Användarhandbok. Leverantörsfaktura MediusFlow TM 10.0

Användarhandbok Leverantörsfaktura MediusFlow TM 10.0

Innehåll 1 Inledning... 3 2 Omkostnadsfakturor... 3 2.1 DISTRIBUERA FAKTURA... 4 2.1.1 Distribuera faktura... 4 2.1.2 Kontera och distribuera faktura... 6 2.2 KONTERA FAKTURA... 7 2.3 ATTESTERA FAKTURA... 10 2.4 EFTERKONTROLL AV FAKTUROR... 12 3 Kreditfakturor... 14 3.1 KOPPLA TILL DEBETFAKTURA... 14 3.2 KONTERA FAKTURA... 15 3.3 ATTESTERA FAKTURA... 17 3.4 EFTERKONTROLL AV FAKTUROR... 17 4 Orderbaserade fakturor Matchning på radnivå... 18 4.1 KOPPLA INKÖPSORDER... 18 4.2 KOPPLA INLEVERANSRADER... 20 4.3 MATCHA... 21 4.4 ANALYSERA DIFFERENSER... 21 4.5 ATTESTERA FAKTURA... 23 4.6 EFTERKONTROLL AV FAKTUROR... 24 5 Orderbaserad faktura Matchning på huvudnivå... 25 5.1 KONFIGURATION AV HUVUDMATCHNING... 25 5.2 KOPPLA INKÖPSORDER... 27 5.3 KOPPLA INLEVERANSRADER... 28 5.3.1 Manuell koppling...28 5.3.2 Automatisk koppling...30 5.4 MATCHA... 31 5.5 ANALYSERA DIFFERENSER... 31 5.6 ATTESTERA FAKTURA... 33 5.7 EFTERKONTROLL AV FAKTUROR... 34 6 Avtalsbaserade fakturor... 34 6.1 KOPPLA AVTAL OCH FAKTURERINGSPLANER... 35 6.2 MATCHA... 36 6.3 ANALYSERA DIFFERENSER... 36 6.4 ATTESTERA FAKTURA... 37 6.5 EFTERKONTROLL AV FAKTUROR... 38 7 Allmänna fältbeskrivningar... 39 8 Skapa faktura... 44 8.1 SKAPA EN FAKTURA... 44 9 Allmänna funktioner... 45 Medius www.medius.se 1

9.1 RETURNERA FAKTURA... 45 9.2 DISTRIBUERA OM FAKTURA... 45 9.3 LÄGGA PÅ BEVAKNING... 45 9.4 LÄGGA TILL PERIODISERING... 46 9.5 SKICKA FÖR GRANSKNING... 46 9.6 SKICKA FAKTURABILD SOM E-POSTMEDDELANDE... 47 9.7 BUDGET... 47 9.8 ÄNDRA BOKFÖRINGSDATUM... 48 9.9 ÄNDRA BETALNINGSDATUM... 49 9.10 LÄGGA TILL KOMMENTARER... 49 9.11 LÄGGA TILL BILAGOR... 50 9.12 MAKULERA FAKTURA... 50 9.13 VISA BILDER... 51 9.14 VISA ÄRENDEHISTORIK... 51 9.15 ÄNDRA ANSVARIG ANVÄNDARE... 51 10 Uppföljning och rapporter... 52 10.1 FÖLJA UPP FAKTUROR... 52 10.1.1 Fältbeskrivningar...53 10.2 FAKTURAÖVERSIKTSRAPPORT... 57 10.3 RAPPORT FÖR BOKFÖRINGSANALYS... 58 10.4 RAPPORT FÖR ANALYS AV FLASKHALSAR... 59 10.5 LEVERANTÖRSRAPPORT... 60 Medius www.medius.se 2

1 Inledning Modulen Leverantörsfaktura innehåller funktioner för att hantera leverantörsfakturor. Det går att hantera fyra huvudtyper av leverantörsfakturor i modulen: omkostnadsfakturor, orderbaserade fakturor, avtalsbaserade fakturor och kreditfakturor. Syftet med den här handboken är att beskriva standardfunktionerna i MediusFlows leverantörsfakturamodul. Obs! Beroende på hur programmet är konfigurerat kanske inte alla funktioner som beskrivs här är aktiverade. Modulen omfattar följande funktionsområden: Distribution av fakturor Matchning av fakturor mot inköpsorder Matchning av fakturor och avtal Analys av differenser Kontering av fakturor Attest av fakturor Efterkontroll De administrativa inställningarna beskrivs i detalj i dokumentet Användarhandbok Systemadministratör. 2 Omkostnadsfakturor Omkostnadsfakturor är sådana fakturor som inte är baserade på någon inköpsorder. Den här typen av faktura kan inte kopplas till eller matchas mot en inleverans. De konteras och attesteras i stället av en ansvarig användare. Medius www.medius.se 3

2.1 Distribuera faktura Fakturan skickas vidare till den eller de personer som ansvarar för fakturan. Det är referensen på fakturan som avgör vem fakturan ska skickas till. Om systemet inte kan fastställa vem fakturan ska skickas till måste distributionen göras manuellt. Detta kan göras på två sätt: Lägg till en distributionslista till fakturan. Kontera fakturan och lägg till ansvarig användare för konteringsraderna. 2.1.1 Distribuera faktura Fakturor som saknar giltig referens måste distribueras manuellt till ansvariga personer. Fakturan kan distribueras till flera personer i ordningsföljd eller parallellt, eller både och. En parallell ordningsföljd kan definieras på två sätt: alla parallella användare måste hantera fakturan eller så räcker det med att en av de parallella användarna hanterar fakturan. Distribuera en faktura 1. Lägg till den eller de användare som ska attestera fakturan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att du väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den gröna pilen som pekar åt höger. 2. Klicka på Skicka i knappraden om du vill skicka fakturan enligt den distributionslista som skapats. Det går även att lägga till fördefinierade distributionslistor till en faktura. I dokumentet Användarhandbok Systemadministratör finns information om hur du skapar fördefinierade distributionslistor. Medius www.medius.se 4

Lägga till en fördefinierad distributionslista till en faktura 1. Välj den distributionslista som ska användas i listrutan Befintlig distributionslista. 2. Användarna i den fördefinierade distributionslistan visas i fältet till höger. 3. Klicka på Send i knappraden om du vill skicka fakturan enligt den valda distributionslistan. Lägga till en parallell distributionslista där alla användare måste hantera fakturan 1. Lägg till den eller de användare som ska hantera fakturan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att du väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den gröna pilen som pekar åt höger. 2. Markera de användare som ska ingå i den parallella gruppen genom att hålla ned Ctrltangenten och klicka på namnen i fältet till höger. 3. Klicka på Gruppera med OCH. 4. Alla markerade användare placeras i samma grupp. 5. Om fler grupper ska läggas till upprepar du steg 1 till 4. 6. Klicka på Skicka. Lägga till en parallell distributionslista där endast en av användarna i gruppen måste hantera fakturan 1. Lägg till den eller de användare som ska hantera fakturan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att du väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den gröna pilen som pekar åt höger. 2. Markera de användare som ska ingå i den parallella gruppen genom att hålla ned Ctrltangenten och klicka på namnen i fältet till höger. 3. Klicka på Gruppera med ELLER. 4. Alla markerade användare placeras i samma grupp. 5. Om fler grupper ska läggas till upprepar du steg 1 till 4. 6. Klicka på Skicka. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. Medius www.medius.se 5

2.1.2 Kontera och distribuera faktura Det går att kontera och distribuera fakturan samtidigt. Då skickas fakturan till de personer som ansvarar för konteringsraderna. Kontera och distribuera fakturan I kapitlet Kontera faktura finns detaljerad information om hur du lägger till konteringsrader. 1. Ange konto och andra dimensionsvärden om det behövs. 2. Ange ansvarig person för varje konteringsrad. Endast den person som lagts till på raden kan attestera den. Om ansvarig person saknas för en konteringsrad kan denna attesteras av andra användare. Obs! En ansvarig person måste ha lagts till för minst en konteringsrad för att fakturan ska kunna skickas vidare i flödet. 3. Klicka på Skicka utifrån kontering i knappraden, för att skicka fakturan vidare i flödet. Om olika användare har tilldelats konteringsraderna skapar MediusFlow automatiskt en parallell distributionslista (Gruppera med OCH) för användarna. Obs! Endast en användare kan kopplas till varje konteringsrad. Det går alltså inte att lägga till en distributionslista som ansvarig person. Hämta ansvarig användare För att lägga till ansvariga personer för en konteringsrad används en uppsättning regler som definierats på företags- och dimensionsnivå. Detta betyder att en viss typ av kontering kan ha en särskild ansvarig användare. Medius www.medius.se 6

Lägga till ansvarig användare från angivna regler 1. Klicka på knappen Fyll i ansvarig användare. 2. Om tillämpligt, läggs ansvarig användare till för konteringsraderna. Obs! Om fältet för ansvarig användare redan har ett värde kommer detta värde inte att skrivas över av de angivna reglerna. Mer detaljerad information om prioriteringsregler finns i dokumentet Användarhandbok Systemadministratör. 2.2 Kontera faktura Fakturan konteras med hjälp av en i förväg angiven konteringsmall. Konteringsmallen kan tillämpas automatiskt eller manuellt. Medius www.medius.se 7

