INBJUDAN ATT LÄMNA ANBUD PÅ Avtal för avrop av grundutbildning i Motiverande samtal (MI) Eskilstuna Kommunkoncern, inbjuder presumtiva anbudsgivare att lämna anbud på avtal för avrop av utbildningstjänster i enligt detta förfrågningsunderlag. Eskilstuna Kommunkoncern, benämns nedan som beställaren. Annie Sörensen Upphandlare Bilagor Bilaga 1 Bilaga 2 Bilaga 3 Bilaga 4 Leverantörsblankett Leverantörsförsäkran Referenser Avtal ESKILSTUNA KOMMUN Dnr: «Upp_Diarie» 1 (12) 1 (12)
Allmän orientering Beställare och avtalspart Postadress Eskilstuna Kommun 631 86 Eskilstuna, Sverige Organisationsnummer 212000-0357 Kontakt person Annie Sörensen Upphandlare Telefon: +46 (0)16-710 17 46 annie.sorensen@eskilstuna.se Sista anbudsdag 2011-04-25 Adress och märkning ANBUD Eskilstuna Kommun 631 86 Eskilstuna Dnr: ANS.11.017 Utbildning MI samtal Anbud via fax eller e-post Inte tillåtet. Upphandlingsförfarande: Upphandlingen genomförs som en Förenklad upphandling i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) CPV Code 80500000 Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara giltigt tom 2011-06-30 Avtal Avtal tecknas för 2 år, med förlängningsoption om 1+1 år. Volymer Beställaren garanterar inga volymer ESKILSTUNA KOMMUN 2 (12)
Upphandling av Utbildning i Motiverande Samtal INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 INFORMATION OM ESKILSTUNA KOMMUN 4 1.1 UPPHANDLANDE ENHET 4 1.2 BESTÄLLARE 4 1.3 SYFTE OCH MÅL 4 2 UPPHANDLINGSFORMEN 4 2.1 ALTERNATIVA ANBUD 5 2.2 HELT ELLER DELAT ANBUD 5 2.3 AVTALSMALL 5 2.4 AVTALSTID 5 2.5 UPPLYSNINGAR UNDER ANBUDSTIDEN 5 3 FORMELLA KRAV PÅ ANBUD 6 3.1 SISTA ANBUDSDAG 6 3.2 ADRESSERING 6 3.3 ANBUDETS GILTIGHETSTID 6 4 KRAV PÅ ANBUDSGIVAREN 6 4.1 ANBUDSGIVARENS EKONOMISKA STATUS 6 4.2 REGISTRERINGSSKYLDIGHETER, BETALNING AV SKATTER OCH AVGIFTER 7 4.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket 7 4.3 FÖRSÄKRING 7 4.4 UTESLUTNINGSGRUND 7 5 UPPDRAGSBESKRIVNING OCH KRAV PÅ GENOMFÖRANDE 8 5.1 UPPDRAGSBESKRIVNING 8 5.2 MÅLGRUPP 8 5.3 KOMPETENSKRAV 8 5.4 LOKALER 9 5.5 METOD OCH KURSUPPLÄGG 9 5.6 DOKUMENTATION 10 6 PRIS/ARVODE 10 7 ANBUDSPRESENTATION 10 8 ANBUDET SKA INNEHÅLLA FÖLJANDE 10 9 ANBUDSPRÖVNINGEN 11 10 SEKRETESS 12 10.1 UPPHANDLINGSSEKRETESS 12 10.2 KOMMERSIELL SEKRETESS 12 11 TILLDELNINGSBESLUT 12 ESKILSTUNA KOMMUN 3 (12)
1 Information om Eskilstuna Kommun Eskilstuna ligger mitt i den expansiva Stockholm-Mälarregionen, en region som har framtiden för sig. Befolkningen ökar och Eskilstunas folkmängd passerade 96 000 invånare under 2010. Eskilstuna är nu Sveriges femtonde största stad. Här blomstrar kultur- och nöjeslivet, fritidsoch idrottslivet är väl tillgodosett. En ny spännande utvecklingsarena för stadens näringsliv finns i Munktell Science Park. Eskilstuna är i tillväxt och med stolthet i vår historia och vår vision, Eskilstuna den stolta fristaden, fortsätter vi att utvecklas. Kommunen har drygt 7 500 anställda organiserade i 8 förvaltningar, och ett koncernbolag. Mer information finns på vår hemsida: http://www.eskilstuna.se 1.1 Upphandlande enhet Upphandlande enhet i denna upphandling är: Eskilstuna Kommun Kommunstyrelsen Administration och Upphandling 631 86 Eskilstuna 1.2 Beställare Upphandlingen omfattar i första hand verksamheterna inom Eskilstuna kommun men det ska vara möjligt för Eskilstuna Kommunföretag AB med helägda bolag att göra avrop. För närvarande omfattas Eskilstuna Kommunföretag AB av följande juridiska enheter: Eskilstuna Kommunfastigheter AB 556499 5909 Torshälla Fastigheter AB 556061-2912 Eskilstuna Energi & Miljö AB 556458 1907 AB Parken Zoo 556104 4727 1.3 Syfte och mål Syftet och målet med denna upphandling är teckna avtal med en professionell leverantör, som kan genomföra och leda utbildning i metoden motiverande samtal (MI). Närmare beskrivning av uppdraget framgår nedan. 2 Upphandlingsformen Upphandlingen genomförs som Förenklat förfarande enligt Lagen om Offentlig Upphandling (LOU). Anbud antas vanligtvis utan övergång till förhandlat förfarande. Det är således av avgörande betydelse att inlämnade anbud är slutgiltiga och att anbudsgivaren i sitt anbud lämnar sitt bästa pris och sina fördelaktigaste villkor. ESKILSTUNA KOMMUN 4 (12)
