Nyheter i och med uppgraderingen från Baltzar Business Arena 5.2 till PaletteArena 5.3 Från och med version 5.3 har Baltzar Business Arena bytt namn till PaletteArena. Anledningen till namnbytet är att leverantören av systemet heter Palette. Layout och fakturahantering känns igen från Baltzar 5.2 men vissa förändringar har skett. Dessa beskrivs i detta dokument. Innehåll Sammanfattning... 1 Nytt lösenord... 2 Förfallodatum i inkorgen Mina fakturor har fått färgkodning... 3 Svefakturorna får logotyper och kan hantera bilagor... 3 Fakturor omvandlas till PDF-format innan utskrift... 4 Information om betaldatum och slutattestant finns med på utskrift... 4 Tvingande att lämna kommentar när man trycker Ej godkänd... 5 Ej godkänd - vidare... 5 Ej godkänd tillbaka... 5 Varför är det så krångligt?... 6 Rapporten Visa faktura har ändrats... 7 Ny bakgrundsfärg... 7 Rolladministration... 8 Ny användare tvinga byte av lösenord och mejla inloggningsuppgifter... 8 Lägga upp ny Roll kopiera en befintlig roll... 9 Chefs roll... 11 Vad händer om det både finns en roll för flödeskomplettering och rutan Chefs roll är ibockad?... 12 Exempel på organisation av slutattestanter i flera led... 13 0
Sammanfattning Nytt lösenord: Om man har glömt sitt lösenord kan systemet generera ett nytt från inloggningssidan. Man behöver alltså inte längre kontakta Palettesupport (f.d. Baltzarsupport) för att få ett nytt. Förfallodatumet är färgkodat i inkorgen. Gul betyder att fakturan förfaller inom 1-5 dagar och röd att förfallodatumet har överskridits. Svefakturor får logotyper (uppdateras löpande av ekonomienheten) och kan hantera bilagor. Det kan bli en fördröjning när bilden ska visas eftersom systemet ska hämta logotypen inför varje visning. Vid utskrift: När man trycker på knappen Skriv ut bild omvandlas fakturan till PDF. Svefakturor och internfakturor kan skrivas ut. Betaldatum och information om slutattestant finns med på utskriften. Betaldatum kommer alltid med och information om slutattestant visas om man väljer att skriva ut kontering och fritext. Det är tvingande att ange en kommentar om man trycker på någon av knapparna Ej godkänd -. Det är olika tillvägagångssätt beroende på vilken knapp man väljer. Skriv ut denna tabell och ha som lathund vid din dator: Ej godkänd vidare 1 Skriv ingen kommentar i fritexten 2 Tryck på knappen Ej godkänd - vidare 3 Skriv kommentaren i den ruta som dyker upp och tryck OK 4 Fakturan har försvunnit ur din inkorg. Din kommentar har hamnat som fritext i fakturan. Ej godkänd tillbaka 1 Skriv kommentar i fritexten 2 Tryck Spara 3 Tryck på knappen Ej godkänd - tillbaka 4 Nu har fakturan skickats från din inkorg. Rapporten Visa faktura har fått en ny plats i menyn och har fler valmöjligheter gällande Status. Ny bakgrundsfärg: Under Min Profil kan du välja Tema City. Du får då en ny, ljusblå bakgrund. För rolladministratörer Användare: Du kan tvinga användaren att byta lösenord vid nästa inloggning samt göra så att systemet skickar inloggningsuppgifter till användaren med e-post. Roll: När du ska lägga upp en ny roll kan du utgå från en befintlig och kopiera den. Chefs roll: Detta är en ny funktion som ger samma resultat som Roll för flödeskomplettering enligt attestbeloppet. Skillnaden är att det på rollnivå anges vem som ska ta hand om fakturor som överstiger attestbeloppet och att man i flödesförslaget bockar i en ruta som heter Chefs roll. 1
Nytt lösenord Om du har glömt ditt lösenord behöver du inte längre mejla till Palettesupport (före detta Baltzarsupport) utan klickar på länken Glömt lösenord på inloggningssidan: Du skriver din användarkod och din e-postadress och trycker på knappen Skicka. PaletteArena jämför kombinationen av användarkod och e-postadress med den e-postadress som finns lagrad för den aktuella användarkoden i systemet. Om dessa stämmer överens skickar systemet ett mejl med ett nytt tillfälligt lösenord. Det finns alltså ingen risk att PaletteArena skickar ditt lösenord till någon annan mejladress än din egen! När du loggar in får du byta ditt tillfälliga lösenord mot ett annat. 2
Förfallodatum i inkorgen Mina fakturor har fått färgkodning Förfallodatum har blivit färgkodat. Gul betyder att fakturan förfaller inom 1-5 dagar och röd att förfallodatumet är dagens datum eller har överskridits. Svefakturorna får logotyper och kan hantera bilagor Vi har nu möjlighet att själva lägga till logotyper på svefakturorna. SLU har många svefakturaleverantörer så det dröjer troligtvis en tid innan vi har samlat in och lagt upp logotyper för alla. Uppläggningen sköts av ekonomienheten. Det kan bli en fördröjning när fakturabilden ska visas eftersom systemet ska hämta logotypen inför visningen. Vi har nu också möjlighet att ta emot bilagor tillsammans med svefakturan. Om leverantören väljer att skicka en bilaga tillsammans med svefakturan når man denna genom att klicka på den länk som hamnar bredvid rubriken Dokumentreferens. Det är fortfarande ovanligt att leverantörer skickar svefakturor med bilagor. Här hamnar logotypen Klicka här för att få upp bilagan! 3
