Månadsuppföljning och prognos

Transkript

1 Månadsuppföljning och prognos Juli 2018 Samhällsbyggnadsnämnden 1

2

3 Väsentliga händelser Under årets första månader har fokus huvudsakligen varit på implementering av verksamhetsmålen för 2018, rekrytering av personal och projektet SBK 2.0. Verksamhetsutveckling pågår kontinuerligt inom förvaltningens samtliga verksamheter för att öka kvaliteten och effektiviteten i arbetet. Det ökade fokuset på genomförande och fullmäktigemålet att kommunkoncernen ska arbeta för att färdigställa minst 700 bostäder per år fram till 2020 genomsyrar hela förvaltningens arbete och samtliga verksamheter har under planeringsdagar diskuterat hur de kan bidra till detta mål. Exempelvis anställdes en utredare med juridisk kompetens på staben i början av året som bland annat ska bistå verksamhet planering och bygg med stöd i upphandlingar. Arbetet med investeringar och uppföljning av investeringsprojekt har prioriterats, liksom tillsättandet av en chef för projektenheten. Det är med stor stolthet och glädje som förvaltningen konstaterar att de senaste årens hårda arbete med att uppfylla målet att samhällsbyggnadskontoret under åren 2016 till och med 2018 ska planera för bostäder varav 300 småhus har gett resultat. Redan under första tertialet är målet uppfyllt då förvaltningen har tagit fram detaljplaner som möjliggör för bostärder varav 282 i småhus. Arbetet med att förbereda beslut om prioritering av detaljplaner i kommunstyrelsens planutskott i maj har genomförts i samarbete med kommunens övriga förvaltningar och bolag. Samtidigt pågår arbetet med flera övergripande dokument, såsom Sveaplan och Norra staden liksom aktualitetsprövning av ÖP samt trädersättningsplan. Vidare fattade samhällsbyggnadsnämnden i april beslut om bygglov för Linnéuniversitetets lokaler i Ölandshamnen, ett bygglov vars beredning involverat flera medarbetare på förvaltningen. Förvaltningen arbetar vidare med att genomföra de åtgärder som åtagits i Stadsmiljöavtalet för att främja hållbart resande och satsa på starka stråk för cykel och kollektivtrafik. Verksamhet stadsingenjör har under första delen av året sett till att kommunens kust och tätorter har flygfotograferats. Flygfotografierna kommer att göras tillgängliga via kalmar.se och som öppen data. Tack vare nationella direktiv för öppen data ökar efterfrågan samt kraven på tillgänglig geografisk information. Det kommer att påverkar kommunerna, så även Kalmar kommun. Vi kan se att fler och fler kartavtal mellan kommunen och externa aktörer sägs upp när bland annat mer data tillgängliggörs som öppen data. Detta kommer resultera i stora intäktsminskningar för verksamheten framöver. Lantmäterienheten har hittills under året avslutat många ärenden vilket resulterat i ökade intäkter. Arbetet med att NKI (nöjd-kund-index) för aktuella verksamheter på kontoret ska vidmakthållas eller öka är ett kontinuerligt prioriterat arbete, men det intensifieras först nu eftersom resultatet för 2017 kommit nu i maj. De verksamheter som använder NKI utreder för närvarande tillsammans med förvaltningens miljö- och kvalitetssamordnare möjligheten att tillämpa mätningarna även för privatpersoner. Verksamhet miljö har under början på året fortsatt arbeta med implementeringen av det nya diariesystemet Vision och arbetet med att utreda möjligheten att använda systemet Public 360 för nämndadministration, som kommunens övriga förvaltningar gör, har påbörjats. Under första delen av året har arbetet med projektet SBK 2.0 kommit igång. Det är förvaltningens ledningsgrupp som är initiativtagare och beställare till projektet, som projektleds av en medarbetare på staben. Syftet med projektet är att förvaltningen ska vara en attraktiv arbetsplats, där vi arbetar tillsammans med rätt saker på ett effektivt sätt och där alla medarbetare trivs och känner att de kan utvecklas. Inledningsvis sker arbetet i samarbete med en konsult där fokus ligger på att utveckla både ledarskapet och medarbetarskapet genom ett medarbetarprogram som såväl chefer som medarbetare ska gå. Programmets mål är att höja kunskapsnivån kring och belysa tydliggörandet av roller och att skilja på roll och person, förståelse för organisationens sammanhang och mål, att kunna kommunicera sakligt och i rätt forum samt tillägna sig kunskaper om hur arbetsgrupper utvecklas och hur man kan bidra till konstruktivt samspel i sin grupp. Det kommer ske genom upprepade utbildningsinsatser under våren och hösten tillsammans med konsultfirman, därefter kommer projektet fortlöpa i egen regi. Tillsammans kommer vara ledordet på förvaltningen under hela året, dels inom förvaltningen men även gentemot övriga förvaltningar och bolag. Under året har förvaltningen fyra kontorsmöten inplanerade och då kommer representanter från andra förvaltningar och bolag bjudas in för att presentera sin verksamhet och hur vi kontinuerligt kan utveckla samarbetet. 3

