Manual Att registrera utförd åtgärd. Förändringar i Vodok fr o m 17 maj stockholm.se

Transkript

1 Att registrera utförd åtgärd Förändringar i Vodok fr o m 17 maj 2016 stockholm.se

2 Sammanfattning I arbetet med att utveckla hälso- och sjukvårdsdokumentationen har vi i utvärderingen av dokumentationssystemet uppmärksammat en svårighet i befintligt system med att skilja på planerade och utförda åtgärder. Utöver detta ställer omvärlden allt högre krav på strukturerad dokumentation för jämförelser och uppföljning. Socialstyrelsen har påtalat önskemål om och behov av att ta ut en mer specifik individbaserad statistik och denna utveckling är en förberedelse för att systemmässigt kunna möta de framtida kraven på statistik. Det nya sättet att registrera utförda åtgärder innebär ett nytt arbetssätt, som kräver utbildning och information till samtlig berörd personal, samt initialt vissa kompletterande åtgärder för att uppdatera informationen i patientjournalerna. Denna uppdatering kan ses som en del i kontrollen av att vi enbart har aktuella ordinationer/ åtgärder i patientjournalerna och som en del verksamhetsuppföljningen. Denna uppdatering av informationen i patientinformationen behöver inte ske direkt vid övergången utan kan ske under en period efter övergången. Det nya arbetssättet innebär en stor tidsvinst då man inte måste skriva nytt hela tiden utan på ett säkrare och enklare sätt kan koppla utförda/ej utförda åtgärder till tidigare planerad åtgärder. Det innebär en bättre kontinuitet för patienten och en ökad kvalitet i hälso- och sjukvården då vi tydligare går mot en planerad vård och från en enbart händelsestyrd vård. Använder man Att göra lista eller har gjort en planering av vilka åtgärder som patienten ska erhålla i en Hälsoplan går man med enkelhet till aktuell ordination, registrerar utförd eller ej utförd ordination via Att göra listan eller fliken Plan utan att behöva gå in i Rubrikträdet. Detta skapar en tydlighet för efterföljande legitimerad personal som lätt ser vad som utförts/ej utförts för respektive ordination/åtgärd. Manual Att registrera utförd åtgärd maj 2016 Utgivningsdatum: april 2016 Utgivare: Stadsledningskontoret, avdelningen för digital utveckling Kontaktperson: Katja Jensfelt katja.jensfelt@stockholm.se

3 3 (14) Innehåll Sammanfattning 2 Syfte 4 Välj åtgärdskod (KVÅ) när ny ordination dokumenteras 5 Registrera utförda åtgärder. 6 Registrera ej utförd åtgärd 7 Komplettera befintliga ordinationer/åtgärder med åtgärdskod (KVÅ)8 Se utförda/ ej utförda åtgärder 8 Felmarkera utförd/ ej utförd åtgärd 11 Registrera utförd/ej utförd åtgärd via fliken Plan 12 Registrera utförd/ej utförd åtgärd via Att göra listan. 12 Utskrifter 14

4 4 (14) Syfte Ge vägledning hur man på ett mer tidseffektivt sätt kan registrera utförd åtgärd i hälso- och sjukvårdsjournalen. Tidsperiod Övergången till nytt sätt att registrera utförd åtgärd med obligatoriskt val av åtgärdskod (KVÅ) kommer att ske den 17 maj Utbildning och information till all berörd personal bör ske innan detta datum. Ansvarig Chefen ansvarar för att planera för kunskaps- och informationsöverföring och att följa upp att all personal har fått ta del av information rörande det nya arbetssättet att registrera utförd/ej utförd åtgärd. Chefen ansvarar vidare för att följa upp att den legitimerade personalen har tillräckliga kunskaper om funktionerna i Vodok för att kunna utföra sitt arbete. All legitimerad personal som använder Vodok har ett eget ansvar att delta i utbildningar och informationsträffar, ta del av informationsmaterial och lathundar för att ha tillräckliga kunskaper om funktionerna i Vodok. Systemförvaltaren ansvarar för att hålla informationsträffar med utbildning för processledare, dokumentationshandledare, mas/mar, chefer och intresserade användare i systemet. Ansvaret innebär även att se till att det finns uppdaterade manualer, lathundar och utbildningsmaterial rörande funktionerna i Vodok. Frågor och stöd Vänd dig i första hand till verksamhetens dokumentationshandledare eller till stadsdelens processledare. Kontakta vid behov av ytterligare stöd Tietos servicecentrum på telefonnummer helgfria vardagar kl alternativt maila Servicecentrum på arende@servicecentrum.stockholm.se

