Rutiner för remisshantering

Transkript

1 Upprättad av: Giltighetstid Fastställd av Version nr Dokumenttyp U Söderström M Burström, PE Legrell Folktandvårdens ledningsgrupp 1 Riktlinjer FOLKTANDVÅRDEN Rutiner för remisshantering Lagar och föreskrifter Kraven på en säker remisshantering framgår av Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9, Socialstyrelsens föreskrifter om ansvar för remisser för patienter inom hälso- och sjukvården, tandvården m.m., SOSFS 2004:11, Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården, SOSFS 2008:14 samt Patientdatalagen 2008:355. Särskilt viktigt att fastställa och dokumentera är Vilka enheter inom tandvården som kan vara remissmottagare. Vem som får utfärda remisser och vem som har ansvar för olika delar av remisshanteringen. Hur registrering av in- och utgående remiss samt mottagen remissbekräftelse och remissvar skall ske. Hur försändelse av remiss/remissvar skall ske, postgång och rutiner för postöppning gällande både elektroniska och manuella remisser. Hur bevakning av remissbekräftelse/remissvar skall ske på den remitterande enheten. Vilka åtgärder som skall vidtas om remissbekräftelse/remissvar dröjer eller uteblir. Hur remissvar tas emot, vem som bedömer svaret och tar ställning till eventuell åtgärd. Vem/vilka som utför bedömning och prioritering av inkomna remisser. I vilka fall remissbekräftelse inklusive beräknad väntetid skall sändas till remittent och/eller patient. Hur kommunikation skall ske mellan remitterande och mottagande enhet under pågående remiss. Vilka åtgärder som skall vidtas om den planerade väntetiden överskrids. Rutin för journaldokumentation.

2 Definitioner Remiss är en handling om patient som utgör förfrågan om en tjänst eller övertagande av vårdansvar. Inom ramen för utbildningsverksamheten vid Tandläkarhögskolan används ett hänvisningsförfarande av patienter som följer särskilda rutiner (bilaga 1). Remittent är utfärdaren av remissen. Remissmottagare är de enheter inom Folktandvården som verksamhetsområdeschefen definierat (bilaga 2). Remissadministratörer är de av verksamhetschefen utsedda medarbetare som ansvarar för den dagliga administrationen av remisser på såväl remitterande som mottagande enhet (bilaga 3) Remissbedömare/vidimerare är av verksamhetschef/avdelningschef utsedd specialisttandläkare inom respektive område (bilaga3). Syfte Syftet med gemensamma rutiner för remisshantering är att garantera patienter en säker vård och undvika risker för vårdskador. Ansvar Verksamhetsområdeschefen för Folktandvården har ett direkt ansvar för att det finns en fastställd gemensam säker rutin för remisshantering. Verksamhetschefen ansvarar för att rutinen är känd för samtliga medarbetare på basenheten och för att kontinuerligt följa upp att remisshantering sker enligt gällande rutin. Remissadministratörens uppgift är att bevaka och säkra remisshanteringen och vid störningar och avvikelser göra avdelnings/verksamhetschefen uppmärksam på detta. Av de kompletterande lokala rutinerna (bilaga 3) för remisshantering skall framgå vilka medarbetare som har ansvar för vart och ett av remisshanteringens olika led. Om ansvaret för något moment är knutet till en specifik person måste det säkerställas att någon annan tar över uppgiften vid dennes frånvaro, särskilt under semesterperioder. Alla medarbetare är ansvariga för att följa gällande rutin

