Arbetsmiljöplan

Transkript

1 Dnr Lingfil 2011/5, Arbetsmiljöplan

2 Arbetsmiljöplan Institutionsstyrelsen för har vid sammanträde beslutat fastställa arbetsmiljöplanen för Beáta Megyesi prefekt

3 Innehållsförteckning ARBETSMILJÖPLAN 4 Inledning 4 Institutionens arbetsmiljöorganisation 4 Utgångspunkter för arbetsmiljöarbetet 5 Arbetsmiljöarbetet 6 Den fysiska arbetsmiljön 7 Genomförda åtgärder under Fortlöpande arbete med den fysiska arbetsmiljön 8 Planerade åtgärder Den psykosociala arbetsmiljön 9 Genomförda åtgärder under Fortlöpande arbete med den psykosociala arbetsmiljön 11 Planerade åtgärder

4 ARBETSMILJÖPLAN Inledning Institutionens arbetsmiljöarbete baseras på arbetsmiljöpolicyn för Uppsala universitet. Handlingsplanen ersätter tidigare arbetsmiljöplan för läsåret 2010/2011. Arbetsmiljöarbetet skall ingå som en naturlig och integrerad del i det dagliga arbetet för alla anställda och studerande på institutionen. Målet för arbetsmiljöarbetet vid institutionen är: att skapa förutsättningar för arbetsglädje, utvecklingsmöjligheter och trygghet för såväl anställda som studerande; att förebygga arbetsmiljörelaterad ohälsa; att skapa möjligheter för delaktighet i utformningen av den egna arbetsplatsen samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör det egna arbetet; att möjliggöra en god arbetsmiljö och förhindra arbetsmiljöproblem; Institutionens arbetsmiljöorganisation Uppsala universitet har som arbetsgivare det yttersta ansvaret för arbetsmiljöfrågorna. På institutionsnivå har prefekten delegerats det samlade arbetsmiljöansvaret vilket innebär att prefekten ska tillse: att de åtgärder för att förebygga arbetsmiljöproblem som formulerats i arbetsmiljöplanen också vidtas; att nödvändiga åtgärder vidtas och dokumenteras om nya arbetsmiljöproblem uppstår under verksamhetsåret; att arbetsmiljöplanen revideras när förändringar i arbetsmiljön påkallar detta; att arbetsmiljöplanen utvärderas relativt uppsatta mål och genomfört arbetsmiljöarbete årligen; Prefekt: Beáta Megyesi Ansvaret för arbetsmiljön delas av institutionens samtliga medarbetare. Ansvarsfördelningen beror på vilken befattning medarbetaren har. I institutionens befattningsbeskrivningar framgår arbetsuppgifter för samtliga befattningar. Ett särskilt stort arbetsmiljöansvar åvilar medarbetare i ledande befattningar (studierektorer för grund- och avancerad nivå och forskarutbildning samt områdesansvariga/ämnesföreträdare). Löpande ärenden gällande den fysiska arbetsmiljön hanteras av administrativ samordnare Inga-Lill Holmberg. Jämställdhetsombud, Jämställdhetsgrupp har ansvar för att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till respektive olika maktordningar. Jämställdhetsombud: Christer Henriksén 4