Om ingen konteringsmall används konteras fakturan manuellt. De konton som kan användas bestäms av den inloggade användarens behörighet. (Behörigheten fastställs med hjälp av attestregler och/eller attestgrupper. Se dokumentet Användarhandbok Systemadministratör.). Här valideras också kombinationer av olika dimensioner. Lägga till kontering manuellt 1. Ange konto och andra dimensionsvärden om det behövs. När du börjar skriva ett värde föreslår systemet giltiga värden (för den inloggade användaren). Klicka på blankstegstangenten för att visa en lista över giltiga konton och dimensionsvärden. För varje konterings-dimension finns ett namn och en beskrivning. Det går även att söka efter värden genom att ange en del av namnet eller beskrivningen för den aktuella dimensionen (minst två tecken måste anges). Obs! Det totala antalet dimensionsvärden som visas i listan är av prestandaskäl begränsat till 21. 2. Det belopp som återstår att kontera visas i debet-/kreditfältet för konteringsraden. Ändra beloppet om det behövs. 3. Klicka på Ny rad om du vill lägga till fler rader. Det belopp som återstår att kontera visas på den nya raden. Om du vill skapa flera nya rader anger du det antal som behövs i fältet till vänster om knappen Ny rad och klickar på Ny rad. Obs! Om flera rader läggs till samtidigt visas det belopp som återstår att kontera på den första nya raden. 4. Klicka på Spara för att spara konteringen. Konteringen sparas också om fakturan skickas vidare i systemet genom att klicka på Skicka eller Attestera. Obs! Knappen Skicka är tillgänglig om användaren saknar attestbehörighet. Knappen Attestera är tillgänglig om användaren har behörighet att attestera fakturor. Medius www.medius.se 8

Använda konteringsmall 1. Välj konteringsmall i listrutan Konteringsmallar. 2. Mallen tillämpas på det belopp som återstår att kontera på fakturan. 3. Den föreslagna konteringen kan vid behov ändras. Om det finns en standardmall för leverantören tillämpas denna automatiskt. Dimensionsvärdet tillämpas som standard Under konteringen av en faktura kan endast dimensionsvärden som är giltiga för användaren användas. Om en dimension är obligatorisk enligt reglerna i dimensionsvalideringen och om användaren endast har tillgång till ett enda dimensionsvärde kan detta värde fyllas i automatiskt av systemet. När fakturan har hanterats av användaren skickas den vidare i flödet. Attestreglerna i MediusFlow (Se dokumentet Användarhandbok Systemadministratör ) avgör vilken attestnivå som krävs innan fakturan attesteras. Om du vill skicka fakturan vidare i flödet klickar du på Skicka eller Attestera i knappraden. Obs! Knappen Skicka är tillgänglig om användaren saknar attestbehörighet. Knappen Attestera är tillgänglig om användaren har behörighet att attestera fakturor. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Distribuera om faktura Placera faktura i vänteläge Returnera faktura till tidigare status Makulera faktura Skicka faktura för granskning Periodisering Jämföra budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. Medius www.medius.se 9

2.3 Attestera faktura Fakturan kan attesteras på hela nettobeloppet eller per konteringsrad. Det här är en konfigurering som görs när systemet installeras och den kan inte variera för olika fakturor. Attest på hela nettobeloppet innebär att användarens attestgräns kontrolleras mot fakturans totala nettobelopp. Attest per konteringsrad innebär att användaren kan välja att attestera särskilda konteringsrader. Summan av dessa rader kontrolleras mot användarens attestgräns. När du klickar på knappen Attestera kontrolleras fakturans belopp mot användarens attestgräns. Attestgränserna kan anges på följande nivåer: Gräns för specifikt konto eller dimensionsvärde Gräns för specifik leverantör Allmän gräns för användaren Reglerna anger också till vem som fakturan ska skickas om attestgränsen överskrids. Fakturan kan skickas till användarens närmaste chef eller till den person som ansvarar för det konto eller dimensionsvärden som fakturan konteras på. Om olika användare ansvarar för olika värden på samma konteringsrad skickas fakturan till alla ansvariga användare i ordningsföljd. Attestera faktura på huvudnivå 1. Klicka på Attestera. 2. Fakturan skickas till nästa steg i flödet. Attestera faktura på radnivå 1. Markera kryssrutan till vänster om de konteringsrader som ska attesteras. 2. Klicka på Attestera. 3. Fakturan skickas till nästa steg i flödet. Medius www.medius.se 10

Godkänna alla rader En användare som har flera rader som behöver godkännas kan attestera alla konteringsrader som han eller hon är ansvarig för genom att markera kryssrutan Attestera alla rader. 1. Markera kryssrutan Attestera alla rader. 2. Kryssrutan Attestera till vänster om konteringsraderna är markerad. 3. Klicka på Attestera. 4. Fakturan skickas till nästa steg i flödet. Obs! Endast rader som tillhör användaren är markerade för attest. Ansvarig användare Konteringsrader med ansvarig användare kan endast attesteras av den ansvariga personen. Konteringsrader utan någon ansvarig användare kan attesteras av vem som helst av användarna på distributionslistan. Obs! Alla rader som den inloggade användaren angetts som ansvarig användare för, måste markeras för att fakturan ska kunna skickas vidare i flödet. För att det ska vara enkelt att hitta de konteringsrader som användaren är ansvarig för kan kryssrutan Visa endast mina konteringsrader användas. Om denna kryssruta är markerad visas endast rader där ansvarig användare är lika med inloggad användare. Användardefinierade konteringsmallar Konteringen som lagts till i en faktura kan sparas som en användardefinierad konteringsmall. 1. Ange namnet på konteringsmallen i fältet till vänster om knappen Spara som mall. 2. Klicka på Spara som mall. 3. Konteringsmallen är nu tillgänglig endast för den användare som skapade den (för den aktuella leverantören). De användardefinierade konteringsmallarna kan ändras via menyalternativet System Konteringsmallar). Se dokumentet Användarhandbok Systemadministratör. Gruppera och expandera konteringsrader Om du markerar kryssrutan Gruppera konteringsrader grupperas alla rader som är lika i fråga om konteringsinformation och ansvarig användare. Du kan attestera rader som är grupperade genom att klicka i kryssrutan Attestera. Alla underliggande konteringsrader (som användaren har rätt att attestera) blir då attesterade. Konteringsrader kan också grupperas eller expanderas genom att du klickar på symbolen till vänster om konteringsraden. Medius www.medius.se 11

Observera följande: När rader är grupperade kan de ändras endast om samtliga underliggande rader är oattesterade. Grupperade rader kan inte vara periodiserade. Om periodiseringar ska läggas till måste gruppen expanderas. Grupperade rader där vissa underliggande rader är attesterade måste expanderas för att kunna attesteras. Innan en faktura kan skickas för slutkontroll kontrolleras att fakturan är i balans. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Distribuera om faktura Placera faktura i vänteläge Returnera faktura till tidigare status Makulera faktura Skicka faktura för granskning Periodisering Jämföra budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 2.4 Efterkontroll av fakturor Beroende på inställningarna för efterkontroll kan fakturan komma att stoppas för efterkontroll efter att den har attesterats. I det här steget kan kontering och annan information verifieras innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Det här steget används också ofta för periodisering av en faktura. Om reglerna för efterkontroll är inställda så att flera användare är inkluderade i efterkontrollen skickas fakturan till alla dessa innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Mer information finns i Användarhandbok Systemadministratör. Medius www.medius.se 12

Skicka information om slutbokning 1. Klicka på Slutkontrollera. 2. Fakturan arkiveras och information om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Placera faktura i vänteläge Returnera faktura till tidigare status Makulera faktura Skicka faktura för granskning Periodisering Jämföra budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. Skicka information om slutbokning i batch Använd inkorgen Attesterade om du vill göra slutbokning i batch. 1. Meny: Meddelanden Attesterade. 2. Välj de fakturor som ska skickas för slutbokning genom att markera kryssrutan till vänster om ärendenumret. Om alla uppgifter ska väljas markerar du kryssrutan på rubrikraden. Medius www.medius.se 13

3. Klicka på Utför. 4. Alla markerade ärenden arkiveras och information om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Obs! Inkorgen Attesterade bör inte användas om flera användare har inkluderats i regelinställningarna för efterkontrollen. 3 Kreditfakturor Kreditfakturor är fakturor med negativa belopp. Kreditfakturor kan kopplas till fakturor i vänteläge. 3.1 Koppla till debetfaktura Kreditfakturan kopplas till en debetfaktura i vänteläge genom att ange debetfakturans fakturanummer på kreditfakturan. För kreditfakturor där MediusFlow inte kan hitta en motsvarande debetfaktura i vänteläge går det att koppla ihop dem manuellt. Det går också att klassificera om en kreditfaktura till en omkostnadsfaktura om det behövs. Fakturan hanteras som en omkostnadsfaktura enligt beskrivningen i kapitlet Omkostnadsfakturor. Medius www.medius.se 14

Koppla en faktura manuellt 1. Meny: Meddelanden Kreditfakturor. 2. Välj den kreditfaktura som ska kopplas genom att klicka på åtgärden Koppla. 3. Den valda fakturan visas i den övre delen av formuläret. Debetfakturor (i vänteläge) från samma leverantör som kreditfakturorna visas i den nedre delen av formuläret. 4. Klicka på symbolen till höger om den debetfaktura som ska kopplas till kreditfakturan. 5. Debetfakturan i vänteläge och kreditfakturan är nu hopkopplade. 6. Debetfakturan finns i huvudinkorgen med symbolen. Kreditfakturan kan ses som en flik på debetfakturan. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Klassificera om faktura Makulera faktura Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 3.2 Kontera faktura Fakturan konteras med hjälp av en i förväg angiven konteringsmall. Konteringsmallen kan tillämpas automatiskt eller manuellt. Om ingen konteringsmall används måste fakturan konteras manuellt. De konton som kan användas bestäms av den inloggade användarens behörighet. (Behörigheten fastställs med hjälp av attestregler och/eller attestgrupper. Se dokumentet Användarhandbok Systemadministratör.). Här valideras också kombinationer av olika dimensioner. Medius www.medius.se 15

