Primula 3.0 TVV Ver 1

Transkript

1

2 1 Granskarens roll 3 2 Handlägga Sortera ärenden Hantera ärende Återtaget ärende 5 OLIKA TYPER AV ÄRENDEN 5 3 Ersättningar / Arvoden Timlön Övertid / Mertid Utlägg friskvård Utlägg vårdbesök Utlägg läkemedel 8 4 Ledighet Släktangelägenhet Flexledighet hel dag samt tidredovisning av ledigheten 8 5 Ledighet, uttag komp 9 6 Resor / Utlägg Resa inrikes Resa utrikes Enbart utlägg/representation 11 7 Semester Semester under pågående deltidssjukskrivning Sjuk under semester 12 8 Sjuk / Friskanmälan Registrera första sjukdag Läkarintyg Ändrad omfattning av sjukskrivning Sjuk under semester Friskanmälan 14 9 Kurser och Personuppgifter används inte av TVV Registrera som källrapportör Ledighet, resa/utlägg, semester, frisk/sjukanmälan mm Korrigering / Återtag av ledigheter 15 BRA ATT VETA OCH/ELLER PÅMINNA OM Varning ledighet överstiger 100% Föräldraledighet VAB Kontaktdagar LSS Timavlönade 17 TJÄNSTER OCH SÖKFUNKTIONER Arbetsgivarintyg Frånvarokalender 17 1

3 19 Kontrolluppgifter Lönekostnadsspec Lönespecifikation Mina Rapporter Nyckeltal Pers/Anst uppgifter Personalplanering Personalredovisning Rapportgenerator Ex Närmast anhörig Sök person Ärendesökning 22 2

4 1 Granskarens roll Du har fått behörighet som granskare på din enhet och ska göra ett antal kontroller av de ärenden som passerar dig på sin väg till attestanten. De ärenden du får för granskning hittar du under Handlägga i Primulas sidopanel. Du kan även ha behörighet som källrapportör vilket innebär att du kan gå in och registrera ärenden på någon av dina medarbetare om det skulle behövas. Huvudregeln är att alla ska registrera själva men ex vid längre ledigheter eller om någon inte har tillgång till sin jobbdator kan du ibland behöva använda dig av din roll som källrapportör. Uppgifter om tider för lönematerial, sista datum för attest, datum för lönekörning och löneutbetalning hittar du under Externa länkar och Tidplan Primula. Efter lönekörning gör HR ett antal slumpade stickprov av reseräkningar, utlägg, övertider mm. Utlägg som biljetter, friskvård, läkemedel etc ska vara bifogade som pdf i ärendet. Om något utlägg saknas i ärendet får du en begäran om kopia (pdf) av underlaget. Du kan även få andra frågor som rör ärenden. Kvitton och andra underlag som skickas/lämnas till dig ska förvaras på ett säkert sätt då de innehåller originalkvitton, personnummer och andra personliga uppgifter. I början av januari ska alla utlägg och reseräkningar (endast de med utlägg) som utbetalats via lön föregående år skickas till kontoret i Stockholm för arkivering. Till HR skickas utlägg för föräldrapenningtillägg, vårdbesök, läkemedel, friskvård och representation. De ska sorteras per person i bokstavsordning A-Ö på efternamn samt sorteras i kronologisk ordning per person med det nyaste underlaget överst. För reseräkningar gäller samma sortering dvs A-Ö samt kronologisk ordning per person men de skickas till registraturen för arkivering. 2 Handlägga Under Handlägga visas det antal ärenden som finns att hantera. Öppna Handlägga så kan du se vilka typer av ärenden som ligger här. Ibland visas!! vid antalet ärenden som finns under hantera. Det innebär att något av dessa ärenden är återtaget. Läs mer om återtaget ärende i avsnitt 2.3. Under Handlägga kan du även använda din roll som källrapportör dvs att registrera ärenden för någon av dina medarbetare. Se mer om källrapportör under avsnitt 10. 3

5 2.1 Sortera ärenden Du kan förutom din egen enhets ärenden även se ärenden som tillhör de enheter du hanterar när ordinarie granskare är ledig. Med hjälp av pilarna kan du flytta dig framåt och bakåt mellan de ärenden som finns för hantering. Om du har en större mängd ärenden kan du sortera fram ditt eget kst genom att klicka på förstoringsglaset. I följande bild kan du välja att sortera på personnummer, namn, typ av formulär eller kst. Markera hur du vill sortera ex ditt kst och klicka på Bekräfta. Du kommer nu tillbaka till ursprungsbildens som visar de ärenden som tillhör ditt kst. Observera att när du väljer ditt eget kst kommer du även att se dina egna ärenden. Dina egna ärenden ska alltid granskas av den administratörskollega som hanterar ert kst när du är ledig. 2.2 Hantera ärende När du öppnar ett ärende kan du se din roll längst ner i ärendet. Roll:Granska-Attest(<<personnummer>>Roll:Attestera) Här visas att din roll är granskare. När du granskat går ärendet vidare till rollen Attestera. Om du returnerar ärendet går det tillbaka personnumret som visas. Om du kan se båda knapparna Skicka och Verkställ ska du välja Skicka eftersom det ska vidare till nästa roll i flödet. 4

