PA/KTH-RES/20101206 LATHUND FÖR RESENÄREN Öppna din webbläsare och skriv in webbadressen i adressfältet: https://kth.ebuilder.se/ Du hittar även länken under KTH Intranät/Administrativt stöd/kth-res, eller också KTH Intranät/Administrativt stöd/tjänsteresor. Här loggar du in med ditt kth.se-konto. Om du inte har något, kontakta 7752. Om du har flera anställningar välj användarprofil/anställning ur listan som presenteras. Tryck på Fortsätt. Menyn som du kommer till efter inloggning innehåller de funktioner i systemet som du har rättigheter till. Om du har flera anställningar inom KTH välj först till vilken anställning resan hör. I menyraden högst upp till höger kan du välja en engelsk version av programmet om du trycker på den engelska flaggan. Under Hjälp hittar du bl a kontaktuppgifter till systemadministrationen, lathundar och diverse länkar.
Under Min profil kan du också välja om du vill ha en svensk eller engelsk version av programmet. Välj detta under Språk. 2
3 HUR MAN SKAPAR EN NY RESEORDER Välj Resa/Bokning/Skapa ny resa. Välj Skapa ny reseorder och Fortsätt. Fyll i startdatum/klockslag, slutdatum/klockslag, resmål, ändamål och beskrivning. Sedan fyller du i konteringen (org.enhet + projekt). Till höger om fälten hittar du en hjälpruta där du kan söka viss orgenhet resp projekt. Sedan väljer du den attesterande chefen (kontrollera gärna med granskaren på din avd/inst/skola vem som är din attestant). Vidare fyller du i de kända kostnaderna, t ex logikostnad (hotellkostnad per natt), övriga kostnader (t ex konferensavgift) och traktamente. När det gäller utrikes traktamenten så hittar du de aktuella beloppen under Info-sidan (under? ) i menyraden. Då öppnas ett nytt webbfönster där du hittar skatteverkets lista över de aktuella traktamenten. För att få fram den totala resekostnaden, tryck på Beräkna.
Om du behöver ha ett reseförskott så fyller du i det önskade beloppet vid fältet Reseförskott yrkas med. OBS: Tänk på att beloppet för det totala traktamentet inte tar hänsyn till måltidsavdrag, dvs reseförskottet skall helst vara mindre än den totala kostnaden. Under Meddelande till chefen, kan du t ex ange tidigare utbetalda kostnader som är knutna till resan, t ex kurs-/konferensavgift, flygbiljetter etc. Man kan även ange om man avser att reducera traktamentet. 4 När allt är klart, tryck på Skicka för attest. När din chef har attesterat din reseorder kommer den att få status godkänd/attesterad. Om din chef underkänner reseordern så skickas det automatiskt ett mail till dig. Om du har yrkat ett reseförskott, tar du ut en webbutskrift av den attesterade reseordern och ger den till granskaren som ordnar utbetalningen. Observera: fliken Bokningar i reseordern används inte för att boka resor. För att boka online, se separat lathund Boka resor i KTH-RES.
5 HUR MAN SKAPAR EN NY RESERÄKNING Du kan skapa en reseräkning direkt från din reseorder (den skall vara attesterad), från din resebeställning som du gjorde i Ticket online eller också under Resa/Reseräkning/Skapa ny reseräkning. För att skapa en reseräkning direkt från reseordern eller resebeställningen: Välj Resa/Bokning/Sök resor. Under fliken Åtgärd Välj Skapa reseräkning. Nu kan du skapa en preliminär reseräkning genom att trycka på Skapa reseräkning och utför. Den preliminära reseräkningen hittar du under Resor/Reseräkning/Sök reseräkning. Upp kommer en lista över dina reseräkningar. Där hittar du din preliminära reseräkning. Klicka på reseräkningsnumret eller Ändra-ikonen (finns under Åtgärder). Uppgifter från reseordern finns redan inregistrerade i reseräkningen.