Fakturor omvandlas till PDF-format innan utskrift För att skriva ut en faktura trycker du på knappen fakturabilden. som finns i överkanten av Fakturan omvandlas då till PDF vilket kan ta en liten stund. Det löser dock problemet med blanka utskrifter och möjliggör också utskrift av svefakturor och internfakturor, vilket sammantaget gör att det blir en förbättring. Information om betaldatum och slutattestant finns med på utskrift När du trycker på knappen Skriv ut bild får du frågan Vill du även skriva ut kontering och fritext?. Om du trycker på Ja får fakturan också information om slutattestant. Denna syns i kolumnen Signerad i utskriftens nederkant: Oavsett om du trycker Ja eller Nej får fakturan information om betaldag i utskriftens överkant (förutsatt att fakturan är betald): 4
Tvingande att lämna kommentar när man trycker Ej godkänd Det är nu tvingande att ange en kommentar när man trycker på knappen Ej godkänd - vidare och Ej godkänd - tillbaka. Detta är en ny funktion i PaletteArena 5.3. Det fungerar på olika sätt beroende på om man väljer Ej godkänd vidare eller Ej godkänd - tillbaka. Ej godkänd - vidare 1. Skriv ingen kommentar i fritexten (men det blir inte fel om du råkar göra detta ändå). 2. Tryck på knappen Ej godkänd - vidare 3. Kommentarsrutan dyker upp: Skriv anledningen till att du inte kan godkänna fakturan och tryck på OK. 4. Nu har fakturan skickats från din inkorg. Den text du skrev har hamnat i fakturans fritext. Ej godkänd tillbaka 1. Skriv anledningen till att du inte kan godkänna fakturan i fritexten: 2. Tryck Spara: 3. Tryck på knappen Ej godkänd - tillbaka 4. Nu har fakturan skickats från din inkorg. 5
Varför är det så krångligt? Funktionen Ej godkänd - vidare är standard för PaletteArena. Funktionen Ej godkänd - tillbaka är en specialanpassning gjord för SLU i och med förra uppgraderingen. Tyvärr har Palette inte kunnat modifiera anpassningen så att den fungerar på samma sätt som standardlösningen. Vi har framfört önskemål om detta, men enligt utvecklarna på Palette går det inte att lösa. Om du tycker att det känns svårt att det fungerar olika med de olika knapparna kan du låta bli att använda Ej godkänd - tillbaka och bara använda dig av Ej godkänd - vidare istället. Då blir det lättare att vänja sig. Om du vill skicka tillbaka fakturan till den som sände den till dig får du istället för att trycka på Ej godkänd tillbaka redigera flödet och infoga personen/rollen efter dig. Sedan skickar du fakturan till personen/rollen genom att trycka Ej godkänd - vidare. Exempel: Att skicka tillbaka fakturan genom att trycka Ej godkänd - vidare 1: Fakturan skickades från 934 JEP Adm till 934 JEP Jenny. För att skicka tillbaka den till 934 JEP Adm trycker man på knapp Redigera flöde: 2: Tryck på figuren Infoga roll i flöde: 3: För att söka upp 934 JEP Adm kan man t.ex. skriva 934*adm* i rutan Roll. Sedan dubbelklickar man på raden 934 JEP Adm: 4: Nu ligger rollen 934 JEP Adm efter 934 JEP Jenny. Därefter trycker man på knapparna (1) Stäng samt (2) Ej godkänd - vidare: När man trycker på Ej godkänd - vidare dyker kommentarsrutan upp oavsett om man redan har skrivit en kommentar i fritexten eller inte. Systemet känner alltså inte av om man redan har skrivit en kommentar, utan man måste även fylla i text i den ruta som dyker upp. Vi har framfört önskemål om att systemet ska känna av om man redan har skrivit en fritext så att fakturan ska gå iväg utan att kommentarsrutan dyker upp, men enligt utvecklarna på Palette kan detta inte åtgärdas. Vi har förståelse för att detta kommer att leda till irritation, men förhoppningsvis lär man sig efter ett tag och gör rätt. Har man redan skrivit en förklarande text i fritexten innan man trycker på Ej godkänd - vidare räcker det om man skriver Se nedan eller dylikt. 6
Rapporten Visa faktura har ändrats Rapporten Visa faktura har hamnat högst upp bland länkarna till rapporterna. Valmöjligheterna för Status har ändrats. I förra versionen var man tvungen att välja Status genom en rullgardinsmeny, vilket innebar att man bara kunde välja en status i taget. Nu finns det möjlighet att söka på flera olika statusar samtidigt. Ny bakgrundsfärg Om du har ledsnat på din gamla bakgrundsfärg kan du byta till en ny, ljusblå variant. Du går då in under Min Profil och väljer Tema City. Tryck Spara, logga ut och logga in igen. 7
