Odontologiska fakulteten Klinisk bettfysiologi/orofaciala smärtenheten 2 PATIENTADMINISTRATION INNEHÅLL 2.1 Remissrutiner internt... 3 Inkommande interna (elektroniska) remisser... 3 Klinisk bettfysiologi... 3 Orofaciala smärtenheten... 3 Utgående internt (elektroniskt) remissvar... 4 Utgående intern remiss... 4 Inkommande internt remissvar... 5 2.2 Remissrutiner externt... 5 Inkommande externa remisser... 5 Pappersremissen... 5 Remiss till T4... 6 Skapa elektronisk remiss i T4... 7 Utgående externt remissvar... 8 Utgående extern remiss... 8 Utgående remiss till Tand, Käk och ansiktsröntgen, SUS, Malmö... 10 Inkommande externt remissvar... 10 Inkommande remissvar från Tand, Käk och ansiktsröntgen SUS, Malmö... 11 2.3 Remissvar ej behandlad patient... 11 2.4 Förslag på remisser... 12 2.5 Översikt Status på remiss i t4... 12 2.6 Inskanning av dokument i T4... 13 2.7 Kallelserutiner... 15 Kallelse av patient till lärarklinik Klinisk bettfysiologi... 15
Kallelse av patient till Orofaciala smärtenheten... 16 Kallelse av patient till studentkliniken Klinisk bettfysiologi... 17 Nya patienter:... 17 Kontrollpatienter:... 17 Kallelse av patient med sekretesskydd... 18 2.8 Avsluta patient... 18 2.9 Guide för utskrifter från T4... 18 Tidsändring... 20 Avskrivning... 21 Besöksbevis... 22 Remissbekräftelse till klinik respektive patient... 23 Kallelsebrev... 25 Uteblivande... 26 Ombokning... 27 2.10 Tandtekniska fakturor... 27
2.1 REMISSRUTINER INTERNT INKOMMANDE INTERNA (ELEKTRONISKA) REMISSER Remissansvarig tandläkare bedömer interna remisser direkt i T4 enligt mall för urvalskriterier, bilaga 1. Status = Godkänd Remissen placeras under ikon R recall/kö lista KLINISK BETTFYSIOLOGI Kö ID: 1. Tandläkare 2. Student klin bett Remissansvarig tandläkare trycker ut en kopia på alla remisser som placeras i kö student klin bett. Dessa remisskopior placeras i angiven pärm på studentkliniken. Aktivitet: Klinisk bettfysiologi Prioritet: 1. Låg = används ej 2. Mellan = ordinarie kö enligt remissens ankomstdatum 3. Hög = patienter med förtur akuta remisser, barn patienter, RA patienter OROFACIALA SMÄRTENHETEN Kö ID: Smart Aktivitet: Orofaciala smärtenheten Prioritet: 1. Låg = används ej 2. Mellan = ordinarie kö enligt remissens ankomstdatum 3. Hög = patienter med förtur enligt Orofaciala smärtenheten.
UTGÅENDE INTERNT (ELEKTRONISKT) REMISSVAR Tandläkare skriver in remissvar i T4. Exempel på remissvar, se bilaga 2. Dessa remissvar finns även på datorernas skrivbord i LK rum 44 och 45. Status = Avslutad. Eller Intalade remissvar skrivs i T4 av läkarsekreterare som ändrar status till Skriv Prel. Remissvar. Ansvarig tandläkare får därefter en remissalert vid inloggning i T4 som förmedlar att det finns remisser som ska åtgärdas. Tandläkaren läser och godkänner remissvaret och ändrar status, observera att signering sker två gånger. Status = Godk. Prel Remissvar, Status = Avslutad När remissen avslutas blir det en automatisk anteckning i journalen = Behandlings översikt Remissvar skickat till.. Studenter skriver in remissvar i T4. Mall för remissvar se bilaga 2 Remisshantering är klar! UTGÅENDE INTERN REMISS Utgå ifrån patientens journal, remissikon (ensam gubbe) uppe på listen. Välj: Ny utgående remiss Tom elektronisk remiss Kontrollera att från klinik stämmer Ange ansvarig tandläkare Kontrollera att till klinik stämmer, hämtas under dropdown listan Skriv: remisstext ange orsak övriga anteckningar
Under orsak ska även anges om patient ska behandlas på lärarkliniken eller studentkliniken. Status = Inväntar sändning Tangent OK sparar och stänger remissen. När mottagande avdelning tagit emot remissen ändras status till mottagen. INKOMMANDE INTERNT REMISSVAR Elektroniskt remissvar till avdelningen. Status = Avslutad Ansvarig tandläkare får en remissalert vid inloggning i T4. Svara Ja så visas oläst remissinformation med fet stil som berör den inloggade tandläkaren, (olika färger anger att remisser inte öppnats under en viss tid). När tandläkaren läst remissvaret; Status = Sign remissvar Remisshantering är klar! 2.2 REMISSRUTINER EXTERNT INKOMMANDE EXTERNA REMISSER PAPPERSREMISSEN Ansvarig receptionstandsköterska hämtar post/remisser från postfacket på plan 3. Tandsköterska öppnar inkomna brev och stämplar ankomstdatum + signatur. Följande typer av remisser ska åtgärdas omedelbart: Akuta remisser: Kontakta remissansvarig/konsulttandläkare för ställningstagande till denna remiss. Speciellt viktigt med rätt hantering inför sommar och juluppehåll.
