2017-01-09 DNR LIU-XXXX-YYYYY UTGÅVA 1(48) Kund- och Internfakturering Sammanfattning Syftet med den här manualen är att beskriva kundreskontra- och internhandelsmodulen i Raindance. Den ska beskriva steg för steg hur man registrerar fakturor och rekvisitioner, vad som är viktigt att tänka på och vilka alternativ som finns. Det ingår även instruktioner för hur man korrigerar fel och hur påminnelser och räntefakturering ska hanteras. Slutligen presenteras vilka rapport- och uppföljningsfunktioner som finns i Raindance avseende kund- och internreskontra. Innehåll 1 Kundreskontra... 3 1.1 Sök kund... 3 1.2 Kundtyper... 4 1.2.1 Upplägg av kund... 5 1.3 Registrera faktura... 5 1.3.1 Leveransadresser... 8 1.3.2 Radtyper...9 1.3.3 Kontering... 11 1.3.4 Utskrifter och arkivering... 13 1.3.5 Registrera kreditfaktura... 14 1.3.6 Registrera periodiserad kundfaktura... 14 1.4 Rättning, makulering, kreditering och kvittning... 15 1.4.1 Kvittning... 15 1.5 Del- och helkreditering... 16 1.5.1 Cirkulation och attest... 16 1.6 Meddelanden från Raindance... 16 1.7 Rekvisitioner... 17 1.7.1 Registrera rekvisition... 17 1.7.2 Utskrift av rekvisition... 21 1.7.3 Bokföring av rekvisition... 23 LINKÖPINGS UNIVERSITET INSTITUTION/AVDELNING
2(48) 1.8 Påminnelser, räntefakturering och anstånd... 23 1.8.1 Rutin för inkasso...24 1.9 Sökfunktioner, Rapporter och journaler... 25 1.9.1 Sök kundfaktura... 25 1.9.2 Journaler i kundreskontran... 27 1.9.3 Frågor & Analys...29 2 Internhandel... 32 2.1 Interna kunder och leverantörer... 32 2.2 Internfakturaprocessen... 32 2.3 Registrering av interna kundfakturor... 33 2.3.1 Kontering och periodisering av interna kundfakturor... 37 2.3.2 Sök intern kundfaktura...39 2.4 Kontering och attest av interna leverantörsfakturor... 41 2.5 Hantering av felaktiga fakturor...43 2.6 Fakturor från försystem/summa...43 2.7 Rapporter och andra uppföljningar... 44 2.7.1 Sök intern kund- eller leverantörsfaktura... 44 2.7.2 Journaler... 47
3(48) 1 Kundreskontra 1.1 Sök kund Här kan man skriva kundens namn, del av namn eller nummer i fältet och klicka på Sök för att hitta den aktuella kunden. * används som ersättning för obegränsat antal tecken. Dubbelklicka på den aktuella kunden för att se all information om den, som adress, betalningsvillkor och motpart.
4(48) 1.2 Kundtyper De kundtyper eller s.k. reskontrakoder som finns i vår uppsättning av Raindance är: Detta innebär att samma kund kan finnas både som Rekvisitionskund och Statlig kund t.ex. och det är viktigt att tänka på när man registrerar en faktura eller rekvisition så att man använder sig av rätt kund. Rekvisitionskunder ska märkas med REKV i namnet (Namn 2) så att de går att söka fram.
5(48) För att exportera sökresultatet till Excel, klicka på Excelsymbolen och för att få en pdf för utskrift klicka på skrivarsymbolen. Dessa knappar finns högst upp till höger om sökresultatet. 1.2.1 Upplägg av kund Om kunden som ska faktureras inte finns upplagd redan i Raindance - fyll i blanketten som finns på Insidan/Ekonomi/Blanketter med de obligatoriska uppgifterna. Anvisningar om vilka uppgifter som behövs och var den ska skickas finns på blanketten. Preliminärt ska alla kunder läggas upp centralt. 1.3 Registrera faktura Registrering av fakturor görs under fliken Fakturor och Kundfaktura. Status är Ny när registreringen påbörjas.
