Dnr Lingfil 2016/9, dossier 1:3 Arbetsmiljöplan 2016-2017 Institutionen för lingvistik och filologi
Dnr Lingfil 2016/9, dossier 1:3 Arbetsmiljöplan 2016-2017 Institutionsstyrelsen för Institutionen för lingvistik och filologi har vid sammanträde 2015-04-22 beslutat fastställa arbetsmiljöplanen för 2016-2017. Beáta Megyesi prefekt
Innehållsförteckning ARBETSMILJÖPLAN 4 Inledning 4 Institutionens arbetsmiljöorganisation 4 Arbetsmiljöarbetet 6 Den fysiska arbetsmiljön 6 Genomförda åtgärder under 2015 7 Planerade åtgärder 2016-2017 7 Den psykosociala arbetsmiljön 8 Genomförda åtgärder under 2015 10 Planerade åtgärder 2016-2017 10 Miljöpolicy 11 3
ARBETSMILJÖPLAN Inledning UU:s arbetsmiljöpolicy är utgångspunkten för arbetsmiljöarbetet i vår verksamhet liksom övriga riktlinjer och handlingsplaner inom området. Arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig och integrerad del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på institutionen. Samtliga anställda och studenter är del av vår arbetsmiljö och har därmed ansvar för att bidra till att skapa en bra arbetsmiljö. Målet för arbetsmiljöarbetet vid institutionen är: att skapa förutsättningar för att utföra arbetet på ett effektivt och tillfredsställande sätt genom arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande; att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa; att skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet; att möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem. Utgångspunkten är att alla bemöter varandra på ett respektfullt sätt. All diskriminering p.g.a. funktionshinder, kön, könsidentitet, sexuell läggning, ålder, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning är förbjuden. All sorts diskriminering ska anmälas till prefekt, studierektor eller skyddsombud. Likabehandlingsarbetet bedrivs fortlöpande vid institutionen som en viktig del av arbetsmiljön. En plan för arbetsmiljöarbetet upprättas årligen och ingår i verksamhetsplaneringen. Allvarliga arbetsmiljörisker som uppstår under året åtgärdas direkt, om möjligt, och redovisas inom ramen för institutionens ordinarie personalmöten. Plan för arbetsmiljöarbetet består av två delar: utgångspunkter med institutionens arbetsmiljöorganisation samt handlingsplan för arbetsmiljöförbättrande åtgärder. Handlingsplanen visar vilka åtgärder som prioriteras för kommande år utifrån den riskbedömning som genomförts. Uppföljning av planen för arbetsmiljöarbete sker med ansvarig för respektive åtgärd vid verksamhetsuppföljningstillfällen. Handlingsplanen ersätter tidigare arbetsmiljöplan för läsåret 2015-2016. Institutionens arbetsmiljöorganisation Uppsala universitet har som arbetsgivare det yttersta ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. På institutionsnivå har prefekten delegerats det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas; 4
att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret; att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta; att arbetsmiljöplanen utvärderas utifrån uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete årligen; Alla medarbetare är skyldiga att inom ramen för sina arbetsuppgifter främja en god fysisk och psyko-social arbetsmiljö. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. I institutionens befattningsbeskrivningar framgår arbetsuppgifter för samtliga befattningar. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (prefekt, biträdande prefekt, studierektorer för grund- och avancerad nivå och forskarutbildning samt områdesansvariga/ämnesföreträdare). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Inga-Lill Holmberg. Skyddsombud för anställda bevakar arbetsmiljön löpande, stödjer de som vill ha hjälp och samarbetar med arbetsplatsombud och prefekt vid behov. Skyddsombud: Niklas Edenmyr Skyddsombud för studenter bevakar studenters arbetsmiljö löpande. Studentskyddsombud: vakant (kontakta fakultetens studiebevakare eller studierektor för grund- och avancerad nivå vid problem). Jämställdhets- och likavillkorsombud (Likavillkorsgrupp) har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till likavillkorsfrågor. Jämställdhetsombud: Birsel Karakoç Lokalrelaterade arbetsmiljöproblem (rum, inredning, etc.) samt frågor som rör försäkringar och friskvård hanteras av administrativa samordnaren. Administrativ samordnare: Inga-Lill Holmberg Arbetsplatsombud för anställda samverkar med skyddsombudet i frågor som rör arbetsmiljön vid behov. Arbetsplatsombud TCO/ST: Bengt Dahlqvist Förste forskningsingenjörer tillsammans med intendenturen (helpdesk@kvk.uu.se) ser till att datorrelaterad teknisk utrustning bidrar till en bra arbetsmiljö för både anställda och studenter. Förste forskningsingenjör: Bengt Dahlqvist och Per Starbäck Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Inga-Lill Holmberg (plan 3) och Niklas Edenmyr (plan 2) Miljöombud samordnar och driver på miljöarbetet på institutionen och fungerar som en länk mellan lokal och central nivå för universitetets miljöarbete. Miljöombud: Niklas Edenmyr 5
Arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen av prefekt, skyddsombud, studierektorer, administrativ samordnare och IT-ansvariga första forskningsingenjörer. Sjukfrånvaron följs upp regelbundet av prefekt. Vid behov av rehabilitering vid t.ex. långtidssjukskrivning, missbruk, stress eller fysiska problem bedrivs ett aktivt rehabiliteringsarbete i samarbete med Feelgood Företagshälsovård AB. På personalmöten tas arbetsmiljöfrågor upp och alla anställda informeras om arbetsmiljöplanen och deras ansvar i arbetsmiljöarbetet. God kännedom om vad som sker på arbetsplatsen hör till det som bidrar till en bra arbetsmiljö. Prefekten har återkommande personalmöte med informationsstund. Vidare skickas information ut med e-post till all personal löpande samt viktiga dokument och information läggs upp institutionens webbplats och i Medarbetarportalen. Kompetensutveckling är en viktig del i arbetet och tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet. Det åligger varje medarbetare att konstruktivt bidra till planeringen av sin egen kompetensutveckling. Hur tiden ska beräknas och fördelas bestäms av prefekten i samband med att tjänstgöring planeras inför kommande budgetår. Institutionsledningen ansvarar för: att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds en personligt relevant kompetensutveckling; att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds relevant kompetensutveckling i förhållande till institutionens fortsatta utveckling; att nyanställda medarbetare med tillsvidareanställning deltar i universitetets introduktionsutbildning; att tidsbegränsat anställda medarbetare ges rimliga förutsättningar för att utföra ålagda arbetsuppgifter, samt att de ges möjlighet att vara delaktiga i institutionens verksamhet; att anställda som saknar svenska ges möjlighet till att läsa en kurs i svenska vid Institutionen för nordiska språk. Den fysiska arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön är i stort sett god. I förebyggande syfte erbjuds friskvård till alla anställda genom t ex subventionerad träning. Personalen erbjuds förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda förutsättningar. Vid behov uppmanas anställda att kontakta Feelgood för råd och hjälp. Vid kontakt anges anställning vid Institutionen för lingvistik och filologi, Uppsala universitet. Förbättringar av institutionens personalrum och gemensamma seminarierum har genomförts under de senaste åren. Problem med avstängd ventilation under kvällar och helger har lösts av intendenturen. Problem med tunga dörrar återstår. 6