6 2.3 Återtaget ärende Ibland visas!! vid antalet ärenden du har att hantera. Det innebär att något av dessa ärenden är återtaget. Ett ärende går att återta så länge en lönekörning inte har gjorts. Om lönekörning redan har gjorts får den anställda i stället göra en korrigering, se avsnitt 3.4 i medarbetarguiden. I listan kan man inte se vilket/vilka ärenden som är återtagna. Du får därför bläddra genom dina ärenden. Att ärendet är återtaget visas med en röd text längst ner i ärendet. Oftast har den anställde upptäckt att något har blivit fel och valt att återta ärendet. Markera Återtagandet beviljas och klicka på Skicka. Ärendet går vidare till attestanten som också måste hantera ärendet. När ärendet sedan kommer tillbaka till den anställde går det tyvärr inte att lägga in kontering eller göra andra ändringar. Personen får kasta ärendet och lägga in ett nytt ärende. Enklast är om den anställde istället hör av sig till dig. Du kan då returnera ärendet till personen som kan komplettera ärendet eller så kan du kan lägga in de felande eller saknade uppgifterna innan du Beviljar ärendet. Skriv i så fall ut utläggsbilagan, notera vad du har ändrat, signera och sätt in i din förvaring av resor, utlägg och underlag. Skickas in till HR med övriga underlag i januari varje år. Bra att veta om handläggning Du har granskat ett ärende som är klart och vill skicka det framåt i flödet till nästa roll. Välj Beviljas och klicka på Skicka om ärendet är godkänt. Du har fått ett ärende som är felaktigt och vill skicka tillbaka ärendet för komplettering. Beskriv i fältet Motivering vad som skall kompletteras och klicka på Returnera. Du har ett ärende som inte ska godkännas. Välj Beviljas ej och klicka på Returnera. Har du valt Ej korrekt ock klickar på Returnera så kommer ärendet direkt till den som startat ärendet, utan att gå via eventuell Granskare. OLIKA TYPER AV ÄRENDEN FK - Du kommer att kunna se en del av de nya formulär som finns under Handlägga och rubriken Anställning/Avslut i Primula men inga av dessa ärenden kommer att passera dig som granskare. De styrs till HR-chef eller ordinarie attesterare beroende på vad ärendet avser 5

7 3 Ersättningar / Arvoden Under denna typ finns ärenden som avser timlön, mertid, övertid, friskvård, vårdbesök och läkemedel. När du har gjort kontrollerna nedan klickar du på Bevilja. Om ärendet behöver kompletteras klickar du på Returnera. 3.1 Timlön Här kontrollerar du att timmarna stämmer och att konteringen är korrekt. Markera Bevilja och klicka sedan på Skicka. 3.2 Övertid / Mertid Kontrollera att fälten typ av ersättning (pengar eller ledighet), datum och antal timmar är ifyllda. Observera att övertid/mertid ska registreras per dag. Ex om någon arbetar övertid två dagar i rad ska det registreras på två rader. Kontrollera att man valt rätt övertid dvs enkel eller kvalificerad och att tiden är angiven i timmar och hundradelar. Ex En timme och 15 minuter = 1,25 timmar. Om man arbetat mer än fem timmar måste även ett rastavdrag med 30 minuter göras. Rastavdraget räknas inte som arbetad tid. Kontrollera gärna att övertiden inte utbetalats tidigare genom att göra en Ärendesökning på personen. Se avsnitt 29. I fältet Info till attesterare ska det framgå mellan vilka klockslag man arbetat samt vad man arbetat med. Markera Bevilja och klicka på Skicka. Läs mer om mertid och övertid på medarbetarsidan. Övertid / mertid ska registreras i både Primula och tidredovisning. Övertid ska tidredovisas som enkel eller kvalificerad med tidkoderna E eller K. Dessa koder påverkar inte flexsaldot. Gäller det mertid ska den registreras med tidkoden E dvs som enkel övertid. 6

