När och hur sker övergången till den uppdaterade versionen av WebCare? Informationsmaterial Version 1.2 Uppdaterad

Transkript

1 När och hur sker övergången till den uppdaterade versionen av WebCare? Informationsmaterial Version 1.2 Uppdaterad

2 Innehåll Detaljerad tidsplan inför och under driftsättning av WebCare, 14-15/11 Vilka förberedelser ska göras före driftstopp i WebCare 14/11? Hur sker informationsöverföringen under driftstoppet i WebCare? Vad ska göras när den uppdaterade versionen av WebCare driftsätts den 15/11? Vad händer vid eventuella fel? Var finns mer information? Vart kan man vända sig vid frågor? s. 2 s. 3 s. 5 s. 6 s. 7 s. 8 s. 9 1

3 Detaljerad tidsplan inför och under driftsättning av den uppdaterade versionen av WebCare Vecka 46 (12-16/11) Måndag 12/11 Tisdag 13/11 Onsdag 14/11 Torsdag 15/11 Fredag 16/11 Vad händer med WebCare? Nuvarande WebCare är i drift Driftstopp kl. 23:59 och alla ärenden i WebCare försvinner Driftstopp Driftsättning klar kl. 00:01 Uppdaterad version av WebCare är i drift Slutenvården Öppenvården Förberedelser inför driftstopp, bl.a. upprättning av förteckningar över aktiva ärenden i WebCare. Manuell informationsöverföring Inloggning och registrering av patientinformation före kl. 12:00 och fortsatt registrering samt eventuell utskrivning efter kl. 17:00 Inloggning och registrering av patientinformation kl. 12:00-14:30 Registrering av ärenden i uppdaterat WebCare Kommunerna Inga nya inskrivningar eller tillägg av ny information får göras i WebCare efter kl. 15:00 Inloggning och registrering av brukarinformation kl. 14:30-17:00 OBS! Krävs planering per aktör utifrån dessa tidsfönster 2

4 Checklista förberedelser inför driftstopp WebCare Förberedelser som ska göras under veckorna innan övergången Säkerställ att all berörd personal som använder WebCare har fått ta del av relevant information om övergången Gå igenom manual och mall för manuell informationsöverföring på Vårdgivarguiden och säkerställ att en fungerande fax finns i egna verksamheten Säkerställ att kontaktuppgifter till den egna verksamhet (inkl. faxnummer) finns lättillgängligt för andra verksamheter inom kommuner och landsting (t.ex. genom Elektroniska katalogen, EK) Gör en uppskattning av hur många ärenden som bedöms vara aktiva under driftstoppet den 14 november och planera för hur de hanteras manuellt under övergången Förberedelser som ska göras den november Upprätta en förteckning över aktiva ärenden i WebCare, för varje ärende ska all information som finns i WebCare sparas Inga nya inskrivningar eller tillägg av ny information får göras i WebCare efter kl. 15:00 den 13 november, detta för att mottagaren ska hinna ta del av informationen innan den försvinner vid driftstoppet kl. 23:59 3

5 För att upprätta förteckningar över aktiva ärenden i WebCare ska varje ifylld flik skrivas ut Upprättande av en förteckning av aktiva ärenden Exempel på utskrivna flikar 1. Skriv ut flikar med denna knapp 2. För de flikar som inte har ovannämnda knapp: - Högerklicka på sidan och välj Skriv ut eller tryck Ctrl+P 3. Säkerställ att all information kommer med. För att all information ska rymmas kan man behöva ändra utskriftsinställningarna t.ex. genom att välja Anpassa till sida eller skaländra 4. Kom ihåg att även skriva ut relevanta tilläggs- och chattanteckningar 5. Ärendelistan kan skrivas ut som en innehållsförteckning 6. Ytterligare information som uppkommer i patient-/brukarärendet under den november kan dokumenteras för hand på de utskrivna sidorna! Alla utskrivna sidor ska hanteras som sekretessdokument och ska kasseras enligt sekretessrutiner efter registrering av patient-/brukarinformation i den uppdaterade versionen av WebCare. Spara dokumenten i några dagar om WebCare skulle behöva återställas. Kom ihåg att inte spara dokumenten elektroniskt på datorn. 4

