inkomna endast för kännedom Delegationsbeslut Ja KS diarium 3 år Delegationsbeslut lämnas till receptionen för registrering. Diarieförda handlingar Ja KS diarium Original förvaras i diariet. Endast kopior lämnas ut till handläggaren. Dokumenthanteringsplan Ja KS diarium Egenproducerat material (informationsblad, broschyrer, tidningar etc.) Ja och nej, Om nämnden ska ta del av materialet ska det diarieföras. Övrigt material ordnas systematiskt På Insidan finns aktuell plan KS diarium Närarkiv Diarieförda handlingar levereras till arkivet efter 3 år Se under respektive handling om den ska bevaras eller 3 år Fastställs 1 gång per mandatperiod. reviderar planen. 1 exemplar av varje tryck lämnas till arkivet Överexemplar av avdelningen * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 1(12)

/ E-post Gäller e-post till både förvaltningens och personalens e-brevlåda. Fax Levereras via e-posten. Förfrågningar, upplysningar, minnesanteckningar, meddelanden av tillfällig karaktär Inkomna skrifter, broschyrer, tidningar etc. Ja och nej Innehåller e-posten information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras. E- post som kommer till förvaltningens brevlåda men som inte diarieförs ska sparas i särskild mapp i e-postsystemet. Ja och nej Innehåller e-posten information som ingår i ett ärende ska den skrivas ut och diarieföras på ärendet. KS diarium 3 år / KS diarium Övriga fax ordnas systematiskt E-post som inte diarieförs kan 2 år efter ankomstdatum. 3 år / Fax som inte diarieförs kan vid inaktualitet. Gallringen i förvaltningsebrevlådor genomförs av kommunassistent i receptionen. Personalen rensar sina egna brevlådor. Kommunassistent i receptionen gallrar i förvaltningens e- brevlådor Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Avdelningen * Krisplaner Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 2(12)

/ Riktlinjer, policys, rutiner Ja KS diarium 3 år Systemdokumentation Nej Ordnas systematiskt Ett exemplar lämnas till arkivet Ekonomi Ekonomiska handlingar Ja KS diarium 3 år (ex. rapporter) Fakturakopior Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras efter 2 år Avdelningen * Underlag till fakturor Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras efter 2 år Avdelningen * Upphandling Ja KS diarium 3 år / Se doku.plan Upphandling på Insidan Års-/verksamhetsberättelse Ja KS diarium 3 år Personal APT- protokoll, Nej Ordnas systematiskt 3 år minnesanteckningar Personalhandlingar Nej Personalakt/ Vid tjänstens slut Förvaras på personnummer Personalärenden Ja Personals diarium Handlingarna förvaras i personakt, åtskilt från övriga handlingar i ett förslutet kuvert. Personalavd. Vid tjänstens slut Förvaras på Personalavd. * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 3(12)

/ Tillsättning av tjänst Ja KS diarium Offentliga jobb Projekt Uppdragshandlingar (Direktiv och målbeskrivning) Möten (Protokoll, minnesanteckningar, korrespondens som dokumenterar r, avgöranden, beslut, etc.) Resultat (Slutrapport och utvärdering) I akten i diariet förvaras annonsen, meddelande om vem som fick tjänsten, samt förteckning på sökande. Ja KS diarium När projektet är avslutat Ja KS diarium När projektet är avslutat Ja KS diarium När projektet är avslutat 3 år / Ansökningshandlingar från sökanden som inte fick tjänsten efter 2 år. Systemförvaltare för Offentliga jobb Ansökningshandlingar från personen som fick tjänsten förvaras i personalakten * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 4(12)

/ Övriga handlingar rörande projekt Ja KS diarium När projektet är avslutat (Marknadsföringsmaterial, affischer, broschyrer, egenproducerat material, publikationer, foton etc.) Verksamheten Fastigheter Anläggningsregister Gallras vid Avdelningen * uppdateringar Antagna anbud/ offerter Ja KS diarium 3 år Se doku.plan- med tillhörande handlingar Besiktningsprotokoll Ja KS diarium 3 år Kan 10 år efter garantitidens utgång Bygglov Ja KS diarium 3 år Dokumentation över Nej Ordnas systematiskt projektet, foton, videofilmer m.m. Entreprenadavtal/ Ja KS diarium 3 år beställning Geoteknisk undersökning Nej Ordnas systematiskt Enligt Upphandling när det rör byggnader av kulturhistoriskt värde som inte får ändras eller rivas * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 5(12)

/ Hyreskontrakt Nej Ordnas systematiskt Kalkyler Nej Ordnas systematiskt Konsultavtal, konsulternas projekthandlingar Gallras 5 år efter att hyreskontraktet upphört Gallras 10 år efter garantitidens utgång Ja KS diarium 3 år Kan 10 år efter garantitidens utgång, se anm. Korrespondens och övriga Ja KS diarium 3 år handlingar gällande drift och underhåll Nyckelkvittenser Nej Ordnas systematiskt Nej Gallras vid inaktualitet Polisanmälningar Ja KS diarium 3 år Lokaler och inventarier Ritningar och handlingar rörande byggnader Skadeanmälningar Lokaler och inventarier Ja Ja Kartskåp Ordnas på fastighetsbeteckning Incidentrapportering Handlingarna ordnas systematiskt 3 år Teknisk beskrivningar Utlåtanden som inhämtats från utomstående Utredningar som ligger till Ja KS diarium 3 år grund för projektet Väktarmeddelanden Nej Ordnas systematiskt Gallras 2 år efter att hyreskontraktet har upphört när de rör byggnader av kulturhistoriskt värde inte får förändras eller rivas * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 6(12)