8 3.3 Utlägg friskvård Här ska följande kontroller göras innan du skickar ärendet vidare till attestanten. Kontrollera om friskvårdsersättning har betalats ut tidigare under året och att maxbeloppet kr inte överskrids. Gå in på Tjänster, öppna Rapportgeneratorn och sök i friskvårdsackumulatorn. Sök på aktuellt kst Har man anställts under året får man 500 kr per kvartal man varit anställd. Om någon arbetar deltid får man friskvårdsbidrag i förhållande till deltidsprocenten. Ex någon som arbetar 80 procent får 1600 kr per kalenderår. Friskvårdsersättning kan betalas ut till medarbetare som är föräldralediga eller sjuka men inte till medarbetare som är lediga för att prova annat arbete. Kontrollera att utläggen scannats in i ärendet. Av kvittot ska det framgå brukarens namn, aktivitet, säljare, datum, belopp och momsuppgift. Om någon betalar sin friskvårdsaktivitet via autogiro ska förutom kontoutdrag även en kopia av avtalet med träningsanläggningen bifogas. Hos vissa träningsanläggningar kan man få ett utskrivet betalningsintyg som kan godkännas som underlag. Här gäller samma dvs att det ska framgå brukarens namn, aktivitet, säljare, datum, belopp och momsbelopp. Läs gärna mer på Medarbetarsidan eller på Skatteverkets hemsida. Markera Bevilja och klicka på Skicka Originalkvitton och andra underlag ska alltid lämnas till dig. 3.4 Utlägg vårdbesök Kontrollera att utläggen scannats in i ärendet, att kvittot inte är äldre än två år och att rätt typ av vårdbesök har valts. Tillväxtverket ersätter läkar-, psykolog-, kiropraktor- och naprapatbesök med 95 kr. Besök för oralkirurgisk behandling ersätts med 95 kr, behandlingen ska då vara utförd på sjukhus eller odontologisk fakultet. Här används vårdtyp Läkarbesök. Besök hos sjukgymnast och distriktssköterska ersätts med 55 kr, här används vårdtyp Sjukgymnastik. Sjukhusvård ersätts med 70 kr/vårddag här används vårdtyp Sjukhusvård. Du kan också få kvitton för vårdbesök som är gjorda via app på mobilen dvs ett Facetime-samtal med ex Läkarhuset. Betalningen görs via Bank-id och man får en bekräftelse som visar namn, datum, ansvarig vårdgivare samt betalat belopp. OBS! Den anställde ska vid vårdbesök kontrollera om det landsting/region man tillhör har elektronisk registrering av högkostnadskort. Används högkostnadskort i pappersform ska den anställde se till att besöken stämplas in i kortet samt att en kopia scannas in i ärendet. Om någon har valt fel vårdtyp kan du ändra detta, skriv ut utläggsbilagan, notera ändringen, signera, sätt i din förvaring och meddela den anställda. Markera Bevilja och klicka på Skicka 7

9 Originalkvitton och andra underlag ska alltid lämnas till dig 3.5 Utlägg läkemedel Kontrollera att utlägget scannats in i ärendet, att kvittot inte är äldre än två år och att beloppet i utlägget är samma som finns summerat längst ner på Apotekskvittot som Egenavgift, Inom högkostnadsförmån eller liknande. Det finns ett antal receptbelagda läkemedel som inte ingår i högkostnadsförmån, de summeras på kvittot som Inte inom högkostnadsförmån eller liknande. Det händer ibland att någon anställd av misstag lägger in dessa som läkemedel, eftersom de är receptbelagda. Dessa läkemedel kan tyvärr inte ersättas. Ändra beloppet, notera ändringen på underlaget, signera, sätt i din förvaring och meddela den anställda eller returnera ärendet. Markera Bevilja och klicka på Skicka. Originalkvitton och andra underlag ska alltid lämnas till dig. 4 Ledighet De flesta ledigheter går direkt till attestanten men vissa ledigheter dyker upp hos dig som granskare. Det kan vara släktangelägenhet för begravning, bouppteckning, kompledighet, flexledighet hel dag eller likande ledigheter. Klicka på Skicka så går ledigheten vidare till attestanten. 4.1 Släktangelägenhet Kontrollera att det av ärendets meddelande framgår vad ledigheten avser och släktskap. På medarbetasidan under Ledighet och Frånvaro kan du läsa mer om vilka personer som räknas till egen familj och släktkrets. Man har rätt till skäligt antal dagar dvs dagar som går åt för ledigheten och eventuell restid men max 10 kalenderdagar/år. 4.2 Flexledighet hel dag samt tidredovisning Ansökningar om flexledighet för hel dag passerar dig. Flexledighet hel dag ska alltid sökas i Primula och ska sökas innan ledigheten tas ut. Man får ta ut högst två dagar flexledighet i följd. Det går bra att lägga flexledigheten i samband med annan ledighet. Läs gärna mer om flexledighet på medarbetarsidan. Kontrollera att ledigheten avser högst två dagar. Skicka ärendet vidare till attestanten. 0 timmar registreras i tidredovisningen när någon varit flexledig hel dag annars minskas inte flexsaldot dvs koden FRÅNVARO ska inte registreras. Här blir det lätt fel. 8

