KOMMUNIKATIONSSTRATEGI GÖTEBORGS MILJÖVETENSKAPLIGA CENTRUM, GMV, VID CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET FASTSTÄLLD: 2011-05-19 1
INNEHÅLL 1.Kmmunikatinsstrategins syfte, mfattning ch gränser... 3 2.Övergripande mål ch syfte med GMV:s kmmunikatin... 3 2.1 Budskap... 4 2.2 GMV:s prfil... 4 2.3 Kmmunikatinsplicy... 4 3.Målgrupper... 5 3.1 Målgrupper inm GMV:s kansli... 5 3.2 Målgrupper inm Chalmers ch Götebrgs universitet... 5 3.3 Målgrupper utanför GMV, Chalmers ch Götebrgs universitet... 6 3.4 Övriga målgrupper utanför GMV, Chalmers ch Götebrgs universitet... 8 4.... 9 5. Planering av kmmunikatinsinsatser... 10 5.1 Utvärdering ch uppföljning av kmmunikatinsinsatser... 10 2
1. KOMMUNIKATIONSSTRATEGINS SYFTE, OMFATTNING OCH GRÄNSER Syftet med denna kmmunikatinsstrategi är att vara en grund för en gemensam syn inm GMV på syfte ch mål för rganisatinens kmmunikatin. Den syftar ckså till att utgöra ett stöd vid priritering ar av kmmnikatinsinsatser ch upprättande av kmmunikatinsplaner vid GMV. Kmmunikatinsstrategin avser kmmunikatin där GMV står sm avsändare. De större prjekt, satsningar ch centra sm är knutna till GMV har i de flesta fall egna avsändaridentiteter ch riktlinjer för kmmunikatin. Inte dest mindre samverkar GMV centralt ch dessa prjekt, satsningar ch centra kntinuerligt genm ett ömsesidigt utbyte i kmmunikatinsarbetet, till exempel genm att dra nytta av varandras kanaler ch sprida infrmatin m aktiviteter. Kmmunikatinsstrategin tydliggör följande: Övergripande mål ch syfte med GMV:s kmmunikatin De generella budskap sm GMV förmedlar GMV:s målgrupper, på vilket sätt vi kmmunicerar med dem ch vad vi vill uppnå Hur GMV använder sina huvudsakliga interna ch externa kanaler Hur GMV planerar ch utvärderar sina kmmunikatinsinsatser Kmmunikatinsstrategin fastställs av GMV:s föreståndare ch revideras vid behv, dck minst vartannat år. 2. ÖVERGRIPANDE MÅL OCH SYFTE MED GMV:S KOMMUNIKATION Målet med GMV:s kmmunikatin är att bidra till att rganisatinens övergripande mål uppfylls. Detta kan ske genm att kmmunikatinen bidrar till att: sprida kunskap m frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling vid Chalmers ch Götebrgs universitet till definierade målgrupper. skapa kännedm m GMV ch dess verksamhet hs definierade målgrupper. 3
2.1 BUDSKAP De generella budskapen då GMV kmmunicerar är: Chalmers ch Götebrgs universitet bedriver frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. GMV är Götebrgs universitets ch Chalmers gemensamma satsning för samarbete kring hållbar utveckling ch miljöfrågr sm skapar möjlighet till samverkan frskare emellan samt mellan frskning, näringsliv ch samhälle. 2.2 GMV:S PROFIL GMV har frmulerat tre värderd sm tillsammans uttrycker den bild av GMV sm vi vill att våra målgrupper ch vår mvärld ska ha av ss. I varje sammanhang där vi agerar utåt; till exempel prducerar infrmatin av någt slag, strävar vi efter att dessa värden framtnar. Vi vill att GMV ska uppfattas sm: Flexibel Inbjudande Persnlig 2.3 KOMMUNIKATIONSPOLICY GMV:s kmmunikatin ska utgå från Chalmers ch Götebrgs universitets kmmunikatinsplicyer. Chalmers riktlinjer för kmmunikatin anger att infrmatins- ch kmmunikatinsverksamhet ska kännetecknas av att den är: Öppen: gränsöverskridande samt ge möjlighet till insyn ch delaktighet Tillgänglig: lätt att nå ch att förstå Aktuell: på dagrdningen, nu gällande, uppdaterad Krrekt: sann, nyanserad ch saklig Anpassad: vad gäller innehåll, målgrupp, kanal ch mfång Götebrgs universitets plicy lyfter fram tre principer sm är av särskild betydelse för infrmatin ch kmmunikatin, nämligen: Öppenhet Kvalitet Samhällsengagemang Vid behv av kriskmmunikatin vänder sig GMV till infrmatinsavdelningarna på Götebrgs universitet ch/eller Chalmers för stöd. 4
