Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/med

Transkript

1 Doknr. i Barium Dokumentserie Giltigt fr o m Version su/med Innehållsansvarig: Suzannah Heland Aioanei, Verksamhetsassistent, Administrativ enhet (suzhe1) Godkänd av: Mona Andersson Palmqvist, Verksamhetschef, Verksamhetsledning (monpa7) Denna rutin gäller för: Verksamhet Geriatrik Lungmedicin och Allergologi Denna rutin gäller för Medarbetare inom Vo Geriatrik, lungmedicin och allergologi. Revideringar i denna version Rutinen har i version 3 anpassats till nya rutinmallen, bevakning lungmedicinsk öppenvård samt beställning lungmedicinsk diagnostik har korrigerats. För övrigt är inga ändringar gjorda sedan tidigare versioner. Syfte Bakgrund: Centralregister för elektroniska laboratoriesvar infördes inom hela SU För att trygga patientsäkerheten i och med det nya sättet att signera gjordes en processkartläggning och riskanalys vars resultat ligger till grund för nu fastställd rutin. Syfte: För att säkerställa en patientsäker hantering av elektroniska laboratoriesvar avseende märkning av prover, beställning av analyser samt bevakning, läsning och signering av laboratoriesvar har en lokal rutin utformats. Arbetsbeskrivning Åtkomsten till LabBest/LabSvar (Centralregister CR) sker via Melior Externa program. Vid provtagning är det nödvändigt att alla prover som skickas för en specificerad analys är märkta med (förutom patientens identitet, provtagningstid, provtyp etc.): Läkare (Ansvarig läkares VGR-ID kan sökas i LabBest Order and Reply i första hand i rullgardinen under läkare annars under flik HSA i nederkanten och där Personal ) Beställarens Kundkod/Kortnamn (kundkod för enheten i LabBest enligt lista) Team (bara aktuellt på enheter där det måste anges) X-svar (om annan enhet också ska ta del av svaret) Fakturering (vilken enhet som ska stå för provanalyskostnaden) Rutinen är uppdelad sektionsvis, där särskilda rutiner föreligger för enskild avdelning finns även underrubrik för den enskilda avdelningen. Sida Enhet/specialitet 1-2 Geriatrisk och Palliativ slutenvård 2-3 ASIH hemsjukvård 3-4 Lungmedicin öppenvård inklusive Lungdiagnostikmottagningen 4 Lungmedicin slutenvård inklusive Sömnlab 5 Allergologimottagningen Geriatrik och palliativ slutenvård Prover beställs i veckans tjänstgörande Överläkares namn (VGR-ID samtliga läkare på lista). På anslagstavla anslås/postas vilken läkare som är ansvarig Överläkare på vårdenheten den aktuella veckan. Vid beställning där svar ska gå till annan enhet se instruktion LabBest HSA-register. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia 1 (av 6)

2 Akut odling/provtagning utanför ordinarie arbetstid Odling/provtagning ordineras med tjänstgörande jourläkare som beställare i LabBest. Ordinerande läkare dokumenterar i Melior. Sjuksköterska bevakar att svar kommer in och varskor jourläkaren per telefon om att svar inkommit i CR. Ordinarie läkare kontrollerar och signerar svar. Signering i slutenvården Alla provsvar i vårdenheten/teamets inkorg signeras dagligen av ansvarig leg. läkare vid rond. På helger är jouren signeringsansvarig och bör använda funktionen läst. Senast fredag varje vecka ska ansvarig leg. läkare förvissa sig om att inga osignerade svar finns på vårdenhetens/teamets patienter. Funktionen läst används om signerande läkare önskar att annan läkare ska ha kännedom om provsvaret. Prover ordinerade av annan klinik, ska signeras av kliniken (specialiteten) som står som beställare. I de fall där provsvar har kommit efter det att patienten skrivits ut, signeras dessa av epikrisskivande läkare eller vid dennes frånvaro VÖL. Provsvar som har kommit till rätt enhet, men har fel VGR-ID, skickas till rätt läkare (= Beställare) av signerande läkare. Läst-funktionen i CR används inte. Anteckning om provsvar görs alltid i Melior. ASIH hemsjukvård Bevakning och kontroll Beställares VGR-ID och team enligt ASIHs teamindelning och benämning meddelas vårdpersonal inom respektive team/stadsdel vid beställning/provtagning där analys går till Centrallaboratoriet, Sahlgrenska Universitetssjukhuset så att prov läggs till rätt läkare (= Beställare) för signering. Då Centralregistret för provsvarshantering är fullt infört i Göteborgs kommun kommer även team att kunna selekteras i signeringsfunktionen i CR. Provsvar som har kommit till rätt enhet, men har fel VGR-ID eller angetts som signerare NN, skickas där det tydligt framgår vilken signerande läkare det ska till, till rätt mottagare (= Beställare) av signerande läkare eller av härför utsedd person. Signering I laboratoriesvarsmodulen i CR kan stadsdelarnas provsvar för signering selekteras på respektive läkare men ej på team. Varje läkare ansvarar för att kontrollerar sina patienters provsvar i CR som ersätter FlexLab. Vid signering av prover för patienter inneliggande på någon av det egna verksamhetsområdets slutenvårdsavdelningar följer läkare tillhörande ASIH sedvanliga rutiner för kontroll och signering i CR Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 2 (av 6)