Lägga till kontering manuellt 1. Klicka på fliken Kreditfakturor på debetfakturan. 2. Klicka på Granska faktura för att visa kreditfakturan. 3. Ange konto och andra dimensionsvärden om det behövs. När du börjar skriva ett värde föreslår systemet giltiga värden (för den inloggade användaren). Klicka på blankstegstangenten för att visa en lista över giltiga konton och dimensionsvärden. För varje konterings-dimension finns ett namn och en beskrivning. Det går även att söka efter värden genom att ange en del av namnet eller beskrivningen för den aktuella dimensionen (minst två tecken måste anges). Obs! Det totala antalet dimensionsvärden som visas i listan är av prestandaskäl begränsat till 21. 4. Det belopp som återstår att kontera visas i debet-/kreditfältet för konteringsraden. Ändra beloppet om det behövs. 5. Klicka på Ny rad om du vill lägga till fler rader. Det belopp som återstår att kontera visas på den nya raden. Om du vill skapa flera nya rader anger du det antal som behövs i fältet till vänster om knappen Ny rad och klickar på Ny rad. Obs! Om flera rader läggs till samtidigt visas det belopp som återstår att kontera på den första nya raden. 6. Klicka på Spara för att spara konteringen. Konteringen sparas också om fakturan skickas vidare i systemet genom att klicka på Skicka eller Attestera. Använda konteringsmall 1. Välj konteringsmall i listrutan Konteringsmallar. 2. Mallen tillämpas på det belopp som återstår att kontera på fakturan. 3. Den föreslagna konteringen kan vid behov ändras. Om det finns en standardmall för leverantören tillämpas konteringen automatiskt. När fakturan har hanterats av användaren skickas den vidare i flödet. Attestreglerna i MediusFlow (se dokumentet Användarhandbok Systemadministratör ) avgör vilken attestnivå som krävs innan fakturan attesteras. Skicka fakturan vidare i flödet 1. Klicka på Skicka eller Attestera i huvudet på kreditfakturan. 2. Debetfakturan visas. 3. Klicka på Skicka eller Attestera i huvudet på debetfakturan. Obs! Knappen Skicka är tillgänglig om användaren saknar attestbehörighet. Knappen Attestera är tillgänglig om användaren har behörighet att attestera fakturor. Medius www.medius.se 16

Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Periodisering Jämföra budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 3.3 Attestera faktura Kreditfakturan attesteras inte. Däremot attesteras debetfakturan med hjälp av samma regler som beskrivs i kapitlet Omkostnadsfakturor Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Periodisering Jämföra budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 3.4 Efterkontroll av fakturor När fakturorna (debet och kredit) har attesterats är nästa steg att kontrollera dem innan ett meddelande om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Det här steget används också ofta för periodisering av en faktura. Användaren kan skicka information om slutbokning på samma sätt som har beskrivits för omkostnadsfakturor. Information om slutbokning skickas för både debetfakturan och kreditnotan. Informationen skickas dock som två separata meddelanden. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Lägga till kommentarer Lägga till bilagor Periodisering Jämföra budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Medius www.medius.se 17

Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 4 Orderbaserade fakturor Matchning på radnivå Orderbaserade fakturor är baserade på en inköpsorder. Den här typen av faktura matchas mot inleveranser för att upptäcka eventuella differenser. 4.1 Koppla inköpsorder Fakturan kopplas till en mottagen inköpsorder (från affärssystemet eller inköpsmodulen i MediusFlow) med hjälp av ordernumret på fakturan. För orderbaserade fakturor där MediusFlow inte kan hitta en motsvarande inköpsorder går det att koppla en faktura manuellt till rätt order. Hela fakturan kan kopplas till en eller flera inleveranser och en inleverans kan kopplas till en eller flera fakturor. Fakturor med denna status finns under Meny: Meddelanden Utan inköpsorder Vanligtvis kan fakturan endast kopplas till inköpsorder som tillhör samma leverantör som fakturan. Ibland kan fakturan dock komma från en annan leverantör än den som ordern Medius www.medius.se 18

skapats för. För att detta scenario ska kunna hanteras måste du göra ytterligare en inställning i leverantörsinformationen i MediusFlow. Koppla fakturor och inköpsorder där leverantören varierar 1. Meny: Grunddata Leverantör. 2. Sök efter den leverantör som ordern skickades till (dvs. orderleverantören) genom att ange ett värde i textrutan till vänster om knappen Filtrera. 3. Klicka på Filtrera. 4. Klicka på leverantörsnamnet för att visa detaljerad information om leverantören. 5. Klicka på Uppdatera. 6. Lägg till namnet på den leverantör som fakturan kommer från (dvs. fakturerande leverantör) i fältet Fakturaleverantör. 7. Klicka på Spara. På det sättet kan du i MediusFlow koppla och matcha fakturor från fakturerande leverantör med order för orderleverantör. Leverantörsskulden blir alltid för den fakturerande leverantören. Koppla en hel faktura till en inköpsorder 1. Klicka på Ändra inköpsorder. 2. En lista med alla inköpsorder som är tillgängliga för den aktuella leverantören visas. 3. Sök efter den order som ska kopplas till fakturan. 4. Markera kryssrutan till vänster om den order som ska kopplas. 5. Klicka på Koppla inköpsorder. 6. Hela fakturan kopplas till den markerade inköpsordern. Koppla en enskild fakturarad till en inköpsorder 1. Klicka på symbolen till höger om den fakturarad som ska kopplas. 2. En lista med alla inköpsorder som är tillgängliga för den aktuella leverantören visas. 3. Sök efter den order som ska kopplas till fakturan. 4. Markera kryssrutan till vänster om den order som ska kopplas. 5. Klicka på Koppla inköpsorder. 6. Fakturaraden kopplas till den markerade inköpsordern. 7. När fakturaraden kopplas till en order ändras symbolen till höger om raden till. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Klassificera om en omkostnadsfaktura Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Medius www.medius.se 19

Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 4.2 Koppla inleveransrader Baserat på den koppling som har gjorts i föregående steg försöker MediusFlow även koppla inleveransrader till fakturaraderna. Det görs med hjälp av artikelnumret. För de fakturarader där MediusFlow inte kan hitta en motsvarande inleveransrad går det att koppla en fakturarad manuellt till rätt inleveransrad. En fakturarad kan kopplas till en eller flera inleveransrader och en inleveransrad kan kopplas till en eller flera fakturarader. Koppla en fakturarad till en inköpsorderrad 1. Klicka på symbolen till höger om den fakturarad som ska kopplas. 2. En lista med alla inleveransrader som är tillgängliga för den aktuella inköpsordern visas. 3. Sök efter den rad som ska kopplas till fakturan. 4. Markera kryssrutan till vänster om den rad som ska kopplas. 5. Klicka på OK. 6. Fakturaraden kopplas till inleveransraden. 7. När fakturaraden är kopplad i sin helhet till en inköpsorderrad (kvantiteten på fakturaraden är lika med kvantiteten på den tillhörande inköpsorderraden) blir symbolen till höger om raden grön. 8. När fakturaraden är delvis kopplad till en inköpsorderrad (kvantiteten på fakturaraden är större än kvantiteten på den tillhörande inköpsorderraden) blir symbolen till höger om raden gul. Symbolen (på fakturaradsfliken) kan användas för att enkelt se vilka orderrader som är kopplade till en fakturarad. Medius www.medius.se 20

1. Klicka på symbolen. 2. Ett nytt fönster visas med information om de kopplade orderraderna. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Klassificera om en omkostnadsfaktura Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 4.3 Matcha Med den här funktionen matchas informationen på fakturan mot informationen på de tillhörande inköpsorderraderna. Differenser kan identifieras gällande belopp, förfallodatum, fraktkostnad, styckpris och kvantitet. Uppgifter om förkontering läggs också till på fakturan under matchningen. Matchningen kan göras manuellt eller automatiskt. Mer information finns i Användarhandbok Systemadministratör. 4.4 Analysera differenser Om differenser påträffas under matchningen skickas fakturan vidare för analys. De aktuella värdena från fakturan och inköpsordern visas i MediusFlow. Differenser kan godkännas eller underkännas, och konteringen av differensen kan baseras på detta. Du kan ställa in toleranser som anger hur stora differenser som kan accepteras mellan en faktura och motsvarande inleverans. Differenser som ligger inom toleranserna kan vid behov konteras på ett separat konto. Mer detaljerad information om toleranser finns i Användarhandbok Systemadministratör. Medius www.medius.se 21

Alla differenser som påträffas markeras med gult på fliken Avvikelser. Analysera en differens 1. Håll musen över den gula markeringen för den differens som ska analyseras. 2. Ett popup-fönster visas med information om värdet på fakturan samt värdet på den tillhörande ordern. 3. Defferensen visas också. Användaren kan godkänna differensen genom att klicka på symbolen i popup-fönstret. Differensen markeras då med grönt. 4. Användaren kan underkänna differensen genom att klicka på symbolen i popup-fönstret. Differensen markeras då med rött. Användaren kan klicka på differensen i stället för att hålla musen över den. I stället för popup-fönstret visas differenserna då till vänster i fönstret. Obs! I en standardinstallation av MediusFlow är godkännandet eller ogillandet bara en intern märkning av differenserna utan någon bakomliggande logik. Det är dock möjligt att bygga in logik i dessa knappar om man så önskar. Beroende på vilka matchningsregler som har angetts för leverantören kan följande typer av differenser identifieras: Totalt nettobelopp Förfallodatum Fraktkostnad Totalt fakturaradsbelopp Styckpris Mottagen kvantitet Mer information om matchningsregler finns i Användarhandbok Systemadministratör. Medius www.medius.se 22

