Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/med RUTIN Patientadministration vid slutenvården Vo GLA

Transkript

1 Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/med Innehållsansvarig: Elisabeth Luts, Enhetschef, Administrativ enhet (elilu5) Godkänd av: Mona Andersson Palmqvist, Verksamhetschef, Verksamhetsledning (monpa7) Denna rutin gäller för: Verksamhet Geriatrik Lungmedicin och Allergologi Denna rutin gäller för Administrativa enheten, Verksamhetsområde Geriatrik, lungmedicin och allergologi. Revideringar i denna version Tillägg att sekreteraren på avd 603 alltid lägger upp Vårdplan slutenvård i samband med inskrivning, även om läkaren ej dikterar detta. Under rubrik Slutanteckning är texten ändrad till bifoga standardföljebrev om detta används på avdelningen. Vid uppföljning av slutenvårdspatienter på lungmottagningen med återbesök inom 4 veckor, är texten ändrad till ring till lungmottagningen. Vid uppföljning av slutenvårdspatienter på KOL-mottagningen, är det ändrat till att man ringer KOLmottagningen och ber dem boka patienten. Detta gäller ej avd 19, som enbart skickar journalkopia. Tillägg att avd 19 skickar journalkopia till syrgasmottagningen om man ändrat syrgas under vårdtiden. Syfte Beskrivning av alla moment som ingår vid patientadministration i slutenvården. Arbetsbeskrivning Skriv diktat Vårdplan slutenvård öppnas inte rutinmässigt av sekreteraren, förutom på avdelning 603, utan endast när sådan dikteras av läkare på vårdavdelningen. På avdelning 603 lägger sekreteraren alltid upp Vårdplan slutenvård, även om läkaren inte dikterar detta. Vid inskrivning av patient färdigställer den medicinska sekreteraren alla inskrivningsdokument. När läkaren dikterar i aktiviteten Undantag från direktåtkomst under sökorden Tidiga hypoteser och Våldsutsatthet i nära relation är det viktigt att skrivande sekreterare dokumenterar på rätt sätt, då dessa journalanteckningar inte ska vara tillgängliga via Journal på nätet. Inskrivning ny Denna aktivitet används vid planerade inläggningar eller när patienten kommer från andra mottagningar. Skriv ut diktat enligt prioriteringsordning i MedSpeech. Kontrollera att du står på rätt avdelning. Om läkaren inte säger vem som är ansvarig läkare, skriv in ansvarig avdelningsläkare på det sökordet. Om förstabesök vid någon av våra mottagningar föranlett inläggning i slutenvården och läkaren inte dikterar remissvar vid förstabesöket, skrivs detta enligt mall i Melior och journalkopia bifogas alternativt hänvisa till Meliorjournal samt aktuellt datum. Inskrivning akut Denna aktivitet används när patienten kommer från någon av våra mottagningar. Vid Hänvisning till, skriv in den mottagning patienten kommer ifrån. Diktaten ska alltid, med ett undantag, skrivas som återbesök på respektive mottagning och sedan hänvisas till slutenvårdsavdelningen. Undantaget är patienter som läggs in från diagnostiken, dessa ska dikteras och skrivas som inskrivning direkt på slutenvårdsavdelningen. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia 1 (av 5)

