HUMAN RESOURCES AND VOLONTÄRSAMORDNING

HUMAN RESOURCES AND VOLONTÄRSAMORDNING Nivå - Medel Den här kursen tar upp grundläggande förberdelser och praktiker för volontärsamordnare när de ska samordna potentiella volontärer och volontärer som redan finns i verksamheten. Modul 1: Förberedelser är nyckeln! Grundläggande kunskap om volontärsamordning för volontärsamordnare DU 1.1 Social empati DU 1.2 - Ledarskap DU 1.3 Konflikthantering Modul 2 Kom igång! Volontärsamordning i praktiken D 2.1 Utveckla motiverande och kreativa uppgifter för volontärer D 2.2 Hur skapa du en bra grupp teambuilding som fungerar D 2.3 101 olika sätt att motivera volontärer 1

MODUL 1 Förberedelser är nyckeln! Grundläggande kunskap om volontärsamordning för volontärsamordnare DU 1.1 Social empati Volontärer lockas oftast av berättelser, människoröden och situationer som berör dem och där de känner att de kan vara till hjälp och där de känner att de är välkomna och får vara en del av en gemenskap. För att åstadkomma denna gemenskap är ett sätt att ha minst en person som är väl förberedd, att den ideella organisationen har en person som kan sätta samman den ideella organisationens behov med volontärerna som vill bidra med sitt engagemang. Volontärsamordnare/samordnaren är ofta en person som de ideellt engagerade sympatiserar med och har som förebild för oftast är det en person som själv är väldigt engagerad och brinner för sin sak. För volontärsamordnaren kan det också vara viktigt att visa starka värderingar. Social empati- ett blandat begrepp- kan hjälpa volontärsamordnare att förstå människor i allmänhet och i synnerhet volontärer och på samma gång förstå samhället och de som har nytta av ens verksamhets problem. Inom begreppet social empati samlat individuell empati och social ojämlikhet. Social empati definieras som att förstå andra människor, genom att uppfatta eller uppleva andras livssituationer och få insikt i strukturella ojämlikheter och skillnader. Det kräver att vi sätter oss in i en annan persons position, situation, utan att döma. Vi kan också fundera över vilka insatser som kan göras för att förbättra situationen. Om vi har social empati är vi mer benägna att engagerar oss eller skapa tjänster, projekt eller program för att skapa social rättvisa. Social empati kräver följande överväganden (anpassad efter Elizabeth A. Segal): Vår egen erfarenhet är inte samma som någon annans, så för att förstå en person, måste vi förstå särdragen i hans eller hennes liv. För att förstå någon, måste vi avstå från att vara fördömmande. Empati handlar inte om rätt eller fel. Till exempel bör man avstå från att göra en bedömning om kring val som individer har gjort, exempelvis huruvida det varit rätt att en person slutat i skolan. Social empati kräver att vi tänker på alla miljömässiga och/eller samhälleliga faktorer som påverkar en persons livsvillkor. 2

Förstå mottagare med hjälp av ovanstående är viktigt både för volontärer - som lär sig att anpassa sitt beteende och arbeta i enlighet med samt att frivilligt samordnare - som övervakar och leder befintliga frivilliga. Det är också viktigt för att utveckla orsak-relaterade meddelanden för att rekrytera nya volontärer. Förstå sociala problem och förmånstagare hjälper frivilliga samordnare hitta det bästa sättet att presentera dessa frågor till den breda allmänheten och få stöd och från frivilliga intresserade att få till stånd verklig social förändring. Att förstår andra är viktigt både för volontärer som lär sig att hantera olika slags människor och beteenden och för volontärsamordnare som leder och stödjer volontärer. Det är också viktigt att förstå andra människor och hur de tänker, när en ideell organisation ska förmedlar och väcka engagemang för just sin fråga, och presentera sina frågor till en bredare allmänhet. För att på så sätt få stöd, få fler frivilliga och i längden skapa en verklig social förändring, vilket är ett vanligt mål för många ideella organisationer. D 1.2 Ledarskap Varför är vissa frivilligorganisationer mer framgångsrika än andra? Och varför vissa organisationer misslyckas? Misslyckanden i en ideell organisation kan ibland härledas till ledarskapet och det felaktiga ledarskap som organisationen haft. Många har ledarerfarenheter ifrån olika bakgrunder men hur de genomför ledarskapet i den ideella sektorn är det som gör hela skillnaden. Vad är en ledare och varför är det viktigt att en volontärsamordnare är en bra ledare? En ledare samlar, stödjer och guider människor till ett gemensamt mål. Det är viktigt att volontärsamordnare är en social person och att den har ledaregenskaper, som innebär att rekrytera, behålla och ge riktlinjer till volontärer så att de tillsammans strävar mot samma mål. Ledarskap är både relaterat till en persons medfödda egenskaper men också till lärda erfarenheter. I den ideella sektorn som frivilligsamordnare/volontärsamordnare innebär ledarskapet att personen ägnar sig åt aktivt lyssnande, mentorskap, offentlig dialog, utvärdering och reflektion till sin verksamhet. 3

