Jönköpings kommun. Granskning av kostnadseffektiviteten inom kommunikations- och marknadsföringsområdet

Transkript

1 Genmförd på uppdrag av revisrerna Januari 2010 Jönköpings kmmun Granskning av kstnadseffektiviteten inm kmmunikatins- ch marknadsföringsmrådet

2 Innehåll Sammanfattning Inledning Bakgrund Syfte ch avgränsning Inriktning ch frågeställningar Metd Organisatin Rller ch ansvar Infrmatinsresurser vid förvaltningarna Infrmatörsgruppen Destinatin Jönköping Kmmunala blag Kmmentar Mål ch direktiv Mål ch strategiska direktiv Resurser Uppföljning Kmmentar Aktiviteter Aktiviteter Kmmentar Kntraktsanalys Kmmentar Källförteckning Tryckta källr ch interna dkument Hemsidr Intervjuade

3 Sammanfattning På uppdrag av kmmunens revisrer har Ernst & Yung AB genmfört en granskning av kstnadseffektiviteten inm kmmunikatins- ch marknadsföringsmrådet. Jönköpings kmmun har höga ambitiner ch fkuserar på att etablera målbilden Ljuset vid Vättern. Frtfarande kvarstår dck en del arbete innan Ljuset vid Vättern är fullt etablerat inm hela rganisatinen. Destinatin Jönköping mfattar kmmunens näringslivsavdelning ch har till uppgift att marknadsföra Jönköpings kmmun externt, så att fler människr flyttar in ch fler företag etablerar sig i kmmunen. För att utföra detta arbete spnsrar kmmunen Destinatin Jönköping med såväl budget sm ett flertal tjänster. Destinatin Jönköping har tagit fram en verksamhetsplan för 2010 med tydliga ch mätbara mål ch kmmunen har därmed gda förutsättningar att styra rganisatinens pririteringar ch aktiviteter genm att systematiskt följa upp dess arbete gentemt uppsatta mål inm marknadsföringsmrådet. Även de kmmunala blagen har en viktig rll i marknadsföringen av Jönköpings kmmun ch målbilden Ljuset vid Vättern, granskningen visar dck att detta endast sker i begränsad utsträckning. För kmmunens infrmatins- ch kmmunikatinsarbete saknas en väl fungerande rganisatin ch struktur i nuläget. Infrmatinsresurserna är spridda mellan förvaltningarna ch trts att det finns en viss samverkan, finns utrymme för att ptimera resursutnyttjandet. Exempelvis saknas en övergripande strategisk handlingsplan på kmmunnivå ch underlag för att bedöma det framtida infrmatins- ch kmmunikatinsbehvet. Med tanke på att fler ch fler av kmmunens verksamheter knkurrensutsätts kan en sådan plan utgöra ett viktigt underlag för kntinuerlig mätning ch uppföljning av arbetet. Stadskntret har det övergripande infrmatinsansvaret ch ska leda ch samrdna förvaltningsövergripande samt kmmungemensam infrmatin. Samtliga anställda har ckså ett infrmatinsansvar ch ansvar för att hålla sig infrmerade enligt de övergripande målen. Varje förvaltning har även ansvar för att ha väl fungerande rutiner ch kanaler för att nå anställda, förtrendevalda ch allmänhet med infrmatinen. Det saknas dck tydliga kvantitativa mål för infrmatin ch kmmunikatin, såsm Destinatin Jönköping har avseende extern marknadsföring, vilket gör strukturerad uppföljning ch mätning av kmmunens infrmatins- ch kmmunikatinsinsatser svår. Följande förslag till frtsatt utveckling har identifierats: Sätt upp tydliga interna ch externa mål för kmmunens infrmatin ch kmmunikatin. Definiera hur målen ska mätas ch följas upp. Säkerställ att målen kmmuniceras till berörda parter ch därefter kntinuerligt följs upp. En genmlysning av rganisatinsstrukturen bör ske. För att säkerställa samsyn ch likartat agerande hs infrmatörerna, samt för att ge gda förutsättningar för prfessinell utveckling, minskad sårbarhet ch effektivt utnyttjande av infrmatinsresurserna, bör det övervägas att samla infrmatinsresurserna i en enhet sm har till uppgift att stödja förvaltningarna. Säkerställ en systematisk styrning där infrmatinsfunktinen har tydliga åtaganden gentemt varje förvaltning ch där infrmatörerna i huvudsak är knutna till ett par förvaltningar för att minska de risker sm är kpplade till en sådan rganisatinsstruktur. Om en samlad rganisatin ej genmförs, rekmmenderas att infrmatinschefens mandat att samrdna infrmatörer till gemensamma insatser får ett ökat genmslag även i det peratinella arbetet. 2

4 Använd infrmatörsgruppen för att samrdna infrmatin m vilka aktiviteter sm genmförs i kmmunen. Upprätta en kmmunikatinsstrategisk plan sm kartlägger ch visar vilka aktiviteter sm sker under året. Utvärdera planen, priritera aktiviteterna ch undersök m vissa aktiviteter bör slås samman, alternativt tas brt. Säkerställ att kmmunens visin ch målbild, Ljuset vid Vättern, även kmmuniceras ch marknadsförs av de kmmunala blagen Utveckla verktyg för kntinuerlig uppföljning ch utvärdering av aktiviteter ch säkerställ att dessa ckså används När en ny upphandling av externa tjänster sker, exempelvis avseende tryckeritjänster, sträva då efter att använda lika byråer för att skapa en knkurrenssituatin bland leverantörerna 3

