Arbetsmiljöplan för Institutionen för lingvistik och filologi 2010/2011

Transkript

1 Arbetsmiljöplan för Institutionen för lingvistik och filologi 2010/2011 Inledning Institutionens arbetsmiljöarbete baseras på arbetsmiljöpolicyn för. Handlingsplanen ersätter tidigare plan för åren 2009/2010 och är fastställd av institutionsstyrelsen Arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig och integrerad del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på universitetet. Målet för arbetet vid institutionen är: skapa förutsättningar för arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem Institutionens arbetsmiljöorganisation har som arbetsgivare det yttersta ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. På institutionsnivå har prefekten delegerats det lokala ansvaret men alla anställda har ett ansvar att beakta och anmäla arbetsmiljöbrister. en har det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att arbetsmiljöplanen följs upp att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta att arbetsmiljöplanen i slutet av verksamhetsåret utvärderas relativt uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete : Beáta B. Megyesi Ansvaret för arbetsmiljön delas av institutionens samtliga medarbetare. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. I institutionens befattningsbeskrivningar framgår arbetsuppgifter för samtliga befattningar. Ett särskilt

2 stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (studierektorer för grund- och avancerad nivå och forskarutbildning samt områdesansvariga). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Inga-Lill Holmberg. Jämställdhetsombud, Jämställdhetsgrupp har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till respektive olika maktordningar. Jämställdhetsombud: Abdulaziz Lodhi Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Inga-Lill Holmberg (plan 3) och Marco Kuhlmann (plan 2) Skyddsombud för anställda bevakar arbetsmiljöfrågor löpande. Skyddsombud: Christiane Schaefer Skyddsombud för studenter bevakar studenters arbetsmiljö löpande. Studentskyddsombud: vakant (kontakta fakultetens studiebevakare eller studierektor för grund- och avancerad nivå vid problem). Arbetsplatsombud för anställda bevakar arbetsmiljön, stödjer medlemmar som vill ha hjälp och samarbetar med skyddsombudet vid behov. Arbetsplatsombud: Bengt Dahlqvist IT-ansvariga ansvarar för att teknisk utrustning bidrar till en bra arbetsmiljö för både anställda och studenter. IT-ansvariga: Bengt Dahlqvist och Per Starbäck Lokalmässiga arbetsmiljöproblem samt frågor som försäkringar och friskvård hanteras av administrativa samordnaren. Administrativ samordnare: Inga-Lill Holmberg Utgångspunkter för arbetsmiljöarbetet Under våren 2008 genomfördes en kartläggning av arbetsmiljön vid institutionen av Länshälsan i Uppsalas regi och med hjälp av konsultföretaget Metodicum. Resultat från enkätundersökningen visade bl.a. att många anställda även om de anser att stimulansen i arbetet och det sociala klimatet/samarbetet i huvudsaken fungerar bra för de flesta upplever sin arbetssituation som stressig, vilket leder till att de känner sig både tankspridda och ineffektiva. Undersökningen genomfördes under en för institutionen på många sätt trängande tid ett stort och svårt arbete då planeringen av nästkommande läsårs kursutbudsarbete pågick,

3 samtidigt som ekonomin visade ett stort underskott och budgetarbetet var kärvt p.g.a. vikande studentunderlag. Undersökningen visade tydligt det vi själva haft på känn under ett par år som också framgår av tidigare arbetsmiljöplan. Den fysiska arbetsmiljön är på det hela taget god, men ett stort problem är att många arbetar för mycket och får en mycket stressad arbetssituation. Detta har varit en följd av en dålig ekonomi, med redan i grunden snäva marginaler för särskilt lektorer och professorer, som under de senaste åren ytterligare belastats genom olika större satsningar såsom Bolognaprocessen och KoFutvärderingen som hamnat utöver ordinarie arbetsuppgifter. Också administrativ personal har belastats hårt under denna period, i synnerhet vid årsskifte 2008/2009 då både ny kursadministratör, ny ekonomiadministratör, ny studierektor för grund- och avancerad nivåer och ny prefekt tillträdde. Vid årsskiftet 2009/2010 skedde återigen förändringar bland administrationen: ny studierektor för grund- och avancerad nivå och ny vikarierande ekonomiadministratör tillträdde vilket ledde till ytterligare ansträngda arbetsförhållanden. Av utvärderingen framgick även en viss oro för att förlora arbetet. Det går dock inte att utläsa huruvida detta företrädelsevis rörde doktorander som ju alltid går en osäker framtid till mötes eller också andra. Utvärderingen har delar som vi mer i detalj behöver bevaka, eftersom delar i nuläget är svåra att bedöma; Alla frågor som benämns arbetsplatsen tolkas sannolikt av de anställda som arbetsplatsen som helhet, d.v.s. inte självklart delar som kan påverkas av institutionen. Nedan redovisas i tabellform de arbetsmiljöåtgärder institutionen ämnar vidta under innevarande och nästkommande år. Planen redovisar under rubrikerna Riskbedömning, Åtgärder och Ansvarig hur arbetet både för den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön skall bedrivas. Utgångspunkten för handlingsplanen är bl.a. Metodicums arbetsmiljöundersökning Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen av prefekt, skyddsombud, studierektorer, administrativ samordnare och IT-ansvariga första forskningsingenjör. Sjukfrånvaron följs upp regelbundet av prefekt. Vid behov av rehabilitering vid t.ex. långtidssjukskrivning, stress eller fysiska problem bedrivs ett aktivt rehabiliteringsarbete i samarbete med Länshälsan. På personalmöten tas arbetsmiljöfrågor upp och alla anställda informeras om arbetsmiljöplanen och deras ansvar i arbetsmiljöarbetet. God kännedom om vad som sker på arbetsplatsen hör till det som bidrar till en bra arbetsmiljö. en har återkommande personalmöte med informationsstund. Vidare skickas löpande personalinformation ut med e-post till all personal. Under läsåret sker en fortsatt förnyelse av institutionens hemsida. Webmaster ansvarar för underhåll av institutionens webbplats. Arbetet delegeras i möjligaste mån till redaktörer och skribenter. Institutionen har förutom webbsidor och databaser på universitetets webbhotell även en egen webbserver för STP. Ytterligare en server med webbmaterial i InfoGlue håller på att byggas upp. Kompetensutveckling är en viktig del i arbetet och tid för kompetensutveckling ingår i