2.1 Alternativa anbud Alternativa anbud accepteras ej. Anbud ska utformas enligt förfrågningsunderlaget. 2.2 Helt eller delat anbud Anbud kan endast lämnas på hela uppdraget. 2.3 Avtalsmall Avtal kommer att tecknas enligt avtalsmallen, se bilaga 4, vilken anbudsgivaren ska utgå från vid upprättandet av anbudet. Av anbudet ska klart framgå att anbudsgivaren accepterar villkoren i avtalsmallen. 2.4 Avtalstid För upphandlingen en avtalstid 2011-05-01-2013-04-30 med möjlighet att förlänga avtalet i ytterligare ett (1) + ett (1) år med oförändrade villkor. Sådan förlängning ska ha påkallats senast tre (3) månader innan avtalets utgång. Förlängning ska göras skriftligen och undertecknas av båda parter. 2.5 Upplysningar under anbudstiden Förfrågningsunderlaget ska ge en saklig och allsidig information om förutsättningarna för upphandlingen och uppdraget. I förfrågningsunderlaget anges de krav som beställaren ställer på anbudsgivaren och på anbudet samt hur beställaren kommer att utvärdera anbuden. Begäran om ytterligare information om uppdragets innehåll och utförande ska ställas skriftligen i god tid, dock senast 5 arbetsdagar, före sista anbudsdag. Frågor kan ställas: Direkt på www.e-avrop.com/eskilstuna eller genom att skicka ett mail till annie.sorensen@eskilstuna.se (Märk e-post: Frågor/ Kursledare studiecirkel) Anbudsgivare kan endast åberopa de kompletterande upplysningar som begärts skriftligt av beställarens kontaktperson. Endast skriftliga svar är bindande. Om förfrågningsunderlaget behöver kompletteras med anledning av frågor till beställaren eller av någon annan anledning kommer skriftliga svar att publiceras på www.e-avrop.com/eskilstuna. ESKILSTUNA KOMMUN 5 (12)
3 Formella krav på anbud 3.1 Sista Anbudsdag Anbud ska vara upphandlande tjänsteman tillhanda senast 2011-04-25. Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Anbud lämnade genom telefax eller e-post accepteras inte. 3.2 Adressering Anbud ska skrivas på det svenska språket och utformas enligt detta förfrågningsunderlag. Bifogade bilagor ska användas. Ofullständiga anbud kommer ej att prövas. Anbud ska lämnas skriftligt och undertecknas av behörig firmatecknare i original och med en (1) kopia. (Om annan än firmatecknare undertecknar anbudet ska kopia på delegering bifogas) Beställaren har som önskan att anbudet, exkl. broschyrer, även bifogas i elektroniskt format, företrädesvis på CD-ROM eller USB där dokumenten är olåsta (d.v.s. ej pdf), detta för att underlätta anbudsutvärdering. Anbudsgivaren svarar för att innehållet inte avviker från det skriftliga anbudet. Anbud ska lämnas i slutet kuvert, och vara märkt ANBUD Dnr: ANS.11.017 Utbildning MI samtal, till följande adress: Eskilstuna Kommun Administration och Upphandling 631 86 ESKILSTUNA Besöksadress: Stadshuset, Fristadstorget Anbud kan lämnas i receptionen, som är öppen under normal kontorstid 8-16 helgfria vardagar. Övriga tider hänvisas till postlådan på grinden vid Stadshusets huvudentré, Alva Myrdals Gata 1. Observera att brevinkastet är begränsat till pärmstorlek. 3.3 Anbudets giltighetstid Anbud ska vara bindande t o m 2011-06-30 4 Krav på anbudsgivaren Beställaren strävar efter att hålla nere omfånget på dokumentation. Generellt informationsoch marknadsföringsmaterial behöver därför inte bifogas. 4.1 Anbudsgivarens ekonomiska status Anbudsgivare ska ha en sådan ekonomisk ställning som möjliggör att hon eller han kan fullfölja sina åtaganden under avtalstiden. ESKILSTUNA KOMMUN 6 (12)
