SAPSA HR-dagarna Tips och trix (med fokus på rapporter, ekonomi, PA, lön) Carl Drott & Anette Meijer 2012-11-28 1
Presentation och agenda Carl Drott, SAP HCM-seniorkonsult med fokus på lön och accounting sedan 2006. Zalaris sedan 2007. Anette Meijer, SAP HCM-seniorkonsult med fokus på lön och tid sedan 1997. Zalaris sedan 2004. Mycket kort presentation av Zalaris och våra tjänster Tips och trix 2
Mycket kort presentation av Zalaris och våra tjänster 3
Zalaris är en ledande leverantör av HRO- och konsulttjänster baserat på SAP HCM Grundades år 2000 Två företag; Zalaris HR Services och Zalaris Consulting (står för 15%) Ca 310 anställda (varav 55 i Sverige) Ca 60 SAP-konsulter (varav 10 i Sverige) SAP Servicepartner (spjutspetskompetens inom HR), SAP BPO Partner (Business Process Outsourcing Partner) sedan 2001 samt har supportpartner-avtal med SAP Svenska sedan 2005 Erbjuder kvalitet och bred funktionalitet samt minskade löne- och administrativa processkostnader Sundbybergkontoret levererar drygt 30000 lönespecar/mån Lönesystem: I huvudsak SAP (men även Agda) 4
Zalaris förvaltar idag HR-processer för ca 120 000 anställda i Norden, fördelat på drygt 100 kunder 5
Zalaris konkurrensfördelar 100% fokus på HR-systemstöd baserat på SAP HCM Vi bedriver ingen systemförsäljning. Betydande partner för SAP för deras utveckling och test av nya lösningar. Support vid förändring eller tillägg av funktionalitet i befintlig lösning. Vi kan lön och HR! 8
Tips och trix 1. IT0442 Tjänstebil Undvik dubbla poster 2. Löneartslista ur SAP 3. Delsumma-rader i PCP0 (Bokföringsresultat) 4. HB-konton, saldo med anst.nr 5. Lönespecen. Feature ADDRS samt sortering 6. RESA controlling. Ex: Övriga/andra kostnader 7. Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe 8. Sjukrapporter med detaljinfo per anställd 9. Frågestund 9
IT0442 Tjänstebil Problem: I SAP-standard avgränsas inte existerande post när en ny post skapas. Följden kan bli dubbla poster med dubbla förmånsvärden på lönen. 10
IT0442 Tjänstebil Lösning: Ny subtyp (t.ex. 9SE1) för IT0442 (tabell T591A) ObjI ska ej vara markerad Kan ej ha flera IT0442 samtidigt Gör subtyp obligatoriskt för IT0442 (tabell T582A) Andra länder? I NO och DK kan den anställde i vissa fall ha dubbla tjänstebilar. Därför bör standardsubtypen COMP inte ändras. 11
Frågor? 12
Löneartslista ur SAP Irritation: Hur få en snabb uppdaterad löneartslista ur SAP, med löneartsnummer och text på samma rad i Excel samt med info om t ex värderingsbasen? 13
Löneartslista ur SAP Lösning: 1, Gå in i löneartstabellen, t ex via transaktion SM30 och tabell V_512W_D. Välj Skriv ut (på skärmen, Ctrl + P) 2, Ändra sen layout med hjälpa av Välj layout (Ctrl + F8) forts. 14
Löneartslista ur SAP 3, Under fliken Rad 2 ligger alltid långtexten till lönearten. Markera Långtext löneart och klicka över den med pilen till Dolda fält. 4, Gå sen till första fliken Rad 1 och klicka över långtexten till Rad 1 istället med pilen. 15
5, NU finns allt på EN rad i Excel, för snabbare och vidare bearbetning av en snygg aktuell löneartslista. (Alternativt tabell V_T512T om endast nummer och namn behövs.) 16
Frågor? 17
Delsumma-rader i PCP0 (Bokföringsresultat) Exempel: Löneadmin vill snabbt se hur mycket som bokförts per anställningsnummer på ett visst konto. 1) Markera samtliga rader med kontot i PCP0 och går ned på revisionsnivå. 18
Delsumma-rader i PCP0 (Bokföringsresultat) 2) Sortera listan på anställningsnummer och infoga en delsumma per anställningsnummer. 19
Delsumma-rader i PCP0 (Bokföringsresultat) 3) Välj i menyn: Inställningar Summanivåer Definiera detaljinfo 4) Markera Anställningsnummer och tryck på grön bock. 20
Delsumma-rader i PCP0 (Bokföringsresultat) 5) Nu visas endast den ljusgula delsumma-raden för varje anställningsnummer. Detta är användbart för bl.a. översiktliga kontroller (t.ex. för att hitta misstänkt höga belopp), eller för att felsöka i bokföringen. 21
Frågor? 22
Ekonomi. Transaktion FAGLB03, HB-konton, saldo med anst.nr Det finns möjlighet att få med anst.nr i transaktion FAGLB03. Dubbelklicka på period (månad). forts. 23
Ändra layout Transaktion FAGLB03 HB-konton, saldo med anst.nr Sortera med fördel i bokstavsordning, och markera sen Anställningsnummer, klicka över till vänster med pilen. 24
Transaktion FAGLB03, HB-konton, saldo med anst.nr 25
Frågor? 26
Feature ADDRS Välj subtyp av IT0006 på lönespecen Feature ADDRS gör det möjligt att välja vilken subtyp av IT0006 som ska visas på lönespecen. I detta exempel visas subtyp 5 (Postadress) på lönespecen. Om subtyp 5 saknas visas istället subtyp 1 (Permanent bostad). 27