6(48) Välj fakturatyp. Som förslag ges vanlig faktura eller den fakturatyp som användes senast vid registrering av flera fakturor i följd. För att se och/eller välja någon annan fakturatyp klicka på förstoringsglaset. Då visas alternativen i rutan som öppnas. För att välja en fakturatyp markerar man de aktuella raden och trycker OK eller dubbelklickar på den. I fältet Kund anger man kundnumret på den kund som ska faktureras. Genom att trycka på förstoringsglaset får man upp en sökruta där man kan söka efter en kund antingen på nummer eller namn. Exempel:
7(48) Dubbelklicka på den kund som ska faktureras eller markera den raden och klicka på Hämta Fakturadatum sätts automatiskt till dagens datum. Förfallodatum räknas ut enligt betalningsvillkoret, som är 30 dagar för alla våra kundfakturor, men ska inte infalla på en helgdag. Slutkonteringsdatum är som förslag samma som fakturadatum och är det som blir bokföringsdatum. Alla datum är ändringsbara. Om man vill kopiera en tidigare faktura för att göra en likadan eller en kredit, anger man fakturanumret på den faktura som ska kopieras i fältet Faktura. För kredit ska rutan Omvänt tecken bockas i och för att det ska fungera krävs det att det är samma kund som i originalfakturan som krediten avser. Ange vår referens, dvs. den person på LiU som kan svara på frågor angående fakturan, samt Er referens (kundens referens). Vår referens anges antingen med fritext i fältet Vår referens eller med LiU-ID, vilket ger personens namn och e- postadress, i fältet Vår referens som kommer fram efter att man har ryckt på Spara huvud. Er referens är kundens referens och ska också fyllas i. Spara huvud.
8(48) Nu visas fältet Leveransadress och Övriga uppifter, som hämtas från kunden, i fakturahuvudet: LiU-ID Fakturan har nu även fått ett fakturanummer och ett OCR-nummer. Verifikationsnumret är samma som fakturanumret. Obs, fr.o.m. nu ska fakturan göras klar och få status Def eller, om det har blivit fel, makuleras. Om man inte gör detta kommer den att ligga kvar med status Prel och hindra periodstängning. De flesta fälten under Övriga uppgifter är förifyllda med information som hämtas från kunden, exempelvis om kunden ska få betalningspåminnelser vid för sen betalning står det ett J i fältet Betalningspåminnelser. För att söka upp information, tryck på förstoringsglaset till höger om Övriga uppgifter. OBS: Fältet Vår bokslutsenhet är obligatoriskt och måste fyllas i vid registrering av faktura med det aktuella värdet (10,12,14 etc.). Tryck på Spara huvud igen när alla fält är ifyllda. OBS: Fältet Betalningshändelse ska inte fyllas i. Däremot visas betalningshändelser där om någon sådan finns. Det kan vara: Avskrivning, delbetalning eller kvittning. Exempel: 1.3.1 Leveransadresser För att kunna skicka en faktura till olika adresser på samma kundnummer kan leveransadresser skapas via knappen Leveransadresser vid registrering av kunden. Vid registrering av faktura kan man söka fram och ange vilken leveransadress som den aktuella fakturan ska skickas till genom att klicka på förstoringsglaset och sedan välja rätt adress.
9(48) 1.3.2 Radtyper Det finns fem fakturaradtyper: 1. Text ren textrad max 50 tecken. 2. Text och belopp text max 50 tecken. 3. Text, antal och a pris (vilket ger belopp) text 30 tecken. 4. Artikel artikelbenämningen är en text på max 22 tecken och till artikeln kan koddelar, som t.ex. konto, vara kopplade. Värden som ges av artikeln är ändringsbara, men själva benämningen är fast. Används för återkommande fakturering med t.ex. samma konto och aktivitet. 5. Mall kan vara ren text eller innehålla t.ex. en artikel eller antal och a pris. Används också för återkommande uppgifter, men kan vara enbart text (som blir ändringsbar). För upplägg av artiklar finns underlag på Insidan/Ekonomi/Blanketter som ska fyllas i och skickas med e-post till ekonomisysstem@liu.se. Kontakta även ekonomisystem@liu.se vid behov av mall. För att byta radtyp, klicka på. För att ta bort en rad, klicka på före raden. OBS: Vid registrering av SVE-faktura måste den sista raden, dvs. raden längst ner, vara en beloppsrad. Om man avslutar med text kommer den inte med när fakturan skickas till kunden. Ta därför gärna som vana att alltid avsluta med en beloppsrad, för att undvika att det här problemet uppstår. Under fakturaraderna finns några olika funktioner: Klicka på pennan för att infoga ett meddelande internt till fakturan. Det går inte med till kunden eller huvudboken. Ikonen blir rödmarkerad då det finns något skrivet här.
10(48) Bifoga dokument. Pdf eller bild (t.ex. jpeg) rekommenderas. Övriga dokument kan det bli problem med vid utskrift eller om de ska skickas elektroniskt. Bilagan kommer att skrivas ut tillsammans med fakturan. Ikonen blir rödmarkerad då det finns något bifogat. Klicka på knappen Sekretess för att sekretessbelägga en faktura och ange vilka användare som ska få se all information. Sekretess innebär att bifogade dokument inte visas, förutom för de användare som är med i listan. Preview ). Klicka här för att se fakturabilden (med bakgrundstext Klicka här för att komma till konteringen av fakturan. Klicka på Makulera för att makulera fakturan så länge den har status Ny eller Prel. Den får då status MAK. Visar tidigare händelser på fakturan. Backar till föregående bild. Ger möjlighet att ändra ordning på fakturaraderna. Använd pilarna för att flytta rad uppåt eller nedåt. Spara rad eller enter sparar den fakturarad som markören befinner sig på och förslag på ny rad kommer fram, vilken alltid är samma radtyp som den föregående. Fakturabelopp ska avrundas till hela kronor.