Beställaren förbehåller sig rätten att ta en kreditupplysning och som utgångspunkt kommer Business Check i Sverige AB kreditupplysning att användas. Anbudsgivare ska de senaste 2 åren ha uppnått en rating om minst 5 på den 10-gradiga skalan. Om anbudsgivaren har låga nyckeltal och/eller negativt resultat skall en godtagbar förklaring kunna lämnas så att det är klarlagt att anbudsgivaren innehar stabil ekonomi (t ex genom koncerngaranti eller bankgaranti). Anbudsgivare som ej uppfyller ställda krav kommer att uteslutas från deltagande i upphandlingen. 4.2 Registreringsskyldigheter, betalning av skatter och avgifter Anbudsgivare och eventuella underleverantörer ska uppfylla i Sverige eller i hemlandet lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Anbudet ska bifogas ifyllda leverantörsuppgifter (bilaga 1) Anbudsgivaren är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande svenska kollektivavtal för arbetet åsidosätts. Kontroll av anbudsgivaren och eventuella underleverantörer kommer att ske via Skatteverket. Leverantören ska vara utan anmärkning med avseende på inbetalning av skatt och avgifter enligt lag för att kvalificera sig i denna upphandling 4.2.1 Samarbetsöverenskommelse med Skatteverket Eskilstuna Kommun har gjort en överenskommelse med Skatteverket som innebär att Eskilstuna Kommun med hjälp av Skatteverket kommer att ta fram information om anlitade anbudsgivare och underleverantör för att se att företagen är registrerade, för moms, registrerade som arbetsgivare, arbetsgivarredovisning, innehar F-skatt samt om det finns skatteskulder hos Skatteverket och/eller Kronofogdemyndigheten 4.3 Försäkring Anbudsgivaren ska under hela avtalstiden teckna och vidmakthålla för uppdraget lämplig ansvarsförsäkring. 4.4 Uteslutningsgrund En leverantör ska uteslutas från deltagande i offentlig upphandling om myndigheten får kännedom om omständighet enligt 10 kap 1, LOU (Lag om Offentlig Upphandling) En leverantör kan uteslutas från deltagande i offentlig upphandling enligt 10 kap 2, LOU. Anbudet ska bifogas ifylld och undertecknad Leverantörsförsäkran (bilaga 2) som bevis att för ovan. Kraven ska uppfyllas under hela avtalstiden och beställaren har rätt att häva avtalet om Leverantören inte uppfyller någon av ovan nämnda krav. ESKILSTUNA KOMMUN 7 (12)
5 Uppdragsbeskrivning och krav på genomförande 5.1 Uppdragsbeskrivning Uppdraget är att i dialog med beställaren ta fram ett program och upplägg samt leda utbildning i motiverande samtal. Utbildningen kan komma att avropas för såväl stora som små grupper, med olika uppdrag och bakgrund, varför den/de av anbudsgivaren föreslagna konsult/er måste ha förmåga att på ett lyhört sätt kunna motivera och entusiasmera. Hur stort antal utbildningstillfällen som kan komma att avropas kan inte anges exakt, och beställaren garanterar inte någon specifik volym. 5.2 Målgrupp Målgruppen för utbildningen är anställda inom Eskilstuna kommun och anställda inom bolagen, som i mötet med klienter inom socialtjänsten, i skolhälsovården, i mötet med hyresgäster, behöver kunskap om metoder för att påverka människor till förändring. Kursdeltagaren ska efter genomgången utbildning kunna tillämpa metoden motiverande samtal MI (Motivational Interviewing) i sitt dagliga arbete. 