Apné skena: Ring remittent angående sömnutredning. Remisser från annat län än Region Skåne: Kontakta remittent angående betalningsansvar. Brevmall finns, bilaga 3. Remisserna placeras i angivet fack i receptionen plan 4 för att bli registrerade i T4, vilket T4 support ansvarar för. Remissbilagor Medföljande journalkopior, cd samt analoga röntgenbilder placeras i en plastficka och sätts ihop med remissen för vidare hantering. Privata studiemodeller förvaras i högskåp i korridor innan LK behandlingsrum. Märk kartongen med namn, tandläkare och ankommit datum. REMISS TILL T4 T4 support, registrerar nya patienter/remisser i T4. Under flik anteckning i T4 journal skriver T4 support en text: T. ex. Remiss 1 (1 99), journalkopior + studiemodeller från FTV Caroli, Malmö ankom 20100210, inscannad (anteckningen signeras först när all hantering av remissen slutförs). Remiss + eventuella journalkopior scannas in, bilagan döps till Rem 1 (1 99) Analoga röntgenbilder eller cd skickas till Hans Herrlander, Ortodontiavdelningen, plan 3 för importering till T4, bilaga 4. När röntgenbilder kommer i retur från H Herrlander skickas dessa åter till remittenten, skriv under flik anteckning T.ex. OPG + 10 st rtg bilder i retur till tdl N.N. Malmö. CD skivor lämnas till plan 1 för destruktion, i angiven box. Denna hantering av externa remisser innan ansvarig tandläkare bedömt dessa är för att underlätta servicen till patienten om de ringer angående sin remiss. Pappersremisserna lämnas av T4 support till remissansvarig tandläkare för bedömning till recall/kö listan i T4. Ansvarig tandläkare bedömer enligt urvalskriterier, bilaga 1. Efter bedömning återfår T4 support remisserna för att slutföra hanteringen i T4.
SKAPA ELEKTRONISK REMISS I T4 Ny remiss skapas från remissikonen (ensam figur) uppe på listen. Välj: Ny inkommande remiss Tom manuell remiss Kontrollera att inloggning är gjord på rätt enhet, dvs. Klinisk bettfysiologi eller Orofaciala smärtenheten (detta för korrekt hantering av remissvar från respektive avdelning). Kontrollera att Från klinik stämmer = inloggad på rätt avdelning. Kontrollera att Till klinik stämmer = hämtas under dropdown listan. Skriv följande text under: Remiss text Remiss inscannad Övriga anteckningar Remiss 1 (1 99) se bilagor Orsak Utredning Status = Godkänd Patienten registreras i rätt recall/kö ikon R enligt remissansvarig tandläkare. T4 support kopierar alla remisser till studentkliniken för att placerar dessa i angiven pärm på studentkliniken. Remisserna hanteras av studerande enligt PM från kursansvarig K7 och K8. Enligt direktiv från OD, 20100614, kontrolleras inskannade remisser dagen efter. Därefter strimlas remisserna.