4 Driftsredovisning Prognos Den totala förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter juli 2018 något lägre än budgeterat, drygt plus tkr mot budget. Varav intäktsdebiteringen ligger lägre än budgeterat efter juli månad, tkr, underskottet kommer enligt prognosen att bli något mindre till årets slut, tkr. Samhällsbyggnadskontoret har inledningsvis i år ett antal vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna, tkr och prognosen för helår ger ett överskott på tkr efter att ett antal vakanta tjänster tillsätts under hösten. Totalt är prognosen ca 13 vakanta tjänster på helår. Förbrukningen för övriga verksamhetskostnader ligger ungefär lika med riktvärdet för juli, vilket innebär en avvikelse på drygt +600 tkr, vilket inkluderar en avvikelsen för bostadsanpassningsbidrag på +400 tkr. Prognosen totalt för övriga kostnader är ett underskott mot budget på tkr. riktvärde: 58,3% Driftsredovisning (tkr) Budget 2018 Utfall juli Avv. mot riktv. Prognos helår Intäkter Kapitaltjänstkostnader Personalkostnader Övriga verksamhetskostnader Summa Till och med juli månad finns det mer eller mindre avvikelser inom alla verksamhetsområde och helårsprognosen för förvaltningen är ett resultat på plus 500 tkr mot budget Nedanstående tabell visar årets budget per verksamhetsområde och dess prognos för helår samt skillnad mellan budget och prognos. Driftsredovisning 2018 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningschef Staben Vht Stadsingenjör Vht Planering o bygg Vht Miljö Summa

5 Prognos helår per verksamhetsområde Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens budget är lika med budget Prognosen på helår visar att det totalt för förvaltningschefens verksamhet kommer att bli ett underskott på ca -550 tkr mot budget. Det prognostiserade underskottet avser personalomkostnader för förvaltningens projekt SBK 2.0, rekrytering av personal och utbildning samt inköp av möbler mm till reception och sammanträdesrum. Stabsverksamheten kommer under året ha högre personalkostnader än budgeterat på grund av ca 1,5 tjänster utöver personalbudget, vilket till viss del jämnar ut sig beroende på vakanser såsom föräldraledighet och långtidssjukskrivning viss del av året. Prognosen för stabsverksamheten är ett underskott gentemot budget på ungefär tkr. Stadsingenjörsverksamhetens prognos för helår är ett litet plus mot budget på +400 tkr, beroende på ett överskott för personalkostnad på grund av föräldraledighet del av året och byte av personal. Verksamhetsområdet planering o byggs prognos visar totalt ett överskott mot budget på tkr. Det inkluderar bland annat ett underskott för intäkter på tkr. Enheterna planering, bygglov och projekt kommer enligt prognosen att få problem med att nå sina intäktskrav bland annat på grund av vakanta tjänster. På grund av vakanta tjänster, ca 12 tjänster på helår, är prognosen för personalkostnader tkr mot budget. Vakanserna avser bland annat verksamhetschef, handläggare inom planering och bygglov samt projektledare och projektörer. Prognosen för övriga verksamhetskostnader visar totalt ett underskott på tkr för bland annat köp av tjänster, rekrytering, konsultavtal och serviceavtal. Helårsprognosen för verksamhetsområdet miljö visar ett litet överskott mot budget på totalt +300 tkr. Överskottet inkluderar ett plus för personalkostnader på grund av några vakanta tjänster och tjänstledigheter under del av året samt ett minus för inköp av nytt verksamhetssystem. Den totala prognosen för samhällsbyggnadsnämnden är något osäker på grund av vakanser inom förvaltningen som kan föranleda betydligt högre kostnader för bland annat rekrytering, interimistiska lösningar samt konsultkostnader. Då förvaltningen har mycket ny och ibland oerfaren personal ökar även utbildningskostnaderna. Att framförallt verksamheten planering och bygg har många vakanta tjänster samt många nya medarbetare innebär också att årets intäktskrav inte kommer att uppnås. Intäktsbortfallet är svårt att prognostisera och därför är också den totala prognosen ganska osäker. 5