10 5 Ledighet, uttag komp Avser övertid man gjort tidigare och valt att ta ut i ledighet istället för i pengar. Precis som vid inrapportering av övertid ska den anställda lägga in datum och klockslag för uttaget av ledigheten. Kontrollera att datum och antal timmar är ifyllt. Antal timmar ska registreras i hundradelar ex 1 timme och 30 minuter = 1,5 timme. I tidredovisningen lägger man in tidkoden FRÅNVARO med tidkod 0 annars blir det minus i flexen. 6 Resor / Utlägg 6.1 Resa inrikes Som granskare ska du göra ett antal kontroller av resan och utläggen innan du kan skicka den vidare för attest. Om någon av de grå raderna Avbrott i resa, Utlägg, Representation och Bilersättning har blå text finns det ett utlägg eller information här. Klicka på + för att öppna. Om resan inte har något utlägg, öppnas utläggsbilagan för att snabbt kontrollera att fritextfältet är ifyllt, om konteringen är korrekt mm. När kontrollerna nedan är klara markerar du Beviljas och klickar sedan på Skicka. Om något behöver kompletteras klickar du på Returnera så går ärendet tillbaka till resenären. Långtidsförrättningar dvs resor som varar mer än tre månader förekommer i stort inte alls vid Tillväxtverket. De kontroller du ska göra innan du kan skicka ärendet vidare är Fritextfältet - Framgår resans ändamål/syfte. Om inte ska det kompletteras Kontering Kontrollera om konteringen ligger på arbetsområde Det innebär att resenären har glömt att kontera sin resa. Rätt kontering måste läggas in. Alla fält måste fyllas i dvs kst, verksamhet, finans och arbetsområde. Du kan lägga in konteringen eller returnera till resenären för komplettering. Rätt konteringssträng hittar du under Externa länkar och Tidredov / Kontering arb.område. Du kan ändra konteringen genom att klicka på Kontering, välj Ändra. Nu öppnas konteringsfältet och du kan lägga in eller ändra konteringen. Klicka på Lägg till, 9

11 kontrollera utskriftsbilagan igen så att konteringen blev rätt. Skriv ut och notera vad du ändrat/lagt till, signera och sätt in i din förvaring av underlag eller så väljer du att returnera ärendet. Påminn gärna resenären om att man kan spara sina vanligaste konteringar och döpa dem så blir det enklare vid nästa resa. Se avsnittet 3 i medarbetarguiden. Måltider Kontrollera att måltider är inlagda. I vårt förra system fanns alltid frukost förvalt vid flerdygnsförrättning men inte i Primula så frukost missas ibland. Om resenären markerat nattraktamente dvs bor privat och inte på hotell ska inte frukost vara inlagt. Samma gäller om man bott på vandrarhem där frukost inte alltid ingår eller om man åkt före hotellets frukostmatsal öppnats. Utlägg Kontrollera att utläggen scannats in i ärendet. Observera att kvitton som resenären har fått i elektronisk form ex resor med SL-Accesskort, mailade fakturor, parkeringsbiljetter via sms eller liknande inte behöver skrivas ut men ska scannas in i reseärendet. Kontrollera att rätt typ av utlägg valts, stämmer datum och är rätt momsbelopp angivet. Du kan ändra momsen och utläggstyp om det blivit fel eller returnera till resenären. Ändra, klicka på Beräkna och kontrollera utläggsbilagan så att det blev rätt. Skriv ut och notera vad du ändrat/lagt till, signera och sätt in i din förvaring av underlag. Representation Kontrollera att utläggen scannats in i ärendet. Framgår syfte/ändamål med representationen och finns det en deltagarförteckning. Bilersättning Finns bilersättning inlagd kontrollerar du att det framgår mellan vilka orter/platser resan gjorts. Är rimligt antal km angivet. Är du osäker kan du kontrollera avståndet med en sökning på Google-maps. Avbrott i resa Kontrollera att datum och tider för avbrottet verkar rimliga. När ovanstående kontroller är klara markerar du Beviljas och klickar på Skicka så går resan vidare till attestanten. Originalkvitton och andra underlag ska alltid lämnas till dig. Om resan gäller någon nyanställd kan det vara bra att påminna om den restid som ev ska registreras i tidredovisningen. Läs mer i vårt lokala tjänstereseavtal. 10