3 Postöppning All post adresserad till klinikens behandlare öppnas och ankomststämplas utan fördröjning av utsedd ansvarig medarbetare. Inkommen post skall anvisas särskild plats. Manuellt inkommen remiss skall registreras i remissmodulen T4 av remissadministratören. Remissen skannas in som bilaga i T4 och en manuell remiss skapas i T4. Rutin för remitterande enhet Flödesschema avseende utgående remisser (bilaga 4) 1. Vem utfärdar remiss Remiss utfärdas av legitimerad tandläkare. I vissa fall kan remiss även utfärdas av legitimerad tandhygienist. Gäller framförallt röntgenremiss till Oral Diagnostisk Radiologi (ODR) avseende partiellt tandstatus för diagnostik av karies och marginala förhållanden. 2. Hur ska remiss skrivas, registreras, dokumenteras och skickas Remiss skrivs med stöd från remissfunktionen i T4. På remissen anges personuppgifter, patientens namn med korrekt adress och telefonnummer, remissmottagande avdelning/klinik samt tydlig frågeställning med diagnoser och för vårdplaneringen relevanta kliniska uppgifter. Ekonomiska uppgifter skall noteras, t.ex. om garantier, förhandsprövning, försäkringsbolag, frisktandvårdsavtal och om behandlingen omfattas av landstingets tandvårdsstöd. Remissen registreras automatiskt i journalsystemet så snart den skapats. Remiss avseende personer med adresskydd hanteras enligt fastlagd rutin, Patient med skyddade personuppgifter, (bilaga 6). I journalens daganteckningar noteras att beslutet om remiss fattats efter informerat samtycke från patienten/målsman, till vilken avdelning/klinik remissen är sänd samt orsaken till remiss. Sänds remiss elektroniskt med hjälp av remissfunktionen i journalsystemet skapas automatiskt händelseloggar som bekräftar att remissen mottagits och registrerats av remissmottagande avdelning/klinik. Remiss som ska sändas externt skapas i T4 enligt gängse rutin, skrivs ut och sänds med post. Detta noteras med en kommentar i remissen. I brådskande fall där patienten ska tas emot samma dag lämnas remissen till patienten eller i undantagsfall faxas/e-postas den till remissmotagande avdelning/klink

4 3. Bevakning och registrering av remissbekräftelse och beräknad väntetid Remittenten har ansvar för sin patient, så länge patienten inte har omhändertagits av remissmottagaren. Det innebär att remittenten har ett ansvar för att bevaka att sänd remiss åtgärdas. Först när patienten är undersökt på remissmottagande enhet övergår ansvaret för patienten från remittenten till behandlaren på remissmottagande enhet. Ansvaret gäller dock endast den vård som remissen avser. När patienten är undersökt på remissmottagande klinik skall notering göras i händelseloggen alternativt ett preliminärt remissvar skrivas som bekräftelse till remittenten. Remittenten ansvarar för att bevaka händelseloggar som till exempel bekräftelse på mottagen remiss, information om beräknad väntetid och begäran om kompletteringar från remissmottagaren. Hanteringen kan överföras till annan medarbetare. Remissbekräftelse sker elektroniskt och bevakas via remissens händelselogg. Remissbekräftelse i brevform är en journalhandling som efter att anteckning införts som kommentar i remissen skall skannas in i journalen. Om remissbekräftelse inte registrerats efter två veckor från det remissen skickades, skall kontakt tas med remissmottagande enhet för att utreda orsaken. 4. Bevakning av remissvar Remittenten ansvarar för att bevaka att remissvar inkommer. 5. Kommunikation under remisstiden Kommunikation mellan remittent och remissmottagare sker via preliminärt remissvar eller löpande via anteckningar i remissens händelselogg. 6. Åtgärder om remissvar dröjer eller uteblir Kontakt tas med remissmottagande enhet om svaret är fördröjt jämfört med beräknad behandlingstid. Remittenten är ansvarig för att denna kontakt tas. 7. Registrering av inkommet remissvar Remissfunktionen i T4 ger automatisk information om inkommet elektroniskt remissvar. Remittenten läser svaret och bekräftar genom signering att han/hon tagit del av svaret. Om remittenten inte längre arbetar kvar på enheten ansvarar remissadministratören för att omfördela remissen till annan behandlare. Remissvar på papper skannas in som bilaga i datajournalen och anteckning görs i den elektroniska remissens remissvar med hänvisning se bilaga. Remittenten planerar och genomför eventuell åtgärd med anledning av remissvaret. Åtgärden dokumenteras i journalen med en signerad daganteckning. Beslut om åtgärd skall fattas av behandlare med formell och reell kompetens. Om remittenten inte är tillgänglig, till exempel på grund av semester, skall remissvaret vidarebefordras till annan tjänstgörande behandlare för bedömning av behov av åtgärd