5 Brandskyddskontrollanterna har till uppgift att uppmärksamma personalen på brandskyddsfrågor och att bevaka, förebygga och åtgärda arbetsmiljöproblem knutna till de lokaler institutionen hyr. Brandskyddskontrollanter: Inga-Lill Holmberg (plan 3) och Marco Kuhlmann (plan 2) Utrymningsledare leder utrymningen av institutionens lokaler. Utrymningsledare: Inga-Lill Holmberg Skyddsombud för studenter bevakar studenters arbetsmiljö löpande. Studentskyddsombud: vakant (kontakta fakultetens studiebevakare eller studierektor för grund- och avancerad nivå vid problem). Skyddsombud för anställda (som är medlemmar i SACO) bevakar arbetsmiljön löpande, stödjer medlemmar som vill ha hjälp och samarbetar med arbetsplatsombud och prefekt vid behov. Skyddsombud: Christiane Schaefer Arbetsplatsombud för anställda (som är medlemmar i ST) bevakar arbetsmiljön, stödjer medlemmar som vill ha hjälp och samarbetar med skyddsombud och prefekt vid behov. Arbetsplatsombud: Bengt Dahlqvist Förste forskningsingenjörer ansvarar för att teknisk utrustning bidrar till en bra arbetsmiljö för både anställda och studenter. Förste forskningsingenjör: Bengt Dahlqvist och Per Starbäck Lokalmässiga arbetsmiljöproblem samt frågor som rör försäkringar och friskvård hanteras av administrativa samordnaren. Administrativ samordnare: Inga-Lill Holmberg Utgångspunkter för arbetsmiljöarbetet Under våren 2008 genomfördes en kartläggning av arbetsmiljön vid institutionen av Länshälsan i Uppsalas regi och med hjälp av konsultföretaget Metodicum. Resultat från enkätundersökningen visade bl.a. att många anställda även om de ansåg att stimulansen i arbetet och det sociala klimatet/samarbetet i huvudsaken fungerade bra för de flesta upplevde sin arbetssituation som stressig, vilket ledde till att många kände sig både tankspridda och ineffektiva. Undersökningen genomfördes under en för institutionen på många sätt trängande tid ett stort och svårt arbete då planeringen av nästkommande läsårs kursutbudsarbete pågick, samtidigt som ekonomin visade ett stort underskott och budgetarbetet var kärvt p.g.a. vikande studentunderlag. Undersökningen visade tydligt att den fysiska arbetsmiljön var på det hela taget god, men ett stort problem är att många arbetade för mycket och fått en mycket stressad arbetssituation. Detta hade varit en följd av en dålig ekonomi, med redan i grunden snäva marginaler för särskilt lektorer och professorer, som under de senaste åren 5

6 ytterligare belastats genom olika större satsningar såsom införande av Bolognaarbetet, nya administrativa system som inte hade testats (SELMA, TimeEdit, Studentportalen, InfoGlue, UU+) och KoF-utvärderingar som hamnat utöver ordinarie arbetsuppgifter. Också administrativ personal har belastats hårt under denna period, i synnerhet vid årsskifte 2008/2009 då både ny kursadministratör, ny ekonomiadministratör, ny studierektor för grund- och avancerad nivå och ny prefekt tillträdde. Vid årsskiftet 2009/2010 skedde återigen förändringar bland administrationen: ny studierektor för grund- och avancerad nivå och ny vikarierande ekonomiadministratör anställdes vilket ledde till ytterligare ansträngda arbetsförhållanden. Av utvärderingen 2008 hade det framgått även en viss oro för att förlora arbetet. Det går dock inte att utläsa huruvida detta företrädelsevis rörde doktorander som ju alltid går en osäker framtid till mötes eller också andra. I utvärderingen har alla frågor som benämns arbetsplatsen tolkades sannolikt av de anställda som arbetsplatsen som helhet, d.v.s. inte självklart delar som kan påverkas av institutionen. Många av problemen som framkom i enkätundersökningen åtgärdades under de senaste tre åren medan några återstår. Nedan redovisas de arbetsmiljöåtgärder institutionen ämnar vidta under innevarande och nästkommande år. Planen redovisar under rubrikerna Riskbedömning, Åtgärder och Ansvarig hur arbetet både för den fysiska och den psykosociala arbetsmiljön skall bedrivas. Arbetsmiljöarbetet Det systematiska arbetsmiljöarbetet följs upp årligen av prefekt, skyddsombud, studierektorer, administrativ samordnare och IT-ansvariga första forskningsingenjörer. Sjukfrånvaron följs upp regelbundet av prefekt. Vid behov av rehabilitering vid t.ex. långtidssjukskrivning, stress eller fysiska problem bedrivs ett aktivt rehabiliteringsarbete i samarbete med Länshälsan. På personalmöten tas arbetsmiljöfrågor upp och alla anställda informeras om arbetsmiljöplanen och deras ansvar i arbetsmiljöarbetet. God kännedom om vad som sker på arbetsplatsen hör till det som bidrar till en bra arbetsmiljö. Prefekten har återkommande personalmöte med informationsstund. Vidare skickas löpande personalinformation ut med e-post till all personal. Under läsåret sker en fortsatt förnyelse av institutionens hemsida med webbmaterial i InfoGlue håller på att byggas upp. Förste forskningsingenjör ansvarar för underhåll av institutionens webbplats. Arbetet delegeras i möjligaste mån till redaktörer och skribenter. Institutionen har förutom webbsidor och databaser på universitetets webbhotell även en egen webbserver för STP. Kompetensutveckling är en viktig del i arbetet och tid för kompetensutveckling ingår i arbetstidsavtalet. Hur tiden ska beräknas och fördelas bestäms av prefekten i samband med att tjänstgöring planeras inför kommande budgetår. Institutionsledningen ansvarar för: 6

