GRÄNSLÖS TELEFONI. Smarta lösningar från Bahnhof

Transkript

1 GRÄNSLÖS TELEFONI Smarta lösningar från Bahnhof

2 GRÄNSLÖSA VÄXELSYSTEM Enkelt att använda, enkelt att växa med Grundväxel Vi erbjuder ert företag en telefonilösning från två upp till hundratals anknytningar. I vår grundväxel ingår de funktioner som krävs för att ha en fullt fungerande telefoniväxel. Nedan beskriver vi vilka funktioner som ingår i grundväxeln samt övriga funktioner som ni kan lägga till. Efterhand som ni har behov av fler anknytningar eller ni får behov av nya funktioner kan dessa enkelt läggas till. Bastjänster som ingår i grundväxeln Xpad Tandemkoppling Tidsstyrd vidarekoppling (TBR) Röstbrevlåda Kortnummer Nummervisning Nummerpresentation Vidarekoppling Trepartsamtal Väckning/påminnelse Ringgrupper Xpad - Personligt anknytningssystem Till varje anknytning i företagsväxeln erbjuds användargränssnittet Xpad som ger användaren möjlighet att styra funktionerna i sin anknytning. Via Xpad kan man hantera röstmeddelanden, vidarekopplingar, samtalshistorik och telefonboken. Alla anknytningar som finns i växeln läggs automatiskt till i telefonboken, men det går även bra att lägga till sina egna privata kontakter. Tandemkoppling Inkommande samtal till användarens anknytning kopplas så att det ringer samtidigt på anknytningen och i användarens mobiltelefon. Tidsstyrd vidarekoppling (TBR) Är en automatiserad funktion för att styra hur ett inkommande samtal ska hanteras beroende på tidpunkt på dygnet och/eller veckodag som samtalet kommer till företagsväxeln. Funktionen kan hantera meddelanden om kontorets öppettider eller lunchtider. Samtalet kan sedan vidarekopplas till en röstbrevlåda, ett annat kontor, en mobiltelefon eller till en extern svarstjänst. Röstbrevlåda Till varje telefonanknytning kan man koppla en röstbrevlåda. Röstmeddelanden kan lyssnas av via anknytningstelefonen men kan även skickas som en ljudfil till en e- postadress. Kortnummer Istället för att slå hela telefonnummer finns möjligheten att använda sig av kortnummer vid utgående samtal. Nummervisning Valfritt växelnummer alternativt dolt nummer kan presenteras när användaren ringer ett utgående telefonsamtal. Nummerpresentation Vid inkommande samtal visas telefonnumret för användaren. Vidarekoppling Vidarekoppling av telefonsamtal kan göras manuellt eller med fördefinierade regler. Man kan t.ex. vidarekoppla samtal till en annan anknytning eller till användarens röstbrevlåda. Trepartssamtal Möjliggör konferenssamtal med tre olika personer. Väckning/påminnelse Genom att ringa ett specifikt kortnummer aktiveras funktionen i växeln, som sedan ringer tillbaka på utsatt tidpunkt. Ringgrupper Ringgruppen grupperar flera anknytningar i företagsväxeln och möjliggör en effektiv hantering av inkommande samtal och kopplar dem till rätt avdelning. Samtalen som kopplas in till en ringgrupp kan kopplas efter ett turordningsschema så att det ringer på en anknytning i taget, eller att det ringer på alla anknytningar samtidigt i gruppen. Det finns möjlighet att ställa in flera olika typer av ringmönster.

3 GRÄNSLÖS TELEFONI FÖR FÖRETAG Nya möjligheter till lägre kostnader IP-telefoniväxel med mobiltelefonen som anknytning Bahnhofs mobila kontor är en IP-telefoniväxel med mobiltelefoner som fungerar som anknytningar. Denna telefonilösning passar extra bra för företag och organisationer som har många medarbetare på resande fot, eller där medarbetarna en stor del av sin arbetstid inte befinner sig på kontoret, som exempelvis olika typer av konsultföretag och företag inom servicebranschen. Tidigare har mobiltelefoner inte klarat av alla de funktioner som en användare har kunnat använda på sin fasta telefon. Med vår lösning för det mobila kontoret kan medarbetare få tillgång till alla viktiga växelfunktioner, direkt i mobilen. Flexibel IP-telefoniväxel Vår telefoniväxellösning är anpassad och utvecklad för olika typer av företag som har behov av flexibla växelfunktioner. Telefoniväxellösningen passar även företag som driver svarstjänst samt telemarketing- och kundtjänstverksamheter som vanligtvis har stort fokus på hur man styr samtal och har uppföljning av samtalsstatistik. Lösningen erbjuder funktioner för att styra växelns anknytningar, medarbetarnas telefonböcker, vidarekopplingar och ringgrupper. Vidare kan användaren tandemkoppla sin anknytning med sin mobil vilket innebär att det ringer både i bordstelefonen och i mobilen. Det finns även möjlighet till konferenssamtal och att boka schemalagda telefonkonferenser. Samtalsinspelning görs enkelt via ett knapptryck och kan användas exempelvis vid muntligt bindande avtal. Ljudfilen med det inspelade samtalet skickas till valfri e-postadress eller till användarens röstbrevlåda. Med hjälp av intelligenta funktioner kan inkommande samtal styras via knappval i talsvarsmenyerna. Det finns även möjlighet att reglera telefonväxelns öppettider.