6 Informationsöverföringen under driftstoppet den 14/11 sker enligt manuella rutiner Manuella rutiner Vid övergång till uppdaterad version av WebCare eller vid eventuella driftstörningar sker informationsöverföring enligt manuella rutiner En manual som beskriver de manuella rutinerna samt en mall för skriftlig informationsöverföring finns på Vårdgivarguiden Dokumenten kan användas av alla verksamheter efter kl. 15:00 den 13 november, under driftstoppet den 14 november samt vid eventuella andra driftstörningar i WebCare Viktigt att spara informationen som skickats Information som skickats genom manuell informationsöverföring gällande patienter som fortfarande är inskrivna på sjukhuset 15 november ska sparas för att läggas in i WebCare Det är viktigt att spara informationen som skickats genom manuell informationsöverföring i några dagar om WebCare skulle behöva återställas 5

7 När driftsättningen skett den 15/11 ska aktiva ärenden registreras i det uppdaterade WebCare Inloggning WebCare öppnas för registrering av ärenden den 15 november meddelande om att uppdaterade WebCare har lanserats visas på inloggningssidan Inloggning sker på samma sätt som innan övergången Registrering av ärenden i uppdaterad version av WebCare Alla verksamheter lägger in patient-/brukarinformation i WebCare utifrån förteckningar som upprättats innan 14 november samt anteckningar som gjorts/manuell informationsöverföring under 14 november För att undvika problem p.g.a. ovanligt stor belastning har verksamheter olika tider för när de ska logga in i systemet under 15 november. Slutenvården lägger in sin information innan kl och efter kl Husläkarmottagningarna lägger in sin information kl Kommunerna lägger in sin information kl Registrera patienten/brukaren till och med aktuellt ärendesteg Även patienter/brukare med behov av insatser efter utskrivning som skrivs in under perioden av driftstopp i WebCare ska registreras i det uppdaterade WebCare efter driftstoppet Patienter/brukare som skrivits ut under 14 november genom manuell informationsöverföring behöver inte skrivas in i det uppdaterade WebCare Det kommunala betalningsansvaret Betalningsansvaret återinträder från och med de patienter/brukare som skrivs in 16 november! Planera på förhand vem som lägger in ärendena manuellt i WebCare den 15 november 6

8 Vid eventuella stora driftstörningar återställs WebCare till den gamla versionen Återställning Om det skulle uppstå stora driftstörningar vid övergången görs en återställning till gamla WebCare Information om återställningen Vid en eventuell återställning informeras berörda verksamheter genom: Meddelande på WebCares inloggningssida E-post från Hälso- och sjukvårdsförvaltningen med ämnesrad VIKTIGT: återställning av WebCare till verksamhetscheferna inom landstinget och registratorerna inom kommunerna Informationen som finns kvar vid återställning Vid en eventuell återställning kommer all information som lagts in i den uppdaterade versionen 15 november eller senare att försvinna All den information som låg i systemet vid stängning 13 november kl kommer däremot att ligga kvar i WebCare 7

9 Mer information inför övergången till den uppdaterade versionen av WebCare Funktionsbeskrivning Funktionsbeskrivningen beskriver samtliga funktioner i WebCare. Frågor & svar om WebCare Frågor och svar om den uppdaterade versionen av WebCare. Manual för WebCare Manualer för personal inom öppenvården, slutenvården och kommunen. Utbildningsmiljö för uppdaterad version av WebCare En utbildningsmiljö som speglar den uppdaterade versionen av WebCare för övning innan den uppdaterade versionen börjar användas. i WebCare-utbildningar för vårdpersonal E-utbildningarna på Lärtorget för vårdpersonal inom somatisk slutenvård och vid husläkarmottagningar beskriver de nya arbetssätten i WebCare. Mer information om lagen och de nya arbetssätten Mer informations- och utbildningsmaterial samt frågor och svar om den nya lagen finns på Vårdgivarguiden. 8

10 Kontaktinformation vid frågor gällande övergången till den uppdaterade versionen av WebCare Vid frågor gällande handhavandet av WebCare Vid frågor som t.ex. hur sker utskrivningsplaneringen? 1. Se Frågor och svar om den uppdaterade versionen av WebCare 2. Kontakta din arbetsplats lokala verksamhetsstöd eller en kollega som genomfört utbildning i den uppdaterade versionen av WebCare 3. Kontakta samverkanutskrivning.hsf@sll.se (svar kan förväntas kl den november och kl övriga dagar) Vid tekniska frågor eller problem Vid tekniska problem som t. ex. att det inte går att logga in: 1. Kontakta lokal IT-support 2. Kontakta SLL IT Servicedesk (öppettider måndag - fredag kl ) 9

11