7 att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds en personligt relevant kompetensutveckling med avseende på fortsatt akademisk karriär; att institutionens tillsvidareanställda medarbetare erbjuds relevant kompetensutveckling i förhållande till institutionens fortsatta utveckling; att nyanställda medarbetare med tillsvidareanställning deltar i universitetets introduktionsutbildning; att tidsbegränsat anställda medarbetare ges rimliga förutsättningar för att utföra ålagda arbetsuppgifter, samt att de ges möjlighet att vara delaktiga i institutionens verksamhet. Den fysiska arbetsmiljön Den fysiska arbetsmiljön är i stort sett bra. Problem med ventilation och tunga dörrar återstår. I personalrummet och i institutionens seminarierum var möblerna slitna, varken funktionella eller ergonomiska. Flera anställda besvärades av värk i nacke, axlar, handleder och rygg. Genomförda åtgärder under 2010 Länshälsans sjukgymnast bjöds in på ett personalmöte i januari 2010 för att informera om bra arbetsställningar och om hur man kan undvika ergonomiska besvär. Samtliga anställda erbjöds ett besök av Länshälsans sjukgymnast i januari 2010 för en genomgång av arbetsplatsen och ev. vidtagande av åtgärder, som inköp av nya kontorsmöbler vid behov. Den fysiska arbetsmiljön togs upp i samband med utvecklingssamtal. Inköp av ny teknisk utrustning (datorer, skärmar, projektorer, scanner) genomfördes för att ersätta gamla där hänsyn togs till ergonomi. Byte av arbetsplatser skedde inom administration i samband med nyanställningar och påföljande omorganisation. Brandskyddsutbildning av brandskyddskontrollant på plan 2 och 3 genomfördes. Brandskyddsrond genomfördes på plan 2 och 3. Institutionen lämnade in begäran av installation av automatiska dörröppnare för att handikappanpassa dörrar samt utökade tider för ventilation till intendenten för andra gången. Det är fortfarande inga svar eller åtgärder vidtagna. Kartläggning av önskemål gällande kaffe och vatten genomförd. Kaffesorten byttes ut. Fruktleverans beställdes fr.o.m. januari 2011 två gånger i veckan. Åtgärden uppskattas av alla. Personalrummets möbler byttes ut. 7

