När intäkter utan koppling till någon faktura (s.k. kassaproformor) inkommer till universitet bokför ekonomienheten beloppet på institutionens interimskonto 25995. I de fall det saknas tydlig referens och ekonomienheten inte har möjlighet att placera inbetalningen bokförs intäkten på ekonomienhetens utredningskonto 25991 eller 25992. Meddela Ekonomisupporten via https://medarbetarportalen.gu.se/ekonomisupport om ni identifierat en inbetalning som tillhör ert ansvar. Välj: AGRESSO Ekonomi Huvudbok Avstämning av interimskonton Kontoavstämning - Kontoavstämning exkl. IB Fyll i ansvarsnummer på rad 8 och välj OK. Sida 1 av 6 2019-04-02
När det har bokats en inbetalning på 25995 gör institutionen en omföring till rätt konto och verksamhet. Om verifikationen bokats till 25995 med fel motpart av ekonomienheten, görs justering i samband med omföringen. Omföringsbilden nås antingen via kontoavstämningen och Omför Proforma. Eller via: AGRESSO Ekonomi Huvudbok Registrering - Verifikationsregistrering Leverantörsfaktura i retur Sida 2 av 6 2019-04-02
Om inbetalningen ska kvittas mot en kundfaktura anges den dag som betalningen inkom till universitetet som verifikationsdatum (se mer information i lathund Kundfaktura betalas mot kassaproforma), i annat fall bokförs omföringen med dagens datum. Inbetalningar till 25995 ska bokas bort från kontot med samma kontering som den ursprungliga verifikationen fast med motsatt tecken. D.v.s. samma konto, ansvar, verksamhet, ev. fritt fält, motpart och finansiär. Motbokning sker mot rätt intäktskonto, ansvar, verksamhet, ev. fritt fält samt motpart och finansiär. I de fall inbetalningen är inklusive moms anges även aktuell momskod i fältet MK. Om momskoden ska vara en annan än den som ev. är förinställd för kontot, ändra momskod i fältet MK, tabba till Valutabelopp och välj 100% så justeras beloppet per automatik. Sida 3 av 6 2019-04-02
När verifikationen sparas bokar systemet momstransaktionen. Det går även att ange momskod (MK) 0 och istället boka momsbeloppet manuellt. Vid 25% pålagd moms, räkna bort 20% från inbetalt belopp Vid 12% pålagd moms, räkna bort 10,71% från inbetalt belopp Vid 6% pålagd moms, räkna bort 5,6% från inbetalt belopp I de fall en utbetalning av en leverantörsfaktura kommer i retur används leverantörfakturans ursprungliga kontering som motbokning och momsbeloppet som bokfördes vid utbetalningen backas manuellt. När verifikationen i kolumnen Belopp går ut i 0 och det finns ett kryss i rutan längst till vänster i tabellfältet kan verifikationen sparas med eller F12. Nedan ruta visas, notera verifikationsnumret och välj OK. Var noga med att bifoga underlag till verifikationen i Agresso samt skriva en tydlig text vad verifikationen avser. För att bifoga ett underlag gå till dokumentarkivet för verifikationen till befintligt dokument. Tryck sedan på lägg Tryck sedan på bläddra och välj det dokument du önskar bifoga. Välj eller F12 för att spara. Sida 4 av 6 2019-04-02
Avstämning När omföringen är bokförd kan avstämning av konto 25995 göras. Välj: AGRESSO Ekonomi Huvudbok Avstämning av interimskonton Kontoavstämning - Kontoavstämning exkl. IB Skriv in ansvar på rad 8 i sökrutan. Kontrollera att ansvar, verksamhet, ev. fritt fält, motpart samt finansiär är samma och att beloppen helt tar ut varandra (ev. differenser måste åtgärdas innan avstämning). Markera de rader som ska stämmas av med ett kryss i kolumn R. Kontrollera att avstämt belopp = 0,00. Spara med eller F12. Ångra avstämning Det går att ångra en avstämd post, t.ex. om en reversering av en redan avstämd post ska göras. I sökrutan bockas Avstämda poster i, 1:a sortering kan göras på Avst.id rad 40. För att begränsa sökningen kan det vara bra att ange ytterligare information som exempelvis period, motpart, text etc. Sida 5 av 6 2019-04-02
Markera en av raderna genom att placera markören på exempelvis verifikationsnumret och välj Ta bort avstämning. Nedan ruta visas, välj Ja. Och spara med eller F12. Posterna ligger nu återigen som Ej avstämda rader. Sida 6 av 6 2019-04-02