Här är några grundläggande principer när det gäller ledarskapet för volontärer (anpassad från Richard Cummins, Ledarskap för volontärer): 4 1. Volontärerna vet vad organisationen och gemenskapen står för. Volontärer engagerar sig oftast för att de tror på en organisations verksamhet och uppdrag, så mål och värderingar måste tydligt kommuniceras till volontärerna. Tänk på att det är en god idé att upprepa organisationens mål och värderingar ofta! 2. Volontärer vet vad deras engagemang innebär. Anställda har vanligtvis förväntningar på sitt jobb, och även om volontärer har olika motiv, de behöver också särskilda riktlinjer för att kunna engagerar sig i på bästa sätt. En bra ledare vet att det är viktigt för volontären att ha en tydlig roll. 3. Volontärer vet var de hittar information som behövs. Volontärer måste förstå hur olika delar av ett projekt hänger ihop, och vart man vänder för att få råd i samband med deras engagemang. Fritt flöde av information är viktig. Särskild information och särskilda regler som är viktiga att känna till måste beslutas om och kommuniceras till alla frivilliga! 4. Volontärer ger och får ta emot feedback. Att ge feedback till volontärer är viktigt, det gör att de känner sig sedda och att deras engagemang synliggörs. En bra volontärsamordnare ger dem också möjlighet att ge feedback om sitt ideella engagemang, om organisationen och om de har nya idéer. Detta gör att organisationen kan utvecklas och att deras engagemang värderas. 5. Volontärer är motiverade och deras meriter redovisas. Motivation hos volontärerna är antingen inneboende - göra något för sakens skull/ verksamheten skull/ orsakens skull, eller yttre - gör något för sakens skull en förväntad vinst (erfarenhet, intyg etc.), eller en kombination av båda. En bra volontärsamordnare vet hur man identifierar allmänna och enskilda motivationsfaktorer hos volontärerna och hur man kan använda dem för att hålla den motivationen vid liv! Att fortlöpande på olika kreativa sätt motivera volontärerna håller dem motiverade och enade. Här är några metoder som kan bidra till ett framgångsrikt ledarskap för volontärsamordnaren och den ideella organisationen. Aktivt lyssnande. Uppmuntra volontärer att prata och lyssna på dem. Lär känna deras personligheter, motivation, värderingar och strävan efter att uppfylla organisatoriska värden och enskildas värderingar. Uppmuntra frivilliga att tala om organisationen och vad de förväntar sig att få ut av sitt ideella engagemang. Mentorskap. Stöd och vägled volontärer att lära och dela med sig. Försök att matcha deras färdigheter med organisationens behov. Ta reda på vilken typ av stöd de behöver, om de har en plan för sin personliga utveckling och/eller karriärutveckling, ta reda på vad

