Visma Avendo Ekonomi Välkommen till Visma Avendo! Denna handledning ger dig en snabb genomgång av huvudflödena i Visma Avendo. Vi visar hur du bokför en verifikation, hur du följer flödet för försäljning och inköp samt hur du enkelt kan få en överblick av hur ditt företag mår. Installation av programmet 1. Ladda ner demoversionen av programmet från hemsidan, vismaspcs.se./demo 2. Dubbelklicka på den nedladdade filen. Installationsprogrammet startar automatiskt. 3. Följ instruktionerna och slutför installationen. En demoversion av Visma Avendo är nu installerad. En programikon läggs automatiskt till på datorns skrivbord. Starta Visma Avendo 1. Dubbelklicka på ikonen Visma Avendo på skrivbordet för att starta programmet. 2. Välj Provkör för att testa programmet alternativt Aktivera för att köpa programmet. 3. Välj Övningsbolaget AB i listan Välj företag. 4. Välj OK. I Övningsbolaget finns alla uppgifter upplagda som du behöver för att genomföra de övningar som finns i denna demohandledning.
Bokföring Bokföring finns i Visma Avendo Bokföring, Visma Avendo Ekonomi 40 och Visma Avendo Ekonomi 60. Under Bokföring bokför du verifikat. Här kan du också titta på verifikationshistorik, analysera konton och skapa momsrapporter. Du ska nu skapa ett verifikat som avser en amortering av ett banklån med 10 000 kr. Pengarna tas ut från checkkontot. 5. Börja med att välja Verifikation på startsidan Bokföring 6. Välj Verserie B (Manuell bokföring). 7. Justera datumet eller tryck Enter för att bekräfta datumvalet 8. Ange en text som berättar vad du bokför (Amortering). 9. Ange kontonummer för lån (2840 Kortfristiga låneskulder). 10. Ange beloppet som ska amorteras (10 000: -) i debetkolumen. 11. Ange motkonto (1930 Checkkonto) på nästa rad. 12. Ange beloppet som ska tas från checkkontot (10 000: -) i kreditkolumnen. 13. Välj Spara och Bokför. 14. Svara Ja på frågan Spara och uppdatera alla registrerade verifikationer? Fönstret stängs och verifikationen är nu bokförd. 2
Försäljning Försäljning finns i Visma Avendo Ekonomi 40 och Visma Avendo Ekonomi 60. Under Försäljning registrerar du offerter, order, fakturor, gör inbetalningar och hanterar påminnelser och räntefakturor. I detta exempel börjar vi med att skapa en offert, men det går lika bra att börja med en order ellerfaktura direkt. 1. Börja med att välja Försäljningsöversikt från startsidan Försäljning. 2. Se till att listan Offerter är vald. 3. Välj Ny offert. Ett nytt fönster för offerten öppnas. 4. Fyll i början på ett kundnamn (t ex B) i fältet Kund. nr och tryck sedan på Pil ner eller på Pil upp för att välja en kund i listan. 5. Fyll i de grunduppgifter som du behöver på offerten. Tryck Enter för att gå till nästa fält. 6. När du kommer till artikellistan och fältet artikelnummer, skriv in artikelnumret eller artikelbenämningen direkt om du kommer ihåg det. Om du inte kommer ihåg det kan du ta fram listan över artikelnummer genom att trycka på F12-tangenten. Du kan även klicka på listknappen bredvid Artikelnr eller Alt-. 7. Välj en artikel. Tryck Enter. Artikelns uppgifter läggs automatiskt in på orderraden. 8. Fyll i 2 i kolumnen Antal. Summeringen sker automatiskt. 9. Välj Spara och skriv ut och därefter Spara offert i menyn som kommer fram. 10. Offerten sparas nu, fönstret stängs och du kommer tillbaka till listan med offerter. I listan finns nu den offert som du nyss skapade. 11. När kunden har bestämt sig för att köpa markerar du offerten i listan. Vill du kontrollera innehållet i offerten klickar du på +-tecknet till vänster i raden och artikelraderna visas. För att göra om offerten till order klickar du på knappen Gör om till order. 12. Svara Ja på kontrollfrågan. Offerten görs nu om till en order. Den kommer att tas bort från listan Offerter och en order läggs in i listan Order. 13. Klicka på Order för att välja listan order. 14. När ordern är k lar att faktureras markerar du ordern i listan och trycker på knappen Gör om till faktura. 3