5 1. Inledning 1.1. Bakgrund Kmmuner i Sverige har flera syften med sin kmmunikatin. Ett av dem är att invånare ska få infrmatin m den kmmunala servicen ch vilka rättigheter de har. En mängd infrmatin prduceras ckså för att infrmera m förbättringar sm görs inm kmmunen, eller m eventuella störningar i de tjänster sm tillhandahålls, exempelvis störningar i vägnätet. Denna typ av infrmatin skickas i regel endast ut till berörda medbrgare. På senare år, i takt med att mvärlden förändrats ch marknadsföring fått en allt viktigare betydelse i näringslivet, har ckså Sveriges kmmuner börjat marknadsföra sig ur ett bredare perspektiv. Därigenm har kmmunerna utökat sina infrmatinsinsatser, främst för att kunna attrahera nya företag ch medbrgare till kmmunen. Kmmunernas kmmunikatin har således expanderat ch rd sm platsvarumärke ch kmmunprfil återfinns nu i den kmmunala rdlistan. Infrmatinsinsatserna ökar även i takt med att medbrgarna fått ett större inslag av kundval gällande exempelvis äldremsrg ch grundskla. Med kmmunikatinsinsatsernas bredare fkus har kmmunerna gått från en specifik inriktning till att nå en bredare publik ch nya målgrupper, vilket skapat behv av nya aktiviteter, mätningar ch uppföljningar. Ju bredare marknadsföringen är, dest svårare blir det att mäta dess effekter. Istället för att säkerställa att alla adressater mttagit ett visst utskick, drivs mätningen mt enkätundersökningar, intervjuer ch mätetal i frm av exempelvis antal nyinflyttade. Dck kan det, i det sistnämnda exemplet, vara svårt att islera marknadsföringens effekt från andra faktrer sm påverkar inflyttning, såsm nyskapade arbeten, lägre kmmunalskatt eller attraktiv utbildning. Utan rdentlig ch krrekt mätning ch uppföljning går det inte att uttala sig m marknadsföringsinsatsernas nytta eller effektivitet, vilket är viktigt för att kmmunerna ska kunna påvisa en effektiv ch ändamålsenlig användning av skattepengarna. En varumärkessatsning sm fått str uppmärksamhet är reginen Haparanda-Trni där Haparanda ch Trneå kmmun gick samman ch skapade varumärket Haparanda-Trni med slganen Internatinell mötesplats. Samverkan är mycket framgångsrik ch har bland annat lett till etableringen av IKEA i reginen, vilket gjrt att antalet besökare till Haparanda kmmun ökat markant. Innan IKEAs etablering hade kmmunen besökare per år, efter etableringen är besöksantalet två miljner per år enligt Dagens Samhälle. Exempel på kmmuner sm satsar på att stärka sitt varumärke är Helsingbrg, Nrrköping ch Umeå. I likhet med många andra kmmuner arbetar Jönköping aktivt med att prfilera kmmunen ch stärka varumärket. I Jönköpings fall gäller det kmmunikatin ch marknadsföring av begreppet Ljuset vid Vättern, sm tgs av kmmunfullmäktige år 2000 ch sm är kmmunens visin för utvecklingen fram till Kmmunens expansin ch demgrafi innebär därmed att de marknadsföringsrelaterade kstnaderna kan vara betydande. Prfileringsarbetet genmförs sannlikt inte bara med egna resurser utan även externa rådgivare såsm exempelvis mediebyråer, reklambyråer varumärkesknsulter ch prduktinsblag engageras trligen. Ernst & Yungs erfarenheter från granskningar i näringslivet visar att dessa rådgivare inte alltid är transparenta i sin kstnadsredvisning ch att bristen på transparens innebär risk för överfakturering i förhållande till överenskmna nivåer. 4

6 Revisinen har inte tidigare granskat kmmunens kmmunikatins- ch marknadsföringsarbete. De har därför låtit Ernst & Yung granska m marknadsföringsarbetet är effektivt 1.2. Syfte ch avgränsning Granskningens syfte är att belysa styrningen av kmmunens kmmunikatins- ch marknadsföringsarbete samt bedöma m det är kstnadseffektivt ch når avsedda resultat. Granskningen avgränsas till kmmunens arbete avseende extern marknadsföring ch kmmunikatin Inriktning ch frågeställningar Granskningen genmförs utifrån två perspektiv sm visat sig vara fruktbara när kmmunikatins- ch marknadsföringsaktiviteter ska analyseras eller granskas. Nedan framgår vilka frågeställningar sm besvaras i respektive perspektiv: Prestatinsanalys Övergripande analys av kmmunens rganisatin: Hur ser kmmunens rganisatin ut? Är rll- ch ansvarsfördelningen tydlig? Hur sker samverkan mellan lika förvaltningar? Vad gör förvaltningarna på egen hand respektive i samverkan? Vad genmförs med egna respektive externa resurser? Övergripande analys av styrning: Vilka mål eller direktiv ges för kmmunikatins- ch marknadsföringsarbetet? Hur mycket avsätts i budgeten ttalt ch per nämnd? Hur styrs arbetet? Sker tillräcklig styrning, mätning ch uppföljning av beslutade strategiska kmmunikatinsaktiviteter? Vad kstar de strategiska aktiviteterna? Nås uppsatta mål? Vilka åtgärder vidtas för att effektivisera marknadsföringen av kmmunen? Vilken återrapprtering sker till kmmunstyrelsen ch berörda nämnder m måluppfyllelse, kstnad, genmförande ch resultat? Övergripande analys av strategiska aktiviteter ch övergripande prcesser inm marknadsföringsmrådet: Vilka underlag tas fram för att bedöma marknadsföringsbehvet? Hur tas dessa underlag fram? Vem ansvarar för att underlagen tas fram ch vem fattar beslut m bedömningen? Görs det en samlad bedömning av kmmunens marknadsföringsbehv? Vilka aktiviteter genmförs? 5

7 Kntraktsanalys: Vem fattar beslut m att dessa ska genmföras? Vem ansvarar för genmförandet? Kartläggning av löpande kntraktsrelatiner (kntraktsanalys) med byråer / rådgivare: Är dessa kntraktsrelatiner prfessinella ch kstnadseffektiva? Finns incitament i kmmunen för effektivisering av kntraktsvillkr genm jämförelser? Hur ser uppfyllandegraden av erbjudna / ffererade tjänster jämfört verkligt emttagna / utförda tjänster ut? Kmmer eventuella rabatter, avdrag ch eventuella kick-backs kmmunen till del? 1.4. Metd Granskningen bygger på intervjuer ch genmgång av relevanta dkument. I den bilagda källförteckningen framgår vilka dkument sm granskats. Följande har intervjuats; Stadsdirektör, Infrmatinschef vid Stadskntret, Verksamhetschef Destinatin Jönköping, Infrmatör vid förvaltningen Fritid Jönköping, tidigare marknadschef på FMJ samt kmmunens Upphandlingschef. 2. Organisatin 2.1. Rller ch ansvar Organisatinen för kmmunikatin ch marknadsföring inm Jönköpings kmmun är decentraliserad. Infrmatinsenheten försvann sm begrepp när Destinatin Jönköping bildades. Stadskntret Infrmatin ingår idag i en infrmatinsfunktin inm Destinatin Jönköping där kmmunens infrmatinschef arbetar inm förvaltningsdelen. Enligt de intervjuade ligger extern ch intern infrmatin, mer än ren marknadsföring, inm infrmatinsfunktinens samt respektive förvaltnings ansvarsmråde. Varje förvaltning bestämmer själv hur, ch i vilken mfattning, den väljer att infrmera. Extern infrmatin berör i första hand kmmunmedbrgarna ch vad Jönköpings kmmun anser angeläget att infrmera m, infrmatin m kmmunal service samt vilka rättigheter medbrgarna har. Marknadsföringen ligger under Destinatin Jönköpings ansvar i föreningsdelen. Dkumentet Infrmatins- ch kmmunikatinsplicy beskriver hur arbetet med infrmatin ch kmmunikatin ska bedrivas samt hur ansvaret fördelas. Ansvarsfördelningen är indelad i fem kategrier: Stadskntret: Övergripande ansvar. Leder ch samrdnar förvaltningsövergripande samt kmmungemensam infrmatin. Förvaltningar: Ansvarar för förvaltningsspecifik infrmatin Verksamhetsansvarig: Alla sm har ansvar för en verksamhet ansvar för öppen, saklig ch aktiv infrmatin m verksamheten. Infrmatörsgruppen: Nätverk för kmmunens infrmatörer för att bl.a. arbeta med kmmungemensam infrmatin. Stadskntret leder ch samrdnar. 6