de skulle vilja lära sig. Hjälp volontärer att ta ansvar för sitt engagemang och sina egna planer. Öppen dialog. Uppmuntra öppna diskussioner om frågor som rör hela volontärgruppen. Underlätta samspelet mellan volontärer och uppmuntra feedback och fritt informationsflöde inom den ideella organisationen. Utvärdering och reflektion. Uppmuntra frivilliga att reflektera över sitt ideella engagemang, utvärdera sin egen insats och lära sig av vad den hittills har gjort i sitt ideella engagemang. Utvärdera dina volontärer, erbjud återkoppling och peka på positiva sidor m.m. som du har upptäckt hos dem. D 1.3 Konflikthantering Konflikter är en naturlig del av mänskliga relationer och särskilt inom grupper. Därför är omöjligt att undvika konfliker helt och hållet, istället är det viktigt att ha kunskap om konflikthantering och förbereda sig för att kunna hanterar konflikter. För volontärsamordnaren kan sådan kunskap vara till stor hjälp. När en tvist uppstår mellan volontärer och den ideella organisationens personal eller mellan volontärer bör det lösas på ett konstruktivt sätt, så att lösningarna leder till en positiv förändring. Volontärer som känner sig orättvist behandlad eller som har klagomål på en situation eller om förhållanden när det engagerar sig ideellt bör meddela volontärsamordnaren omedelbart. Volontärsamordnare har ett ansvar att agera på en gång och att informera de personer som är berörda. Sannolikheten för konflikter och de negativa konsekvenserna kan minskas genom: Att ha tydliga spelregler. Att ge volontärerna information/regler och även visa några av dessa regler på kontoret, där det är lämpligt och till och med nödvändigt, vissa gör exempelvis en handbok för sina volontärer. Att organisera en bra introduktion för volontärer, där de kan få tydlig information om regler och sitt ansvar som volontärer. Att ha regelbundna möten/träffar där konfliker kan upptäckas och motarbetas Att ha en policy kring konflikthantering. Några allmänna ämnen som är lämpliga att ha internt och i policys på organisationen när det gäller konflikthantering är dessa: (anpassade från www.fundsforngos.org): 5

1. Allmänna vett och etikettsregler: Ideella organisationer kan/bör göra klart för sig vilka attityder och vilka beteenden som är viktiga att för volontärerna och alla andra inom organisationen. Volontärerna, liksom de anställda bör visa respekt, artighet och punktlighet. Förutom dessa regler, bör de vara medvetna om att det finns regler för när konflikter uppstår och att de då måste fundera över orsaker och konsekvenser av sina handlingar. På så sätt kan de förstå konsekvensen av sina handlingar, och ofta med stöd förstå situationen och anpassa sitt beteende därefter. 2. Politiska aktiviteter: Är den ideella organisationen en icke-politisk organisation och obunden politisk organisation bör volontärer inte delta för att sprida sitt eget politiska budskap i organisationen. 3. Diskriminering och trakasserier. Ideella organisationer bör ha regler mot dels kränkande behandling och dels mot diskriminering och trakasserier som har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning eller funktionsnedsättning. 4. Intressekonflikter: För att undvik att hamna i en intressekonflikt, intressekonflikt med de mål och åtgärder som eftersträvas av organisationen bör volontärer avstå från att använda den ideella organisationens egendom för olagliga, otillåtna eller personliga syften, konfidentiell information om organisationen eller mottagarna, bedriva personlig/externa aktiviteter under sitt ideella engagemang eller få vinst eller ränta genom att påverka beslut. Modul 2 Kom igång! Volontärsamordning i praktiken D.U. 2.1 Utveckla motiverande och kreativa uppgifter för volontärer Volontärer är intresserade av de olika uppgifter som gör att deras kompetens, personlighet och erfarenheter kommer till uttryck. Några av dem vill utveckla sina kompetenser samtidigt som de engagerar sig ideellt medan andra volontärer är mer erfarna och vill omsätta sina kunskaper i praktiken. Denna mångfald kan vara en utmaning för dig som samordnare av volontärer, och du ska försöka att ge varje volontär motiverande och kreativa uppgifter. Vi utformingen av uppgifter för volontärer, tänk på två viktiga aspekter: 6