12 6.2 Resa utrikes Här gäller samma kontroller som för inrikes resor men här finns ytterligare några kontroller som ska göras. Rad ett i utrikesresan ska alltid avse ramen för resan dvs när man åkte från bostaden/kontoret och när man kom tillbaka till bostaden/kontoret igen. Rad två avser den dag och tid som man lättar från svensk mark vilket oftast är samma som när flyget lättade från Arlanda och man anger vilket land man åker till. Om man mellanlandar ex på Kastrup för att byta flyg ska det inte anges, man är fortfarande på resa och passerar inte in i landet. Rad tre avser den dag och tid som man lättade från det land men besökt. Man väljer Sverige som slutdestination och anger den tid man landar på svensk mark igen vilket oftast är Arlanda. Ev mellanlandningar för byte av flyg anges inte, man passerar inte in i landet. Primula räknar med hjälp av ovanstående uppgifter ut hur lång tid man varit i Sverige resp det land man besökt och räknar traktamente utifrån det land man tillbringat längst tid i. Därför är det viktigt att inte är samma tid är angiven för när man lämnade bostaden som när flyget lättade från Arlanda och samma på hemvägen. Det kan vara skillnaden mellan svenskt resp utrikes traktamente för avrese- och hemkomstdagen. Kontrollera Utresa Kontrollera att inte samma tid är angiven för avresa från bostaden/kontoret (rad ett) som när ex flyget lättade från Arlanda (rad två) dvs när avresan mot destinationen påbörjades. Hemresa Kontrollera att inte samma tid är angiven för ankomst till bostaden/ kontoret (rad ett) som när ex flyget landade på Arlanda (rad tre). Kontrollera att Sverige är angivet som slutmål. Här kan man ibland behöva kontrollera avrese- och ankomsttider med resenären. Du kan ändra ev felaktiga uppgifter. Klicka på Beräkna, öppna utskriftsbilagan och kontrollera, skriv ut, notera vad du har ändrat, signera och sätt i pärm. Originalkvitton och andra underlag ska alltid lämnas till dig 6.3 Enbart utlägg/representation Kontrollera att utläggen scannats in i ärendet. Stämmer beloppet, momsen, framgår syfte/ändamål med representationen och finns en deltagarförteckning. Originalkvitton och andra underlag ska alltid lämnas till dig. 11

13 7 Semester Semesteransökningar går direkt till attestanten och passerar inte dig. Om du vill kontrollera semestersaldo på någon anställd se avsnitt 24 under Pers /Anst uppgifter 7.1 Semester under pågående deltidssjukskrivning Kontakta HR för att få hjälp med att lägga ut semester för en deltidssjukskriven medarbetare. 7.2 Sjuk under semester Om någon blir sjuk under sin beviljade semester är det viktigt att de anmäler detta till arbetsgivaren. Sjukanmälan ska göras på första sjukdagen och kan inte göras retroaktivt om inte särskilda skäl finns ex att man befinner sig där mail/telefon etc inte fungerar. Har man ex varit sjuk från måndagen och anmäler detta först på onsdagen är det bara från onsdagen som semestern kan bytas ut. Även här ska läkarintyg uppvisas från åttonde sjukdagen. 8 Sjuk / Friskanmälan Här har du som granskare en viktig funktion för att sjukavdragen ska bli rätt. 8.1 Registrera första sjukdag När någon medarbetare blir sjuk ska de så snart som möjligt meddela arbetsgivaren vilket vanligtvis är till dig som administratör och din chef. Du ska registrera första sjukdag i Primula. Välj Handlägga och klicka på Sjuk/Friskanmälan. Sök din medarbetare via personnummer eller namn. Registrera första sjukdag, inget slutdatum och omfattning 100. Klicka på Lägg till och Skicka. Gäller det någon som gått hem under arbetsdagen ska registreringen göras på ett annat sätt, se nedan. 12

14 Om någon blir sjuk och går hem under arbetsdagen ska de alltid meddela dig vilken tid de går samt hur många timmar de har arbetat. För att lägga in första sjukdag måste du först räkna ut karensdagens omfattning. Karensdag med en annan omfattning än 100% ska alltid registreras med ett tom-datum. Här nedan ser du hur du räknar ut omfattningen av karensdagen. När du har registrerat karensdagen skickar Primula ett mail till den anställda med en påminnelse om friskanmälan. Även din chef får ett meddelande om första sjukdag och vem det avser. Omfattning vid sjukdom del av dag för karensdag. Vid arbete mindre än 25% av arbetsdagen registreras omfattning 100. Vid arbete minst 25% av arbetsdagen registreras omfattning 75. Vid arbete minst 50% av arbetsdagen registreras omfattning 50. Vid arbete minst 75% av arbetsdagen registreras omfattning Läkarintyg Om någon är sjuk längre än 7 kalenderdagar ska de lämna läkarintyg till arbetsgivaren dvs till HR. Den anställde ska även meddela sjukskrivningens omfattning och längd till din dig och din chef. Oftast lämnar de intyget till dig och det ska så snart som möjligt skickas vidare till HRs mailbox personal@tillvaxtverket.se Ibland lämnar de intyget direkt till HR men ska ändå alltid meddela dig och din chef omfattning och längd på sjukskrivningen men behöver inte uppvisa läkarintyg annat än till HR. När någon är sjuk längre än 14 kalenderdagar ska alltid en kopia av läkarintyget skickas till arbetsgivaren dvs till HRs mailbox personal@tillvaxtverker.se Den anställde ska även meddela sjukskrivningens omfattning och längd till dig och din chef. Originalet ska skickas till Försäkringskassan. Statens servicecenter sjukanmäler till Försäkringskassan vid sjukskrivning from 15:e sjukdagen. Det har blivit vanligare att vi får elektroniska läkarintyg vilket framgår med röd text överst på intyget. Då har läkaren skickat intyget elektroniskt till Försäkringskassan och den anställde har hämtat ut kopian på Försäkringskassan. 8.3 Ändrad omfattning av sjukskrivning Om någon får en ändrad omfattning på sin sjukskrivning ska de så snart som möjligt meddela detta till arbetsgivaren dvs HRs mailbox personal@tillvaxtverket.se De ska även meddela även dig som administratör och sin chef. Observera att man inte ska göra någon friskanmälan eftersom sjukskrivningen fortsätter men med en annan omfattning. Arbetsgivaren kontaktar Statens 13

