Ledningsgruppen enades om att de som har möjlighet att delta får delta.

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Ledningsgruppen enades om att de som har möjlighet att delta får delta."

Marcus Lind
för 5 år sedan
Visningar:

Förvaltningsledningen 2017-05-22, klockan 08.

1 Förvaltningsledningen , klockan :00 Sammanträdesrum: Nylöse, Förstamajgatan 2 B Närvarande Gitte Caous, stadsdelsdirektör Margareta Hansson, HR-chef Ulrica Johansson, ekonomichef Åsa Svensson, utvecklingschef Eeva Bolin, sektorschef kultur och fritid Laila Svensson, sektorschef utbildning Ing-Marie Larsson, sektorschef individ- och familjeomsorg samt funktionshinder Inger Börmark, sektorschef äldreomsorg samt hälso- och sjukvård Malin Ankarhem, kommunikationschef Fredrik Johansson, förvaltningscontroller Åke Ström, nämndsekreterare 1. Förvaltningsövergripande ledning och stöd 1.1 Strategisk tjänstemannadialog 20 oktober Förvaltningen har fått en inbjudan till strategisk tjänstemannadialog med stadsledningskontoret den 20 oktober 2017 klockan Ledningsgruppen enades om att de som har möjlighet att delta får delta. 1.2 Granskning av statliga specialdestinerade bidrag inom flyktingmottagandet Stadsrevisionen kommer att granska nämndens arbete vad gäller granskning av statliga specialdestinerade bidrag inom flyktingmottagandet i Göteborgs Stad. Syftet med granskningen är att bedöma om granskade nämnder har säkerställt att det finns en tillräcklig intern styrning och kontroll i hanteringen av specialdestinerade statliga bidrag inom flyktingmottagandet. Granskningen omfattar social resursnämnd, utbildningsnämnden och stadsdelsnämnderna Västra Hisingen och Östra Göteborg. Granskningen beräknas vara klar under hösten Innehåll chefsforum den 1 juni 2017 Ledningsgruppen enades om att behandla följande punkter vid chefsforum: Budget 2018 Återkoppling från möte med presidiet i social resursnämnd om arbetet enligt Jämlikt Göteborg Sommaravslutning Ledningsgruppen diskuterade frågan om närvaron vid mötena och beslutade att den frågan tas upp till diskussion efter sommaren. 1