Organisationens behov, baserat på behoven i samhället. Behoven och motivation hos volontären, vilka är unika för varje volontär. Här har vi urskilt finns tre vanliga profiler till din hjälp: o Medlemskapsorienterade volontärer - de behöver interagera, de föredrar att arbeta i ett team, de tycker att det är viktigt att hålla människor runt dem är glada, de känner behov av att lära sig mer, de känner ett behov av att hjälpa människor i runt omkring dem. o Maktorienterade volontärer: De önskar att deras engagemang påverkar och och förändrar samhället i den riktning de önskar. De har en vilja av att föra förändringar. De är intresserade av att nå en social status och de drivs av att ge råd och presentera sina idéer,. De är ofta vältaliga, har en förmågan att se sambanden mellan saker och se de stora sammanhangen och visionerna. o Resultatinriktade volontärer: De vill vara bra, gärna vara bäst på det de gör, och de gillar känslan att nå resultat. De gillar att ta ansvar, de kan hantera stress, de vill ha tydliga instruktioner och vill veta vad som räknas som framgångar, de villuppnå stora saker och nå konkreta mål de tar helst kalkylerade risker. Tips! Försök att ta reda på vad volontärerna vill göra, hur de förhåller sig till sitt ideella engagemang och ge dem utrymme att lägga till nya saker och vara kreativa. När du tilldelar en uppgift till en volontär, glöm inte att få feedback om det: vad volontären tänkte sig, hur de skulle kunna förbättra uppgiften, eller försöka att ta reda på om uppgiften är motiverande nog för volontärer, speciellt om det är en upprepad eller långvarig uppgift. Hur utvecklar du aktiviteter som är motiverande för alla? Här är några allmänna principer, se till att volontärerna har: Äganderätten till uppgiften: Volontären har ett tydligt ägarskap för sina uppgifter. 7

D 2.2 8 Makt att fatta egna beslut och frihet att tänka själv: Volontären har friheten att planera och anpassa uppgiften efter behov. Ansvar för resultat: (positiva och negativa): Volontären tillskrivs både framgång och misslyckande av uppgiften. Ansvar för att hålla reda på resultat och bevis: Volontären ansvarar för att hålla reda på olika siffor och resultat som är kopplade till sitt ideella engagemang, exempelvis arbetade timmar, pengar som investerats, förmånstagare nås osv. Hur skapa du en bra grupp teambuilding som fungerar Att skapa en gruppgemenskap bland volontärerna kräver arbete, det är inte bara något som händer! En av de viktigaste uppgifterna för en volontärsamordnare är att skapa en känsla av att tillhöra en gemenskap eller en grupp människor med gemensamma värderingar och vanor. En bra volontärgrupp kan skapas från början, redan innan du har satt ihop gruppen volontärer. Hur kommer det sig? Under planeringen av din volontärgrupp ska du se till att du planerar in tid för teambuilding. Du bör starta med teambuildingen redan innan du har satt igång din verksamhet, om det är möjligt. Den teambuildingen kan bestå av olika slags aktiviter och vara olika långa, exempelvis kan det vara några timmar på kontoret, och bestå av olika kreativa övningar som gör att volontärerna hittat ett sätt att arbeta tillsammans. Om du kan investera mer i teambuildingen kan de pågå i några dagar, det kan ske utanför kontoret- kanske ett par timmar bort på en trevlig plats som valts i förväg. Du kan även anlita en extern handledare för att leda dina volontärer i teambuilding aktiviteten. Du har förmodligen varit med i en teambuilding aktivitet någon gång, kanske var det en kort rolig aktivitet eller en hel helg. Vad hände efteråt? Skedde det några förändringar i gruppen och fick ni några insikter under eller efter aktiviteterna? När vi planerar en aktiviter utan strategiska mål i sikten så kan det leda till att aktiviten enbart blir slöseri med tid och resurser. Det bör finnas ett verkligt syfte och ett verkligt mål bakom ditt beslut att göra övningarna. Tänk på din nuvarande grupps styrkor och svagheter. Fråga dig själv dessa frågor för att identifiera problem: Behöver volontärerna lära känna varandra? Leder den dåliga kommunikationen till att gruppen inte utvecklas? Finns det konflikter mellan vissa personer som skapar splittring inom gruppen? Finns det medlemmar i gruppen som fokuserar på sin egen framgång så att det skadar gruppen som följd? Behöver volontärerna lära sig att arbeta tillsammans, istället för att vara