3 som gäller för geriatrik slutenvård, sid. 2-3 eller i förekommande fall för Lungmedicin slutenvård sid. 6. Vid provsvarshantering för patienter inskrivna på ASIH som undergår behandling/undersökning inneliggande på vårdavdelning eller mottagning inom Sahlgrenska Universitetssjukhuset v.g. se instruktionen Utlokaliserade patienter. Lungmedicin öppenvård Vid beställning av prover på SLUNGMOT inför återbesök väljs den läkare som ska ta emot patienten vid det bokade återbesöket. På enhet SLONK, SLINF, SCFV samt TEAM SURM beställs proverna i tjänstgörande överläkares namn (VGR-ID). På TEAM JOUR beställs prover i dagjours VGR-ID. Lista över mottagningar och team, se bilaga 1 Ansvarig läkares VGR-ID kan sökas i LabBest Order and Reply flik HSA i nederkanten och där Personal. Vid beställning där svar ska gå till annan verksamhet eller vårdinrättning se instruktion LabBest CR HSA-register. Bevakning Dagjouren bevakar dagligen inkommande provsvar. De svar som kräver snabb åtgärd (t.ex. kraftigt avvikande provsvar eller positiva odlingar) skall dagjouren antingen åtgärda själva eller meddela ansvarig läkare för åtgärd. Ordinarie läkare/stand-in kontrollerar och signerar. Provsvar som har kommit till rätt enhet, men har fel VGR-ID eller angetts som signerare NN, skickas där det tydligt framgår vilken signerande läkare det ska till, till rätt mottagare (= Beställare) av signerande läkare eller av härför utsedd person. Signering Alla läkare som har öppenvårdspatienter har signeringsansvar för sina patienters provsvar och bör kontrollera sin inkorg i LabBest/LabSvar dagligen. Oavsett vilken läkare som ordinerat proverna ska de signeras. Kontroll och signering SLONK, SLINF, SCFV och TEAM SURM Kontroll av att samtliga provsvar är signerade utförs av schemalagd ansvarig Överläkare varje vecka. Vid längre frånvaro/semester Intervall för signering av inkommet provsvar inom öppenvården får inte överstiga 7 dagar. Vid längre frånvaroperioder sommarsemestrar (>7 dagar) Utsedd kollega/stand-in kontrollerar signeringskorgen i CR. Denna/-e signerar provsvar, vidtar åtgärder samt dokumenterar i Melior vid behov. På SLONK, SLINF, SCFV och TEAM URM ansvarar respektive Överläkare för kontroll och signering av provsvar. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 3 (av 6)

4 Vid avslut randande eller vikarierande läkare Respektive handledare/ansvarig specialistläkare ansvarar för kontroll och signering av sådana provsvar som inkommer efter att randande/vikarierande underläkare slutat. Läst-funktionen i CR används inte. Anteckning om provsvar görs alltid i Melior. Lungdiagnostikmottagningen I beställning där provtagning avser enhet inom Verksamhetsområdet geriatrik, lungmedicin och allergologi anges både Beställare (beställande enhet) och Läkare (med VGR-ID). Vid beställning av provtagning där debitering och provsvar ska gå till annan/-at sjukhus/verksamhet hittas valbara enheter inom SU och primärvården Göteborg samt vissa andra verksamheter i HSAfliken Enheter i LabBest (längst ner på provbeställningssidan). Beställande enhet väljs genom att dubbelklicka. Om uppgift erhållits om beställande läkare kan läkare sökas i HSA-fliken under Personal i läkarrutan. Bevakning/Signering Provsvar hanteras av beställande enhet. Bevakning och signering i CR utförs enligt mottagande enhets/verksamhets lokala rutin för bevakning och signering. Lungmedicin slutenvård samt Sömnmedicinsk avdelning Prover beställs i veckans tjänstgörande Överläkares namn (VGR-ID samtliga läkare på lista). På anslagstavla anslås/postas vilken läkare som är ansvarig Överläkare på vårdenheten den aktuella veckan. Vid beställning där svar ska gå till annan enhet se instruktion LabBest CR HSA-register. Akut odling/provtagning utanför ordinarie arbetstid Odling/provtagning ordineras med veckans tjänstgörande Överläkares namn som beställare i LabBest. Sjuksköterska bevakar att svar kommer in och varskor jourläkaren per telefon om att svar inkommit i CR. Ordinarie läkare kontrollerar och signerar svar. Signering i slutenvården Alla provsvar i vårdenheten/teamets inkorg signeras dagligen av ansvarig leg. läkare vid rond. På helger är jouren/bakjour signeringsansvarig. Senast fredag varje vecka ska ansvarig leg. läkare förvissa sig om att inga osignerade svar finns på vårdenhetens/teamets patienter. Prover ordinerade av annan klinik, ska signeras av kliniken (specialiteten) som står som beställare. I de fall där provsvar har kommit efter det att patienten skrivits ut, signeras dessa av epikrisskivande läkare eller vid dennes frånvaro ansvarig Överläkare. Läst-funktionen i CR används inte. Anteckning om provsvar görs alltid i Melior. Allergologi öppenvård Inför odling/provtagning lägger behandlande läkare en förbeställning i labbeställnings-programvaran i Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 4 (av 6)