11(48) 1.3.3 Kontering För att komma till konteringen av fakturan, klicka på Kontera. Då får fakturan status Prel. För att komma åt att göra ändringar på fakturaraderna måste man klicka på Tillbaka under konteringsraderna. Kundfordring och momskontering sätts automatiskt enligt uppsatta regler och ska inte ändras. I exemplet nedan ges en konteringsrad av artikeln som användes på en av fakturaraderna. Den är röd eftersom den inte är fullständig och därför måste den kompletteras/rättas (när den är rätt enligt alla sambandskontroller blir den svart). Högst upp till höger visas vad som återstår att kontera: Att kontera. För att kontera hela det återstående beloppet på en rad ange konto, aktivitet (som ger Kst, Vs och F) och Fin och tryck enter. Då fylls det återstående beloppet i automatiskt. Vid intäktskontering ska minustecken inte anges. För konteringshjälp finns sök-funktion som öppnas genom att klicka på blå text, t.ex. Kto. Möjlighet finns även att infoga och exportera rader till och från Excel. Använd knapparna:
12(48) Via fliken Sök kan objekt sökas upp med hjälp av urval på kod och benämning. Via knappen Lägg till sparas markerad koddel till fliken favoriter. För att välja ett objekt, dubbelklicka eller markera och tryck på OK. Det finns även möjlighet att registrera konteringsmallar. Via knappen uppe till höger kan personliga mallar registreras.
13(48) Mallar hämtas sedan upp via fliken Konteringsmallar vid sökning av objekt/kod. När man är klar med registreringen av fakturan inkl. kontering klickar man på Godkänn. Fakturan definitivsätts då direkt och status blir Def. 1.3.4 Utskrifter och arkivering Defsättning innebär att fakturan kommer att skrivas ut om det är en pappersfaktura och skickas till kunden. Utskrifter och kuvertering sköts dagligen centralt om det inte avser en rekvisition då det tvärtom sköts lokalt av den användare som ansvarar för rekvisitionen. Elektroniska fakturor, dvs. SVE-fakturor och interna fakturor skickas löpande efter def-sättning.
14(48) 1.3.5 Registrera kreditfaktura En kreditfaktura registreras precis som en vanlig faktura fast med omvända tecken. Rader registreras alltså med minusbelopp. Skillnaden är att kredit fakturor måste attesteras innan de kan blir definitiva. Samma attestregelverk gäller som för leverantörsfakturor. 1.3.6 Registrera periodiserad kundfaktura Välj fakturatyp PE. Då får man möjlighet att periodisera vid konteringen av kundfakturan. Det finns två sätt att periodisera (vid kontering av kundfaktura). Antingen med periodiseringsnyckel i fältet Period eller skriv fr.o.m.-datum i fältet Period och t.o.m.-datum i fältet TomPer. Genom att trycka på en blå texten Period öppnas en ruta med de olika periodiseringsnycklarna.
15(48) Både formen ÅÅMM och ÅÅMMDD går bra, resultatet blir detsamma. 1.4 Rättning, makulering, kreditering och kvittning Makulering av kundfaktura kan göras av användare ute i organisationen så länge den är preliminär. Det gäller både debet och kreditfaktura. Om slutkonteringen är felaktig på kundfakturan (och fakturan är definitiv), kan denna korrigeras med manuell bokföringsorder. När bokföringsordern är skapad ska funktionen Korrigeringsverifikation användas. Via funktionen Korrigerad av kan en koppling göras till det verifikatnummer/fakturanummer som rättas. 1.4.1 Kvittning Kvittning fungerar bara för fakturor som inte har någon betalningsbokning och innebär att det skapas en kreditfaktura med omvänt tecken och kontering. Den skapade kreditfakturan får samma fakturatyp som debetfakturan. Båda fakturorna betalmarkeras direkt och koden KVIT läggs ut i tabellen BEHÄND, vilket ger spårbarhet. OBS! Den här funktionen används bara när en faktura har blivit felaktigt utställd och antingen inte har skickats till kunden eller det har blivit överenskommet med kunden att de ska riva den faktura de har mottagit.