6 Kvalitet i verksamheten Servicegarantier Under perioden januari-juli 2018 har servicegarantin för bygglovsärenden uppfyllts till 100 %. Alla de ärenden som omfattas av garantin är beslutade inom den tid som utlovats. Servicegarantin för enskilda avlopp och för värmepumpar har däremot inte kunnat mätas, vilket beror på byte av diariesystem men bedömningen är att servicegarantin är fortsatt mycket hög. Under januari till och med juli har tre stycken beslut gällande planbesked fattats av planutskottet, varav två uppfyllder servicegarantin. Det andra försenades på grund av resursbrist samt byte av handläggare. Verksamhetsmått VERKSAMHETSMÅTT - juli Detaljplaner Fastighetsbildning Prioriterade detaljplaner Inkomna ärenden Överklagade/ej avgjorda Avslutade ärenden Lagakraftvunna Handläggningstid** (median) antal bostäder i flerbostadshus antal småhus Mät-, kart- och GIS-uppdrag - antal ha verksamhet 5 6,2 0 Nybyggnadskartor Utsättning (utförda) Bygglovsärenden Kart- och GIS-uppdrag Inkomna ärenden (alla) Beviljade ärenden (endast bygglov) Park- och infrastrukturärenden Handläggningstid* (median) Landskap Bev. bygglov - enbostadshus Trafik*** 106 Bev. bygglov - lgh i flerbost.hus Miljöärenden Bostadsanpassning Hälsoärenden Inkomna ärenden, ej uppdat. juli Tillsyn hälsoskydd Beviljade ärenden Livsmedel Utbetalade bidrag (tkr) Tillsyn livsmedel Handläggningstid* (median) Miljöskydd Tillsyn miljöskydd Servicegarantier Naturvård Bygglovsärenden Tillsyn naturvård servicegaranti ej uppnådd 0 8 HÄLSOTAL jan-juni, (en månad eftersläpning) Enskilda avlopp *** Sjukfrånvaro, % - servicegaranti ej uppnådd Man 2,1 2,0 2,3 Värmepumpar *** Kvinna 4,6 2,6 3,2 - servicegaranti ej uppnådd Totalt SBN 3,4 2,3 2,8 * från att ansökan är komplett tills dess att beslut fattats. ** från att ansökan kommer in till dess ärendet slutförts. *** pga byte av diariesystem finns inga siffror för 2018 än. Totalt Kalmar kommun 6,7 7,3 7,3 Frisknärvaro, % Man 50,0 65,5 59,1 Kvinna 39,7 52,7 48,9 Totalt SBN 44,6 59,1 53,8 Totalt Kalmar kommun 50,2 52,0 53,9 Frisknärvaro: Andelen tillsvidareanställda medarbetare som sedan årsskiftet inte haft någon sjukfrånvaro alls. 6

7 Detaljplaner De prioriterade detaljplaner som redovisas i tabellen ovan (27 st. för 2018) avser antalet detaljplaner i den prioriteringslista som planutskottet fattade beslut om Under perioden januari till och med juli 2018 har sju detaljplaner vunnit laga kraft. Detaljplan för Tullhuset 1, Kvarnholmen Detaljplan för Del av Hossmo 1:53, Hossmo Detaljplan för Falken 4, Malmen Detaljplan Fjölebro Etapp 5, Södra delen Detaljplan för Flodhästen 5 (Gamla Rifatomten) Detaljplan för Brandvakten 7, Kvarnholmen (Gamla brandsstationen) Detaljplan för Tenngjutaren 3 och 14, Kvarnholmen (Kalmarsund hotell) Överklagade/ ej avgjorda detaljplaner: Stensö Camping - Stensö 2:106 m fl. 7