15. Bekräfta genom att trycka på OK. Ordern görs nu om till en faktura och fakturan skrivs ut på vald skrivare. Ordern flyttas från listan Order till listan Ej bokförda fakturor. 16. Klicka på Ej bokförda fakturor för att komma till listan med fakturor som skall bokföras.. 17. Klicka på knappen Bokför alla fakturor. 18. Svara Ja på frågan Vill du bokföra alla fakturor? Fakturan flyttas nu till listan Obetalda fakturor 19. Klicka på Obetalda fakturor för att komma till listan med fakturor som du inte fått betalt för ännu. 20. Markera fakturan i listan. 21. Klicka på knappen Inbetalning. Fönstret Inbetalningar öppnas och uppgifterna för fakturan är ifyllda. 22. Ange dagens datum i fältet datum. 23. Tryck på knappen Lägg till inbetalning. 24. Tryck på knappen Föreslå motkontering. 25. Tryck på knappen Spara och bokför. 26. Svara Ja på frågan Spara och uppdatera alla registrerade verifikationer? Inbetalningsfönstret stängs och du kommer tillbaka till listan med obetalda fakturor. Fakturan är nu borta från listan. Vill du se fakturan och inbetalningen kan du öppna listan Alla dokument. 27. Klicka på Alla dokument för att komma till listan med alla dokument 28. Skriv in namnet på kunden i sökraden överst i listan i kolumnen kund. 29. Tryck Enter. I listan ser du nu alla de dokument som är kopplade till kunden. 4
Inköp Inköp finns i Visma Avendo Bokföring, Visma Avendo Ekonomi 40 och Visma Avendo Ekonomi 60. Funktionalitet för Beställning och inleverans finns endast i Visma Avendo Ekonomi 60. Under Inköp registrerar du leverantörsfakturor och gör utbetalningar. Här går vi igenom hur du på ett enkelt sätt hanterar dina inköp från att leverantörsfakturan kommer till att utbetalningen är klar. 1. Börja med att välja Inköpsöversikt från startsidan Inköp. 2. Se till att listan Ej bokförda leverantörsfakturor är vald 3. Tryck på knappen Ny leverantörsfaktura. Ett nytt fönster för leverantörsfaktura öppnas. 4. Fyll i början på ett leverantörsnamn (t ex B) i fältet Lev.nr och tryck sedan på Pil ner eller på Pil upp för att söka upp rätt leverantör i listan. 5. Fyll i de grunduppgifter som du behöver för leverantörsfakturan. Tryck Enter för att gå till nästa fält. 6. Välj mallen Bensinräkning i fältet kont.mall. 7. Ange leverantörsfakturans belopp (950) i fältet Mallvärde/belopp och tryck Enter. Fakturans kontering fylls nu i. 8. Ange fakturans datum och förfallodatum. 9. Tryck på pildelen av knappen Spara och ny och välj Spara i menyn som kommer fram. 10. Leverantörsfakturan sparas nu och fönstret stängs. Du är nu tillbaka i Inköpsöversikten och fakturan finns i listan. 11. Klicka på knappen Bokför alla. 12. Svara Ja på frågan Vill du bokföra alla fakturor? 13. Fakturorna i listan bokförs nu och flyttas till listan med obetalda leverantörsfakturor. 14. Välj listan Obetalda fakturor. Under listan finns summeringar med totalt belopp, hur mycket som förfaller inom 3 dagar och hur mycket som redan har förfallit. 15. Klicka på knappen Ny utbetalning. Arbetsfönstret Utbetalning öppnas nu. 16. Välj betaltyp Manuell betalning i listan. 17. I urvalsdelen, markera Visa alla betalningar. 18. Klicka på knappen Generera nytt betalförslag. 5
19. I kolumnen Betalas avmarkerar du de fakturor som inte ska betalas vid detta tillfälle. 20. Tryck på knappen Utför betalning. 21. Tryck på knappen Starta. 22. För varje utskrift Svara Ja på frågan Blev utskriften ok? Leverantörsfakturorna som var markerade är nu borta från listan och bokföringsverifikat för utbetalningen är skapat. 23. Stäng fönstret genom att trycka på Esc-tangenten. Nu är du tillbaka i Inköpsöversikten och de betalade fakturorna är borttagna från listan Obetalda fakturor. 24. Välj listan Alla dokument för att se betalda fakturor och utbetalningar. 6