5.3 Kompetenskrav Konsulten ska kunna anpassa utbildningen efter deltagarnas kunskapsnivå och dagliga arbetssituation och därför ställer vi följande krav på den/de konsulter som ska utföra uppdraget. Erbjuden konsult/er ska ha adekvat högskoleutbildning examen vara utbildad i att utbilda i metoden motiverande samtal (MI) ha genomgått egen MI utbildning vara medlem i MINT ha god pedagogisk förmåga ha god kännedom om de verksamheter som bedrivs inom en kommun ha erfarenhet av förändringsarbete Anbudet ska innehålla meritförteckning på varje, för uppdraget, föreslagen konsult. Av meritförteckning ska minst framgå: Namn Utbildning Arbetslivserfarenhet och yrkeskvalifikationer Beskrivning av hur denna uppfyller ovan krav på kompetens. Erfarenhet av att genomföra MI-utbildning för personal inom skolan och personal inom socialtjänsten ESKILSTUNA KOMMUN 8 (12)
Den eller de konsulter som föreslås utföra utbildningar i motiverande samtal, ska ha genomfört minst två (2) likvärdiga uppdrag. Likvärdig innebär ett för anbudet relevant uppdrag inom samma ämnesområde och med samma målgrupp. Anbudet ska även innehålla beskrivning av minst två (2) likvärdiga uppdrag, minst innehållande: Kort beskrivning av uppdraget Beställare av uppdraget Kontaktinformation till beställare av uppdraget Referenser anges i bilaga 3. Kompetenskrav är ett av upphandlingens utvärderingskriterier och bedöms enligt följande: Bedöms inneha utmärkt kompetens/erfarenhet Bedöms inneha mycket bra kompetens/erfarenhet Bedöms inneha bra kompetens/erfarenhet Bedöms inneha acceptabel kompetens/erfarenhet Underkänd 5 poäng 4 poäng 3 poäng 2 poäng 0 poäng 5.4 Lokaler Utbildningarna ska genomföras i Eskilstuna. Beställaren tillhandahåller och administrerar lokal med utrustning i form av dator, projektor och duk. Behöver utbildaren en annan utrustning ska detta framgå av anbudet. 5.5 Metod och kursupplägg Anbudet ska innehålla ett förslag på hur en utbildning kan genomföras utifrån resurser, utbildningens innehåll, utbildningens längd, metoder, arbetsformer, aktiviteter, procedurer mm. En önskan är att utbildningen bedrivs i seminarieform, med ett sammanförande av teori och praktik. Metod och upplägg är ett av upphandlingens utvärderingskriterier och anbudsgivarens beskrivning bedöms enligt följande: Mycket väl godkänd Väl godkänd Godkänd Med tvekan godkänd Underkänd 5 poäng 4 poäng 2 poäng 1 poäng 0 poäng ESKILSTUNA KOMMUN 9 (12)
5.6 Dokumentation Utbildningsdokumentation i form av en kurspärm på svenska ska ingå i uppdraget. Önskar kursledaren komplettera med annan litteratur ska detta prissättas och framgå av offerten. Efter varje kurs ska en utvärdering av deltagarnas upplevelse av kursen genomföras. 6 Pris/arvode Priserna ska vara fasta för hela avtalsperioden. Omkostnader för genomförandet av uppdraget såsom: resor till och från beställaren i Eskilstuna, traktamenten, kursmaterial och förberedelsetider, restider ska ingå i offererade priser. Behöver konsult/kursledare hotell för övernattning beställs och betalas detta av beställaren. Utbildning i MI Kurslitteratur Maximalt antal deltagare per utbildningstillfälle Minimalt antal deltagare per utbildningstillfälle Utbildningens längd kronor/deltagare kronor/deltagare deltagare deltagare dagar 7 Anbudspresentation Beställaren kan komma att bjuda in föreslagen konsult, för intervju. Detta för att säkerställa att anbud uppfattats på ett korrekt sätt och för att bedöma efterfrågad kompetens. Ersättning utgår inte för anbudsgivarnas eventuella kostnader och utlägg i samband med intervjuer. 8 Anbudet ska innehålla följande Uppgifter om anbudets giltighetstid Ifylld Bilaga 1 leverantörsuppgifter Ifylld Bilaga 2 Leverantörsförsäkran Ifylld Bilaga 3 Referensuppdrag Accept av Avtalsmall och villkor CV på erbjudna konsulter Beskrivning av kompetens enligt punkt 5.3 Förslag på metod enligt punkt 5.5 Uppgifter om Pris/arvode Glöm inte att behörig firmatecknade ska underteckna anbudet ESKILSTUNA KOMMUN 10 (12)