4 arbetstidsavtalet. Hur tiden ska beräknas och fördelas bestäms av prefekten. Institutionsledningen ansvarar för: - att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds en personligt relevant kompetensutveckling med avseende på fortsatt akademisk karriär - att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds relevant kompetensutveckling i förhållande till institutionens fortsatta utveckling - att nyanställda medarbetare med tillsvidareanställning, deltar i universitetets introduktionsutbildning - att tidsbegränsat anställda medarbetare ges rimliga förutsättningar för att utföra ålagda arbetsuppgifter samt att de ges möjlighet att vara delaktiga i institutionens verksamhet Den fysiska arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön är i stort sett bra. Problem med ventilation och tunga dörrar återstår. I personalrummet och i några seminarierum är möblerna slitna och är i behov av nya, mer funktionella och ergonomiska möbler. Flera besväras av värk i nacke, axlar, handleder och ryggar. Åtgärder under 2009/2010 Länshälsans sjukgymnast bjöds in på ett personalmöte i januari 2010 för att informera om bra arbetsställningar och om hur man kan undvika ergonomiska besvär. Samtliga anställda erbjöds ett besök av Länshälsans sjukgymnast för en genomgång av arbetsplatsen och ev. vidtagande av åtgärder i januari 2010 Den fysiska arbetsmiljön tas upp på utvecklingssamtal. Inköp av ny datorutrustning vid behov görs för att ersätta gamla där hänsyn tas till ergonomi. Byte av arbetsplatser skedde inom administration i samband med nyanställningar och påföljande omorganisation. Genomförd brandskyddsutbildning av brandskyddskontrollant på plan 2 och 3. Genomförd brandskyddsrond på plan 2 och 3. Begäran av installation av automatiska dörröppnare och utökade tider för ventilation till intendenten inga åtgärder är vidtagna. Kartläggning av önskemål gällande kaffe och vatten genomförd. Fortlöpande arbete under 2009 och 2010 I förebyggande syfte erbjuds friskvård till all anställd personal genom t ex subventionerad träning.

5 Personalen erbjuds förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda förutsättningar fortlöpande. Planerat arbete under 2010 och 2011 Riskbedömning anmärkningar/saknas/behov Ergonomiska besvär (nacke axlar handleder ryggen) Stresshantering Ventilation: dålig luft på kvällar/helger Tunga dörrar Kaffe: dålig smak? Vatten: dålig smak? Möbler i personalrummet och vissa seminarierum är slitna och oergonomiska Åtgärder Genomgång av arbetsplats för dem som så önskar genom Länshälsan - planerad 2011 Inbjudan av Länshälsans personal för att informera om stresshantering på ett personalmöte Utökade tider för ventilation önskas på kvällar och helger Installation av automatisk dörröppnare Utbyte av kaffeautomat när kontrakt löper ut och/eller byte av kaffesort Förslag till inköp av vattenapparat med ev. kolsyrat vatten bör vägas mot kostnad och miljöaspekter Byte av möbler i personalrum och seminarierum på plan 3 Ansvarig Administrativ samordnare /Intendent /Intendent Skyddsombud Skyddsombud, administrativ samordnare, skyddsombud Den psykosociala arbetsmiljön Undersökningen av den psykosociala arbetsmiljön visade att ett flertal av institutionens medarbetare är stressade. Vissa av problemområden kan inte lösas "institutionsinternt" utan bör drivas på fakultets-, områdes- och universitetsnivå eftersom problemen är relaterade bland annat till sträva ekonomiska ramar, orimliga tidsramar och dålig utbildning/information i samband med införande av nya administrativa system.