5 enlighet med tidigare lokalt arbetssätt till ansvarig för utförande av provtagningarna på mottagningen. Bevakning och bedömning av provsvar Tjänstgörande läkare tittar dagligen på egna provsvar samt provsvar med beställare NN. Vid frånvaro >2 dagar avtalas med kollega att bevaka provsvar. Under sommarschemaperioden v schemaläggs vem som bevakar provsvar. Den som har uppgiften att bevaka markerar läst i CR Detta betyder inte att provsvaret är åtgärdat. Bedömning måste göras om åtgärd måste göras akut, i sådana fall ska journalanteckning göras i Melior. Kommentar kan även skrivas i kommentarrutan text Åtgärdat (då ska även Melioranteckning finnas). Vid kortare icke planerad frånvaro som sjukdom, VAB etc. bevakas dennas provsvar av externkonsulten. Ev. inkommet sputumodlingssvar bevakas av undersköterska/sjuksköterska innan kl. 15:00 dagligen. Om positiv odling kontaktas patientansvarig läkare (PAL) alt. internkonsult. Provsvar efter läkare som slutat bevakas av handledare. Provsvar som har kommit till rätt enhet, men har fel VGR-ID eller angetts som signerare NN, skickas där det tydligt framgår vilken signerande läkare det ska till, till rätt mottagare (= Beställare) av signerande läkare eller av härför utsedd person. Kontroll och signering av provsvar Patientansvarig läkare kontrollerar och signerar provsvar. Ansvar Varje chef inom verksamhetsområde geriatrik, lungmedicin och allergologi ansvarar för att rutinen är känd och följs inom den egna sektionen/enheten. Verksamhetschefen ansvarar för att de rutiner och riktlinjer som verksamheten kräver finns tillgängliga och att verksamheten arbetar enligt SOSFS 2011:9. Uppföljning, utvärdering och revision Respektive sektionschef ansvarar för uppföljning av att rutinen följs samt att innehållet i rutinen är känt inom den egna sektionen. Uppföljning, utvärdering och revidering av rutindokumentet ska ske vid behov, dock senast 2 år efter godkännande. Ansvar för revidering har verksamhetsassistent eller av denna utsedd person. Medvetet avsteg från medicinsk vårdrutin dokumenteras i Melior. Övriga orsaker till avsteg från rutinen rapporteras i MedControl PRO där aktuell linjechef ansvarar för utredning, åtgärd och uppföljning. Relaterad information Rutin bevakning/signering i CR för SU: doc Arbetsverktyg, länkar och hjälpmedel till rutinen publiceras och uppdateras på verksamhetens Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 5 (av 6)

6 Intrasida under IT Melior, E-arkiv, LabBest, via undersidan LabBest CR. Lista Enheter VO GLAS i LabBest/CR återfinns under Dokument/Lathundar och instruktioner på. Kunskapsöversikt I Socialstyrelsens författningssamling (SOSFS 2008:14, 4 kap 3, Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården) fastslås att Vårdgivaren skall säkerställa att det finns rutiner för signering av journalanteckningar och för bekräftelse av åtgärder som rör patientens vård och behandling. Tillämpningsföreskrifter beskrivs i en särskild Handbok till SOSFS 2008:14. Granskare/arbetsgrupp Framtagen av: Suzannah Heland Aioanei, i samarbete med vårdenhetschefer, sektionschefer och ansvariga läkare inom verksamhetsområde Geriatrik, lungmedicin och allergologi, område 6, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Reviderad av: Suzannah Heland Aioanei, Verksamhetsassistent, verksamhetsområde Geriatrik, lungmedicin och allergologi, område 6, Sahlgrenska Universitetssjukhuset. Granskad av: Simina Gherman Sektionschef Geriatrik, Catharina Dellborg Sektionschef Lungmedicin, Mats Hemlin Överläkare Lungmedicin, Anders Ullman, Sektionschef KOL-centrum, Anita Nordenson, Överläkare Lungmedicin Monica Arvidsson Sektionschef Allergologi, Irina Kahl, Specialistläkare Allergologi, Hans Gunnarsson, Sektionschef palliativ vård, Gisela Lundberg Överläkare Palliativ vård, Elisabet Löfdahl, Överläkare ASIH Karin Rahm VEC Öppenvård Lungmedicin och allergologi, Annette Ristori, VEC Slutenvård lungmedicin Ia Nilsson, VEC Slutenvård Geriatrik Lena Larsson, VEC Slutenvård Akutgeriatrik Linnéa Carling, VEC Slutenvård palliativ vård. Giltig version är publicerad på intranätet, ett utskrivet dokument är alltid en kopia. Sida 6 (av 6)