4 BRA OCH FUNKTIONELLA TJÄNSTER Tjänster som kompletterar grundväxeln Multi-terminal Denna funktion ger användaren möjlighet att ansluta flera telefoner till en och samma anknytning. Vid inkommande samtal ringer alla anslutna telefoner samtidigt. När samtalet besvarats är de övriga telefonerna tillgängliga för att ringa eller ta emot inkommande samtal. 2 Bilden visar telefonistarbetsplatsen. Telefonistarbetsplats Med funktionen telefonistarbetsplats som är kopplad till företagsväxeln kan en eller flera telefonister ta emot inkommande samtal, övervaka och dirigera samtal samt administrera användarnas anknytningar och funktionerna i växeln. 2 Talsvarsmeny med knappval (IVR) Funktionen används för att styra inkommande samtal inom företaget/organisationen med knappval. När ett inkommande samtal till företagsväxeln kopplas fram kan denna funktion fungera som en automatisk växelreceptionist. En talsvarsmeny spelas upp som ger olika val, exempelvis: tryck 1 för försäljning, tryck 2 för kundtjänst osv. 1 Telefonkonferenstjänst Möjliggör konferenssamtal för upp till tio deltagare. Både interna och externa deltagare kan ansluta sig till telefonkonferensen genom att ringa in till tjänsten och ange rätt rum. 1 Avancerad köhantering (ACD) Detta är en funktion som används för inkommande samtal som ska köas upp för att senare få hjälp av t.ex. en supportmedarbetare. Samtalen placeras i kö och kopplas fram till de olika supportmedarbtarna efter förutbestämda regler. Medarbetarna kan ansluta sig och/eller koppla ur sig från köhanteringen via sin telefon. 1 Kömonitor för ACD En administratör/gruppchef har tillgång till ett managementsystem för köhanteraren. Via detta managementsystem har då administratören full kontroll på samtliga ACD köer, vilka agenter som är inloggade samt vilka samtal som ligger i kön. Med drag and drop kan administratören dra samtalen till olika köer eller logga in/ur agenter. 2 ACD statistik ACD statistiken finns tillgänglig via ett webbgränssnitt där administratören ges tillgång till statistik för företagets olika ACD köer eller för specifika agenter. Med hjälp av statistikverktyget kan administratören få en god överblick över belastningen för vald tidsperiod både via siffror eller direkt i ett diagram (t.ex. hur belastningen fördelas på veckans dagar eller timmar på dygnet). All statistik kan via en knapptryckning exporteras till Microsoft Excel där den kan lagras och analyseras ytterligare via de diagramfunktioner som finns i Excel. 1 Xpad ACD agent Xpad ACD agent fungerar precis som en vanlig Xpad med skillnaden att den är specialanpassad för agenter som tillhör en ACD kö. Agenterna kan enkelt pausa, logga in och ut ur köer, få en överblick på samtalskön samt få en överblick på vilka köer agenten tillhör. 2 ACD statistiksvy. Mobil anknytning (MEX) Mobil anknytning innebär en unik möjlighet för företag att integrera sina befintlig mobiltelefoner med sin telefonväxel. De viktigaste funktionerna som finns i en telefonväxel är direkt tillgängliga i företagets mobiltelefoner. Växelfunktioner nås även i mobilen via en mobilanpassad webbsida. Mobiltelefonen knyts mot växeln så att det går att ringa via växeln från mobiltelefonen. Mobil anknytning erbjuder även sömlös överflyttning av samtal vilket innebär att användaren kan flytta ett pågående samtal från sin fasta bordstelefon till sin mobil utan att mottagaren märker flytten. 2 Ringgrupp med köfunktion Genom att aktivera en köfunktion på en ringgrupp så placeras inkommande samtal i kö tills någon av gruppens medlemmar är ledig och kan ta emot samtalet. 1