8 Medarbetare: Varje anställd är en nyckelpersn ch representant för Jönköpings kmmun. Representanter för stadskntret ska leda ch samrdna förvaltningsövergripande samt kmmungemensam infrmatin. Infrmatinsansvarig på infrmatinsfunktinen har ett frmellt mandat att styra förvaltningarnas infrmatörer. Enligt genmförda intervjuer saknar infrmatinsfunktinen en samlad överblick över vad sm sker på respektive förvaltning ch blir heller inte alltid infrmerade m vilka aktiviteter sm sker i förväg, annat än via infrmatörsgruppens möten Infrmatinsresurser vid förvaltningarna Jönköpings kmmun har ni förvaltningar. Samtliga förvaltningar har en anställd infrmatör. Infrmatörerna vid förvaltningarna är underställda förvaltningscheferna ch ansvarar för förvaltningsspecifik infrmatin. Den centrala infrmatinsfunktinen har till uppgift att samrdna förvaltningsövergripande arbete ch har ett frmellt mandat att göra detta. Intervjuer visar dck att i det peratinella arbetet bygger samverkan på en frivillighetsbasis från de anställda infrmatörernas sida. Exempelvis under EU-mötena i juli 2009 gjrdes en förfrågan till infrmatörerna vid tillsättningen av resurser från kmmunens sida ch resursbehvet styrdes av infrmatörernas egen vilja att vara med. Samtliga infrmatörer arbetar med webplatsen ch bidrar med förvaltningsspecifikt innehåll. Få infrmatörer arbetar med marknadsföring av platsen Jönköping. De intervjuade anser att rll- ch ansvarsfördelningen mellan förvaltningarna är tydlig även m det finns förbättringsmråden gällande samverkan mellan förvaltningarna. Idag samverkar förvaltningarna i vissa övergripande prjekt, exempelvis att skapa nya webprtaler ch under EU-mötet 2009, men de intervjuade anser att det går att samarbeta ytterligare kring infrmatin. Infrmatörerna samverkar även inm arbetet kring kmmunens persnaltidning ch kmmunens webplats. Externa resurser anlitas sällan ch då ftast vid resursbrist Infrmatörsgruppen Infrmatörsgruppen är ett infrmellt samverkansrgan för kmmunikatin där infrmatinsfunktinen ch alla förvaltningar finns representerade, de senare genm infrmatörer. Däremt är inte de kmmunala blagen representerade. Gruppen träffas var sjätte vecka för att diskutera infrmatinsinsatser, samverka ch utbyta infrmatin ch erfarenheter. Kmmunens infrmatinschef är rdförande för gruppen. Exempel på agendapunkter är aktuella arbetsuppgifter på förvaltningarna, samrdning av annnsering ch samrdning av infrmatörsarbete Destinatin Jönköping En särskild utredning genmfördes under 2008 på initiativ av stadskntret gällande turism ch marknadsföring av kmmunen. Utredningen resulterade i bildandet av Destinatin Jönköping, vilket innebär att kmmunens resurser för marknadsföring av kmmunen kncentrerades för att kunna ge en samlad ch enhetlig bild av Jönköpings kmmun. Destinatin Jönköping arbetar för att Jönköping skall betraktas sm en attraktiv kmmun där näringslivet växer, både genm inflyttning ch rganisk tillväxt, invånarantalet ökar ch skatteunderlaget ger ytterligare möjligheter till service. Den samlade styrkan i kmmunens gegrafiska resurser nämns sm en fördel sm ska utnyttjas i marknadsföringen. 7

9 Destinatin Jönköpings uppgift är därmed att marknadsföra Jönköpings kmmun så att fler människr flyttar in ch fler företag etablerar sig i kmmunen. Dessutm får Destinatin Jönköping i uppgift att arbeta för att öka affärs- ch privatturismen till kmmunen ch att medverka till att fler ch större evenemang, knferenser ch kngresser förläggs i Jönköpings kmmun. Enligt de intervjuade gjrde dåvarande Föreningen för Marknadsföring av Jönköping, FMJ, ett bra arbete med marknadsföring av kmmunen. Bildandet av Destinatin Jönköping gjrde det dck möjligt för kmmunen att ytterligare kraftsamla resurserna för marknadsföring, såväl rganisatriskt sm lkalmässigt. Inm Destinatin Jönköping har Jönköpings kmmun valt att ha näringslivsfrågrna kvar i den kmmunala förvaltningen. Enligt de intervjuade har vissa marknadsföringsfunktiner placerats i en separat juridisk enhet för att kunna agera snabbt ch med större frihet. Verksamheten skall ge största möjliga effekt för de resurser sm ställs till förfgande eller kan uppammas genm finansiering av externa intressenter, inte maximera vinsten. Det finns en förening för marknadsföringen ch Affärsmråde Möten. Förvaltningen ch föreningen, de två skilda juridiska enheterna, agerar dck inm ramen för samma rganisatin, Destinatin Jönköping. Infrmatinsfunktinen, Marknadsfunktinen ch Utvecklingsfunktinen är resursfunktiner för Affärsmrådena Näringsliv, Möten, Turistbyråer ch inm krt även Cnventin Bureau. Utvecklingsfunktinen har en mycket central rll i marknadsföringen av hela kmmunen. I det dagliga arbetet görs ingen åtskillnad mellan de juridiska enheterna, utan allt arbete inm rganisatinen Destinatin Jönköping sker i samverkan för uppnående av största möjliga effekt Kmmunala blag Det finns en förväntan att de kmmunala blagen ska anlägga en helhetssyn ch tillämpa ett kncerntänkande i sin verksamhet ch agera sm bärare av budskapet platsen Jönköping. Tidigare har dessa blag agerat självständigt. Arbetet sm påbörjats för att stärka kncerntänkandet ch öka samarbetet mellan förvaltningarna ch blagen har resulterat i bildandet av två grupper under En av dessa grupper innefattar samtliga förvaltningschefer ch verkställande direktörer från respektive blag ch den andra gruppen består av två förvaltningschefer ch två av de kmmunala blagens verkställande direktörer. De kmmunala blagen mfattas även av de av kmmunfullmäktige fastställda övergripande riktlinjer ch plicys för kmmunen, exempelvis infrmatins- ch kmmunikatinsplicy. En granskning av de kmmunala blagens hemsidr visar att blagen har kmmit lika långt med marknadsföringen av Jönköping ch visinen Ljuset vid Vättern. Elmia är det enda av de kmmunala blagen sm har en lgtyp för Jönköpings kmmun ch tydliga länkar till Jönköpings kmmuns hemsida. Det finns dck ingen förväntan från de gemensamma ägardirektiven för dtterblagen att blagen ska bidra med marknadsföring kring målbilden Ljuset vid Vättern. Enligt genmförda intervjuer har flertalet blag en begränsad samverkan med Destinatin Jönköping, med undantag för exempelvis både ELMIA ch Jönköping Airprt AB sm samverkar med Destinatin Jönköping Kmmentar Infrmatinsresurserna i kmmunen kan rganiseras på lika sätt. Ett alternativ till Jönköpings rganisatin är att samla dem i en enhet sm har till uppgift att stödja förvaltningarna. Styrkan med detta alternativ är att det är lättare att säkerställa en samsyn ch likartat agerande mellan infrmatörerna. Det ger ckså gda förutsättningar för prfessinell utveckling, minskad sårbarhet ch även ett effektivt utnyttjande av infrmatinsresurserna. En risk med 8