15 servicecenter som registrerar ändringen. 8.4 Sjuk under semester Om någon blir sjuk under sin beviljade semester är det viktigt att de anmäler detta till arbetsgivaren. Sjukanmälan ska göras på första sjukdagen och kan inte göras retroaktivt om inte särskilda skäl finns ex att man befinner sig där mail/telefon etc inte fungerar. Har man ex varit sjuk från måndagen och anmäler detta först på onsdagen är det bara från onsdagen som semestern kan bytas ut. Även här ska läkarintyg uppvisas från åttonde sjukdagen. 8.5 Friskanmälan Det är viktigt, även om den anställde har fått ett påminnels från Primula, att påminna dem om att friskanmäla sig så snart som möjligt. Det är först då som sjukärendet avslutas i Primula annars fortsätter sjukärendet och löneavdraget vilket kan bli lite olyckligt ibland. Om sjukskrivningen fortsätter på deltid ska den anställde däremot inte friskanmäla sig. Man ska så snart som möjligt meddela HR att omfattningen är ändrad. 9 Kurser och Personuppgifter Dessa menyval används inte vid Tillväxtverket. 10 Registrera som källrapportör Huvudregeln är att alla ska registrera sina egna ärenden men om en medarbetare inte har tillgång till Primula under en ledighet/frånvaro kan du använda din roll som källrapportör för att registrera ex föräldrapenningtillägg, läkarbesök, timlön etc Ledighet, resa/utlägg, semester, frisk/sjukanmälan mm Öppna Handlägga. I sidopanelen väljer du vilken typ av rapportering du ska göra. Om inget annat ärende ligger för hantering under den typ du har valt kommer du direkt till fältet nedan. Sök på efternamn eller personnummer, det räcker med de sex första i personnumret. Om du ex ska registrera en ledighet och det redan ligger ärenden för hantering så visas dessa ärenden när du öppnar Ledighet. Klicka på det gröna plusset ovanför översta ärendet så kommer du till fältet för att söka person. 14

16 Om det ex gäller Resor/Utlägg, där det finns fler val, får du först välja vilken typ av formulär du vill ha. Sen registrerar du som vanligt och skickar iväg ärendet. Uppdatera genom att klicka på uppdaterasymbolen. Du hittar nu ärendet under Resor/Utlägg och får gå in som vanligt och granska ärendet innan det kan gå vidare till attestanten. 11 Korrigering/Återtag av ledigheter Här kan du ibland få frågor. Hänvisa till medarbetarguiden avsnitt 3.4 om korrigeringar och återtag av ärenden. BRA ATT VETA OCH/ELLER PÅMINNA OM 12 Varning ledighet överstiger 100% Det händer ibland att någon får en varning om att ledigheten överstiger 100% när de söker en ny ledighet. Oftast beror det på att man har en längre partiell ledighet som löper på och att man söker en ny ledighet på 100%. Ex en heltidsanställd som redan är ledig 25% för vård av barn upp till 8 år och söker ledigt någon dag för enskild angelägenhet 100%. Avdraget blir då 125% för samma datum och Primula varnar. Den nya ledigheten ska vara på 75%. 13 Föräldraledighet Föräldraledigheter passerar inte dig, de går direkt till attestanten men du kan säkert få en del frågor om ledigheten. Här nedan finns lite info som kan vara bra att känna till och att informera om. När någon planerar att ta ut en längre föräldraledighet är det två saker som är viktiga att påminna om. Först och främst att de i god tid meddelar HR om vilken period och omfattning de ska vara lediga. Det andra är att de registrerar rätt ledighet i Primula samt att de registrerar hur de har tänkt att fördela sin ledighet dvs om ledigheten ska fördelas på annat sätt än måndag fredag. Fördelningen kan påverka antalet semesterdagar man tjänar in samt om varje uttagen semesterdag kostar mer än en dag vid uttag. 15