/ Gator och vägar Ansökan om bidrag till Ja KS diarium 3 år Gallras 10 år enskilda vägar Beslut om bidrag till enskilda Ja KS diarium 3år vägar Beslut om upplåtelse av Ja KS diarium 3 år allmän platsmark Entreprenadavtal av Ja KS diarium 3 år betydelse Entreprenadavtal av Ja KS diarium Nej Gallras 2 år efter rutinkaraktär avtalets utgång Lokala ordningsföreskrifter Ja KS diarium 3 år Lokala trafikföreskrifter och Ja KS diarium 3 år trafikliggare Parkeringstillstånd för Ja KS diarium 3 år Gallras 1 år efter Avdelningen * rörelsehindrad utgången giltighetstid Skadestånds- och Ja KS diarium 3 år ersättningshandlingar Tillfälliga lokala Nej Ordnas systematiskt Nej Avdelningen * trafikföreskrifter och dispenser Upphävande av lokala trafikföreskrifter Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 7(12)

/ Kartor Flygfoton Grunddata och produkter Kartor med naturvårdsförordnanden Kartor över fornlämningar och byggnadsminnen Kartor över gatunamn, Sparas som adressnummer och pdf - filer platsnamn Kartserver Kommunens regelverkskarta Nybyggnadskartor Ja KS diarium Områdeskartor med gränser för administrativa beslut Med grunddata avses uppgifter som finns i databas, t.ex. mätdata. Produkter avses uttag ur databas i analog form t.ex. ritfilm eller tryckta kartor. Grunddata ska bevaras Ex. naturreservat, landskapsskydd Grunddata ska bevaras. Grunddata ska bevaras Äldre kartor är sparade på kartservern Grunddata ska bevaras Finns i akt med byggärendet Grunddata ska bevaras Ex. valdistrikt, lokala ordningsregler eller hälsoskyddsföreskri fter * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 8(12)

/ Områdeskartor över församlingar, stadsdelar eller trakter Systemdokumentation ex. kartserven Finns med i översiktsplan Översiktskartor Park Entreprenadavtal av Ja KS diarium betydelse Entreprenadavtal av rutinkaraktär Förteckning och ritningar över grönytor inom detaljplaneområde Ja KS diarium Grunddata ska bevaras Gäller den tryckta kartan. Gallras 2 år efter upphörd giltighet Planverksamhet Avbrutna planärenden Ja KS diarium 3 år Kan efter 10 år Detaljplan (Plankarta, bestämmelser till planen, planbeskrivning, genomförandebeskrivning, miljökonsekvensbeskrivning) Dokument tillhörande miljöbedömning enligt miljöbalken Nummerordning Under pågående arbete diarieförs i BMN:s diarium. Antagen detaljplan i KF diarieförs i KS diarium och slutarkiveras i KS arkiv. Bygg- och miljönämnden fattar beslut vid enkla planförfaranden. Övriga fattas av Kommunfullmäktige Förteckningar över Finns i planpärm Kan efter * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 9(12)

/ remissinstanser 2 år Initiativ/ansökan och beslut att påbörja planarbete Ja KS diarium 3 år Kommunstyrelsen fattar beslut. Laga kraft bevis Ja KS diarium 3 år Finns i planpärmen. Planförslag/versioner som Kan efter 10 år varit på samråd Program Protokollsutdrag över antagandebeslut Kommunfullmäktige antar planen. Samrådsredogörelse Kan efter 10 år Underlagsmaterial som: - tekniska utredningar - bebyggelse- eller naturinventeringar - annat underlag Finns i planpärm Utlåtande efter utställning Utskick/underrättelser till Finns i planpärm berörda, kallelser, kungörelser/annonser etc. Utställt planförslag Ja BMN diarium Översiktsplaner Ja KS diarium - Textdelar - Kartbilagor - Angivet underlag till översiktsplanen Kan efter 10 år om de bedöms vara inaktuella Kan 2 år efter att beslut tagits * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 10(12)

/ Renhållning Abonnentregister Ja Systemet ska bevaras. Uppgifter i systemet vid uppdatering Avfallsplan för kommunen Ja KS diarium 3 år Avtal av mindre betydelse Ja KS diarium 3 år Gallras 2 år efter och tillfällig karaktär avtalet upphört att gälla Ja KS diarium 3 år Gallras efter giltighetstidens utgång Dispenser från sop- och/ eller latrintömning Förfrågningar och klagomål Ja KS diarium 3 år / 2 år, se anmärk. Renhållningsordning för Ja KS diarium 3 år kommunen Renhållningstaxa Ja KS diarium Vatten- och reningsverk Abonnentregister Ja EMS Systemet ska bevaras. Uppgifter i systemet vid uppdatering Driftsjournaler för Kronologisk reningsverk och vattenverk Ledningsavtal Ja KS diarium 3 år Ledningskartor Ja KS diarium 3 år Ledningsregister Systemet ska bevaras. Uppgifter i vid Frågor och klagomål av rutinartad karaktär kan efter 2 år, övriga bevaras * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 11(12)

/ uppdatering Miljörapporter Ja KS diarium 3 år Nybyggnadskarta för Ja KS diarium 3 år fastighet som är ansluten till kommunalt VA Protokoll från provning av vattenmätare Rapporter från sökningar Gallras vid inaktualitet Avdelningen * efter läckor eller vid akuta vattenläckor Skyddsbestämmelser för vattentäkt Underhållsprogram Uppgifter om anslutning till kommunalt VA Vattenmål KS diarium 3 år Årsrapporter över vattenoch avloppsanläggningar Ja KS diarium 3 år * Avdelningen, innebär att handläggare, administratörer och assistenter ansvarar för gallring handlingar 12(12)