Cosmic: Reservrutin vid driftstopp

Transkript

1 Rutinen avser hanteringen före, under och efter planerade eller oplanerade driftstopp av Cosmic. Denna reservrutin kan användas som komplement till enhetens lokala kontinuitetsplan. Vid övergång till och vid avslut av reservrutin används detta dokument, Cosmic - Reservrutin vid driftstopp, som underlag. Den manuella dokumentation som förekommit ska skrivas in när Cosmic är i drift igen. Beroende på den mängd som ska skrivas in kan detta kräva planering av extraresurser. Information om driftstoppet finns på Lisa, under Driftinformation. Där informeras också om när Cosmic är i drift igen. Externa vårdgivare inom Region Östergötlands IT-stöd ser information på vårdgivarwebben. Beroende på driftstoppets längd kan enheten behöva övergå till reservrutiner: Vid planerade driftstopp: Övergång till reservrutiner beslutas av förvaltningen av Patientjournalen. Vid oplanerade driftstopp: Förutom enligt beslut från förvaltningen av Patientjournalen kan övergång till reservrutiner på enheten avgöras av ansvarig verksamhetschef alternativt medicinskt ledningsansvarig läkare. Medan driftstoppet pågår används Cosmic Läskopia. Där kan man läsa patientinformation men inte registrera ny. Läskopian är en kopia av den riktiga databasen, d.v.s. en spegling av alla patientuppgifter som de var vid ett visst ögonblick. Under normal drift när Cosmic är igång tas en kopia ett antal gånger i timmen, dygnet runt. Inför planerade driftstopp görs en kopia just innan Cosmic stängs ner. Under driftsavbrott är det informationen från den senaste kopian som visas i Cosmic Läskopia. Läskopian används endast medan driftstoppet pågår. När Cosmic finns i drift igen stängs läskopian ner och registrering av information kan göras som vanligt. Läskopian startas via en ikon i Journalportal,. Nova är heller inte tillgängligt under tiden det pågår ett driftstopp för Cosmic. Nova har en läskopia som enbart startas på PC/tunn klient (inte på pekskärm) via IT-menyn - Verksamhetssystem. Rutiner - administrativa Sida 1/6 3. Allmänheten

2 Förberedelser innan driftstopp Varje enhet ansvarar för att utskrivet material är aktuellt, att utrustning fungerar och att pappersunderlag för manuell dokumentation alltid finns tillgängligt. Utskrivet dokument Cosmic - Reservrutin vid driftstopp. Se till att pappersunderlag och blanketter för manuell dokumentation finns framme, exempelvis: Förberett underlag för vårdkontaktsregistrering Remissblankett för remisser som hanteras i Cosmic (Allmänremiss, Konsultation Remiss). De finns att hämta på Lisa, via Blanketter (Sökväg på Lisa: välj Blanketter i lista under Genvägar) Underlag för journalanteckningar och omvårdnadsdokumentation Underlag för registrering av dagliga kontroller, t.ex. blodtryck, temp, syresättning m.m. Pappersrecept med förtryckta arbetsplatskoder Blanka Ordinationslistor Skriv ut aktuell läkemedelslista och använd denna för att se mer information om respektive ordination. Ordinationer på listan som ska spädas/blandas visas antingen med asterisk och text som hänvisar till instruktion för Spädning/blandning på utskriftens sista sida, eller med en hänvisning till spädningsschemat i kolumnen Information/ordinationsorsak. Spädning/blandning på utsatta ordinationer finns med på utskriften i 24 timmar efter utsättningstiden dessa instruktioner behöver strykas på utskriven lista. Läkemedelslistan ska kontrolleras mot innehållet i Cosmic när den skrivs ut. Skriv ut Arbetskopia av lista från Cosmic och använd den som utdelningsstöd. Arbetskopian ska alltid användas tillsammans med utskriften av läkemedelslistan för att få en komplett bild av patientens behandlingar. Administrerade doser eller tidpunkt för kommande administreringar visas inte på Läkemedelslistan eller Arbetskopia av lista. Denna information måste manuellt kompletteras på den utskrivna listan. Uppdatera relevant information på delningsunderlag Arbetskopia av lista. Skriv ut avdelningens/mottagningens Generella direktiv. Skriv ut lista på bokade patienter, planeringsunderlag från Cosmic. För de enheter som använder Cosmic Diktering: Se till att det finns laddade bärbara diktafoner alternativt annan möjlighet för att diktera eller spara information. För de enheter som inte använder Cosmic Diktering: Använd ordinarie lösning för diktering. För de enheter som använder Nova Board: Gå igenom aktiviteter för varje patient och skriv ned på papper. För de enheter som använder Cosmic Link: Varje enhet ansvarar för att utskrivet material är aktuellt. Materialet bör bestå av lokal rutin för driftstopp samt dokumentet Användaranvisning Cosmic Link i sluten och öppen vård. Rutiner - administrativa Sida 2/6 3. Allmänheten

