Innehåll: Orderstyrning och ekonomi... 1 Påminnelser om ej levererade varor... 2 Betalningar av fakturor... 2 Kontoutdrag, öppna poster... 3 Överföring av pengar till Övningsföretaget... 4 Kontoutdrag från Inköpsföretagets bankkonto... 5 Orderstyrning och ekonomi Alla de varor som Övningsföretaget har levererat blir mottagna automatiskt i systemet, både delleveranser och fulla leveranser. Det som händer är följande: Full leverans: Varorna tas emot automatiskt och ordern försvinner ur systemet omgående efter mottagandet av varorna. Delleverans: Varor enligt delleveransen tas emot automatiskt. Ordern ligger kvar i systemet tills full leverans har skett. När resterande varor på beställningen har levererats försvinner ordern ur systemet. På bildexemplet nedan har vi valt elevföretag och lärarföretag i rullisterna uppe till höger i bilden, samt valt Öppen och klickat på OK: Här kan man se att det finns en upprättad leverans, där det går att klicka på [Redigera]. Då kan beställningen ändras vid behov. Här finns även möjlighet att se delleveranser [Visa] och möjlighet att skicka ett standarbrev för [Påminnelse om varor]. Klickar du på denna länk, öppnas ett fönster där du kan välja standarbrev i övre rullisten: 2010-03-01 BTC i Karlstad AB 1
Påminnelser om ej levererade varor Om Övningsföretaget inte skickar varorna till Inköpsföretaget inom utlovad leveranstid eller inte levererar restnoterade varor, skickar systemet automatiskt ut en påminnelse till Övningsföretaget. Denna påminnelse innehåller en specifikation av varorna på den ursprungliga beställningen. Om det är en restleverans som påminnelsen avser kommer det att framgå vad som tidigare är levererat och vad som saknas i leveransen. Viktigt att veta: den leveranstid som är satt under Firma / Företagsuppgifter i elevmodulen styr leveransen av varor till inköpsföretaget. Kontrollera att den är riktig! Betalningar av fakturor Betalning av Övningsföretagets fakturor sker automatiskt i systemet, om Övningsföretaget har hanterat allt rätt (se punkterna Automatisk hantering av beställningsärenden och Manuell hantering av beställningsärenden i handledningen Inköpsföretag under menyval [Nyhetstjänsten/Biblioteket]). För att betalning ska kunna ske automatiskt måste först Övningsföretaget ha skickat en e-faktura till inköpsföretaget. Se beskrivning om att skicka e-fakturor i handledningen Post till elevmodulen. Deltagarna/eleverna kan där välja om de vill 2010-03-01 BTC i Karlstad AB 2
bifoga originalfakturan som en fil ihop med e-fakturan, eller sända den separat. Om den sänds separat så innebär det en manuell åtgärd av dig för att fakturan skall bli betald. Annars betalas den automatiskt. Se punkten Betalning av e-faktura med separat originalfaktura nedan. Viktigt att veta: det betalningsvillkor som är satt under Firma / Företagsuppgifter i elevmodulen styr automatisk betalning av fakturan. Kontrollera att detta är riktigt! Kontoutdrag, öppna poster Här visas i form av en slags reskontra, en sammanställning på alla affärshändelser som har skett hos resp. Inköpsföretag. Det kan vara fakturor och betalningar av fakturor. Klicka på [Kontoutdrag, öppna poster] för att se Inköpsföretagets affärshändelser. Du får då upp en bild som ser ut ungefär så här (se nästa sida): Affärshändelser för innevarande månad visas först, men du kan även välja att se vad som har hänt under andra månader det senaste året, genom att klicka på aktuell månad längst upp. 2010-03-01 BTC i Karlstad AB 3
Manuell utjämning används normalt inte för Inköpsföretag. Överföring av pengar till Övningsföretaget Du har också möjlighet att göra direkta överföringar av pengar till Övningsföretaget från inköpsföretaget om det skulle behövas. För att göra en överföring av pengar till Övningsföretaget härifrån klickar du på [Överföringar]. Då kommer du till ett formulär som skall fyllas i: Kryssa i det alternativ du önskar, t ex Överföring utan motfaktura. Fyll i beloppet som skall överföras Ange datum för överföringen. Förvalt är dagens datum, men det kan du ändra. På meddelanderaden skriver du ett meddelande vad överföringen avser. Klicka på knappen Sänd. 2010-03-01 BTC i Karlstad AB 4
Kontoutdrag från Inköpsföretagets bankkonto Kontoutdrag från Inköpsföretagets bankkonto kan tas ut vid ev. behov. För att ta fram ett kontoutdrag på skärmen, klicka på kontonumret inom hakparentes. Det kan då se ut så här: Kontoutdrag för senaste månaden visas först, men du kan välja i rullisterna vilken period du vill ha kontoutdrag för. För att skriva ut kontoutdraget, klicka på [Utskrift]. 2010-03-01 BTC i Karlstad AB 5