Under matchningen läggs även uppgifter om förkontering till på fakturan. Förkonteringen kan hämtas från den hopkopplade inköpsordern och från undantagstyperna. Information om undantagstyper finns i Användarhandbok Systemadministratör. De tillagda konteringsraderna visas till vänster i fönstret. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Returnera Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Jämföra budget Periodisering Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 4.5 Attestera faktura Fakturan kan attesteras på hela nettobeloppet eller på differensbeloppet. Attest på hela nettobeloppet innebär att fakturans totala nettobelopp kontrolleras mot användarens attestgräns. Attest på differensbeloppet innebär att summan av alla differenser på fakturan kontrolleras mot användarens attestgräns. Obs! Det är bara differenser där fakturabeloppet är högre än beloppet på de tillhörande inleveranserna som attesteras. När du klickar på knappen Attestera kontrolleras fakturans belopp eller differenserna mot användarens attestgräns. Attestgränserna kan anges som en allmän gräns för användaren. Medius www.medius.se 23

Reglerna anger också till vem som fakturan ska skickas om attestgränsen överskrids. Fakturan kan skickas till användarens närmaste chef. Attestera en faktura 1. Klicka på Attestera. 2. Fakturan skickas vidare i flödet. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Returnera Lägga på bevakning Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Jämföra budget Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 4.6 Efterkontroll av fakturor Beroende på inställningarna för efterkontroll kan fakturan komma att stoppas för efterkontroll efter att den har attesterats. I det här steget kan kontering och annan information verifieras innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Om reglerna för efterkontroll är inställda så att flera användare är inkluderade i efterkontrollen skickas fakturan till alla dessa innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Användaren kan skicka information om slutbokning på samma sätt som har beskrivits för omkostnadsfakturor. Användaren kan lägga till nödvändig kontering för ytterligare kostnader som inte har förkonterats i samband med matchningen. Utöver ovanstående funktioner kan följande funktioner användas i det här skedet: Lägga på bevakning Returnera Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Jämföra mot budget Medius www.medius.se 24

Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 5 Orderbaserad faktura Matchning på huvudnivå Orderbaserade fakturor är baserade på en inköpsorder. Den här typen av faktura matchas mot inleveranser för att upptäcka eventuella differenser. I det här kapitlet beskrivs hur man hanterar matchning på huvudnivå för orderbaserade fakturor. Det kan vara bra att matcha på huvudnivå när fakturarader inte ska skannas eller när rader på en faktura inte motsvarar inköpsorderraderna. Matchning på huvudnivå kan också vara användbart när en order görs för att köpa t.ex. en kamera (inköpsordern har en orderrad), men då fakturan är specificerad på flera fakturarader, till exempel ett objektiv, en blixt en kameraväska osv. Totalbeloppet för alla fakturarader motsvarar totalbeloppet på inköpsorderraden. I det här fallet måste orderraden matchas med det totala fakturabeloppet (huvudnivåbeloppet). Med matchning på huvudnivå går det att koppla en eller flera inköpsorderrader till en genererad fakturarad. Det totala nettobeloppet för de kopplade inköpsorderraderna matchas mot fakturans totala nettobelopp. 5.1 Konfiguration av huvudmatchning Det går att använda matchning på både rad- och huvudnivå i en och samma installation av MediusFlow. Inställningen för att köra en faktura med matchning på huvudnivå kan göras antingen på leverantören eller på fakturatypen då fakturan importeras. Medius www.medius.se 25

Konfigurera matchning på huvudnivå på leverantör 1. Meny: Grunddata Leverantör. 2. Ange ett värde i textrutan till vänster om knappen Filtrera, för att söka efter den leverantör som du vill konfigurera huvudnivåmatchning för. 3. Klicka på Filtrera. 4. Klicka på leverantörsnamnet för att visa detaljerad information om leverantören. 5. Klicka på Uppdatera. 6. Kryssrutan för Fakturarad under Matchningsregler ska inte vara ikryssad. 7. Klicka på Spara. Det är också möjligt att ange att fakturan ska matchas på huvudnivå vid importen av fakturan. Då har inställningen för leverantör ingen betydelse. På så sätt kan du köra både rad- och huvudnivåmatchning för samma leverantör. När en orderbaserad faktura som konfigurerats för matchning på huvudnivå importeras, genereras automatiskt en fakturarad för koppling. Anledningen till att systemet genererar fakturaraden är att inköpsorderrader ska kunna kopplas till fakturan. De följande kapitlen innehåller mer information om koppling. Medius www.medius.se 26

5.2 Koppla inköpsorder Fakturan kopplas till en mottagen inköpsorder (från affärssystemet eller inköpsmodulen i MediusFlow) med hjälp av ordernumret på fakturan. För orderbaserade fakturor där MediusFlow inte kan hitta en motsvarande inköpsorder går det att koppla en faktura manuellt till rätt order. Om fakturan är en samlingsfaktura är det möjligt att skanna fler inköpsordernummer separerade med semikolon. Exempel: Samlingsfaktura Fakturan ska kopplas till leveranser från inköpsorder P1 och inköpsorder P2. Skriv P1;P2 i fältet för importerat ordernummer. MediusFlow skapar då en fakturarad per inköpsorder. Detta gör att det går att koppla leveranser från olika inköpsordrar till en enda faktura när matchning på huvudnivå används. Fakturor med denna status finns under Meny: Meddelanden Utan inköpsorder Vanligtvis kan fakturan endast kopplas till inköpsorder som tillhör samma leverantör som fakturan. Ibland kan fakturan dock komma från en annan leverantör än den som ordern skapats för. För att detta scenario ska kunna hanteras måste du göra ytterligare en inställning i leverantörsinformationen i MediusFlow. Koppla fakturor och inköpsorder där leverantören varierar 1. Meny: Grunddata Leverantör. 2. Sök efter den leverantör som ordern skickades till (dvs. orderleverantören) genom att ange ett värde i textrutan till höger om knappen Filtrera. 3. Klicka på Filtrera. 4. Klicka på leverantörsnamnet för att visa detaljerad information om leverantören. 5. Klicka på Uppdatera. 6. Lägg till namnet på den leverantör som fakturan kommer från (dvs. fakturerande leverantör) i fältet Fakturaleverantör. Medius www.medius.se 27

7. Klicka på Spara. På det sättet kan du i MediusFlow koppla och matcha fakturor från fakturerande leverantör med order för orderleverantör. Leverantörsskulden blir alltid för den fakturerande leverantören. Koppla en hel faktura till en inköpsorder 7. Klicka på Ändra inköpsorder. 8. En lista med alla inköpsorder som är tillgängliga för den aktuella leverantören visas. 9. Sök efter den order som ska kopplas till fakturan. 10. Markera kryssrutan till vänster om den order som ska kopplas. 11. Klicka på Koppla inköpsorder. 12. Hela fakturan kopplas till den markerade inköpsordern. Koppla en enskild fakturarad till en inköpsorder 8. Klicka på symbolen till höger om den fakturarad som ska kopplas. 9. En lista med alla inköpsorder som är tillgängliga för den aktuella leverantören visas. 10. Sök efter den order som ska kopplas till fakturan. 11. Markera kryssrutan till vänster om den order som ska kopplas. 12. Klicka på Koppla inköpsorder. 13. Fakturaraden kopplas till den markerade inköpsordern. 14. När fakturaraden kopplas till en order ändras symbolen till höger om raden till. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Klassificera om en omkostnadsfaktura Makulera Skicka för granskning Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna funktioner. 5.3 Koppla inleveransrader Du kan antingen bestämma manuellt vilka inköpsorderrader som ska kopplas till fakturan eller så kan systemet konfigureras så att alla inleveranser på inköpsordern kopplas automatiskt till fakturan. 5.3.1 Manuell koppling Om manuell koppling används i MediusFlow stoppar fakturan alltid i steget då fakturarader kopplas. Den genererade fakturaraden kan kopplas till en eller flera inleveransrader. Medius www.medius.se 28

Koppla en genererad fakturarad till en inköpsorderrad 1. Klicka på symbolen till höger om den fakturarad som ska kopplas. 2. En lista med alla inleveransrader som är tillgängliga för den aktuella inköpsordern visas. 3. Sök efter den rad som ska kopplas till fakturan. 4. Markera kryssrutan till vänster om den rad som ska kopplas. 5. Klicka på OK. 6. Den genererade fakturaraden kopplas till inleveransraden. 7. När fakturaraden kopplas till minst en inköpsorderrad ändras symbolen till höger om raden och blir grön. Om fakturan är en delfaktura kan det förekomma att endast en del av inköpsorderraden ska kopplas till den genererade fakturaraden. Det kan till exempel vara att en order gjorts för 20 kameror. När fakturan kommer har endast 10 kameror fakturerats. Om man kopplar fakturaraden till inköpsorderraden föreslås den levererade kvantiteten på inköpsorderraden. För att man ska kunna koppla en del av inköpsorderraden måste fakturerad kvantitet uppdateras. Koppla en del av en inköpsorderrad 1. Klicka på symbolen eller till höger om den fakturarad som ska kopplas. 2. En lista med alla inleveransrader som är tillgängliga för den aktuella inköpsordern visas. 3. Sök efter den rad som ska kopplas till fakturan. 4. Markera kryssrutan till vänster om den rad som ska kopplas. Medius www.medius.se 29