9 Anbudsprövningen Anbuden prövas i tre steg uteslutning, kvalificering och anbudsutvärdering. Steg 1, Uteslutning kontroll av att anbudsgivarens uppfyller de formella krav som samhället ställer på bolagsregistrering, betalning av skatter och avgifter mm och att det inte finns några omständigheter som ska eller får medföra uteslutning. Steg 2, Kvalificering bedömning att anbudet innehåller alla de uppgifter, svar och dokument som efterfrågats. Bedömning av anbudsgivarens allmänna lämplighet i former av kompetens och resurser och förmåga att leverera erbjudna tjänster. De anbudsgivare som uppfyller kraven i utslutningsfasen och kvalificeringsfasen kommer att vara med i den fortsatta bedömningen. Steg 3, Anbudsutvärdering Beställaren kommer att anta det anbud som uppfyller ställda krav och som bedöms vara det ekonomiskt mest fördelaktiga med hänsyn till: 1. Kvalitet 2. Pris Utvärderingspris beräknas: Pris för 100 deltagare/utbildningens längd Kvalitet Med kvalitet menas bedömd förmåga att genomföra uppdraget på det för beställaren mest fördelaktiga sättet avseende innehåll och utformning av offererad tjänst. Vid bedömningen av kriteriet kvalitet tas hänsyn till den redovisning/beskrivning som anbudsgivaren lämnar på hur man föreslår att genomföra uppdraget (punkt 5.5 Metod) och konsultens/konsulternas erfarenhet och kompetens (punkt 5.3 Kompetens). Maximal poäng är 10p. Kriteriet kvalitet har ett mervärde om 250 000 kr. Därefter beräknas ett pålägg i förhållande till hur stor del av maximal poäng för kriteriet som inte uppnås enligt nedan: 10 poäng = inget pålägg 9 poäng = angivet mervärde för kriteriet multiplicerat med 1/10 = 25 000 8 poäng = angivet mervärde för kriteriet multiplicerat med 2/10 = 50 000 7 poäng = angivet mervärde för kriteriet multiplicerat med 3/10 = 75 000 O.S.V. 0 poäng = fullt pålägg ESKILSTUNA KOMMUN 11 (12)
Pålägget för kriteriet kvalitet adderas till anbudets utvärderingspris. Anbudet som får det lägsta jämförelsevärdet är det för beställaren ekonomiskt mest fördelaktiga. Om anbudsutvärderingen visar att två eller flera anbud får exakt lika jämförelsevärden antas anbudsgivare som erbjuder lägsta pris per deltagare. 10 Sekretess 10.1 Upphandlingssekretess Uppgifter i ett upphandlingsärende omfattas av sekretess enligt Sekretesslagen till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Detta innebär att uppgifter inte får lämnas till annan än den som behöver informationen för att kunna fullgöra uppdrag med anledning av upphandlingen. Efter upphandlingens offentliggörande är samtliga handlingar i upphandlingen offentliga handlingar. 10.2 Kommersiell sekretess Uppgifter kan omfattas av sekretess även efter ovan nämnda tidpunkt. För kommersiell sekretess till skydd för en anbudsgivares uppgifter erfordras att uppgifterna avser affärs- eller driftförhållanden för anbudsgivaren samt att det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgifterna röjs. För det fall anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 11 Tilldelningsbeslut Efter anbudsprövningen kommer Beställaren att fatta ett tilldelningsbeslut som utvisar hur utvärderingen gått till samt vilken/vilka anbudsgivare som bedöms ha det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet. Tilldelningsbeslutet avsänds per e-post till angiven kontaktperson, alt till den person som registrerats vid uthämtning av handlingarna. Avtal mellan leverantören/leverantörerna (i förekommande fall) och beställaren tecknas när tiden för överprövningen gått ut. Leverantör har rätt att begära överprövning hos förvaltningsdomstol t ex för formella brister i upphandlingen. Leverantör kan också föra talan om skadestånd i allmän domstol. ESKILSTUNA KOMMUN 12 (12)