2 1.4 Konsekvenser av befolkningsutvecklingen Ulrica Johansson redogjorde för uppdaterad befolkningsstatistik för Östra Göteborg. Statistiken visar att stadsdelen enligt prognos kommer att få 575 invånare färre än beräknat i befolkningsprognosen år Stadsdelsnämnden Östra Göteborg har år 2017 fått budget för invånare, vilket motsvarar mkr i grundresurs. Den nya befolkningsprognosen för Östra Göteborg är invånare, vilket motsvarar 995 mkr i grundresurs. 575 färre invånare i befolkningsprognosen innebär - 33,7 mkr. Enligt stadens riktlinjer behöver stadsdelsnämnden 20 mkr för att hantera avvikelsen i befolkningsprognosen. Sektor utbildning har störst avvikelse i befolkningsprognosen med 338 färre invånare. Av de 20 mkr som behöver sparas, står sektor utbildning för 88 %. Detta motsvarar 17,6 mkr. Se även punkt Månadsuppföljning april 2017 Ulrica Johansson informerade om det ekonomiska resultatet till och med april. Resultatet för befolkningsramen under perioden januari-april är cirka tkr. Detta innebär att förvaltningen har en negativ avvikelse på cirka tkr mot periodiserad budget för den aktuella perioden. Förvaltningen har ekonomiska avvikelser inom bland annat följande områden: Köpt vård och boende ligger på en hög nivå Hemtjänst - minskade behov Personalkostnader svårrekryterat Leasingkostnader minskade behov Förvaltningen lämnar en årsprognos för 2017 på tkr. I förvaltningens prognos finns anpassningarna med för avvikelsen i befolkningsprognosen, se punkt 1.4. Förvaltningen ser en risknivå på cirka tkr. Den största risken finns inom köpt vård och boende samt avvikelse mot befolkningsprognos. Förvaltningen hade en avvikelse i befolkningsprognosen den 1 januari 2017 mot budget 2017 på cirka 600 personer vilket innebär cirka tkr i ekonomisk avvikelse. Om avvikelsen består vid årsskiftet 2017/2018 justeras nämndens egna kapital med tkr efter självrisk på 0,5 % av kommunbidraget. Orsaken till avvikelsen beror på: Bostadsbyggandet ej gått i den takt som planerat 2016 Migrationsverket har inte kunnat hantera alla nyanlända från 2015 med tillfälliga personnummer Antalet nyanlända är färre och inom en annan åldersstruktur än prognostiserat Förvaltningen kommer att göra kvartalsvisa avstämning av befolkningsprognosen under året för att anpassa verksamheten utifrån befolkningsutvecklingen. Förvaltningen har gjort den första kvartalsvisa avstämningen av befolkningsprognosen, som visar att avvikelsen i befolkningsprognosen ytterligare förändrats. Den ekonomiska avvikelsen är nu tkr vilket är en försämring med tkr. Detta innebära att förvaltningen behöver leverera ett överskott mot budget på tkr för att det egna kapitalet inte ska minskas. Med anledning av detta har stadsdelsdirektören gett sektorerna i uppdrag att anpassa sina kostnader efter den nya befolkningsprognosen Ledningsgruppen gick igenom månadsuppföljningen per sektor. 2

3 2. Förvaltningsövergripande intern produktion 2.1 Lägesrapport Förstamajgatan 2A Åsa Svensson lämnade lägesrapport om arbetet med nybyggnation av Förstamajgatan 2A. Behovsbeskrivning håller på att lämnas till Göteborgslokaler för att få ett underlag för kommande upphandling. Förfrågningsunderlag ska gå ut i september månad Byggstart beräknas till november 2017 och inflyttning till första kvartalet Lokaler - strategier för lokalbehov Ing-Marie Larsson aktualiserade behovet av strategier för lokalbehov. Analyser har genomförts utifrån sektorernas behov. Ledningsgruppen enades om att bjuda in utvecklingsledaren för lokaler för att få information om principerna för lokalanskaffning. 2.3 Ny namnstandard i e-postadress inför Office365 Åsa Svensson informerade om ny namnstandard i Outlook i och med införandet av Office 365. Det är folkbokföringsnamnet som kommer att användas i adressboken. Om någon anställd saknar ett utpekat tilltalsnamn, kommer Office 365 lägga till alla förnamn i adressboken. Det går själv att markera vilket som är tilltalsnamn genom att ringa till Skatteverket. Information om ovanstående kommer att läggas ut på intranätet. 2.4 Utredningsuppdrag avseende bemanningsenheten Ledningsgruppen enades om att anlita en extern person för utredningen avseende utveckling av bemanningsenheten samt att upprätta en uppdragsbeskrivning för utredaren. Beskrivningen bör innefatta ursprungligt uppdrag för enheten, nuläge och förslag för det framtida arbetet. 2.5 Sommarbemanning Gitte Caous informerade om stadens bemanning under veckorna 27 (Partille cup) och 29 (Gothia Cup) utifrån uppgifter lämnade social resursförvaltning. Dessa har betonats som orosveckor tillsammans med veckorna precis efter skolavslutning och precis innan skolstart. Detta gäller särskilt Gothia cup- veckan som visat sig medföra oroligheter runt främst Heden. Ledningsgruppen enades om att informationen som lämnats till social resursnämnd om antalet ungdomsarbetare ska kvalitetssäkras, bland annat vad avser definitionen av professionella ungdomsarbetare samt även informationen som avser antalet ferieplatser. 3. Befolkningsperspektivet - Hela staden socialt hållbar 3.1 Stadengemensamma "riktlinjer" för mötesplatser Eeva Bolin presenterade arbetet med att få till stånd riktlinjer för att klargöra uppdrag, verksamhetsidé och vision för området kultur och fritid. Ett förslag finns och detta har överlämnats till stadsledningskontoret för fortsatt beredning. 3