5. Uppdatera kvantiteten i fältet Fakturerat så att den matchar kvantiteten på fakturan 6. Klicka på OK. En del av inköpsorderraden har nu kopplats till fakturan. Den återstående kvantiteten på inköpsorderraden kan kopplas till en annan faktura. 5.3.2 Automatisk koppling Om de flesta fakturor alltid ska kopplas till hela inköpsordern kan man hoppa över kopplingen av inköpsorderrader i Uppdatera artikelinformation. Då kopplas alla levererade inköpsorderrader och hela kvantiteten automatiskt till den genererade fakturaraden. För leverantörer där manuell koppling är mer lämpligt kan du hoppa över steget med den automatiska kopplingen. Det gör du genom att se till att kryssrutan på leverantörskortet nedan ( Koppla alla rader vid huvudmatchning ) är avmarkerad. För dessa leverantörer ska manuell koppling alltid göras. Symbolen (på fakturaradsfliken) kan användas för att enkelt se vilka orderrader som är kopplade till en fakturarad. 1. Klicka på symbolen. 2. Ett nytt fönster visas med information om de kopplade orderraderna. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Klassificera om en omkostnadsfaktura Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Medius www.medius.se 30

5.4 Matcha Med den här funktionen matchas informationen på fakturan mot informationen på de tillhörande inköpsorderraderna. Det totala nettobeloppet på fakturan matchas mot summan för alla nettobelopp på de kopplade inköpsorderraderna. Endast differenser som är baserade på det totala fakturabeloppet kan identifieras, tillsammans med differenser beträffande förfallodatum och frakt. Eftersom vi inte arbetar med de verkliga fakturaraderna identifieras inga differenser på radnivå. Uppgifter om förkontering läggs också till på fakturan under matchningen. Matchningen kan göras manuellt eller automatiskt. Mer information finns i Användarhandbok Systemadministratör. 5.5 Analysera differenser Om differenser påträffas under matchningen skickas fakturan vidare för analys. De aktuella värdena från fakturan och inköpsordern visas i MediusFlow. Differenser kan godkännas eller underkännas, och konteringen av differensen kan baseras på detta. Du kan ställa in toleranser som anger hur stora differenser som ska accepteras mellan fakturan och kopplade leveranser. Mer detaljerad information om toleranser finns i Användarhandbok Systemadministratör. Alla differenser som påträffas markeras med gult på fliken Avvikelser. Eftersom inga fakturarader beaktas är det endast differenser på huvudnivå som kan identifieras. Analysera en differens 1. Håll musen över den gula markeringen för den differens som ska analyseras. 2. Ett popup-fönster visas med information om värdet på fakturan samt värdet på den tillhörande ordern. Medius www.medius.se 31

3. Differenserna visas också. Användaren kan godkänna differensen genom att klicka på symbolen i popup-fönstret. Differensen markeras då med grönt. 4. Användaren kan ogilla differensen genom att klicka på symbolen i popup-fönstret. Differensen markeras då med rött. Användaren kan klicka på differensen i stället för att hålla musen över den. I stället för popup-fönstret visas differenserna då till vänster i fönstret. Obs! I en standardinstallation av MediusFlow är godkännandet eller underkännandet bara en intern märkning av differenserna utan någon bakomliggande logik. Det är dock möjligt att bygga in logik i dessa knappar om man så önskar. Beroende på vilka matchningsregler som har angetts för leverantören kan följande typer av differenser identifieras: Totalt nettobelopp Förfallodatum Fraktkostnad Mer information om matchningsregler finns i Användarhandbok Systemadministratör. Under matchningen läggs även uppgifter om förkontering till på fakturan. Förkonteringen kan hämtas från den kopplade inköpsordern. De tillagda konteringsraderna visas till vänster i fönstret. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Returnera Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Jämföra budget Periodisering Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Medius www.medius.se 32

5.6 Attestera faktura Fakturan kan attesteras på hela nettobeloppet eller på differensbeloppet. Attest på hela nettobeloppet innebär att fakturans totala nettobelopp kontrolleras mot användarens attestgräns. Attest på differensbeloppet innebär att summan av alla differenser på fakturan kontrolleras mot användarens attestgräns. Obs! Det är bara differenser där fakturabeloppet är högre än beloppet på de tillhörande inleveranserna som attesteras. När du klickar på knappen Attestera kontrolleras fakturans belopp eller differenserna mot användarens attestgräns. Attestgränserna kan anges som en allmän gräns för användaren. Reglerna anger också till vem som fakturan ska skickas om attestgränsen överskrids. Fakturan kan skickas till användarens närmaste chef. Attestera en faktura 3. Klicka på Attestera. 4. Fakturan skickas vidare i flödet. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Returnera Lägga på bevakning Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Jämföra budget Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Medius www.medius.se 33

5.7 Efterkontroll av fakturor Beroende på inställningarna för efterkontroll kan fakturan komma att stoppas för efterkontroll efter att den har attesterats. I det här steget kan kontering och annan information verifieras innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Om reglerna för efterkontroll är inställda så att flera användare är inkluderade i efterkontrollen skickas fakturan till alla dessa innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Användaren kan skicka information om slutbokning på samma sätt som har beskrivits för omkostnadsfakturor. Användaren kan lägga till nödvändig kontering för ytterligare kostnader som inte har förkonterats i samband med matchningen. Utöver ovanstående funktioner kan följande funktioner användas i det här skedet: Lägga på bevakning Returnera Makulera Skicka för granskning Ändra ansvarig person Jämföra mot budget Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum 6 Avtalsbaserade fakturor Avtalsbaserade fakturor är fakturor baserade på ett avtal. Den här typen av faktura matchas mot avtal skapade i MediusFlow för att upptäcka eventuella differenser. Medius www.medius.se 34

6.1 Koppla avtal och faktureringsplaner Fakturan kopplas till ett avtal med hjälp av avtalsnumret på fakturan. Efter det kopplas fakturan till en faktureringsplan. Systemet använder följande kriterier för att koppla fakturan till rätt del av faktureringsplanen: Datumet i faktureringsplanen för måste infalla före (eller samtidigt som) fakturans förfallodatum Den aktuella delen av faktureringsplanen måste vara aktiv, vilket betyder att den inte kan vara kopplad till några andra fakturor För avtalsbaserade fakturor där MediusFlow inte kan hitta ett motsvarande avtal eller faktureringsplan går det att koppla fakturan manuellt till rätt avtal och del av faktureringsplanen. Hela fakturan kan bara kopplas till ett avtal men ett avtal kan kopplas till en eller flera fakturor. Koppla fakturan till ett avtal och faktureringsplan 1. Välj det avtal som ska kopplas till fakturan i listrutan Välj avtal. En lista med alla avtal som är tillgängliga för den aktuella leverantören visas. 2. En lista med alla faktureringsplaner som är tillgängliga för det valda avtalet visas. 3. Markera kryssrutan till vänster om den del av faktureringsplanen som ska kopplas. 4. Klicka på Skicka för att skicka fakturan vidare i flödet. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Makulera Lägga till kommentar Lägga till bilaga Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. Medius www.medius.se 35

6.2 Matcha Med den här funktionen matchas informationen på fakturan med informationen på den kopplade delen av faktureringsplanen. Differenser kan identifieras gällande belopp och förfallodatum. Uppgifter om förkontering från avtalet läggs också till på fakturan under matchningen. Matchningen kan göras manuellt eller automatiskt. Mer information finns i Användarhandbok Systemadministratör. 6.3 Analysera differenser Om differenser påträffas under matchningen skickas fakturan vidare för analys. De aktuella värdena från fakturan och faktureringsplanen visas i MediusFlow. Differenserna kan godkännas eller underkännas. Det här är bara en intern märkning av differenserna utan någon bakomliggande logik. Alla differenser som påträffas markeras med gult på fliken Avvikelser. Analysera en differens 1. Håll musen över den gula markeringen för den differens som ska analyseras. 2. Ett popup-fönster visas med information om värdet på fakturan samt värdet på fakturaplanartikeln. Differenserna visas också. 3. Användaren kan godkänna differensen genom att klicka på symbolen i popup-fönstret. Differensen markeras då med grönt. 4. Användaren kan underkänna differensen genom att klicka på symbolen i popup-fönstret. Differensen markeras då med rött. Användaren kan klicka på differensen i stället för att hålla musen över den. I stället för popup-fönstret visas differenserna då till vänster i fönstret. Medius www.medius.se 36

Beroende på vilka matchningsregler som har angetts för leverantören kan följande typer av differenser identifieras: Totalt nettobelopp Förfallodatum Mer information om matchningsregler finns i Användarhandbok Systemadministratör. Under matchningen läggs även uppgifter om förkontering till på fakturan. Förkonteringen hämtas från det tillhörande avtalet eller faktureringsplanen. Information om avtal finns i Användarhandbok Systemadministratör. De tillagda konteringsraderna visas till vänster i fönstret. Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Returnera Makulera Skicka för granskning Lägga till kommentar Lägga till bilaga Periodisering Jämföra mot budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 6.4 Attestera faktura Beroende på användarens attestbehörighet kan fakturan skickas till fler personer för attest. Vid attest kontrolleras användarens attestgräns mot fakturans belopp. Attestgränserna kan anges på en allmän nivå. Reglerna anger också till vem som fakturan ska skickas om attestgränsen överskrids. Fakturan kan skickas till användarens närmaste chef. Attestera en faktura 1. Klicka på Attestera. 2. Fakturan skickas vidare i flödet. Medius www.medius.se 37