UTGÅENDE EXTERNT REMISSVAR Tandläkare skriver in remissvar i T4. Exempel på remissvar se bilaga 2. Dessa remissvar finns även på datorernas skrivbord i LK rum 44 och 45. Status = Avslutad. Intalade remissvar skrivs i T4 av läkarsekreterare som ändrar status till Skriv Prel. Remissvar. Ansvarig tandläkare får en remissalert vid inloggning i T4 som förmedlar att det finns remisser som ska åtgärdas. Tandläkaren läser och godkänner remissvaret och ändrar status, observera att signering sker två gånger. Status = Godk. Prel Remissvar, Status = Avslutad Studenter skriver in remissvar i T4. Mall för remissvar se bilaga 2. Remissvaret skrivs ut och skickas till remittenten. Även pappersversionen ska signeras av ansvarig tandläkare. När remissen avslutas blir det en automatisk anteckning i journalen = Behandlings översikt Remissvar skickat till.. OBS! Vid externa remisser måste även en manuell anteckning göras av ansvarig tandsköterska när remissen skickas per post. Detta görs eftersom remissdatum inte alltid stämmer överens med utskicksdatum. Remisshantering är klar! UTGÅENDE EXTERN REMISS Remiss skapas från journalen, remiss ikon (ensam gubbe) uppe på listen.
Välj: Ny utgående remiss Tom manuell remiss Kontrollera att Från klinik stämmer Ange ansvarig tandläkare Kontrollera att Till klinik stämmer hämtas under dropdown listan. Saknas adress kontakta T4 support. Skriv remisstext Ange orsak Övriga anteckningar Status = Inväntar godkännande Knappen OK sparar och stänger remissen Tandsköterskan trycker ut remissen + ev journalkopior. Tandläkaren signerar på papperskopia. Tandsköterskan skriver under flik anteckning i journalen till vem remissen skickas och lägger brevet i utgående postfack.
UTGÅENDE REMISS TILL TAND, KÄK OCH ANSIKTSRÖNTGEN, SUS, MALMÖ Tand, Käk och ansiktsröntgen Skånes Universitetssjukhus Hämtställe 44 205 02 Malmö OBS! Denna adress hämtas i dropdown listan. Kategori ska alltid anges i remisstexten samt under Orsak på remissen. T ex kat 0 = debitering under landstingstaxa. Bilaga 5 Status = Inväntar godkännande Remissen trycks ut, tandläkare signerar på papperskopian och remissen skickas via internpost. Tandsköterskan skriver under fliken Anteckning i journalen till vem remissen skickas och lägger brevet i utgående postfack. INKOMMANDE EXTERNT REMISSVAR Tsk: Stämpla ankomstdatum på remissvaret. Scanna in remissvaret döp denna till Remsvar 1, osv (1 99) Skriv under anteckningar : Remissvar från tdl X ankom + datum, inscannad. Status = Godkänd Skriv i T4 remissen under fliken remissvar, ex: Remsvar 1 inskannad Status = Avslutad Skicka via Ärendelistan ett meddelande till ansvarig tandläkare att remissvar ankommit. Ansvarig tandläkare läser remissvar. Status = signerat remissvar.
INKOMMANDE REMISSVAR FRÅN TAND, KÄK OCH ANSIKTSRÖNTGEN SUS, MALMÖ Tsk: Stämpla ankomstdatum på remissvaret. Scanna in remissvaret döp denna till Remsvar 1, osv (1 99) I journalen under fliken anteckningar skriv text Remissvar från Rtg diagn avd SUS Malmö ankom 20100105, inscannad. Remissvar + DVD till arkivpärm plan 1. Status = Godkänd Skriv i T4 remissen under fliken remissvar, ex: Remsvar 1 inskannad Status = Avslutad Skicka via Ärendelistan ett meddelande till ansvarig tandläkare att remissvar ankommit. Ansvarig tandläkare läser remissvar. Status = signerat remissvar. Remisshantering är klar! 2.3 REMISSVAR EJ BEHANDLAD PATIENT Om en ny patient tackar nej till erbjuden tid på avdelningen skriver den tandsköterska som tar emot samtalet ett remissvar och skickar till remittenten, bilaga 6. Status = Avslutad I externa remisser måste status först ändras till godkänd innan remissen kan avslutas. Tandsköterskan skriver ut remissen, signerar denna, under fliken anteckningar i T4 journalen skriver tandsköterskan en anteckning var remissvar skickas.
