Månadsuppföljning och prognos Maj 2018 Samhällsbyggnadsnämnden Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden 2018-06-20 1
Väsentliga händelser Under årets första månader har fokus huvudsakligen varit på implementering av verksamhetsmålen för 2018, rekrytering av personal och projektet SBK 2.0. Verksamhetsutveckling pågår kontinuerligt inom förvaltningens samtliga verksamheter för att öka kvaliteten och effektiviteten i arbetet. Det ökade fokuset på genomförande och fullmäktigemålet att kommunkoncernen ska arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till 2020 genomsyrar hela förvaltningens arbete och samtliga verksamheter har under planeringsdagar diskuterat hur de kan bidra till detta mål. Exempelvis anställdes en utredare med juridisk kompetens på staben i början av året som bland annat ska bistå verksamhet planering och bygg med stöd i upphandlingar. Arbetet med investeringar och uppföljning av investeringsprojekt har prioriterats, liksom tillsättandet av en chef för projektenheten. Det är med stor stolthet och glädje som förvaltningen konstaterar att de senaste årens hårda arbete med att uppfylla målet att samhällsbyggnadskontoret under åren 2016 till och med 2018 ska planera för 2 500 bostäder varav 300 småhus har gett resultat. Redan under första tertialet är målet uppfyllt då förvaltningen har tagit fram detaljplaner som möjliggör för 2 635 bostärder varav 282 i småhus. Arbetet med att förbereda beslut om prioritering av detaljplaner i kommunstyrelsens planutskott i maj har genomförts i samarbete med kommunens övriga förvaltningar och bolag. Samtidigt pågår arbetet med flera övergripande dokument, såsom Sveaplan och Norra staden liksom aktualitetsprövning av ÖP samt trädersättningsplan. Vidare fattade samhällsbyggnadsnämnden i april beslut om bygglov för Linnéuniversitetets lokaler i Ölandshamnen, ett bygglov vars beredning involverat flera medarbetare på förvaltningen. Förvaltningen arbetar vidare med att genomföra de åtgärder som åtagits i Stadsmiljöavtalet för att främja hållbart resande och satsa på starka stråk för cykel och kollektivtrafik. Verksamhet stadsingenjör har under första delen av året sett till att kommunens kust och tätorter har flygfotograferats. Flygfotografierna kommer att göras tillgängliga via kalmar.se och som öppen data. Tack vare nationella direktiv för öppen data ökar efterfrågan samt kraven på tillgänglig geografisk information. Det kommer att påverkar kommunerna, så även Kalmar kommun. Vi kan se att fler och fler kartavtal mellan kommunen och externa aktörer sägs upp när bland annat mer data tillgängliggörs som öppen data. Detta kommer resultera i stora intäktsminskningar för verksamheten framöver. Lantmäterienheten har hittills under året avslutat många ärenden vilket resulterat i ökade intäkter. Arbetet med att NKI (nöjd-kund-index) för aktuella verksamheter på kontoret ska vidmakthållas eller öka är ett kontinuerligt prioriterat arbete, men det intensifieras först nu eftersom resultatet för 2017 kommit nu i maj. De verksamheter som använder NKI utreder för närvarande tillsammans med förvaltningens miljö- och kvalitetssamordnare möjligheten att tillämpa mätningarna även för privatpersoner. Verksamhet miljö har under början på året fortsatt arbeta med implementeringen av det nya diariesystemet Vision och arbetet med att utreda möjligheten att använda systemet Public 360 för nämndadministration, som kommunens övriga förvaltningar gör, har påbörjats. Under första delen av året har arbetet med projektet SBK 2.0 kommit igång. Det är förvaltningens ledningsgrupp som är initiativtagare och beställare till projektet, som projektleds av en medarbetare på staben. Syftet med projektet är att förvaltningen ska vara en attraktiv arbetsplats, där vi arbetar tillsammans med rätt saker på ett effektivt sätt och där alla medarbetare trivs och känner att de kan utvecklas. Inledningsvis sker arbetet i samarbete med en konsult där fokus ligger på att utveckla både ledarskapet och medarbetarskapet genom ett medarbetarprogram som såväl chefer som medarbetare ska gå. Programmets mål är att höja