4 3.2 Planering av möten med barn och unga i Bergsjön Gitte Caous informerade om att Barnombudsmannen (BO) kommer att besöka Bergsjön under hösten. Ledningsgruppen enades om att Rosemarie Jonasson, från individ- och familjeomsorg, blir förvaltningens kontaktperson gentemot BO. 4. Nya utvecklingsområden 4.1 Projekt med ledningskommunikation Ledningsgruppen enades om att förändrad organisation på HR-avdelningen ska användas inom projektet med ledningskommunikation. 4.2 Nya organisationer Laila Svensson informerade om arbetet med skapa nya förvaltningar för för- och grundskolan. Områden som särskilt behöver belysas är bland andra: Lokaler Elevhälsa Verksamheter som beskrivs i grund- och förskoleutredningarna som områden att klargöras/ses över Områden där förskola/grundskola samverkar med andra verksamheter för barns och elevers bästa Laila Svensson informerade även om lokaliseringsprinciper för de nya nämnderna. Ledningsgruppen enades om att bjuda in Ulf Högberg, som är ansvarig för lokaler och lokaliseringsprinciperna för de nya nämnderna samt de frågor från Högberg som ska ha skickats till förvaltningen. Margareta Hansson ska utse en kontaktperson från HR gentemot samordnaren för personalfrågorna inom projektet. Den statistik som lämnas ska kvalitetssäkras av berörd chef. 4.3 Ny arbetsordning FLG Fredrik Johansson presenterade förslag till arbetsordning för ledningsgruppen. Det är en arbetsgrupp med Gitte Caous, Åke Ström och Fredrik Johansson som tagit fram förslaget. Ledningsgruppen enades om att synpunkter på arbetsordningen kan lämnas till arbetsgruppen för beslut senare i ledningsgruppen. 4.4 GDQ - FAS 1 Laila Svensson, Eeva Bolin och Ulrica Johansson presenterade arbetet med att komma till förbättringsområdena i FAS 1, vilka kom fram vid GDQ-undersökningen. Ledningsgruppen arbetade med området tillhörighet och trygghet. Förslag till förbättringar kommer att presenteras vid kommande möte utifrån dagens dokumentation. 4

5 5. Övrigt 5.1 Behov av akutboenden Gitte Caous informerade om planeringen för akutboenden för asylsökande i sommar. På Änglagården (200 platser) har det funnits planer för ett akutboende. Detta är dock ej aktuellt för närvarande men kan bli under hösten. Boendet Lilleby upphör i september. Respektive förvaltning förväntas, om det blir aktuellt, att ta ansvar vad avser reception, mat, vaktmästeri, säkerhet. 5.2 Deltagare till "kontaktpersonsgrupp" på fastighetskontoret Ledningsgruppen enades om att Ing-Marie Larsson ska ingå i fastighetskontorets kontaktpersongrupp med anledning av beredskapsplan för akutboenden. Det handlar om möten var tredje vecka och cirka två timmar per gång. Vid anteckningarna Åke Ström 5

Relevanta dokument

Minnesanteckningar. Utgångspunkter för utvecklingsplanen är: En växande stadsdel Komplexa förutsättningar och lösningar Lokala behov

Minnesanteckningar. Utgångspunkter för utvecklingsplanen är: En växande stadsdel Komplexa förutsättningar och lösningar Lokala behov Östra Göteborg Förvaltningsledningen 2016-09-19, klockan 08.30-13.45 Sammanträdesrum: Nylöse, Förstamajgatan 2 B Närvarande Gitte Caous, stadsdelsdirektör Tanja Levin, HR-chef, tf kommunikationschef Eeva