Utöver ovanstående funktioner kan även följande funktioner användas: Returnera Makulera Skicka för granskning Lägga till kommentar Lägga till bilaga Periodisering Jämföra mot budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. 6.5 Efterkontroll av fakturor Beroende på inställningarna för efterkontroll kan fakturan komma att stoppas för efterkontroll efter att den har attesterats. I det här steget kan kontering och annan information verifieras innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Det här steget används också ofta för periodisering av en faktura. Om reglerna för efterkontroll är inställda så att flera användare är inkluderade i efterkontrollen skickas fakturan till alla dessa innan meddelandet om slutbokning skickas till ekonomisystemet. Användaren kan skicka information om slutbokning på samma sätt som har beskrivits för omkostnadsfakturor. Användaren kan lägga till nödvändig kontering för ytterligare kostnader som inte har förkonterats i föregående steg. Utöver ovanstående funktioner kan följande funktioner användas i det här skedet: Returnera Makulera Skicka för granskning Lägga till kommentar Lägga till bilaga Periodisering Jämföra mot budget Ändra bokföringsdatum Ändra betalningsdatum Mer information finns i kapitlet Allmänna fältbeskrivningar. Medius www.medius.se 38

7 Allmänna fältbeskrivningar Kontering Konteringsmallar Information om förkontering som ska användas för kontering av fakturan. Konto Dimension 2..n Debet Kredit Det huvudbokskonto som används för kontering av fakturan. Det dimensionsvärde som används för kontering av fakturan. Det debetbelopp som används för kontering av fakturan. Det kreditbelopp som används för kontering av fakturan. Attestera Används när fakturorna attesteras på radnivå. Distribution list Distributionslista Lista med personer som ansvarar för hanteringen av fakturan. Den kan skapas med hjälp av attestregler i MediusFlow och manuellt av användaren. Kommentarer och bilagor Ärendekommentarer Intern kommentar som bara syns i MediusFlow. Läggs till manuellt. Bilagor Interna bilagor som bara syns i MediusFlow. Läggs till manuellt. Medius www.medius.se 39

Fakturahuvud Fakturanummer Leverantör Leverantörens fakturanummer. Hämtas från fakturan. Leverantörens namn. Fakturadatum Datumet på fakturan. Hämtas från fakturan. Bokföringsdatum Det datum som används vid bokföring av fakturan. Fakturadatumet visas som standard som bokföringsdatum. Förfallodatum Det datum när fakturan förfaller till betalning. Hämtas från fakturan eller beräknas med hjälp av fakturainformation och betalningsdatum på leverantören. Betalningsdatum Fakturatyp Referens Fakturakommentar Fakturaleverantör Företag Avtalsnummer Integrationsstatus Partner Det datum när fakturan ska betalas. Förfallodatumet visas som standard som bokföringsdatum. Typen av faktura. Tilldelas av systemet. Den person som anges som referens på fakturan. Kommentar om fakturan. Hämtas från fakturan. Namnet på den leverantör som fakturan skickas från. Detta används när ordern skickas till en leverantör och fakturan kommer från en annan. Det företag som fakturan tillhör. Det avtalsnummer som fakturan avser. Anges på avtalsbaserade fakturor. Status på det senaste integrationsmeddelandet som skickades till och från ekonomisystemet i samband med preliminär- och slutbokning. Den källa som används för att skapa Medius www.medius.se 40

Fakturahuvud fakturan i MediusFlow. Skanningsdatum Inköpsordernummer Ärendenummer Leverantörsnummer Ver. Nr Förfallodatum kassarabatt Kassarabatt Beställningsmärke Valuta Fraktkostnad Miljöavgift Emballageavgift Övriga kostnader Summa exkl moms Moms Öresavrunding Att betala Datumet då fakturan importerades till MediusFlow Det inköpsordernummer som fakturan avser. Anges på orderbaserade fakturor. Ärendenummer. Det är ett unikt ID i MediusFlow. Tilldelas av systemet. Leverantörens ID. Verifikationsnumret. Tilldelas av ekonomisystemet i samband med preliminär- eller slutbokning Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Används inte i en standardinstallation. Fakturans valuta. Extra fraktkostnad. Hämtas från fakturan. Extra miljöavgift. Hämtas från fakturan. Extra emballageavgift. Hämtas från fakturan. Övriga kostnader. Hämtas från fakturan. Fakturans nettobelopp. Hämtas från fakturan. Fakturans momsbelopp. Hämtas från fakturan. Fakturans öresavrunding. Hämtas från fakturan. Fakturans bruttobelopp. Hämtas från fakturan. Medius www.medius.se 41

Fakturahuvud Uppdatera bokföringsdatum Uppdatera betalningsdatum Uppdatera - fakturakommentar Det datum som används vid bokföring av fakturan. Fakturadatumet visas som standard som bokföringsdatum. Värdet kan uppdateras av användaren. Det datum när fakturan ska betalas. Förfallodatumet visas som standard som bokföringsdatum. Värdet kan uppdateras av användaren. Kommentar om fakturan. Hämtas från fakturan. Värdet kan uppdateras av användaren. Fakturarader Rad Ordernummer Följesedel Artikel Beskrivning Antal Styckepris Nettopris Fakturaradens nummer. Tilldelas av systemet. Numret på den order som fakturaraden är kopplad till. Numret på den följesedel som fakturaraden är kopplad till. Numret på artikeln på fakturaraden. Hämtas från fakturan. Beskrivning av artikeln på fakturaraden. Hämtas från artikelregistret. Kvantiteten av artikeln på fakturaraden. Hämtas från fakturan. Styckpriset på artikeln på fakturaraden. Hämtas från fakturan. Fakturaradens totalbelopp. Hämtas från fakturan. Medius www.medius.se 42

Differenser Rad Fakturaradens nummer. Tilldelas av systemet. Inköpsorder Numret på den order som fakturaraden är kopplad till. Artikel Numret på artikeln på fakturaraden. Hämtas från fakturan. Beskrivning Antal Enhetspris Beskrivning av artikeln på fakturaraden. Hämtas från artikelregistret. Kvantiteten av artikeln på fakturaraden. Hämtas från fakturan. Styckpriset på artikeln på fakturaraden. Hämtas från fakturan. Totalt Fakturaradens totalbelopp. Hämtas från fakturan. Ärendehistorik Datum Ny status Åtgärd Utfärdare Det datum och den tidpunkt när åtgärden utfördes. Status för uppgiften efter att åtgärden utfördes. Den åtgärd som har utförts. Namnet på den användare som utförde åtgärden. Medius www.medius.se 43

8 Skapa faktura Med hjälp av formuläret Registrera leverantörsfaktura kan du skapa en faktura manuellt i MediusFlow. 8.1 Skapa en faktura Informationen i registreringsformuläret kan delas in i tre sektioner. Huvudinformation Fakturahuvudinformation, t.ex. leverantörsinformation, fakturanummer, fakturadatum, totalbelopp. Radinformation Fakturans information på radnivå. Bild Bilden av den skapade fakturan. Om fakturan har skannats och lagrats på en fördefinierad plats, kopplas bilden till den skapade fakturan. Om du vill registrera fakturor gör du följande: 1. Meny: Skapa ärende Registrera fakturor. 2. Ändra vid behov fakturatypen på fliken Huvudinformation. Fakturatyperna är fördefinierade i programmet och definieras när MediusFlow konfigureras. 3. Lägg till information om fakturahuvud på fliken Huvudinformation. 4. Om fakturarader ska läggas till ska detta göras på fliken Radinformation. Klicka på Lägg till för att lägga till en rad på fakturan. Raden visas nu under sektionen där raderna registreras. Efter att en fakturarad har lagts till kan den ändras eller tas bort. 5. Om fler artiklar behöver läggas till upprepar du steg 4. Medius www.medius.se 44

6. Klicka på Spara. Fakturan har nu skapats. 9 Allmänna funktioner 9.1 Returnera faktura Vid behov kan en faktura returneras till en användare eller roll som tidigare har hanterat den. Returnera en faktura 1. Klicka på Returnera. 2. Fönstret Returnera ärende visas. 3. Välj namnet på personen eller statusen som fakturan ska skickas tillbaka till i listrutan Returnera ärendet till. 4. Klicka på Skicka för att returnera fakturan. 9.2 Distribuera om faktura I de fall där det saknas regler gällande attest kan användaren välja vem som ska attestera fakturan. Det görs genom att lägga till en lista med användare (en distributionslista) till fakturan. Fakturan skickas till alla användare på listan. Distribuera om en faktura 1. Klicka på Ny distributionslista 2. Börja vid behov med att ta bort den aktuella användaren från distributionslistan genom att markera användaren i det högra fältet och klicka på den röda pilen som pekar åt vänster. 3. Lägg till den eller de användare som ska attestera fakturan. Distributionslistan skapas i det högra fönstret genom att du väljer användare i det vänstra fältet och klickar på den gröna pilen som pekar åt höger. 4. Klicka på Skicka i knappraden för att skicka uppgiften enligt den distributionslista som har skapats. 9.3 Lägga på bevakning När en faktura läggs på bevakning kan den kopplas till en kreditfaktura. En faktura är kvar under bevakning tills den kopplas till en kreditfaktura eller tills bevakningen avslutas. Lägga en faktura på bevakning 1. Klicka på Bevaka kredit. Fakturan flyttas nu till mappen Ärenden på bevakning. Den här mappen kan nås genom att klicka på Meddelanden Bevakning i menyn. När kreditfakturan har kommit fram kan fakturan kopplas till den och returneras till det normala flödet. Medius www.medius.se 45

Släppa en faktura 1. Klicka på fakturanumret för uppgiften i mappen Ärenden på bevakning. 2. Klicka på Släpp bevakning i knappraden om du vill returnera fakturan till det normala flödet. 9.4 Lägga till periodisering Det går att sprida ut kostnaden över tiden. Det görs genom att ange ett startdatum och ett slutdatum eller antalet månader (perioder) som kostnaden ska spridas ut över. Det går även att använda i förväg angivna periodiseringsmallar som hämtas från ekonomisystemet. Lägga till periodisering 1. Klicka på symbolen till höger om den konteringsrad som ska periodiseras. 2. Ett nytt fönster ( Periodisering ) visas. 3. Lägg till periodiseringskontot i fältet Periodiseringskonto 4. Ange ett startdatum och ett slutdatum eller antalet perioder som kostnaden ska spridas ut över. Beroende på hur systemet är konfigurerat kan det även gå att använda en fördefinierad periodiseringsmall. 5. Klicka på Spara för att spara periodiseringen och återgå till fakturan. 6. När en periodisering har lagts till på konteringsraden blir knappen till höger om raden grön. Det går också att konfigurera MediusFlow så att periodiseringen tillämpas på flera konteringsrader samtidigt. Om du vill göra det markerar du de konteringsrader som ska periodiseras genom att markera kryssrutan bredvid symbolen. Tryck sedan på knappen Mass-periodisering. 9.5 Skicka för granskning Fakturan kan skickas för granskning till användare eller roller i MediusFlow. När fakturan ligger ute på granskning kan endast granskaren samt den person som skickade uppgiften för granskning se den. Granskaren kan endast kommentera fakturan och skicka den vidare i flödet, antingen till nästa person i distributionslistan för granskning eller tillbaka till avsändaren. Avsändaren kan när som helst begära tillbaka ärendet från granskaren. Skicka en faktura för granskning 1. Klicka på Skicka för granskning. 2. Lägg till de användare och/eller roller som ska granska fakturan genom att välja användarna i det vänstra fältet och klicka på den gröna pilen som pekar åt höger. Distributionslistan skapas sedan i det högra fönstret. 3. Klicka på Skicka i knappraden för att skicka uppgiften enligt den distributionslista som har skapats. Medius www.medius.se 46

Återkalla ett ärende från granskning 1. Klicka på Avbryt granskning. 2. Fakturan återkallas och är inte längre tillgänglig för granskaren. Granska en faktura 1. Ange kommentarer eller bilagor om så behövs. 2. Klicka på Skicka vidare. 3. Fakturan skickas till nästa person i distributionslistan för granskning om fler användare/roller ska granska den. Fakturan skickas tillbaka till avsändaren om inga fler användare ska granska den. 9.6 Skicka fakturabild som e-postmeddelande Fakturabilden kan skickas via e-post till vilken användare som helst med hjälp av e- postfunktionen i Adobe-plugin. Ingen information läggs dock till i ärendehistoriken när du använder denna funktion. På fliken Skicka e-post kan du lägga till information om följande i ärendehistoriken: Datum och tid för skickande Vem fakturan skickats till Namn på personen som utförde sänd-aktiviteten Skicka fakturabild som e-postmeddelande 1. Klicka på fliken Skicka e-post. 2. Ange information om e-postmeddelandets mottagare, ämnet och ett meddelande. 3. Klicka på knappen Skicka e-post. När e-postmeddelandet skickas bifogas fakturabilden. 9.7 Budget Det går att jämföra kostnaden med en budget som har skapats i och hämtats från ekonomisystemet. Det sker genom att visa information om den ursprungliga och aktuella budgeten för en särskild konteringskombination. Den ursprungliga budgeten hämtas normalt från ekonomisystemet medan den aktuella budgeten bygger på konteringar gjorda i MediusFlow. Jämföra mot budget 1. Klicka på symbolen till höger om konteringsraden. 2. Budgeten visas i ett nytt fönster. Medius www.medius.se 47

Den information som visas består av de ursprungliga och aktuella budgetbeloppen för konteringskombinationen för den markerade konteringsraden i den aktuella perioden. Obs! Informationen visas bara för de kombinationer som har angetts i den aktuella budgeten. Om den aktuella budgeten till exempel inte innehåller någon specifikation för kostnadsställe 5603, visas inte den andra raden från bilden ovan. 9.8 Ändra bokföringsdatum Det går att ändra en fakturas bokföringsdatum om det behövs. Som standard visas fakturadatumet. Information om det ändrade bokföringsdatumet skickas till ekonomisystemet om systemintegreringen stödjer det. Ändra datumet i fältet Bokföringsdatum i den nedre delen av fliken Fakturahuvud. Medius www.medius.se 48

9.9 Ändra betalningsdatum Det går att ändra en fakturas betalningsdatum om det behövs. Som standard visas förfallodatumet. Information om det ändrade betalningsdatumet skickas till ekonomisystemet om systemintegreringen stödjer det. Ändra datumet i fältet Betalningsdatum i den nedre delen av fliken Fakturahuvud. 9.10 Lägga till kommentarer Användaren kan lägga till kommentarer på en faktura. Kommentarerna syns bara i MediusFlow. Alla kommentarer kan nås från fakturan oavsett var i flödet fakturan befinner sig. Medius www.medius.se 49

Lägga till kommentarer 1. Klicka på fliken Ärendekommentarer. 2. Skriv kommentaren. 3. Klicka på Lägg till. 9.11 Lägga till bilagor Användaren kan lägga till bilagor av valfri typ till en leverantörsfaktura. Bilagorna är endast tillgängliga i MediusFlow. Alla bilagor kan nås från fakturan oavsett var i flödet fakturan befinner sig. Lägga till bilagor 1. Klicka på fliken Bilagor. 2. Ange sökvägen till den fil som ska bifogas tillsammans med en beskrivning av filen. 3. Klicka på Lägg till. 9.12 Makulera faktura Fakturor kan makuleras i MediusFlow. Beroende på hur integreringen med ekonomisystemet ser ut kan fakturan även makuleras automatiskt. Om integreringen inte stödjer makulering måste fakturan makuleras manuellt i ekonomisystemet (om den har preliminärbokats). Makulera en faktura 1. Klicka på Makulera. 2. Ett popup-fönster visas där du ombeds bekräfta åtgärden. 3. Klicka på Makulera. Medius www.medius.se 50

Makulera en faktura och skapa en ny faktura 1. Klicka på Makulera. 2. Ett popup-fönster visas där du ombeds bekräfta åtgärden. 3. Klicka på Makulera och redigera. 4. Ett nytt fönster visas där fakturainformationen kan ändras. Gör de nödvändiga ändringarna (mer information finns i Användarhandbok Systemadministratör ). 5. Klicka på Spara för att spara den nya fakturan. 9.13 Visa bilder Det går att visa bilden på en faktura överallt där fakturan är tillgänglig i MediusFlow. Klicka på fliken Fakturabild. 9.14 Visa ärendehistorik I ärendehistoriken går det att se vem som tidigare har hanterat en faktura, vad som har gjorts och när det utfördes. Ärendehistoriken kan delas in i två delar: Ärendehistorik Visar vad som hänt i ärendet när det gäller statusändringar och utförda åtgärder Konteringshistorik Visar vad som hänt i ärendet när det gäller ändringar av konteringsinformation. Visa ärendehistorik 1. Klicka på fliken Ärendehistorik 2. Markera kryssrutan Visa ärendehistorik för att visa ärendehistoriken 3. Markera kryssrutan Visa konteringshistorik för att visa konteringshistoriken 9.15 Ändra ansvarig användare Den här funktionen gör det möjligt att ändra ansvarig inköpare för en orderbaserad faktura. Ansvarig inköpare är den användare som hanterar kopplingen av fakturarader och analyserar differenserna mellan en faktura och motsvarande inleveranser. Ändra ansvarig person 1. Klicka på Byt ansvarig. 2. Välj den person som ska vara ansvarig i listrutan Ny ansvarig. Endast personer med behörighet att hantera fakturor med aktuell status visas. 3. Klicka på OK. Fakturan visas nu i den ansvariga personens inkorg. Obs! Den här funktionen är endast tillgänglig om aktiviteten där den utförs är användarbaserad. Om aktiviteten är rollbaserad går det inte att använda den här funktionen. Medius www.medius.se 51

10 Uppföljning och rapporter 10.1 Följa upp fakturor Det finns uppföljningsfunktioner där det går att söka efter alla fakturor i MediusFlow. Informationen på fakturan kan användas som sökkriterier. Fakturans status samt aktuell handläggare av fakturan kan också användas som sökkriterier. Det är bara fakturor som användaren har behörighet att se som visas. Behörigheten kan ställas in så att användaren bara har tillgång till de fakturor som han/hon är involverad i. Behörigheten kan också anges på dimensionsnivå, vilket innebär att en användare till exempel kan ha tillgång till alla fakturor konterade på ett visst konto. Om användaren har behörighet att följa upp ett specifikt dimensionsvärde är värdet markerat med grönt i sökkriterierna. Om inte, är värdet markerat med rött. Mer information om användarbehörighet finns i Användarhandbok Systemadministratör. 1. Meny: Uppföljning Fakturastatus 2. Ange sökkriterierna. 3. Klicka på Sök. 4. Resultatet av sökningen visas. 5. Klicka på fakturanumret för att visa information om fakturan. Fakturan kan inte ändras när den öppnas via uppföljningsfunktionen (utom när det gäller kommentarer och bilagor). Användaren kan välja att inkludera följande i sökningen: Markera kryssrutan Inkludera makulerade om du vill ta med makulerade fakturor i sökningen. Markera kryssrutan Inkludera arkiverade om du vill ta med arkiverade fakturor i sökningen. Markera kryssrutan Visa konterat belopp om du vill visa det totala nettobeloppet i sökresultatet. Medius www.medius.se 52

Markera kryssrutan Fast belopp om du vill ange ett fast belopp i stället för ett beloppsintervall vid sökning. Om kryssrutan är markerad är inte sökfältet Belopp (till) tillgängligt. Vilken information som visas i sökresultatet kan specificeras för varje sökning. Det görs genom att använda delen Resultatkolumner i uppföljningen. 10.1.1 Fältbeskrivningar Följande fält är inkluderade. Fakturauppföljning Ärendenummer Fakturanummer Verifikatnummer Inköpsordernummer Leverantör Leverantörs nr Internt nummer i MediusFlow. En del av ärendenumret kan anges för att söka efter alla fakturor med det ärendenumret. Fakturanumret. En del av fakturanumret kan anges för att söka efter alla fakturor med det fakturanumret. Verifikationsnummer från ekonomisystemet. En del av verifikationsnumret kan anges för att söka efter alla fakturor med det verifikationsnumret. Det inköpsordernummer som är kopplat till fakturorna. En del av ordernumret kan anges för att söka efter alla fakturor med det ordernumret. Leverantörens namn på fakturan. En del av leverantörsnamnet kan anges för att söka efter alla fakturor med det leverantörsnamnet. Leverantörsnumret på fakturan. En del av leverantörsnumret kan anges för att söka efter alla fakturor med det leverantörsnumret. Förfallodatum (från) Fakturans förfallodatum. Det är bara fakturor med förfallodatum från det angivna datumet som visas. Förfallodatum (till) Fakturornas förfallodatum. Det är bara fakturor med förfallodatum till och med det Medius www.medius.se 53

Fakturauppföljning angivna datumet som visas. Avtalsnummer Företag Det avtalsnummer som är kopplat till fakturorna. En del av avtalsnumret kan anges för att söka efter alla fakturor med det avtalsnumret. Det företag som fakturan tillhör. Avancerat Fakturadatum (från) Fakturans fakturadatum. Det är bara fakturor med fakturadatum från det angivna datumet som visas. Fakturadatum (till) Fakturans fakturadatum. Det är bara fakturor med fakturadatum till och med det angivna datumet som visas. Belopp (från) Belopp (till) Status Senaste Kommentar Fakturaleverantör Fakturans totala belopp. Det är bara fakturor med belopp större än eller lika med det angivna beloppet som visas. Beloppet anges i transaktionsvalutan. Fakturans totala belopp. Det är bara fakturor med belopp mindre än det angivna beloppet som visas. Beloppet anges i transaktionsvalutan. Fakturans status. Den användare som senast hanterade fakturan. En del av namnet på den senaste användaren/rollen kan anges för att söka efter alla fakturor med den användaren/rollen. Kommentar i fakturahuvudet. En del av kommentaren kan anges för att söka efter alla fakturor med den kommentaren. Namnet på den leverantör som fakturan kan skickas från. Detta används när ordern Medius www.medius.se 54

Avancerat skickas till en leverantör och fakturan kommer från en annan. Orderidentifierare Färgkod Fakturatyp Används inte i en standardinstallation. Den färgkod som fakturan är märkt med. Typen av faktura. Kontering Konto Dimension 2..n Det konto som används vid kontering av fakturan. Det dimensionsvärde som används för kontering av fakturan. Resultatkolumner Ärendenummer Fakturanummer Verifikatnummer Inköpsordernummer Leverantör Leverantörsnummer Företag Förfallodatum Markeras om ärendenumret i MediusFlow ska visas i sökresultatet. Markeras om fakturanumret ska visas i sökresultatet. Markeras om verifikationsnumret ska visas i sökresultatet. Markeras om inköpsordernumret på fakturan ska visas i sökresultatet. Markeras om leverantörens namn ska visas i sökresultatet. Markeras om leverantörens ID ska visas i sökresultatet. Markeras om företagets namn ska visas i sökresultatet. Markeras om förfallodatumet ska visas i Medius www.medius.se 55

Resultatkolumner sökresultatet. Fakturadatum Betalningsdatum Belopp Status Senaste ärendehanterare Markeras om fakturadatumet ska visas i sökresultatet. Markeras om betalningsdatumet ska visas i sökresultatet. Markeras om fakturans bruttobelopp ska visas i sökresultatet. Beloppet visas i transaktionsvalutan. Markeras om fakturans status ska visas i sökresultatet. Markeras om föregående användare som hanterade fakturan ska visas i sökresultatet. Nuvarande ärendehanterare Markeras om fakturans aktuella användare/roll ska visas i sökresultatet. Om uppgiften är arkiverad finns det ingen aktuell handläggare. Kommentar Fakturaleverantör Orderidentifierare Avtalsnummer Fakturatyp Markeras om kommentaren i fakturahuvudet ska visas i sökresultatet. Namnet på den leverantör som fakturan kan skickas från. Detta används när ordern skickas till en leverantör och fakturan kommer från en annan. Markeras om orderidentifierare ska visas i sökresultatet. Markeras om avtalsnumret ska visas i sökresultatet. Markeras om fakturatypen ska visas i sökresultatet. Medius www.medius.se 56

10.2 Fakturaöversiktsrapport Uppföljningsmöjlighet som ger en översikt över aktuell status för alla fakturor som inte är arkiverade i MediusFlow. Fakturorna sorteras per roll och användare. 1. Meny: Uppföljning Fakturaöversiktsrapport I exemplet ovan har Anders Lind två fakturor att hantera. När du klickar på en siffra (t.ex. 2 i exemplet ovan) visas de två underliggande fakturorna. När du klickar på ett visst fakturanummer visas detaljerad information om den fakturan. Du kan skriva ut resultatet genom att klicka på knappen Skriv ut. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select a format och klicka på Export. Medius www.medius.se 57

10.3 Rapport för bokföringsanalys Av den här rapporten framgår vilka belopp som har debiterats en viss konteringssträng under en viss period. Rapporten kan användas för att besvara exempelvis följande frågor: Vilka kostnadsställen påverkas och hur mycket av alla fakturor som har bokförts på ett visst konto? Vilka konton har använts för fakturor tillhörande ett visst projekt? Det är bara dimensioner som användaren har behörighet att följa upp som visas. Behörigheten kan konfigureras så att användaren har behörighet att följa upp ett visst dimensionsvärde. Mer information om användarbehörighet finns i Användarhandbok Systemadministratör. 1. Meny: Uppföljning Konteringsanalysrapport. 2. Ange filterkriterierna. o Dimension på X-axeln: Välj mellan de dimensioner som är tillgängliga i installationen. o Dimension på Y-axeln: Välj mellan de dimensioner som är tillgängliga i installationen. 3. Ange sökkriterier såsom leverantör och datum. 4. Klicka på Visa rapport. 5. Resultatet av sökningen visas. I exemplet ovan har beloppet 224 326,28 konterats för kombinationen av konto = 4093 och kostnadsställe = 641. När du klickar på ett belopp (t.ex. 224 326,28 i exemplet ovan) visas de underliggande fakturorna. Medius www.medius.se 58

När du klickar på ett visst fakturanummer visas detaljerad information om den fakturan. Du kan skriva ut resultatet genom att klicka på knappen Skriv ut. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select a format och klicka på Export. 10.4 Rapport för analys av flaskhalsar Flaskhalsanalysen visar hur många dagar användaren behöver för att hantera sina fakturor. 1. Meny: Uppföljning Flaskhalsanalys 2. Ange filterkriterierna. 3. Klicka på Visa rapport. 4. Resultatet av sökningen visas. I exemplet ovan har Josefine Axelsson en genomsnittlig tid på tre dagar för att hantera fakturor. Sex fakturor har behandlats inom noll till fem dagar från uppläggningsdatumet. När du klickar på en siffra (t.ex. 2 i exemplet ovan) visas de två underliggande fakturorna. Medius www.medius.se 59

När du klickar på ett visst fakturanummer visas detaljerad information om den fakturan. Du kan skriva ut resultatet genom att klicka på knappen Skriv ut. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select a format och klicka på Export. 10.5 Leverantörsrapport Den här rapporten visar hur mycket en viss leverantör har fakturerat. Rapporten kan användas vid analys av inköp och fakturor från en leverantör. 1. Meny: Uppföljning Leverantörsrapport 2. Ange filterkriterierna. 3. Klicka på Visa rapport. 4. Resultatet av sökningen visas. Tre diagram visas. Ett av dem visar det fakturerade beloppet och de båda andra visar de affärsmässiga respektive kvantitativa differenserna. I exemplet ovan var det totala nettobeloppet för alla fakturor från den angivna leverantören cirka 800 000 i januari. När du klickar på en stapel visas de underliggande fakturorna. Medius www.medius.se 60

När du klickar på ett visst fakturanummer visas detaljerad information om den fakturan. Du kan skriva ut resultatet genom att klicka på knappen Skriv ut. Det går även att exportera resultatet till Excel eller till en PDF-fil genom att välja format under Select a format och klicka på Export. Medius www.medius.se 61