kunskapsnivån kring och belysa tydliggörandet av roller och att skilja på roll och person, förståelse för organisationens sammanhang och mål, att kunna kommunicera sakligt och i rätt forum samt tillägna sig kunskaper om hur arbetsgrupper utvecklas och hur man kan bidra till konstruktivt samspel i sin grupp. Det kommer ske genom upprepade utbildningsinsatser under våren och hösten tillsammans med konsultfirman, därefter kommer projektet fortlöpa i egen regi. Tillsammans kommer vara ledordet på förvaltningen under hela året, dels inom förvaltningen men även gentemot övriga förvaltningar och bolag. Under året har förvaltningen fyra kontorsmöten inplanerade och då kommer representanter från andra förvaltningar och bolag bjudas in för att presentera sin verksamhet och hur vi kontinuerligt kan utveckla samarbetet. 3
Driftsredovisning Prognos Den totala förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter fem månader något lägre än budgeterat, drygt plus 600 tkr mot budget. Varav intäktsdebiteringen ligger lägre än budgeterat efter april månad, - 4 200 tkr, vilket enligt prognosen till viss del kommer att jämna ut sig något till årets slut med ett lite mindre underskott mot budget, - 2 800 tkr. Samhällsbyggnadskontoret har inledningsvis i år ett antal vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna, knappt +5 000 tkr och prognosen för helår ger ett överskott på +5 900 tkr efter att ett flertal tjänster tillsätts under vår/höst. Förbrukningen för övriga verksamhetskostnader ligger ungefär lika med riktvärdet för april, vilket innebär en avvikelse på knappt -100 tkr, vilket inkluderar en avvikelsen för bostadsanpassningsbidrag på +100 tkr. Prognosen totalt för övriga kostnader är ett underskott mot budget på -3 100 tkr. riktvärde: 41,7% Driftsredovisning (tkr) Budget 2018 Utfall maj Avv. mot riktv. Prognos helår Intäkter -69 390-24 664-4 249-2 800 Kapitaltjänstkostnader 1 277 523 9 0 Personalkostnader 80 182 28 433 4 976 5 900 Övriga verksamhetskostnader 36 304 15 194-67 -3 100 Summa 48 371 19 486 669 0 Till och med maj månad finns det mer eller mindre avvikelser inom alla verksamhetsområde men helårsprognosen för förvaltningen är ett resultat lika med budget 2018. Nedanstående tabell visar årets budget per verksamhetsområde och dess prognos för helår samt skillnad mellan budget och prognos. Driftsredovisning 2018 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden 1 665 1 665 0 Förvaltningschef 11 237 11 637-400 Staben 6 199 7 249-1 050 Vht Stadsingenjör 13 706 13 556 150 Vht Planering o bygg 7 829 6 929 900 Vht Miljö 7 735 7 335 400 Summa 48 371 48 371 0 4
Prognos helår per verksamhetsområde Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens budget är lika med budget 2018. Prognosen på helår visar att det totalt för förvaltningschefens verksamhet kommer att bli ett underskott på ca -400 tkr mot budget. Det prognostiserade underskottet avser personalomkostnader för förvaltningens värdegrundsarbete, rekrytering av personal och utbildning. Stabsverksamheten kommer under året ha högre personalkostnader än budgeterat på grund av ca 1,5 tjänster utöver budget, vilket till viss del jämnar ut sig beroende på vakanser såsom föräldraledighet och sjukskrivning viss del av året. Prognosen för stabsverksamheten är ett underskott gentemot budget på ungefär -1 000 tkr. Stadsingenjörsverksamhetens prognos för helår är ett litet plus mot budget på +150 tkr, beroende på ett överskott för personalkostnad på grund av föräldraledighet del av året. Verksamhetsområdet planering o byggs prognos visar totalt ett överskott mot budget på + 900 tkr. Det inkluderar bland annat ett underskott för intäkter på -3 200 tkr. Alla fyra enheterna kommer enligt prognosen att få problem med att nå sina intäktskrav på grund av vakanta tjänster. På grund av vakanser framförallt inom enheterna planering, projektering och bygglov är prognosen för personalkostnader på +6 800 tkr mot budget. Vakanserna avser bland annat verksamhetschef, handläggare inom planering och bygglov samt projektledare och projektörer. Prognosen för övriga verksamhetskostnader