UTDATA OCH UPPFÖLJNING

UTDATA OCH UPPFÖLJNING Observera att: Logga in med era egna användar-id Övningarna görs i produktionsmiljön (skarpt)

Agenda Utdata o uppföljning Allmän inledning Söka information i AGRESSO Söka information från ekonomidelen i datalagret

UTDATA frågor mot huvudboken Agresso - Rapportträd - Fråga verifikation - Fråga konto - Fråga saldotabell - Frågemallar - Browser

Vad finns att läsa om utdata i Agresso? http://medarbetarportalen.gu.se/ekonomi/lathundar-ochmanualer/agresso_manualer_och_lathundar/

UTDATA Datalagret - Uppdatering varje dygn - Budget och prognos från Perspektiv - Visar historisk information - Flerårig projektuppföljning - All data bakåt i tiden är översatt till nuvarande struktur - Lönedetaljer - Semesterskuldsspecifikation

Utdata: Lathund Fråga verifikation Fråga verifikation (i huvudboken) AGRESSO Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga verifikation Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka kolumner du vill se (Visa) Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) A - Ej bokförda poster Söka på ankomstregistrerade fakturor B - Huvudbok Söka på poster i huvudboken C - Historiska poster Söka på historiska poster (överförda till historikregister) Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen Tar bort markering och sökkriterier på samtliga fält Flyttar kolumnen för markerat fält till vänster Flyttar kolumnen för markerat fält till höger För att spara sökkriterierna som frågemall För borttag av frågemall Utföra sökningen av frågan Avslutar sökningnens definition utan att utföra sökningen. Aggregerat Antal rader Anger om transaktionerna ska vara aggregerade eller ej Antal transaktionsrader som kan visas i sökningen. Fast värde. Sida 1 av 2

Utdata: Lathund Fråga verifikation Kolumnnamn Visar sökbara begrepp Visa Ska begreppet/fältet synas i sökningen markera med X Sort (sortering) För att sortera sökningen. Första begreppet anges med 1, nästa begrepp med 2 osv. Delsumma Anger om beloppsfältet ska ha en delsumma. Begreppet bör vara sorterat (se ovan) Text Kryssas i om beskrivningstext till fältets värde ska visas Från Ange from värde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (*). Ansvar bör alltid fyllas i som sökvillkor. Till Ange tom värde i ett sökintervall Sida 2 av 2

Utdata: Lathund Fråga saldotabell Fråga saldotabell (i huvudboken) AGRESSO Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Fliken för inställningar: Tryck TAB. När saldotabellnamnet passeras hämtas aktuella begrepp in som kolumnnamn. Klicka på Relation för att se aktuella relationer till valt begrepp. Du kan själv bestämma text till rubrikerna i sökresultatet genom att ändra angiven text (kolumnnamn) Ange med kryss vilka kolumner du vill se (Visa) Ange ordningstal om du vill styra sorteringsordningen (Sort) Klicka på rullningslisten för att se dina frågemallar Du kan se texter till de olika begreppen genom att kryssa i Text Du kan ange intervall på sökvärden (Från och Till) Ange om du vill ha delsummeringar i bilden (Delsum) Saldotabell Relation Mall Välj önskad saldotabell, tex UPPFHB och tryck TAB Vid sökning mot ett relaterat begrepp ställ markören på aktuellt begrepp i tabellfältet och klicka på rullningslisten för fältet Relation. Välj önskad relation genom att dubbelklicka på den. Det relaterade begreppet får en egen kolumn i tabellen. För att ta fram en sparad frågedefinition. (sparas per användare) Markerar alla fält så att de kommer med i sökningen Tar bort markering och sökkriterier på samtliga fält Flyttar kolumnen för markerat fält till vänster Flyttar kolumnen för markerat fält till höger Kommando för att utföra sökningen efter angivna sökkriterier.(f7) Resultatet visas i fliken Resultat. Sidan 1 av 2

Utdata: Lathund Fråga saldotabell Kolumnnamn Visar sökbara begrepp Begrepp Underliggande begrepp. Vid sökning på relaterat begrepp kommer det relaterade begreppet att läggas upp som Kolumnnamn och det underliggande begreppet i kolumnen Begrepp. Visa Ska begreppet/fältet synas i sökningen markera med X Sortering För att sortera sökningen. Första begreppet anges med 1, nästa begrepp med 2 osv. Delsumma Anger om beloppsfältet ska ha en delsumma. Begreppet bör vara sorterat (se ovan) Text Kryssas i om beskrivningstext till fältets värde ska visas Från Ange from värde i ett sökintervall. Går att använda jokertecken (*). Ansvar bör alltid fyllas i som sökvillkor. Till Ange tom värde i ett sökintervall Resultatfliken: Zoom (Markera önskad rad, klicka på zoom alt dubbelklicka för att se detaljer) Delsummanivåer Sidan 2 av 2

Utdata: Lathund Browser Browser via Fråga saldotabell (i huvudboken) AGRESSO Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Browser kan startas från alla frågebilder (menyval med ) Browsern aktiveras genom att först klicka på menyvalet och sedan på höger musknapp. Välj Öppna Browser. Verktygsrad. Motsvaras av höger musknapp. För att arbeta med Browsern används höger musknapp alternativt verktygsraden ovanför flikarna. Inställn: Fliken för Inställningar används för att bestämma hur den sökta informationen skall presenteras. Sökvillkor: Fliken används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Resultat: I denna flik presenteras resultatet av sökningen. Sökningen görs via F7 eller. Om ändringar görs i flikarna för inställningar och/eller sökvillkor måste sökningen göras om. Sidan 1 av 1