5 BRA OCH FUNKTIONELLA TJÄNSTER Tjänster som kompletterar grundväxeln Samtalsinspelning Ger användaren möjlighet att spela in sina telefonsamtal. Samtalsinspelning kan aktiveras manuellt via telefonen eller via Xpad. Inspelningen levereras efter avslutat samtal som ett röstmeddelande till valfri e- postadress eller röstbrevlåda. 1 Samtalsinspelning automatisk lagrad Samtliga samtal spelas in och lagras hos Bahnhof utan att användaren aktivt behöver aktivera samtalsinspelning. Tjänsten kan även användas på grupper och köer. 2 Softphone - Ring direkt från datorn Genom att aktivera tjänsten Softphone har användaren möjlighet att via Xpad det personliga anknytningssystemet ringa och ta emot samtal direkt i sin dator. 2 Faxbrevlåda Med vår faxbrevlåda kan användaren skicka och ta emot fax lika enkelt som man hanterar sina e-postmeddelanden. Alla inkommande fax distribueras automatiskt till den valda e-postadressen. Användarna kan skicka fax direkt från sitt e-postprogram. Tjänsten faxbrevlåda aktiveras på önskad e-postadress. 2 Extra utgående faxkonto Det finns möjlighet att aktivera tjänsten på flera e- postadresser till en lägre kostnad (kräver huvudtjänsten Faxbrevlåda). 2 Nummer Vi kan erbjuda nya nummer eller portera över befintliga nummer till oss. Vi kan även erbjuda nummer från ett urval olika länder i världen. 1 Denna funktion gäller för hela växeln (alla anknytningar). 2 Funktionen väljs per anknytning.

6 HELHETSLEVERANTÖREN BAHNHOF Tryggt, flexibelt och säkert När avtalet är undertecknat, vad händer då? När avtalet är undertecknat av båda parter påbörjar vi på Bahnhof tillsammans med dig som kund installationsoch driftprojektet. Detta för att så snabbt som möjligt ge er ett driftklart telefonisystem. Beroende på storleken av telefonisystemet och vilken ambitionsnivå som är vald i avtalet, tillsätter Bahnhof de resurser som behövs för att skapa ett effektivt och anpassat telefonisystem för ert företag. Under installationen anpassas meddelanden som spelas upp i växeln efter era önskemål och ert företags behov. Vidare sätts eventuella ringgrupper upp, inställningar av bordstelefoner eller en eller flera mobiltelefoner ansluts som mobila anknytningar. Efter att telefonisystemet är driftsatt och båda parter anser att systemet uppfyller kraven i avtalet, överlämnar Bahnhofs installationsteam er som kund till vår driftorganisation. Enkelt att underhålla och driftsätta IP-telefoniväxeln Med Bahnhof som leverantör av ert telefonisystem behöver ert företag inte ha egen teknisk kompetens eller tillgång till egna servrar eller egen serverhall. Bahnhofs moderna serverhallar har en hög säkerhetsklass och är utrustade både med redundant kraft och redundanta internetaccesser samt ett starkt skalskydd. Flexibelt Genom att bli kund hos Bahnhof uppnår ert företag en hög flexibilitet. Behöver ni fler anknytningar, nya växelfunktioner, nya bordstelefoner eller fler mobiltelefoner är lösningen inte längre bort än ett samtal till Bahnhof. Utbildning Genom att utbilda era medarbetare kommer ni på ett snabbt och effektivt sätt att utnyttja telefonisystemets alla möjligheter. Kundtjänst Bahnhofs kundservice arbetar med att ge våra kunder den bästa möjliga servicen. Våra medarbetare är välutbildade med stor erfarenhet av vårt telefonisystem. Helhetsleverantör Genom att välja Bahnhof har ni möjlighet att få en leverantör av alla era IT-tjänster med alla dess fördelar, t.ex. samlingsfaktura, en kundtjänst och någon som tar helhetsansvar. Bahnhof levererar utöver telefonilösningar även: Internet Co-location Managed Hosting Hyrd Server Backup Lagringstjänster Brandväggslösningar Mobilt bredband Mobil telefoni IP-telefoni SIP anslutningar

7

8 Isafjordsgatan 32B SE Kista Telefon: E-post: Hemsida: GRÄNSLÖS TELEFONI