17 Anledningen till att det finns två olika föräldraledigheter i Primula, över resp under fyra veckor, är att det blir olika löneavdrag. Den ena ger ett löneavdrag per ledig dag och det andra ger ett procentuellt avdrag på månadslönen. Påminn och informera om att Utbetalningsavierna från Försäkringskassan ska scannas in i Primula under Ersättningar / Arvoden och Föräldrapenningtillägg. När dagarna registrerats i Primula betalas ett föräldrapenningtillägg ut på kommande lön. Det motsvarar 10% per dag för de dagar Försäkringskassan har betalat ut ersättning. När föräldrapenningtillägget betalas ut sker även en korrigering av antalet semesterdagar dvs antalet semesterdagar ökar. Den anställde får därmed en mindre löneutbetalning och en uppdatering av sitt sememstersaldo. Precis som för oss andra gäller regeln att man måste plocka ut ett visst antal dagar av innevarande års semester. Antalet semesterdagar under föräldraledigheten beror på hur många dagar på sjukpenningnivå som tas ut från Försäkringskassan. Antalet dagar är därför olika från person till person. Kontakta HR för att få hjälp med beräkningen. När en föräldraledig lägger ut sin semester går de in i tjänst vilket innebär att de får lön som vanligt även om de inte syns till på jobbet. Den som planerar att arbeta deltid har två olika ledigheter att välja på dvs om barnet är över eller under åtta år. Den ena ledigheten, upp till åtta år, stöder sig på föräldraledighetslagen och den andra stöder sig på en förordning som ger oss statligt anställda möjligheten att arbeta deltid tills barnet är 12 år. Påminn gärna om att läsa mer om ledigheten på medarbetarsidorna. 14 VAB De anställda ska alltid meddela dig när de är hemma för vård av sjukt barn. Den anställde måste lägga in frånvaron/ledigheten i två system. För att löneavdrag ska ske måste ledigheten registreras i Primula vilket glöms ibland. Påminn att de ska registrera ledigheten i Primula och kontrollera gärna. Se avsnitt 24 om Pers/Anst. Från barnets åttonde sjukdag ska läkarintyg skickas in till HR. Försäkringskassan gör stickprovskontroller på både VAB-uttag och föräldraledigheter där de kollar att uttagna dagar finns registrerade i Primula och att den lön den anställde har anmält till FK stämmer med aktuell I-lön. I tidredovisningen läggs VAB med koden FRÅNVARO. För att underlätta för attestanten noteras VAB i beskrivningsfältet eftersom koden frånvaro används till flera olika typer av frånvaro. 15 Kontaktdagar LSS Kontaktdagar för barn som omfattas av LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade). Man kan ta ut 10 dagar per barn och år. 16

18 16 Timavlönade Du kan kontrollera om timersättningen är utbetald genom att öppna Tjänster och välja Pers/Anst uppgifter och söka på personens efternamn eller personnummer. Välj sedan lönespecifikation och sök på aktuella månader. TJÄNSTER OCH SÖKFUNKTIONER Under Tjänster finns ett antal färdiga rapporter som du kan använda. Du kan även göra egna sökningar. Testa vad som passar dig bäst. Pers/Anst uppgifter är en väldigt bra sökning då den innehåller många bra sammanställningar i en och samma sökning. 17 Arbetsgivarintyg Om någon medarbetare behöver arbetsgivarintyg får du hänvisa dem till HR. 18 Frånvarokalender Ex Bocka i Ledigheter och Semestrar så visas även andra ledigheter ex flexledighet hela dagar i sökresultatet. En bra sökning om man vill kontrollera att alla sökt sin sommarledighet. Klicka på Organisation och markera det kst du vill kontrollera. Ange vilken period du vill söka på och klicka på Hämta. Rapporten visar frånvaron per person i en kalender. För markören över texten för att se ledighetens omfattning. Följande förkortningar används Beviljad semester: Sökt semester: Sjuk: Beviljad annan ledighet: Sökt annan ledighet: Se Se (grön text) Sj Le Le (grön text) 19 Kontrolluppgifter Via Min sida kan medarbetare själv ta fram sin kontrolluppgift. Du kan också ta fram kontrolluppgifter på din enhets medarbetare. 17

19 20 Lönekostnadsspec Kan användas för många olika sökningar. Ex Du ser ett utfall i Agresso, på ett av era arbetsområden, med bokföringstexten Lön För att se vem och vad det avser kan du använda denna sökning. Fyll i Period from och Period tom-rutan dvs den period du hittat utfallet på. Under Filtrera på kontering lägger du in det Arbetsområde du vill söka på. Gå ner till rubriken Lönehändelse och ändra fältet Anmärkning till Ja. Under rubriken Kontofält kan du gärna ändra fältet Arbetsområde till Ja. Klicka på Hämta längst ner på sidan. I resultatet kan du se vad/vem/vilka det avser. Kolumnen Anmärkning visar ärendenummer. Gör en ärendesökning så kan du se vad kostnaderna avser och ev underlag. Om kostnaderna har konterats på fel arbetsområde/kst kan du göra en omföring. 18