Beskrivning av browserfråga 1 Allmänt Verktyget Browser ger, som namnet syftar på, användaren avancerade möjligheter att surfa bland all information i AGRESSO och söka just det som för tillfället är aktuellt att ta fram. Med Browsern kan man bl a: Konstruera egna sökningar för att få fram den information som efterfrågas. Zooma från totalbelopp till enskilda transaktioner. Ta fram information och flytta den (exportera) till kalkylblad och dokument. Använda hierarkiska strukturer i sökningarna, till exempel konto, kontogrupp och kontoklass. Dela med sig av mallar till andra användare, se lathund Distribution av browsermall. Lägga upp användbara mallar för eget bruk. Konstruera tydliga rapporter tack vare formateringsmöjligheter. Browsern är ett generellt verktyg som inte är kopplat till specifik modul. Således finns inte Browsern som val i Huvudmenyn utan är istället, via höger musknapp, tillgänglig i samtliga frågebilder i AGRESSO. Browsern aktiveras genom att man först väljer (markerar) aktuell frågebild och sedan klickar på höger musknapp och väljer Öppna Browser. Browsern består av tre flikar: Inställningar, Sökvillkor och Resultat. 20141114 1 (14)

2 AGRESSO hjälp On-line hjälpen för browser finns via Hjälp välj innehåll. Browserinformationen finns i boken Rapportering Browser. 20141114 2 (14)

3 Fliken Inställn. Skärmbilden Inställning används för att bestämma hur den sökta informationen ska presenteras. Skärmbilden varierar utseendemässigt beroende på vilken frågebild som används. Nedan visas ett exempel på Inställning från frågebilden Fråga Verifikation. Fältförklaringar: Kolumnnamn: Visa: Delsum: Sortering: Kolumnbrytning: Källa Ursprungligt namn De kolumnnamn sökningen ska omfatta. Hur begreppet i kolumnen ska presenteras, tex text, kod, summeringskolumn, se nedan. Summering (om ikryssat). Sorteringsordning. Förklaring till värdena i kolumnen Visa: Informationsfält. Värdet hämtas från skärmbilden Logik delsumma. Visar bryningskolumnens namn. Visar kolumnens källa, till exempel om kolumnen läggs till genom att använda en relation eller ett uttryck. Om kolumnens namn har ändrats visas här standardnamnet. 20141114 3 (14)

Kod Text Kod/Text Text/Kod Summeringskolumn Den listningskod som används för kolumnvärdena. Beskrivningstext. Kod och beskrivningstext visas. Beskrivningstext och kod visas. Kolumnen används endast för summeringar. Väljs summeringskolumn måste man också koppla ihop denna kolumn med en annan kolumn. Den senare kolumnens val i Visa styr sedan hur summeringen presenteras vid sökning. 3.1 Verktygsraden / Höger musknapp i skärmbilden Inställning Nedan listas de vanligast använda valen med en kortfattad beskrivning. Valen nås via verktygsraden alternativt höger musknapp. Ytterligare beskrivning finns i AGRESSO on-line hjälp (F1): Lägg till fält Formler Lägg till relation. Ta bort fält Ta bort alla fält Kolumnformat Logik delsumma Ger möjlighet att komplettera urvalet (Inställning) med ytterligare kolumner (Fält). Vilka möjligheter som finns varierar beroende på i vilken frågebild man använder Browsern. Ger möjlighet att skapa en formel i en ny kolumn. Ger möjlighet att komplettera urvalet (Inställning) med ytterligare kolumner (Fält). Kräver att det finns relationer upplagda för det begrepp man har markerat i skärmbilden Inställning. Ta bort markerat fält. Tar bort alla fält från skärmbilden Inställning. Användbart när man vill skapa om frågan från scratch. Ger möjlighet att förändra talformat för den kolumn som är markerad. 00 Talen presenteras med två decimaler 1 Talen presenteras som heltal 1 000 Talen presenteras som tusental 1 000 000 Talen presenteras som miljontal Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande, Ingen delsumma, Delsumma och Nivåbrytning. Se vidare nedan i avsnitt Logik delsumma. 20141114 4 (14)

Egenskaper. Villkorlig formatering #: Max antal rader som kan visas i frågan. Max radbrytning: Styr hur många tecken som en rads text kan vara innan radbryning. Startnivå: Startnivå för vilken summeringsnivå som ska presenteras i sökningen. Sökresultat i browserfrågor kan formateras med färg (bakgrund i cellen) och typsnitt efter villkor. Stå i Inställnings-fliken, markera den kolumn med belopp som ska formateras. Välj Villkorlig formatering i verktygsraden eller genom att högerklicka Markera rutan Använd regel, så blir fälten aktiva. Logik delsumma Hanterar hur kolumnerna ska summeras. Valmöjligheterna är följande: Ingen delsumma Delsumma Ingen summering för denna kolumn. Innebär att man lägger summeringen i en alternativ kolumn. Detta innebär att Resultatet blir en överskådligare och mer komprimerad rapport. Vidare kan man med hjälp av funktionerna Format, Text delsumma, Sidbrytning och Kantlinje designa rapporten/frågan efter egna önskemål. Exempel: Vi önskar få frågan summerad per Ansvar. Detta vill vi inte få presenterat i en egen kolumn och väljer därför att ha Konto som alternativ kolumn. Vidare har vi i kolumnen Visa valt att visa både kod och text för konto (och därigenom också för summeringen per Ansvar). 20141114 5 (14)

Via Font väljer vi att få summeringsraden i fet stil och att raden ska vara gul. Observera att färgen inte skrivs ut utan endast visas på skärmen. Gäller även vid överföring till excel. Via Text delsumma ges varje summering en text. Kommandot %s ger beskrivningen av summerat begrepp. Eventuell generell text till exempel Summa skrivs in före eller efter kommandot %s. 20141114 6 (14)

Resultatet blir att texten Summa kommer framför, i det här fallet, namnet på ansvaret. Exempel på resultatet: 20141114 7 (14)