8 Nytt porslin, bestick, koppar och glas köptes in samt diskmaskin och mikrovågsugnar byttes ut i personalrummet. De tre seminarierummens bord och stolar ersattes med nya ergonomiska möbler. En stor städaktion genomfördes av given anledning av några anställda. För att förbättra hygienen i pentryt utsetts en städkommitté som sammankallar till storstädning vid behov, dock minst en gång per termin. Fortlöpande arbete med den fysiska arbetsmiljön I förebyggande syfte erbjuds friskvård till alla anställda genom t ex subventionerad träning. Personalen erbjuds förbättringar av den fysiska utformningen av arbetsmiljön och utrustningen av arbetsplatsen för att uppnå ergonomiskt goda förutsättningar fortlöpande. Vid behov uppmanas anställda att kontakta Länshälsan, för råd och hjälp. Vid kontakt ange att du är anställd vid, Uppsala universitet. Planerade åtgärder Riskbedömning Åtgärder Ansvarig Förebyggande Skyddsrond Prefekt, skyddsombud Ergonomiska besvär (nacke axlar handleder rygg) Ventilation: dålig luft på kvällar/helger Genomgång av arbetsplats för dem som så önskar genom Länshälsan - planerad 2012 Utökade tider för ventilation önskas på kvällar och helger Administrativ samordnare Prefekt/Intendent Tunga dörrar Kaffe: dålig smak? Vatten: dålig smak? Förbättrad hygien i personalrummet - Köksmiljö Installation av automatisk dörröppnare Ev. utbyte av kaffeautomat när kontrakt löper ut Förslag till inköp av vattenapparat med ev. kolsyrat vatten bör vägas mot kostnad och miljöaspekter Informera på personalmötet att alla städar efter sig Prefekt/Intendent Skyddsombud Skyddsombud Prefekt, administrativ samordnare, skyddsombud 8

9 Förbättrad skrothantering (papper och el) Förbättrad ordning i förråd och kopieringsrum Dokumentkamera saknas Informera personalen om var man samlar skrot och papper Inköp av minst en dokumentkamera Administrativ samordnare Prefekt Den psykosociala arbetsmiljön Undersökningen av den psykosociala arbetsmiljön hade visat att ett flertal av institutionens medarbetare var stressade och uttryckte oro. Vissa av problemområden kvarstår och kan inte lösas "institutionsinternt" utan bör drivas på fakultets-, områdesoch universitetsnivå eftersom problemen är relaterade bland annat till sträva ekonomiska ramar, orimliga tidsramar och dålig utbildning/information i samband med införande av nya administrativa system. Den förbättrade ekonomiska situationen har lett till större trygghet generellt och förbättrade kompetensutvecklingsmöjligheter, bland annat genom extra satsning på forskning för lärare under Påbörjade åtgärder under 2008 hade inneburit utarbetande av riktlinjer/lathundar/mallar för administrativa arbeten och lärare, inte minst inom grundutbildningen. Arbetet med det har fortsatt även under 2009 och 2010, bland mycket annat som listas nedan. Genomförda åtgärder under 2010 Översyn av informationsflödet på institutionen: införande av regelbundna personalmöten, prefektinfo, studierektorsinfo, uppdatering av institutionens hemsidor för att lätt komma åt styrdokument. För att effektivisera arbetet inom organisationen och minska stress informeras personal fortlöpande av prefekt och studierektorer om pågående och planerade arbeten, deadlines, beslut, förslag, mm. Information distribueras genom prefektinfo och studierektorsinfo per e-post, personalmöten tre gånger per termin, handledarkollegier, pedagogisk ledningsgrupp, ämneskollegier, styrelseprotokoll, ledningsnytt, mm. Centrala administrationen, förvaltningen har informerats om att snäva tidsramar, införande av otillräckliga och icke användarvänliga administrativa system leder till ökad stress, frustration och ohälsa och innebär ett allvarligt arbetsmiljöproblem för all personal. Institutionens hemsidor har setts över för att ytterligare förbättra informationsåtkomsten. För att minska stressen och tydliggöra arbetsuppgifter och rollfördelning utarbetades befattningsbeskrivningar under 2009 som följdes upp för T/A personal under våren 2010 efter att nya studierektorer, ny ekonomiadministratör och ny kursadministratör tillträdde under hösten 2009 och våren