16(48) 1.5 Del- och helkreditering Vid kreditering av en faktura anges debetfakturans fakturanummer och rutan Omvänt tecken markeras. Texten Kreditering av faktura xxxxxxxx fås på fakturaraden per automatik. Del- och helkreditfakturor görs ute i organisationen, dvs. lokalt. Matchning av debet- mot kreditfaktura görs centralt enligt underlag. Blankett finns på Insidan/Ekonomi/Blanketter och ska skickas till kassan@liu.se. 1.5.1 Cirkulation och attest Om det gäller en kreditfaktura ska denna cirkuleras manuellt till den eller de som ska attestera konteringsraderna. När kreditfakturans alla konteringsrader har attesterats och signerats definitivsätts fakturan. Signering sker genom att attestanten anger sitt lösenord. Signering kan göras per faktura eller för flera fakturor på samma gång. 1.6 Meddelanden från Raindance När en användare har en faktura att behandla skickas automatiskt skapade mail från Raindanceportalen till användarens e-mailadress. En länk till portalen finns längst ner i texten. Exempel på olika meddelanden: Meddelande Rubrik: Text:
17(48) Normal NY FAKTURA Du har en kundfaktura/rekvisition att kontera/attestera i Raindanceportalen (samt länk till portalen) Påminnelse PÅMINNELSE EJ ÅTGÄRDADE FAKTUROR Du har en kundfaktura/rekvisition att behandla som snarast måste åtgärdas. (samt länk till portalen) Brådskande BRÅDSKANDE FAKTURA Du har en kundfaktura/rekvisition som snarast måste behandlas i Raindanceportalen. (samt länk till portalen) Jobben som skapar de här meddelandena körs på vardagar mellan kl.7 och 7.10. 1.7 Rekvisitioner 1.7.1 Registrera rekvisition Registrering av rekvisitioner görs, liksom kundfakturor, under fliken Fakturor och Kundfaktura. Status är Ny när registreringen påbörjas. Ställ markören i Fakturatyp och klicka på förstoringsglaset. Välj RE KR Rekvisition genom att klicka på raden och sedan OK eller dubbelklicka på raden.
18(48) Du kan även skriva RE direkt i fältet. Ställ markören i Kundfältet och klicka på förstoringsglaset. Skriv kundnumret i fältet Kund eller sök reda på rätt kund genom att skriva REKV* i sökfältet och klicka på SÖK (LiU har valt att lägga med REKV i Namn 2-fältet på alla Rekvisitionskunder). Välj kund genom att dubbelklicka på raden eller klicka på raden och sedan på Hämta. OBS: det är viktigt att välja rätt kund, dvs. den som heter REKV i Namn 2 för rekvisitioner, om det finns flera med samma namn. Annars blir det fel fakturalayout m.fl. värden som påverkar utskrifter och kravhantering. Fakturadatum och slutkonteringsdatum blir dagens datum, men är ändringsbara.
19(48) Du kan skriva in information i Vår referensfältet till vänster i fakturahuvudet men fyller du i LiU-ID i Referensfältet på högra sidan under Övriga uppgifter i fakturahuvudet tar det över på fakturautskriften (bilden). LiU-Id i Vår referens ger automatiskt tillhörande namn och e-postadress på fakturan. Fyll även i kundens referensuppgifter i Er referens När du trycker enter eller Klickar på Spara Huvud skapas fakturanumret och OCRnumret. I detta läge kan du välja en annan leveransadress på rekvisitionen än huvudadressen, förutsatt att en sådan finns upplagd. Under Övriga uppgifter måste fältet Vår bokslutsenhet fyllas i. För rekvisitionskunder ska Utskrift vara N, vilket betyder att rekvisitionen ska skivas ut lokalt på valfri skrivare när den är godkänd (status Def). Den kommer inte att skrivas ut centralt. Klicka på Spara huvud när du är klar. Nu kan du skriva in önskad text. Du kan klicka på Förhandsgranska om du vill titta hur rekvisitionen kommer se ut (det står Previev i bakgrunden). Kommer du på att du har valt fel kund eller fel fakturatyp kan du klicka på Makulera för att ta bort fakturan.
20(48) Klicka på Kontera för att komma till konteringsbilden. Tänk på att Radtypen ska vara Intäkt. Vet du inte konto, aktivitet osv kan du klicka på den blå texten över respektive fält Klickar du exempelvis på AKT- kommer följande ruta upp med lite olika sätt att söka sina aktiviteter och även spara sina Favoriter Tryck Enter för varje klar konteringsrad för att spara. Nedan kan du se ett exempel på en klar kontering. Vill du bifoga något med din faktura/rekvistition lägger du till detta under Arket, genom att klicka på det och sedan bläddra och bifoga ett eller flera dokument. Du kan också skriva information genom att klicka på Pennan. Den texten hamnar ingen annanstans i systemet utan stannar som en anteckning på faktura och går inte heller vidare till kunden.