20 21 Lönespecifikation På Min sida kan medarbetaren själv ta fram sin lönespecifikation. Du kan ta fram lönespecifikationer på din enhets medarbetare. Man kan söka på år och månad ex 1807 för att ta fram lönespec för juli 2018 eller annan aktuell period. Om du markerar rutan med löneuppgifterna kan du kopiera och lägga in i excel om du vill göra beräkningar eller kopiera över till Word om det passar bättre. 22 Mina Rapporter Funktionen gäller bara attestanter. 23 Nyckeltal Kontakta HR för att få info om din enhets nyckeltal. 24 Pers/Anst uppgifter Här har du en väldigt bra sammanställning som visar en mängd olika fakta om personen du sökt på. Startsidan Om du öppnar fältet Lönehändelser/schemaperioder (klicka på grå radens +) visas ytterligare information bla om personens årsarbetstid, ev lönetillägg och schemaperioder. Lönespecifikation Här kan du ta fram lönespecifikation för aktuell medarbetare. Du söker på år och månad ex 1807 för att ta fram lönespec för juli 2018 eller annan aktuell period. Om du markerar rutan med löneuppgifterna kan du kopiera och lägga in i excel om du vill göra beräkningar eller kopiera över till Word om det passar bättre. Ackumulatorer Här visas en sammanställning av årsinkomst, preliminärskatt, semester, ev vabbdagar och utbetald friskvård. I exemplet nedan kan man se att personen har kvar 2,5 sparade semesterdagar. Anledningen till att det ibland kan se ut så här är att man har arbetat koncentrerad deltid vilket innebär att varje semesterdag man tar ut kostar mer är en dag. Ex om man arbetar deltid 80% och väljer att vara helt ledig ex på fredagar dras 1,25 semesterdag när semester tas ut någon av veckans andra dagar. 19

21 Frånvaro Fyll i vilken period du vill söka på och klicka på Hämta. Här kan du se de olika ledigheter som personen har sökt/ha (eller inte sökt!). Om någon ledighet har blivit korrigerad visas det ett r i Korr-kolumnen. Du kan göra sökningen mindre genom att bocka ur ex Sjuk och Semester. Adress Här finns adressuppgifter på den anställda Kontering Här kan man se det kst och den omfattning personens grundlön är konterad på. Arbetsområdet är alltid dvs ofördelade löner. Lönen fördelas ut på aktuella arbetsområden utifrån hur man har tidredovisat. Semester Här kan man även se vilka semesterdagar personen plockat ut under året samt ev beviljad semester som inte är uttagen än. 20

22 Kompetens Används inte av Tillväxtverket. Övr uppg SCB Skatt Visar vissa uppgifter som finns med i den anställdes anställningsformulär. TVV har inga anställningsnummer. Detta är endast info till SCB Visar vilken tabell man skattar i, ev frivilligt skatteavdrag mm Personinfo Visar pensionstidpunkt, arbetsställe, när man anställts vid myndigheten, namn på barn samt när de är födda. 25 Personalplanering Tjänsten används inte av Tillväxtverket. 26 Personalredovisning Här kan du söka fram anställningsuppgifter och lönehändelser på din enhets medarbetare. 27 Rapportgenerator Här finns också en mängd olika sökningar du kan göra. Vanligast är att man gör en sökning på Friskvårdsackumulatorn för att se vad som utbetalats tidigare under året så att maxbeloppet inte överskrids. Här finns även uppgifter om närmast anhörig på enhetens medarbetare. Kan vara bra att påminna medarbetarna så att den är uppdaterad. Om du vill göra en ny sökning måste du först klicka på Stäng för att komma tillbaka till Rapportgeneratorns startbild igen. 21

23 28 Sök person Här kan du söka person på personnummer eller efternamn. Sökresultatet visar namn, personnummer, när man anställts samt vid vilka enheter man arbetat tidigare. 29 Ärendesökning Här kan du söka fram dina medarbetares pågående och avslutade ärenden. Här kan du söka på personnummer, de sex första siffrorna i personnumret räcker. Du kan också söka på efternamnet men Primula kan vara lite kinkig på stavningen ibland. Om du söker på ett vanligt efternamn kan du få träff på ett större antal personer. Välj aktuell person. Har du ett ärende-id kan du söka på detta. Bocka för arkivsökning beroende på om ärendet är avslutat eller inte. Saknar du ärendenummer och ex vill söka fram semesteransökningar på en person kan du göra så här. Lägg in personnummer eller efternamn, i fältet Typ av ärende markerar du Semesterärende som ligger näst längst ner i rullgardinen. Bocka i Arkivsökning och sökperiod. Här kan man som längst söka på en period av sex månader. Med sökperiod menas det datum då ärendet skapades och inte den period som ex semesteransökan avser. Klicka på Sök. Ibland varnar Primula att din sökning kan ta lång tid, kontrollera att du har lagt in rätt info och klicka sedan på OK. I de ärenden du sökt fram kan du klicka på Visa detaljer så kan du se vem som ärendet granskat resp attesterat ärendet och när. 22