4 Sökvillkor Skärmbilden används för att precisera de sökvillkor som ska gälla. Fältförklaringar Kolumnnamn Typ Makro Värde Prompt Ska anges Kolumnnamn man vill begränsa sökningen på. Hur sökningen ska begränsas. Om fältet markeras kan sökmakro användas. Önskat sökmakro anges i fältet Värde. Värden som sökningen ska begränsas med. Om operatorerna Lista eller Ej lista används måste värdena avgränsas med kommatecken. Mellan eller Ej mellan avgränsas med semikolon. En dialogruta öppnas om fältet prompt är ikryssat. Ett värde måste anges för aktuell kolumn, varje gång en sökning startas. Anger om sökvillkoret måste specificeras i sökningen. Valmöjligheter för kolumnen Typ. Mer att läsa om de olika operatörerna finns i AGRESSO on-line hjälp. Lika med. Ej lika med. Mellan. Ej mellan. Större än. Större än eller lika med. Mindre än. Mindre än eller lika med. Lista. 20141114 8 (14)

Ej lista. Tom Inte tom Lista ger urval på exakt värde till exempel konto. Även ersättningstecken * och? kan användas. Med Lista menas att man kan välja värde för värde som man vill ha med i sökningen. Urvalet behöver således inte ligga inom samma intervall utan kan vara helt oberoende av varandra. Vid ändring av urvalet välj sökvillkor. Inte lista innebär att man väljer ut de värden som inte ska vara med i sökningen. Med Tom avses att man söker på transaktioner där kolumnen inte innehåller några värden. Med Ej tom menas att man söker på transaktioner där kolumnen innehåller värden. 20141114 9 (14)

5 Resultat Exempel på resultat av en sökning: Utseendet på denna skärmbild är givetvis beroende av hur man satt upp sökningen i fliken Inställning och de sökvillkor man preciserat i fliken Sökvillkor. Resultatet kan förhandsgranskas innan utskrift. Välj Arkiv och Förhandsgranska. Zooma sedan genom att klicka på den sida du vill kontrollera. 20141114 10 (14)

6 Att spara en fråga (Inställn.) i Browsern. För att spara frågan som en mall, välj sparasymbolen alternativt Spara som. I rutan, Filformat, markera alternativet Template file (*.aqt). Klicka OK. Skriv in vad mallen ska heta. Tänk på att alla mallar ska ha unika namn. Tips är att börja namnet med egen användaridentitet. Välj sedan hur mallen ska hanteras av systemet. Privat Automatisk sökning Använd som förslag Klicka OK när valen är gjorda. Endast den som har gjort mallen får tillgång till den. Sökningen startar automatiskt när man väljer mallen. Det innebär att AGRESSO kommer att börja starta frågan utan att du behöver trycka på OK när du får fram mallen. Mallen används som förslag. Det innebär att varje gång du väljer fråga saldotabell så kommer din sparade mall upp som förslag och inte originalmallen. För att mallen ska bli synlig i menyn, välj Uppdatera meny under Visa eller högerklicka i menyn och välj Uppdatera meny. 20141114 11 (14)

Att hämta upp en sparad mall. Alternativ 1 Mallarna nås via respektive frågebild, tex fråga verifikation i huvudboken. Klicka på + framför menyvalet så visas samtliga mallar, både globala och egna privata. Egna mallar ligger överst och är markerade med en grön prick. Alternativ 2 Gå in, via Browsern, i aktuell frågebild i Huvudmenyn. Klicka på rullgardinsmenyn för fältet Mall och välj önskad mall. 20141114 12 (14)

20141114 13 (14)

7 Att spara resultatet av en sökning. Resultatet av en sökning kan sparas på olika sätt: 1. Ta fram fliken Resultat. 2. Gå till Arkiv och välj Spara som. 3. Välj bibliotek. 4. Skriv in relevant filnamn och spara. Nästa gång en export från Agresso skall göras och man gör Save så öppnas återigen den katalog där man sparade föregående fil. 20141114 14 (14)

Lathund Export Exportera resultatet av en fråga När resultatet av frågan visas på skärmen, Välj Arkiv och Spara som. Markera SPARA HÄR och tryck på Save. Tillgängliga kataloger visas. Välj önskad hemkatalog på fil-server genom att markera önskad rad och tryck Save. Det kan vara lämpligt att först ha skapat en ny mapp i önskad struktur för export från Agresso. Nästa gång en export från Agresso skall göras och man gör Save så öppnas återigen den katalog där man sparade föregående fil. Vid problem kontakta IT-supporten, telefon 786 20 20, e-post support@gu.se. Sida 1 av 1

Övningsuppgifter Utdata Egen meny -> Utdata -> Uppföljning Uppgift 1 Vad är det totala resultatet (verksamhetsutfallet) första halvåret 2012 för ansvar 5200-5205? Ta fram kostnaderna på ansvar 5202, perioden 201201-201206 (ta hjälp av resultaträkningen). Uppgift 2 Vad är saldot första halvåret 2012 för verksamheterna 10-10999 på ansvar 1160? Hur stora är kostnaderna för böcker på verksamhet 101031? Hur många transaktioner summerar till saldot på kontot? Sid 1 2014-10

Övningsuppgifter Utdata Fråga verifikation. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga verifikation Uppgift 3 I denna övning vill vi ta fram alla transaktioner som bokförs på kontot för böcker (5621) första halvåret 2012. Resultatet skall presenteras per ansvar, konto och verksamhet. a) Markera att du vill se Konto, Ansvar, Verksamhet och Belopp. b) Markera att du vill se text på Ansvar. c) Begränsa sökningen till att endast gälla Konto 5621 och Ansvar 52*. d) Begränsa sökningen ytterligare till att gälla första halvåret 2012, dvs period 201201-201206. e) Kolumnen Ansvar skall stå till vänster om kolumnen Konto i rapporten. (Tips: Markera hela raden och flytta upp den med piltangenten.) f) Sökningen ska sorteras på Ansvar. g) Belopp ska delsummeras på Ansvar. h) Starta sökningen, genom OK. i) Spara sökningen ovan som en Frågemall. Spara mallen som utökad fråga. j) Gå in på Visamenyn och klicka på Uppdatera meny. k) Använd mallen via menyn. Uppgift 4 Sök ut alla omföringar i huvudboken som gjorts på institutionen under första halvåret 2012. Rapporten skall också visa angiven bokföringstext i huvudboken. a) Markera att du vill se VT, Konto, Ansvar, Verksamhet och Belopp. b) Begränsa sökningen till att endast gälla verifikationstyp (VT) omföringar (OH). c) Begränsa sökningen till att gälla konto 3-8888. d) Begränsa sökningen ytterligare till att gälla första halvåret 2012. e) Sökningen skall göras på alla ansvar som börjar på 782*. f) Transaktionerna skall delsummeras på Ansvar och Verksamhet. g) Sortera sökningen på Ansvar, Verksamhet och Konto. h) Kolumnen Ansvar skall stå till vänster om kolumnen Konto i rapporten. i) Markera att kolumnen Text skall visas i rapporten. Sid 2 2014-10