6 Kontrollera typ av resa (endagsförrättning, flerdygnsförrättning, flerdygnsresa utan traktamentstillägg eller endast utlägg/bilresor) och land. Tryck på Fortsätt. Resetypen Endast utlägg/bilresor tar inte hänsyn till traktamente, där kan du t ex samla månadsvis alla dina reseutlägg i en och samma reseräkning. Om du har tagit ut ett reseförskott kommer information om detta nu. Här kan du kvitta förskottet mot aktuell reseräkning. Markera aktuellt förskott och tryck på Fortsätt. Förskottet läggs in i så fall nederst i reseräkningen. Grunduppgifter Grunduppgifterna är redan ifyllda. Kontrollera att datum, klockslag, resmål, ändamål samt kontering är korrekta. Huvudkonteringen följer med till flikarna Utlägg och Bilersättning. Vill du kontera på flera projekt, tryck på Ny rad. I beskrivning kan du t ex lägga in namn på konferensen, om du har besökt flera länder under din resa etc. Påbörjas datum: när du lämnade bostaden eller KTH. Avslutas datum: när du kom hem eller var tillbaka på KTH. Vid utrikesresor tillkommer ett fält där man fyller i restider mellan länderna. Avresa från land och ankomst till land anges i lokal tid i respektive land. Knappen Ny rad används om resan företas genom flera länder (OBS med övernattning eller tjänsteförättning). Avviker från reseorder: kryssa i om grunduppgifterna skiljer sig markant från reseordern.
7 Måltider/nattrakt. Traktamente får du som resenär för att täcka de fördyrande levnadsomkostnaderna under din tjänsteresa. Om du inte betalar din måltid själv skall ditt traktamente reduceras. Inga fria luncher/middagar: du har betalat alla måltider själv. Detta betyder att du skall ha fullt traktamente utan reducering. Du måste kryssa i rutan för att intyga detta. Utan kostförmån: Här kryssar du i måltid som du har blivit bjuden på och som är skattefri förmån, t ex hotellfrukost som ingår i rumspriset, intern/extern representation eller intern utbildning (max 7 dagar). T ex du blir bjuden på lunch och middag av konferensarrangören. Detta betyder att du bara skall ha ett reducerat traktamente för lunch och middag och inte bli förmånsbeskattad för måltiderna. Med kostförmån: Här kryssar du i måltid du har blivit bjuden på och som är skattepliktig förmån, t ex du är på en konferens/extern utbildning där lunch och middag ingår i konferenspriset. KTH har i detta fall betalat måltiderna. Traktamentet skall reduceras och du skall förmånsbeskattas. Om hotellfrukost ingår i rumspriset blir du inte förmånsbeskattad för måltiden utan behöver bara göra ett måltidsavdrag på traktamentet (alltså utan kostförmån). För måltider på allmänna transportmedel görs ingen reducering. Privat övernattning (nattraktamente): Kryssas i för varje natt du bor privat.
8 Utlägg Här kan du registrera utlägg som du har haft under resan och ska ha ersättning för. OBS: lägg inte in negativa belopp, då blir det fel med utbetalningsfilen. Kontakta i så fall din granskare. För varje utlägg väljs en utläggstyp (val sker ur lista), datum, belopp inkl moms, kvittonr (varje kvitto numreras med 1, 2 etc) och beskrivning. När beloppet anges beräknas momsen automatiskt beroende på vilken momssats som är kopplad till den valda utläggstypen (Obs: gäller inte utlägg i utlandet). Detta ser du när du har tryckt på Lägg till utlägget. På en utrikesresa skall valutakod och kurs anges. Kursen är köpkursen som gällde vid utläggsdagen. Om du inte kommer ihåg vilken kurs som gällde då kan du öppna valutakonverteraren under Hjälp-knappen (? ) vid sidan om valutakursfältet. Tryck på Lägg till utlägget. Uppgifterna läggs in som en ny rad längst ner. Ange eventuellt ytterligare utlägg tryck igen på Lägg till utlägget för att spara utlägget i reseräkningen. Om utlägget avser representation måste antalet deltagare samt namn på deltagarna anges (OBS ange en rad per deltagare). Om du vill kontera med annan kontering än huvudkontering tryck på Ändra kontering. Kvittona numreras och häftas ihop med utläggsbilagan som du skall skriva ut när du har sparat din reseräkning som definitiv. Lämna sedan utläggsbilagan till granskaren på din avd/inst/skola.