var och en för sig? Är några medlemmar i gruppen svår att påverka/ändra och skadar det gruppen att utvecklas vidare? Behöver de göra något för att höja sin moral? När du har identifierat orsakerna till problemen i din grupp kan du fortsätta att planera övningar som leder till att dessa problem minskar eller försvinner. Teambuildning är något som man bör arbeta med kontinuerligt. Effektiv teambuildning måste ske kontinuerligt om du vill att din volontärgrupp ska vara framgångsrik. Om du leder en grupp, så försök att införliva teambuildingaktiviteter veckovis eller månadsvis beroende på hur ofta du träffar dem. Då kan du ge dem teambuildning i små doser och detta kommer att hjälpa alla att ta itu med sina olika frågor, du kommer ge dem en chans att ha kul och lära sig att lita på varandra - mer än bara en eller två gånger om året. Slutligen, tävlingar mellan volontärer kan vara roliga men se till att inte dina teambuildingaktiviter blir för tävlingsinriktade. En speciell situation att ta hänsyn till är när en betydande förändring eller en svår stund inträffar. Ändringar stör lagarbetet och frivilligledare måste hålla sina team tillsammans och fokuserade, även under övergångstider. Organisationen i övergången måste minnas och betona deras syfte för existens- deras sak, och skapa en energigivande vision. En orsak kan ge nästan alla team tillsammans, och en bra syn engagerar människor! D 2.3 101 olika sätt att motivera volontärer Volontärer kan snabbt tappa motivationen om de känner att deras engagemang inte är uppskattat. När volontärerna ansluter sig till din organisation är det viktigt att du gör ditt bästa för att de ska fortsätta vara aktiva och engagerade i organisationen. Att volontärerna är motiverade och har rätt kunskaper och förskunskaper är viktigt när det kommer till er organisations aktiviter och projekt. Att uppmärksamma det ideella behöver inte innebära att det kostar er något i pengar. Börja med att säga tack till dem, exempelvis börja med att uppmärksamma dem under den internationella Volontärdagem den 5 december varje år och fortsätta under året. Här kommer 101 olika förslag på vad du kan göra. 9

1. Le 2. Sätt upp en förslagslåda 3. Bjud på något att dricka 4. ersätta uppdrag-kostnader 5. Gör en minneslapp med några av deras framsteg 6. Skicka ett födelsedagskort 7. Ordna rabatter att använda för olika butiker och tjänster 8. Gör ett certifikat 9. Ge utmärkelser 10. Bjud på kaffe/te 11. Planera in högtidliga tillfällen under året 12. Bjud in till möten där de får diskutera sin roll som volontär 13. Uppmärksamma personliga behov och problem 14. Tillgodose personliga behov och problem 15. Var trevlig 16. Be dem att hjälpa till med en akut situation på organisationen 17. Se till att det finns barnvakt vid vissa tillfällen 18. Uppmärksamma volontärerna med deras namn på kontoret 19. Se till att de får bilder när de deltar i den ideella verksamheten 20. Lyssna på deras önskemål 21. Bjud på mat 22. Utmana dem 23. Be om kommentarer och åsikter om det som sker i organisationen 10

24. Ge dem fria händer där det är möjligt 25. Skicka ett julkort 26. Se till ha en god bild över vilka uppgifter som finns i verksamheten och hur mycket tid de tar 27. Säg "God morgon" 28. Hälsa dem med deras namn 29. Ge dem en T-shirt med organisationens logotyp 30. Följ upp händelser, framgångar och misslyckanden 31. Ge dem en bra introduktion 32. Hjälp att utveckla sitt självförtroende 33. Nämn deras bidrag när du talar till sponsorer/givare 34. Ta dig tid att förklara vad de olika personerna gör och hur det inverkar på organisationen. 35. Berätta för sponsorer och givare om volontärernas insatser 36. Se till att erbjuda föreläsningar och liknande för volontärerna 37. Dra hop en karaokekväll 38. Ge mer ansvar 39. Bjud in volontärerna till planeringsmöten kring organisationens verksamhet 40. Respektera känslighet 41. Tillåt dem att växa med uppgiften 42. Tillåt dem att växa ur uppgifterna 1