Övningsuppgifter Utdata Fråga Saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 5 I denna övning skall du söka ut saldo per ansvar för konton i kontoklass 5. a) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. b) Begränsa sökningen till konto i kontoklass 5* och ansvar 52*. c) Begränsa sökningen till första halvåret 2012, dvs period 201201-201206. d) Markera att Konto, Ansvar och Belopp skall vara med i sökningen. e) Ange att text till Konto och Ansvar skall vara med i sökningen. f) Ange att sökningen ska sorteras på Ansvar och Konto. g) Ange att delsummering skall göras på Ansvar. h) Ansvar ska presenteras till vänster om Konto. i) Starta sökningen. F7 alt Uppgift 6 (forts uppgift 5) Ändra villkoren i sökningen ovan (uppgift 7). Sökningen skall summeras på verksamhet oavsett ansvar. a) Klicka på fliken Inställn för att ändra urval. b) Markera att verksamhet skall vara med i sökningen. c) Delsummering skall endast göras på verksamhet. d) Verksamhet skall presenteras till vänster om Konto i rapporten. e) Sorteringen skall i första hand ske på Verksamhet och i andra på Konto. f) Starta sökningen. F7 alt g) Spara frågan som en Frågemall. h) Gå in på Visamenyn och klicka på Uppdatera meny. i) Använd mallen via menyn. Uppgift 7 Ta fram uppgift om intäkter på respektive verksamhet. Rapporten skall visa saldo på respektive intäktskonto sorterat på verksamhet. a) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. b) Begränsa sökningen till intäktskonton 3* och ansvar 52*. c) Begränsa sökningen till första halvåret 2012. d) Markera att Konto, Ansvar, Verksamhet, Motpart och Belopp skall vara med i sökningen. e) Ange att text till Konto och Motpart skall visas. f) Ansvar skall presenteras längst till vänster i sökningen. g) Motpart skall presenteras längst till höger i sökningen. h) Delsummering skall göras på Konto. i) Sortering skall göras på i första hand Verksamhet och i andra hand Ansvar. j) Starta sökningen. F7 alt Sid 3 2014-10

Övningsuppgifter Utdata Browser via Fråga Saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 8 Ta fram uppgift om kostnader per verksamhet för ett ansvar. a) Öppna browser via fråga saldotabell. b) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. c) Välj att begreppen Konto, Verks och Belopp ska visas i frågan. d) Ändra ordningen på kolumnerna så att Verks presenteras längst till vänster. e) Verksamhet ska delsummeras samt endast visas på summaraderna. f) Ange att kod och text ska visas för konto. g) Ange att alternativkolumn för verksamhet ska vara konto. h) Sätt text delsumma till Summa verksamhet %s. i) Sorteringsordningen ska vara Verks (1) och Konto (2). j) Sökvillkoren ska vara ansvar 7810, konto större än eller lika med 4 och period 201401-201408. Dessa fält ska vara ifyllningsbara i dialogrutan varje gång en sökning startas. k) Starta sökningen. F7 alt Uppgift 9 Ta fram uppgift om saldo per projektledare och verksamhet. Projektledare är en relation till verksamhet. a) Öppna browser via fråga saldotabell. b) Välj saldotabell UPPFHB och tryck Tab. c) Välj att begreppen Verks och Belopp ska visas i frågan. d) Plocka fram relationen Pledar på begreppet verks. e) Pledar ska presenteras längst till vänster. f) Pledar ska delsummeras samt endast visas på summaraderna. g) Ange att kod och text ska visas för verksamhet. h) Ange att alternativkolumn för pledar ska vara verks. i) Sätt text delsumma till %s. j) Sorteringsordningen ska vara Pledar (1) och Verks (2). k) Sökvillkoren ska vara ansvar 1100 och period ska vara större än eller lika med 201400 och mindre än eller lika med 201408. Dessa fält ska vara ifyllningsbara i dialogrutan varje gång en sökning startas. l) Starta sökningen. F7 alt Sid 4 2014-10