9 Bilersättning Ange färdsätt, färdväg, antal km samt eventuellt en kort beskrivning. Färdsätt: Egen bil, full ersättning: du får den skattefria samt den skattepliktiga ersättningen. Egen bil, end skattefri ers: då erhålls bara den skattefria ersättningen. Tryck på Lägg till bilresan för att spara bilersättningen i reseräkningen. Avbrott Ett avbrott i en förrättning måste anges för att reseavtalets regler om eventuella reduceringar av traktamenten och traktamentstillägg efter en viss tid skall kunna följas. Avbrott i förrättning skall anges om du under förrättningsperioden har varit på en annan förrättning eller varit ledig för t ex semester eller hemresa under en helg. OBS: semester räknas i heldagar!
10 Påbörjas datum: skriv första semesterdagens datum kl 00:00 Avslutas datum: skriv första arbetsdagens datum kl 00:00 Tryck på Lägg till avbrottet för att spara avbrottet i reseräkningen. Spara definitivt/spara preliminärt Spara preliminärt: innebär att det som är noterat sparas för senare komplettering. Reseräkningen kan ändras och är inte färdig för attest. Efter komplettering spara definitivt. Spara definitivt: innebär att reseräkningen är klar och skickas automatiskt för granskning och sedan attestering. Det går inte längre att ändra i reseräkningen. Efter att du har sparat reseräkningen som definitiv skall attesterare väljas. Välj attestant ur rullistan. Kontrollera gärna med granskaren vem som är din attesterare. Tryck på Fortsätt. Din reseräkning är nu sparad som definitiv och skickad för granskning och attest.
11 Anteckningar Där kan du dels skriva en anteckning till din reseräkning, dels bifoga bilagor. Tryck på Lägg till anteckning. Kryssa i så att den blir permanent. Välj Browse. Välj det dokumentet som du vill bifoga. Tryck på Bifoga. Nu ser du att bilagan ligger som en rad under Bilagor. Stäng.
12 HUR DU SÖKER DINA RESEORDER/RESERÄKNINGAR Under Resa/Bokning/Sök resor hittar du dina reseorder: Under Resa/Reseräkning/Sök reseräkning hittar du dina reseräkningar:
13 DIVERSE INFO Förklaring av reseräkningens Status Preliminär: ej klar och ej skickad för attest, kan ändras och kompletteras. Definitiv: Klar och skickad för granskning och attest, går ej att ändra. Granskad: Är granskad av granskaren och skickad för attest. Attesterad: Är attesterad av attestanten och klar för utbetalning. Utbetald: Reseräkningen är utbetald/överförd till lönesystemet för utbetalning Underkänd: Reseräkningen har underkänts. Klicka på symbolknappen för Anteckningar för att se anledningen. Åtgärda och spara som definitiv för ny attest. Fälthjälp får du genom att klicka på fältrubriken vid det inmatningsfält du undrar över. Hjälptexten visas till höger om sidan. På vänster sida kommer vid behov meddelanden och felmeddelanden att visas. Rött streck under inmatningsfält anger att fältet är obligatoriskt. Huvudkontering: här finns din org.enhet angiven, fyll i projektnumret. Om du vill kontera reseräkningen på flera projekt, fyll i första raden tryck sedan på Ny rad; nu kan du fylla i andra konteringen. Reseräkningens huvudkontering under Grunduppgifter följer med till flikarna utlägg, bilersättning. Konteringsuppgifterna där behövs därför normalt inte läggas till. Under utlägg och bilresor kan Avvikande kontering anges. Om inget anges här, gäller reseräkningens huvudkontering. Knappen Reseräkning visar reseräkningen på skärmen. OBS! denna funktion blir inte aktiv förrän reseräkningen har sparats som preliminär eller definitiv. Knappen Utläggsbilaga visar en bilaga för de utlägg/kvitton som skall redovisas. Om kvitton finns, skriv ut denna bilaga, fäst kvittona och skicka det till en på din avd/inst. OBS! Denna funktion blir inte aktiv förrän reseräkningen har sparats definitivt. Knappen Ersättningar ger en snabböversikt över vilka ersättningar som kommer att betalas ut. Här kan även Reducering av ersättning göras. Knappen Anteckningar ger information om det finns anteckningar knutna till reseräkningen. Siffran inom parentes anger hur många anteckningar som finns knutna till reseräkningen. Tryck på knappen för att läsa anteckningarna. Du kan även bifoga bilagor. Knappen Rensa tömmer formuläret (eller tillbakagång till sist sparade) för att lägga in ny information eller avsluta/logga ut.