Beställning, inköp och lager Gäller endast Visma Avendo Ekonomi 60 I Visma Avendo Ekonomi 60 kan du arbeta med hela processen runt beställning, inköp och lagerhantering. Vi ska nu göra en beställning i programmet och följa den genom inleverans och inköpsfaktura. 1. Börja med att välja Inköpsöversikt på startsidan för Inköp. 2. Klicka på knappen Beställningar för att öppna beställningslistan. 3. Välj knappen Ny beställning. Beställningsfönstret öppnas. 4. Fyll i början på ett leverantörsnamn (t ex B) i fältet Lev.nr och tryck sedan på Pil ner eller på Pil upp för att söka upp rätt leverantör i listan. 5. Fyll i grunduppgifter för beställningen. Tryck Enter för att komma vidare till nästa fält. 6. När du kommer till artikellistan och fältet artikelnummer, skriv in artikelnumret eller artikelbenämningen direkt om du kommer ihåg det. Om du inte kommer ihåg det kan du ta fram listan över artikelnummer genom att trycka på F12-tangenten. Du kan även klicka på listknappen bredvid Artikelnr eller Alt-. 7. Välj en artikel. Artikelinformation fylls i automatisk. 8. Fyll i 2 i kolumnen Antal. Summeringen sker automatiskt. 9. Klicka på knappen Spara och skriv ut och välj Spara i menyn som kommer fram. Beställningen sparas och du kommer tillbaka till listan beställningar i inköpsöversikten. 10. När varan du beställde levereras ska du registrera inleveransen. 11. Du markerar då din beställning och klickar på knappen Komplett leverans. 12. I dialogen som kommer upp anger du vilket datum som inleveransen ska registreras på samt väljer om du vill att en kvittens på inleveransen ska skrivas ut. 13. Inleveransen är nu registrerad och klicka på Inleveranser för att se listan med levererade beställningar. 14. När inköpsfakturan för den inlevererade beställningen kommer markerar du beställningen och klickar på knappen Skapa inköpsfaktura. 15. Arbetsbilden för Inköpsfaktura öppnas. Du kontrollerar uppgifterna och gör eventuella ändringar och tillägg. Därefter klickar du på Spara. 7
16. Du kommer tillbaka till inköpsöversikten igen och beställningen har nu flyttats till listan Ej bokförda fakturor 17. Klicka på Ej bokförda fakturor för att byta lista. Du ser nu inköpsfakturan som är klar för bokföring. Klicka på Bokför alla. 18. Svara Ja på frågan Vill du bokföra alla fakturor? 19. Fakturorna i listan bokförs nu och flyttas till listan med obetalda leverantörsfakturor. Du har nu genomfört hela beställningsprocessen från beställning till bokförd faktura. 8
Rapportering Viss funktionalitet finns endast i Visma Ekonomi 40 och Visma Ekonomi 60 Från startsidan Rapportering når du funktioner för att titta närmare på och analysera siffror från ditt företag. Här kommer du även åt de rapporter och utskrifter som finns i Visma Avendo. Vi skall här ta en snabb titt på hur det går för företaget i Företagstermometern. 1. Börja med att välja Företagstermometern från startsidan Rapportering. 2. Överst ser du intäkter och kostnader i jämförelse med budget. 3. Du får även en översikt över likviditeten. 4. Längst ner kan du ha bevakning på tre valfria konton. 5. Vill du se en grafisk presentation för intäkter/kostnader eller likviditetsplanering klickar du på någon av knapparna Diagram. Då öppnas ett nytt fönster där du får intäkter/kostnader eller likviditetsplaneringen visat som diagram. Du kan själv välja om du vill se linje- eller stapeldiagram. Du har nu provat några av de funktioner som finns i Visma Avendo Ekonomi. Vi vill påminna om att du alltid kan få mer information om olika funktioner eller information om varje fält om du trycker du på F1-tangenten. 9