Facit övningsuppgifter Utdata Egen meny -> Utdata -> Uppföljning Uppgift 1 Beställ rapporten resultaträkning per vgrupp och ansvar (menyval för utdata -> uppföljning -> resultat) med urval på ansvar 5200-5205 och perioden 201201-201206. När urvalen är ifyllda, spara rapporten med F12. Gå sedan till underhåll beställda rapporter och hämta rapporten när den har status T. Det totala resultatet för institutionen (5200-5205) är 40 tkr i överskott. Kostnaderna för ansvar 5202 är 20 209 tkr. Uppgift 2 Använd menyval saldorapport verksamhet (meny för utdata -> uppföljning -> saldorapporter). Välj ansvar 1160 (både from och tom), verksamhet from (större än) 10 tom (mindre än) 10999 och ange period 201200-201206. Tryck OK. Det totala saldot för verksamheter 10-10999 på ansvar 1160 är 835 209,39 (överskott). Summan visas längst ner i rapporten. De totala kostnaderna för kursböcker (konto 56212) är 1 367,92 för verksamhet 101031. För att ta fram totala kostnaderna för böcker, använd de blå pilarna. Scrolla ner till verksamhet 101031. Dubbelklicka på konto 56212 för verksamhet 101031. Antalet transaktioner som summerar till saldot är 2 st. Sid 1 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Fråga verifikation. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga verifikation Uppgift 3 * Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på * Tryck på OK när beställningen är klar. Resultatet av sökningen visas. Sid 2 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata * Spara som mall från frågebilden (F7 alt ). Klicka på Spara. * Spara som Utökad.. Tänk på att hitta på ett eget namn (unikt). Uppgift 4 * Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på Sid 3 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata * Tryck på OK när beställningen är klar. Resultatet av sökningen visas. Sid 4 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Fråga Saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 5 * Välj saldotabell UPPFHB genom att trycka på Tab. Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på * Sök fram resultatet: Tryck på F7 alt kikaren. Sid 5 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Uppgift 6 * När man vill göra ändringar i den tidigare sökningen, gå till fliken Inställn. * Sök fram resultatet: Tryck på F7 alt kikaren. * Spara som Frågemall genom att under Arkiv välja Spara som. Ange namn på rapporten och tryck på OK Sid 6 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Uppgift 7 * Välj saldotabell UPPFHB genom att trycka på Tab. Ta bort alla kryss i skärmbilden genom att klicka på * Sök fram resultatet: Tryck på F7 alt kikaren. Sid 7 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Sid 8 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Browser via fråga saldotabell. Agresso Ekonomi -> Huvudbok -> Fråga -> Fråga saldotabell Uppgift 8 Öppna browsern genom att markera Fråga saldotabell och klicka sen på höger musknapp och välj öppna browser. Välj saldotabell genom att trycka på Tab. Välj vilka begrepp som ska visas i frågan och hur de ska presenteras. Använd Verktygsmenyn alternativt klicka på höger musknapp. Inställn. Logik delsumma Sid 9 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Sökvillkor: Kryssa i Prompt för de fält som ska synas i dialogrutan varje gång frågan ställs. Resultat: Sid 10 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Uppgift 9 Öppna browsern genom att markera Fråga saldotabell och klicka sen på höger musknapp och välj öppna browser. Välj saldotabell genom att trycka på Tab. Välj vilka begrepp som ska visas i frågan och hur de ska presenteras. Använd Verktygsmenyn alternativt klicka på höger musknapp. Inställn. Logik delsumma Sid 11 2013-02

Facit övningsuppgifter Utdata Sökvillkor: Kryssa i Prompt för de fält som ska synas i dialogrutan varje gång frågan ställs. Resultat: Sid 12 2013-02

UTBILDNINGSMATERIAL Utdata från Datalagret Ekonomi Upprättat av: Ekonomiavdelningen, Budget- o uppföljningsgruppen Upprättat: 2006-09-19 Senast uppdaterat: 2013-10-28 Utbildningsmaterial 2013 1

Innehållsförteckning INLEDNING... 3 MEDARBETARPORTALEN... 3 GENOMGÅNG AV ARBETSBÖCKER... 6 Arbetsböcker och dess flikar... 6 Öppna Arbetsbok och välj parametrar... 6 EA Resultaträkning... 7 Ändra parametervärden... 8 Drill till lönekostnadsdetaljer... 10 EA Verksamhetsuppföljning... 12 EA Projektuppföljning... 17 EA Lönekostnader... 20 EA Fråga transaktioner... 23 EA Fritt fält... 24 RR verksamhetsgrupper jämfört budget-prognos... 27 EA Eliminieringar... 28 Utbildningsmaterial 2013 2

INLEDNING Detta dokument innehåller anvisningar i att ta fram ekonominformation i Datalagret. Det syftar till att ge en orientering av de standardrapporter som finns i Datalagret och vilken information som kan visas. Utbildningsmaterialet skall ses som ett komplement till handledningen som finns i Medarbetarportalen/Verktyg/Datalager. Handledningen innehåller en mer fullständig beskrivning av Datalagrets funktioner och dess olika rapporter. MEDARBETARPORTALEN Gå till http://medarbetarportalen.gu.se Startsidan för medarbetarportalen visas. Gå till Verktyg/Datalager. För att använda Datalagret behöver vissa inställningar i webbläsaren göras. Instruktioner för detta finns under Inställningar till vänster på sidan. Där finns även manualer för att använda Datalagrets olika delar. För att komma in Datalagret klickar man på knappen Till datalagret som finns till höger. Utbildningsmaterial 2013 3

Steg 1 Skapa/Öppna arbetsbok. Tryck på knappen Bläddra. Nu visas ett arbetsboksträd alternativt användarträd. Välj Alla arbetsböcker i första valbara ruta ovanför arbetsböckerna. I nästa valbara ruta välj Användarträd, val nr 2. Istället för alla arbetsböcker, visas nu de delar av datalagret du är behörig till, EA, SA, PA, Doktoranduppföljning. Denna inställning behövs bara göras vid första inloggning. Utbildningsmaterial 2013 4

Öppna önskad del (EA) genom att klicka på plustecknet framför gubben. Senast använda arbetsböcker: (Steg 1 Skapa/Öppna arbetsbok) För att vid inloggning få uppgift om dina senast körda arbetsböcker görs en inställning under menyn verktyg, välj Alternativ och därefter Allmänt. Där anges ex siffran 4 efter meningen Arbetsböcker i senast använda listor. Nästa gång datalagret startas visas i fönstret Öppna befintlig arbetsbok de senaste använda arbetsböckerna (max antal enl ovan) som kan väljas direkt. Utbildningsmaterial 2013 5

GENOMGÅNG AV ARBETSBÖCKER Arbetsböcker och dess flikar Nedan visas alla de arbetsböcker som finns i Datalagret Ekonomi. Rapporterna är översatta till dagens struktur (redovisningsmodell), vilket innebär att man kan se tidigare års värden i den struktur som gäller idag. Tryck på plustecknet bredvid EA Balansräkning. Nu visas de flikar som arbetsboken innehåller. För att öppna en flik markeras denna och man trycker på knappen Öppna. Fliken öppnas också om man dubbelklickar på den. Oavsett vilken flik man väljer i arbetsboken har man alltid tillgång till alla dess flikar nederst i den öppnade bilden. Öppna Arbetsbok och välj parametrar Markera arbetsboken EA Fråga Transaktioner och tryck på knappen Öppna. De fält som är obligatoriska att fylla i är markerade med en stjärna (*). Man kan antingen skriva in de önskade parametrarna direkt eller välja ficklampan för att söka efter värden. Väljer man att skriva in värdet direkt måste index väljas. Observera att man bara behöver fylla i de värden man är intresserad av. T ex behöver inte institution anges om man enbart är intresserad av ett visst ansvar. Längst ner i bilden finns ett beskrivningsfält som är kopplat till den valda parametern. Utbildningsmaterial 2013 6