2 Daganteckning Skriv hela diktatet under sökordet aktuellt om inte läkare tydligt uttrycker något annat. Skriv under slutenvårdstillfället. Remiss/vårdbegäran Skriv enligt diktat. Remisser som gäller under vårdtillfället: Skriv ut i pappersform och faxa till mottagande enhet (förteckning över faxnummer finns i sekreterarnas gemensamma mapp SU.Omr6.Lung.Sekr i mappen för Telefon och fax ). Ange om patienten ska kallas från avdelningen eller polikliniskt. Se Kontaktpunktens hemsida för rätt adress. Hemsjukvårdsremisser handläggs av koordinator/samordnare. Brev och intyg Skriv enligt diktat. Skriv ut breven i pappersform och lägg till läkaren för underskrift, postas när läkaren skrivit på och journaltexten är signerad. Om journaltexten inte är signerad, stämpla kopian med Osignerad anteckning. För intyg, se rutin Posthantering, patchning och intyg samt Intyg information till patient och administrativ handläggning. Lungdiagnostisk undersökning Välj aktuell undersökning och slutenvård. Skriv enligt diktat på diagnostikens öppenvårdstillfälle. Diktaten finns under lungdiagnostiken i MedSpeech (kan även felaktigt ligga under LM1 eller LM3). Skriv diktatet under slutenvården 19. Öppna ny vårdkontakt i LUNG06 och hänvisa till undersökning avdelning 19. Slutanteckning Om patienten inte är utskriven, välj slutanteckning i aktivitetslistan. Om patienten är utskriven välj slutanteckning i listboxen till vänster. Skriv enligt läkarens diktat. Kontrasignering krävs när det inte är en överläkare eller specialistläkare som dikterat slutanteckningen. Välj då avdelningsöverläkaren för kontrasignering. Kopia av slutanteckningen skickas direkt, enligt diktat, t ex till vårdcentral hemsjukvård mm, bifoga standardföljebrev om detta används på avdelningen. Om slutanteckningen är osignerad - stämpla kopian med Osignerad anteckning. Till enheter inom SU skickas inte kopia på slutanteckningen, enbart hänvisning till Meliorjournalen. Läkaren anger om det är Regionsjukvård eller Länssjukvård vid utskrift av slutanteckning. Uppföljning av patienter efter slutenvårdstillfälle på avd 19: Uppföljning på lungmedicinsk mottagning, Vo GLA: Utredningsmottagningen - Skriv ut epikrisen på skrivare pr Lungonkologiska mottagningen - Ring lungonkologisk mottagning och meddela att patienten är utskriven. Lungmottagningen Boka på planeringslista för efterföljande besök i ELVIS. Vid återbesök inom 4 veckor, ring till lungmottagningen. KOL-mottagningen Ring KOL-mottagningen och be dem boka in patienten för återbesök om 4 6 veckor, gäller ej avd 19. Skicka epikriskopia till KOL-mottagningens läkare. Syrgasmottagningen Skicka kopia av slutanteckning till sjuksköterska på Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 2 (av 5)

3 lungmottagningen, märk kuvertet Syrgasmottagningen. Avd 19 skickar även epikriskopia om man ändrat syrgas under vårdtiden. Sömnmedicinsk enhet/ventilatormottagningen Skicka meddelande via bevakningskorgen i Melior till sjuksköterska Birgitta Kärrsten-Rundström på sömnmedicinsk enhet. Observera att även planerade undersökningar, provtagningar mm inför uppföljningen ska skrivas in i journalen. Diktat som dikteras efter kl 15:00 garanterar inte administrativa enheten utskrift samma dag. Uppföljning av patienter efter slutenvårdstillfälle på avd 603: Se stycket nedan angående avd 34. Uppföljning av hjärtpatienter: Hjärtpatienter tillhörande Kardiologkliniken SU/S som kommer till avdelning 603 HS för eftervård, följs upp av Thoraxkliniken SU/S. Patienter tillhörande övriga sjukhus i Göteborg, skrivs remiss vid utskrivning av sekreteraren avd 603 HS. Uppföljning av patienter efter slutenvårdstillfälle på avd 604: Många patienter går hem med ASIH. Läkemedelslista faxas till respektive ASIH-team. I de sällsynta fall när patient går hem utan ASIH skickas eventuell remiss samt epikris + läkemedelslista till aktuell vårdcentral och allmän hemsjukvård. Om patienten går till hospice faxas epikris och läkemedelslista till aktuellt hospice. Uppföljning av patienter efter slutenvårdstillfälle på avd 34: Slutanteckning, läkemedelsberättelse/lista samt eventuell remiss skickas till patientens vårdcentral. Om patienten går till boende faxas epikris dit snarast. Sjuksköterska på avdelningen faxar läkemedelsberättelse/lista och sjuksköterske-epikris till boendet. ELVIS Se ELVIS lathund för slutenvård inskrivning, utskrivning, utlokalisering, permission mm. Kontrollera att rätt adress är angiven i ELVIS. Patienten ska skrivas in inom 1 timme från det att patienten kommer till avdelningen. Om patienten kommer från akuten eller annan avdelning ska omflyttningspost finnas i ELVIS och denna ska användas vid inskrivning på den egna avdelningen. Utskrivning i ELVIS ska göras i samband med patientens hemgång. Dagbesked tas ut måndag och fredag på avd 603 och varje dag på avd 19. Sekreterare tar inte ut dagbesked på avd 34 eller avd 604. Vårdnivå anges i rutan för Ekonomiska uppgifter. L-vård är förvalt, men ska ändras om det gäller R- eller N-vård. Kontrollera vilken vårdnivå som är angiven i ELVIS i bilden för Öppenvårdskontakt alternativt Slutenvårdskontakt. Detta ses även i diagnosregistreringsbilden, men ändras med fördel i bilden för Öppenvårdskontakt respektive Slutenvårdskontakt. Om det är registrerat N- eller R-vård ska detta ifrågasättas med meddelande till dikterande läkare. Vid inskrivning av patienten kontrollerar medicinska sekreteraren om väntelistepost finns i ELVIS för besök till öppenvård under planerad vårdtid. Finns väntelistepost frågar medicinska sekreteraren läkare om denna post ska stå kvar eller tas bort. Vid utskrivning av patienten kontrollerar medicinska sekreteraren om patienten ska komma på efterföljande besök. Följ gällande rutin. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 3 (av 5)