5 5 (14) Välj åtgärdskod (KVÅ) när ny ordination dokumenteras Precis som tidigare börjar du med att välja aktuellt ordinations- /åtgärdssökord. Klicka fram en ny textdel. Skriv en text med hjälp av frastexter, komplettera med egen text eller andra befintliga fraser vid behov. Efter den 17 maj behöver du inte längre skriva in KVÅ-kod i ordinationstexten (VAD). Detta markerar du lite senare. Klicka på Spara. Dialogruta för Detaljplanering öppnas. Markera om ordinationen/åtgärden ska knytas till en Hälsoplan. Nu till det ändrade: I rutan längst ner visas åtgärdskoder för aktuellt ordinations- /åtgärdssökord. Bocka för den eller de koder som hör till aktuell ordination/åtgärd. Klicka på OK. Om den kod du önskar använda inte återfinns i listan, klicka på knappen Visa alla så kommer alla åtgärdskoder som ligger inlagda i VODOK upp i listan. Redan vald/a kod/er hamnar högst upp i en annars alfabetiskt ordnad lista.

6 6 (14) Registrera utförda åtgärder. Det finns flera sätt att registrera utförda/ej utförda åtgärder. I manualen presenteras först hur man registrerar utförd åtgärd via Rubrikträdet. Senare i manualen presenteras hur man gör för att registrera via fliken Plan samt via Att göra lista. Det är dessa två sätt att registrera utförd åtgärd som rekommenderas för störst nytta. Om ordinationen/åtgärden är skriven före övergången till den nya funktionen den 17 maj 2016 finns inga koder i rutan för utförda åtgärder. Detta behöver kompletteras via Detaljplanering (se Komplettera befintliga ordinationer/åtgärder med åtgärdskod (KVÅ)). Om du öppnar upp detaljplaneringen för en gammal ordination/åtgärd måste åtgärdskod väljas för att du ska kunna spara. Registrera en utförd åtgärd via rubrikträdet Markera den ordinations/åtgärdstext som du önskar registrera åtgärd för. Högerklicka och välj Registrera utförd åtgärd. En dialogruta öppnas. Utförd (åtgärd) är förvalt (och ändras till ej utförd vid behov). Dagens datum och aktuellt klockslag är förvalda och ändras vid behov.

7 7 (14) Välj vem (titel) som har utfört åtgärden. (detta val kommer vara förvalt för dig nästa gång du registrerar utförd åtgärd). En åtgärd kan utföras av mer än en yrkesgrupp. Exempelvis kan en arbetsterapeut och sjukgymnast/fysioterapeut gjort en funktionsbedömning tillsammans, då ska båda titlarna bockas för i dialogrutan och åtgärden registreras bara som utförd en gång. Den eller de koder som tidigare har valts ut för ordinationen/åtgärden är förbockade. Har du inte utfört samtliga delar, ta bort bocken för den eller de åtgärdskoder som inte är aktuella för det här utförartillfället. Minst en kod måste vara vald. Du kan lämna kommentarer genom att skriva själv eller välja färdiga frastexter via ikonen Frastexter. Klicka på OK. Du måste signera en utförd åtgärd direkt för att kunna spara. Skriv in ditt signerings-/vodok-lösenord för att signera. Klicka på OK. Om ordinationen/åtgärden är lagd till Att göra lista sätts automatiskt en OK-markering om åtgärden är planerad att utföras denna dag. Registrera ej utförd åtgärd Om du önskar rapportera en åtgärd som inte utförts, markera aktuell planerad ordinations-/åtgärdstext. Högerklicka och välj Registrera utförd åtgärd. Markera Ej utförd i dialogrutan som öppnas.

8 8 (14) Dagens datum och aktuellt klockslag är förvalt och kan ändras vid behov. När du väljer Ej utförd, släcks informationen om Titel och rutan för koder. Det är obligatoriskt att ange en kommentar om du väljer Ej utförd. Du kan lämna kommentarer genom att skriva själv eller välja bland färdiga frastexter via ikonen Frastexter. Om ordinationen/åtgärden är lagd till Att göra lista sätts automatiskt en OK-markering om åtgärden var planerad att utföras denna dag och tas därmed bort från listan. Komplettera befintliga ordinationer/åtgärder med åtgärdskod (KVÅ) För att komplettera redan befintliga ordinations-/åtgärdstexter med åtgärdskod (KVÅ), markera aktuell ordinations-/åtgärdstext. Högerklicka. Välj Detaljplanering. Dialogruta öppnas. Välj aktuell/a åtgärdskod/er (KVÅ). Klicka på OK. När du öppnat Detaljplaneringen för en redan sparad ordinations- /åtgärdstext måste du välja åtgärdskod för att kunna spara. Se utförda/ ej utförda åtgärder För utförda åtgärder med kommentar och ej utförda åtgärder skapas automatiskt en text under sökordet utförd åtgärd. Utförda åtgärder utan kommentar syns bara som en notering via Visa utförd åtgärd. Det är det enda stället i Vodok där alla registrerade utförda/ej utförda åtgärder går att läsa oavsett om de har kommentar eller inte visas är via fliken Plan.