EA Resultaträkning För att byta arbetsbok trycker man på ikonen Öppna arbetsbok. Markera arbetsboken EA Resultaträkning och tryck Öppna. Den första fliken RR Verksamhetsgrupper blir nu aktiv och parametervärden behöver ifyllas för att få fram rapporten. Ange år 2010, månad Augusti (Aug) och skriv in treställigt nummer för institutionen 222. När koden anges direkt i parameterrutan måste först ett byte från Värde till Index göras. Tryck på pilen och markera sedan Index. Vill man istället söka efter en eller flera parametrar, trycker man på ficklampan. Utbildningsmaterial 2013 7

För att göra urval av värden markeras Valda värden. Man behöver sedan fylla i Sök bland och Sök efter. Under Sök bland markeras önskat val: Innehåller/Börjar med/slutar med/är lika med. I Sök efter anges i detta exempel det treställiga numret. Tryck på OK till höger om Sök efter. I rutan Visade värden visas värden som uppfyller valda villkor. Markera ett eller flera värden och klicka på enkelpilen för att få över dem till Valda värden. I de fall där man vill få över alla visade värden, klicka på dubbelpilen. Klicka OK för att bekräfta valet. När alla parametrar är valda, klicka på OK. Resultaträkningen för valda värden visas. Ändra parametervärden Om du vill ändra på parametervärdena när du redan har skapat en rapport, gör du på följande sätt: Gå till raden med ikoner under menylistan och klicka på ikonen Uppdatera. Ett nytt fönster öppnas som gör det möjligt att ändra parametervärden. Uppdatera En ny rapport visas när du tryckt på OK. Utbildningsmaterial 2013 8

Klicka på pilen vid första verksamhetsgruppen. En box med tillgängliga drillnivåer öppnas. Välj lägsta nivå Verksamhet. Resultaträkningen visar nu alla de enskilda verksamheterna i v-grupp 10-13. Klicka på pilen i sidobjekt Ansvar. Välj ansvar 2220 genom att markera det. Nu visas endast värdena för ansvar 2220. Via sidobjektet Ansvar kan man på detta sätt växla mellan olika ansvar eller välja att se totalt för institutionen 222 genom att markera <Alla>. Klicka på pilen vid Lönekostnader i rapporten. En box öppnas med tillgängliga nivåer för konto. Välj lägsta nivå Konto. (Summeringsnivå 1 = Intäkter o Kostnader, Summeringsnivå 2 = resultaträkningens rader) Observera att drillning endast kan ske på ett valt ansvar och konto. Vill man se alla konton i resultaträkningen, högerklicka på den grå boxen ovanför resultaträkningens rader och ange Detaljgranska och välj därefter Konto. Utbildningsmaterial 2013 9

Klicka på pilen framför ett av lönekontonas utfall, t.ex. konto 4016. Klicka på länken Transaktioner (Verksamhet). Förutsättningen är att en enskild verksamhet valts. Transaktioner (Verksamhetsgrupp) väljs om man klickar i en verksamhetsgrupp. En rapport visar de transaktioner som ligger bakom beloppet. Drill till lönekostnadsdetaljer Klicka på pilen i ett av beloppsfälten och klicka därefter på länken Lönedetaljer fr o m 2006. En rapport visar detaljerna för det aktuella värdet. Utbildningsmaterial 2013 10

Flikar i arbetsboken EA Resultaträkning För att se samtliga rapporter i en arbetsbok, klicka på pilen längst ner i höger hörn. RR Verksamhetsgrupper RR Månad RR Ansvar Transaktioner Lönedetaljer Resultat Total Resultat Månad RR Verksamhetsgrupper jmfr budget-prognos Visar resultaträkningen per verksamhetsgrupp för vald period (månad) inom året. Det går att drilla sig ner till transaktionsnivå genom att ange enskilt ansvar, konto och verksamhet. Även lönedetaljer kan nås härifrån. Visar resultaträkningen exkl. verksamhetsgrupper uppdelad per månad. I sidobjektet Datapunkt kan man gå över till att se utfallet ackumulerat månadsvis. Visar resultaträkningar för de valda ansvarsställena och summerat. Man väljer period inom året. Hit kommer man när man drillar från andra flikar, t.ex. RR Verksamhetsgrupper. Det går också att gå direkt till transaktionsfliken Kommer hit om man drillar från transaktioner till lönedetalj. Även hit kan man välja att gå direkt. Visar det totala verksamhetsutfallet uppdelat per verksamhetsgrupp och ansvar (lodrätt). Visar utfall per månad och ansvar (lodrätt). Visar ackumulerade värden avseende utfall, budget, prognos 1-3 för vald period. Utbildningsmaterial 2013 11

RR Verksamhetsgrupper Budget RR Månad Budget Resultat Total Budget Resultat Total jmfr budget-prognos Budgettransaktioner Rapporten visar utfall jämfört med budget eller prognos samt utfallet i %. Rapporten visar utfall jämfört med budget eller prognos samt utfallet i %. Rapporten visar utfall jämfört med budget eller prognos samt utfallet i %. Rapporten visar de totala värdena för vald institution och dess underliggande ansvarsställen. Rapporten visar ackumulerade värden avseende utfall, budget, prognos 1-3 för vald period. Rapporten visar de totala värdena för vald institution och dess underliggande ansvarsställen. Visar budget eller prognostransaktioner. EA Verksamhetsuppföljning Klicka på ikonen Öppna arbetsbok Markera arbetsboken EA Verksamhetsuppföljning och klicka på öppna. En box med en fråga om ni vill spara rapporten kommer upp. Tryck Ja. Välj rapport Verks Saldo. Som parameterval sätter vi i detta fall År 2010, t o m Månad Juni och Institution 222 Observera att juni skrivs Jun där första bokstaven är versal. Utbildningsmaterial 2013 12