21(48) Klicka på Godkänn när du är klar med Rekvisitionen. Att kontera måste då vara 0,00 SEK. När rekvisitionen är godkänd får den status definitiv och blir preliminärt bokförd. 1.7.2 Utskrift av rekvisition Efter godkännandet skriver handläggaren ut rekvisitionen mot portalskrivare. Rekvisitionen hamnar då i handläggarens Inkorg i fliken Mina utskrifter och kan därifrån skrivas ut till de nätverksskrivare som handläggaren har tillgång till. För att skapa en utskrift av rekvisitionen - Sök kundfaktura. Här finns flera sätt att begränsa sitt urval. Har du själv gjort Rekvisitionen kan du klicka i Mina Fakturor eller ange Fakturanummer, Fakturadatum etc. Klicka på Sök när du har gjort dina val. För att komma till den faktura/rekvisition man vill - dubbelklicka på raden eller markera raden och klicka på Visa. I Visa faktura visas Fakturanummer, Fakturatyp, Status osv. I nedre ser finns knappar för att t.ex. Förhandsgranska och Skriv ut.
22(48) För att skriva ut en Rekvisition lokalt, välj skrivarnummer 3 och klicka på Enter eller OK, vilket innebär att utskriften hamnar i inkorgen under fliken Utskrifter. Den som har beställt utskriften får även ett e-mail till sin vanliga LiU-adress om utskriften.
23(48) Tänk på att Uppdatera för att se nya händelser i utskriftsfliken. När utskriften man har beställt finns tillgänglig, det kan ta några minuter, så dubbelklickar man på raden eller markerar raden och klickar på Visa. Skriv ut rekvisitionen på önskad skrivare. 1.7.3 Bokföring av rekvisition När rekvisitionen godkänns (attesterad för kredit-rekvisitioner) får den status definitiv. Intäktsraden och motbokningsraden bokas per automatik av systemet på uppsatt genomgångskonto och bokförs på egen värdetyp, Rutfall. På så sätt sker inte någon bokföring i huvudboken i samband med utställandet av rekvisitionen. När betalning görs till LiU matchas den på samma sätt som en kundfaktura. Rekvisitionen ändrar status från definitiv till helt betald. Den kan också bli delbetald. Vid inbetalning bokförs likviden på uppsatt likvidkonto och motbokning görs på uppsatt genomgångskonto. På natten startar en bearbetning som tar ut rekvisitionsnummer, intäktskontering och belopp för rekvisitioner som betalats förgående dygn. Bokföring i huvudboken görs då av intäktskontering och genomgångskontot från betalbokningen motbokas. Verifikationsdatum: Samma verifikationsdatum som inbetalningsdatum. 1.8 Påminnelser, räntefakturering och anstånd Både utskrifter av påminnelser och räntefaktureringen sköts centralt i dialog med de som har kundkontakterna. Det finns en blankett för anstånd på Insidan/Ekonomi/Blanketter som ska användas för allt som gäller kravhanteringen dvs. om någon kund ska undantas från påminnelse, räntedebitering eller inkasso. Det går alltså att ändra status och undanta enskilda fakturor eller kunder från de generella reglerna om t.ex. fakturan inte har kommit fram i tid.
24(48) När en faktura har påmints/skickats till inkasso får den en tilläggsstatus till status DEF, vilket ger DEF: BPx, där x är kravnivå. Status inkl. tilläggsstatus blir då: DEF BP1 - fakturan har påmints en gång DEF BP2 - fakturan har påmints två gånger DEF BP7 - fakturan har skickats till inkasso 1.8.1 Rutin för inkasso Sköts som tidigare i ett separat system. I Raindance ändras bara status till inkasso på fakturan och även detta hanteras centralt i dialog med de som har kundkontakterna.
25(48) 1.9 Sökfunktioner, Rapporter och journaler 1.9.1 Sök kundfaktura Kom ihåg att begränsa urvalet för att få relevant resultat. Exempelvis genom att ange kund, datum eller fakturatyp. Kund kan anges med nummer eller namn och * fungerar som wildcard och ersätter hur många tecken som helst. Genom att söka på Tabellvärde BEHÄND och välja någon betalningshändelse, t.ex. DELB får man ett urval på dessa händelser. (Se exempel nedan).
26(48) Statusen på fakturan ger information om den är betalad (HBET) definitiv, attesterad eller inte färdig/godkänd (då har den status PREL eller NY). Klicka på Excel-symbolen för att exportera resultatet till Excel. Sortera genom att klicka på aktuell rubrik (vänster musknapp), t.ex. Datum.
27(48) För att göra urval, högerklicka på den aktuella rubriken. I exemplet nedan visas Kundid och vilka alternativ för urval som finns. För att exempelvis bara visa en specifik kund kan man här välja Urval enligt mönster och fylla i det kundnummer man vill se. 1.9.2 Journaler i kundreskontran Journaler är fasta rapporter där resultatet presenteras i listor och inte går att exportera till Excel eller påverka hur de visas. De journaler som avser kund- och internreskontra finns under Fakturor/Journaler.