visar totalt ett underskott på -2 700 tkr för bland annat köp av tjänster, rekrytering, konsultavtal och serviceavtal. Helårsprognosen för verksamhetsområdet miljö visar ett litet överskott mot budget på totalt +400 tkr på grund av några vakanta tjänster och tjänstledigheter under del av året. Den totala prognosen för samhällsbyggnadsnämnden är något osäker på grund av vakanser inom förvaltningen som kan föranleda betydligt högre kostnader för bland annat rekrytering, interimistiska lösningar samt konsultkostnader. Då förvaltningen har mycket ny och ibland oerfaren personal ökar även utbildningskostnaderna. Att framförallt verksamheten planering och bygg har många vakanta tjänster samt många nya medarbetare innebär också att årets intäktskrav inte kommer att uppnås. Intäktsminskningen är svår att prognostisera och därför är också den totala prognosen så här tidigt på året ganska osäker. 5
Kvalitet i verksamheten Servicegarantier Under perioden januari-maj 2018 har servicegarantin för bygglovsärenden uppfyllts till 100 %. Alla de ärenden som omfattas av garantin är beslutade inom den tid som utlovats. Servicegarantin för enskilda avlopp och för värmepumpar har däremot inte kunnat mätas, vilket beror på byte av diariesystem men bedömningen är att servicegarantin är fortsatt mycket hög. Under januari till och med april har två stycken beslut gällande planbesked fattats av planutskottet, varav ett uppfyllde servicegarantin. Det andra försenades på grund av resursbrist samt byte av handläggare. Verksamhetsmått Servicegaranti 2018 2017 2016 Bygglovsärenden 100% 100% 81% Enskilda avlopp *** - 100% 100% Värmepumpar *** - 100% 97% 1 av 2, 4 av 8, Planbesked - 50% 50% 2018 2017 2016 2018 2017 2016 Detaljplaner Fastighetsbildning Prioriterade detaljplaner 27 40 38 Inkomna ärenden 32 68 48 Överklagade/ej avgjorda 1 3 1 Avslutade ärenden 55 44 46 Lagakraftvunna 5 5 6 Handläggningstid** (median) 207 144,5 101 - antal bostäder i flerbostadshus 846 600 96 - antal småhus 56 107 79 Mät-, kart- och GIS-uppdrag - antal ha verksamhet 5 2,8 0 Nybyggnadskartor 52 55 66 Utsättning (utförda) 24 20 52 Bygglovsärenden Kart- och GIS-uppdrag 149 203 165 Inkomna ärenden (alla) 577 517 551 Beviljade ärenden (endast bygglov) 242 229 266 Park- och infrastrukturärenden Handläggningstid* (median) 16 7 8 Landskap 0 1 5 Bev. bygglov - enbostadshus 75 53 49 Trafik*** 106 Bev. bygglov - lgh i flerbost.hus 305 851 293 Miljöärenden Bostadsanpassning Hälsoärenden 249 222 255 Inkomna ärenden 298 209 233 Tillsyn hälsoskydd 94 140 134 Beviljade ärenden 202 338 177 Livsmedel 556 484 660 Utbetalade bidrag (tkr) 3 369 3 903 2 631 Tillsyn livsmedel 475 391 573 Handläggningstid* (median) 3 3 4 Miljöskydd 685 852 975 Tillsyn miljöskydd 308 521 578 Servicegarantier Naturvård 52 42 40 Bygglovsärenden 60 43 Tillsyn naturvård 21 2 7 - servicegaranti ej uppnådd 0 8 HÄLSOTAL jan-april, (en månad eftersläpning) Enskilda avlopp *** - 61 76 Sjukfrånvaro, % - servicegaranti ej uppnådd - 0 0 Man 2,6 2,5 2,0 Värmepumpar *** - 27 33 Kvinna 5,6 2,3 3,8 - servicegaranti ej uppnådd - 0 1 Totalt SBN 4,1 2,4 3,0 Frisknärvaro: Andelen tillsvidareanställda medarbetare som sedan årsskiftet inte haft någon sjukfrånvaro alls. 6 * från att ansökan är komplett tills dess att beslut fattats. ** från att ansökan kommer in till dess ärendet slutförts. *** pga byte av diariesystem finns inga siffror för 2018 än. Totalt Kalmar kommun 7,5 7,9 7,7 Frisknärvaro, % Man 52,0 72,2 60,5 Kvinna 42,9 56,4 56,5 Totalt SBN 47,7 64,2 58,4 Totalt Kalmar kommun 44,1 46,4 47,4
Detaljplaner De prioriterade detaljplaner som redovisas i tabellen ovan (27 st. för 2018) avser antalet detaljplaner i den prioriteringslista som planutskottet fattade beslut om 2018-05-22. Under perioden januari till och med april 2018 har fem detaljplaner vunnit laga kraft. Detaljplan för Tullhuset 1, Kvarnholmen Detaljplan för Del av Hossmo 1:53, Hossmo Detaljplan för Falken 4, Malmen Detaljplan Fjölebro Etapp 5, Södra delen Detaljplan för Flodhästen 5 (Gamla Rifatomten) Överklagade/ ej avgjorda detaljplaner: Stensö Camping - Stensö 2:106 m fl. 7