Vatten & Avlopp Abonnentregister för VA Fil på server Winsam generar anläggningsnummer. Anläggningshandlingar Digitalt, sköts till stora delar av Kundtjänst. Under ständig bearbetning. - - - - Anläggningar och ledningsnät. - se "UniWiew" nedan Annonser (för tidningar) - Taxeinformation, Hallå Nackabo Digitalt/papper - - Informationsavdelningen ansvarar för att annonserna skickas till Besiktningsprotokoll, slut- och I akt. Till Läggs i samma akt som tillhörande garantibesiktning kommunarkivet upphandlingsärende. Besiktningsprotokoll - sprängning Kronologisk Närarkiv 10 år Avser dokumentation före och efter sprängning i närheten av fastighet. Debiterade anläggningsavgifter, server, Winsam Registreras i kundreskontran. Närarkiv, ekonomisystemet Vid problem läggs diariefört ärende upp på TN. E-post - av ringa eller tillfällig betydelse Digitalt/papper Kronologisk På server. E- postlådans innehavare ansvarig. Egenkontrollprogram, EKP I akt. Till kommunarkivet Enkäter, kundundersökningar - enkätsvar - färdigställd rapport/utredning /server Diarieförs i I akt. Till kommunarkivet Gäller e-post av ringa eller tillfällig betydelse, massutskick, vardaglig intern korrespondens m.m. Se även under Förfrågningar. Beslutas av behörig nämnd. Gäller större och mer övergripande enkäter. Den färdigställda rapporten diarieförs och bevaras, enkätsvaren gallras vid Externa rutiner och vägledningar - Närarkiv tryckt material, original i dator. Fotografier, arbetsmaterial, bilägges ibland tjänsteskrivelse Digitalt/papper - På server/i närarkiv. Omarbetas/gallras vid Med kontaktuppgifter och instruktioner till fastighetsägare. Stora delar av fotona är digitala, men vissa finns även på papper. VA1(5)
Föreskrifter från myndigheter avseende den egna verksamheten Föreskrifter från myndigheter, tex ändring i lag - Referensbibliotek - Digitalt/papper - Hos handläggare, i referens-bibliotek. - Förfrågningar och klagomål - som ej tillhör ett ärende Digitalt/papper - I Ädit/i pärm, se anm. 2 år Det mesta går numera via C2. Jämför E-post ovan. Förstudie, arbetsmaterial Digitalt/papper - Hos handläggare/ i Idag förvaras de flesta förstudier på akt tills ärendet är respektive handläggares rum. avslutat. Ledningsavtal, tillstånd att t ex korsa järnväg med VA-ledningar Digitalt/papper I akt - Ledningskartor Digitalt - Kartingenjör - Verksamhetssystem VA-ledningar Digitalt - Hanteras i VA- Uppdateras löpande banken. Läckor - rapporter rörande Digitalt - Läggs in i karta i VA-banken. Avser läcksökning på ledningsnät och akuta läckor. Miljörapport /digitalt - I pärmar 5år Skickas till miljöhandläggare på Miljö- och Stadsbyggnad. Nybyggnadskartor Fastighetsbeteckning Kompletterande ärendespecifika handlingar finns i närarkiv på Teknik. Protokoll/minnesanteckningar, från driftsmöten, med entreprenörer, m.m. Original på kart och lantmäteri, kopior i närarkiv på Teknik. Kronologisk Digitalt i Outlook/ på papper i pärm hos tjänsteman. Förs till kommunarkivet årligen eller efter överenskommelse med kommunarkivarien. Respektive entreprenör är ansvarig för att protokoll/minnesanteckningar lämnas till kommunarkivet årsvis. VA2(5)
Protokoll/minnesanteckningar Kronologisk Hos tjänsteman under det aktuella året, därefter i Protokoll från övertagandebesiktning Kronologisk Hos Teknisk Rapporter/utredningar, farligt avfall, m.m. Förs till kommunarkivet årligen eller efter överenskommelse med kommunarkivarien. 10 år Protokollen kan även bevaras. Produktion. Kommunarkivet Går till tekniska nämnden. Rapporter och utredningar, ingår ofta Hos handläggare Utförs rapporten/utredningen på uppdrag från som del i annat ärende. medan ärendet annan enhet har den remitterande enheten pågår, därefter i ansvar för diarieföring och bevarande. akt i Relationsritningar - med tillhörande kortregister /translar/ digitalt Kartotek, bladindelningsregister I Faktemos på plan -2. I närarkiv 5 år, därefter till kommunarkiv. Förekommer även på CD-R. Ritningarna förs inte alltid till Faktemos plan - 2, utan blir kvar hos handläggare. Finns på CD-R också. Se även "Skisser" nedan. Skadeståndsärenden - med beslut om ersättning Skisser: Relationsritningar, VAledningar Skyddsbestämmelser, t.ex. för vattentäkt Hos handläggare - Gatu "Serverrummet" Anläggningar och ledningsnät /digitalt - Kommunarkiv, också hos länsstyrelsen och miljötillsynen. - VA3(5)
Trycksaker, original, egenproducerade - broschyrer - faktablad - klistermärken - planscher - "Renhållningsinformation" - "Sortera rätt", mm. - Digitalt/i närarkiv /hos handläggare. Ett exemplar för bevarande ska lämnas till Leverans från enheten till kommunarkivet sker årligen, eller efter överenskommelse med kommunarkivarien. Tunnelkartor Underhållsplan, rapport t.ex. renoveringsprogram för ledningsnät och byggnader /translar/ digitalt Kartotek, Faktemos, plan -2 bladindelningsregi Hos handläggare ning. Diarieförs i medan ärendet Ädit, varje objekt pågår, därefter i har ett akt i projektnummer på TN. Skala 1:1000, translar Delegationsbeslut, anmäls till nämnd. Uniwiew - Nacka VA-server Server/papper - Server och pärmar Uppdateras Styrsystem för anläggningar och ledningsnät. löpande Upphandlingar: /digitalt I sekretesskåp tills - - Förfrågningsunderlag - Antagna anbud - Beslutsprotokoll - Utvärderingar ärendet är avslutat. Därefter till registrator. Upphandlingar - ej antagna anbud I sekretesskåp tills ärendet är avslutat. Därefter till registrator. Utredningar - Närarkiv 2 år efter avslutat ärende, därefter till 2 år efter beslut - - VA4(5)
Vattenanalyser - provtagning av renvatten /digitalt - Lagras också i VAbanken från 2006. Hos DUVV Lasse Rooth. Vattenmätarbyten - register över Digitalt - Winsamserver Vid inaktualitet - Vattenmätare - provningsprotokoll Digitalt - Winsamserver Vid inaktualitet - VA-banken Server - - Uppdateras löpande Kopplat till Solen. Anläggningar och ledningsnät. VA-anslutningsärenden Inbundna liggare (äldre ärenden), VA/anläggningsnummer Liggare i kassaskåp, pärmar i Separata register finns i anslutning till liggarna. pärmar (nyare närarkiv. ärenden). VA-taxa - Beslutas av kommunfullmäktige. Vattenmål - Domar i VA- nämnden - - Inlösen av enskild VA-anläggning vid anslutning till kommunalt VA samt I pärmar efter VA/anläggningsnummer. I närarkiv - beslut. Servitutavtal - - - Mellan fastighetsägare och VA-verk. Skrivelser av betydelse - t.ex. mellan fastighetsäagare och VA-verk /digitalt Diarieförs i Ädit - - VA5(5)