3. MÅLGRUPPER GMV ska främja frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling vid Chalmers ch Götebrgs universitet. Ett sätt att dela in GMV:s målgrupper är inm följande kategrier: Inm GMV:s kansli Inm Chalmers ch Götebrgs universitet Utanför GMV, Chalmers ch Götebrgs universitet 3.1 MÅLGRUPPER INOM GMV:S KANSLI MEDARBETARE VID GMV Alla medarbetare är viktiga sm kmmunikatörer ch ambassadörer för GMV. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska ha gd kännedm m GMV:s rganisatin ch rll ch vara uppdaterad på aktuella prjekt ch satsningar sm GMV är invlverad i. Målgruppen behöver ha kännedm m GMV:s övergripande mål ch hur vi ska arbeta för att uppnå dem. Kanslimöten samt anteckningar via e-pst. GMV:s styrande dkument. GMV:s kanslidagar. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. 3.2 MÅLGRUPPER INOM CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET FORSKARE/LÄRARE OCH DOKTORANDER INOM MILJÖ OCH HÅLLBAR UTVECKLING VID CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET Frskare vid Chalmers ch Götebrgs universitet sm har anslutit sig till GMV:s nätverk samt övriga frskare sm har intresse av miljö ch hållbar utveckling; ptentiella nätverksmedlemmar. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska känna till att GMV finns ch är Chalmers ch Götebrgs universitets gemensamma satsning för samarbete kring hållbar utveckling ch miljöfrågr. Vidare ska målgruppen känna till att de genm GMV kan samverka med andra frskare ch med näringsliv ch samhälle samt få aktuell infrmatin sm rör frskare ch frskning inm mrådet. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. Nätverksaktiviteter. GMV:s årsberättelse. 5
ADMINISTRATIV PERSONAL PÅ CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET Särskilt viktiga i denna målgrupp är infrmatörer/kmmunikatörer vid de båda lärsätena, dels vid fakulteter ch institutiner ch dels vid de centrala kmmunikatinsavdelningarna. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Få hjälp med att vidareförmedla infrmatin m GMV:s verksamhet ch aktiviteter till definierade målgrupper. Öka kunskapen m Chalmers ch Götebrgs universitets frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Föreläsningsserien Miljöperspektiv ch andra öppna arrangemang. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. STUDENTER VID CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Skapa intresse för miljö ch hållbar utveckling hs studenter vid Chalmers ch Götebrgs universitet. Studentdagen Hållbarhet. 3.3 MÅLGRUPPER UTANFÖR GMV, CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET Med de externa målgrupperna nedan avses i första hand persner ur dessa grupper sm är medlemmar i GMV:s nätverk eller har anknytning till GMV:s verksamhet. NÄRINGSLIV GMV:s målgrupp inm näringslivet utgörs av ansvariga för frågr inm miljö ch hållbar utveckling i företag främst med anknytning till Västsverige. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska känna till att Chalmers ch Götebrgs universitet bedriver frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. Målgruppen ska känna till att de genm GMV kan få kunskap m aktuell frskning inm miljö ch hållbar utveckling samt möjlighet till samverkan. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Föreläsningsserien Miljöperspektiv ch andra öppna arrangemang. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. OFFENTLIGA MYNDIGHETER OCH POLITIKER GMV:s målgrupp inm ffentliga myndigheter ch plitik utgörs främst av tjänstemän, plitiker ch frskningsfinansiärer sm är kpplade till mråden inm miljö ch hållbar utveckling. 6
Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska känna till att Chalmers ch Götebrgs universitet bedriver frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. Målgruppen ska känna till att de genm GMV kan få kunskap m aktuell frskning inm miljö ch hållbar utveckling samt möjlighet till samverkan. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Miljöperspektiv ch andra öppna arrangemang. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. GMV:s årsberättelse. FORSKARE/LÄRARE VID ANDRA UNIVERSITET OCH HÖGSKOLOR Målgruppen frskar ch undervisar inm miljö ch hållbar utveckling på andra lärsäten i Sverige. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska känna till att Chalmers ch Götebrgs universitet bedriver frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. Även infrmatinsutbyte kring respektive högsklas arbete med miljö ch hållbar utveckling inm frskning, utbildning ch samverkan. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. FORSKNINGSINSTITUT Frskningsinstituten i Västsverige sm bedriver frskning inm miljö ch hållbar utveckling. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska känna till att Chalmers ch Götebrgs universitet bedriver frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. Målgruppen ska känna till att de genm GMV kan få kunskap m aktuell frskning inm miljö ch hållbar utveckling samt möjlighet till samverkan. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. FÖRENINGAR/ORGANISATIONER Föreningar ch rganisatiner inriktade på miljö ch hållbar utveckling, framförallt i Västsverige. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska känna till att Chalmers ch Götebrgs universitet bedriver frskning, utbildning ch samverkan inm miljö ch hållbar utveckling. Målgruppen ska känna till att de genm GMV kan få kunskap m aktuell frskning inm miljö ch hållbar utveckling samt möjlighet till samverkan. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Föreläsningsserien Miljöperspektiv ch andra öppna arrangemang. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. 7
3.4 ÖVRIGA MÅLGRUPPER UTANFÖR GMV, CHALMERS OCH GÖTEBORGS UNIVERSITET MYNDIGHETER, VERK OCH ORGAN PÅ EU-NIVÅ GMV:s målgrupp inm myndigheter, verk ch rgan på EU-nivå utgörs främst av tjänstemän ch plitiker sm är kpplade till mråden inm miljö ch hållbar utveckling. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska genm GMV i relevanta sammanhang kunna få tillgång till expertis. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. MEDIA Miljö-/vetenskapsjurnalister sm rapprterar m frskningsrön kring miljö ch hållbar utveckling. Detta vill GMV uppnå med kmmunikatinen Målgruppen ska genm GMV vid förfrågningar kunna få snabb ch relevant service. Vetenskapsrådets webbtjänst Expertsvar.se. Direkta muntliga/skriftliga kntakter. GMV:s nyhetsbrev (för nätverksmedlemmar). GMV:s webbplats. Samarbete med Chalmers ch Götebrgs universitets pressavdelningar. 8
4. KANALER GMV:S NYHETSBREV GMV:s nyhetsbrev innehåller aktuell infrmatin sm rör frskning ch frskare i miljö ch hållbar utveckling vid Chalmers ch Götebrgs universitet. Nyhetsbrevet skickas per e-pst en gång i veckan till alla nätverksmedlemmar. WEBB GMV:s webbplats innehåller infrmatin m GMV:s verksamhet ch rganisatin samt infrmatin m de lika prjekt, satsningar ch centra sm är kpplade till GMV. Här finns ckså infrmatin m GMV:s nätverk med sökbar förteckning över alla frskarmedlemmar, samt nyheter ch kalendariehändelser från GMV, Chalmers ch Götebrgs universitet sm rör miljö ch hållbar utveckling. Kalendariehändelser sm GMV står bakm publiceras även i Chalmers ch Götebrgs universitets centrala webbkalendarier. I kntakt med infrmatörer/kmmunikatörer på Chalmers ch Götebrgs universitet kan ckså annan typ av