28(48) Välj önskad journal genom att klicka på den. Fyll sedan i de aktuella sökkriterierna och skrivare -1. I exemplet nedan visas hur man kan begränsa sökningen i journalen Kundreskonktra till en s.k. reskontrapostyp (KRE för rekvisitionskunder), bokslutsenhet och att endast öppna poster ska visas. Beställ rapporten genom att trycka på enter och sedan Skriv ut.
29(48) Resultatet visas på skärmen och ser ut såhär: 1.9.3 Frågor & Analys Under Fakturor/Frågor & Analys finns tre uppföljningsrapporter för kundreskontra, Förfallojournal KR, Kundfakturor ej betalda och Kundfakturor uppföljning. Förfallojournal KR visar utestående kundfakturor per kundtyp (RESK) och vad som är förfallet inom 30, 60 och mer än 60 dagar. Det går att göra urval på kund, fakturanummer och status t.ex.
30(48) Tryck enter för att uppdatera sökresultatet efter ändring av sökkriterierna. Eller tryck på pilsnurran. personliga urval för bilden. Tratten används för att ta bort eller spara Det finns även möjlighet att borra sig ner till fakturanivå, genom att klicka på den blå texten, t.ex. KÖV. Då kommer man först till kundnivån och sedan kan man fortsätta till fakturorna. Klicka på Excel-symbolen för att exportera resultatet till Excel och Pdf-symbolen för att få rapporten i pdf-format. Klicka på Till Meny för att komma tillbaka till Frågor & Analys.
31(48) I rapporten Kundfakturor ej betalda kan man söka på utestående fakturor per bokslutsenhet, samt andra kriterier som förfallodatum, kund och fakturatyp (ReskTyp). Delsummor anger hur många nivåer sökresultatet summeras på. Anges 1 blir summeringen på förfallodatum. Anges 2 blir det även summa per kund och 3 ger summa på fakturanivå också. I Kundfakturor uppföljning får man alla fakturastatusar som förlag, dvs. även betalda (HBET). För övrigt är den likadan som Kundfakturor ej betalda
32(48) 2 Internhandel 2.1 Interna kunder och leverantörer 2.2 Internfakturaprocessen Interna kundfakturor registreras på samma sätt som de externa men med en intern kund och fakturatyp IK (Manuell intern kundfaktura) eller IP (Kund Manuell periodisering). Fakturatyp SU för fakturor som skapas genom integration med systemet Summa finns också. När den interna kundfakturan har konterats och godkänns skapas den, motsvarande, interna leverantörsfakturan automatiskt och preliminär bokföring sker. Den definitiva bokföringen sker när den interna kunden har signerat den interna leverantörsfakturan. Internfakturaprocessen Säljande Levererad vara/ Utförd tjänst Köpande 3) Intern levfaktura Intern kundfaktura 1) Kontering 4) Kontering Attestregel verk, samma som för LR 2) Godkännande av faktura 5) Beslutattest och signering Faktura status: Definitiv Faktura status: Hbet Faktura status: Hbet
33(48) 2.3 Registrering av interna kundfakturor Registrering av fakturor görs under fliken Fakturor och Internfaktura. Status är Ny när registreringen påbörjas. Börja med att ange avsändande enhet, vilket motsvaras av intern leverantör, t.ex. IN10. För att söka fram leverantören klicka på förstoringsglaset bakom fältet. Nästa fält är förifyllt med IK vilket är en vanlig intern kundfaktura, som registreras manuellt. Om den interna kundfakturan (och motsvarande leverantörsfaktura) ska periodiseras ska man välja fakturatyp IP istället. Det gör man antingen genom att skriva direkt i fältet eller genom att klicka på förstoringsglaset för att söka fram fakturatyperna och sedan välja rätt (markera och klicka på OK eller dubbelklicka på den aktuella raden). Fakturatyp SU används bara för de fakturor som skapas med integration från försystemet Summa.
34(48) Ange sedan kunden som ska faktureras. Fälten Vår referens, dvs. den person som kan svara på frågor om fakturan, och Er referens (kontaktperson hos mottagaren) ska också fyllas i. Tryck enter för att Spara huvud eller klicka på knappen Spara huvud. När det är gjort visas fält under Övriga uppgifter.