Rapporten Verks Saldo visar saldo per verksamhet. I rapporten finns kolumner för ingående balans, periodens utfall samt utgående balans. Rapporten innehåller också information om ev. datum för projektslut. Klicka på fliken Verks Månad utfall. Fyll i parametervärden. Välj år 2010, t o m Månad Juni och Institution 222. Utbildningsmaterial 2013 13

Om man vill se alla månader oavsett verksamhet kan kolumnen för verksamhet flyttas till raden för sidobjekt. Det görs genom att klicka på den grå rektangeln ovanför verksamhet, håll ner vänster musknapp och dra rektangeln till raden för sidobjekt och släpp musknappen (s k drag and drop) alt högerklicka och välj flytta till sidobjekt före datapunkt. Nu finns verksamhet istället som ett sidobjekt och man kan välja att se enskild verksamhet eller alla. Observera att det alltid är den första verksamheten som visas och vill man se alla, hittar man alla längst ner i dropplisten för verksamhet. Utbildningsmaterial 2013 14

Under sidobjektet Datapunkt finns möjligheten att visa periodens utfall alt. ackumulerat utfall. Utfallet kan också visas i kr alt. tkr. Under sidobjekt Ansvar väljer man det ansvar man vill visa. Vid övergång till fliken Verks flerårig följer valda parametrar med från föregående flik. Vi måste dock ange de år vi vill visa. Vi anger 2008-2010. Tryck OK. Utbildningsmaterial 2013 15

I rapporten visas resultaträkning per verksamhet för valda år. Endast de poster som har utfall visas. Utbildningsmaterial 2013 16

EA Projektuppföljning Klicka på ikonen Öppna arbetsbok Markera arbetsboken EA Projektuppföljning och klicka på Öppna. Vi väljer År 2010, Månad Juni institution 222 och verksamheter fr o m 24 t o m 2599. Rapporten Projektrapport Saldo visar saldo per verksamhet. I rapporten finns kolumner för ingående balans, periodens utfall samt utgående balans. Rapporten innehåller också ev. datum för projektslut. Utbildningsmaterial 2013 17

Gå till fliken Projektrapport flerårig. Välj tom år 2010, institution 222 och Verksamhet 252005709. Tryck OK. Den fleråriga projektrapporten omfattar endast de projekt som haft sitt första utfall år 2000 eller senare, vilket framgår i rapportens huvud. Rapporten har en annan gruppering av konton än den vanliga resultaträkningen och visar inkomster och utgifter för respektive år. Ev. korrigeringar av ingående balanser kan innebära att fel saldo visas. Vid ev. osäkerhet, stäm av mot fliken Projektrapport Saldo där aktuellt saldo för verksamheten visas. I sidobjektet Datapunkt går det att växla mellan tkr och kr. Utbildningsmaterial 2013 18

Välj fliken Saldo och Transaktioner (Forsk.rapp). Ange År 2010, månad Dec och verksamhet 252005709. Rapporten visar aktuellt saldo samt alla transaktioner för vald period. Rapporten är sorterad per verksamhet och konto. Vill man ha rapporten selekterad per projektledare väljer man istället fliken Saldo och Transaktioner (Forsk.rapp) Proj.ledare. Utbildningsmaterial 2013 19

EA Lönekostnader Klicka på ikonen Öppna arbetsbok. Markera arbetsboken EA Lönekostnader och klicka på Öppna. Ange år 2010 och institution 222. Tryck OK. Eftersom inget val gjordes på Månad kommer rapporten att innehålla alla månader med utfall. Rapporten visar utfallet per månad på lönekonton (40-konton för i huvudsak tillsvidare- och tidsbegränsade tjänster) och vilka personer som belastat olika konton respektive månad. Gå till fliken Lön namn konto. Välj År 2010, Månad Juni (skrivs Jun) och Ansvar 2220. Tryck OK. Utbildningsmaterial 2013 20

Rapporten visar personer på valt ansvar och vilka lönekonton de belastat. Rapporten går också att ta fram med sortering på konto/person. Utbildningsmaterial 2013 21

Gå till fliken Transaktioner person. Ange Lönemånad 201006 och Ansvar 2220. Tryck OK. Rapporten som visas innehåller lönedetaljer per person. Här finns lönearten angiven och rapporten visar utfall på alla konton som konterats med personnummer i konteringssträngen. Rapporten visar samtliga konton (gäller även fliken Lönedetaljer). Den finns två ytterligare arbetsböcker: EA Balansräkning. EA Eliminering. En av flikarna ger möjlighet att visa balansräkningen per verksamhetsgrupp. Med hjälp av dessa rapporter kan man utläsa vilka intäkter och kostnader som förekommer internt/externt på olika nivåer. Utbildningsmaterial 2013 22

EA Fråga transaktioner I arbetsboken EA Fråga transaktioner är det möjligt att ställa frågor på transaktioner på exempelvis ansvar, konto, verksamhet, verifikationsnummer m.m. Här finns inga delsummeringar, endast en summering av det urval man gjort. Vi väljer år genom att trycka på ficklampan och sedan markera år 2010. Vi anger ansvar 2220 och konto 56273 Tryckning övrigt. Tryck OK. Utbildningsmaterial 2013 23

Resultatet av sökningen visas. Alla transaktioner hänförliga till konto 56273 visas på skärmen. EA Fritt fält Klicka på ikonen Öppna arbetsbok Markera arbetsboken EA Fritt fält och klicka på Öppna. Ange år 2010, och välj ansvar 1000. Tryck OK. Utbildningsmaterial 2013 24

Rapporten visar utfallet per verksamhet samt hur detta fördelar sig på berörda fria fält. Det finns även fleråriga rapporter för Fritt fält. Rapporterna innehåller endast resultatkonton och summerar intäkter och kostnader för den valda perioden. Välj År 2009-2010 och ansvar 1000. Tryck OK. Sökresultat för ovan valda parametervärden: Utbildningsmaterial 2013 25