infrmatin, såsm nyheter, spridas via lärsätenas centrala webbplatser. NÄTVERKSAKTIVITETER GMV anrdnar aktiviteter för hela eller delar av nätverket, såsm nätverksdagar, dktranddagar ch frskarluncher. Dessa anrdnas i syfte att skapa infrmatins- ch erfarenhetsutbyte samt samverkan mellan nätverksmedlemmar, antingen generellt eller med ett uttalat mål. STUDENTDAGEN HÅLLBARHET Studentdagen Hållbarhet är ett årligt återkmmande arrangemang sm syftar till att infrmera m ch väcka intresse för miljö ch hållbar utveckling hs studenter på Chalmers ch Götebrgs universitet. ÖPPNA ARRANGEMANG Föreläsningar ch seminarier sm är öppna för alla. Återkmmande öppna arrangemang är föreläsningar i föreläsningsserien Miljöperspektiv ch seminarier i samband med Götebrgspriset för hållbar utveckling. ÅRSBERÄTTELSE GMV:s årsberättelse sammanfattar GMV:s verksamhet under året sm gått. Den skickas till nyckelpersner sm har kppling till GMV eller sm vi vill ska känna till GMV:s verksamhet. Den delas även ut vid arrangemang ch finns tillgänglig på GMV:s hemsida sm pdf-fil. INFORMATIONS- OCH PRESENTATIONSMATERIAL PwerPint- presentatin ch fldrar på svenska ch engelska sm ger en övergripande bild av GMV:s verksamhet. PRESSKONTAKTER GMV:s infrmatörer är anslutna till Vetenskapsrådets presstjänst Expertsvar ch kan därigenm ge förslag på relevanta frskare vid förfrågningar inm mrådet miljö ch hållbar utveckling. Vid händelser inm GMV då det är relevant att skicka ut pressmeddelanden görs detta via Chalmers eller Götebrgs universitets infrmatinsavdelningar. 9
DIREKTA MUNTLIGA/SKRIFTLIGA KONTAKTER Avser all frm av planerad eller spntan muntlig kmmunikatin via kntakt ansikte mt ansikte eller per telefn samt skriftligt via e-pst, andra elektrniska kanaler eller skrivet material sm är direkt riktat till en eller ett fåtal mttagare, kntakter via knferenser, samverkansprjekt etcetera. KANSLIMÖTEN GMV:s kanslimöte äger rum en gång i veckan ch samlar medarbetare vid GMV:s kansli. Syftet med kanslimötena är att gå igenm vad sm är på gång i verksamheten ch kntinuerligt stämma av mt GMV:s verksamhetsplan. Mötesanteckningar förs av en GMV:s infrmatörer ch skickas ut per e-pst till medarbetare vid GMV:s kansli. Andra återkmmande, centrala möten för verksamheten är: styrgruppsmöten rådsgruppsmöten AU-möten (arbetsutskttsmöten) VP-dialg (verksamhetsplaneringsdialg med rektrerna) 5. PLANERING AV KOMMUNIKATIONSINSATSER Vid varje större kmmunikatinsinsats sm GMV genmför, till exempel inför ett arrangemang, ska vi sträva efter följande arbetssätt: Tid ska avsättas för planering av kmmunikatinsinsatsen Syfte, målgrupp, mål (kunskap, attityd, beteende) ch kanaler ska fastställas i en kmmunikatinsplan Arbets- ch ansvarsfördelning samt vilka resurser sm finns till förfgande ska var tydligt Det ska vara tydligt vilket av GMV:s övergripande verksamhetsmål sm kmmunikatinsinsatsen ska bidra till Vi ska reflektera över m ch hur resultatet av kmmunikatinsinsatsen kan utvärderas 5.1 UTVÄRDERING OCH UPPFÖLJNING AV KOMMUNIKATIONSINSATSER Utvärdering ch uppföljning av kmmunikatinsinsatser är av str vikt för GMV:s verksamhet för att få kunskap inför framtida insatser ch ge underlag för planer ch strategier samt vägledning för priritering ch resurser. Efter en kmmunikatinsinsats bör i minsta fall berörda medarbetares egna reflektiner samlas upp ch finnas tillgängligt för framtida behv. Exempel på hur kmmunikatinsinsatser kan utvärderas är: Intern diskussin ch sammanfattning på pränt Webbstatistik Nyhetsbrevsstatistik Enkäter, till exempel vid arrangemang Medlemsstatistik Muntliga ch skriftliga kntakter, till exempel rundringning till några relevanta persner för att samla in deras åsikter ch reflektiner 10