5 Rutin för mottagande enhet Flödesschema avseende inkommande remisser (bilaga 5) 1. Mottagning och registrering av remisser Remissfunktionen i T4 ger automatisk information om nya elektroniska remisser som inkommit. Inkomna remisser i pappersformat kontrolleras och inregistreras i T4. Den fortsatta hanteringen följer sedan flödet för remisshantering. Pappersremissen sparas till behandlingen är klar då en kopia återsänds med svaret. Pappersremissen är en journalhandling som sparas och skannas in i journalsystemet. Utsedd ansvarig tandläkare bedömer och prioriterar inkomna remisser, eventuellt efter inhämtande av kompletterande uppgifter. 2. Remissbekräftelse Remissbekräftelse skickas till remittenten och till patienten inom sju dagar med besked om tid för utredning. 1/remittenten får info genom funktionen Förfrågan bilaga 2/patienten via ett brev utskrivet från brevfunktion i T4 s remiss Om den förväntade väntetiden överskrids skall både remittenten och patienten informeras om detta. Ny väntetid skall anges. Ansvarig för hanteringen av utgående remissbekräftelser och information vid överskriden väntetid skall utses 3. Bekräftelse på att patienten är omhändertagen Bekräftelse på att patienten är undersökt bör skickas till remittenten med uppgift om beräknad behandlingstid. Informationen om bekräftelse dokumenteras automatiskt i remissbevakningssystemet vid elektroniska remisser. Till manuell remittent dokumenteras detta med ett brev och en kommentar i remissen. Behandlingsansvaret avseende den vård som remissen gäller, övergår nu till behandlaren på remissmottagande enhet. 4. Åtgärd om remissvar inte kan avges inom meddelad tid Information om skälet till fördröjningen ges när remittenten tar kontakt. 5. Registrera och skicka remissvar Remissvar skrivs (eller bifogas) i remissfunktionen. Interna svar skickas elektroniskt. Externa svar skrivs ut och skickas per post. En daganteckning görs i journalen i samband med att svaret läggs i kuvert och postas

6 Rapportering och uppföljning Avvikelser i remisshanteringen rapporteras enligt de lokala rutinerna för avvikelsehantering. Uppföljning av remisshanteringen sker genom analys av avvikelserapporter på mottagningsnivå och på ledningsnivå. Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Bilaga 5 Bilaga 6 Hänvisningsförfarande remisspatienter Tandläkarhögskolan Förteckning remissmottagande enheter Folktandvården Västerbotten Lokala rutiner för remisshantering (mall) Att skicka remiss, flöde på remitterande enhet Att ta emot remiss, flöde på remissmottagande enhet Skyddade personuppgifter Referenser Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, SOSFS 2011:9 Socialstyrelsens föreskrifter om ansvar för remisser för patienter inom hälso- och sjukvården, tandvården m.m., SOSFS 2004:11 Socialstyrelsens föreskrifter om informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården, SOSFS 2008:14 Patientdatalagen (208:355) Manual T4 Remissadministration - 6 -

7 Bilaga 1 Hänvisningsförfarande remisspatienter Tandläkarhögskolan Gäller både manuella och elektroniska remisser. 1. Remiss inkommer digitalt via T4 journalsystem internt inom Folktandvården Västerbotten eller manuellt i pappersform från externa enheter. Extern pappersremiss scannas in som bilaga och en remiss läggs upp i T4 journalen av remissadministratör. Remissadministratören godkänner remissen i fältet Remissstatus och registrerar patienten i behandlingsöversiktsbilden med ett kö-datum, som överensstämmer med remissens ankomstdatum. 2. Remissadministratören väljer i kö-fältet den klinik/ämne som remissen tillhör via en kod. 3. Ämnesansvarig tandläkare inom respektive ämne gör regelbundet en sökning i remissadministrationen under fältet Klinik respektive Kö-filter för att ta fram nyinkomna remisser som inte är genomgångna och kodade. Ämnesansvarig tandläkare skriver i anteckningsfältet i remissen vilken kod/koder som är aktuell samt eventuellt meddelande tillbaka till remissadministratör och ändrar i Kö-fältet remissen till kodad. 4. Remissadministratör söker regelbundet i remissadministration efter kodade remisser och lägger in i behandlingsöversiktsbilden vilken kod/koder som är aktuella samt ändrar i remissen till kallelse i Kö-fältet. Det betyder att patienten nu är ställd på kö med aktuell kod/koder utifrån patientens vårdbehov. Vid specialisttandvården: Patienten är klar att få kallelse och skall inom 7 dagar erbjudas en tid för utredning inom 90 dagar. Vid utbildningstandvården: Patienten är klar att få kallelse till student eller lärare vid basenheten. 5. Remissvar skrivs i aktuell flik för detta. Remissen avslutas först när remissvar är skickat