43. Skicka ut information till media 44. Håll i choklad-,glass-, mat-, eller kaffeprovningar exempelvis 45. Be någon utifrån, exempelvis en mottagare eller någon helt utomståenden att utvärderas volontärernas insatser 46. Säg "God eftermiddag" 47. Uppmärksamma deras val 48. Skapa en trevlig miljö 49. Gör det roligt för dem att engagera sig 50. Välkomna dem till personalens kaffepausar 51. Värva dem för att utbilda andra 52. Ha en publik mottagning där du presenterar er verksamhet tillsammans med volontärerna 53. Ta dig tid att prata med volontärerna 54. Försök att skapa en bra relation till anställda på organisationen och få dem att förstår de ideellas betydelse för organisationen 55. Se till att planera bra 56. Uppmuntra dem att sitta med i fler styrelser 57. Lyft fram volontärerna i samtal med anställda på organisationen 58. Skicka ett kort 59. Ge feedback på hur det går för dem 60. Planera ett välkomstarrangemang 61. Se till att de får ett intyg på sina erfarenheter som de kan använda när de söker jobb 62. Samarbeta med avlönad personal på organisationen 63. Tipsa blivande arbetsgivare 12

64. Ge dem tid för att delta på konferenser och workshops 65. Uppmuntra dem att föra fram sina åsikter i frågorna publikt 66. Använd dem som bollplank i pågående projekt som organisationen driver 67. Skriv tack-notiser! 68. Bjud in dem till spåningsmöten kring politiken inom ert område 69. Överraska med kaffe och godis och läsk 70. Fira framstående projekt och resultat 71. Nominera för frivilliga utmärkelser i grupp, i gemenskap och nationellt 72. Ha en "volontär dag" 73. Matcha volontären med uppdraget 74. Beröm volontärera för deras arbetsgivare och vänner 75. Ge dem fortbildning 76. Ge dem användbara verktyg att använda för sina uppdrag 77. Säg "God kväll! 78. Planera ett arrangemag för volontärer och anställda 79. Var dig själv! 80. Visa din uppskattaning offentligt genom att hyra en skylt, affischera eller liknande 81. Acceptera deras individualitet 82. Ge dem möjligheten att utvärdera i grupp och individuellt 83. Identifiera åldersgrupper 1

84. Behåll meningsfull fil 85. Skicka improviserade roliga kort 86. Sätt guldkant på tillvaron köpt extra god bullar, en fin påse att bära ert material i osv. 87. Sänd in en dagens ros eller liknande till din lokaltidning för deras insats 88. Använd tidningen pluggannonsutrymme och tack dina volontärer 89. Uppmärksamma en volontär lite extra varje månad exempelvis på ert kansli/kontor eller om ni har ett månadsbrev, skriv en rad och sätt in en bild på en volontär 90. Skicka brev från ledande personer i organisationen som tackar för deras engagemang 91. Planer ett nyhetsbrev där volontärernas insatser lyfts fram 92. Färgkod namnskyltar för att indikera särskilda insatser 93. Skicka remisser till offentliga personer inom politiken 94. Säg "Vi har saknat dig" 95. Beröm hela gruppen 96. Sprid leenden bland personalen 97. Satsa på personlig utveckling 98. Skilj mellan grupper och individer i gruppen 99. Ha säkra arbetsförhållanden utsätt volontärerna inte för fara 100. Ge adekvat introduktion till de uppgifter som ska genomföras 101. Uppmärksamma insatser som har fått stor betydelse för organisationen 102. Förklara er organisations värderingar och policys ofta 103. Skicka julkort eller kort vid högtider som volontärerna firar 14

104. Känn till detaljerna i volontäruppdragen 105. Ordna samarrangemang tillsammans med flera ideella organisationer där ni bjuder in alla medborgare att delta 106. Gå på teater/bio tillsammans med volontärerna 107. Ordna ett sportevenemang tillsammans med volontärerna 108. Ha en picknick 109. Säg "Tack! 110. Le (det är viktigt därför dubbelt på listan) 1