Sidan 1 av 8 Lathund Elektronisk fakturahantering Fakturahantering 2015-02-01
Sidan 2 av 8 1 Introduktion... 3 2 Mina fakturor... 4 2.1 Status... 4 2.2 Sortera och selektera... 4 3 Hantera en faktura... 5 3.1 Signera... 6 3.2 Alternativ... 7 3.2.1 Skicka för info... 7 3.2.2 Utredning... 8
Sidan 3 av 8 1 Introduktion erbjuder en tjänst för att kunna hantera elektronisk fakturahantering. Detta innebär en betydande förenkling av hanteringen av leverantörsfakturor. Via en inloggning når du som attestant fakturor och kan enkelt och snabbt attestera dessa för betalning. Om ni ännu inte anslutit er fastighet till tjänsten är detta enkelt gjort. Kontakta oss på info@botema.se så berättar vi mer och sätter ihop de avtal och dokument som behövs. Vi använder oss av en tjänst från Palette. Tjänsten är installerad på säkra servrar i en kontrollerad servermiljö. All kommunikation mellan din dator och tjänsten sker krypterat. Information om tjänsten, länk till dokument som bl.a. denna lathund samt inloggningslänk finns på https://efh.botema.se.
Sidan 4 av 8 2 Mina fakturor Efter inloggning kommer du till sidan Mina fakturor. Här presenteras alla aktiva fakturor som du berörs av, d.v.s. fakturor som inte har blivit attesterade och skickade för betalning. 2.1 Status En faktura kan ha fem olika status: På väg fakturor som är inskannade och som är "på väg" till rollen, dvs. rollen ingår i flödet för fakturan men en annan roll har den för behandling just nu. För behandling fakturor som rollen har att kontrollera/kontera/signera. Under utredning fakturor som lagts på utredning hos rollen och ska undersökas ytterligare internt eller externt innan de konteras/signeras eller kommenteras och skickas vidare för kontroll/kontering/signering av annan roll. Behandlad fakturor som rollen har kontrollerat/konterat/signerat och som inte är definitivbokade i affärssystemet ännu. Okänd fakturor som rollen har angett som okända och skickat vidare utan åtgärd. 2.2 Sortera och selektera Som standard visas fakturor med status För behandling (röd) samt Under utredning (gul), dvs. fakturor som rollen aktivt ska arbeta med. För att visa fakturor med annan status markera kryssrutan för den önskade statusen och klicka sedan på knappen Uppdatera. På sidan Mina fakturor går det också att selektera och söka fram fakturor med urvalen Bolag och Leverantör. Även här aktiveras urvalen genom att klicka på knappen Uppdatera.
Sidan 5 av 8 Fakturorna på sidan Mina fakturor kan sorteras efter de olika rubrikraderna genom att klicka på respektive rubrik. Klicka ytterligare en gång på rubriken för att sortera den stigande eller fallande. Genom att klicka på raden för önskad faktura visas detaljerad information om fakturan samt den inskannade fakturabilden och eventuella bilagor (mer information i kapitel om Hantera en faktura ). 3 Hantera en faktura I ramen Faktura, till vänster, visas ett antal uppgifter om fakturan som tolkats från pappersfakturan eller lästs in från e-fakturan, och som följer fakturan hela vägen i Palette. Leverantörs ID Leverantörens fakturanummer Bokföringsdatum
Sidan 6 av 8 Förfallodatum Nettobelopp Momsbelopp I ramen Fakturabild, till höger, visas den inskannade fakturabilden eller e-fakturan i en grafisk presentation. Beroende på bildformat visas eventuella fakturabilagor som blivit inskannade som siffror ovanför fakturabilden. Klickar man på fakturan öppnas ett nytt fönster som förstoring. Klickar man på denna förstorade bild så återgår man till ursprunglig storlek. Detta kan man också göra via knappen Visa stor bild om det är en e-faktura. 3.1 Signera När man trycker på Signera så godkänner man fakturan och skriver under med sin signatur. En faktura går vidare till nästa nivå i flödet först när denna blivit signerad av rollerna som ingår i flödet. Du har nu inte möjlighet att ändra eller lägga fakturan på utredning. Om du har fler fakturor på sidan Mina fakturor som ska attesteras visas nästa faktura, annars kommer du tillbaka till Mina fakturor. För att en faktura ska bli slutsignerad och kunna gå iväg för definitivbokning och betalning måste den vara konterad till 100 % på giltiga konton samt signerad av behörig(a) person(er) i Palette.
Sidan 7 av 8 3.2 Alternativ 3.2.1 Skicka för info För att skicka fakturan och dess uppgifter via e-post, klicka på knappen Alternativ och välj Skicka för info. Som standard fylls meddelandet med basinformation om fakturan. Här kan man lägga till ytterligare information samt ett eget meddelande till mottagaren.
Sidan 8 av 8 3.2.2 Utredning Om en faktura måste undersökas ytterligare innan den kan signeras kan fakturan läggas på utredning. 1. Klicka på knappen Alternativ och välj Utredning. 2. Välj typ av utredning för fakturan, d.v.s. vad fakturan väntar på, som en information. Följande status finns att välja mellan: a. Intern utredning väntar på besked från intern roll. b. Utredning mot leverantör väntar på besked från leverantören. c. Väntar på kredit väntar på kreditfaktura från leverantören. 3. Klicka på Roll för utredning för att välja vem som ska få fakturan för utredning. Klicka på Sök i rutan som kommer upp. Välj roll i listan genom att dubbelklicka. Anges ingen roll så läggs fakturan på utredning hos den innevarande rollen. 4. Skriv in en orsak till varför fakturan läggs på utredning i fältet Meddelande. 5. Kryssa i Tillbaka till mig efter utredning om du ska få tillbaka fakturan efter utredning. 6. Det är möjligt att bifoga en fil till fakturan, genom att klicka på Bifoga fil. 7. Klicka på Skicka för utredning. Om du inte väljer någon roll som ska ha fakturan för utredning visas en fråga om du vill lägga fakturan för utredning på dig själv. 8. Det sparas en Fritext som anger att en utredning har gjorts och till vem utredningen skickades. När en faktura befinner sig på utredning är dess status Under utredning.