Genomförda åtgärder under 2015 Institutionen lämnade in begäran av installation av automatiska dörröppnare under 2014 för att handikappanpassa dörrar men inga åtgärder har vidtagits. Önskemål om utökade tider för ventilation har uppmärksammats av intendenten och åtgärdades under 2014. Ventilationen stängs av automatiskt kl. 17 men man kan sätta på den manuellt för en timme i taget; knappar finns vid två ställen på plan 3 och 2. Genomgång av arbetsplats för de som önskade av ergonom via Feelgood. Bord, stol, lampor och annan utrustning har bytts ut vid behov. Gamla datorer och skärmar byttes ut vid behov. Fortsatt leverans av fruktkorg har skett två gånger i veckan och leverantörsbyte ägde rum enligt Uppsala universitets centrala upphandling. Den nya leverantören levererar frukt i pappkartong (ca 5 lådor per leverans) som inte tas tillbaka av leverantören utan kastas på institutionen för återvinning. I upphandling bör man ta hänsyn till miljöaspekter. Planerade åtgärder 2016-2017 Riskbedömning Åtgärder Ansvarig Att risker för hälsan inte uppmärksammas i tid Ergonomiska besvär (nacke axlar handleder rygg) Tunga dörrar Hygienbrister bidrar till en mindre trivsam miljö. Illaluktande kylskåp Smutsiga koppar och glas Icke återanvända pappkartonger vid fruktleverans Skyddsrond organiseras för att vara årligt förekommande systematiskt moment Genomgång av arbetsplats av ergonom för dem med behov genom Feelgood. Beställning av hjälpmedel efter behov (t.ex. bord, stol) Installation av automatisk dörröppnare Påminnelse om förbättrad hygien i personalrum och pentry. Utredning om borttagande av köket i lilla seminarierummet på plan 3. Inköp av nytt kylskåp Storstädning av köket minst en gång per termin. Anmoda fruktleverantör att ta med sig pappkartonger som frukt levereras i för återanvändning Prefekt, skyddsombud Administrativ samordnare Prefekt/Intendent Prefekt/Skyddsombud Alla Prefekt/ Skyddsombud Administrativ samordnare 7
Den psykosociala arbetsmiljön Psykosocial arbetsmiljö beskrivs av Uppsala universitet (se Medarbetarportalen) som villkor och förutsättningar i arbetet utifrån aspekter som socialt samspel, samarbete och stöd. God kontakt kollegor emellan och mellan medarbetare och ledning med visad ömsesidig respekt är viktig för trygghet och gemenskap, för att nå individuella mål i arbetet och för verksamhetens utvecklande. Prefekt och anställda med ledningsuppdrag ska tillsammans med alla medarbetare bidra till en god psykosocial arbetsmiljö med ett gynnsamt arbetsklimat genom att skapa förutsättningar för god kommunikation och öppenhet. Konflikter ska hanteras skyndsamt och på ett sådant sätt att de inte utvecklas och ger upphov till kränkande behandling eller ohälsa. Vid eventuella problem vänder man sig i första hand till den person problemet berör. Om det inte går att finna en lösning kan man vända sig till skyddsombud, likavillkorsombud, eller någon i ledningsgruppen (t.ex prefekt, biträdande prefekt eller studierektorer). När en konflikt anmäls till någon inom ledningsgruppen hanteras ärendet skyndsamt för att vidta åtgärder. Vid behov kontaktas personalavdelningen för råd och stöd. Fakultetsledning (dekanus) informeras vid anmälan mot prefekt. Den psykosociala arbetsmiljön har under flera års tid präglats av upplevelser av oro och en stressad arbetssituation som en följd av orimliga tidsramar från fakultets-, områdesoch/eller universitetsnivå, allt från för kort tid till att besvara många remisser samtidigt till för kort tid till institutionernas budgetarbete (max. 2 veckor totalt) och verksamhetsplan (-1 vecka). Ett annat exempel är det pågående forskningsutvärderingen KoF17 med krav på mycket snabb återkoppling från institutionernas sida med risk att inte kunna förankra förslag bland medarbetarna. Även den ständiga omorganisationen inom förvaltningen, som innebär nya policyn utan att kärnverksamheten informeras i tillräcklig god tid, ändrade länkar till viktiga styrdokument på universitetets hemsidor, och den nuvarande planen om att minska personaladministration