Samma sökning i fliken FF Verks Fritt fält flerårig Konto ger följande resultat: Vill man inte ha verksamhet som första sorteringsbegrepp kan man genom den tidigare beskrivna drag and drop-tekniken flytta verksamhetskolumnen så att den hamnar till höger om ansvar bland sidobjekten och sedan välja Alla i rullisten. Utbildningsmaterial 2013 26

RR verksamhetsgrupper jämfört budget-prognos Klicka på ikonen Öppna arbetsbok Klicka på arbetsboken EA Resultaträkning, välj fliken RR verksamhetsgrupper jmfr budget/prognos och klicka på Öppna. Ange år 2010, månad Augusti (Aug) och ansvar 2220. När koden anges direkt i parameterrutan måste först ett byte från Värde till Index göras. Tryck på pilen och markera sedan Index. När alla parametrar är valda, klicka på OK. Resultaträkningen för valda värden visas. Rapporten visar ackumulerade värden avseende utfall, budget, prognos 1-3 för vald period. När val av månad görs visas värden från januari (defualtvärde) t o m vald månad. Rapporten visar som standard samtliga verksamhetsgrupper. Val av enskilda verksamhetsgrupper görs via sidobjektet. Utbildningsmaterial 2013 27

EA Eliminieringar Extern/intern omsättning. Ta fram en resultatrapport som visar vad Naturvetenskapliga fakulteten omsatte 20101231, totalt, externt, internt, utom fakultet och inom fakultet. * Välj arbetsbok EA RR Elimineringar, flik RR Nämndområde eliminerad: - Totalt, med både externa och interna motparter, kommer upp som default (standardvärde): Utbildningsmaterial 2013 28

- Externt, dvs med motparter utanför universitet, välj externt i sidobjekt Externt Internt Grupp: - Internt, med motparter inom universitetet, välj internt i sidobjekt Externt Internt Grupp: Utbildningsmaterial 2013 29

- Internt, med motparter utanför fakulteten, välj Internt över fakultetsgräns i sidobjekt Externt Internt Fakultet: - Internt inom fakultet, välj Internt inom fakultetsgräns i sidobjekt Externt Internt Fakultet: Utbildningsmaterial 2013 30

1(10) Övningsuppgifter Datalagret 1. Hur stora är de oförbrukade bidragen för handelshögskolans fakultet år 2010? 2. Vilken S:a intäkter redovisar Företagsekonomiska institutionen (222) på verksamhet 10 per 100630? 3. Vilka lönekostnader redovisar Institutionen Företagsekonomiska institutionen (222) för månaden juni och vilka är 2010 års lönekostnader från januari till och med juni 2010? 4. Ta fram en flerårig projektuppföljning tom år 2010 för verksamhet 253008156, ändra sedan så att redovisningen sker i kr i stället för tkr. 5. Ta fram saldo och transaktioner (forskarrapport) för verksamhet 253008156 för år 2010. 6 Ta fram en forskarrapport över alla 25-verksamheter för år 2010 för institutionen för geovetenskaper (ansvar 3020) och ta därefter fram en forskarrapport för projektledare 30228. 2013-10-17

2(10) Övningsuppgifter Datalagret Tips på tillvägagångssätt 1. Hur stora är de oförbrukade bidragen för handelshögskolans fakultet år 2010? Välj balansräkning BR, år 2010, månad Dec. För fakultet sök m h a ficklampan eller ange koden (22 i detta fall). Om du vill skriva in koden direkt måste du byta från Värde till Index. Klicka på OK. Oförbrukade bidrag uppgår till 113 855 tkr.

3(10) 2 Vilken S:a intäkter redovisar Företagsekonomiska institutionen (222) på verksamhet 10 per 100630? Välj arbetsbok EA Resultaträkning, flik RR per verksamhetsgrupp, år 2010, månad juni, institution 222 (OBS välj index). Ta fram enskilda verksamheter genom att klicka på pilen vid v 10-13, välj verksamhet. Summa intäkter på v 10 uppgår till 23 284 tkr.

4(10) 3. Vilka lönekostnader redovisar Företagsekonomiska institutionen (222) för månaden juni och vilka är 2010 års lönekostnader till och med juni? Välj Arbetsbok EA Resultaträkning, flik RR månad, ange år 2010 och värde (index) 222 på institution. Här kan utfallet per månad/för juni månad utläsas:

5(10) Lönekostnaderna för juni är 5 153 tkr För ackumulerat utfall/mån: Klicka på pilen vid sidobjekt Datapunkt, välj Utfall ack tkr Här framgår då det ackumulerade resultatet per månad: tom juni 29 787 tkr.

4. Ta fram en flerårig projektuppföljning tom år 2010 för verksamhet 253008156, ändra sedan så att redovisningen sker i kr i stället för tkr. Välj arbetsbok EA Projektuppföljning, flik Projektrapport flerårig. Välj värde 2010 för år och ange verksamhet/projektkod (välj index): 6(10) Klicka ok.

fortsättning övn uppg 4, ack utfall i kr: 7(10) Klicka på pilen vid datapunkt och välj Utfall ack kr:

5. Ta fram saldo och transaktioner för verksamhet 253008156år för 2010. 8(10) Välj arbetsbok EA Projektuppföljning, flik Saldo och transaktioner (Forsk.rapp), ange år 2010 och verksamhetskod (index).

9(10) 6 Ta fram en forskarrapport över alla 25-verksamheter för år 2010 för institutionen för geovetenskaper (ansvar 3020) och ta därefter fram en forskarrapport för projektledare 30228. Välj EA Projektuppföljning, flik Forskarrapport År, välj parametrar enligt nedan: Klicka OK. Klicka i den grå, prickade rektangeln ovanför projektledare och dra den till sidobjekt, välj alla:

Klicka på pilen vid projektledare och välj projektledare 30228. 10(10)