6 Påbörjade åtgärder under 2008 har inneburit utarbetande av riktlinjer / lathundar / mallar för administrativa arbeten och lärare, inte minst inom grundutbildningen. Arbetet med det har fortsatt även under 2009/2010 bland mycket annat som listas nedan. Åtgärder genomförda under 2009/2010 Översyn av informationsflödet på institutionen: införande av regelbundna personalmöten, prefektinfo, studierektorsinfo, uppdatering av institutionens hemsidor för att lätt komma åt styrdokument För att effektivisera arbetet inom organisationen och minska stress informeras personal fortlöpande av prefekt och studierektorer om pågående och planerade arbeten, deadlines, beslut, förslag, mm. Information distribueras genom prefektinfo och studierektorsinfo per e-post, personalmöten tre gånger per termin, handledarkollegier, pedagogiska ledningsgrupp, ämneskollegier, styrelseprotokoll, ledningsnytt, mm. För att minska stressen och tydliggöra arbetsuppgifter och rollfördelning utarbetades befattningsbeskrivningar under 2009 som följdes upp för T/A personal under våren 2010 efter att nya studierektorer, ny ekonomiadministratör och ny kursadministratör tillträdde under hösten 2009 och våren Lathundar för anställda, lärare och studenter har uppdaterats och gjorts tillgänglig på institutionens hemsida. Medarbetarsamtal har genomförts under våren 2010 med all administrativ personal och ämnesföreträdare samt ett flertal lärare. Jämställdhetsplan uppdaterades och diskuterades på ett personalmöte under våren Diskriminering togs upp på ett personalmöte under 2009 där all personal uppmanades att till prefekt/skyddsombud/studierektorer anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling. En festkommitté etablerades som ordnade en mycket uppskattad personalfest och en julfest. Planerade genomförda åtgärder som institutionen särskilt ska fokusera på under 2010 och 2011 samt fortlöpande arbete som sker inom arbetsmiljöarbetet med riskanalys, åtgärdsplaner och ansvariga följer nedan. Planerade genomförda åtgärder för 2010 och 2011 Utvecklingssamtal genomförda med alla lärare och doktorander under Länshälsans personal bjuds in för att informera personal om stresshantering på ett personalmöte. Institutionens hemsidor ses över för att ytterligare förbättra informationsåtkomsten. Lathundar för lärare och studenter uppdateras och görs tillgänglig på institutionens hemsida.

7 Jämställdhetsplan uppdateras och utökas med jämlikhetsplan. Ny festkommitté tillsätts. Fortlöpande arbete med den psykosociala arbetsmiljön Riskbedömning Åtgärder Ansvar Organisationens effektivitet: information planering klarhet kring ansvars- och befogenhetsområden klara arbetsinstruktioner information om beslut och uppföljning Rolltydlighet och rollkonflikt Arbetsbelastning/stress genom knappa tidsmarginaler extraarbete utan resurser (Utvärderingar: HSV, KoF) Skapa genomskinliga ansvarsområden Befattningsbeskrivningar och översyn av dessa Lathundar för rutiner: PM för lärare PM för studenter tillgängliga på institutionens hemsida ABC för anställda Medarbetarsamtal Arbetsgrupper (pedagogiska gruppen, handledarkollegiet) Förbättrad information till personal och studenter genom institutionens hemsida ("För anställda och Info för studenter") Medarbetarsamtal för att tidigt upptäcka risker för överbelastning Planeringsmöten Tydliga rutiner / / Studierektor för GU Administrativ samordnare /Admi nistrativ samordnare/ IT-ansvariga

8 Arbetsbelastning/stress genom knappa tidsmarginaler extraarbete utan resurser (Utvärderingar: HSV, KoF) oplanerad arbetsbelastning: nya administrativa system Arbetsledning Förändring/oro för besparingar omstruktureringar (pensionsavgång, byte av prefekt, studierektor, administratör) leder till högre arbetsbelastning ekonomiskt pressad situation för hela institutionen, åtstramning av undervisningen (begränsning av timlärare, mycket samundervisning) Kränkande särbehandling /trakasserier Medarbetarsamtal för att tidigt upptäcka risker för överbelastning Planeringsmöten Tydliga rutiner Lathundar/mallar Samordning Kompetensutveckling Medarbetarsamtal Erbjuda och uppmuntra ledarskapsutbildning för chefer Problemhantering på individnivå genom utvecklingssamtal Tydlig information och stödsamtal vid behov Hänvisning till Länshälsan för rehabiliteringshjälp Jämställdhets- och jämlikhetsplan Information till all personal; uppmuntra personalen att anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling Jämställdhetsombud Jämställdhetsgrupp Skyddsombud Alla anställda Sociala event: Fler gemensamma - Alla lärardag anställda i början på av terminen institutionen kan seminarier och skall bidra till och har ansvar - personalmöte minst två gånger för en bra arbetsmiljö! Alla anställda per termin Aktiv ambulerande - promotioner festkommitté - vår- och julfest