4 Om patienten inte ska komma på efterföljande besök, kontrollera i ELVIS att patienten inte står på planeringslistan samt avsluta patienten genom att markera sista läkarbesöket i trädet och skriv avslutad i åtgärdsfältet. Registrera diagnoskod i ELVIS Patchning Registrera diagnoskod, åtgärdskod och vårdnivå i ELVIS. Kontrollera att koder för alla bidiagnoser och åtgärdskoder är med som omtalas i slutanteckningen och även från IVAavdelningarna, om patienten haft vårddagar där. Förteckning över diagnoskoder och åtgärdskoder finns på verksamhetsområdets hemsida under Dokument Lathundar och instruktioner. Åtgärdskoder från IVA finns i PASIVA, dit särskild behörighet krävs. För att kunna registrera KVÅ-koder för SVF under pågående slutenvårdstillfälle måste diagnoskod anges, detta blir då en preliminär diagnoskod som ska ändras vid utskrivning av patienten. KVÅ-koden gällande SVF ska dateras med datum för start av SVF. Vid utskrivning av patienten ändras den preliminära diagnoskoden och övriga KVÅ-koder läggs till, dessa koder ska då läggas först så att SVF-koderna kommer sist i raden för KVÅ-koder. Vid registrering av diagnoskod gällande avliden patient skriv A i rutan A/O när kod för huvuddiagnos anges. Ta även bort bokade besök och planeringslisteposter i ELVIS, dock inte besök som bokas av sjuksköterska på syrgasmottagningen. Streckkoda och lämna eventuella lösa blad, som medföljer diktaten, för inskanning i e- arkiv. Alla papper gällande slutenvårdstillfället patchas på inskrivningsdatum och ska vara signerade av läkaren innan de lämnas för inskanning. Se rutin E-arkiv KoVIS. Viktiga rutiner som ska utföras varje vecka Ansvar Kontrollera om det finns några vårdtillfällen som inte är diagnoskodade för slutenvårdstillfällen. Kontrollera om det finns några epikriser som inte är dikterade. Medicinska sekreterare inom Administrativa enheten, Verksamhetsområde geriatrik, lungmedicin och allergologi, Område 6, SU ansvarar för att utföra arbetet enligt gällande rutin. Enhetschefen ansvarar för att rutinen är känd och följs. Verksamhetschefen ansvarar för att rutinen finns och följer gällande författningar/lagar. Uppföljning, utvärdering och revision Medvetet avsteg från rutinen dokumenteras i Melior om rutinen är kopplad till patient. Övriga orsaker till avsteg från rutinen rapporteras i MedControlPRO, där aktuell linjechef ansvarar för utredning, åtgärd och uppföljning. Utvärdering och revidering av rutindokumentet ska ske vid behov, dock senast två år efter godkännande. Ansvar för revidering har enhetschefen eller av denne utsedd person. Granskare/arbetsgrupp Rutinen framtagen av: Åsa Gustafson, läkarsekreterare, Elisabeth Luts, enhetschef, Susanne Aronsson, läkarsekreterare Denna version reviderad av: Jill Djurner, medicinsk sekreterare, Emma Fredriksson, medicinsk sekreterare, Stina Gossagårdh, medicinsk sekreterare Granskad av: Elisabeth Luts, enhetschef Administrativa enheten, Catharina Dellborg, sektionschef Lungmedicin, Simina Gherman, sektionschef Geriatrik, Verksamhetsområde geriatrik, lungmedicin och allergologi, Område 6, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 4 (av 5)

5 Spridningslista Enhetschefen Administrativa enheten samt sektionschefen Lungmedicin och sektionschefen Geriatrik, för spridning via linjen. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 5 (av 5)