2.4 FÖRSLAG PÅ REMISSER EJ INKOMMIT 2.5 ÖVERSIKT STATUS PÅ REMISS I T4 Från T4 lathund
2.6 INSKANNING AV DOKUMENT I T4 Remisser, Remissvar, Journalkopior, Brev, FHB mm scannas in enligt följande: 1. Hämta patientjournal på den patient som inskanning gäller 2. Klicka på Scanner Ikon (finns uppe på listen) Lägg de papper som ska skannas in upp och ned med brevhuvud mot lockets öppning. 3. Välj enligt följande: *Namn: Wia CanoScan LiDE 90 *Klicka på Scanna 4. Ny ruta: Vad vill du scanna *Välj: Svart vit bild eller text *Klicka på Scanna *Avvakta skanning (d.v.s. när maskinen är under arbete) Skanna in alla papper som tillhör just denna bearbetning ex alla papper ang. journalkopior osv för att alla aktuella papper ska ligga under samma bilaga. 5. Ny ruta: Scanna & infoga bilaga Namn: Döp de papper som är inskannade t.ex Rem 1, FHB 2 eller Jkopia 3 Enligt lista bil 1 Siffrorna 1 99 anger hur många olika bilagor av samma sorts bilagor det finns på respektive patient. 6. Det går bra att förhandsgranska bilagan *Klicka på Konvertera *Klicka på Bifoga *Klicka på Stäng Stämpla på de papper som blivit inskannade med avsedd stämpel, fyll i datum + sign, placera de inskannade papperna i arkiv pärm med text ex Remisser vt 2010 klin bettfys denna pärm förvaras i arkivet på plan 1.
Inskannade remissvar fån Tand,Käk och Ansiktsröntgen SUS Malmö ska placeras i angiven röd pärm i arkivet på plan 1. Under flik anteckningar skriv t ex. Journalkopior från tdl N N Malmö ankom 2010 01 01, inskannade Om de inskannade dokumenten är en remiss eller ett remissvar sök anvisningar angående detta Stäng journalen För att kontrollera om bilagan blivit rätt inskannad i journalen måste man stänga journalen Hämta patientjournalen under Patienter ( ikon på listen), klicka på Bilagor för att kontrollera om rätt papper är inskannade under rätt namn ex journalkopior, Intyg mm
2.7 KALLELSERUTINER KALLELSE AV PATIENT TILL LÄRARKLINIK KLINISK BETTFYSIOLOGI Tandsköterskan kallar patienter till den/de tandläkare hon ansvarar för. Patienterna kallas via Recall listan ikon R i T4. Kö id = tandläkare Aktivitet = Klinisk bettfysiologi Prioritet: Låg Mellan Hög används inte ordinarie kö enligt ankomst datum förtur = barn, akuta, RA patienter Boka en tid för patienten i respektive tandläkares tidbok (ca 1 1½ tim för varje ny patient) På avdelningens kallelsekort skriv patientens namn skriv inbokad tid klockslag stämpla tandläkarens namn på kortet Lägg kallelsekort samt hälsoanamnes i ett kuvert och skicka hem till patienten. Barnpatienter (tom 17 år) skall ha en förenklad hälsoanamnes, se Blanketter. Under flik anteckningar i patientens T4 journal, skriv t ex Pat kpp till tdl EC Ekberg 17/8 Kontrollera att patienten är borttagen från R recalllistan Nya rutiner/blanketter är under arbete i T 4
KALLELSE AV PATIENT TILL OROFACIALA SMÄRTENHETEN Kö id = Smart Aktivitet = Orofaciala smärtenheten Prioritet: Låg enligt orofaciala smärtenhetens bedömning Mellan enligt orofaciala smärtenhetens bedömning Hög enligt orofaciala smärtenhetens bedömning Kallelsekort och hälsoanamnes enligt orofaciala smärtenhetens rutiner.
KALLELSE AV PATIENT TILL STUDENTKLINIKEN KLINISK BETTFYSIOLOGI NYA PATIENTER: Studenten hämtar en remiss från Kö stud pärm som finns på respektive studentplan, patienten kallas enligt PM från kursansvarig K7 och K8. Kallelsekort, se Blanketter. Nya patienter studenten har ej haft telefonkontakt med patienten. Nya patienter studenten har haft telefonkontakt med patienten. Kallelsekort + hälsoanamnes, se Blanketter, (barnpatient t.o.m. 17 år) skickas till patienten, alla kallelsekort ska läggas i kuvert. Under flik anteckningar skriver studenten en anteckning t.ex. pat kkp till 1/4 kl 08.30 KONTROLLPATIENTER: På kliniksal finns en back med blå plastmappar där uppgifter finns på varje patient som ska kallas för kontroll till studentkliniken Kallelsekort ska läggas i kuvert.