10 denna lösning är att infrmatörerna inte har tillräcklig kunskap m de verksamheter de ska stödja. Ett effektivt stöd förutsätter fta en delaktighet i hela prcessen från det att en fråga väcks till att planeringen slutar ch genmförandet ska ta vid. Idag har infrmatörerna nära till verksamheten ch således gd förståelse för dess förutsättningar ch aktuella frågeställningar. De risker sm finns när stödfunktiner är rganisatriskt samlade kan dck minimeras genm en systematisk styrning där stödfunktinen har tydliga åtaganden gentemt varje förvaltning ch där infrmatörerna i huvudsak är knutna till ett par förvaltningar. Mål ch ansvarsfördelning är dkumenterade i Infrmatins- ch kmmunikatinsplicyn. Även m plicyn är krtfattad bedöms den överlag vara tydlig. I den decentraliserade rganisatinen har den centrala infrmatinsfunktinen det yttersta ansvaret för kmmunikatinen, men det saknas en funktin sm har det övergripande ansvaret för det perativa kmmunikatinsarbetet, sm styr ch samrdnar infrmatins- ch kmmunikatinsinsatserna. Visserligen sköts detta i viss mån av infrmatinschefen, men eftersm infrmatörerna svarar mt respektive förvaltning är en fullständig krdinering inte möjlig. Infrmatinschefen sitter i stadskntrets ledningsgrupp men saknar i dagsläget möjlighet att perativt styra kmmunikatinsinsatserna, eftersm infrmatinschefens frmella mandat inte tillämpas i praktiken då samverkan baseras på frivillighetsbasis. Infrmatörerna har heller inget tydligt rapprteringsansvar gentemt kmmunens infrmatinschef. Sammantaget saknas en ledningsgrupp för infrmatinsfrågr sm träffas regelbudet för att diskutera strategiska kmmunikatinsfrågr ch sm ckså har till uppgift att se till att framtagna styrdkument får genmslag inm respektive förvaltning. Det finns exempel på gda ambitiner vad gäller samarbete ch samrdning mellan förvaltningarna genm infrmatörsgruppen. Mötesanteckningarna från dessa sammankmster visar på ett samarbete gällande infrmatins- ch kmmunikatinsaktiviteter. Den infrmatörsgrupp sm finns för att diskutera aktuella frågr inm kmmunikatin bidrar till ökad förståelse för de frågr sm kmmunen kan samverka kring ch vilka frågr sm respektive förvaltning bör hantera. Det bör finnas tydliga riktlinjer för hur beslut ch minnesanteckningar från gruppens sammanträden når ut till hela rganisatinen för kmmunikatin ch marknadsföring inm Jönköpings kmmun i syfte att öka graden av samverkan. Vi har nterat att samtliga förvaltningar har en egen infrmatör vilket är psitivt. Det ökade inslaget av kundval hs medbrgarna ställer ökade krav på infrmatinen från kmmunen för att effektivt kunna tillhandahålla infrmatin m lika aktörer för att underlätta kundens val. Exempelvis nämns flera lika valmöjligheter för medbrgarna gällande hemtjänsten i budgeten Det är viktigt att pröva vilken dimensinering kmmunens infrmatins- ch kmmunikatinsresurser ska ha m kmmunikatins- ch marknadsföringsarbetet ska vara så kstnadseffektivt sm möjligt. Att engagera externa resurser för att få tillgång till mer specialiserad kmpetens är fta mer kstnadseffektivt. Ibland kan det ckså vara mer kstnadseffektivt att anlita extern kmpetens för att klara arbetstppar. Gränsdragningen mellan vad sm bör ske internt ch vad sm bör ske externt är inte tydlig. Kmmunen har tagit initiativ för att arbeta mer effektivt genm att skapa ett avtal med ett externt företag i syfte att intervjua varje infrmatör med uppdraget att skapa förutsättningar för kmmunens infrmatörer att arbeta mer effektivt. Att tillvarata rganisatinens kunskap ch underlätta för infrmatörer att arbeta över förvaltningsgränserna möjliggör ett mer effektivt resursutnyttjande. Destinatin Jönköping fungerar sm kmmunens förlängda arm ch används av Jönköpings kmmun för att bedriva marknadsföring av Jönköping. Ernst & Yungs erfarenheter visar att det är psitivt att kmmunen har en separat rganisatin för marknadsföringsfrågr men i 9

11 denna granskning har vi inte underlag för att bedöma m Jönköpings kmmuns lösning med Destinatin Jönköping är kstnadseffektiv. Det skulle kräva en mer mfattande granskning av rganisatinens verksamhet. Tillgången till Destinatin Jönköping ger kmmunen möjlighet att interagera med näringsliv, högskla, rganisatiner, föreningar ch invånare samt en kanal för att kmmunicera kmmunens eget arbete externt. Organisatinen genmför de mer ffensiva marknadsföringssatsningarna där kmmunens fördelar lyfts fram, medan infrmatinsfunktinen i huvudsak kncentrerar sig på samhällsinfrmatin till befintliga medbrgare. Å ena sidan kan denna uppdelning vara riskabel i de fall då rganisatinens ch kmmunens pririteringar skiljer sig åt. Å andra sidan står kmmunen för delar av Destinatin Jönköpings kstnader ch stödjer det med flertalet tjänster, därmed trde kmmunen ha gda förutsättningar att styra rganisatinens pririteringar ch aktiviteter genm att systematisk följa upp dess arbete gentemt uppsatta mål. De intervjuade anser att Destinatin Jönköping fungerar bra samtidigt sm de medger att det är för tidigt att uttala sig i detalj eftersm rganisatinen endast funnits sedan årsskiftet 2008/09. De kmmunala blagen har en viktig rll i att sprida marknadsföringen av Jönköping ch ska ckså tillämpa ett kncerntänkande. Att enbart enstaka kmmunala blag har en kppling till Jönköpings kmmun ch Ljuset vid Vättern visar dck att denna rll ännu inte är helt inarbetad. Det arbete sm kmmunen har påbörjat för att öka kncernkänslan ch integrera blagen med förvaltningsdelen är därför psitivt. Avsaknaden av en kmmunikatinsstrategisk handlingsplan innehållande exempelvis inriktning på arbetet ch pririterade mråden samt det faktum att infrmatörsgruppens möten sker var sjätte vecka, gör att framförhållningen vad gäller kmmunikatinsaktiviteter fta är krt. Det finns därmed en risk i att det i samband med större gemensamma aktiviteter, sm invlverar flera delar av kmmunen, skulle kunna kmma in uppdrag till infrmatinsfunktinen sent i prcessflödet, vilket begränsar möjligheten till samrdning. Detta skulle kunna bidra till ett ineffektivt utnyttjande av kmmunikatinsresurserna, både avseende arbetsinsats ch materialkstnad. För att öka effektiviteten inm detta mråde skapar vissa kmmuner en speciell grupp för att öka samrdning ch krdinering. Det bör prövas m det skulle vara gynnsamt för kmmunikatins- ch marknadsföringsarbetet att frmalisera en sådan grupp ch ge den ett tydligare uppdrag ch mandat. Vår sammantagna bedömning av rganisatinen är att den är ändamålsenlig avseende marknadsföring genm Destinatin Jönköping men att det finns tydligheter gällande samverkan mellan förvaltningarna för arbetet med infrmatin. Vidare är det psitivt att samtliga förvaltningarna har en egen infrmatör. 3. Mål ch direktiv 3.1. Mål ch strategiska direktiv I visinsdkumentet Ljuset vid Vättern benämns Jönköping sm en stad med människan i centrum. Den enskilda människans ch familjens samlade välfärd ska bli så hög sm möjligt i det miljömässigt, scialt ch eknmiskt hållbara Jönköping. Jönköping ska vara en väl fungerande ch attraktiv kmmun för människr att b, arbeta ch studera i samt att besöka. Näringsliv ch ffentlig verksamhet ska ha gda förutsättningar att utvecklas. Dkumentet antgs av kmmunfullmäktige år 2000 ch är kmmunens visin för utvecklingen fram till år Kmmunen har idag inte startat någt nytt visinsarbete sm är tänkt att ta vid efter 10