9 9 (14) Läsa utförda åtgärder via fliken Plan Klicka på fliken Plan Markera aktuell ordination/åtgärd. Bocka för Utförda åtgärder och klicka på knappen Visa. Obs! Om du tidigare varit inne i patientens Plan, måste du klicka på Sök för att uppdatera informationen i fönstret för att få med de senaste anteckningarna. Felmarkerade utförda/ej utförda texter visas inte i rutan. Visa utförd åtgärd via fliken Plan Markera den aktuella ordinations-/åtgärdstexten. Högerklicka och välj Visa utförd åtgärd Lista över samtliga utförda/ej utförda åtgärder visas. För att kunna läsa eventuella kommentarer måste du gå till sökordet utförd åtgärd alternativt titta i fliken Plan (se ovan) / visa utförd åtgärd.

10 10 (14) Visa utförd åtgärd via Rubrikträdet Markera aktuell ordination/åtgärd. Högerklicka. Välj Visa utförd åtgärd. Dialogruta öppnas Lista över utförda/ej utförda åtgärder visas. Se utförd/ ej utförda åtgärder via Kolumnläge Enbart texter utförd/ ej utförda åtgärder med kommentarer hamnar under utförd åtgärd sökordet i rubrikträdet och på så sätt synligt via kolumnläge. Se utförd/ ej utförd åtgärd via Helskärm Enbart texter utförd/ ej utförda åtgärder med kommentarer hamnar under utförd åtgärd sökordet i rubrikträdet och är därmed synliga via Helskärm.

11 11 (14) Sätt en bock i rutan för utförda åtgärder för att få med texter som skrivits in under utförd åtgärd vid utskrift. Klicka Ok. Klicka på Skriv ut i utskriftsverktyget som öppnas. Felmarkera utförd/ ej utförd åtgärd För att kunna felmarkera en registrerad utförd/ ej utförd åtgärd gå via Visa utförd åtgärd i rubrikträdet eller fliken Plan. Markera den eller de utförda/ej utförda åtgärder som ska felmarkeras genom att sätta en bock framför texten. Klicka på Felmarkera. Klicka på Stäng.

12 12 (14) Registrera utförd/ej utförd åtgärd via fliken Plan Du kan med fördel välja att registrera utförd/ ej utförd åtgärder via fliken Plan. Markera aktuell ordination/åtgärd. Högerklicka och välj Registrera utförd åtgärd. Välj om åtgärden har utförts (eller ej utförts) Ta ställning till händelsedatum. Välj vem (titel) som har utfört åtgärden. Välj vilken eller vilka åtgärdskoder som är aktuella för den utförda åtgärden. Du kan skriva kommentar genom att skriva själv eller välja färdiga frastexter via ikonen Frastexter. Registrera utförd/ej utförd åtgärd via Att göra listan. Om du har detaljplanerat och lagt upp en uppgift på Att göra lista via Journalen kan du med fördel registrera utförd åtgärd denna väg.

13 13 (14) Ta fram aktuell Att göra lista. Sätt en bock i rutan för uppgiften som du önskar registrera som utförd/ ej utförd. En dialogruta öppnas. Markera om uppgiften är utförd eller ej utförd. Du kan skriva kommentar genom att skriva själv eller välja färdiga frastexter via ikonen Frastexter.

14 14 (14) För att uppgiften ska försvinna från listan, klicka på Sök för att uppdatera listan. Utskrifter Utförda åtgärder/ ej utförda åtgärder med kommentarer kommer med på ordinarie utskrifter i och med att text skapas under sökordet utförd åtgärd. Utskrift via fliken Plan Samtliga utförda/ej utförda åtgärder (även de utan kommentar) kommer med på utskriften om man väljer att ha med utförda åtgärder i sitt urval. Utskrift via Helskärm De utförda/ej utförda åtgärder som har en kommentar kommer att komma med på utskriften. Välj Helskärm. Välj aktuell period. Klicka på Utskrift (ikonen) Sätt en bock i rutan för Utförda åtgärder. Klicka på OK. Välj Skriv ut i utskriftsverktyget som öppnas.