Lönebesked, sortering 28
Frågor? 29
RESA controlling. Ex: Övriga/andra kostnader Fråga Varför har vi så höga kostnader med löneart 8R40? Ad-hoc-Query Välj Globalt område samt användargrupp Resekostnads-queries för chef 30
Utmatning, exempel på info-fält 31
32
Koppling reseomkostnadstyp löneart. IMG n. För att se kopplingen reseomkostnadstyp och löneart 33
Frågor? 34
Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe Hur? Problem: Företaget betalar ut t.ex. en bonus på 10 000 kr, allokerad till ett annat kostnadsställe än den anställdes hemkostnadsställe i IT0001. Man vill att även arbetsgivaravgifterna för bonusen (i normalfallet 31,42% x 10 000 = 3 142 kr) ska belasta det avvikande kostnadsstället, men löneart /427 går alltid på hemkostnadsstället 35
Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe Hur? Lösning: Skapa egna lönearter som fångar arbetsgivaravgifterna på bonusen, krediterar hemkostnadsstället, och debiterar det avvikande kostnadsstället. 1) Kontrollera att endast lönearter som är grund för arbetsgivaravgifter (ack 03 och 04 i V_512W_D) bearbetas. Annars blir det fel om den anställde/löneadmin av någon anledning angett ett avvikande kostnadsställe på t.ex. en nettolöneart. 36
Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe Hur? 2) Behandla lönearter som har en kostnadssplit (K) och kontrollera den anställdes ålder (olika arbetsgivaravgifter för olika åldrar). Multiplicera beloppet med rätt konstant. 37
Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe Hur? 3) Skapa en löneart, t.ex. 9S00, med avvikande kostnadsallokering, och en löneart, t.ex. 9S01, utan avvikande kostnadsallokering och med omvänt belopp. 38
Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe Hur? 4) Koppla löneart 9S00 och 9S01 till kostnadskontot för arbetsgivaravgifter (samma kostnadskonto som löneart /427). 39
Arbetsgivaravgifter till avvikande kostnadsställe Hur? 5) I bokföringen krediteras nu arbetsgivaravgifterna från hemkostnadsstället 1000, och debiterar istället samma kostnadsställe som bonusen (9999). 40
Frågor? 41
Sjukrapporter med detaljinfo (anställd) Transaktion PT64 (frånvaro i procent) PT_BAL00 (timetypes) Query 42
Rehabrapporten i menyn (SAP standard) Bra att veta om denna rapport: Programmet kan med fördel användas för att visa ALL sjukdom. I selektionsbilden kan endast frånvarotyper väljas med värden i grupp 23 (T554S) och som har kal.kod S. Om ditt företag ej har grupp 23 i T554S bör sjuk-frånvarotyperna kopieras till grupp 23 för denna rapports skull. forts. 43
44
1 - Icke svensk frånvarorapport (som funkar fint) Transaktion PC00_M08_OVERVIEW Körs förslagsvis 12 månader bakåt (enligt defaultdatum i selektionsbild). Ange frånvarotyperna för sjukdom i selektionsbilden. 45
Läs också gärna F1-hjälpen till denna checkbox som finns i selektionsbilden. Jag har i varianten valt att inte ha den ikryssad. 46
Med info om antalet sjuktimmar 47
2 - Icke svensk frånvaroanalys (som funkar fint) med Brandford factor (nivå av störning, oregelbundenhet) Vad är Brandford Factor? Enligt SAP: The Bradford Factor measures an employee's irregularity of attendance. It is calculated by multiplying: S x S x D ( = Bradford Factor score) where: S = the total number of absence spells in the period you wish to analyse (normally 52 weeks) D = the total number of absence days in the period you wish to analyse (normally 52 weeks) Using the Bradford Factor you can better compare the different levels of disruption (and hence increased costs) associated with employees who possess seemingly similar absence data. One 14-day absence: Bradford Factor is 1x1x14 = 14 Seven 2-day absences: Bradford Factor is 7x7x14 = 686 Fourteen 1-day absences: Bradford Factor is 14x14x14 = 2,744 Se också information på t ex Wikipedia. forts. 48
2 - Brandford factor (nivå av störning, oregelbundenhet) Transaktion PC00_M08_SPELLS Körs förslagsvis 12 månader bakåt (enligt defaultdatum i selektionsbild). Ange frånvarotyperna för sjukdom i selektionsbilden. forts. 49
Ett tillfälle á 5 dgr Ett tillfälle á 37 dgr Tre tillfällen, 5 dgr 50
3 - Kalendarium Transaktion PT91 Ange frånvarotyper i selektionsbilden. Rapporten visar sjukdomskalendarium (visuellt) per anställd vald månad, i syftet att snabbt få en överblick över vilka som t ex är långtidssjuka just nu. Forts. 51
3 - Kalendarium Man kan också välja förhandsgranska för att komma till ett annat utdata-utseende där sorteringsmöjligheter finns, för att t ex sortera på alla som har sjukdom aktuell dag eller för överföring till Excel för vidare bearbetning. 52
Frågestund + Tack för oss, dags för kvällsaktivitet! 53