35(48) Det är obligatoriskt att fylla i cirkulationsmall och Vår bokslutsenhet. Cirkulationsmallen gör att fakturan kommer till rätt mottagare/attestant och Vår bokslutsenhet, t.ex. 10,12 eller 87, gör att vi får uppföljning på vad som är fakturerat per bokslutsenhet. Mer detaljerad information om cirkulationsmallar och attestregler finns i utbildningsmaterialet för Bokföring i huvudbok och Leverantörsreskontra för konterare. När allt är ifyllt spara huvud igen och fortsätt med raderna i fakturaregistreringen. Det finns fem fakturaradtyper: 1. Text ren textrad max 50 tecken. 2. Text och belopp text max 50 tecken. 3. Text, antal och a pris (vilket ger belopp) text 30 tecken. 4. Artikel artikelbenämningen är en text på max 22 tecken och till artikeln kan koddelar, som t.ex. konto, vara kopplade. Värden som ges av artikeln är ändringsbara, men själva benämningen är fast. Används för återkommande fakturering med t.ex. samma konto och aktivitet. 5. Mall kan vara ren text eller innehålla t.ex. en artikel eller antal och a pris. Används också för återkommande uppgifter, men kan vara enbart text (som blir ändringsbar). För upplägg av artiklar finns underlag på Insidan/Ekonomi/Blanketter som ska fyllas i och skickas med e-post till ekonomisysstem@liu.se. Kontakta även ekonomisystem@liu.se vid behov av mall.
36(48) För att byta radtyp, klicka på. För att ta bort en rad, klicka på före raden. Se nedan exempel på radtyper: Under fakturaraderna finns några olika funktioner: Klicka på pennan för att infoga ett meddelande internt till fakturan. Det går inte med till kunden eller huvudboken. Ikonen blir rödmarkerad då det finns något skrivet här. Bifoga dokument. Pdf eller bild (t.ex. jpeg) rekommenderas. Övriga dokument kan det bli problem med vid utskrift eller när de skickas elektroniskt. Ikonen blir rödmarkerad då det finns något bifogat. Klicka här för att komma till konteringen av fakturan. Klicka på Makulera för att makulera fakturan så länge den har status Ny eller Prel. Den får då status MAK. Visar tidigare händelser på fakturan. Backar till föregående bild. Ger möjlighet att ändra ordning på fakturaraderna. Använd pilarna för att flytta rad uppåt eller nedåt. Spara rad eller enter sparar den fakturarad som markören befinner sig på och förslag på ny rad kommer fram, vilken alltid är av samma radtyp som den föregående.
37(48) Obs: Vid registrering av en intern kundfaktura finns ingen fakturabild att förhandsgranska utan det som registreras ska förhandsgranskas direkt i registreringsbilden. 2.3.1 Kontering och periodisering av interna kundfakturor För att komma till konteringen av fakturan, klicka på Kontera. Då får fakturan status Prel. De interna fakturorna blir först preliminärbokförda (tills den motsvarande interna leverantörsfakturan har blivit slutattesterad), vilket sker automatiskt. Det är bara intäkten som ska konteras manuellt. Om man har använt en eller flera artiklar med fullständig kontering behöver man bara kontrollera att det har blivit rätt och att beloppet Att kontera är 0:- I exemplet nedan har en artikel gett en ofullständigt konterad rad. Klicka på raden och fyll i de obligatoriska fälten, dvs. konto och aktivitet i det här fallet. Kontera resterande belopp på en eller flera rader (enligt underlag). För konteringshjälp finns sök-funktion som öppnas genom att klicka på blå text, t.ex. Kto. Via fliken Sök kan objekt sökas upp med hjälp av urval på kod och benämning. Via knappen Lägg till sparas markerad koddel till fliken favoriter. För att välja ett objekt, dubbelklicka eller markera och tryck på OK.
38(48) Vid intäktskontering ska minustecken inte anges. Det finns även möjlighet att registrera konteringsmallar. Via knappen uppe till höger kan personliga mallar registreras. Mallar hämtas sedan upp via fliken Konteringsmallar vid sökning av objekt/kod. Om fakturatypen är IP ges möjlighet att periodisera fakturan vid kontering
39(48) Periodisering görs antingen med periodiseringsnyckel som man väljer genom att klicka på Period och infoga den aktuella periodiseringsnyckeln från sökrutan som öppnas eller genom att manuellt fylla i fr.o.m. period t.o.m. period. Antingen: Eller: Både formen ÅÅMM och ÅÅMMDD går bra. När fakturan är konterad, Att kontera är 0,00 SEK, tryck på knappen Godkänn. Nu får kundfakturan status definitiv och den interna leverantörsfakturan skapas automatiskt och får direkt status Def. All intern fakturering sker elektroniskt och ingen utskrift eller arkivering på papper krävs alltså. 2.3.2 Sök intern kundfaktura För att söka fram en intern kundfaktura klicka på Fakturor/Sök/Intern kundfaktura. I den är bilden finns möjlighet att söka på flera olika kriterier, som
40(48) t.ex. fakturanummer, datum eller status. Bocka i rutan Mina fakturor för att få träff på de fakturor som du som är inloggad har konterat eller attesterat. Under listan på sökträffar finns två knappar: Markera den aktuella fakturan och klicka på Visa för att komma till kundfakturan. Markera den aktuella fakturan och klicka på Visa motpartfaktura för att komma till den motsvarande leverantörsfakturan. För den interna leverantörsfakturan visas både fakturabilden och alla uppgifter på fakturan. I fakturabilden står leverantörsfakturanumret först i Er referens, sedan kommer det som skrevs manuellt i fältet när kundfakturan registrerades. Kundfakturanumet står till höger i fakturabilden i fältet Faktura.