12 2010. Nterbart är att infrmatinschefen inte var delaktig i den styrgrupp sm arbetade fram dkumentet. Måldkumentet har fyra prfilmråden för Jönköping; Jönköping reginens centrum Kmmunikatinscentrum, handelsplats ch mötesplats mitt i reginernas Sverige Kmpetens, utveckling ch entreprenörskap Kultur ch upplevelser I Jönköpings kmmun Budget 2009 finns lika mål för verksamheten. Utgångspunkten för allt målarbete är fastställt enligt kmmunprgrammet för mandatperiden ch målen i sig följs upp i delårsrapprter ch årsredvisning. Det finns en aktivitet sm direkt berör infrmatin ch kmmunikatin. Under 2009 startade ett kntaktcenter sm ska ge invånare, näringsliv ch besökare möjlighet att få snabb ch enhetlig service vid första kntakten med kmmunen. I Näringslivsstrategi för Jönköping sm Kmmunfullmäktige i Jönköping har antagit betnas vikten av att skapa en så str ch lättillgänglig marknad sm möjligt för kmmunens befintliga näringsliv. De övergripande långsiktiga målen i strategin är att näringslivet utvecklas så att kmmunen kan frtsätta att beflkningsmässigt utvecklas väl i takt med övriga betydande kmmuner i Sverige, att vlym avsänt gds ger Jönköpings län en plats bland de fem största i Sverige räknat i tn ch en fjärde plats räknat i värde samt att genmsnittsinkmsten för förvärvsarbetande i Jönköping är högre än genmsnittet i Sverige. Visinen i Destinatin Jönköping Verksamhetsplan 2010 är att Destinatin Jönköping skall vara tngivande ch katalysatr för utveckling av bilden av Jönköping sm besöksrt, verksamhetsrt ch bendert. Persnligt engagemang, bred förankring ch mdern teknik skall prägla arbetet med den öppna, ärliga ch sakliga kmmunikatinen. Målen för Destinatin Jönköping är indelade i fem lika kategrier; Huvudmål, Infrmatin, Privatturister, Affärsturister samt Företag ch näringsidkare. Målen för Infrmatin är: Jönköpings kmmuns webbplats ska inm fyra timmar återspegla för kmmunen väsentliga händelser Samarbetet mellan ch samrdningen av Jönköpings kmmuns infrmatörer ska öka för att härigenm höja kvaliteten ch öka effektiviteten. Minst fem nya e-tjänster ska utvecklas i samarbete med IS/IT-avdelningen under 2010 Det övergripande målet är att Jönköping skall ha en sysselsättningsgrad bland åringar sm är bland de ti bästa kmmunerna bland Sveriges 50 största kmmuner över en treårsperid. Ett av huvudmålen är att invånarantalet skall öka med minst 1200 persner under Destinatin Jönköping har valt tre ledrd för kmmunen; Läget, Passin ch Kraftcentrum Infrmatins- ch kmmunikatinsplicy Kmmunfullmäktige antg i maj 2001 en infrmatins- ch kmmunikatinsplicy för Jönköpings kmmun. I plicyn fastslås att infrmatin från Jönköpings kmmun ska vara saklig, krrekt, väl underbyggd ch ge en så kmplett allsidig bild sm möjligt. Offentlighetsprincipen ch meddelarfrihet är grundstenar. Öppenhet, ärlighet ch serviceanda ska prägla arbetet. Hänsyn tas till funktinshindrade grupper. Plicyn ska ses över vid varje ny mandatperid ch detta har lett till smärre justeringar ch förtydliganden. De övergripande målen ch de pririterade målgrupperna är indelade i extern ch intern infrmatin. Stadskntret har det övergripande ansvaret ch ska leda ch samrdna förvaltningsövergripande samt kmmungemensam infrmatin. Samtliga anställda har infrmatinsansvar ch ansvar för att hålla sig infrmerade enligt de övergripande målen. Varje för- 11

13 valtning har ansvar för att ha väl fungerande rutiner ch kanaler för att nå anställda, förtrendevalda ch allmänhet med infrmatinen Delplicyer till Infrmatins- ch kmmunikatinsplicyn Medieplicy Kmmunens kntakter med media ska präglas av största möjliga öppenhet med utgångspunkt i ffentlighetsprincipen samt ett värnande av grundläggande yttrande- ch meddelarfrihet Enligt riktlinjerna för mediekntakter ska kmmunens mediekntakter genmföras med ett ffensivt ch aktivt förhållningssätt. Dkumentet för riktlinjer innehåller riktlinjer för pressmeddelanden, pressreleaser samt hur kmmunens anställda ska genmföra intervjuer. Grafisk prfil Dkumentet Grafisk manual beskriver hur lgtypen ska användas, mallar ch riktlinjer för tryckt ch elektrnisk infrmatin Elektrnisk infrmatin Internet Anger ansvarsfördelning för Jönköping kmmuns webplats samt dess målgrupp, syfte, kvalitetsbegrepp, tillgänglighet, lagar ch regler, riktlinjer samt utveckling Intranät Anger ansvarsfördelning för Jönköpings kmmuns intranät samt dess målgrupp, syfte, kvalitetsbegrepp, tillgänglighet, lagar ch regler, riktlinjer samt utveckling E-pst Beskriver hur e-pst ska hanteras av de anställda inm Jönköpings kmmun. Skrivregler ch språkbruk Delplicyn består av Riktlinjer - allmänna skrivregler ch Riktlinjer språkbruk. Syftet är att kmmunens anställda ska få hjälp att uttrycka sig enkelt ch krrekt genm framtagna riktlinjer Resurser Kmmunens budget 2009 särredvisar inte anslagna medel för marknadsföring eller kmmunikatin vilket innebär att det inte finns någn uppgift avseende hur str del av kmmunens ttala budget sm allkeras till kmmunikatin ch marknadsföring. I budgeten återfinns ett avsnitt där respektive nämnds uppdrag finns definierade. Endast ett fåtal av dessa mål ch uppdrag går att kppla direkt till kmmunikatin ch marknadsföring. Ett exempel är Gymnasienämnden sm framhåller att nämnden ska ge infrmatin m nämndens verksamhet. Förvaltningarna budgeterar själva för marknadsföring ch kmmunikatin. Medlen för infrmatin ch kmmunikatin särredvisas inte av förvaltningarna ch budgetens strlek redvisas inte för infrmatinsfunktinen. Enligt genmförda intervjuer samverkar förvaltningarna sällan kring budgetering av infrmatin. Medel för marknadsföring av kmmunens sprt- ch fritidsanläggningar budgeteras av respektive anläggning. För 2009 var de anslagna medlen för infrmatin under infrmatinschefens ansvarsmråde kr ch exklusive arbetskraftskstnader kr. 12

14 I Delårsrapprt Jönköpings kmmun januari - augusti 2009 står att läsa att Fritidsnämnden minskat sina kstnader för marknadsföring under I Verksamhets- ch Investeringsplan tas inte infrmatin, kmmunikatin eller marknadsföring upp specifikt. Destinatin Jönköping finansieras med de anslag kmmunen ställer till förfgande ch den finansiering Näringslivet rdnar samt egen försäljning. För 2010 anslår kmmunen kr till marknadsföringsenheten, kr till Affärsmråde Möten samt hälften av Affärsmråde Cnventin Bureaus medel. Näringslivet anslår ttalt kr för Uppföljning Enligt genmförda intervjuer saknar infrmatinschefen möjlighet att i dagsläget följa upp arbetet på respektive förvaltning ch är berende av den infrmatin m verksamheten sm framförs av respektive förvaltnings infrmatör. Infrmatinsfunktinen har budgetuppföljning en gång i kvartalet sm visar hur de anslagna medlen har använts. Kmmunen anser att den viktigaste parametern att mäta är beflkningsutvecklingen. Kmmunen följer även upp antal nyinflyttade företag samt en jämförelse av antalet gästnätter med andra kmmuner. När Jönköpings kmmun jämför sig är det främst med kmmunerna Helsingbrg, Örebr, Linköping/Nrrköping ch Västerås. Jönköpings kmmun har under hösten 2009 genmfört en medbrgarundersökning i samarbete med Statistiska Centralbyrån. Undersökningen genmfördes sm en urvalsundersökning med ett urval på persner i åldrarna år. Svarsandelen blev 52 prcent i Jönköpings kmmun. Enkäten genmfördes i frm av frågr där respndenten kunde svara på frågr med svarsalternativ graderade från 1 till 10 där 1 betyder lägsta betyg ch 10 betyder högsta betyg. De övergripande resultaten i undersökningen redvisas sm betygsindex, vilka kan variera från 0 till 100. Ju högre värdet är, dest bättre betyg har kmmunens medbrgare gett sin kmmun: Medbrgarna m Jönköpings kmmun sm en plats att b ch leva på: 68 Genmsnittet för samtliga 84 kmmuner sm deltg i undersökningen blev 64 För Jönköpings kmmun är det främst en förbättring av betygsindexet för faktrn Bstäder sm kan höja helhetsbetyget. Bstäder har även nämnts sm ett förbättringsmråde under de genmförda intervjuerna. Medbrgarna m Jönköpings kmmuns verksamheter: 57 Genmsnittet för samtliga 84 kmmuner sm deltg i undersökningen blev 54 För Jönköpings kmmun är det främst förbättringar av betygsindexen för verksamheterna Gatr ch vägar, Renhållning, Stöd för utsatta persner ch Äldremsrgen sm kan höja helhetsbetyget Nöjd-Medbrgar-Index Medbrgarna m inflytandet i Jönköpings kmmun: 43 Genmsnittet för samtliga 84 kmmuner sm deltg i undersökningen blev 40 För Jönköpings kmmun är det främst en förbättring av betygsindexet för faktrn Förtrende, avseende det arbete sm kmmunens plitiker gör, sm kan höja helhetsbetyget Sveriges Kmmuner ch Landsting (SKL) har genmfört en medbrgarinriktad kartläggning av kmmuners webbplatser. Jönköpings kmmuns webbplats placeras på en delad 30:e plats av landets 290 kmmuner enligt SKL. Jönköpings kmmuns webbplats ligger bättre till än riksgenmsnittet inm i strt sett alla mråden där infrmatinen m scialtjänstens individ- ch familjemsrg hade 100 % rätt träffar på ställda frågr. Tlv mråden har kartlagts i undersökningen med hjälp av ett externt team av studenter. SKL har sökt svar på ttalt över 200 frågr inm mråden sm exempelvis Öppenhet ch påverkan, Förskla, Grundskla, Gymnasieskla, Äldremsrg, Individ- ch familjemsrg, Handikappmsrg, kultur fritid 13

15 samt webbsidans sökfunktin. Det enda mrådet där Jönköpings kmmun ligger under genmsnittet för landets kmmuner är inm Tillstånd ch näringslivsfrågr. Undersökningen ligger till grund för en utveckling av kmmunens webplats. Marknadsföringen av Jönköpings kmmun följs upp via lika nyckeltal, exempelvis antalet htellnätter, antal sålda paket ch besökare till lika aktiviteter. Destinatin Jönköping återrapprterar en gång per år till ledningsgruppen i stadskntret ch till ledningsutskttet (kmmunalråden) samt vartannat år till kmmunstyrelsen. Destinatin Jönköping använder sig även av VarumärkesBarmetern, en undersökning från Svenska Marknadsundersökningar AB, för att mäta varumärket Jönköping. Ett exempel på marknadsföringsprjekt sm följts upp är det natinella rekryteringsprjektet Welcme2wrk sm startade Fyra gånger per år hålls möten sm följer upp antalet besökare per event i Sverige, antalet persner sm önskar få tidning ch nyhetsbrev skickat till sig, antalet träffar på webplatsen, antal persner sm ber m kntaktuppgifter samt antalet arbetsgivare sm nämnder att de rekryterat via Welcme2wrk. Prjektet bidrg till 16 rekryteringar mellan januari ch augusti 2008 till en kstnad av kr Kmmentar Det finns brister i styrningen av infrmatin ch kmmunikatin. I dagsläget finns få mål kpplade till infrmatin, kmmunikatin ch marknadsföring i budget ch andra styrdkument med undantag för de mål sm är uppsatta i verksamhetsplanen för Destinatin Jönköping. Destinatin Jönköping har ett flertal kvantifierade mål sm kan följas upp efter verksamhetsåret. De övergripande målen i kmmunens Infrmatins- ch kmmunikatinsplicy är främst av kvalitativ karaktär ch det saknas underlag i denna granskning för att bedöma hur de mäts ch följs upp av kmmunen. Givet förvaltningarnas relativt självständiga ställning ställs stra krav på styrdkument ch plicys för att bidra till att skapa tydlighet rörande rller ch ansvar i kmmunikatinsarbetet. Avsaknaden av gemensamma mål för förvaltningarna sätter str tillit till rganisatinens förmåga att hantera kmmunikatins- ch marknadsföringsfrågr, i detta fall infrmatinsfunktinen, förvaltningarna samt Destinatin Jönköpings knstruktin. Avsaknaden av en övergripande kmmunikatinsstrategisk handlingsplan gör att kmmunen står utan en samlad bild m huruvida de mål sm sätts upp är väl samrdnade ch effektiva. Med stöd av exempelvis en kmmunikatinsstrategisk handlingsplan innehållande inriktning på arbetet, pririterade mråden, kan kmmunledningen tydliggöra vilka perspektiv kmmunens kmmunikatin ska ha, vilken värdegrund sm ska genmsyra kmmunikatinsarbetet, kännetecken för kmmunikatinen, vem sm ska använda den grafiska prfilen ch hur, samt utvecklingsmråden sm ska pririteras för att åstadkmma en tydlig kmmunikatin. Att kmmunen saknar kmpletta styrdkument är en brist sm bidrar till svårigheten att utifrån befintliga förutsättningar säkerställa kstnadseffektiviteten för kmmunikatins- ch marknadsföringsarbetet. I dagsläget går det inte att få en helhetsbild av hur mycket resurser sm avsätts ch nyttjas för infrmatin ch kmmunikatin, vilket ckså är en brist i styrningen. Med tanke på att dessa mråden får en allt större betydelse i verksamheten bör stadskntret överväga att följa upp vilka relaterade kstnader respektive förvaltning ch kmmunalt blag har. Först då går det att bedöma m det är rätt nivå på verksamheten sett till de ambitiner kmmunen har ch de aktiviteter sm genmförs. Att inte särredvisa de anslagna medlen för kmmunikatin ch marknadsföring kan göra att svårt att se det samlade värdet av kmmunikatinsch marknadsföringsbudgeten då kstnaderna för aktiviteterna kan ingå sm en del i andra pster. Förvaltningarna trde dck ha lika behv av kmmunikatins- ch marknadsförings- 14

16 insatser vid lika tidpunkter. Gemensamt för dem är att de ska tillhandahålla samhällsinfrmatin ch infrmatin m vilken service sm erbjuds. De förvaltningar vars verksamhet befinner sig på en knkurrensutsatt marknad behöver dck arbeta mer aktivt med kmmunikatin ch marknadsföring ch har därför behv av mer resurser än t ex de förvaltningar sm i huvudsak arbetar med myndighetsutövning. Sammantaget är det svårt att få en uppfattning av hur stra resurser kmmunen avsätter för infrmatin, kmmunikatin ch marknadsföring. Därmed går det inte att bedöma huruvida kmmunens arbete är kstnadseffektivt eller inte inm detta mråde. Kmmunen genmför uppföljningar av infrmatins-, kmmunikatins- ch marknadsföringsarbetet på övergripande nivå. Granskningen visar dck att det finns förbättringsmråden. Även m Jönköpings kmmun gör regelbundna undersökningar indikerar intervjuerna att det i vissa fall har saknats mdeller sm mäter nyttan av de strategiska aktiviteterna. Det behövs verktyg för kntinuerlig uppföljning ch utvärdering av genmförda aktiviteter för att öka graden av prfessinalism ytterligare. Kmmunen saknar uppföljning av infrmatinsch kmmunikatinsarbetet på övergripande nivå vilket resulterar i att den centrala infrmatinsfunktinen är berende av den infrmatin sm delges av respektive förvaltning. Infrmatinschefen önskar ckså ha infrmatin praktivt sm visar respektive förvaltnings mål ch förvaltningens mål i relatin till kmmunens övergripande mål. Nterbart är att kmmunen inte ser någt behv av en uppdelning av visinen efter det att visinarbetet för Ljuset vid Vättern slutar 2010, eftersm visinen inte tycks vara implementerad hs de kmmunala blagen. Dessa blag utgör en viktig ch kstnadseffektiv kanal för infrmatin ch marknadsföring sm skulle kunna utnyttjas sm ambassadörer för kmmunens visinsarbete. Av enkätundersökningarna från SCB ch SKL går det inte att avgöra hur pass mycket kmmunen lyckats nå ut med målbilden Ljuset vid Vättern. Undersökningen från SCB visar dck att medbrgarna i kmmunen inte var helt tillfredsställda med kmmunens verksamheter samt med inflytandet i kmmunen även m Jönköping placerade sig relativt bra gentemt andra kmmuner. Undersökningen visar på betydelsen av infrmatin då inte minst medbrgarnas upplevda inflytande till viss del påverkas av hur kmmunens infrmatins- ch kmmunikatinsinsatser uppfattas av medbrgarna. Jönköpings medbrgare gav ett högre betyg på frågan m Jönköping sm en plats att b ch leva på. Värdet 68 av 100 kan dck inte anses tillräckligt för att kunna nyttja medbrgarna sm engagerade ambassadörer för kmmunen. Denna fråga är mer relaterad till marknadsföring ch därmed till Destinatin Jönköpings arbete. 4. Aktiviteter 4.1. Aktiviteter Enligt de intervjuade tas de underlag sm behövs för att bedöma marknadsföringsbehvet fram i en verksamhetsplan på hösten med aktiviteter inm infrmatin ch kmmunikatin. Planen blir därefter en del av Destinatin Jönköpings verksamhetsplan samtidigt sm underlaget blir mer detaljerat. Exempel på aktiviteter sm Destinatin Jönköping nämner i sin verksamhetsplan för 2010 är att etablera en hemsida, antal events sm ska genmföras ch antal nyhetsbrev sm ska skickas ut. De kmmungemensamma aktiviteter sm genmförs inm mrådet Infrmatin ch kmmunikatin sker inm ramen för Destinatin Jönköping. Aktiviteterna för 2010 är enligt följande: 15

17 Vid förutsedda händelser Vid en händelse ska Jönköpings kmmuns webbplats snabbt återspegla fakta ch i förekmmande fall även med kmmentarer från kmmunen Infrmatin ska först publiceras på kmmunens webbplats innan pressmeddelande skickas i samma ämne Minst ett pressmeddelande ska skickas per månad med psitiva nyheter från kmmunen Media ska bjudas in till diskussin m hur de vill ha kntakt med kmmunen ch önskvärda framtida relatiner Intern rganisatin Rller ch arbetssätt för infrmatörerna i Jönköpings kmmun ska förtydligas. En gemensam plan ska skapas för hur infrmatörerna ska arbeta. Analys ska göras av hur kmpetenserna bland infrmatörerna kan utnyttjas på ett bra sätt. Det framtida arbetssättet ska förankras i förvaltningschefsgruppen Nya e-tjänster Webbrådet, sm är gemensamt för Stadskntret Infrmatin ch IS/ITavdelningen, ska mbesörja att får minst 5 nya e-tjänster under 2010 Förvaltningarna genmför förvaltningsspecifika aktiviteter. Fritid Jönköping sm mfattas av denna granskning anrdnar ett flertal lika återkmmande aktiviteter. Vätterfesten är en årligt återkmmande aktivitet sm Fritid Jönköping anrdnar innan sklstarten på hösten. Nrdiska gårdsbandsfestivalen är en musikfestival sm anrdnas vartannat år. Enligt de genmförda intervjuerna följs dessa upp av kmmunen i syfte att kunna förbättra arrangemangen nästföljande år Kmmentar Aktiviteter måste kunna följas upp både utifrån ett eknmiskt ch verksamhetsmässigt perspektiv. I annat fall finns inget underlag för att bedöma m rätt insatser görs, eller vilka resultat sm uppnås. Bristande uppföljning ger heller inte tillräckliga underlag för frtsatt beredning ch planering av verksamheten. För att kmmunen ska kunna utvärdera huruvida dess kmmunikatin ch marknadsföring är effektiv ch ändamålsenlig måste uppföljningar ch utvärderingar genmföras, både av enskilda aktiviteter ch ur ett övergripande perspektiv. Ett sätt för Jönköpings kmmun att vara mer praktiv inm infrmatins- ch kmmunikatinsmrådet kan ske genm ett ökat användande av digitala kmmunikatinskanaler. Det är dck viktigt att kmmunen, även inm dessa kanaler, förmedlar samma enhetliga bild av Jönköping för att bättre kunna interagera med exempelvis bende, företag ch studenter. Verksamhetsplanen för Destinatin Jönköping visar tydliga aktiviteter för 2010 medan aktiviteterna för arbetet med infrmatin ch kmmunikatin dck inte är lika tydliga. Sammantaget saknas tillräckligt med infrmatin för att bedöma m kmmunens uppföljning av infrmatin ch kmmunikatin är ändamålsenlig. 5. Kntraktsanalys Ernst & Yung har genmfört ett strt antal kntraktsgranskningar inm marknadsföringsch kmmunikatinsmrådet. Dessa visar fta att tjänsteleverantörer ch rådgivare inm marknadsföring inte lever upp till de krav sm ställs på dem av deras kunder ch att det finns en tydlighet i de tjänster sm erbjuds, kmbinerat med brister i att uppfylla samtliga kn- 16

18 traktsvillkr. Detta innebär en risk för att kunderna medvetet betalar för överlappande tjänster. Infrmatinsfunktinen anlitar sällan externa leverantörer inm marknadsförings- ch kmmunikatinsmrådet. Enligt de intervjuade kan det vara kstnadseffektivt med externa leverantörer även m graden av kstnadsmedvetenhet kan förbättras, exempelvis genm att använda den centrala upphandlingsenheten i större utsträckning för att öka graden av berende ch prfessinell utvärdering av lika leverantörer. Förvaltningarna använder den centrala upphandlingsenheten vid behv ch användandet har ökat med tiden. Upphandlingar upp till sju basbelpp kan den enskilda förvaltningen upphandla själv men vid högre belpp ska den centrala upphandlingsenheten användas. Kmmunen har inga kntrakt sm skulle möjliggöra en kntraktsgranskning utan gör en ny upphandling varje gång en extern leverantör anlitas ch kntraktet gäller för ett tillfälle. Priset är fta avgörande vid utvärdering av lika leverantörer Kmmentar Avsaknaden av kntrakt att granska medger inga möjligheter till kntraksgranskning. Att tänka på vid nytecknande av kntrakt - Mätning ch uppföljning av kvaliteten på leverantörens genmförda arbeten ch eventuella medieköp skall nämnas i kntraktet - Kntraktet skall reglera kvaliteten på genmförda arbeten, exempelvis prjektledning, grafisk frmgivning, cpywriting, tryck ch strategisk rådgivning - Kntraktet skall innehålla inbyggda incitament för kmmunen i tillhandahållna kntrakt för att säkerställa kntinuerlig effektivisering av kntraktsvillkren genm branschjämförelser, så kallad benchmark. Bristen på kntinuerliga jämförelser, vad gäller framförallt prisnivåer ch kvaliteten på genmförda marknadsförings- ch kmmunikatinstjänster, hämmar en prfessinell interaktin i det löpande arbetet med nuvarande reklambyrå. Dessutm går kmmunen miste m att, genm dessa jämförelser, bygga upp en ännu större inköpskmpetens hs kmmunen avseende framtida kntraktsförhandlingar. Jönköpings kmmun bör sträva efter att teckna avtal med lika leverantörer för att skapa en hög knkurrenssituatin bland leverantörerna. Detta innebär att kmmunen är tvungen att avsätta resurser för att utföra en förnyad knkurrensutsättning enligt LOU. Genm att genmföra en metdisk genmgång av tecknade kntrakt kan Jönköpings kmmun säkerställa en ökad effektivitet i nyttjandet av rådgivare inm marknadsförings- ch kmmunikatinsmrådet. Kmmunen kan även därigenm öka kstnadskntrllen ch förbättra underlagen inför kmmande upphandlingar. Om möjligt, bör även en jämförelse med andra kmmuner inm Sverige ske innan en upphandling kan starta. Jönköping den 15 januari 2010 Sven Draganja Anders Lennartssn 17

19 6. Källförteckning 6.1. Tryckta källr ch interna dkument Budget 2009 Delårsrapprt Jönköpings kmmun januari - augusti 2009 Delplicy epst, Reviderad Delplicy internet, Reviderad Delplicy intranät, Reviderad Delplicy skrivregler Destinatin Jönköping Verksamhetsplan 2010 Gemensamma ägardirektiv för de blag sm ingår i Jönköpings Rådhus AB-kncernen Grafisk Manual Infrmatins- ch kmmunikatinsplicy rev. 03_2007 Medieplicy (Reviderad ) Minnesanteckningar Infrmatörsgruppen 2009 Riktlinjer för mediekntakter SCB:s Medbrgarundersökning hösten 2009 Stadskntret Tjänsteskrivelse , Destinatin Jönköping Sveriges centrumläge 6.2. Hemsidr AB Bankerydshem AB Grännahus AB Nrrahammars Kmmunala Bstäder Bstads AB VätterHem Bttnaryds Bstads AB Elmia AB Grennasklan Riksinternat AB Högsklefastigheter i Jönköping AB (delägt) Jönköping Energi AB Jönköpings kmmun Prgramblaget i Jönköping AB Visingsöbstäder AB 6.3. Intervjuade f.d. Marknadschef, FMJ Infrmatinschef, Stadskntret Infrmatör, Fritid Jönköping Stadsdirektör, Stadskntret Upphandlingschef, Stadskntret Verksamhetschef, Destinatin Jönköping 18