KALLELSE AV PATIENT MED SEKRETESSKYDD Skriv kallelsekort som vanligt men utan namn och adress. Tryck ut etikett med personnummer och namn, fäst med gem på kortet, skriv på en post it lapp: För vidarebefordran. Tack + ditt namn. Lägg allt i kuvert som förseglas och tejpas. Skicka iväg brevet till: Skatteverket Sekretessgruppen 205 52 Malmö OBS! Skriv utanpå kuvertet: För vidarebefordran (annars finns risken att kallelsen kan bli liggande lite för länge på myndigheten). Journalen förvaras i avdelningens kassaskåp. 2.8 AVSLUTA PATIENT Remissvar 1. Vid utredningstillfället skall remissvar dikteras/skrivas till remitent godkänd preliminärt remissvar i T4. 2. Interna remisser. Välj avsluta i T4 och remissvar går till remitterande avdelning. 3. Externa remisser. Välj avsluta i T4. Skriv ut kopia och skicka till remitent. 4. Avsluta i T4 leder automatiskt till en anteckning i T4. Remissvar skickat till XXX. Klarskrivning 1. Daganteckning i T4. Ange klarskrivning. 2. Recall i T4. Kontrollera att klinisk bettfysiologi och orofaciala smärtenheten är borttaget. 3. Kontrollera att alla debiteringar är utförda och att summan inte överskrider godkännandet från Region Skåne. 4. Kontrollera status på remissen är Avslutad och att anteckningen Remissvar skickat till xx finns. Bör skrivas in automatiskt när Avsluta remiss valts. 5. I patients journalflik anteckningar för externa remissvar ska finnas uppgift när och till vem remissvar är skickat. 2.9 GUIDE FÖR UTSKRIFTER FRÅN T4
Manuellt kunna skriva ett Wordbaserat brev till patienten. (Kräver att kliniktillhörighet för patient är ifylld i Administration allmän.) Om man vill spara det utskrivna brevet i T4 gör man så här: Spara brevet från Word innan det stängs. Välj t.ex. Spara som och välj Skrivbordet som plats för brevet. Döp brevet till Brev1, (eller 2, 3 om det finns fler) Öppna Bilagor i patientens journal i T4 och hämta upp brevet där. Det sparas nu i Word format och syns som en ikon precis som övriga bilagor. Glöm inte att radera brevet från skrivbordet! Plats i T4 för utskrift: Brevets utseende:
TIDSÄNDRING Plats i T4 för utskrift: Högerklick i tidboken på patientens tid. OBS! Skriv ut brevet innan tiden ändras! Brevets utseende:
AVSKRIVNING Plats i T4 för utskrift: Brevets utseende:
BESÖKSBEVIS Plats i T4 för utskrift: (Brevikonen finns inne i patientens Behandlingsperiod bild) Brevets utseende:
REMISSBEKRÄFTELSE TILL KLINIK RESPEKTIVE PATIENT Plats i T4 för utskrift: (öppna patientens remiss) Brevets utseende för remitterande klinik:
Brevets utseende för patient:
KALLELSEBREV Plats för utskrift i T4: (kan endast skrivas ut från kallelselistan under Klinikadministration)) Utseende på kallelsekortet A5 format: (på framsidan karta av Tandvårdshögskolan)
UTEBLIVANDE Plats för utskrift i T4: (sker med högerklick på patientens rad i ub/ombokn. listan) Brevets utseende:
OMBOKNING (samma brevutseende som i Tidsändring) Plats för utskrift i T4: Högerklick på önskad patients rad (OBS, måste ha status Patient eller Klinik avbokat) 2.10 TANDTEKNISKA FAKTUROR Teknodont lägger fakturor i receptionen på plan 4. I T 4 skriv in i patientens journal under X tra information rubrik övrigt TT lab + nr, t.ex. Teknodont 3333. Kopian placeras i pärm märkt TT faktura som finns i receptionen, skicka original till Marie Rosberg (kansli plan 2) Samma rutiner för andra TT lab, skillnaden kan vara hur vi får fakturan.