41(48) 2.4 Kontering och attest av interna leverantörsfakturor Den interna leverantörsfakturan hamnar i inkorgen hos den eller de mottagarna som ges av cirkulationsmallen på den interna kundfakturan. Funktionsknapparna längst ner anger vilka alternativ för behandling av fakturorna som finns. Markera den aktuella fakturan och klicka på Cirkulation för att cirkulera till annan användare eller cirkulationsmall. Markera den/de aktuella fakturan/orna och klicka på Signera för att signera (görs efter attest för att bekräfta denna). Dubbelklicka på den aktuella fakturan eller klicka Kontera/Attestera för att komma till konteringen av den interna leverantörsfakturan.
42(48) Kontera fakturan och glöm inte mottagningsattesten (det kan vara samma person som konterar fakturan eller någon annan) innan fakturan skickas vidare till behörig attestant. Spara raden genom att trycka enter eller på knappen Kontera rad. För att ange hela det återstående beloppet att kontera på en rad behöver man inte fylla i något belopp utan bara trycka enter för att det ska fyllas i automatiskt. Om den interna kundfakturan är periodiserad kommer den motsvarande interna leverantörsfakturan också att vara det på samma sätt, vilket är låst och inte går att ändra vid konteringen av denna. Det kan också vara bra att känna till att periodisering över årsskiften inte är tillåten för interna fakturor. När Att kontera är 0,00 SEK ska fakturan skickas vidare för attest genom Cirkulation. Efter attest och signering får den interna leverantörsfakturan status HBET ATT och både den och den motsvarande interna kundfakturan har blivit definitivt bokförda.
43(48) 2.5 Hantering av felaktiga fakturor Makulering av kundfaktura kan göras av användare ute i organisationen så länge den är preliminär. Det gäller både debet och kreditfaktura. Om slutkonteringen är felaktig på kund- eller leverantörsfakturan (och fakturan är definitiv), kan denna korrigeras med manuell bokföringsorder. När bokföringsordern är skapad ska funktionen Korrigeringsverifikation användas. Via funktionen Korrigerad av kan en koppling göras till det verifikatnummer/fakturanummer som rättas. Vid kreditering av en intern faktura anges debetfakturans fakturanummer och rutan Omvänt tecken markeras. Texten Kreditering av faktura xxxxxxxx fås på fakturaraden per automatik. Beloppet kan sedan ändras om det är en delkreditering som avses. 2.6 Fakturor från försystem/summa De interna fakturor som skapas med integration från LiU-Trycks system Summa får fakturatyp SU och får direkt status DEF. Referensen på fakturan anger vilken cirkulationsmall som avses och vem/vilka som får den interna leverantörsfakturan i sin inkorg.
44(48) 2.7 Rapporter och andra uppföljningar 2.7.1 Sök intern kund- eller leverantörsfaktura Kom ihåg att begränsa urvalet för att få relevant resultat, exempelvis genom att ange kund eller datum. Statusen på fakturan ger information om den är betalad (HBET), definitiv (DEF), attesterad och signerad (HBET ATT) eller inte färdig/godkänd (då har kundfakturan status PREL eller NY).
45(48) Klicka på Excel-symbolen för att exportera sökresultatet till Excel. Sortera, t.ex. i datumordning, genom att klicka på aktuell rubrik (med vänster musknapp).
46(48) För att göra urval, högerklicka på den aktuella rubriken. I exemplet nedan används Urval enligt mönster och ett sätt att avgränsa sökningen med hjälp av den funktionen. Urvalet ger bara träffar i den kolumn/rubrik man har valt. Urvalet ovan ger följande träffar och den kolumn som urvalet har gjorts för markeras med kursiv rubrik.
47(48) 2.7.2 Journaler Journaler är fasta rapporter där resultatet presenteras i listor och inte går att exportera till Excel eller påverka hur de visas (ordning eller delsummor t.ex.). Journalen Mottagarens fakturor kan användas för att se utestående interna fakturor. Varje användare har en treställig signatur i Raindance och den kan användas här för att söka fram de fakturor användaren har ställt ut. I exemplet nedan visas hur användare med signatur 005 kan se vilka interna fakturor som ännu inte är attesterade och signerade. Det går även att begränsa sökningen till bokslutsenhet/- er eller fakturanummer etc. Ange skrivare -1 för att resultatet ska visas på skärmen och tryck enter för att beställa journalen.
48(48) Resultatet ser ut såhär: