Månadsuppföljning och prognos

Transkript

1 Månadsuppföljning och prognos November 2018 Samhällsbyggnadsnämnden Godkänd av samhällsbyggnadsnämnden

2 Innehåll Väsentliga händelser 3 SBK 2.0 ett förvaltningsövergripande projekt 3 Förvaltningsledning och stab 3 Verksamhetsområde Miljö 4 Verksamhetsområde Planering och bygg 4 Verksamhetsområde Stadsingenjör 5 Driftsredovisning 6 Utfall och prognos 6 Kvalitet i verksamheten 8

3 Väsentliga händelser Under året har samhällsbyggnadskontoret huvudsakligen fokuserat på att implementera samt uppfylla verksamhetsmålen för 2018, arbetat med verksamhetsutvecklande åtgärder som bidrar till effektivitet, samt åtgärder för att vara en attraktiv arbetsplats. Förvaltningens chefer har prioriterat att arbeta med projektet SBK 2.0, ett projekt som belyser och ger verktyg till förbättringar inom samtliga ovan nämnda områden. SBK 2.0 ett förvaltningsövergripande projekt Under året har förvaltningschefen beslutat att tillskapa och driva projektet SBK 2.0 som projektleds av en medarbetare på staben. Syftet med SBK 2.0 är just att förvaltningen ska vara en attraktiv arbetsplats, där vi arbetar tillsammans med rätt saker på ett effektivt sätt och där alla medarbetare trivs och känner att de kan utvecklas. Förvaltningschefen fastställde projektdirektivet den 6 april. Förvaltningens chefsgrupp tillsammans med projektledaren har deltagit i två utbildningsdagar med konsulten Sandahl Partners och därefter haft kontinuerliga möten där projektets innehåll och fortsatt arbete har diskuterats. Alla verksamhetsområden utom staben har under ledning av projektledaren genomfört en SWOT-analys gällande sin verksamhet. SWOT-analysen ska fungera som en utgångspunkt för verksamhetsområdet inför arbetet med SBK 2.0 och är något att jämföra med när projektet pågått en tid. En första utvärdering av projektet planeras till juni 2019 och då gör ledningsgruppen en bedömning kring hur länge arbetet ska pågå i projektform. Arbetet med frågorna som inryms i SBK 2.0 är inget som upphör efter projektidens slut, utan är ett ständigt pågående arbete som sedan ska införlivas i förvaltningens dagliga arbete. Under september månad har alla medarbetare på förvaltningen gått två halvdagsutbildningar och fått boken Ta din roll på jobbet. Därefter har respektive enhet börjat arbeta igenom boken kapitelvis och chefsgruppen kommer kontinuerliga att ha möten för att driva projektet framåt. Förvaltningsledning och stab Samhällsbyggnadskontorets verksamheter arbetar för att anpassa sig till den nya lagstiftningen GDPR och det arbetet har samordnats av medarbetare på staben. Bland annat som en följd av GDPR pågår arbetet med att se över nämndsadministrationen. Public 360 ska framöver användas för upprättandet av samhällsbyggnadsnämndens kallelser och protokoll, vilket ska implementeras under hösten. Inom ramen för det uppdraget ska även möjligheten att använda systemet för diarieföring för fler enheter än de som nyttjar det idag utredas. Arbetet drivs och samordnas av medarbetare på staben och det finns en arbetsgrupp med representanter från samtliga verksamheter som deltar i arbetet. Vidare har medarbetare på staben tillsammans med representanter från berörda enheter fokuserat på att ytterligare anpassa och därigenom öka nyttan med projektverktyget Antura och kvalitetssäkra förvaltningens arbete med upphandlingar. Under tertial två har mer tid lagts på verksamhetsutveckling mot de nya versionerna av ISO 9001 och 14001, standarder för kvalitet respektive miljö. Arbetet med EU-finansierade projekt och övriga projektansökningar inom infrastruktur- och Mobility Managementområdet har intensifierats. En ansökan till Tillväxtverket har inlämnats, inom ramen för det regionala strukturfondsprogrammet Småland och Öarna, avseende en förstudie om Kalmars framtida stationsläge. Förstudien ska utvärdera två alternativ: 1) möjligheten att förbättra och utveckla nuvarande spår- och stationsområde (resecentrum) och 2) anlägga ett helt nytt resecentrum med tillhörande spår vid en alternativ plats, Brageplan - Södra station där nuvarande Nordenfabriken är lokaliserad. I CMMprojektet pågår arbetet med att planera och genomföra ett cykelgarage i anslutning till befintligt stationsområde för fullt. 3

4 Förvaltningen har även deltagit i framtagandet av en ansökan till Energimyndigheten som har beviljats under oktober månad, med syfte att öka andelen barn och unga som nyttjar hållbara transporter till skolan, där cykeln är det största trafikslaget. För att lyckas krävs det en omfattande insats gentemot föräldrar för att stärka deras förståelse av vikten av att barn tar sig till skolan "På egna ben" av hälsoskäl, miljöskäl och trafiksäkerhetsskäl. Parallellt har förvaltningen också deltiagit i framtagandet av en ansökan till Regionalfonden som gäller Mobility Managementinsatser kring öppnandet av LNU:s central campus. Denna invigning fördubblar Kvarnholmens dagspendlare, från dagens till varmed insatser för att minska trycket på staden krävs. Verksamhetsområde Miljö Första delen av året har varit intensivt för verksamhetsområde Miljö. Sommarens torka har medfört extra fokus på vattenfrågor, men även foderbrist. Verksamhetsområdets arbete med detaljplaner och genomförandefrågor pågår, bland annat gällande sanering. Under det andra tertialet har verksamhetsområdet fortsatt arbetet med implementeringen av det nya diariesystemet Vision samt infört ny taxa, vilket givit merarbete i form av avgiftskommuniceringar och vissa omklassningar. Det finns ett nytt nätverk inom livsmedelskontrollen, irasff, vilket innebär krav på uppföljning av larm och vidare information. Verksamhetsområdet har svårt att rekrytera nya handläggare med rätt kompetens, vilket bland annat medför svårigheter att hitta vikarie vid föräldraledigheter. Verksamhetsområde Planering och bygg Under året har verksamhetsområdet haft fullt fokus på genomförandefrågor. Förutom flertalet redan pågående projekt har många stora och komplexa projekt påbörjat sin byggnation under första halvåret av Exempelvis renovering och förstärkning av kajen vid Linnéuniversitetet, utbyggnad av Karlsson Äng, etapp 2 av Djurängens bullervall och bygget av Snurrom verksamheter. Stadsmiljöbidraget har också bidragit till genomförandet av flertalet projekt i staden. På landskapssidan har många uppdrag påbörjats och genomförts runt om i kommunen, exempelvis lekplatserna i Lindsdal och Påryd, renovering av murar och vallar vid stationen på Kvarnholmen och projektering och upphandlingen av Norrlidens aktivitetspark för att nämna några. Den ökade omfattningen av komplexa och stora projekt i kombination med att projektenheten saknar personal på flera tjänster har gjort att enheten har fått arbeta intensivt med förbättrat arbete kring prioriteringar, ordning och reda samt ökat samarbete med både beställare och utförare för att kunna hålla fokus på uppdragen. Generellt råder det ett pressat byggläge i länet, vilket medför att flera upphandlingar har fått begränsat med eller helt saknat anbud. Detta har resulterat i omtag i upphandlingarna med tidstapp och risk för ökade kostnader i projekten. Under sommaren har flera stora evenemang gått av stapeln i kommunen, vilket framför allt TME har arbetat med. Vidare pågår arbetet med att ta fram ett nytt uteserveringsprogram och stadsarkitekten har prioriterat att informera och diskutera stadsbyggnadsfrågor i en rad olika forum. Annars har stort fokus legat på att rekrytera ny personal till verksamhetsområdet samt på att lära upp nyanställda, bland annat på planeringsenheten och på bygglovsenheten. Bygglovsenheten har exempelvis anställt två medarbetare vars huvudansvar är receptionstjänst, men även bygglovsadministration. Två medarbetare som tidigare varit administratörer har anställts som handläggare. 4

5 Verksamhetsområde Stadsingenjör Verksamhetsområde Stadsingenjör har under året sett till att kommunens kust och tätorter har flygfotograferats och fortsätter arbetet med att utveckla och förbättra e-tjänster och den digitala servicen för allmänheten. Hittills i år har verksamhetsområdet bland annat tagit fram en ny e-tjänst för att tillgängliggöra alla gällande detaljplaner och solkartan har utvecklats till att omfatta hela kommunen. Systemstödet Geosecma Grävtillstånd har implementerats under det andra tertialet för att ytterligare öka servicen och förenkla ärendehanteringen gällande grävtillstånd, markupplåtelse och trafikanordningsplaner. Vidare har verksamhetsområdet arbetat med att effektivitera och digitalisera en del interna processer både inom samhällsbyggnadskontoret i stort, men också åt andra förvaltningar och bolag. Under våren har verksamhetsområdet även samarbetat med Lantmäteriet i ett projekt för att under hösten lokalt kunna förtäta SWEPOS - Lantmäteriets nationella stödsystem för satellitpositionering i Sverige. Genom att på ett antal kommunala byggnader montera GNSS-mottagare förbättras möjligheterna att använda satellitpositionering i den kommunala mätverksamheten. Lantmäterimyndigheten fortsätter arbeta med den stora mängd ärenden som inkom förra året och arbetar för att efterhand minska ärendebalansen och handläggningstiderna. 5

6 Driftsredovisning Utfall och prognos Den totala förbrukningen för samhällsbyggnadskontoret ligger efter november 2018 lägre än budgeterat, plus tkr mot riktvärdet, varav intäktsdebiteringen ligger lägre än budgeterat efter november månad, tkr. Underskottet kommer enligt prognosen att bli något högre till årets slut, tkr. Samhällsbyggnadskontoret har under året haft ett antal vakanta tjänster vilket innebär en lägre förbrukning än budgeterat avseende personalkostnaderna, tkr och prognosen för helår ger ett överskott på tkr efter att ett antal vakanta tjänster tillsatts under hösten. Totalt är prognosen cirka 15,5 vakanta tjänster på helår. Förbrukningen för övriga verksamhetskostnader ligger något högre än riktvärdet för november, vilket innebär en avvikelse på drygt -400 tkr, vilket inkluderar en avvikelse för bostadsanpassningsbidrag på -100 tkr. Prognosen totalt för övriga kostnader är ett underskott mot budget på tkr. riktvärde: 91,7% Driftsredovisning (tkr) Budget 2018 Utfall nov Avv. mot riktv. Prognos helår Intäkter Kapitaltjänstkostnader Personalkostnader Övriga verksamhetskostnader Summa Till och med november månad finns det mer eller mindre avvikelser inom nästan alla verksamhetsområden och helårsprognosen för förvaltningen är ett resultat lika med budget Nedanstående tabell visar årets budget per verksamhetsområde och dess prognos för helår samt skillnad mellan budget och prognos. Driftsredovisning 2018 tkr Budget Prognos Skillnad Verksamhet Samhällsbyggnadsnämnden Förvaltningschef Staben Vht Stadsingenjör Vht Planering o bygg Vht Miljö Summa

7 Prognos helår per verksamhetsområde Prognosen för samhällsbyggnadsnämndens budget är lika med budget Prognosen på helår visar att det totalt för förvaltningschefens verksamhet kommer att bli ett underskott på ca tkr mot budget. Det prognostiserade underskottet avser personalomkostnader för förvaltningens projekt SBK 2.0, rekrytering av personal och utbildning samt inköp av möbler mm till reception och sammanträdesrum. Stabsverksamheten kommer under året ha högre personalkostnader än budgeterat på grund av ca 1,5 tjänster utöver personalbudget, vilket till viss del jämnar ut sig beroende på vakanser såsom föräldraledighet och långtidssjukskrivning viss del av året. Prognosen för stabsverksamheten är ett underskott gentemot budget på ungefär -800 tkr. Stadsingenjörsverksamhetens prognos för helår är ett utfall lika med budget, vilket inkluderar ett litet överskott på personalkostnader och lite underskott både vad gäller intäkter och övriga kostnader. Verksamhetsområde planering och byggs prognos visar totalt ett överskott mot budget på tkr. Det inkluderar bland annat ett underskott för intäkter på tkr. Enheterna planering, bygglov och projekt kommer enligt prognosen att få problem med att nå sina intäktskrav bland annat på grund av vakanta tjänster. På grund av vakanta tjänster, cirka 14,0 tjänster på helår, är prognosen för personalkostnader tkr mot budget. Vakanserna avser bland annat verksamhetschef, handläggare inom planering och bygglov samt projektledare och projektörer. Prognosen för övriga verksamhetskostnader visar totalt ett underskott på tkr för bland annat köp av tjänster, rekrytering, konsultavtal och serviceavtal. Helårsprognosen för verksamhetsområde Miljö visar ett litet överskott mot budget på totalt +400 tkr. Överskottet inkluderar ett litet plus för intäkter så väl som personalkostnader på grund av några vakanta tjänster och tjänstledigheter under del av året samt ett minus för inköp av nytt verksamhetssystem. 7

8 Kvalitet i verksamheten Under perioden januari-november 2018 har servicegarantin för bygglovsärenden uppfyllts till 98 %. Endast två av de ärenden som omfattas av garantin är inte beslutade inom den tid som utlovats. Servicegarantin för enskilda avlopp har uppfyllts till 100 % och för värmepumpar till 98 %. Under januari till och med november har fyra stycken beslut gällande planbesked fattats av planutskottet, varav tre uppfyllde servicegarantin. Det försenade planbeskedet dröjde på grund av resursbrist samt byte av handläggare. Servicegaranti Bygglovsärenden *** 98% 100% 81% Enskilda avlopp 100% 99% 100% Värmepumpar 98% 99% 99% 3 av 4, 4 av 6, Planbesked - 75% 67% Verksamhetsmått Detaljplaner Fastighetsbildning Prioriterade detaljplaner Inkomna ärenden Överklagade/ej avgjorda Avslutade ärenden Lagakraftvunna Handläggningstid** (median) antal bostäder i flerbostadshus antal småhus Mät-, kart- och GIS-uppdrag - antal ha verksamhet Nybyggnadskartor Utsättning (utförda) Bygglovsärenden Kart- och GIS-uppdrag Inkomna ärenden (alla) Beviljade ärenden (endast bygglov) Park- och infrastrukturärenden Handläggningstid* (median) Landskap Bev. bygglov - enbostadshus Trafik*** 205 Bev. bygglov - lgh i flerbost.hus Miljöärenden Bostadsanpassning Hälsoärenden Inkomna ärenden Tillsyn hälsoskydd Beviljade ärenden Livsmedel Utbetalade bidrag (tkr) Tillsyn livsmedel Handläggningstid* (median) Miljöskydd Tillsyn miljöskydd Servicegarantier Naturvård Bygglovsärenden *** Tillsyn naturvård servicegaranti ej uppnådd 2 13 HÄLSOTAL jan-okt, (en månad eftersläpning) Enskilda avlopp Sjukfrånvaro, % - servicegaranti ej uppnådd Man 2,2 1,7 3,1 Värmepumpar Kvinna 4,4 3,5 2,9 - servicegaranti ej uppnådd Totalt SBN 3,3 2,7 3,0 * från att ansökan är komplett tills dess att beslut fattats. ** från att ansökan kommer in till dess ärendet slutförts. *** Inga siffror för 2017 Totalt Kalmar kommun 6,2 6,8 6,9 Frisknärvaro, % Man 48,2 59,6 54,2 Kvinna 35,9 45,9 38,9 Totalt SBN 41,7 52,5 46,1 Totalt Kalmar kommun 34,8 35,8 36,4 Frisknärvaro: Andelen tillsvidareanställda medarbetare som sedan årsskiftet inte haft någon sjukfrånvaro alls. 8

9 Detaljplaner De prioriterade detaljplaner som redovisas i tabellen ovan (29 st. för 2018) avser antalet detaljplaner i den prioriteringslista som planutskottet fattade beslut om Under perioden januari till och med november 2018 har nio detaljplaner vunnit laga kraft. Detaljplan för Tullhuset 1, Kvarnholmen Detaljplan för Del av Hossmo 1:53, Hossmo Detaljplan för Falken 4, Malmen Detaljplan Fjölebro Etapp 5, Södra delen Detaljplan för Flodhästen 5 (gamla Rifa), Oxhagen Detaljplan för Brandvakten 7 (gamla brandsstationen), Kvarnholmen Detaljplan för Tenngjutaren 3 och 14, Kvarnholmen Detaljplan för Skeppsbron 1, Kvarnholmen Detaljplan för Fågelsudd 1:123 m.fl., Fågelsudd Överklagade/ ej avgjorda detaljplaner: Stensö Camping - Stensö 2:106 m fl. 9