A gare/administrato r pa en besta llning Bakgrund Ibland kan det vara så att den säljare som registrerar en beställning i Rebus inte är den som sålde resan och att man vill skilja på det. Den som sålde resan ska stå som ägare på beställningen för statistikens skull och den som registrerar beställningen ska vara administratör av beställningen. Det kan i dessa fall skilja på arbetssätt angående vem som ska få statistik och dagstatistik för försäljningen och vem ska stå som referens på bekräftelser och fakturor. För att lösa dessa olika behov har vi varit tvungna att arbeta om funktionen för ägare/admin på en beställning. Detta dokument beskriver hur det fungerar med en beställnings ägare/admin från och med Rebus version 190 och vilka inställningar man kan göra för att få det som man vill. Res-Back: Generella data I Res-Back kan man gå in på rutinen Generella data för att göra några nya inställningar. Dagstatistik på signatur: Här ska man bestämma vem som ska få den förändringsstatistik som visas i dagstatistiken. 0. Dagstatistik på inloggad användare 1. Dagstatistik på beställningens ägare 2. Dagstatistik på beställningens ändrare/administratör 1
Dessa val bestämmer vilken person som ska hamna på den statistik som kallas för Dagstatistik i Rebus. Det är alltså statistik på prisändringar som görs på en beställning. Det kan vara tillägg, ändring och radering av priser. Dagstatistiken kan användas om man arbetar provisionsbaserat. Via de statistiklistorna kan man se vem som gjort vad på t.ex. en viss dag oavsett vem som äger beställningen eftersom all annan statistik man kan ta ut från Rebus (artikelstatistik, destinationsstatistik, resenärsstatistik m.m.) alltid går på beställningens ägare. Väljer man val 0 (Dagstatistik på inloggad användare) kommer alla förändringar som görs på en beställning att statistikföras på den inloggade användaren, alltså inte på beställningens ägare och inte heller på beställningens administratör/ändrare. Väljer man val 1 (Dagstatistik på beställningens ägare) kommer alla förändringar som görs på en beställning att statistikföras på just beställningens registrerade ägare. Väljer man val 2 (Dagstatistik på beställningens ändrare/administratör) kommer alla förändringar som görs på en beställning att statistikföras på den användare som för tillfället är registrerad som administratör/ändrare på beställningen, oavsett vem som äger beställningen och vem man för tillfället är inloggad som. Denna inställning använder Rebus även då man gör avprickningar eftersom avprickningar kan generera skillnader i vinsten som hamnar i dagstatistiken. Ändrare/admin som referens: Denna inställning är en grundinställning som bestämmer det förvalda värdet då man skapar en ny beställning. Den talar om vem som ska skrivas som resebyråns referens på bekräftelser och fakturor från den aktuella beställningen. Är det inte markerat så kommer beställningens ägare att användas som referens. Är det markerat så kommer beställningens ändrare/administratör att användas som referens. Det förinställda värdet kan sedan ändras för varje beställning om man vill. 2
Res-Front: Beställningsformuläret När man startar en ny beställning läggs den inloggade användaren automatiskt som både ägare och admin (ändrare). Ägarens inställningar, t.ex. resultatenhet, används alltid som hjälp på bokföringsunderlagen då beställningen betalas eller faktureras. Vill man ha en specifik ägare på beställningen kan det ändras direkt vid start. Så fort en beställning har påbörjats och sparats blir ägarfältet låst och kan inte ändras med annat än att man klickar på knappen Byt ägare och aktivt byter ägare på beställningen. Vill man ha en specifik administratör (ändrare) på beställningen kan det ändras när man vill. Användaren som är satt som administratör (ändrare) kan styra dagstatistiken beroende på om den inställningen är satt i Generella data. Den kan även styra referensen på bekräftelser och fakturor beroende på vad man gör för inställning på nästa fält. Fältet Admin ref använder vid en ny beställning den förinställda inställningen från Generella data men kan ändras på beställningen när man vill. Är fältet Admin ref omarkerat kommer beställningens ägare stå som referens på bekräftelser och fakturor. Är fältet markerat kommer beställningens administratör (ändrare) stå som referens på bekräftelser och fakturor. Observera också att det inte bara är referensen som styrs utan även den aktuella användarens eventuella filialtillhörighet med logotyp och adressuppgifter i foten. Ett undantag är samlingsfakturor där man får bestämma en referens på hela samlingsfakturan oavsett vem som äger de beställningar som är med på samlingsfakturan. 3
Listor På vissa listor i Res-Back kan man nu också välja om de ska selektera på en beställnings ägare eller dess ändrare/administratör. Normalt är det beställningens ägare. Ta t.ex. Artikelstatistik-listan. Den ser numera ut så här. Uppe i högra inringade hörnet kan man välja om listan ska selektera på beställningarnas ändrare/administratör. Standard är att det fältet inte är markerat vilket betyder att listan använder beställningarnas ägare. De listor som inte har det här valet använder alltid beställningens ägare i den mån den använder användarsortering. 4
Indikatorstatus-listan När man på listor gör urval av säljare/ signatur är det normalt beställningens ägare som gäller, förutom dagstatistiken som tidigare nämnts i detta dokument. På vissa listor kan det dock hända att man vill välja om ägaren eller administratören ska användas. Indikatorlistan är ett exempel på en lista som har ändrats så att man kan välja detta. Urval av säljare/signaturer på denna lista har gjorts (visas högst upp i det inringade området) och normalt gäller det här ägarna på beställningarna. Men om man markerar det nya fältet längst upp till höger (också inringat) som heter Sök på ändrare/administratör så kommer listan istället att leta och sortera på beställningens nuvarande ändrare/administratör. 5
Rapporter I Rapport-modulen har några nya rapporter tillkommit som använder beställningarnas administratörer istället för dess ägare. Det finns fyra rapporter som söker och sorterar beställningar på användare (ägare) och dessa har dubblerats för att söka och sortera på beställningens ändrare/administratör istället. Beställningar viss användare (best.datum) Beställningar viss användare (avresedatum) Beställningar viss användare (best.datum) / liggande lista Beställningar viss användare (avresedatum) / liggande lista Ovanstående rapporter är dubblerade och heter följande för sökning på admin: Beställningar viss admin (best.datum) Beställningar viss admin (avresedatum) Beställningar viss admin (best.datum) / liggande lista Beställningar viss admin (avresedatum) / liggande lista 6