på institutionerna för att kunna tas över av KAIA leder till oro inte bara bland administratörerna utan även ledningen. Under det senaste decenniet har alltmer administration lagts på undervisande och forskande personal samtidigt som kostnaden för förvaltningen i form av OH har kontinuerligt ökat. Att forskande och undervisande personal tar hand om mer och mer administration innebär också större kostnader jämfört med om speciellt utbildad T/A personal handlägger ärenden. Ett annat problem är att universitetet tvingar medarbetarna att använda ett stort antal icke användarvänliga administrativa system (senast Primula Resemodul). Universitetets och fakultetens hemsidor där viktig och kontinuerligt uppdaterad information bör finnas om gällande regler och riktlinjer, fattade beslut, mm är inte alltid uppdaterade och/eller svåra eller rent av omöjliga att hitta. Arbetsmiljön präglas också av att omkring hälften av de anställda har korttids- och/eller deltidsanställningar på institutionen. Den förbättrade ekonomiska situationen har lett till större trygghet generellt och förbättrade kompetensutvecklingsmöjligheter för personalen. De genomförda nedskärningarna till följd av minskat uppdrag inom grund- och avancerad nivå under de senaste fem åren har redan lett till diskussioner och befaras återigen leda till ökad oro och en mycket stressad situation för samtliga anställda. Institutionsledning och 8
institutionsstyrelsen planerar för en långsiktig ekonomisk planering efter bästa förmåga för att kunna upprätthålla en god arbetsmiljö för såväl personal som studenter. Vid behov, t.ex. vid sjukdom, stressrelaterade problem, uppmanas anställda att kontakta skyddsombud, institutionsledning och/eller Feelgood för råd och hjälp. Vid kontakt anges anställning vid Institutionen för lingvistik och filologi, Uppsala universitet. Fortlöpande åtgärder: Sjukfrånvaro följs upp regelbundet av prefekten. Rehabiliteringsarbete drivs vid behov av prefekt med stöd av personalavdelningen och Feelgood Företagshälsovård AB. Utvecklingssamtal genomförs årligen av prefekt, områdesansvariga och studierektorer där dialog om kompetensutveckling och arbetsmiljö är ett viktigt inslag i samtalen. Tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet och överenskommelse sker med prefekt i samband med utarbetande av tjänstgöringsplaner. Informationsflöde på institutionen: - regelbundna personalmöten och lärardag minst två gånger per termin, - prefektinfo och studierektorsinfo regelbundet per e-post om pågående och planerade arbeten, deadlines, beslut, förslag, m.m. - ledningsnytt och styrelseprotokoll skickas ut till alla, - handledarkollegier hålls minst två gånger per termin och sammankallas av studierektor för forskarutbildningen, - pedagogisk ledningsgrupp hålls minst en gång per termin och sammankallas av studierektor för grund- och avancerad nivå, - regelbundna ämneskollegier hålls flera gånger per år och sammankallas av ämnesföreträdare, - lathundar såsom PM för lärare och information till studenter hålls uppdaterade av studierektor för grund- och avancerad nivå och finns tillgängliga på institutionens webbplats, - ABC för anställda hålls uppdaterad av administrativa samordnaren - uppdatering av institutionens webbplats sker löpande av första forskningsingenjör. Befattningsbeskrivningar finns för att skapa genomskinliga ansvarsområden. Städning arrangeras två gånger per år av ämnena enligt följande schema: - grekiska, VT 2016 - iranska språk, HT 2016, - kinesiska, VT 2016, - latin, HT 2017, - lingvistik, VT 2017, - semitiska språk, HT 2018, - språkteknologi, VT 2018, - turkiska språk, HT 2019, - grekiska, VT 2019, 9