8 Bilaga 2 Remissmottagande enheter Folktandvården Västerbotten Specialisttandvård inklusive Cariologi samt Sjukhustandvård Oral Diagnostisk Radiologi Pedodonti Klinisk Oral Fysiologi Parodontologi Endodonti Cariologi Protetik Käkkirurgi Ortodonti TR Skellefteå TR Lycksele Sjukhustandvården Umeå Sjukhustandvården Skellefteå Sjukhustandvården Lycksele Dessutom kan samtliga allmänkliniker, studentkliniken, tandhygienistutbildningen och Oral Diagnostik vara remissmottagare. Kan gälla vid återremiss från specialistklinik, övertagande av vård från annan behandlare och liknande vårdsituationer

9 Bilaga 3 Lokala rutiner för remisshantering Verksamhetschefen har det övergripande ansvaret för fastställda rutiner och hur de tillämpas på den lokala kliniken. För att de dagliga rutinerna för remisshantering skall fungera på kliniken ska ansvarsfördelningen dokumenteras. Nedanstående punkter är en vägledning för kliniken för att fastställa de lokala rutinerna. Variationer kan förekomma mellan olika kliniker beroende på om kliniken hanterar ett stort antal remisser eller inte. Checklista: Vem ansvarar för öppnande av post, manuellt inkomna remisser? Vem ansvarar för utgående post, manuellt skickade remisser? Vem ansvarar för registrering i T4 av manuellt nyinkommen remiss? Vem ansvarar för övervakning av elektroniskt nyinkommen remiss i T4? Vem ansvarar för remissbekräftelse till patient och remittent? Vem ansvarar för prioritering och bedömning av remiss? Vem ansvarar för remissbevakning av enskild remiss? Vem ansvarar för att remissvar skrivs och remissen avslutas? Vem ansvarar för att remissvar läses och kontrasigneras? Ansvarsfördelning remisshantering Gäller för kliniken/avdelningen: Period: Ansvarsområde Namn Remissadministratör Postöppnare Remissbedömare - 9 -

10 Bilaga

11 Bilaga

12 Bilaga 6 Remiss vid patient med skyddade personuppgifter Utdrag ur dokumentet Patient med skyddade patientuppgifter angående remiss till patient med skyddade adressuppgifter Remiss - Svenskt personnummer Elektronisk remiss kan användas förutsatt att patienten har svenskt personnummer och att ingen adress finns angiven i T4. Det bör framgå av remissen att patienten har skyddade personuppgifter och användaren skall också kontrollera att ingen adress finns angiven i remissen innan den skickas elektroniskt. - Temporärt personnummer Har patienten temporärt personnummer från T4 eller reservnummer från Master befolkning måste remissen skickas manuellt. Remissen kan skrivas i T4 och sedan skrivas ut. Även i detta fall bör det framgå av remissen att patienten har skyddade personuppgifter och innan remissen postas skall remittenten kontrollera att inga skyddade personuppgifter finns med. Enligt Patientdatalagen skall patienten ge sitt samtycke till om remissen skickas till annan vårdgivare. I landstingsvärlden är det Västerbottens Läns Landsting som är vårdgivaren och inte behandlaren. Gäller således andra landsting och privata vårdgivare. - Inkommande remiss Tar kliniken emot en manuell remiss på patient med skyddade personuppgifter skall samma temporära personnummer eller reservnummer användas som står i remissen när nyregistrering av patienten görs i T4. På detta sätt bibehålles patientsäkerheten och alla patientens bilder finns samlade under en identitet i bildlagret