3 Rutiner under driftstopp Vårdkontaktregistreringar: Använd manuella listor för all besöksregistrering samt in- och utskrivningar i slutenvård. Diktafoner och underlag för dokumentation av journaltext: Diktera alla diktat i bärbara diktafoner alternativt annan möjlighet att diktera eller spara information. Diktera journalanteckningar efter de mallar som finns i Cosmic. Det underlättar om de följer mallstrukturen när diktatet ska skrivas in i efterhand. Om ström finns tillgängligt kan diktatet skrivas in i en Wordmall så att utskrift kan göras på papper. Stämpla utskrivna dokument med Arbetskopia och spara dem i avsedd Cosmicmapp/pärm. Observera att utskrivet arbetsmaterial ska förstöras när informationen är inskriven i Cosmic. För journalanteckningar som inte dikteras, använd underlag för manuell dokumentation Webcert/elektroniska intyg Avvakta om möjligt med att skriva intyg tills Cosmic åter är i drift. Om ej möjligt att avvakta hämta intyget på Försäkringskassans hemsida, fyll i detta, skriv ut och skanna in senare i Komplementjournalen. Skicka intyget per post till berörd myndighet. Läkemedel: Remiss: Använd utskriven läkemedelslista- Arbetskopia av lista som utdelningsstöd. Skriv in nya ordinationer i manuell ordinationslista. Använd pappersrecept med förtryckt arbetsplatskod. Använd remissmall Konsultation Remiss alternativt Allmänremiss enligt ovan. Fyll i och skriv ut 2 exemplar. Skicka ett exemplar per post alternativt faxa. Spara dubblett för att använda som underlag vid senare registrering i Cosmic. Notera eller diktera i en journalanteckning att pappersremiss har skickats. Vid akut remittering ska remissmottagaren kontaktas per telefon. Besvara akuta remisser på papper och skicka. Meddela svaret till remittent per telefon. Spara dubblett för att registrera i efterhand. Icke-akuta remissvar besvaras på papper och skrivs in i Cosmic efter driftstoppet. Rutiner - administrativa Sida 3/6 3. Allmänheten

4 Planerade vårdåtgärder: Använd utskrivet planeringsunderlag från Cosmic och fyll i planerade vårdåtgärder. Nova: Notera på papper eventuella aktiviteter som ska föras in i Nova Board. Cosmic Link: Under driftstopp sker kommunikation mellan vårdgivare via telefon. Telefonnummer som bör användas är Vård-till-vård-nummer. Under telefonsamtalen rekommenderas att använda kommunikationsverktyget SBAR. Telefonsamtalen bör dokumenteras av båda parterna gällande tidpunkt för samtalet samt innehåll. Kommunen dokumenterar i sitt journalsystem och regionen för manuell dokumentation som sedan efterregistreras i Cosmic. Rutiner - administrativa Sida 4/6 3. Allmänheten

5 Åtgärder efter driftstopp Vårdkontaktregistreringar: Diktat: Registrera all besöksregistrering samt in- och utskrivningar i slutenvård i Cosmic. Förstör pappersunderlag. Skriv in diktat i Cosmic. Förstör utskrivet arbetsmaterial när informationen är inskriven i Cosmic. Vårddokumentation: Vid kortare driftstopp, skriv in anteckningen i Cosmic. Förstör underlaget. Vid längre driftstopp kan underlaget för omvårdnadsdokumentationen skannas in i Komplementjournalen. I Cosmic görs en anteckning med hänvisning till inskannat Läkemedel: material. Inskannat underlag förstörs. Skriv in alla nya manuella ordinationer i Cosmic. Vid kortare driftavbrott efterregistrera utdelade läkemedel. Vid längre driftavbrott skanna in underlaget som använts som utdelningsstöd i Komplementjournalen. Gör en anteckning i Cosmic med hänvisning till inskannat material. Förstör inskannat pappersunderlag. Rekommendation för recept som skrivs på papper: Registrera och signera pappersreceptet i Cosmic i efterhand utan att skicka det som e- recept. Recepthistoriken blir då rätt och det är möjligt att se hur mycket patienten tidigare har fått förskrivet. Dessutom kan receptet återanvändas när det ska förnyas. Remiss: Efterregistrera och skicka remissen i Cosmic. Använd den sparade remissdubbletten som underlag för remissregistreringen. Registrera rätt remissdatum. Skriv i ett sökord i remissen att det är en efterregistrering efter driftstopp. Förstör pappersremissen. Planerade vårdåtgärder: Registrera nytillkomna bokningar i Cosmic enligt de manuellt ifyllda planeringsunderlagen. Förstör pappersunderlagen. Rutiner - administrativa Sida 5/6 3. Allmänheten

6 Nova Efterregistrera eventuella nya aktiviteter. Utförda aktiviteter bockas av. Cosmic Link Efterregistrera eventuella meddelanden. Skriv i lämpligt fritextfält att meddelandet skickas i efterhand, samt när det ursprungliga meddelandet kommunicerades och mellan vilka parter. Rutiner - administrativa Sida 6/6 3. Allmänheten