Genomförda åtgärder under 2015 Centrala administrationen, förvaltningen samt fakultetsledningen har informerats om att snäva tidsramar, införande av otillräckliga och icke användarvänliga administrativa system leder till ökad stress, frustration och ohälsa och innebär ett allvarligt arbetsmiljöproblem för all personal. Val till prefekt, bitr. prefekt och studierektorer skedde under hösten 2015 som förbereddes av en valberedning (tillsatt av institutionsstyrelsen) för att intervjua samtliga anställda och göra processen transparent i dialog med anställda och lämna förslag till ledningsgrupp till institutionsstyrelsen. Forskningsstrategisk satsning genomfördes för att möjliggöra anställda och unga forskare att forska, söka externa medel och publicera, samt möjliggöra för ämnena att vidareutveckla kurser genom IT-baserade hjälpmedel och vidareutveckla forskningsanknytning in undervisningen. Institutionens hemsidor ses över årligen för att ytterligare förbättra informationsåtkomsten. Migreringen till den nya webben planerades som kommer att fullföljas under 2016. Information för anställda, lärare och till studenter har uppdaterats och gjorts tillgängliga på institutionens webbplats (se Bra att veta för studenter, ABC för anställda och PM för lärare). Ledningsgrupp har genomgått ledarskapsutbildning. Diskriminering togs upp på ett personalmöte under 2015 där all personal uppmanades att till prefekt/skyddsombud/studierektorer anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling. Nytt skyddsombud, miljöombud samt likavillkorsombud utsågs. Information om Aktiv studentmedverkan och projektet med samma namn togs upp på en lärardag under 2015. Grekiska ordnade vårfest och indologin ordnade julfest, båda mycket uppskattade. Planerade åtgärder 2016-2017 Nya medarbetare i ledningsgruppen går ledarskapsutbildning. Ansvarig: Prefekt. Utvecklingssamtal ska genomföras med T/A personal, lärare och doktorander årligen. Ansvarig: Prefekt, studierektor för forskarutbildningen och områdesansvariga. Befattningsbeskrivningar ska revideras vid behov. Ansvarig: Prefekt. Översyn av institutionens webbsidor i samband med migreringen till universitetets nya mall. Ansvarig: Bitr. prefekt. Lathundar för lärare och studenter ska uppdateras vid behov. Ansvarig: Studierektorer för grund- och avancerad nivå och för forskarutbildning. Skyddsrond ska genomföras av prefekt och skyddsombud. Ansvarig: Prefekt. 10
UUs interna miljörevision genomförs enligt anvisningar. Ansvarig: Skyddsombud och Prefekt. Likabehandlingsplan utarbetas baserat på fakultetens likabehandlingsplan. Ansvarig: Prefekt och likavillkorssombud. Miljöpolicy Miljöfrågor och hållbar utveckling är en viktig aspekt i all verksamhet vid universitetet. Målet är att naturresursanvändningen ska minskas. Alla medarbetare ska vara medvetna om miljöarbetet och aktivt bidra till den. Detta innebär följande: Medveten och resurssnål förbrukning och återanvändning av kontorsmaterial. Använd källsortering och följ universitetets riktlinjer för avfallshantering. Undvik användningen av engångsartiklar. Använd papperssnåla utskriftssätt för dubbelsidig utskrift (förinställt), längre texter kan skrivas ut 4 sidor/ark, uppslag från A3 till A4 kan med fördel förminskas. Minska pappersutskrifterna: o Scanna bok/artikel istället för att kopiera. Ny högupplöst scanner köptes in under VT2015 till handbiblioteket. Kopiatorerna går också att använda som scanner dock med lägre upplösning (ca 170 dpi). o Ladda upp dokument på Studentportalen istället för att dela ut kopior. Utvärderingar har visat att studenterna uppskattar minskad pappershantering. o Om kurslitteratur finns som e-bok rekommendera studenterna den i första hand. Släck ljuset i rummen och undervisningssalarna. Följ universitetets riktlinjer för tjänsteresor och möten. Överväg webbmöten, telefon- och/eller videokonferens som ett alternativ till resa. Universitetet tillhandahåller videokonferensverktyget Adobe Connect Pro i vilken kurser ges och anordnas av ULL och har även anordnats av institutionen under 2015. Välj tåget och miljötaxi i möjligaste mån. 11