Rolladministration Detta kapitel vänder sig till dig som är rolladministratör. Ny användare tvinga byte av lösenord och mejla inloggningsuppgifter En ny funktion är att du kan tvinga användaren att byta lösenord vid nästa inloggning och även skicka inloggningsuppgifter via e-post. För att tvinga användaren att byta lösenord vid nästa inloggning bockar du i följande ruta: För att skicka inloggningsuppgifter gör du såhär: 1. Spara din användare 2. Bocka i följande ruta: 3. Tryck på knappen Skicka inloggningsuppgifter: Nu har inloggningsuppgifterna skickats till den e-postadress som är angiven i rutan E-post. 8
Lägga upp ny Roll kopiera en befintlig roll När du ska lägga upp en ny roll kan du kopiera en befintlig. På så sätt behöver du inte göra om alla moment. 1. Sök fram de roller som du är rolladministratör för. 2. Välj en roll med samma egenskaper som den roll du vill skapa, t.ex. 415 Ekol Achim G om du är rolladministratör för institution 415. 3. Tryck på knapp Kopiera roll: 9
4. Ange benämningen och namnet på den roll som du vill lägga upp: 5. Du har nu fått en ny roll, med den benämning och det namn du angav, som är en exakt kopia av den roll du kopierade! Det enda du nu behöver göra är att tilldela rollen en användare och trycka Spara. Bolag är redan tilldelat så du behöver inte göra detta extra moment. Tänk på att det bara är rollen som är kopierad inte flödesförslag och referens! Du måste ändå göra dessa moment. 10
Chefs roll En ny funktion är att man kan lägga till en chefs roll. Tanken är att detta ska användas för slutattestanter med begränsad attesträtt. Den roll som anges som Chefs roll är den som ska ta hand om de fakturor som överstiger den aktuella rollens attesträtt. Om rollen är slutattestant i ett flöde och fakturans värde överstiger attestbeloppet adderas chefens roll med automatik. För att detta ska fungera måste man även bocka i rutan Chefs roll i de flödesförslag där rollen med begränsad attesträtt står som slutattestant: 11
Det fungerar alltså på samma sätt som vid Roll för flödeskomplettering enligt attestbeloppet, men istället för att ange den kompletterande rollen i varje berört flödesförslag anges denna i attestantens roll istället. Sedan bockar man i rutan Chefs roll i de berörda flödesförslagen istället. Det finns två fördelar med detta: 1. Om ställningstagandet om flödeskomplettering redan är gjort på rollnivå behöver man inte tänka på detta när man lägger upp ett nytt flödesförslag. Genom att alltid bocka i rutan Chefs roll i flödesförslaget försäkrar man sig om att det alltid blir en kompletterande roll i det fall det behövs. 2. Man kan bygga en organisation av slutattestanter i fler än två led. En roll kan exempelvis ha attesträtt på 10.000,00 kr och har en chef vars attesträtt är 50.000,00 kr som i sin tur har en chef med obegränsad attesträtt. Om din institution vill börja använda er av funktionen Chefs roll måste ni mejla palettesupport@slu.se och meddela vilka roller som ska ha en Chefs roll och vilken roll som ska vara chef. Institutionerna ansvarar därefter för att berörda flödesförslag får en bock i rutan Chefs roll. OBS! Man behöver inte använda sig av Chefs roll om man hellre vill använda sig av Roll för flödeskomplettering. Vad händer om det både finns en roll för flödeskomplettering och rutan Chefs roll är ibockad? I detta exempel är rutan Chefs roll ibockad och chefen för rollen 934 JEP Eksystem chef är 934 JEP Ekonomichef. Rollen 980 Universitetsdirektör är dock angiven som Roll för flödeskomplettering enligt attestbeloppet. Om fakturan överstiger attestbeloppet för 934 JEP Eksystem chef kommer fakturan att gå till Roll för flödeskomplettering, d.v.s. 980 Universitetsdirektör. Den roll man anger som Roll för flödeskomplettering styr därmed över Chefs roll. 12
Exempel på organisation av slutattestanter i flera led På rollnivå kan det till exempel se ut såhär: 934 JEP Linda Eklund har attesträtt på 10 000,00 kronor och har en chef som heter 934 Eksystem chef som har attesträtt på 50 000,00 kr, vilken i sin tur har en chef vid namn 934 JEP Ekonomichef som har obegränsad attesträtt. Exempel på flödesförslag Här finns ett flödesförslag som heter 934JKM där 934 JEP Linda Eklund är slutattestant och rutan Chefs roll är ibockad. Beroende på beloppet på den faktura som har referens 934JKM händer följande med fakturans flödesförslag: Fakturabelopp < = 10 000,00 Fakturabelopp > 10 000,00 <= 50 000,00 Fakturabelopp > 50 000,00 13