10 Lathundar för anställda, lärare och studenter har uppdaterats och gjorts tillgänglig på institutionens hemsida. Medarbetarsamtal har genomförts under 2010 med all administrativ personal och ämnesföreträdare samt med de flesta lärare, forskare och doktorander med anställning vid institutionen. Ledningsgrupp har genomgått ledarskapsutbildning. Länshälsans psykolog informerade om stresshantering och förebyggande arbete med det på ett personalmöte i januari Jämställdhetsplan uppdaterades under Diskriminering togs upp på ett personalmöte under 2009 och 2010 där all personal uppmanades att till prefekt/skyddsombud/studierektorer anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling. En festkommitté etablerades som ordnade en mycket uppskattad personalfest och en julfest. 10

11 Fortlöpande arbete med den psykosociala arbetsmiljön Riskbedömning Åtgärder Ansvar Organisationens effektivitet: information planering klarhet kring ansvars- och befogenhetsområden klara arbetsinstruktioner information om beslut och uppföljning Skapa genomskinliga ansvarsområden Befattningsbeskrivningar och översyn av dessa Lathundar för rutiner: PM för lärare och studenter Uppdatera ABC för anställda Medarbetarsamtal Prefekt Prefekt/Studierektorer/ Områdesansvariga Studierektor för GU Administrativ samordnare Prefekt/ Områdesansvariga/ Studierektorer Arbetsbelastning/stress genom knappa tidsmarginaler Arbetsgrupper (pedagogiska gruppen, handledarkollegiet) Förbättrad information på webben Medarbetarsamtal för att tidigt upptäcka risker för överbelastning Planeringsmöten, tydlig information i tid Studierektorer/Admini strativ samordnare) Alla Prefekt/Studierektorer/ Områdesansvariga extraarbete utan resurser (Utvärderingar: HSV, KoF) oplanerad arbetsbelastning: nya administrativa ej användarvänliga system Lathundar/mallar Samordning Kompetensutveckling Kontakt med förvaltning om tidsramar och administrativa systems effektivitet som måste förbättras 11

12 Kränkande särbehandling, trakasserier Sociala event: - lärardag i början av terminen - personalmöte minst två gånger per termin - promotioner - vår- och julfest Jämställdhets- och jämlikhetsplan Information till all personal; uppmuntra personalen att anmäla när man ser eller själv upplever kränkande särbehandling Fler gemensamma seminarier Aktiv ambulerande festkommitté Prefekt Jämställdhetsombud Jämställdhetsgrupp Skyddsombud Alla anställda Alla anställda Vid behov, t.ex. vid sjukdom, stressrelaterade problem, uppmanas anställda att kontakta Länshälsan, för råd och hjälp. Vid kontakt ange att du är anställd vid, Uppsala universitet. Planerade åtgärder Planerade åtgärder som institutionen särskilt ska fokusera på under 2011 och 2012 är följande: Utvecklingssamtal ska genomföras med T/A personal, lärare och doktorander årligen. Ansvarig: Prefekt, studierektor för forskarutbildningen och områdesansvariga. Befattningsbeskrivningar ska revideras vid behov. Ansvarig: Prefekt. Lathundar för lärare och studenter ska uppdateras vid behov. Ansvarig: Studierektor för grund- och avancerad nivå. Information till doktorander gällande regler, rättigheter och skyldigheter ska utarbetas. Ansvarig: Studierektor för forskarutbildning. Jämställdhetsplan uppdateras för och utökas med likabehandlingsplan. Ansvarig: Prefekt och jämställdhetsombud. Institutionens intranet på webbplasten ska utvecklas för att effektivisera informationsflödet och förbättra informationsåtkomsten. Ansvarig: Prefekt. Skyddsrond ska genomföras av prefekt och skyddsombud. Alla anställda på institutionen kan och skall bidra till och har ansvar för en bra arbetsmiljö! 12